2.2.1.Sơ đồ chức năng phòng kế toán:
Hình 2.1 Sơ đồ phòng kế toán của TTNN
Nguồn: Công ty
2.2.2.Hệ thống tài khoản sử dụng:
Công ty áp dụng niên độ kế toán Việt Nam ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
2.2.3.Niên độ kế toán:
Niên độ của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
2.2.4.Hình thức kế toán áp dụng:
Nguyên tắc xác định các khoản tương đương tiền: Theo chuẩn mực kế toán.
Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Đồng Việt Nam, các nghiệp vụ phát sinh bằng các đồng tiền khác được qui đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế phát sinh.
Chính sách đối với hàng tồn kho:
• Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Bình quân gia quyền.
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân
• Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Kiểm kê thường xuyên, Bình quân gia
quyền.
• Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
Chính sách đối với TSCĐ:
• Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vô hình): Theo chuẩn mực kế toán.
• Phương pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vô hình): Phương pháp đường thẳng.
Hình thức chủ yếu mà doanh nghiệp đang áp dụng đó là Nhật ký chung. Hình 2.2 Quy trình nhật ký chung của công ty
Nguồn: Công ty
Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian, sau đó căn cứ ghi vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái.
Trường hợp dùng sổ Nhật ký đặc biệt thì hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan, định kỳ hay cuối tháng tổng hợp các nghiệp vụ trên sổ Nhật ký đặc biệt và lấy số liệu từ sổ Nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái. Cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ cái ghi vào bảng cân đối phát sinh và các tài khoản tổng hợp.
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân
Đối với các tài khoản tổng hợp có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì sau khi ghi sổ Nhật ký phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan, cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với bảng cân đối phát sinh.
Ngoài ra hệ thống sổ sách Kế toán ở trên, tại Công ty còn trang bị hệ thống phần mềm kế toán VINET được viết riêng cho phù hợp với tình hình của Công ty.
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân
CHƯƠNG 3: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG NỢ TẠI CTY TNHH TM-DV KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TTNN.
Hoạt động của công ty TTNN cũng giống như các công ty thương mại khác sẽ bao gồm 3 giao dịch chủ yếu trong công ty: (1) Mua hàng về nhập trong kho, (2) Bán những mặt hàng kinh doanh, (3) Thu hồi công nợ từ khách hàng. Cũng như với cách trình bày như vậy, ta có thể dễ dàng hiểu rằng quy trình này sẽ được lặp đi lặp lại liên tục thành một vòng tuần hoàn. Một phần của tiền mặt thu từ khách hàng sẽ dùng để mua hàng hóa và một chu kỳ mới lại bắt đầu. Dòng lưu chuyển này có thể được mô tả như sau:
Do thấy được tầm quan trọng của quản lý công nợ, tôi sẽ phân tích và đưa ra biện pháp cải tiến phù hợp với quá trình thực tiễn cụ thể là công ty tôi thực tập vừa qua, công ty TTNN. Sau đây tôi sẽ nói qua về các quy trình được áp dụng trong công ty TTNN.
Hệ thống kế toán chung nhất trong doanh nghiệp:
Do tính chất thanh khoản của từng khách hàng, công ty sẽ có những chính sách bán chịu và thu nợ khác nhau. Đối với những khách hàng có thể thanh toán ngay thì công ty sẽ chỉ cho xuất hóa đơn đi chung với đơn hàng giao và yêu cầu thanh toán ngay sau khi đơn hàng đã được xử lý giao nhận cho bên khách hàng. Đối với một số khách hàng yêu cầu phải được bán chịu thì công ty sẽ có những chính sách để bộ phận kế toán có thể liên hệ
SV Nguyễn Thị Ngọc Bích Trang 38
Tiền mặt
Kho Khoản Khoản
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân
với khách hàng yêu cầu thanh toán với các vấn đề như thời hạn thanh toán trong vòng 7 ngày, 1 tháng hay 2 tháng; hình thức thanh toán chẳng hạn như thu tiền mặt hay khách hàng sẽ chuyển khoản và khi đó bộ phận kế toán sẽ lập kế hoạch để giải quyết công nợ. Đầu tiên là hệ thống kế toán được thống nhất trong công ty bắt đầu là đơn đặt hàng nhận được từ khách hàng và sau cùng là kế hoạch thu nợ khách hàng trong trường hợp công cty bán chịu cho khách hàng.
Hình 3.1 Quy trình kế toán tổng hợp
Nguồn: Công ty
Quy trình xử lý đơn hàng:
1. Quy trình xử lý đơn hàng được diễn ra sau khi bộ phận kinh doanh đã thỏa thuận về mặt hàng và giá cả với khách hàng. Sau khi khách hàng xem và chấp nhận thì khách hàng sẽ gửi fax đơn đặt hàng cho bộ phận kinh doanh. Nhưng cũng có một số trường hợp giá cả hàng hóa thị trường thay đổi nên thông tin về giá cả đôi khi cũng là một phần ảnh hưởng đến khâu công nợ hay xuất hóa đơn.
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân
Hình 3.2 Quy trình xữ lý đơn hàng
Nguồn: Công ty
2. Bộ phận kinh doanh sau khi xem xét các mặt hàng sẽ gửi phiếu yêu cầu hàng hóa đến bộ phận kho. Thủ kho sẽ cân đối nhập xuất tồn hàng hóa trong kho và chấp nhận giao hàng cho khách hàng khi hàng hóa đã được chuẩn bị đủ. Kế toán kho sẽ xuất ra phiếu xuất bán hàng (3 bảng phiếu xuất: 2 bảng kế toán sẽ giữ lại, 1 bảng sẽ được khách hàng nhận để đối chiếu thanh toán) đi kèm với lô hàng được chấp nhận.
3. Khâu giao nhận sẽ chịu trách nhiệm giao hàng hóa đến khách hàng. Bộ phận thu mua bên khách hàng sẽ kiểm tra lại hàng hóa. Trường hợp hàng hóa không bị hư hỏng và đầy đủ thì nhân viên thu mua sẽ ký nhận vào phiếu xuất, trường hợp hàng bị hư, sai hoặc không đủ do quá trình giao nhận thì thủ kho sẽ chấp nhận đổi hàng hay trừ hàng đồng thời kế toán kho sẽ lập phiếu nhập hàng với sự đồng ý của thủ kho và xác nhận của thủ trưởng.
4. Bộ phận kế toán kho sẽ tập hợp các phiếu xuất đã được xử lý để chuyển qua bộ phận kế toán công nợ chuẩn bị lên kế hoạch yêu cầu khách hàng thanh toán. Nhưng cũng có một số trường hợp kho không thể giao nhận đủ do thiếu hàng hoặc do quá trình giao nhận gặp trục trặc hoặc do chưa có tuyến giao hàng thì sẽ dẫn đến tình huống các phiếu xuất khi tập hợp sẽ chậm trễ và không đủ phiếu để kế toán công nợ lên bảng kê để đối chiếu với khách hàng vào mỗi cuối tháng.
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân
Quy trình đối chiếu công nợ với khách hàng:
Hình 3.3 Quy trình đối chiếu công nợ với khách hàng
Nguồn: Công ty
1. Bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận các phiếu xuất có trong tháng từ bộ phận kho sau khi khách hàng đã nhận đủ hàng hóa. Kiểm kê tất cả các phiếu xuất đã phát sinh trong tháng đối chiếu với phần mềm hệ thống trong công ty.
2. Khoảng cuối tháng hay 10 ngày trở lại sau khi nhận đủ các phiếu xuất thì nhân viên kế toán công nợ sẽ lập bảng kê đối chiếu công nợ để đối chiếu với khách hàng. Và bảng kê công nợ đó sẽ được gửi trực tiếp đến nhân viên thu mua hay kế toán thanh toán bên khách hàng.
3. Sau khi khách hàng nhận được bảng kê công nợ, họ sẽ phản hồi lại thông tin trên bảng kê là đúng hay sai và sau đó thông báo cho người bán về công nợ đã đối chiếu được chấp nhận thanh toán. Bên bán sẽ ghi nhận và xác định lại các thông tin khách hàng được ghi để xuất hóa đơn có VAT hay không VAT.
4. Sau khi nhân viên kế toán hóa đơn đã xuất đúng với bảng kê công nợ mà khách hàng cho là đúng thì hóa đơn sẽ được gửi qua cho khách hàng kèm theo bảng hóa đơn photo để khách hàng ký nhận. Khi đó kế toán công nợ sẽ lập bảng chi tiết phải thu khách hàng trong tháng để lên kế hoạch thu nợ phát sinh trong tháng. Đối với một số khách hàng khó đòi thì kế toán công nợ có nhiệm vụ nhắc nhở khách hàng thanh toán với từng điều kiện phù hợp cụ thể.
Quy trình ra hóa đơn:
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân
Hình 3.4 Quy trình ra hóa đơn
Nguồn: Công ty
1. Hóa đơn được xuất sau khi có đầy đủ phiếu xuất và bảng kê công nợ sau khi đã đối chiếu với khách hàng được ghi nhận là thông tin đúng.
2. Xuất hóa đơn theo thông tin đã được ghi nhận trong phần mềm thông tin kế toán của công ty. Tuy nhiên, có một số trường hợp do phần mềm không cập nhật được chính xách thông tin về khách hàng như Tên đơn vị khách hàng, địa chỉ hay mã số thuế là một trong các nguyên nhân làm cho khâu kế toán hóa đơn khó khăn trong việc xuất hóa đơn hoặc có thể là do một số công ty sáp nhập hay chia lại công ty nên có những thông tin của khách hàng bị sửa đổi sẽ dẫn đến khâu xuất hóa đơn bị sai sót và gặp bất trắc trong vấn đề báo cáo thuế.
3. Xuất trình hóa đơn cho thủ trưởng ký và gửi hóa đơn cho khách hàng và nhận được thanh toán từ khách hàng sau khi đã được khách hàng ký nhận hóa đơn.
4. Kế toán công nợ sẽ ghi nhận lại thông tin về việc khách hàng đã ký nhận hóa đơn và lên kế hoạch thu công nợ theo thời hạn thanh toán mà khách hạn vả công ty đã thương lượng là thanh toán trong vòng 7 ngày, trong 2 tuần, trong 1 tháng hay trong 2 tháng chi tiết cho từng khách hàng.
Quy trình yêu cầu thanh toán:
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân
Hình 3.5 Quy trình yêu cầu thanh toán
Nguồn: Công ty
1. Thu thập đủ chứng từ phiếu xuất và hóa đơn photo được khách hàng ký nhận, dựa vào đó sẽ lên kế hoạch để yêu cầu hách hàng thanh toán theo đúng thời hạn. Kế toán công nợ đôi cũng cũng gặp các khó khăn trong công việc như không thể ra công nợ với khách hàng của mình do một số lý do như quá trình xuất nhập phiếu xuất bán hàng.
2. Kế toán công nợ kiểm tra đầy đủ tất cả các phiếu xuất đã phát sinh trong tháng. 3. Kế hoạch yêu cầu thanh toán sẽ được cập nhật theo từng tháng và đối với những
khách hàng khó đòi sẽ được ghi nhận và cập nhật thường xuyên.
4. Kế toán công nợ trực tiếp liên hệ với khách hàng thông qua nhiều cách như gửi fax yêu cầu thanh toán, gọi điện thoại liên hệ với kế toán thanh toán bên khách hàng để yêu cầu nhận được chấp thuận thanh toán. Khách hàng được yêu cầu thanh toán theo hình thức đã thỏa thuận ban đầu với công ty là thu tiền mặt trực tiếp hay chuyển khoản thông qua ngân hàng ACB Á Châu.
5. Khi khách hàng đã đến thời hạn chấp nhận thanh toán mà công ty vẫn chưa nhận được sự thanh toán từ khách hàng thì kế toán công nợ sẽ liên hệ yêu cầu thanh toán lại vì đã quá hạn. Nếu khách hàng thông báo đã thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán công nợ sẽ xem lại với thủ quỹ về khoản tiền khách hàng đã trả, nếu khách
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân
hàng thông báo đã chuyển khoản mà công ty vẫn chưa nhận được thì kế toán công nợ sẽ yêu cầu kế toán thanh toán bên khách hàng fax qua phiếu ủy nhiệm chi từ bên ngân hàng để kế toán công nợ xác nhận lại thông tin đã chuyển khoản của khách hàng.
Quy trình thu tiền:
Hình 3.6 Quy trình thu tiền
Nguồn: Công ty
1. Khi tiền nhập vào tài khoản công ty và tài khoản cửa hàng, kế toán công nợ sẽ theo dõi trực tiếp trên sổ phụ ngân hàng và dựa vào đó sẽ biết được số tiền khách hàng chuyển, biết được khách hàng đã chuyển cho hóa đơn kèm bảng kê chi tiết công nợ nào.
2. Kế toán công nợ sẽ tổng kết tất cả các giấy tờ có liên quan như phiếu xuất, bảng kê chi tiết công nợ, hóa đơn có chữ ký xác nhận của khách hàng.
3. Kế toán công nợ sẽ bàn giao tất cả các giấy tờ trên cho thủ quỹ để xuất phiếu thu cho khoản đã thu được từ khách hàng.
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: Cô Trương Thị Thúy Vân
CHƯƠNG 4: THẢO LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ CÁC BIỆN PHÁP.
Rõ ràng điều chúng ta thấy rằng nếu dễ dàng thì các công ty ai đều làm được. Có thể dễ dàng thấy đó là một nhu cầu cấp thiết. Đa số công ty đều kì vọng là tới 99.9% khoản nợ có thể thu được và nghĩ rằng 95% trong tổng doanh thu có thể thu được là không thỏa mãn họ. Với kết quả như vậy thì họ chỉ chịu đựng được 10% chi phí nợ khó đòi mà thôi. Một kì vọng phù hợp như phần nhiều các hóa đơn sẽ được trả đúng nợ và phần còn lại sẽ được thanh toán trong 15 ngày sau đó.
Quản trị tài sản khoản phải thu là một nhiệm vụ phức tạp. Nó chỉ ra rằng thực tế và quy trình thực hiện thường nằm ngoài tầm quản lý của bộ phận chịu trách nhiệm công nợ. Nhiều khi nó bị ảnh hưởng từ các yếu tố bên ngoài như tình hình chung của nền kinh tế địa phương và thế giới, lãi suất, tỷ giá hối đoái, các quy định cho ngân hàng cũng như các luật định. Quản lý tốt được khoản phải thu chính là sự kết hợp của khoa học ứng dụng và nghệ thuật khi làm việc bao gồm quy trình kinh doanh, công cụ công nghệ, kỹ năng của nhân viên, thăng tiến, văn hóa công ty, thay đổi trong hành vi của khách hàng và nhân viên, mô hình công ty, khuyến khích cũng như linh động trong công việc.
Nhiều tài sản phải thu của công ty thỉnh thoảng được xem là “gai mắt” của công ty. Vì khi các phần trong bảng cân đối kế toán sẽ được đánh giá chất lượng của toàn bộ hoạt động của công ty khi đáng. Chỉ cần một lỗi trong quy trình như đặt hàng, giao hàng, xuất hóa đơn thanh toán hoặc nếu khách hàng nào đó không hài lòng sẽ khiến hình thành một hình ảnh xấu với công ty và khiến chậm trễ trong việc thanh toán nợ cũ cũng như nợ mới. Chất lượng phục vụ khách hàng và tài sản công nợ trở thành một tham số tuyệt vời cho những nhà phân tích hay ban giám đốc đánh giá chất lượng phục vụ khách hàng trong công ty của mình.
Và hiệu quả của khoản phải thu tốt hay không không chỉ là trách nhiệm của bộ phận kế toán – tài chính mà cần sự phối hợp của nhiều phòng ban.
Trong thời biểu khó khăn hiện nay, các doanh nghiệo mua hàng thường cố gắng kéo dài thời hạn thanh toán. Ngược lại, các nhà cung cấp lại thường mất khá nhiều thời gian để