Luận văn tốt nghiệp kinh tế quốc dân Kế toán công nợ

Đối với doanh nghiệp nói riêng, một khi quản lý tốt công nợ sẽ giúp cho doanh nghiệp tăng tính thanh khoản cho doanh nghiệp mình (tăng tính hiệu quả cho dòng tiền mặt ra vào), đồng thời doanh nghiệp có thể tăng mua bán trên công nợ để có thể quay vòng vốn hiệu quả hơn. Giảm được những khoản nợ xấu không những giúp doanh nghiệp bảo đảm tính thanh khoản cho doanh nghiệp của mình mà còn tránh đi những trường hợp phá sản mặc dù công ty vẫn có lợi nhuận trên báo cáo kinh doanh. Một sự thật hiển nhiên là nếu giảm được công nợ thì công ty sẽ cắt giảm được rất nhiều những khoản chi phí quản lý khác như chi phí thu hồi công nợ, dự phòng công nợ và chi phí cơ hội thay vì để công nợ thì để tiền cho những việc đầu tư khác.

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân LỜI MỞ ĐẦU Trong phần này, lược sơ qua tổng quan báo cáo Chúng bao gồm tảng đề tài, thực tiễn hạn chế mà đề tài gặp phải Cuối phần mở đầu dàn tổng thể báo cáo đưa Lý chọn đề tài Hiện nay, mà Việt Nam dần chuyển hướng sang kinh tế thị trường bao gồm ba loại hình hoạt động sản xuất, thương mại dịch vụ Trong đó, loại hình doanh nghiệp có đặc trưng riêng Những doanh nghiệp sản xuất cung cấp sản phẩm họ sản xuất Cty TNHH Tân Hiệp Phát, Cty Coca Cola Việt Nam…, doanh nghiệp thương mại cung cấp sản phẩm mua từ doanh nghiệp khác Cty TNHH Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN, Cty Cổ phần Thế Giới Di Động… doanh nghiệp dịch vụ cung cấp sản phẩm dịch vụ đáp ứng tùy theo nhu cầu khách hàng Cty Chuyển phát nhanh AT Express hay cơng ty chứng khốn nóng bỏng vào năm 2007 Nền kinh tế Việt Nam nằm hệ thống toàn cầu nên bị ảnh hưởng xu hướng khủng hoảng toàn cầu Vì vậy, doanh nghiệp Việt Nam gặp phải số khó khăn, tài Một xu hướng tất yếu doanh nghiệp Việt Nam bắt đầu bán hàng hóa dịch vụ cho nợ trả sau (trong kinh doanh gọi “gối đầu” Và với áp lực cạnh tranh nhiều vậy, chọn lựa nhà cung cấp mua hàng nợ phải trả tiền mặt tiêu chí với doanh nghiệp Thực tế phần khoản phải thu ba loại tài sản lớn báo cáo cân đối kế toán doanh nghiệp Trong khảo sát Fortune 500 (500 công ty lớn giới) vào năm 2004 cho thấy khoản phải thu ba tài sản lớn chiếm đến 75% số 100 công ty vấn Việc cân khoản phải thu doanh nghiệp vấn đề cần phải quan tâm hết Lưu thông tiền tệ doanh nghiệp tương tự “dòng máu” doanh nghiệp Nên dịng tiền bị trì trệ hay ngừng hẳn dễ khiến cho doanh nghiệp rơi vào tình trạng phá sản, doanh nghiệp vừa vả nhỏ điều dễ hiểu Tại Việt Nam doanh nghiệp vừa nhỏ áp dụng hệ thống cơng nợ khác Do tính chất đa dạng nội dung đối tượng phải thu rủi ro xảy nên cần phải quản lý SV Nguyễn Thị Ngọc Bích – Lớp 06CQT2 Trang BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cơ Trương Thị Thúy Vân kiểm sốt chặt chẽ tình hình nợ phải thu từ lúc phát sinh giao dịch phát sinh khoản phải thu, phải có biện pháp thu hồi nợ nhanh chóng phải lập dự phịng cho khoản không thu hồi Và ngạc nhiên ban lãnh đạo công ty thuộc dạng SME (small medium enterprise – doanh nghiệp vừa nhỏ) nhận quan tâm mức trưởng phòng ban bên quản lý cơng nợ, xãy Như người biết, lĩnh vực thương mại loại hình phức tạp sản xuất lại phức tạp dịch vụ túy Trong thời gian thực tập Cty TNHH Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN, tơi tiếp xúc với cơng tác kế tốn đây, đặc biệt kế toán quản lý nợ phải thu khách hàng Hệ thống công nợ bao gồm tất q trình, nghiệp vụ có liên quan đến nợ phải thu khách hàng Sau tìm hiểu sơ bộ, nhận thấy giải pháp thời tổ chức lại liệu hệ thống theo hệ thống nhất, xác chia sẻ đưa giải pháp dựa lý thuyết quản lý công nợ vào thực Từ nhận xét trên, vào nghiên cứu đề tài: “Tìm hiểu hồn thiện hệ thống quản lý công nợ” Nền tảng đề tài trên: Một điều mà khơng chối cãi tạo doanh thu điều quan trọng với cơng ty sau quản lý chi phí mà thơi Nhiều doanh nghiệp bỏ hàng tỷ đồng chi phí để nâng cao doanh thu công ty lên chi phí tiếp thị, chi phi nghiên cứu Nhưng doanh thu phải chuyển qua tiền mặt dịng máu doanh nghiệp Chính lẽ đó, đồng doanh thu chuyển qua khoản phải thu cần quản lý thu hồi cẩn thận Mục tiêu đề tài: Vì trực tiếp làm phận cơng nợ cơng ty TTNN, nên q trình làm việc, tơi có ý kiến đề xuất dựa lý thuyết quản lý công nợ trình bày đề tài Với hệ thống cơng nợ phù hợp, rủi ro phá sản cơng nợ giảm nhiều điều khiến doanh nghiệp yên tâm làm việc nâng cao môi trường kinh doanh doanh nghiệp với Mặc khác, giảm rủi ro phá sản doanh SV Nguyễn Thị Ngọc Bích – Lớp 06CQT2 Trang BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân nghiệp giúp môi trường đầu tư (thị trường chứng khoán thị trường vốn) tốt giúp thu hút nguồn lực tài nhân lực chảy Việt Nam Đối với doanh nghiệp nói riêng, quản lý tốt cơng nợ giúp cho doanh nghiệp tăng tính khoản cho doanh nghiệp (tăng tính hiệu cho dịng tiền mặt vào), đồng thời doanh nghiệp tăng mua bán cơng nợ để quay vòng vốn hiệu Giảm khoản nợ xấu khơng giúp doanh nghiệp bảo đảm tính khoản cho doanh nghiệp mà cịn tránh trường hợp phá sản công ty có lợi nhuận báo cáo kinh doanh Một thật hiển nhiên giảm cơng nợ công ty cắt giảm nhiều khoản chi phí quản lý khác chi phí thu hồi cơng nợ, dự phịng cơng nợ chi phí hội thay để cơng nợ để tiền cho việc đầu tư khác Những hạn chế đề tài: Bởi thời gian: Do tính chất thực tập sinh viên, nên thời gian tiếp xúc nhiều với công việc cách thành thạo chưa cao đề tài đưa sau nghiên cứu tháng thực tập Đồng thời, doanh nghiệp tư nhân nên việc công bố rộng rãi số liệu khứ điều trở ngại Chính điều đó, tơi có báo cáo năm để phân tích đưa kiến nghị cho năm tới Bởi thân đề tài: Do TTNN công ty chuyên thương mại nên tiếp xúc nhiều với loại hình kinh doanh cộng thêm kinh nghiệm lĩnh vực sản xuất gia đình nên khơng thể bao qt hết tất loại hình doanh nghiệp Và đề tài chọn lại tập trung vào doanh nghiệp thương mại mà Phương pháp nghiên cứu: Các số liệu thu thập Phịng kế tốn HC cơng ty: - Bảng cân đối kế toán, Bảng kết hoạt động kinh doanh - Tài liệu nhiệm vụ chung kế tốn - Các sách quản lý cơng nợ Phương pháp phân tích: - Đề tài nghiên cứu theo phương pháp thống kê, tổng hợp, đánh giá, phân tích số liệu năm tháng năm Năm chọn phân tích năm 2008 SV Nguyễn Thị Ngọc Bích – Lớp 06CQT2 Trang BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân - Đồng thời sử dụng kiến thức học trường thu thập qua việc đọc sách, báo, diễn đàn doanh nghiệp Ngồi cịn tham khảo số ý kiến anh chị nghề Bố cục đề tài Đề tài bao gồm chương với khái quát sau: - Chương 1: Cơ sở lý luận hệ thống quản lý công nợ Trong chương này, tơi trình bày lý thuyết cách thức thực nghiên cứu đề tài Ngồi ra, phần giải thích từ ngữ đề tài trình bày cẩn thận để giúp quý thầy cô người đọc đề tài hiểu rõ - Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN Trong chương chủ yếu giới thiệu công ty tơi thực tập - Chương 3: Tình hình tổ chức hệ thống quản lý công nợ Cty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN Thực cơng ty phân tích đề xuất tạm thời miêu tả phần - Chương 4: Nhận xét đưa biện pháp Những đề xuất đưa ý kiến thành viên làm cơng ty lãnh đạo công ty đưa để cải tiến hệ thống cơng ty Và phần kết thúc kết luận trường hợp TTNN đề xuất ý kiến chung cho doanh nghiệp SME hoạt động thương mại SV Nguyễn Thị Ngọc Bích – Lớp 06CQT2 Trang BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CÔNG NỢ Mục tiêu chương giới thiệu tổng quan báo cáo phương pháp thực báo cáo Đầu tiên tơi trình bày khái niệm lý giải khoản mục mà áp dụng kiến thức học từ trường đại học học khóa ngắn hạn cộng thêm kinh nghiệm từ trình thực tập Tất nhiên trình thực báo cáo, tơi có đọc qua báo hỏi thêm kế toán kiểm toán viên để thực báo cáo 1.1 Kế toán nợ phải thu khách hàng: 1.1.1 Khái niệm: Thuật ngữ “khoản phải thu” mô tả phần vốn lưu động kinh doanh doanh nghiệp bị cá nhân đơn vị doanh nghiệp khác chiếm dụng.Các khoản phải thu kỳ vọng thu lại tiền mặt Các khoản phải thu thường phân chia nhiều khoản mô tả chi tiết bảng cân đối kế toán Khoản phải thu chia thành hai khoản dài hạn ngắn hạn Trong khoản phải thu ngắn hạn bao gồm phải thu khác hàng (TK131), trả trước cho người bán (TK132), phải thu nội ngắn hạn (TK133), Các khoản phải thu ngắn hạn khác (TK135) Dự phòng phải thu ngắn hạn khó địi (TK139) Trong phần dài hạn chi tiết phần ngắn hạn chủ yếu phần phải thu dài hạn khách hàng (TK211), Vốn kinh doanh đơn vị trực thuộc (TK212), Phải thu nội dài hạn (TK213), Phải thu dài hạn khác (TK218) phần dự phòng phải thu dài hạn khó địi (TK219) Nhưng khn khổ báo cáo quy mô công ty tơi thực tập, tơi gói gọn phần thành phần chủ yếu khoản phải thu từ kinh doanh TK131 mà thơi Định nghĩa sơ qua phần khoản phải thu từ kinh doanh Khoản phải thu khoản nợ phải thu doanh nghiệp khách hàng giá trị hàng hóa sản phẩm bán hay dịch vụ cung cấp chưa thu tiền Hầu hết khoản thu hồi từ 10 – 30 ngày tùy thuộc theo đàm phán ban điều hành khách hàng Đây phần quan trọng công ty bên cạnh chiến lược kinh doanh công ty Thông phiếu phải thu (note receivable) chứng tứ tín dụng đưa ghi nhận công nợ công ty Thông phiếu thường xuất phát từ khoản phải thu hạn chưa trả chuyển thành thông phiếu để gia hạn thêm thời gian trả nợ lên SV Nguyễn Thị Ngọc Bích – Lớp 06CQT2 Trang BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân từ 60 – 90 ngày dài buộc bên nợ phải trả lãi vay phát sinh (nếu quy định cụ thể hợp đồng) Cả hai gom lại trở thành khoản phải thu từ hoạt động kinh doanh Nợ phải thu hình thành công ty cho khách hàng mua nợ sản phẩm, dịch vụ Đây sản phẩm dịch vụ mà bạn cung cấp cho khách hàng chờ toán tương lai Các khoản phải thu tài sản thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp cá nhân hay doanh nghiệp khác chiếm dụng trình phát sinh giao dịch kinh tế, phải trả lại cho doanh nghiệp, doanh nghiệp phải có trách nhiệm với khoản phải thu Hay nói cách khác, khoản phải thu tài sản thuộc quyền doanh nghiệp nằm lĩnh vực tốn Ví dụ khoản phải thu khách hàng, khoản phải thu nội bộ, khoản thuế GTGT khấu trừ, tiền trả trước cho người bán, khoản bồi thường, khoản tài sản thiếu chờ xử lý… 1.1.2 Nguyên nhân phát sinh tín dụng hay mua bán trả sau: Một thực tế hầu hết tất cơng ty chọn việc mua bán tốn tiền mặt giao hàng giúp cơng ty mặt có tiền mặt để trì hoạt động kinh doanh đơn giản hóa thủ tục kế tốn cần ghi thẳng vào sổ giao hàng tiền Nhưng môi trường kinh doanh chiến trường khiến việc mua trả sau trở thành công cụ hấp dẫn khuyến dụ khách hàng tạo thuận lợi cho khách hàng dòng tiền chưa đáp ứng kịp thời Ở cần có cách tiếp cận rộng lợi ích bên mua bán Điều không mang lại lợi ích cho khách hàng mà thân cơng ty Càng hấp dẫn sách mua trả sau, thu hút nhiều khách hàng, nhiều khách hàng có cơng ty thu lợi nhuận nhiều có thị phần rộng Mua bán trả sau xuất từ lâu môi trường kinh doanh khốc liệt thời đương nhiên trở thành tiêu chuẩn chọn lựa nhà cung cấp sản phẩm cho công ty 1.1.3.Một số vấn đề chung liên quan đến khoản phải thu: 1.1.3.1 Nội dung: Nguyên lý kế toán Kế toán Mỹ - TS Phan Đức Trung SV Nguyễn Thị Ngọc Bích – Lớp 06CQT2 Trang BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân Kế toán nợ phải thu nghiệp vụ thống kê tồn nợ cơng ty đối tác có liên quan thực giao dịch với nhau, dựa vào nghiệp vụ mà công ty biết thu hồi nợ đối tác khả chi trả nợ tồn công ty với đối tác liên quan 1.1.3.2 Nguyên tắc hạch toán: Kế toán phải thu khách hàng phải theo dõi chi tiết theo khách hàng, theo nội dung phải thu phát sinh để đáp ứng nhu cầu thong tin đối tượng phải thu, nội dung phải thu, tình hình tốn khả thu nợ Mỗi giao dịch kinh doanh phải ghi lại chứng từ rỏ ràng ghi lại biên hay hợp đồng để chứng minh hoạt động doanh nghiệp báo cáo với tổ chức nhà nước Cục thuế báo cáo tài đến chủ sỡ hữu công ty (cổ đông công ty cổ phần hóa) Một quy trình đơn giản dành cho bán hàng thu tiền bao gồm phát sinh: (phần chi tiết đề cập sau) • Phần dành cho ghi nhận bán hàng: o Khoản phải thu ghi bên Nợ (Debit) o Bên doanh thu bán hàng dịch vụ ghi bên Có (Credit) • Nghiệp vụ thứ hai phần ghi nhận Chi phí vốn hàng bán o Chi phí vốn hàng bán ghi bên Nợ o Hàng tồn kho bị giảm bên Có 1.1.3.3 Chứng từ kế tốn: Hợp đồng, hóa đơn chứng từ có liên quan Trong trình làm việc gặp gỡ kiểm toán viên tổ chức kiểm toán nước KPMG, PWC, Delloitte E&Y cho thấy quan trong việc lưu giữ chứng từ liên quan để bảo đảm tính trung thực báo cáo giao dịch công ty Thực tế cho thấy hóa đơn hay biên lai bị thất lạc vấn đề phòng ban có dẫn đến thiệt hại to lớn cho công ty Đặc biệt công ty TTNN trải qua trận cháy kho q trình làm lại hóa đơn việc làm khó khăn tốn nhiều thời gian tiền bạc để làm lại chứng từ 1.1.3.4 Tài khoản sử dụng: Nguyên lý kế toán SV Nguyễn Thị Ngọc Bích – Lớp 06CQT2 Trang BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân Tuy nhiên q trình hoạt động khơng phải lúc ghi nhận đơn giản mà phát sinh giao dịch khác Chính điều tơi xin trình bày sơ qua q trình ghi nhận TK131 Kế tốn tổng hợp phải thu khách hàng sử dụng TK 131 “Phải thu khách hàng” Tài khoản dùng để phản ánh số tiền phải thu, thu, phải thu số tiền khách hàng ứng trước cho doanh nghiệp 1.1.3.5 Kết cấu TK 131: Bên nợ: Số tiền phải thu khách hàng Bên có: Số tiền thu khách hàng, số tiền giảm trừ cho khách hàng chiết khấu, giảm giá hàng bán bị trả lại, số tiền ứng trước cho doanh nghiệp Dư nợ: Số tiền phải thu khách hàng chênh lệch số tiền phải thu lớn số tiền khách hàng ứng trước Hoặc Dư có: Số tiền khách hàng ứng trước chênh lệch số tiền khách hàng ứng trước lớn số tiền phải thu 1.1.3.6.Phương pháp hạch toán: a Khi bán hàng, cung cấp dịch vụ khoản thu liên quan đến hoạt động tài chính, thu nhập khác chưa thu tiền khách hàng, kế tốn ghi: Nợ TK 131 Có TK 511 “ Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ” Hoặc Có TK 711 “Thu nhập khác” Hoặc Có TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” Có TK 333 “Thuế GTGT đầu ra” Trường hợp thuế tiêu thụ đặc biệt DN nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 131 Có TK 511, 515, 711 SV Nguyễn Thị Ngọc Bích – Lớp 06CQT2 Trang BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân b Các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán bị trà lại giảm nợ cho khách hàng, kế toán ghi: - Khoản chiết khấu toán: Nợ TK 635 “Chi phí tài chính” Có TK 131 - Khoản chiết khấu thương mại: Nợ TK 5211 “Chiết khấu thương mại” Có TK 131 - Khoản giảm giá theo hàng bán: Nợ TK 5213 “Giảm giá hàng bán” Có TK131 - Hàng bán bị trả lại: o Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 5212 => Giá chưa có thuế Nợ TK 3331 => Thuế GTGT Có TK 131 o Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu: Nợ TK 5212 Có TK 131 c Khi nhận tiền khách hàng toán, kế toán ghi: Nợ 111, 112 Hoặc Nợ TK 311, 315 => chuyển trả nợ vay Hoặc Nợ TK 331 => chuyển trả cho người bán Có TK 131 d Khi nhận tiền khách hàng ứng trước tiền mua hàng, kế tốn ghi: Nợ TK 111, 112 Có Tk 131 Sau giao hàng cho khách hàng ghi nhận doanh thu, kế toán ghi: Nợ TK 131 SV Nguyễn Thị Ngọc Bích – Lớp 06CQT2 Trang BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân Có TK 511 (515, 711) => Giá chưa có thuế Có TK 3331 => Thuế GTGT đầu Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTTT theo phương pháp trực tiếp chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, kế tốn ghi: Nợ TK 131 Có TK 511 (515, 711) Khoản chênh lệch số tiền khách hàng trả toán số tiền khách hàng ứng trước theo dõi xử lý TK 131 e Khi toán bù trừ khoản phải thu phải trả cho đối tượng (vừa mua hàng, vừa bán hàng), kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 131 Ví dụ mơ tả Để mơ tả rõ phần này, tơi đưa ví dụ gặp cơng ty để làm rõ khái niệm hơn: Trong tháng 4, Tân Cảng mua 20 máy theo hợp đồng mua bán với giá 4tr9 chưa VAT 5% hưởng chiết khấu giá 1% dựa hợp đồng mua bán biên nghiệm thu khách hàng Nếu khách hàng toán trước ngày theo thời hạn hợp đồng chiết khấu toán 1% tổng giá trị mặt hàng sau thuế Khi nhận hóa đơn khách hàng toán chuyển khoản hết 100% trị giá đơn hàng Hóa đơn bán hàng GTGT viết sau: Máy đơn giá bán 4,900,000 đ *20 máy=98,000,000 đ Chiết khấu thương mại 1%: 980,000 đ Cộng tiền hàng: 97,020,000 đ Thuế VAT 10%*50%: 4,851,000 đ Tổng giá trị: 101,871,000 đ Nghiệp vụ hạch toán sau: Khách hàng chiết khấu toán ghi nhận vào nợ vào tài khoản 5211 chiết khấu thương mại ghi có vào tài khoản 131: SV Nguyễn Thị Ngọc Bích – Lớp 06CQT2 Trang 10 BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân với khách hàng yêu cầu toán với vấn đề thời hạn tốn vịng ngày, tháng hay tháng; hình thức tốn chẳng hạn thu tiền mặt hay khách hàng chuyển khoản phận kế tốn lập kế hoạch để giải công nợ Đầu tiên hệ thống kế tốn thống cơng ty bắt đầu đơn đặt hàng nhận từ khách hàng sau kế hoạch thu nợ khách hàng trường hợp công cty bán chịu cho khách hàng Hình 3.1 Quy trình kế tốn tổng hợp Nguồn: Cơng ty Quy trình xử lý đơn hàng: Quy trình xử lý đơn hàng diễn sau phận kinh doanh thỏa thuận mặt hàng giá với khách hàng Sau khách hàng xem chấp nhận khách hàng gửi fax đơn đặt hàng cho phận kinh doanh Nhưng có số trường hợp giá hàng hóa thị trường thay đổi nên thông tin giá phần ảnh hưởng đến khâu cơng nợ hay xuất hóa đơn SV Nguyễn Thị Ngọc Bích Trang 39 BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cơ Trương Thị Thúy Vân Hình 3.2 Quy trình xữ lý đơn hàng Nguồn: Công ty Bộ phận kinh doanh sau xem xét mặt hàng gửi phiếu yêu cầu hàng hóa đến phận kho Thủ kho cân đối nhập xuất tồn hàng hóa kho chấp nhận giao hàng cho khách hàng hàng hóa chuẩn bị đủ Kế tốn kho xuất phiếu xuất bán hàng (3 bảng phiếu xuất: bảng kế toán giữ lại, bảng khách hàng nhận để đối chiếu toán) kèm với lô hàng chấp nhận Khâu giao nhận chịu trách nhiệm giao hàng hóa đến khách hàng Bộ phận thu mua bên khách hàng kiểm tra lại hàng hóa Trường hợp hàng hóa khơng bị hư hỏng đầy đủ nhân viên thu mua ký nhận vào phiếu xuất, trường hợp hàng bị hư, sai khơng đủ q trình giao nhận thủ kho chấp nhận đổi hàng hay trừ hàng đồng thời kế toán kho lập phiếu nhập hàng với đồng ý thủ kho xác nhận thủ trưởng Bộ phận kế toán kho tập hợp phiếu xuất xử lý để chuyển qua phận kế tốn cơng nợ chuẩn bị lên kế hoạch yêu cầu khách hàng tốn Nhưng có số trường hợp kho khơng thể giao nhận đủ thiếu hàng trình giao nhận gặp trục trặc chưa có tuyến giao hàng dẫn đến tình phiếu xuất tập hợp chậm trễ không đủ phiếu để kế tốn cơng nợ lên bảng kê để đối chiếu với khách hàng vào cuối tháng SV Nguyễn Thị Ngọc Bích Trang 40 BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân Quy trình đối chiếu cơng nợ với khách hàng: Hình 3.3 Quy trình đối chiếu cơng nợ với khách hàng Nguồn: Cơng ty Bộ phận kế tốn tiếp nhận phiếu xuất có tháng từ phận kho sau khách hàng nhận đủ hàng hóa Kiểm kê tất phiếu xuất phát sinh tháng đối chiếu với phần mềm hệ thống công ty Khoảng cuối tháng hay 10 ngày trở lại sau nhận đủ phiếu xuất nhân viên kế tốn cơng nợ lập bảng kê đối chiếu công nợ để đối chiếu với khách hàng Và bảng kê cơng nợ gửi trực tiếp đến nhân viên thu mua hay kế toán toán bên khách hàng Sau khách hàng nhận bảng kê công nợ, họ phản hồi lại thông tin bảng kê hay sai sau thông báo cho người bán công nợ đối chiếu chấp nhận toán Bên bán ghi nhận xác định lại thông tin khách hàng ghi để xuất hóa đơn có VAT hay khơng VAT Sau nhân viên kế tốn hóa đơn xuất với bảng kê công nợ mà khách hàng cho hóa đơn gửi qua cho khách hàng kèm theo bảng hóa đơn photo để khách hàng ký nhận Khi kế tốn cơng nợ lập bảng chi tiết phải thu khách hàng tháng để lên kế hoạch thu nợ phát sinh tháng Đối với số khách hàng khó địi kế tốn cơng nợ có nhiệm vụ nhắc nhở khách hàng toán với điều kiện phù hợp cụ thể Quy trình hóa đơn: SV Nguyễn Thị Ngọc Bích Trang 41 BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cơ Trương Thị Thúy Vân Hình 3.4 Quy trình hóa đơn Nguồn: Cơng ty Hóa đơn xuất sau có đầy đủ phiếu xuất bảng kê công nợ sau đối chiếu với khách hàng ghi nhận thông tin Xuất hóa đơn theo thơng tin ghi nhận phần mềm thơng tin kế tốn cơng ty Tuy nhiên, có số trường hợp phần mềm khơng cập nhật xách thơng tin khách hàng Tên đơn vị khách hàng, địa hay mã số thuế nguyên nhân làm cho khâu kế tốn hóa đơn khó khăn việc xuất hóa đơn số cơng ty sáp nhập hay chia lại cơng ty nên có thông tin khách hàng bị sửa đổi dẫn đến khâu xuất hóa đơn bị sai sót gặp bất trắc vấn đề báo cáo thuế Xuất trình hóa đơn cho thủ trưởng ký gửi hóa đơn cho khách hàng nhận tốn từ khách hàng sau khách hàng ký nhận hóa đơn Kế tốn cơng nợ ghi nhận lại thông tin việc khách hàng ký nhận hóa đơn lên kế hoạch thu cơng nợ theo thời hạn tốn mà khách hạn vả cơng ty thương lượng tốn vịng ngày, tuần, tháng hay tháng chi tiết cho khách hàng Quy trình yêu cầu tốn: SV Nguyễn Thị Ngọc Bích Trang 42 BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân Hình 3.5 Quy trình u cầu tốn Nguồn: Công ty Thu thập đủ chứng từ phiếu xuất hóa đơn photo khách hàng ký nhận, dựa vào lên kế hoạch để yêu cầu hách hàng toán theo thời hạn Kế toán cơng nợ đơi cũng gặp khó khăn công việc công nợ với khách hàng số lý trình xuất nhập phiếu xuất bán hàng Kế tốn công nợ kiểm tra đầy đủ tất phiếu xuất phát sinh tháng Kế hoạch yêu cầu toán cập nhật theo tháng khách hàng khó địi ghi nhận cập nhật thường xuyên Kế toán công nợ trực tiếp liên hệ với khách hàng thông qua nhiều cách gửi fax yêu cầu toán, gọi điện thoại liên hệ với kế toán toán bên khách hàng để yêu cầu nhận chấp thuận toán Khách hàng yêu cầu toán theo hình thức thỏa thuận ban đầu với cơng ty thu tiền mặt trực tiếp hay chuyển khoản thông qua ngân hàng ACB Á Châu Khi khách hàng đến thời hạn chấp nhận tốn mà cơng ty chưa nhận toán từ khách hàng kế tốn cơng nợ liên hệ u cầu tốn lại q hạn Nếu khách hàng thơng báo tốn tiền mặt kế tốn cơng nợ xem lại với thủ quỹ khoản tiền khách hàng trả, khách SV Nguyễn Thị Ngọc Bích Trang 43 BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân hàng thông báo chuyển khoản mà công ty chưa nhận kế tốn cơng nợ u cầu kế toán toán bên khách hàng fax qua phiếu ủy nhiệm chi từ bên ngân hàng để kế tốn cơng nợ xác nhận lại thông tin chuyển khoản khách hàng Quy trình thu tiền: Hình 3.6 Quy trình thu tiền Nguồn: Công ty Khi tiền nhập vào tài khoản công ty tài khoản cửa hàng, kế tốn cơng nợ theo dõi trực tiếp sổ phụ ngân hàng dựa vào biết số tiền khách hàng chuyển, biết khách hàng chuyển cho hóa đơn kèm bảng kê chi tiết cơng nợ Kế tốn cơng nợ tổng kết tất giấy tờ có liên quan phiếu xuất, bảng kê chi tiết cơng nợ, hóa đơn có chữ ký xác nhận khách hàng Kế toán công nợ bàn giao tất giấy tờ cho thủ quỹ để xuất phiếu thu cho khoản thu từ khách hàng SV Nguyễn Thị Ngọc Bích Trang 44 BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân CHƯƠNG 4: THẢO LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ CÁC BIỆN PHÁP Rõ ràng điều thấy dễ dàng cơng ty làm Có thể dễ dàng thấy nhu cầu cấp thiết Đa số công ty kì vọng tới 99.9% khoản nợ thu nghĩ 95% tổng doanh thu thu không thỏa mãn họ Với kết họ chịu đựng 10% chi phí nợ khó địi mà thơi Một kì vọng phù hợp phần nhiều hóa đơn trả nợ phần lại tốn 15 ngày sau Quản trị tài sản khoản phải thu nhiệm vụ phức tạp Nó thực tế quy trình thực thường nằm tầm quản lý phận chịu trách nhiệm cơng nợ Nhiều bị ảnh hưởng từ yếu tố bên ngồi tình hình chung kinh tế địa phương giới, lãi suất, tỷ giá hối đoái, quy định cho ngân hàng luật định Quản lý tốt khoản phải thu kết hợp khoa học ứng dụng nghệ thuật làm việc bao gồm quy trình kinh doanh, cơng cụ cơng nghệ, kỹ nhân viên, thăng tiến, văn hóa cơng ty, thay đổi hành vi khách hàng nhân viên, mơ hình cơng ty, khuyến khích linh động công việc Nhiều tài sản phải thu công ty xem “gai mắt” cơng ty Vì phần bảng cân đối kế tốn đánh giá chất lượng tồn hoạt động công ty đáng Chỉ cần lỗi quy trình đặt hàng, giao hàng, xuất hóa đơn tốn khách hàng khơng hài lịng khiến hình thành hình ảnh xấu với công ty khiến chậm trễ việc toán nợ cũ nợ Chất lượng phục vụ khách hàng tài sản công nợ trở thành tham số tuyệt vời cho nhà phân tích hay ban giám đốc đánh giá chất lượng phục vụ khách hàng cơng ty Và hiệu khoản phải thu tốt hay không không trách nhiệm phận kế toán – tài mà cần phối hợp nhiều phịng ban Trong thời biểu khó khăn nay, doanh nghiệo mua hàng thường cố gắng kéo dài thời hạn toán Ngược lại, nhà cung cấp lại thường nhiều thời gian để quản lý cân lợi ích khoản phải thu, để vừa giữ khách hàng, vừa thu SV Nguyễn Thị Ngọc Bích Trang 45 BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân tiền bán hàng Tôi khuyến nghị vài vấn đề mà trình bày mà gặp công ty TTNN 4.1 Cần kết hợp tồn nhân viên: Có sai lầm mà nhiều cơng ty gặp phải tất vấn đề liên quan đến kế toán thuộc trách nhiệm phịng kế tốn có thật là phịng kế tốn khơng thơi khơng Để giải khoản phải thu, họ cần hoàn hảo hệ thống từ gặp khách hàng thu tiền Và phận kế tốn cần phối hợp chặt chẽ phịng chiến lược, phịng kinh doanh nhân viên chăm sóc khách hàng cần can thiệp sếp Do mục tiêu phòng kinh doanh đạt doanh số (target), nên họ thường làm ngơ đến tiêu chuẩn cho khách hàng nợ hay nể mà để khách hàng nợ hạn khứ mà không báo cáo công ty Điều khiến hệ thống công ty không cập nhật tình khách hàng dẫn đến doanh số cao hiệu thật thấp khoản chi phí nợ xấu có khả tăng lên khiến cơng ty lâm vào trạng thái bị “kẹp” mơ hình kinh doanh thương mại (phải trả tiền bên bán bên mua hàng không trả tiền) Cuối doanh nghiệp rơi vào trạng thái thiếu vốn lưu động khiến công ty đứng trước bờ vực phá sản dù doanh thu tăng cao Theo nghiên cứu Hiệp hội quản lý Mỹ (AMA), có khoảng 50% số doanh nghiệp hỏi cho họ đánh giá cao khoản phải thu cải thiện tình trạng khách hàng không trả nợ kết hợp chặt chẽ với phận kinh doanh cộng thêm nới lỏng doanh số đề từ ban giám đốc phịng chiến lược 4.2 Quy trình quản lý kế tốn công ty: Trong lúc thực tập điều thấy rõ hệ thống chưa đồng tất phận công ty dẫn đến tình trạng người nghĩ kéo hệ thống chạy chậm lại người thay khơng hiểu quy trình đâu có sai sót hay hệ thống không đồng cách ghi chép Xét riêng đến quy trình cơng nợ điều học được, tơi thấy có quy trình liên quan đến khoản phải thu, chuyển tiền, quản trị tín dụng khách hàng thu tiền Khi tiến hành cải tiến, nghĩ công ty cần phải thực quy trình rõ ràng: SV Nguyễn Thị Ngọc Bích Trang 46 BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân Chuyển tiền: Thay thực thủ cơng, số cơng ty áp dụng cơng nghệ thơng tin, tự động hố qui trình chuyển tiền Điều giúp cơng ty giảm bớt thời gian chờ xác nhận hoá đơn từ Ban Giám đốc xác nhận toán khách hàng Ở cơng ty khách hàng giao tiền qua hệ thống ACB tiền mặt kinh doanh giao nhận Các thức xem hợp lý thời Quản trị tín dụng khách hàng: Cả giới kinh doanh vốn người khác (mua chịu) Mua bán hàng hóa dịch vụ chạy theo kỳ vọng khách hàng toán với hợp đồng ký Rủi ro tín dụng có mặt Thứ rủi ro khơng tốn Và đương nhiên phần xem nợ xấu Rủi ro thứ hai thường gặp khách hàng trả trễ cố gắng thương lượng để trả lãi vay (vì nhiều chi phí thưa kiện cịn nhiều số lãi vay nhận tổn hại đến uy tín cơng ty) Trước hết, doanh nghiệp cần có sách tín dụng rõ ràng cho nhóm khách hàng Ngồi ra, cập nhật theo dõi lịch sử tín dụng khách hàng giúp giảm việc trì hỗn tốn Một số cơng ty sử dụng hệ thống cho điểm tín dụng phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro, để định có nên cho khách hàng tiếp tục sử dụng tín dụng hay khơng Thu tiền: Địi tiền khách hàng ln bị cho cơng việc nhàm chán, đó, số cơng ty có mức thưởng xứng đáng cho nhân viên thu tiền hiệu Ngoài ra, hoạt động thu tiền nội tốn gặp khách hàng khó chịu, số cơng ty th cơng ty thu tiền chuyên nghiệp làm việc 4.3 Đo lường hiệu khoản phải thu: Để cải thiện hiệu khoản phải thu, doanh nghiệp cần thiết lập số nhằm đo lường hiệu hoạt động Hiện nay, công ty thường sử dụng tiêu để đo lương hiệu hoạt động phải thu Vòng quay khoản phải thu: Được sử dụng để đo lường thời gian trung bình mà doanh thu tồn dạng khoản phải thu Một số công ty đưa số ngày cụ thể để đánh giá khoản phải thu tốt hay xấu, chẳng hạn 30 ngày xem có khả kiểm sốt Tỷ lệ khoản phải thu doanh thu: Được sử dụng để đánh giá xu hướng hiệu khoản phải thu tỷ lệ cao, công ty bị chiếm dụng vốn nhiều Khi tỷ SV Nguyễn Thị Ngọc Bích Trang 47 BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân lệ vượt định mức cơng ty đặt ra, Ban Giám đốc cần có qui định siết chặt, tránh tình trạng thiếu vốn lưu động Tuổi nợ: Bằng phân tích tuổi nợ, cơng ty xác định sớm khoản phải thu có vấn đề hành động thích hợp nhằm bảo vệ doanh thu 4.4 Hợp tác với khách hàng: Công ty cần có sách khuyến khích khách hàng toán sớm, hợp tác với khách hàng việc giải khoản phải thu Một số công ty sử dụng chiết khấu tiền mặt để khuyến khích khách hàng toán trước ngày đến hạn Một tổ chức tín dụng Mỹ thực khảo sát với 305 doanh nghiệp ngành thực phẩm đồ uống, ngành hoá chất sản phẩm tiêu dùng Kết khảo sát cho thấy: - 58% thực chiết khấu tiền mặt; - 51% sử dụng chiết khấu tiền mặt cho 75% khách hàng nhằm khuyến khích tốn sớm; - 68% tin chiết khấu tiền mặt cải thiện tiêu thời gian thu hồi tiền hàng tồn đọng (Days Sales Outstanding – DSO) Chỉ tiêu tính số ngày trung bình để cơng ty thu tiền hàng sau bán hàng - 53% tin chiết khấu tiền mặt giảm DSO khoảng – ngày Ngồi ra, cơng ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc khoản phải thu thay chờ đến ngày hố đơn hết hạn tốn Điều khơng giúp cơng ty quản lý tốt khoản phải thu mà trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng Một số cơng ty cịn hỗ trợ khách hàng việc giải khoản phải thu Một công ty sản xuất thiết bị bán dẫn hàng đầu giới yêu cầu phận bán hàng phận kế tốn – tài đến thăm sở sản xuất khách hàng chưa tốn Sau đó, phận khách hàng đánh giá lại lực tài lượng hàng tồn kho, để xác định khách hàng khơng có khả tốn Cơng ty phát rằng, khách hàng khơng lường trước khả chuyển hố hàng tồn kho thành tiền mặt để tồn kho qua lớn Công ty yêu cầu khách hàng ngưng đặt hàng hỗ trợ khách hàng cách thu lại phần lượng hàng tồn kho Và thông qua quan hệ rộng mình, cơng ty giúp khách hàng bán sản phẩm tồn kho với giá chiết khấu SV Nguyễn Thị Ngọc Bích Trang 48 BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân 4.5 Kiểm sốt nội phần chăm sóc cơng nợ: Tính chất kiểm sốt nội thường sử dụng để đưa khoản phải thu có tính an tồn cao Ví dụ mà ta thường thấy bốn phận xét duyệt khách hàng, kinh doanh, kế tốn phịng thu hồi cơng nợ cần tách độc lập để xét duyệt dựa quy chuẩn khơng có cảm tính chen vào Và đứng đầu kế hoạch Giám đốc điều hành hay Tổng giám đốc Nhiệm vụ riêng lẽ phòng kinh doanh tách bạch khỏit phòng kế tốn cho khoản phải thu đương nhiên khơng liên can q nhiều vào cơng việc phịng xét duyệt tín dụng Làm giúp cho phận kế tốn phận xét duyệt thoải mái công việc không bị áp lực từ kinh doanh Nhân viên quản lý kế tốn cơng nợ không phép thu hồi công nợ nhiệm vụ riêng nhân viên địi Vì kinh nghiệm việc thu hồi nợ giúp người thu có nhiều cách việc ứng xử không bị áp lực số bảng cân đối kế tốn Chia tách phần giúp giảm thiếu khả sai sót quỹ sai q trình địi nợ 4.6 Ghi nhận khoản phải thu Công ty TTNN sử dụng phương pháp lý (write off) trực tiếp cho khoản thu không thu hồi Như đề cập đơn giản khiến hữu dụng cân đối kế toán bảng thu nhập bị ảnh hưởng nhiều Tơi nghĩ biện pháp trích dự phòng hay khiến cho bảng cân đối kế toán trở nên cân tránh thay đổi nhiều từ năm sang năm khác SV Nguyễn Thị Ngọc Bích Trang 49 BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân Hàng tháng cần có ước lượng khoản lỗ từ nợ xấu: vào cuối tháng, công ty cần đưa ước lượng lại phần trăm không thu nợ điều chỉnh khoản dự phịng lại phù hợp từ đưa ước lượng Căn vào kinh nghiệm từ khứ, chi phí khoản phải thu dự tính phần trăm khoản phải thu mang lại xác phù hợp dùng phần trăm doanh thu Một phần mềm quản lý nhanh lý tính bảng biểu khoản phải thu quản lý khách hàng Với cách này, lả dễ dàng cho công ty việc xem xét khách hàng riêng lẽ ước luợng tính hiệu tồn cục khoản nợ xấu xuất phát từ đâu cách xữ lý có trường hợp cụ thể Hãy ln nhớ, khoản nợ lâu, khó để thu hồi SV Nguyễn Thị Ngọc Bích Trang 50 BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân TÀI LIỆU THAM KHẢO *Sách Những thực hành tốt quản lý công nợ (Accounts Receivable Management Best Pratice) (2004) - John G Salek – nhà xuất Wiley Tài doanh nghiệp (The New Corporate Finance) (1999) – Chew D.h – Nhà xuất McGraw Hill Tài dành cho người quản lý (2003) - Cẩm nang Harvard – Nhà xuất Tổng hợp Tp.HCM Công ty Vietbooks Quản lý khủng hoảng (2003) - Cẩm nang Harvard – Nhà xuất Tổng hợp Tp.HCM Công ty Vietbooks Ngun lý kế tốn kế tốn tài doanh nghiệp (2005) – PGS TS Võ Văn Nhị Trung tâm dịch vụ tư vấn tài – Đại học Kinh tế Tp.HCM Tài kế tốn (2006) – Khoa Quản Trị Kinh Doanh – Đại học Marketing Kế toán quản trị, Lý thuyết Nguyên tắc ứng dụng định kinh doanh (2005) – Nguyễn Tấn Bình – Nhà xuất Thống kê Kế tốn tài (Căn cho Nhà quản trị, chun nghiệp cho Kế tốn viên) (2006) – Nguyễn Tấn Bình – Nhà xuất Thống kê Tài dành cho nhà quản ly (2008) – Gene Sicilano – Nhà xuất Lao động xã hội 10 Chân dung CFO (2008) – Jeremy Hope – Nhà xuất Trẻ 11 Nhà quản trị thành công (2008) – Peter F Drucker – Nhà xuất Trẻ *Báo, tạp chí phân tích website Giải cơng nợ hạn: cách nào? (số ngày 23/8/2008) – Huy Phong – Doanh nhân Sài gòn cuối tuần Mơ hình cơng ty quản lý nợ tài sản (số ngày 27/6/2006) – TCKTPT Doanh nghiệp đau đầu với cơng nợ cuối năm (3/2009) – Sài gịn tiếp thị Quản trị khoản phải thu (số ngày 17/10/2008) – chương trình giảng dạy kinh tế Fullbright Quản lý công nợ phải thu – Nguyễn Hữu Duy – Nhịp cầu đầu tư Quản lý vốn lưu động (số ngày 14/3/2009) – Saga website SV Nguyễn Thị Ngọc Bích Trang 51 BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân Quản trị vốn lưu động doanh nghiệp vừa nhỏ (số ngày 16/2/2009) – Thu Hương – Báo đầu tư chứng khoán SV Nguyễn Thị Ngọc Bích Trang 52 BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP SV Nguyễn Thị Ngọc Bích GVHD: Cơ Trương Thị Thúy Vân Trang 53 ... lý kế toán Kế toán Mỹ - TS Phan Đức Trung SV Nguyễn Thị Ngọc Bích – Lớp 06CQT2 Trang BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân Kế toán nợ phải thu nghiệp vụ thống kê tồn nợ công. .. Khái niệm: Nợ phải thu khó địi khoản nợ phải thu hạn toán từ năm trở lên , kể từ ngày đến hạn thu nợ ghi hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ cam kết nợ, doanh nghiệp đòi nhiều lần chưa thu nợ Trường... thu nợ ghi hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ cam kết nợ, doanh nghiệp đòi nhiều lần chưa thu nợ Dự phòng nợ phải thu khó địi dự phịng phần giá trị bị tổn thất khoản nợ phải thu, khơng địi nợ đơn