97 Nghiệp vụ huy động vốn & hoàn trả - Kiểm toán nợ phải trả - Kiểm toán nguồn vốn chủ sở hữu

97 Nghiệp vụ huy động vốn & hoàn trả - Kiểm toán nợ phải trả - Kiểm toán nguồn vốn chủ sở hữu

PHẦN I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ HUY ĐỘNG VỐN VÀ

HOÀN TRẢ

1 Ý nghĩa của chu trình

Như chúng ta đã biết, các chu trình có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.Trong đó mỗi một chu trình đều đóng một vai trò khác nhau Một công ty bắtđầu bằng cách huy động vốn, thường dưới dạng tiền mặt rồi dùng tiền đểhoạt động như mua sắm, trả lương cho công nhân viên sau đó tạo ra hànghoá cất vào kho Đến lượt hàng tồn kho được bán và thu về bằng tiền Tiền

đó lại được dùng để thanh toán cổ tức, lãi tiền vay và để lại bắt đầu các chu

kỳ

Hình 1: Sơ đồ mối quan hệ giữa các chu trình

Như vậy, chu kỳ huy động và hoàn trả đóng vai trò rất quan trọng tronghoạt động tài chính của doanh nghiệp Nếu ví hoạt động của doanh nghiệpnhư một bộ máy thì chu trình huy động và hoàn trả đóng vài trò như nguồncung cấp năng lượng cho các chu trình khác hoạt động Hơn thế nữa nó cònthể hiện khả năng tăng vốn một cách hợp lý và ổn định giúp cho hoạt độngcủa các chu trình khác được tiến hành một cách hiệu quả Việc huy động vốnluôn được cân nhắc với việc xác định cơ cấu vốn tối ưu để có thể tạo ra mộtbảng CĐKT vững chắc, tạo uy tín cũng như hiệu quả cho hoạt động củadoanh nghiệp trong hiện tại cũng như tương lai

Tiền mặt

Chu kỳ huy động vốn và hoàn trả

Chu kỳ mua vào

và thanh toán

Chu kỳ tiền lương và nhân sự

Chu kỳ tiêu

thụ và thu tiền

Chu kỳ tồn kho và quá trình cất vào kho

2 Khái quát về các tài khoản và chứng từ, sổ sách:

a) Tài khoản sử dụng:

- Trong chu kỳ này, kiểm toán viên kiểm toán các khoản vay, nguồnvốn kinh doanh, lợi nhuận chưa phân phối (TK411, TK421 )

- Tài khoản liên quan đến các khoản vay( TK311,341 )

- Tài khoản tiền lãi tính dồn, cổ tức phải trả (TK3388 )

b) Chứng từ sổ sách:

- Bảng cân đối kế toán năm trước, năm nay

- Bảng phân phối lợi nhuận

- Biên bản đánh giá lại tài sản ( nhận vốn góp bằng tài sản )

- Giấy báo nợ, giấy báo có, bản sao kê của ngân hàng

- Hợp đồng vay, khế ước vay, khế ước vay

- Số phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

- Sổ sách kế toán: NK mua vào; NK thu chi tiền mặt, tiền gửi; NKchung; sổ cái các tài khoản vay ngắn hạn, vay dài hạn, sổ phụ theo dõi chitiết các khoản vay ngắn hạn, vay dài hạn, sổ cái nguồn vốn kinh doanh

3 Đặc điểm chu trình ảnh hưởng tới công tác kiểm toán báo cáo tài chính

- Các nghiệp vụ ảnh hưởng đến số dư các tài khoản nguồn vốn (cáckhoản vay, nguồn vốn kinh doanh lợi nhuận chưa phân phối) thường phátsinh không nhiều và không thường xuyên trong quá trình kinh doanh của đơn

vị, nhưng thông thường số tiền của nghiệp vụ phát sinh là trọng yếu Ví dụ:các nghiệp vụ vay tiền, nhận góp vốn liên doanh, phát hành trái phiếu thường

có số tiền rất lớn Do quy mô của chúng, việc kiểm tra từng nghiệp vụ xảy ratrong chu kỳ của cả năm như một phần của quá trình kiểm tra các tài khoảntrên bảng cân đối kế toán (CĐKT) là điều phổ biến Xem các tư liệu kiểmtoán bao gồm số dư đầu kỳ của từng tài khoản trong chu kỳ huy động vốn vàhoàn trả, và chứng minh bằng chứng từng nghiệp vụ xảy ra trong năm làkhông thường xuyên

- Các nghiệp vụ liên quan đến nghiệp vụ huy động vốn và hoàn trảkhông phát sinh thường xuyên, song số tiền phát sinh thường lớn, vì vậy việcsai sót hoặc để ra ngoài một nghiệp vụ không hạch toán có thể rất trọng yếu

Cho nên sự sai sót hoặc bỏ sót cũng là một vấn đề quan tâm chính của kiểmtoán.

- Việc huy động vốn và sử dụng nguồn vốn đó phải tuân theo nhữngquy định có tính pháp lý về mối quan hệ giữa doanh nghiệp với ngân hàng,

tổ chức tín dụng, đối tác liên doanh, người nắm giữ cổ phiếu, trái phiếu Trong cuộc kiểm toán các nghiệp vụ và các số tiền trong chu kỳ, kiểm toánviên phải thận trọng khi bảo đảm là các quy định có tính pháp lý quan trọngtrong huy động và sử dụng nguồn vốn có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính đãđược thực hiện đúng đắn, công khai đầy đủ trên các báo cáo

- Trong quá trình kiểm toán các nghiệp vụ của chu kỳ huy động vốn vàhoàn trả, kiểm toán viên đồng thời phải kiểm toán các phí tổn tiền lãi liênquan và tiền lãi phải trả với các khoản nợ chịu lãi và kiểm toán các tài khoản

cổ tức đối với vốn góp liên doanh, vốn cổ đông

* Phương pháp luận để đánh giá chu trình huy động và hoàn trả:

Đánh giá rủi ro kiểm soát của chu kì huy động vốn và

hoàn trả.

Thiết kế các cuộc khảo sát Kiểm soát, các cuộc khảo sát chính thức về nghiệp vụ và các thủ tục phân tích của

chu kì huy động vốn và hoàn trả.

Thiết kế và thực hiện các thủ tục phân tích đối với số dư của chu kì huy động vốn và hoàn trả.

Thiết kế các khảo sát chi

ti ế t của số dư của các tài

Các thủ tục phân Quy mô mẫu Các khoản mục được chọn

Thời gian Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro cố hữu

của phiếu nợ phải trả

4 Đánh giá tính trọng yếu, rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát của chu trình

* Rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát

- Áp lực phải trình bày thấp vốn vay nhằm tăng khả năng thanh toán củadoanh nghiệp

- Áp lực hạ thấp lãi vay để tăng lợi nhuận của doanh nghiệp

5 Mục tiêu kiểm toán chu trình huy động và hoàn trả

- Các nghiệp vụ góp vốn đã ghi sốđại diện cho số tiền, tài sản đãnhận góp trong kỳ

- Các nghiệp vụ hoàn trả đã ghi sổđại diện số tiền đã thanh toán vốngóp, tiền lãi

TK vay ngắn hạn, dài hạn,

TK nguồn vốn KD, TK lợinhuận chưa phân phối đạidiện số tiền vay của DN,nguồn vốn kinh doanh của

DN tại thời điểm lập bảngCĐKT

2 Tính

trọn vẹn

Các nhiệm vụ huy động vốn vàthanh toán đã xảy ra trong kỳ phảiđược ghi sổ đầy đủ

Số dư tài khoản vay là đạidiện đầy đủ số tiền vayphải trả tại thời điểm lậpBảng cân đối kế toán Số

dư tài khoản nguồn vốnkinh doanh đại diện số vốn

đã huy động tại thời điểmlập Bảng cân đối kế toán

phải trả các khoản nợ đã ghi sổ

Các TK nợ phải trả tại thờiđiểm lập bảng CĐKT làkhoản nợ mà công ty cótrách nhiệm phải trả

vốn và hoàn trả lãi phải được ghi

sổ chính xác đúng với giá trị của

và hoàn trả phải phù hợp với sự

trình bày, phân loại trên BCTC

theo qui định

Số dư TK vay, nợ phảiđược trình bày, phân loạiđúng đắn và hợp lý trênBCTC

PHẦN II: KIỂM TOÁN PHIẾU NỢ PHẢI TRẢ

TK 111,112 TK311,341 TK111,112 TK 642,241 bằng tiền Trả lãi tiền vay

Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ vay tăng cuối kỳ

Hình2: Sơ đồ mối quan hệ giữa các tài khoản liên quan đến kế toán tiền vay

* Phiếu nợ phải trả là một món nợ có tính pháp lý đối với chủ nợ, có thể

có tài sản bảo kê hoặc không có tài sản bảo kê

* Phiếu nợ được viết cho nhiều mục đích khác nhau như:

+ Thanh toán với ngân hàng

+ Thanh toán với tổ chức tín dụng

+ Thanh toán với cá nhân (cổ đông, chủ đầu tư )

+ Thanh toán với đơn vị khác (liên doanh, góp vốn )

* Các nguồn vốn vay được thực hiện thông qua các khế ước, hoặc hợpđồng vay vốn giữa doanh nghiệp và chủ cho vay Do vậy các khoản thanhtoán vốn gốc và tiền lãi trên các phiếu nợ phải được thực hiện phù hợp vơíphương thức của hợp đồng hoặc khế ước vay nợ Có khoản vay ngắn hạn vàdài hạn, tuỳ thuộc vào thời hạn vay của từng khế ước hoặc hợp đồng

* Đối với các khoản vay ngắn hạn, thanh toán vốn gốc và tiền lãithường chỉ quy định khi nợ đến hạn, nhưng đối với các khoản vay trên 90ngày, phiếu nợ thường yêu cầu các khoản thanh toán tiền lãi hàng tháng hayhàng quí

* Nguyên tắc quán triệt về các khoản vay là:

+ Tiền vay phải được sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả (ví dụnhư vay để đầu tư cho tài sản cố định phục vụ sản xuất kinh doanhthì không thể dùng để đầu tư hoặc góp vốn với một đơn vị khác.Điều muốn nói ở đây là phải sử dụng tiền vay đúng việc, đúng mụcđích và có hiệu quả)

+ Tiền vay phải được đảm bảo bằng vật tư, hàng hoá và chi phí cógiá trị tương đương

+ Tiền vay phải được hoàn trả đầy đủ và đúng hạn cả gốc và lãi vay

1 Khái quát về các tài khoản(Hình 3)

tiền lãi tiền lãi

Khảo sát các khoản vay và trả nợ vay cả gốc và lãi tiền vay liên quanđến khảo sát các quá trình mua hàng, quá trình thanh toán và quá trình khảosát các nghiệp vụ về tiền Do vậy khi kiểm toán, kiểm toán viên cần xem xétkết hợp kiểm toán các quá trình liên quan đến tiền vay

Điều không được làm là bao hàm các khảo sát về các khoản thanh toánvốn góp và tiền lãi như một phần của cuộc kiểm toán chu kì mua vào vàthanh toán (diễn giải một cách đơn giản hơn là: mua vào thì phải vay (huyđộng) còn thanh toán - trả lãi vay và thanh toán vốn gốc (hoàn trả) Vì cáckhoản thanh toán đó đựoc phản ánh trên sổ nhật ký chi tiền mặt Nhưng dotính tương đối không thường xuyên của chúng, trong nhiều trường hợpkhông có nghiệp vụ vốn nào được đưa vào các khảo sát một mẫu gồm nhiềunghiệp vụ Do đó khảo sát những nghiệp vụ này như một phần của chu kìhuy động vốn và hoàn trả cũng là điều bình thường

2 Các mục tiêu kiểm toán

Các mục tiêu kiểm tra của kiểm toán viên về các phiếu nợ phải trả là đểxác định liệu:

* Cơ cấu kiểm soát nội bộ đối với phiếu nợ phải trả có đầy đủ không (ví

dụ như sự phê chuẩn đúng dắn đối với việc phát hành phiếu nợ mới và gắnvới trách nhiệm như thế nào)

* Các nghiệp vụ của các phiếu nợ liên quan đến vốn gốc và tiền lãi cóđược phê chuẩn và ghi sổ đúng đắn như đã được định nghĩa bởi các mục tiêucủa các khảo sát chi tiết về nghiệp vụ hay không ?

* Khoản nợ của phiếu nợ phải trả và phí tổn tiền lãi tính dồn liên quan

có được trình bày đúng đắn theo như các mục tiêu của khảo sát chi tiết số dưkhông (mục tiêu quyền và nghĩa vụ có thể áp dụng cho phiếu nợ phải trảnhưng nó thường không phải là mối quan tâm quan trọng trong cuộc kiểmtoán)

3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (thử nghiệm tuân thủ)

Một trong các cách thức huy động vốn của đơn vị là đi vay vốn củangân hàng hay của các tổ chức, cá nhân khác Kiểm soát nội bộ đối với cáckhoản vay chủ yếu là thực hiện nguyên tắc " uỷ quyền và phê chuẩn" Cáckhoản vay phải được ghi (Lập) trong kế hoạch vay vốn, trong đó giải trình vềnhu cầu vay, mục đích sử dụng và phương án trả nợ tiền vay, trả lãi vay Kếhoạch vay phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt Việc quản lý các khoảnvay phải tổ chức theo dõi chi tiết tình hình vay, trả theo từng chủ nợ và từngkhoản vay Định kỳ số dư nợ vay phải được đối chiếu với các chủ nợ

Các thủ tục khảo sát nội bộ ở đây bao gồm:

* Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ: Chủ yếu dựa vào quan sát, tìm hiểu để

mô tả cơ cấu kiểm soát nội bộ hiện hành của khách hàng ( bằng bảng tườngthuật hay bằng lưu đồ)

* Xem xét về các qui định phân công và uỷ quyền trong quản lý tiềnvay có được thực hiện hợp lý và đảm bảo nguyên tắc hay không

*Xem xét về việc phân nhiệm rõ ràng và đúng nguyên tắc "Bất kiêmnhiệm" giữa các việc phê duyệt, việc thực hiện thu chi và việc ghi sổ kế toán

về tiền vay hay không

Dựa vào kết quả khảo sát đối với kiểm soát nội bộ nói trên, kiểm toánviên đánh giá lại mức độ rủi ro kiểm soát và điều chỉnh chương trình kiểmtoán cho phù hợp

Cũng cần lưu ý là đối với các khoản vay dài hạn thường trong năm phátsinh không nhiều và lại với số tiền lớn, nên việc thực hiện khảo sát kiểm soátthường kết hợp trong cùng quá trình khảo sát cơ bản

4 Các khảo sát cơ bản (thử nghiệm cơ bản)

a) Các khảo sát nghiệp vụ

Các khảo sát của nghiệp vụ phiếu nợ phải trả bao gồm việc phát hànhcác phiếu nợ và hoàn trả vốn gốc và tiền lãi Các khảo sát kiểm toán là mộtphần của các khảo sát nghiệp vụ các khoản thu tiền mặt và chi tiền mặt Cáckhảo sát bổ sung của nghiệp vụ thưòng được thực hiện như một phần của cáckhảo sát chi tiết số dư vì tính trọng yếu của từng nghiệp vụ cụ thể.

Các khảo sát nghiệp, phiếu nợ phải và tiền lãi liên quan phải chú trọngvào việc khảo sát quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng được đề cập ở phầntrên Ngoài ra, việc thu và chi đúng số tiền (sự đánh giá) cũng được nhấnmạnh

Cụ thể các khảo sát nghiệp vụ phiếu nợ phải trả (tiền vay) tập trungvào những vấn đề chủ yếu sau đây:

Bảng 1: Khảo sát nghiệp vụ phiếu nợ phải trả và tiền lãi

2.Sự phê chuẩn

đúng đắn

Xem xét việc phê chuẩn thủ tục, chứng từ, hợp đồngkhế ước vay của đơn vị vay và ngân hàng cho vay cóđúng đắn hay không về số tiền vay lãi suất, thời hạnvay, phương thức hoàn trả, lãi sau thế chấp

Việc kiểm soát các nghiệp vụ phê chuẩn các thủ tụcvay tiền được kiểm toán viên khảo sát đối với từng hợpđồng hoặc khế ước vay

3.Tính đầy đủ Khảo sát quá trình hạch toán các khoản tiền vay trên sổ

kế toán có đúng đắn và đầy đủ không

4.Sự đánh giá

- Khảo sát quá trình việc hoàn trả vốn vay và tiền lãi,kiểm toán viên cần chú ý đến việc tính toán các khoảnlãi và vốn vay phải trả trong từng kỳ có đúng đắn vàphù hợp với hợp đồng và khế ước hay không

- Việc mở các sổ phụ (sổ chi tiết) để theo dõi chi tiếttheo từng đối tượng cho vay cũng thật cần thiết đối vớidoanh nghiệp Vậy doanh nghiệp có thực hiện đúng đắn

và đầy đủ không Ngoài ra việc ghi đúng số tiền vay, tỷsuất lãi vay, thời hạn vay cũng cần được kiểm toán viênnhấn mạnh khi kiểm toán

5.Sự phân loại

Xem xét việc mở các tài khoản và phân loại cáckhoản vay(ngắn hạn, dài hạn ) hoặc chuyển từ tài khoảnvay dài hạn đã đến hạn trả sang mục vay ngắn hạn cóđúng không

6.Thời hạn

Xem xét việc ghi sổ các khoản vay và trả nợ vay cóđúng với thời gian vay vốn và hoàn trả lãi vay được ghitrên hợp đồng, khế ước vay hay không, quá trình việchoàn trả vốn vay và tiền lãi có đúng không Các khoảnthanh toán định kì tiền lãi vay và tiền gốc vay đượckiểm toán viên xem xét cùng với khảo sát quá trình thu,chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Khảo sát quá trình quy đổi ngoại tệ vay có đúngchế độ và tỷ giá ngoại tệ của từng kỳ hay không Việckhảo sát đó được kiểm toán viên xem xét quá trình mà

kế toán ở đơn vị đánh giá số vay bằng ngoại tệ theo tỷgiá thực tế tại cuối mỗi kỳ hạch toán có được thực hiệnkhông và tỷ giá quy đổi trong việc đánh giá lại đó cóphù hợp với thực tế tỷ giá của Ngân hàng nhà nướccông bố hay không

Nếu có những dấu hiệu kiểm tra độc lập của bảnthân đơn vị về những vấn đề liên quan đến hạch toántiền vay thì kiểm toán viên cũng có thêm cơ sở để xácđịnh mức độ tin cậy về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệthống kế toán của đơn vị

Thông thường các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vay vốn khôngphải là thường xuyên và nhiều nên viẹc khảo sát nghiệp vụ có thể được kiểmtoán viên xem xét đối với từng nghiệp vụ cá thể có số tiền trọng yếu

b) Các khảo sát chi tiết số dư

Điểm bắt đầu bình thường của cuộc kiểm toán phiếu nợ phải trả là bảngliệt kê phiếu nợ phải trả và tiền lãi tính dồn do khách hàng cung cấp cho

kiểm toán viên Một bảng liệt kê điển hình được trình bày trên hình 4 Bảng

liệt kê thông thường gồm các thông tin chi tiết của tất cả các nghiệp vụ xảy

ra trong năm của vốn gốc và tiền lãi, các số dư đầu kỳ và cuối kỳ của phiếu

nợ và tiền lãi phải trả và thông tin miêu tả về các phiếu nợ Thí dụ như ngàyđến hạn, lãi suất và tài sản bị thế chấp như vật cầm cố

Khi có nhiều nghiệp vụ liên quan đến phiếu nợ trong năm thì không thể

có thông lệ là có được bảng liệt kê như hình thức được trình bày trên hình 4

Trong trường hợp đó kiểm toán viên có khả năng yêu cầu khách hàng lậpmột bảng liệt kê chỉ gồm những phiếu nợ nào có số dư chưa thanh toán vàongày cuối năm Bảng này trình bày một sự mô tả về từng phiếu nợ, số dưcuối kỳ của nó và số tiền lãi phải trả vào lúc cuối năm, kể cả vật cầm cố vàlãi suất Cụ thể các thông tin chi tiết trên bảng liệt kê đó thường gồm số dưđầu kỳ, ngày vay, ngày đến hạn, lãi suất, tiền lãi phải trả chi tiết cho từngkhoản tền vay (từng hợp đồng, khế ước vay) Trường hợp doanh nghiệp cónhiều khoản vay(vay ngắn hạn, vay dài hạn, vay ngoại tệ.) thì cần phải lậpbảng liệt kê chi tiết từng loại vay

Hình 4: Bảng liệt kê phiếu nợ phải trả và tiền lãi tính dồn.

Công ty ABC Phiếu nợ phải trả 31/12/x5

Người được

thanh toán

Ngày

Số tiền vay

Tiền vay gốc Tiền lãi vay

Kỳ Đếnhạn đầu kỳSố dư Tăng Giảm Số dư cuốikỳ Lãi suấtphải trả Số dư đầukỳ tính

x6

31/10/

x6

10.000 20.000

30.000

10.000

20.000 (2)

30.000 (2)

10.000 (3) -0-(4)

20.000 (4)

30.000 (4)

(3) Kiểm tra đối chiếu với các phiếu (giấy) chi tiền đã chi trả vay và tiền lãi vay đã trả.

(4) Đối chiếu với bảng xác nhận của ngân hàng (5) Đối chiếu với sổ cái tổng hợp tiền vay (6) Tính lại phí tổn lãi vay, để đối chiếu (7) Đối chiếu

Bảng liệt kê AA-4 Ng y ày Người lập DB 12/1/x6

Người phê chuẩn JL 12/1/x6

Các mục tiêu và các thủ tục kiểm toán thông thường được tổng hợp trênbảng 2 Bảng liệt kê của phiếu nợ phải trả là một khung tham chiếu đối vớicác thủ tục Số lượng cuộc khảo sát phụ thuộc nặng nề vào tính trọng yếucủa phiếu nợ phải trả và tính hiệu qủa của cơ cấu kiểm soát nội bộ.

Ba mục tiêu quan trọng nhất của phiếu nợ phải trả là:

* Các phiếu nợ phải trả hiện có đều được bao hàm (tính đầy đủ)

* Các phiếu nợ phải trả trên bảng liệt kê được đánh giá đúng đắn (sựđánh giá)

* Các phiếu nợ phải trả được công khai đúng đắn (sự công khai)

Hai mục tiêu đầu là quan trọng vì một sai số có thể là trọng yếu nếu cómột phiếu nợ bị bỏ sót hoặc bị báo cáo sai Sự công khai là quan trọng vì cácnguyên lý kế toán đã được thừa nhận đòi hỏi các ghi chú phải mô tả đầy đủcác phương thức của phiếu nợ phải trả còn hiệu lực và tài sản được thế chấpnhư vật cầm cố của món nợ đó Nếu có những hạn chế đáng kể về các mặthoạt động của công ty bị quy định theo nợ vay Ví dụ như những điều khoản

về số dư đền bù hoặc những hạn chế về việc thanh toán cổ tức thì nhữngđiều này cũng phải được công nhận trên phần ghi chú Tuy nhiên khi khảosát chi tiết số dư phiếu nợ phải trả, kiểm toán viên còn muốn thoả mãn nhiềumục tiêu khác nữa

Bảng 2: Khảo sát chi tiết số dư phiếu nợ phải trả và tiền lãi

Các khảo sát chi tiết phổ biến Lời bình

- Tính lại phí tổn tiền lãi gần đúng dựa trên các lãi suất trung bình và toàn bộ phiếu nợ phải trả hàng tháng.

- So sánh phiếu nợ cá thể còn hiệu lực với năm trước.

- So sánh tổng số dư phiếu nợ phải trả, phí tổn tiền lãi và tiền lãi tính dồn

- Các khảo sát bổ sung

về phí tổn tiền lãi và tiền lãi tính dồn thường không cần thiết nếu các thủ tục phân tích không