Trong lúc thực tập một điều tôi thấy rõ đó chính là hệ thống chưa đồng bộ trong tất cả các bộ phận của công ty dẫn đến tình trạng một người nghĩ sẽ kéo hệ thống chạy chậm lại khi người thay thế không hiểu quy trình đang ở đâu và có gì sai sót hay hệ thống không đồng nhất trong cách ghi chép.
Xét riêng đến quy trình công nợ và các điều học được, tôi thấy rằng có ít nhất 3 quy trình liên quan đến khoản phải thu, đó là chuyển tiền, quản trị tín dụng khách hàng và thu tiền. Khi tiến hành cải tiến, tôi nghĩ rằng công ty cần phải thực hiện cả 3 quy trình rõ ràng:
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân
Chuyển tiền: Thay vì thực hiện thủ công, một số công ty đã áp dụng công nghệ thông
tin, tự động hoá qui trình chuyển tiền. Điều này giúp công ty giảm bớt thời gian chờ xác nhận hoá đơn từ Ban Giám đốc và xác nhận thanh toán của khách hàng. Ở công ty thì khách hàng vẫn giao tiền qua hệ thống ACB và tiền mặt khi kinh doanh giao nhận. Các thức này được xem là hợp lý trong thời hiện tại.
Quản trị tín dụng khách hàng: Cả thế giới kinh doanh trên vốn người khác (mua chịu).
Mua bán hàng hóa và dịch vụ đều chạy theo kỳ vọng khách hàng sẽ thanh toán đúng với hợp đồng đã ký. Rủi ro tín dụng đều có 2 mặt của nó. Thứ nhất là rủi ro không thanh toán được. Và đương nhiên phần mất đi được xem là nợ xấu. Rủi ro thứ hai thường gặp nhất đó chính là khách hàng vẫn trả nhưng rất trễ và cố gắng thương lượng để không phải trả lãi vay (vì nhiều khi chi phí thưa kiện còn nhiều hơn số lãi vay có thể nhận được cũng như tổn hại đến uy tín của công ty). Trước hết, doanh nghiệp cần có một chính sách tín dụng rõ ràng cho từng nhóm khách hàng. Ngoài ra, cập nhật và theo dõi lịch sử tín dụng của khách hàng cũng giúp giảm việc trì hoãn thanh toán. Một số công ty đã sử dụng hệ thống cho điểm tín dụng và phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro, để quyết định có nên cho khách hàng tiếp tục sử dụng tín dụng của mình hay không.
Thu tiền: Đòi tiền khách hàng luôn bị cho là một công việc nhàm chán, do đó, một số
công ty đã có mức thưởng xứng đáng cho những nhân viên thu tiền hiệu quả. Ngoài ra, khi hoạt động thu tiền nội bộ quá tốn kém hoặc gặp những khách hàng khó chịu, một số công ty đã thuê công ty thu tiền chuyên nghiệp làm việc này.