Khảo sát hệ thống thư viện trường đại học Bách Khoa Hà Nội

Khi giao tài liệu thủ thư đưa cho bạn đọc | con số và xếp con số này vào bên các con số cho mượn có nghĩa là thư viện có 2 con số trùng nhau,một số đưa cho bạn dọc giữ khi giao sách,một

Các báo cáo hàng tháng định kì của các phòng ban gồm:

-Các loại sách có tỉ lệ mượn cao nhất, ít nhất

-Các loại sách đã cũ cần thanh li

-Các ý kiến đề xuất khác về việc quản lí, về cơ sở vật chất

Sau đó ban này đề ra các kế hoạch dự trù và thanh lí sách

-Bản dự trù mua sách được gửi tới các khoa để “tham khảo ý kiến" Sau

đó ban này gửi bản dự trà mua (trong các sơ đồ gọi chung là báo cáo) lên hiệu trưởng để “xem xét” Cuối cùng là gửi đi đến nhà cung cấp sách

-Bản quyết định thanh lí sách (gọi chung là quyết định) được gửi xuống

các phòng ban có sách cũ, phòng ban đó sẽ thực hiện việc thanh lí

2 Quá trình nhận sách và xử lí tài liệu

Các tài liệu như sách tham khảo, báo chí, giáo trình từ các nguồn cung

cấp sau :

e Phong dao tao giao

Mua ở trung tâm cung ứng sách quốc gia Sunhasaba phố Bà Triệu) Các trường đại học khác kính tặng

Các cơ quan tổ chức khác kính biếu

Sau khi nhận về, tài liệu được phân loại và đăng kí vào số lưu trữ, số

lưu trữ này mỗi phòng có một sổ Quá trình đăng kí gồm 2 con số cho 1

quyển

- Số đăng kí cá biệt: N 1310/A

- Số đăng kí xếp kho : NV 115/A

Tiếp đó tài liệu được làm phiếu nhập tin (phiếu này không cần lưu trữ,

nó chỉ có tác dụng dùng để nhập vào máy tính) rồi dùng phiếu này để nhập

vào máy tính để lưu trữ vào cơ sở dữ liệu thư viện trong máy tính Sau đó bộ

phận xử lí tài liệu ¡n phích tra cứu và phân tài liệu về các phòng ban Phích tra

cứu cho biết tên sách, tên tác giả, số hiệu sách

Vi du: GL 1069, Tập may

Dạng phích tra cứu:

Toán Cao Cấp - Tập 1 - Nguyễn Đình Trí

Nhà Xuất bản : Khoa học kĩ thuật - 1998

GL 1578

3 Quá trình mượn trả sách, phục vụ độc giả:

Thư viện có 4 phòng phục vụ mượn trả đó là

Phòng thư viện giáo trình (ở nhà C9, cho mượn về nhà)

Phòng đọc sách tiếng việt: (tại chỗ và về nhà )

Phòng đọc sách tra cứu (tại chỗ)

Phòng đọc sau đại học (tại chỗ)

a Qúa trình mượn tại chỗ

Bạn đọc xếp phiếu yêu cầu và thẻ sinh viên (hoặc thẻ thư viện) vào hộp

yêu cầu chờ đến lượt mình Thủ thư kiểm tra phiếu yêu cầu để lấy tài liệu

Nếu phiếu yêu cầu không thoả mãn thì thông báo cho bạn đọc sửa Nếu sách

đó sai hoặc hết thì thủ thư sẽ xếp phiếu yêu cầu vào hộp từ chối Ở phòng đọc tra cứu thì cần 2 phiếu yêu cầu còn các phòng khác thì chỉ cần một phiếu yêu

cầu cho một quyển

Thủ thư tiếp tục kiểm tra thẻ bạn đọc để giao tài liệu Khi giao tài liệu

thủ thư đưa cho bạn đọc | con số và xếp con số này vào bên các con số cho

mượn (có nghĩa là thư viện có 2 con số trùng nhau,một số đưa cho bạn dọc

giữ khi giao sách,một số thư viện giữ để xếp vào cột những số đã mượn), viết phiếu theo dõi mượn trả, đông thời giữ thẻ sinh viên (thư viện) của bạn đọc

b Quá trình trả sách tại chỗ

Bạn đọc mang sách và số giao lại cho hệ thống Thủ thư kiểm tra sách,

số Nếu sách, số khớp với các thông tin trong phiếu theo dõi mượn trả thì hệ thống sẽ nhận lại sách, số, trả lại bạn đọc thẻ sinh viên (thư viện) Sắp xếp số, phiếu theo dõi mượn trả vào bên chưa cho mượn Sách được xếp lên giá hoặc cho xuống kho

Dạng phiếu theo dõi mượn trả:

PHIẾU YÊU CẦU

Sau khi phiếu yêu cầu được chấp nhận, thủ thư lấy phiếu thư viện của bạn đọc kiểm tra đối chiếu với phiếu yêu cầu xem số sách đã mượn trả hết chưa,hoặc đối tượng này có được mượn các loại sách ghi trong phiếu yêu cầu không để gạch đi những tài liệu nào không đáp ứng được

Sau khi lấy tài liệu, thủ thư viết hoá đơn cược sách, điền thông tin vào phiếu thư viện, đưa bạn đọc kí, bạn đọc nộp tiền cược, kí phiếu thư viện, nhận giấy biên nhận tiền cược, nhận tài liệu

Phiếu thư viện lưu trữ thông tin của đọc giả đó về: Tên sách, ngày mượn, danh sách các loại sách, tổng số tiền cược sách, chữ kí thủ thư, bạn đọc Ngoài ra người thu tiền có một số ghi nhận lại ngày tháng nộp và số tiền của độc giả để khi trả sách còn thanh toán với bạn đọc

đ Quá trình trả tài liệu về nhà

Bạn đọc xếp thẻ sinh viên vào hộp và chờ

Thủ thư kiểm tra thẻ lấy phiếu thư viện tương ứng của bạn đọc đó

Nhận tài liệu, kiểm tra tài liệu (xem bạn đọc đó đã trả hết sách chưa,

còn những quyển nào, kí hiệu có khớp không)

Ghi xác nhận trả sách sửa thông tin phiếu thư viện (điển vào cột ngày trả)

Bạn đọc kí tên

Bạn đọc sang nhân viên thu chi xuất trình giấy biên nhận tiền, nhận

lại tiền cược

Nếu chưa muốn nhận tiền thì số tiền đó vẫn còn được ghi ở trong phiếu thư viện của bạn đọc và bạn đọc có thể nhận lại khi thanh toán ra

trường hoặc dùng nó để mượn sách tiếp

Nếu sách đó bị rách hoặc không đúng sách của thư viện, thủ thư bắt đền hoặc bắt bọc, dán lại (qui trình đến không rõ ràng)

Dạng phiếu thư viện:

Thư Viên Trường Đai Học Bách Khoa Hà Nôi

Thường thì 5 tháng 1 lần thư viện tổ chức thanh lí và dự trù mua sách Giám

đốc thư viện thành lập một ban chịu trách nhiệm về việc này Ban này họp và đưa ra các dự trù mua sách và thanh lí sách Nhưng gần thì thư viện không

nhất thiết phải 5 tháng một lần mà lúc nào sách quá đầy thì tổ chức thanh lí

2 Việc xử phạt độc giả khi vi phạm

chưa có một quy chế nào chung, thường thì chủ yếu là đưa lên hiệu trưởng giải quyết, hoặc là thủ thư tự giải quyết

3 Các đối tượng mượn sách

Các năm trước thì các loại độc giả khác nhau được mượn các loại sách khác

nhau Những năm nay tất cả các loại độc giả đều được mượn tất cả các loại

sách chỉ có điều là: một số loại độc giả phải đặt tiền cược sách tương ứng mỗi cuốn, một số loại thì không

Cụ thể như sau:

e Ở thư viện giáo trình: Quầy cho mượn về nhà:

Đối tượng chính quy, cán bộ (cán bộ giảng dạy + cán bộ công chức ),

cao đẳng trường được mượn không trừ lệ phí

Đối tượng ngoài: CĐ khoa, tại chức, kỹ sư 2, nghiên cứu sinh, các cơ

quan ngoài mượn có trừ lệ phí

° 6 phòng đọc tại chỗ, phòng đọc sách tiếng việt:

Các đối tượng: chính quy, cán bộ trường, cao đẳng trường nghiên cứu

sinh, cao học mượn không phải kí cược

Các đối tượng: CĐ khoa, tại chức, kỹ sư 2, cơ quan ngoài

mượn phải kí cược không trừ lệ phí

4.Các kho sách

Mỗi phòng đọc hay cho mượn về nhà có một kho sách riêng ở ngay tại

phòng đó Riêng phòng đọc và tra cứu ngoài kho tại phòng còn có kho hầm C2 phục vụ riêng

Chú ý:Trong các sơ đồ dưới đây tất cả các kho sách đều được biểu diễn

chung một kho sách duy nhất gọi là các kho sách

5.Quy định mượn sách

Thư viện cho mượn đến quyển sách cuối cùng, không giữ lại một quyển nào

6.Về các báo cáo của thư viện

Một năm một lần giám đốc thư viện báo cáo lên trường về các hoạt động của thư viện

Một tháng một lần các trưởng phòng báo cáo lên giám đốc thư viện về tình hình hoạt động của thư viện trong tháng, tỉ lệ các loại sách mượn, các giả

pháp đề xuất mới

7.Quy trình làm thẻ thư viện của bạn đọc:

Đối với sinh viên trong trường thì thẻ sinh viên đồng thời là thẻ thư

viện

Các đối tượng khác muốn làm thẻ thư viện phải có xác nhận của cơ quan đơn vị mình, sau đó đăng kí làm thẻ với giám đốc thư viện,giám đốc thư

viện có nhiệm vụ kí xác nhận vào thẻ thư viện của bạn đọc và hẹn bạn đọc

ngày lấy Trong quá trình làm thẻ giám đốc thư viện phải tra trong sổ lưu trữ

thông tin về bạn đọc để xác nhận xem bạn đọc này đã làm thẻ lần nào chưa.

II Nhận xét và đánh giá hệ thống :

Nhận xét chung: Hệ thống hầu hết là làm thủ công ở tất cả các khâu Máy móc ở đây chỉ có ý nghĩa lưu trữ dữ liệu Tuy nhiên 2 năm gần đây đã có

phần tra cứu tài liệu bằng máy vi tính nhưng phần tra cứu sách này vãn chưa

tiện dụng cho độc giả, giao diện trên DOS không mấy tiện lợi với cơ sở dữ liệu Foxpro

1 Việc lưu trữ sách trong kho còn có nhiều rắc rối dẫn đến việc tìm ra sách khó khăn Ví dụ ở phòng đọc và tra cứu, mỗi khi bạn đọc mượn sách nếu quyển sách đó ở kho hầm C2 thì phải đợi rất lâu Có một số sách thì rất ít người mượn thì vẫn cứ để tại phòng chỉ thêm chật chỗ (ví dụ sách của các

trường đại học khác như hàng hải, y dược, .)

2 Việc xử phạt độc giả chưa rõ ràng nghiêm túc có độc giả không chịu trả sách hoặc trả sách quá hạn, thư viện không làm cách nào đòi được, hầu

hết là dồn vào thanh toán khi ra trường hoặc là viết bản kiểm điểm là xong

Hầu như chưa có trường hợp nào bị cấm mượn sách như ở nội quy thư viện ghi

3 Các số liệu độc giả được lưu trữ hầu hết bằng sổ sách, phiếu dẫn đến việc khó đảm bảo an toàn và tra cứu không thuận tiện

4 Bộ phận dự trù thanh lí hoạt động không mấy hiệu quả và không thường xuyên cố định

5 Khi thủ thư muốn xác định xem sách mà bạn đọc yêu cầu có còn không là một việc rất khó khăn vì phải tra trong sổ lưu trữ sách và phiếu theo dõi mượn trả

6 Có những quyển sách được bạn đọc rất hay mượn,thủ thư sẽ phải chạy đi chạy lại rất nhiều lần, nếu quyển sách đó được xếp ở xa

7 Phích tra cứu sách xếp theo vần ABC cho tất cả mọi loại sách và chủ

đề,làm bạn đọc rất khó khăn khi tìm sách mình cần (mà thường tìm ở đây là

theo chủ đề chứ không phải là theo ABC)

II Giải pháp đề xuất

Đề xuất chung: Nên phân cho mỗi phòng một máy tính để lưu trữ dữ

liệu về độc giả và sách của phòng đó Thay phần mềm tra cứu sách cho thân thiện hơn với giao diện Windows

1.Đối với đánh giá l

Các sách quá cũ của thư viện giáo trình nên thanh lí và bổ xung mới, đừng bắt sinh viên phải đọc những quyển xuất bản từ những năm trước năm

1985 (chữ đánh máy) Các tài liệu của các trường đại học khác ít mượn nên

cho xuống phòng dưới C2

2.Đối với đánh giá 2

Việc xử phạt độc giả nên rõ ràng hơn bằng cách đưa các qui định xử phạt vào trong nội qui mượn trả sách trong phòng mượn trả để bạn đọc và thủ thư chiếu vào đó mà thực hiện

3 Đối với đánh giá 3

Việc lưu trữ thông tin độc giả nên cho vào máy tính đảm bảo tra thông tin

nhanh gọn, chính xác

4 Đối với đánh giá 4 Không đề xuất

5 Đối với đánh giá 5

Đưa máy tính vào lưu trữ thông tin về sách mượn và cập nhật ngay tại chỗ trong quá trình mượn trả (có vẽ sơ đồ của hệ thống mới)

6 Đối với đánh giá 6

Nên có một kho sách (giá sách) lưu động (có nghĩa là chỉ tồn tại khi

mượn trả sách) dùng để chứa tạm thời các sách có xu hướng mượn nhiều để

thủ thư chỉ việc lấy ở đó ra gần và tiện hơn (có vẽ sơ đồ hệ thống mới)

7 Đối với đánh giá 7

Ở phích tra cứu sách bằng tay nên phân loại sách theo chủ đề (Hiện nay là chủ đề lẫn lộn chỉ phân theo ABC)

B Các sơ đồ của hệ thống

Chú ý: Ö mỗi phòng đều có một kho sách riêng của phòng đó,

riêng phòng đọc tra cứu có ngoài kho sách của phòng mình còn có

thêm kho hầm C2

Trong các sơ đồ thể hiện dưới đây chúng ta ngầm hiểu rằng tất cả các

kho sách (kho hầm C2, kho đọc sách tiếng việt, kho phòng đọc tra cứu, kho thư viện giáo trình, kho phòng đọc sau đại học), tất cả đều vẽ thành kho

chung là Các kho sách

Phòng| | Phòng | |Thư | | P.doc sach| | Pdoc} | P.doc Kho

sung | |lý TL | | giáo & Quây cứu đại C2

lãi (p.máy| | trình | | cho mượn học

10

1I Sơ đồ phân cấp chức năng

Duyệt dự trù Phân loại tài liệu Mượn tra | [Lay cat sich

va bao cao tai cho Xác nhân mượn tra

Đăng kí vào số

Lầm phiếu nhập sách ee

Nhập vào máy tính yể nhà Xác nhận mượn tra

Lim the thư yiên va in phich Thu chỉ liền cược :

Phân về các phòng

Thương lượng mua

Trả lời yêu cầu

Thương lượng mua ầ ấn cá

Qyết định Tài liêu mua

báo ON Tài liêu biếu

Xử lí tài liêu )

2

Yêu cầu lam

thélmai Diéu hanh

1 Phân rã và mô tả chức năng (1)_ điều hành

Tài liệu

thư viện

Mô tả chức năng điều hành:

Được chia làm 4 chức năng con như hình vẽ trên

Báo cáo của bộ phận Mượn trả sách

Quyết định của hiệu trưởng

Yêu cầu làm thẻ của bạn đọc mới

Báo cáo lên hiệu trưởng

Quyết định đến mượn trả sách

Thẻ thư viện mới cho bạn đọc mới

Tài liệu mới cho xử lí tài liệu

Danh sách tài liệu thanh lí về mượn trả sách

2 Phân rã và mô tả chức năng (2)_xử lí tài liệu

Sơ đồ:

Liệu Tài liệu mua

NhàCung cấp sách

Tài liệu biếu

13

Điều hành

Tài liệu

21

Danh sách tl phân loại

Đầu vào:

®_ Tài liệu mới từ điều hành

Đầu ra:

e_ Các sổ lưu trữ sách (mỗi phòng có một sổ riêng)

e_ Các loại tài liệu khác nhau đã được phân bố về các phòng

khác nhau

e_ Phích tra cứu sách về mượn trả sách

3 Phân rã và mô tả chức năng (3)_Mượn trả sách

14

Báo cáo lên điều hành

Trả lời yêu cầu của bạn đọc

Phân rã nhỏ thêm chức năng mươn trả sách về nhà và mượn trả sách

tại chỗ :

15

e Muon sich tai ché :

Sách thanh lí

Quuyết định Báo cáo

3.2.2.4

Xác nhận mượn trả

^ ` Báo cáo ma Xác nhận

Dự trù mua /

Phiếu td mượn trả,số Phiếu thư viện

Tài liệu

Phiếu yêu cầu

Thương lượng Tài liệu mua

mua Tài liệu biếu Lấy cất sách

Tài Nhà cung cấp sách liêu

Các kho sách

Số lưu trữ sách Phân loai Tài liệu đã

- Nhân viên lấy cất sách làm bằng thủ công,phải chạy đi chạy lại rất vất

vả và chậm nếu một quyển sách có tần số mượn cao do đó nên có thêm một

kho sách tạm chỉ sử dụng trong ngày dùng để chứa những quyển sách đó

- Phiếu theo đõi mượn sách rất nhỏ và vụn vặt, dễ bị mất thông tin Nên

có máy tính để lưu trữ việc mựơn trả sách cho thuận tiện ở tại mỗi phòng

VI Sơ đồ mức khái niệm của hệ thống mới:

20