thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại xí nghiệp dược phẩm tw ii

Công nghệ sản xuất và tổ chức sản xuất tại xndptII : Xí nghiệp dợc phẩm trung ơng II nằm trên một khu đất với diện tích gần 12000m, bao gồm các phân xởng, kho bãi, nhà cửa đội ngũ cán bộ

Phần I Tổng quan về Xí nghiệp dợc phẩm Trung Ương II.

1 Sơ lợc lịch sử hình thành và phát triển của Xí nghiệp :

Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương II, đóng tại số 9 Trần Thánh Tông - Quận Hai bà Trng - Hà Nội, là một xí nghiệp thành viên của Tổng Công Ty Dợc Việt nam trực thuộc Bộ Y tế

Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương II hiện nay tiền thân là xởng bào chế dợc phẩm của cục quân y có nhiệm vụ sản xuất thuốc phục vụ quân đội Theo quyết định ra ngày 7/01/1960, xởng bào chế quân dợc này đợc cấp trên có kế hoạch bàn giao sang Bộ Y tế và xây dựng thành Xí nghiệp Dợc phẩm 6-1

Ngày 30-12-1960, Xí nghiệp đợc đổi tên một lần nữa thành Xí nghiệp Dợc phẩm số 2, thuộc Tổng công ty Dợc Việt Nam

Đầu năm 1985, công trình xây dựng Xí nghiệp Dợc phẩm 6-1 hoàn thành trên diện tích 12,000 m2 tại số 9 Trần Thánh Tông Hà nội Máy móc, thiết bị và dụng cụ hóa chất của Xí nghiệp do nhà máy Hóa dợc phẩm số I Matxcơva và Xí nghiệp Dợc phẩm Lêningrat giúp đỡ

Qua một quá trình hoạt động lâu dài và liên tục hoàn thành kế hoạch Nhà nớc giao năm 1985, Xí nghiệp Dợc phẩm số 2 đợc Nhà nớc trao tặng danh hiệu Đơn vị Anh hùng Cũng trong thời gian này, Xí nghiệp đợc đổi tên thành Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương II (tên hiện nay của Xí nghiệp) Đây cũng là một mốc đánh dấu sự trởng thành của Xí nghiệp

Từ sau đại hội Đảng, nền kinh tế chuyển từ cơ chế quản lý tập trung sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc Cũng nh các Xí nghiệp Quốc doanh lúc đó, Xí nghiệp gặp không ít những khó khăn

Theo Quyết định số 388/HĐBT ngày 7-5-1992, Xí nghiệp đợc công nhận là một doanh nghiệp Nhà nớc và trở thành một đơn vị hạch toán độc lập

Xí nghiệp tự chủ động hoàn thành các chỉ tiêu theo pháp lệnh do Nhà nớc và

Bộ Y tế giao đã chuyển sang hình thức tự do sản xuất kinh doanh, chủ động tìm bạn hàng, sản xuất sản phẩm, tự chủ về Tài chính Xí nghiệp nhanh chóng thích nghi và vì vậy, chỉ trong một thời gian ngắn, đã khẳng định vị trí vững chắc của mình trên thị trờng

Hiện nay, xí nghiệp là một trong những đơn vị hàng đầu trong các khối

giành đợc danh hiệu hàng việt nam chất lợng cao tại hội chợ triển lãm về hàng tiêu dùng Với những thành tích đã đạt đợc, xí nghiệp đã đón nhận nhiều huân huy chơng, và quan trọng hơn là sự tin tởng của khách hàng vào chất lợng sản phẩm của xí nghiệp.

2 Công nghệ sản xuất và tổ chức sản xuất tại xndptII :

Xí nghiệp dợc phẩm trung ơng II nằm trên một khu đất với diện tích gần 12000m, bao gồm các phân xởng, kho bãi, nhà cửa đội ngũ cán bộ công…nhân viên xí nghiệp hiện nay trên dới 500 ngời trong đó có trên 120 ngời có trình độ đại học

Do tính chất của sản phẩm mà xí nghiệp sản xuất: đó là các loại thuốc

và dịch truyền có liên quan đến sức khoẻ và tính mạng của cong ngời nên việc

bố trí sản xuất của xí nghiệp phải đảm bảo tính khép kín và tuyệt đối vô trùng Với nhiều mặt hàng đợc sản xuất, dựa trên một số đặc điểm chung của xí nghiệp chia làm 3 phân xởng sản xuất chính:

Phân xởng sản xuất tiêm, phân xởng sản xuất viên và phân xởng chế phẩm cùng với một phân xởng sản xuất phụ

Đối tợng hạch toán chi phí sản xuất của xí nghiệp là chi tiết theo từng phân xởng và trong từng phân xởng chi tiết theo sản phẩm, mục đích là để thích hợp quy trình công nghệ, đặc điểm tổ chức sản xuất và đặc trng của sản phẩm Trớc năm 1995, để phục vụ cho nhu cầu tính giá thành sản phẩm, toàn bộ chi phí sản xuất của xí nghiệp đợc tập hợp theo 9 khoản mục bao gồm

- Nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất

- Vật liệu phụ dùng vào sản xuất

- Động lực dùng vào sản xuất

- Nhiên liệu dùng vào sản xuất

- Tiền lơng công nhân viên sản xuất

- Trích BHXH, BHYT, BHCĐ

- Khấu hao máy móc, thiết bị chuyên dùng

- Chi phí quản lý phân xởng

- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Sau khi có Quyết định số 1411-TC/CĐKT ngày 1-1-1995 của bộ tài chính, xí nghiệp đã tiến hành phân chia lại chi phí theo 3 khoản mục:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Chi phí nhân công trực tiếp.

- Chi phí sản xuất chung

đối tợng tính giá thành trong mối quan hệ với đối tợng hạch toán chi phí sản xuất là theo loại sản phẩm Xí nghiệp dptII sử dụng phơng pháp trực tiếp để tính giá đây là phơng pháp đơn giản, dễ làm, phù hợp với hoạt động

và đặc điểm kinh doanh của nghành dợc Do đặc điểm sản xuất có tính ổn

định, chu kỳ sản xuất ngắn liên tục, phù hợp với kỳ thực hiện chi phí sản xuất nên hiện nay chu kỳ tính giá của xí nghiệp là hàng tháng

Các phân xởng chính trong xí nghiệp

Xí nghiệp Dợc phẩm bao gồm 4 phân xởng, trong đó có ba phân xởng sản xuất ba loại sản phẩm chính và mỗi phân xởng này lại bao gồm nhiều công đoạn sản xuất

2.1 Phân xởng thuốc tiêm:

Chuyên sản xuất các loại thuốc tiêm, dịch truyền Ví dụ: các loại Vitamin, thuốc kháng sinh, thuốc bổ, giảm đau, Glucoza 30%, Dịch truyền muối 0.9% mỗi loại thuốc phân chia theo công dụng

Quy trình sản xuất tại Phân xởng thuốc tiêm

Dây truyền ống 1ml

Nguyên liệu

Dây truyền 2 áp dụng cho các loại ống có dung tích: 250ml, 500ml

ống rỗng

Đóng gói

Đóng ống Pha chế

ống rỗng

Soi-in

Đóng ống Pha chếRửa ống

Nguyên liệu

Các tổ ứng với công đoạn sản xuất:

Tổ cắt: định dạng ống tiêm cho phù hợp với yêu cầu hàm lợng thuốc

Tổ rửa ống: rửa, hấp, làm sạch trớc khi đóng thuốc

Tổ ủ ống tiêm: là chặng đầu khử ứng lực ống tiêm, đảm bảo yêu cầu quy trình công nghệ trong sản xuất

Tổ pha chế: pha chế thuốc và đa vào các ống, lọ theo từng đợt sản xuất, lô sản xuất

Tổ soi in: tiến hành soi các ống thuốc tiêm để loại bỏ các ống không

đảm bảo tiêu chuẩn chất lợng trớc khi in nhãn mác

Tổ kiểm tra - đóng gói: kiểm tra lại sản phẩm về hình thức mẫu mã, chất lợng trớc khi đóng gói vào các hộp nhỏ

Tổ giao nhận: tiến hành kiểm nhận các lô hàng từ khâu trớc chuyển

đến, cho vào kho hoặc chuyển thẳng sang khâu tiếp

Tổ đóng gói thành phẩm: đóng bao bì bên ngoài các kiện lớn để chuyển cho khách hàng

2.2 Phân xởng thuốc viên:

Sản xuất các loại thuốc viên dới dạng nén hoặc viên con nhộng Ví dụ: các Vitamin B1, B6, C , kháng sinh, các loại viên dợc liệu Becberin, Senvong

Phân xởng này bao gồm các tổ nh: tổ xay rây, tổ pha chế, tổ dập viên, 3

tổ gói, tổ kiểm tra, tổ văn phòng Đây là phân xởng sản xuất quan trọng nhất của xí nghiệp, lợng sản phẩm hàng tháng làm ra nhiều nhất

Sơ đồ quy trình sản xuất phân xởng thuốc viên

Tại phân xởng này bao gồm các công đoạn sản xuất sau:

- Xay rây: từ các nguyên liệu thô ban đầu, tổ xay rây sẽ tiến hành sơ chế để phục vụ cho công đoạn tiếp theo

- Pha chế: đây là công đoạn quan trọng vì nó ảnh hởng trực tiếp đến hàm lợng của thuốc đợc sản xuất

- Vào vỉ, dập viên: sau khi đợc pha chế, các loại bột dợc liệu đợc dập thành viên nén hoặc viên bao (viên con nhộng) rồi cho vào lọ hoặc đợc dập vào vỉ

- Các khâu kiểm tra, đóng gói, giao nhận, đóng gói thành phẩm đợc tiến hành nh phân xởng tiêm

2.3 Phân xởng chế phẩm:

Chức năng của phân xởng là sản xuất các sản phẩm phục vụ cho các khâu khác của xí nghiệp nh pha chế, đóng hộp và có cả sản phẩm nh: tinh dầu, cao xoa, thuốc mỡ, thuốc nớc

Sơ đồ công đoạn nh sau:

2.4 Phân xởng cơ khí:

Có chức năng sửa chữa thờng xuyên, định kỳ, sửa chữa lớn, nhỏ các h hỏng máy móc thiết bị cho các phân xởng và phòng ban Phân xởng cơ khí bao gồm các tổ nh tổ điện, nồi hơi, gò hàn, điện sửa chữa, chân không khí nén, văn phòng

Nguyên vật

liệu

Xử lý: rửa, xay, chặt

Sấy khôKiểm tra

Kiểm tra

đóng gói

Giao nhận

Đóng gói thành phẩm

3 Bộ máy quản lý của xí nghiệp DPTƯ II :

Sơ đồ bộ máy của Xí nghiệp đợc tổ chức nh sau

Sơ đồ trên cho thấy Xí nghiệp tổ chức quản lý theo phơng pháp trực tuyến và theo từng cấp Điều này sẽ đợc làm rõ hơn khi xem chức năng nhiệm

vụ của từng bộ phận

*Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

3.1 Giám đốc: Là ngời phụ trách chung, quản lý Xí nghiệp về mọi mặt

hoạt động, là ngời chịu trách nhiệm trớc cấp trên về các hoạt động của Xí nghiệp mình Giám đốc quản lý và kiểm tra mọi phần hành thông qua sự trợ giúp của hai phó giám đốc và các trởng phòng và có thể xem xét trực tiếp từng nơi khi cần thiết

3.2 Phó giám đốc: Là ngời giúp đỡ Giám đốc quản lý các mặt hoạt

động và đợc uỷ quyền trong việc ra quyết định thay mặt giám đốc khi giám

PX Thuốc tiêm

PX Thuốc viên

PX chế phẩm

PX cơ khí

Ban quản lý công trình

Phòng

Y Tế Phòng Bảo vệ

Phòng Thị Trư

ờng

Phòng Tài chính

kế toán

Phòng

đảm bảo chất lư

ợng

Phó giám đốc phụ trách nghiên cứu kỹ thuật, quản lý các phòng:

+ Phòng nghiên cứu triển khai

3.3 Phòng nghiên cứu triển khai: có 2 nhiệm vụ chính:

- Nghiên cứu các mặt hàng xí nghiệp đang sản xuất, tuổi thọ các mặt hàng này, mức độ sai hỏng của các mặt hàng (nếu có)…

- Cùng với phòng thị trừơng nghiên cứu nắm bắt sản phẩm mới, nghiên cứu trên giác độ thí nghiệm để từ đó triển khai ứng dụng xuống sản xuất

3.4 Phòng KCS:

- Kiểm tra nguyên liệu đầu vào và xem xét nguyên liệu có đảm bảo tiêu chuẩn dợc điển hay không Nguyên liệu đủ tiêu chuẩn mới cho phép phòng kế hoạch cung ứng nhập kho Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ kiểm tra các thành phẩm và thành phẩm bán ra

- Tổ chức xắp xếp bộ máy nhân sự trong xí nghiệp

- Tổ chức lao động tiền lơng: tuyển dụng lao động, tổ chức năng suất, tiền lơng chế độ, định mức sản xuất

- Thờng xuyên nắm bắt tình hình để cải tiến hệ thống tổ chức và quản

lý nhân sự trong quá trình phát triển của xí nghiệp

3.7 Phòng thị trờng: nắm bắt thị hiếu thị trờng, thực thi các chính

sách marketing nhằm mở mang thị trờng, thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm

Hiện nay, Xí nghiệp sản xuất các loại thuốc tiêm thuốc viên, dịch truyền, cao xoa, hóa chất theo yêu cầu của thị trờng Ngoài ra còn một số thuốc gây nghiện, có độc tính cao cần đợc quản lý chặt chẽ chỉ sản xuất theo chơng trình của Nhà nớc.

Với các máy móc thiết bị do Liên Xô cũ cung cấp và viện trợ đạt công suất trên 200 triệu thuốc viên và 10 triệu ống thuốc tiêm/năm

Đến nay đã đạt công suất gần 2 tỷ thuốc viên và 100 triệu thuốc tiêm/ năm và hàng tấn dung môi hoá chất để đáp ứng thị trờng thuốc trong và ngoài nớc Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương 2 đóng góp 1/5 sản lợng tiêu thụ hàng năm trong tổng sản lợng của 20 thành viên thuộc Tổng Công ty Dợc, xứng

đáng là một trong những đơn vị đứng đầu ngành Dợc Việt nam bao gồm thuốc viên, thuốc tiêm, dịch truyền, vitamin, kháng sinh…

Hàng tháng, xí nghiệp sản xuất trung bình là 50 loại thuốc tiêm, 95 loại thuốc viên, 5 loại cao xoa thuốc nớc Trải qua quá trình kinh doanh lâu dài, sản phẩm của xí nghiệp đã giành đợc uy tín lớn trên thị trờng và đợc tiêu thụ mạnh Nhiều mặt hàng có doanh thu lớn, ví dụ: ampicilin, amoxcilin, vitamin B1, vitamin C, cloxit (thuốc nén), vitamin B1 và vitamin B2 (thuốc tiêm)

Bên cạnh mặt hàng truyền thống, xí nghiệp còn nghiên cứu sản xuất các mặt hàng mới nhằm góp phân chữa bệnh cho nhân dân, mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm Hiện nay, xí nghiệp đã nghiên cứu đợc trên 50 sản phẩm mới và đa ra thị trờng một số loại đã trở thành thông dụng: rotunda, rutin c, Doixilin số còn lại đang trong quá trình thử nghiệm, khi hoàn thành sẽ đ… ợc

đa ra thị trờng phục vụ ngời tiêu dùng

4.2 Thị trờng nguyên liệu đầu vào của xí nghiệp.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, để có thể tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đồng nghĩa với việc phải đảm bảo cho quy trình khép kín: cung ứng-sản xuất- tiêu thụ luôn trong trạng thái cân bằng để có thể bắt đầu quá trình sản xuất mà còn gián tiếp tác động tính kịp thời của tiêu thụ Do vậy, các doanh nghiệp cần duy trì đợc mối quan hệ thờng xuyên và ổn định với các nhà cung cấp

- Hàng tháng, để đáp ứng yêu cầu của yêu cầu của kế hoạch sản suất thì

xí nghiệp dợc phẩm trung ơng II phải mua một khối lợng lớn nguyên vật liệu

đầu vào và rất đa dạng hoá về chủng loại Nguồn cung cấp của xí nghiệp là các xí nghiệp công ty dợc liệu, dợc phẩm trong phạm vi cả nớc Có thể kể ra các nhà cung cấp thờng xuyên của xí nghiệp: Công ty dợc phẩm Trung Ương

I, công ty dợc phẩm Đông Nam á, hiệu thuốc Thanh Trì, Traphaco…

Trong đó công ty dợc phẩm Trung Ương I là công ty cấp một chuyên cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho các công ty, xí nghiệp thành viên của công ty dợc phẩm Việt Nam Xí nghiệp dợc phẩm Trung Ương II là khách hàng truyền thống và luôn đạt tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh số mua hàng tháng của các khách hàng Trung bình một tháng, xí nghiệp dợc phẩm

liệu trị giá từ 1,8 tỷ đến 3 tỷ đồng Chúng ta có thể đánh giá phần trăm tỷ trọng của từng nhà cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho xí nghiệp qua bảng thống kê số liệu của năm 2003.

Biểu thống kê doanh số mua vào của xí nghiệp trong năm 2003

Công ty dợc phẩm

Đông Nam á

Hiệu thuốc Thanh Trì

Công ty TNHH Vân Anh

4.3 Thị trờng tiêu thụ và phơng thức bán hàng

4.3.1 Thị trờng bán sản phẩm của xí nghiệp dợc phẩm Trung Ương II.

Để đảm bảo đợc tính liên tục của quá trình sản xuất và tính ổn định, kịp thời của quá trình cung ứng thì các doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện tốt khâu tiêu thụ Nếu khâu công việc này bị ứ đọng, tất yếu dẫn đến sự ngng trệ của hai khâu công việc nói trên Nh vậy, yêu cầu đặt ra với bất kỳ doanh nghiệp nào là phải luôn duy trì và phát triển các thị trờng truyền thống bên cạnh việc nghiên cứu, triển khai các thị trờng tiềm năng

Đối với xí nghiệp dợc phẩm Trung Ương II, hiện nay thị trờng tiêu thụ sản phẩm chủ yếu là các tỉnh phía Bắc

Từ phía Thanh Hoá trở ra có tới 50 đơn vị là khách hàng thờng xuyên của xí nghiệp của xí nghiệp với lợng mua của khách hàng lớn nhất là 300 triệu/ tháng, trung bình là 100 triệu

Khu vực từ Thanh Hoá tới Quảng Bình có khoảng tới 24 đơn vị, với ợng mua trung bình 150 triệu/ tháng

l-Xí nghiệp cũng có một số khách hàng tới xí nghiệp mua hàng trực tiếp nhng có tính chất không thờng xuyên.

Biểu thống kê doanh số mua của một số khách hàng thờng xuyên trong năm 2003

Công ty

d-ợc Nghệ An

4.3.2 Phơng thức tiêu thụ tại xí nghiệp.

Các hình thức bán hàng hiện nay mà xí nghiệp đang sử dụng là: bán hàng theo hợp đồng, đơn đặt hàng, bán trực tiếp cho cửa hàng, mở kiôt

Trong đó, phơng pháp giao bán trực tiếp hay bán hàng theo hợp đồng chiếm doanh số lớn, trung bình dao động từ 4,5 tỷ đồng/ tháng đến 5,2 tỷ

đồng/ tháng Còn doanh thu theo phơng thức gửi bán qua các cửa hàng và mở kiốt chỉ vào khoảng 750 triệu-dới 900triệu

Biểu minh hoạ bằng số liệu trích từ bảng tổng hợp thuế GTGT đầu ra“ ”

của năm 2003

Diễn giảiChỉ tiêu

Hàng bán tại xí nghiệp

Hàng bán tại 4 cửa hàng

Doanh thu cho thuê kiôt (VAT 10%)

Tổng cộng

Hiện nay, nền kinh tế đã chuyển hớng sang tự do cạnh tranh, tuy có sự kiểm soát chặt chẽ của nhà nớc và bộ y tế nhng không vì thế mà làm giảm đi sức cạnh tranh trên thị trờng Bên cạnh sự phát triển mạnh của các xí nghiệp dợc việt nam còn có nhiều hãng thuốc của nớc ngoài đợc phép tham gia vào thị trờng tân dợc Những nhân tố này cho thấy việc xí nghiệp cố gắng tồn tại

và phát triển ổn định nh hiện nay là điều đáng khâm phục Phác hoạ về sự phát triển của xí nghiệp 4 năm gần đây sẽ đợc biểu hiện qua biểu sau:

Từ bảng số liệu trên ta thấy, doanh số lúc tăng lúc giảm là do:

- Từ cuối năm 2000 doanh nghiệp do bị lấy đi một miếng đất 1.585 m2

để xây nhà tang lễ xí nghiệp quốc phòng Gây mất kho dự trữ, hạn chế việc kinh doanh

- Giữa năm 2000 và 2001 ngân sách giảm do nhà nớc thực hiện chế độ tiền thuế đất cộng với số đất mất đi

- Năm 2002 lợi nhuận giảm do giá cả trên thị trờng tăng, đầu vào sản suất tăng (nguyên vật liệu, tiền lơng, điện nớc ) nhng gía thuốc không đổi làm lợi nhuận hạn chế

- Năm 2003 xí nghiệp đầu t 2 dây truyến thuốc viên đạt GNP và dây truyền thuốc tiêm đạt GNP

- Hiện nay ngày càng nhiều các công ty dợc t nhân và các hãng dợc phẩm nớc ngoàI hoạt động ở thị trờng Việt Nam

Phần II thực trạng tổ chức hạch toán kế toán

tại xí nghiệp dptw II

I Tổng quan chung về tình hình kế toán của doanh nghiệp

1 Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán.

- ở xí nghiệp NVL xuất kho đợc tính theo giá thực tế bình quân gia quyền của tồn đầu kỳ và các lần nhập trong tháng

Giá thực tế xuất kho = số lợng NVL xuất kho * đơn giá thực tế bình quân

Do đặc điểm của xí nghiệp là một đơn vị sản xuất theo quy mô lớn, NVL nhiều chủng loại nhập từ nhiều nguồn, để thuận tiện cho việc quản lý,

kế toán sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để phản ánh sự biến động của nguyên vật liệu, phản ánh liêu tục về giá trị X-N-T của từng loại vật liệu, phơng pháp này theo dõi đợc chính xác tuy nhiên kế toán phải tốn nhiều thời gian

- Đối tợng chi phí sản xuất tại XN gắn liền với các đặc điểm về quy trình công nghệ và sản xuất sản phẩm Tại XN với quy trình công nghệ đơn giản theo kiểu liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn nên đối tợng tập hợp chi phí sản xuất theo từng phân xởng, trong mỗi phân xởng lại hạch toán chi phí cho mỗi loại sản phẩm

- Thành phẩm hoàn thành nhập kho đợc đánh giá theo giá thành sản xuất thực tế bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung Trong đó chi phí nguyên vật liệu gồm có NVL chính, NVL phụ, bột dợc liệu những khoản mục chi phí này đợc các kế toán của 3 phân xởng tiêm, viên, chế phẩm tập hợp theo số thực tế phát sinh trong tháng rồi chuyển

Giá thực tế

bình quân

Giá thực tế NVLtồn đầu kỳ

Giá thực tế NVLnhập trong kỳ+

Số lượng NVL tồn đầu kỳ

Số lượng NVL nhập trong kỳ+

=

lên phòng kế toán kế toán giá thành sẽ căn cứ trên các số liệu đó để tính giá thành nhập kho.

- Tại xí nghiệp, giá vốn thực tế thành phẩm xuất kho đợc tính bằng

ph-ơng pháp bình quân gia quyền (giá thực tế bình quân cuối kỳ) Cuối tháng hoặc sang đầu tháng sau, khi có giá nhập do kế toán giá thành chuyển sang thì kế toán tiêu thụ sẽ tiến hành tính giá xuất kho cho mỗi loại thành phẩm

Giá thực tế tồn đầu tháng + giá thực tế nhập trong thángGiá thực tế =

đơn vị xuất kho Số lợng tồn đầu tháng + số lợng nhập trong tháng

2 Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán nghiệp :

- Quy mô và nội dung tổ chức bộ máy kế toán tuỳ thuộc vào quy mô công tác kế toán, hình thức trình tự kế toán và nhu cầu thông tin của từng đơn

vị Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương 2 là một đơn vị có quy mô lớn, nguyên vật liệu từ nhiều nguồn và nhiều chủng loại, đặc điểm sản xuất phải qua nhiều khâu và kiểm duyệt gắt gao, sản phẩm đa dạng, cung cấp những thông tin về tính hiệu quả của xí nghiệp không chỉ cho Giám đốc mà còn cho cả Tổng công ty

- Phòng Tài chính kế toán của Xí nghiệp có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các mặt liên quan đến tình hình tài chính, kế toán và thống kê trong và ngoài

xí nghiệp Điểm khác với các đơn vị khác là phòng còn kiêm thêm chức năng làm thống kê nhằm có đầy đủ thông tin của Xí nghiệp, từ đó là cơ sở cho những đề xuất thích hợp với giám đốc, cải thiện sản xuất, kinh doanh

Phòng kế toán có liên quan chặt chẽ với các phòng ban và phân xởng khác

Hiện nay, để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh xí nghiệp đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ với phơng pháp kế toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên

Sơ đồ bộ máy kế toán tại xí nghiệp dợc phẩm Trung Ương II.

Phòng tài chính kế toán gồm 13 ngời, dới sự quản lý trực tiếp của kế toán trởng và một phó phòng kế toán Ngoài ra, còn có 4 nhân viên kinh tế ở

4 phân xởng với chức năng thu thập thông tin tại phân xởng cho kế toán ởng

tr-Trong phòng kế toán có sự phân công công tác cho kế toán viên, mỗi ngời phụ trách một phần hành kế toán nào đó tuy nhiên sự phân công này không phải là tách biệt mà có sự liên hệ chặt chẽ với nhau để đảm bảo tính chặt chẽ, đầy đủ của thông tin kế toán sau đây là chức năng và nhiệm vụ của từng ngời

2.1 Kế toán trởng.

Kế toán trởng có nhiệm vụ phụ trách chung mọi hoạt động trên tầm vĩ mô của phòng cũng nh phân xởng: tham mu tình hình tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh cho giám Đốc

Kế toán trưởng

KT Ngân

hàng

Thủ quỹ KT lương

Phân xưởng chế phẩm

Phân xưởng cơ điện

KT thanh toán

3 KT kho KT giá thành 2 KT tiêu

thụ Thu

ngân

Định kỳ Kế toán trởng phải dựa trên các thông tin từ các nhân viên trong phòng, đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ cho giám đốc và các

đối tợng có nhu cầu thông tin về tình hình tài chính của xí nghiệp (kiểm toán, ngân hàng, các chủ đầu t ) …

2.2 Phó phòng kế toán.

Phó phòng TC-KT xí nghiệp có nhiệm vụ nh là một kế toán tổng hợp,

cụ thể tổng hợp các thông tin từ các kế toán viên khác lên cân đối, báo cáo Phó phòng phụ trách hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các kế toán viên nh là nghiệp vụ kho, về giá thành, thanh toán, tiêu thụ Phó phòng kiêm nhiệm hai nhiệm vụ là đối nội và hạch toán ngoài ra phó phòng kế toán còn

có trách nhiệm xem xét các đề tài nghiên cứu (quản lý mặt tài chính của đề tài, kiểm tra tính hợp lý các khoản chi của đề tài ).…

2.4 Thủ quỹ.

Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý lợng tiền mặt tại két, nhận tiền vào ra Hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, cuối ngày, đối chiếu sổ quỹ với báo cáo quỹ do kế toán ngân hàng lập để kiểm tra sai sót, kiểm quỹ

2.5 Kế toán lơng.

Kế toán lợng phụ trách việc tính toán lơng cho tất cả các cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp dựa trên các chế độ chính sách và cách thức tính lơng cho từng đối tợng Kế toán lơng có đặc điểm liên hệ chặt chẽ với phòng Tổ chức

ở các vấn đề Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế, Kinh phí công đoàn

2.6.Kế toán kho.

Xí nghiệp Dợc phẩm trung ơng 2 có 3 kho và tơng ứng có 3 kế toán kho Các kế toán kho hàng ngày, hàng tháng vào sổ các hoá đơn, chứng từ liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, bao bì Cuối

tháng kế toán lên tổng hợp xuất, đối chiếu kiểm tra với sổ sách của thủ kho,

kế toán thanh toán

Kế toán phụ trách kho bao bì còn kiêm việc hạch toán Xây dựng cơ bản

ra giá thành toàn bộ, là cơ sở để định giá bán sản phẩm của xí nghiệp định kỳ

kế toán lập báo cáo giá thành theo khoản mục, yếu tố để lập lên nhật ký chứng từ số 7

Ngoài ra, kế toán giá thành còn có nhiệm vụ xem xét giá thành của các sản phẩm mới

2.8 Kế toán tiêu thụ.

Kế toán tiêu thụ đợc chia thành 2 phần hành do hai kế toán viên đảm nhận:

2.8.1.Kế toán thành phẩm: có nhiệm vụ theo dõi, tập hợp các chứng từ

liên quan đến việc nhập xuất kho thành phẩm theo các mục đích khác nhau Sau đó phản ánh vào các bảng kê có liên quan

2.8.2 Kế toán tiêu thụ: tập hợp các hoá đơn chứng từ liên quan đến

khâu tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp, ghi sổ Hàng tháng, trớc ngày 10, kế toán tiêu thụ lập báo cáo thuế GTGT Đầu ra đồng thời dựa trên báo cáo thuế GTGT của kế toán ngân hàng và báo cáo thuế GTGT đầu vào của kế toán thanh toán với ngời bán để lên báo cáo tổng hợp thuế GTGT phải nộp của xí nghiệp

2.9 Kế toán thanh toán.

Kế toán thanh toán kiểm tra các hoá đơn, chứng từ mà phòng cung ứng, kho nộp lên để phản ánh ghi sổ các nghiệp vụ Định kỳ, kế toán thanh toán lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào để cùng với báo cáo thuế của kế toán tiêu thụ lập thành báo cáo GTGT phải nộp

Ngoài ra, kế toán thanh toán còn theo dõi tình hình thanh toán các khoản tạm ứng cho khách hàng, công nhân viên, thanh toán lơng, thu bảo

hiểm Cho cán bộ công nhân viên Ngời có quyền quyết định duy nhất đối với các khoản chi tạm ứng lớn nhỏ là kế toán trởng.

2.10 Nhân viên kinh tế phân xởng.

Hàng tháng, nhân viên kinh tế phân xởng phối hợp cùng các kế toán kho, kế toán giá thành để lên tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu, phục vụ cho sản xuất Nhân viên kinh tế phân xởng còn quản lý lao động của phân xởng Nhân viên kinh tế phân xởng phải thông tin kịp thời cho kế toán trởng các tình huống đột xuất ở phân xởng để có biện pháp xử lý kịp thời

3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán tại Xí nghiệp.

Hệ thống tài khoản kế toán cung cấp các thông tin khách quan về quá trình tái sản xuất những nội dung cần thiết cho quản lý của Nhà nớc nh hệ thống các khoản nộp, giá cả, chính sách về tài chính tín dụng của doanh nghiệp

Với ý nghĩa trên, Xí nghiệp Dợc phẩm Trung ơng II sử dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính Ngoài ra còn một

số tài khoản mới đợc bổ sung nh TK 133: thuế GTGT đợc khấu trừ, TK 3331: thuế GTGT phải nộp

Nhằm phục vụ yêu cầu quản lý về quá trình kinh doanh, Xí nghiệp

đăng ký với Bộ Tài chính hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2

1121: Tiền gửi ngân hàng tại NH Công Thơng Việt nam

1122: Tiền gửi ngân hàng tại NH Ngoại Thơng Việt nam

15222: Vật liệu phụ.

1523: Nhiên liệu (xăng, dầu )

1524: Phụ tùng (vòng bi, dây curoa )

1525: Vật liệu cho xây dựng cơ bản (Ximăng, sắt thép )

1527: Bao bì (chai lọ, túi đựng )

153: Công cụ dụng cụ

15311: Dụng cụ cơ khí tự chế

15212: Vật liệu rẻ tiền, mau hỏng

Loại TK4 - Nguồn vốn chủ sở hữu

411: Nguồn vốn kinh doanh

4111: Nguồn vốn kinh doanh lu động

4112: Nguồn vốn kinh doanh cố định

4113: Nguồn vốn kinh doanh liên doanh

Loại TK5 - doanh thu

511: Doanh thu bán hàng

5111: Doanh thu bán hàng hóa

5112: Doanh thu cho thuê cửa hàng

5113: Doanh thu khác

Loại TK6 - Chi phí sản xuất kinh doanh

621: Chi phí vật liệu trực tiếp

6211: Chi phí vật liệu trực tiếp phân bổ cho Xởng Tiêm.6212: Chi phí vật liệu trực tiếp phân bổ cho Xởng Viên.6213: Chi phí vật liệu trực tiếp phân bổ cho Xởng Hóa

TK 622, 627 cũng đợc chi tiết tơng tự

4/ Tổ chức hệ thống sổ kế toán.

Xí nghiệp là một đơn vị có quy mô lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ờng xuyên và đa dạng Bộ máy kế toán gồm những ngời có trình độ đại học chuyên ngành kế toán Chính vì vậy Xí nghiệp áp dụng hình thức tổ chức sổ Nhật ký-Chứng từ (NK-CT) đồng thời hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKTX Xí nghiệp sử dụng NKCT 1,2,4,5,7,8 và bảng kê số 1,2,4,5,6,10

Sổ chi tiết bao gồm sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp, sổ chi tiết nhập xuất vật t, sổ chi tiết các mặt hàng bán trong tháng, sổ theo dõi công nợ

Sổ cái là sổ tổng hợp các trang sổ cái tài khoản

Bảng tổng hợp chi tiết bao gồm sổ tổng hợp nhập, sổ tổng hợp xuất vật

t, bảng tổng hợp bảng kê xuất vật t (theo tháng), sổ tổng hợp thanh toán

II/ Tổ chức kế toán một số phần hành chủ yếu ở Xí nghiệp.

1 Nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Liên quan đến phần hành này gồm:

Sổ chi tiết: sổ qũy, sổ theo dõi chi tiết theo tài khoản mở tại ngân hàng,

sổ chi tiết theo dõi thanh toán với ngời cung cấp

Sổ cái TK 111,112,311,331

2 Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu

2.1 Nguyên vật liệu nhập kho:

vật liệu của xí nghiệp đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau với giá mua

và chi phí vận chuyển khác nhau Nguyên vật liệu chủ yếu là mua ngoài và một

số tự gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công.

• Đối với vật liệu mua ngoài

Vật liệu mua ngoài ở xí nghiệp chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số nguyên vật liệu nhập kho giá thực tế của các loại vật liệu mà xí nghiệp sử dụng thờng xuyên biến động Sự biến động này là do giá cả thị trờng biến

động Do xí nghiệp mua từ nhiều nguồn khác nhau để thuận tiện cho việc ghi

sổ hạch toán hàng ngày kế tón sử dụng giá ghi trên hoá đơn (giá thực tế)

Do xí nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế nên đối với hoá đơn GTGT, ghi giá thức tế của vật liệu tách riêng với phần thuế đợc khấu trừ

Hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế thì phải tính giá vật liệu

là tổng giá thanh toán cho ngời bán nh vậy nếu mua vật t của các đơn vị dùng hoá đơn này thì xí nghiệp sẽ bị thiệt hại, làm tăng chi phí vật t, phần thuế nộp cho ngời sử dụng sẽ không đợc khấu trừ

Vật liệu mua ngoài của xí nghiệp chủ yếu là mua trong nớc, ngoài ra còn có vật liệu mua từ nớc ngoài

Đối với vật liệu mua trong nớc:

+ Vật liệu mua ngoài nhập tại kho thì giá thực tế là giá ghi trên hoá đơn.+ Vật liệu xí nghiệp mua, tự vận chuyển về xí nghiệp thì:

Giá vật liệu nhập kho = giá hoá đơn + chi phí mua (vận chuyển, bốc dỡ)

Đối với vật liệu nhập ngoại nh sufamethoxazol, doxycilin, amoxilin… giá vật liêu đợc tính bao gồm cả thuế nhập khẩu:

Giá vật liệu nhập kho = giá trên hoá đơn + chi phí thu mua + thuế nhập khẩu

• Đối với bật liệu thuê ngoài gia công chế biến

Giá thực tế = giá thực tế NVL + chi phí gia công + chi phí vận

NVL nhập kho nhập kho chế biến phải trả chuyển, bốc dỡ

• Đối với nguyên vật liệu tự chế nhập kho nh bột nếp, hồ

giá thực tế NVL = giá thực tế NVL + chi phí

nhập kho xuất chế biến chế biến

2.2 Nguyên vật liệu xuất kho

ở xí nghiệp NVL xuất kho đợc tính theo giá thực tế bình quân gia quyền của tồn đầu kỳ và các lần nhập trong tháng

Giá thực tế xuất kho = số lợng NVL xuất kho * đơn giá thực tế bình quân

2.3 Thủ tục nhập kho NVL

Khi nhận đợc hoá đơn của ngời bán gửi tới hoặc nhân viên tiếp liệu của

xí nghiệp đem về, phòng thị trờng phải kiểm tra đối chiếu với từng hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định nhận hay không

Trớc khi nhập kho vật liệu phải tiến hành kiểm nghiệm thông qua ban kiểm nghiệm Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra về số lợng, chất lợng, quy cách vật liệu và ghi vào “ biên bản kiểm nghiệm vật t” Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật t, phòng thị trờng lập phiếu nhập kho vật t thành 2 bản, ngời phụ trách phòng thị trờng ký tên vào 2 bản

và chuyển cho thủ kho làm căn cứ cho nhập vật liệu Hoá đơn của ngời bán hàng chuyển đến cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán với ngời bán phiếu nhập kho vật liệu phải ghi rõ số, ngày nhập tên quy cách, số lợng vật liệu nhập theo chứng từ (hoá đơn của ngời bán) căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số lợng thực nhập và cùng với ngời giao hàng ký tên vào 2 bản nếu phát hiện thừa, thiếu khi nhập kho hoặc không đúng quy cách phẩm chất ghi trên chứng từ thủ kho phải báo

Giá thực tế

bình quân

Giá thực tế NVLtồn đầu kỳ + Giá thực tế NVLnhập trong kỳ

Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ

=

cáo cho phòng thị trờng biết để lập biên bản làm căn cứ giải quyết với ngời cung cấp.

Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký 1 bản giao cho kế toán thanh toán, 1 bản còn lại sau khi ghi thẻ kho đợc chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ

Vật t nhập kho đợc xắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật t khi cần dùng

2.4 Thủ tục xuất kho

Vật liệu sau khi mua về đợc sử dụng cho sản xuất, quản lý sản xuất ngoài ra vật liệu còn xuất bán

Nguyên vật liệu của xí nghiệp gồm nhiều thứ loại khác nhau và đợc sử dùng để sản xuất các sản phẩm khác nhau Bởi vậy, để sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm có hiệu quả thì hàng tháng phòng kế hoạch cung ứng căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm và nhu cầu vật t xác định trên cơ sở định mức tiêu hao lập định mức vật t cho từng phân xởng ( tiêm, viên, chế phẩm)

Phòng kế hoạch cung ứng lập “phiếu lĩnh vật t theo hạn mức” làm 2 bản ghi số hạn mức vật t đợc lĩnh vào 2 bản, ký nhận sau đó chuyển cho thủ kho 1 bản, đơn vị sử dụng 1 bản khi lĩnh vật t đơn vị lĩnh đem phiếu này xuống kho, thủ kho ghi số liệu thực phát và ký tên vào 2 bản sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho

Cuối tháng hoặc khi hết hạn mức thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh tính ra tổng số vật liệu đã xuất và hạn mức còn lại cuối tháng và ký tên vào 2 bản sau đó thủ kho trả lại 1 bản cho đơn vị lĩnh để lập báo cáo sử dụng NVL,

1 bản chuyển cho kế toán NVL để làm căn cứ ghi sổ

2.5 Kế toán chi tiết NVL

Do sự biến động thờng xuyên và có tính đa dạng của NVL nên hạch toán chi tiết có khối lợng lớn để thuận tiện cho việc hạch toán kế toán chit tiết vật liệu dùng phơng pháp thẻ song song

Trình tự hạch toán vật liệu ở Xí nghiệp dợc phẩm trung ơng II

Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở kho và phòng kế toán đợc tiến hành

nh sau:

Tại kho: thủ kho tiến hành mở thẻ kho Sử dụng thẻ kho để phản ánh tình hình N- X-T kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng Hàng ngày từ các phiếu nhập, phiếu xuất vật t sau khi đã đối chiếu với số lợng thực nhập , thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho cuối ngày tính ra số tồn và ghi vào thẻ kho Thẻ kho đợc thủ kho lập và xắp xếp theo từng loại, thứ vật t để tiện cho việc theo dõi quản lý và kiểm tra đối chiếu định kỳ (10 ngày) thủ kho chuyển toàn

bộ phiếu nhập, phiếu xuất ( phiếu nhập, phiếu xuất đợc sắp xếp theo từng nhóm vật t) cho kế toán chi tiết vật liệu tại phòng kế toán để đảm bảo tính chính xác của vật liệu của hàng tồn kho hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn từng kho và số tồn thẻ kho Song ở xí nghiệp việc này không diễn ra thờng xuyên bởi vì có rất nhiều chủng loại khối lợng vật liệu này không diễn ra th-ờng xuyên bởi vì có rất nhiều chủng loại khối lợng vật liệu việc kiểm nghiệm này tốn rất nhiều thời gian và công sức Xí nghiệp chỉ thực hiện tổng kiểm kê vào cuối năm

Mẫu thẻ kho của xí nghiệp nh sau:

kho vật tư

Sổ chi tiết vật tư

Bảng kê xuất

Sổ số dư

Sổ tổng hợp nhập