công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty tnhh thương mại – tài chính hải âu

Muốn thực hiện được điều đó các doanh nghiệp sản xuất phải quantâm đến tất cả các khâu nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội như chất lượngsản phẩm cao, giá thành hạ, góp phần thúc đẩ

LỜI MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Trong nền kinh tế thị trường, để có thể tồn tại và phát triển mỗi đơn vị sảnxuất kinh doanh phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

và có lợi nhuận Muốn thực hiện được điều đó các doanh nghiệp sản xuất phải quantâm đến tất cả các khâu nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội như chất lượngsản phẩm cao, giá thành hạ, góp phần thúc đẩy vòng quay của vốn, đảm bảo sự pháttriển của doanh nghiệp trong đó có hoạt động quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi nhà quản lýdoanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phương pháp quản lý vào thực tiễnhoạt động của doanh nghiệp mình Đồng thời, hàng tồn kho lại bao gồm rất nhiềuthành phần với đặc điểm khác nhau, mỗi thành phần lại có độ tương thích khác nhauvới các phương thức quản lý đó Vì thế, chúng ta không thể coi nhẹ hoạt động nàytrong doanh nghiệp

Với tầm quan trọng đó của quản lý hàng tồn kho em đã chọn đề tài “Công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu ” cho

chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình Hy vọng bài viết này sẽ góp ích phần nàovào việc hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại –Tài chính Hải Âu và là tài liệu tham khảo cho các đối tượng quan tâm

2 Mục tiêu của đề tài

Chuyên đề hệ thống hóa lý luận về hoạt động quản lý hàng tồn kho trong mộtdoanh nghiệp Dựa trên nền tảng cơ bản đó, chuyên đề nghiên cứu thực trạng côngtác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu, đánhgiá những thành công cũng như những tồn tại của Công ty trong quá trình thực hiệncông tác này

Từ đó chuyên đề đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tácquản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của chuyên đề là việc hoàn thiện công tác quản trịhàng tồn kho trong doanh nghiệp

Phạm vi nghiên cứu của khóa luận là tình tình thực tế tại Công ty TNHHThương mại – Tài chính Hải Âu trong các năm từ 2008 đến 2010

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp cơ bản để tiến hành nghiên cứu là vận dụng phép duy vật biệnchứng và duy vật lịch sử Đồng thời kết hợp các phương pháp nghiên cứu tổng hợp,

so sánh, phân tích… để nghiên cứu

5 Kết cấu của đề tài

Nội dung của chuyên đề được trình bày theo các phần chính như sau:

Chương I: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp.

Chương II: Thực trạng hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương

mại – Tài chính Hải Âu

Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH

Thương mại – Tài chính Hải Âu

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

TRONG DOANH NGHIỆP1.1 Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm, vai trò của hàng tồn kho

1.1.1.1 Khái niệm

Hàng tồn kho là những tài sản:

a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;

b) Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang;

c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sảnxuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.1

Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trongtương lai Bất kì lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có cácnguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện

Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nộidung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau

Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình nhưdịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là cácdụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất – kĩ thuật dùng vào hoạt động của họ

Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lời, hàngtồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng.Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trêndây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất

Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá trìnhchế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuối cùng Vìthế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩmtrên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng

1 Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC

1.1.1.2 Vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lưu độngcủa một doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận lớn trong hoạtđộng quản lý Mỗi một doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phương pháp khác nhau đểđịnh giá hàng tồn kho cũng như các mô hình dự trữ phù hợp với doanh nghiệpmình Vì mỗi một phương pháp, mô hình khác nhau sẽ đem lại những kết quả khácnhau nên yêu cầu đặt ra với các doanh nghiệp là phải đảm bảo tính thống nhất trongviệc sử dụng các phương pháp định giá cũng như mô hình dự trữ giữa các kì, cácnăm tài chính;

Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy cóảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm;

 Việc duy trì một lượng vốn về hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh

Công việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn làcông việc phức tạp và khó khăn hơn hầu hết các tài sản khác Hàng tồn kho là loạitài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất – kinh doanh nênquản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quan trọng;

Hàng tồn kho là một khái niệm rộng, bao gồm rất nhiều loại khác nhau Có rấtnhiều khoản mục khó phân loại và định giá như các linh kiện điện tử phức tạp, cáccông trình xây dựng cơ bản dở dang, các tác phẩm nghệ thuật, kim khí, đá quý…Đồng thời, do tính đa dạng của mình, các loại hàng tồn kho được bảo quản và cấttrữ ở nhiều nơi khác nhau, điều kiện đảm bảo khác nhau và do nhiều người quản lý

Vì thế, công tác kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho làmột công việc khá phức tạp trong công tác quản lý tài sản tại doanh nghiệp

Từ những lí do trên ta thấy được sự cần thiết của việc nghiên cứu về hàng tồnkho trong một doanh nghiệp sản xuất

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho

Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính:

 Nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất – kinh doanh: Nguyên

vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt,thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanhnghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc…Đây là một yếu tố không thể

thiếu được của quá trình sản xuất, có vai trò rất lớn để quá trình này được tiến hànhbình thường dù nó không trực tiếp tạo ra lợi nhuận;

 Sản phẩm dở dang: bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn

thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm Tồn kho trong quá trình sản xuất chủyếu là sản phẩm chưa hoàn thành Đó là các loại nguyên liệu nằm tại từng côngđoạnh của dây chuyền sản xuất Trong nền kinh tế thị trường, sản phẩm làm ra đòihỏi trình độ công nghệ cao, quá trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn Nếudây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thìsản phẩm dở dang sẽ càng nhiều

 Thành phẩm: bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán Tồn

kho thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp tại một thời kì nhất định Sau khihoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu như tất cả các doanh nghiệp đều chưa thể tiêuthụ hết ngay các sản phẩm của mình Có rất nhiều nguyên nhân gây ra hiện tượng này

Để tiêu thụ sản phẩm có thể cần phải sản xuất đủ cả lô hàng mới được xuất kho, có “độtrễ” nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều công đoạn tốn nhiềuthời gian hoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng mang tính thời vụ…

Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác như:

 Hàng hoá mua về để bán (thường xuất hiện trong các doanh nghiệp thươngmại) bao gồm: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán,hàng hóa gửi đi gia công chế biến;

 Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trênđường.2

Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành Người tacòn có thể phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn tại:

 Tồn kho một kì: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ được dự trữ một lần mà

không có ý định tái dự trữ sau khi nó được tiêu dùng;

 Tồn kho nhiều kì: Gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn

vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽđược điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu Tồn kho nhiều kìthường phổ biến hơn tồn kho một kì

2 Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC

1.1.3 Đặc điểm của các loại hàng tồn kho

1.1.3.1 Nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong quátrình sản xuất - kinh doanh ở các doanh nghiệp Nói đến hoạt động quản lý hàng tồnkho, quản lý nguyên vật liệu thường được nhắc đến đầu tiên Quản lý tốt khâu thumua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượngsản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặctrưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo vai trò và tác dụngcủa nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất – kinh doanh Theo đặc trưng này,nguyên vật liệu thường phân ra làm các loại sau:

 Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá

trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm Nguyên liệu ởđây chính là các đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp;

 Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất –

kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng,chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạtđộng bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kĩ thuật, nhu cầu quản lý;

 Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, củi, xăng,

dầu… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên

nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một

tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng cóyêu cầu và kĩ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường

 Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa,

bảo dưỡng tài sản cố định;

 Thiết bị và vật liệu XDCB: Là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt

động xây lắp, xây dựng cơ bản;

 Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc

phế liệu thu hồi

1.1.4.2 Bán thành phẩm

Bán thành phẩm hay còn gọi là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang là một loạihàng tồn kho dù ít dù nhiều cũng luôn tồn tại ở các doanh nghiệp Bán thành phẩm lànhững sản phẩm mới kết thúc quy trình công nghệ sản xuất (trừ công đoạn cuối cùng)được nhập kho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến hoặc có thể bán ra ngoài Tồn khobán thành phẩm thường có thể phân thành ba loại hình: bán thành phẩm vận chuyển,bán thành phẩm quay vòng, bán thành phẩm an toàn, được lần lượt thiết lập bởi cácmục đích khác nhau, đồng thời chịu ảnh hưởng của các nguyên nhân khác nhau

Trong mô hình JIT, một trong những mục tiêu trọng tâm là giảm tối đa lượnghàng tồn kho bán thành phẩm chứ không phải là rút ngắn chu kì sản xuất hay giảmchi phí sản xuất Chu kì sản xuất sản phẩm là thời gian bắt đầu từ khi nguyên vậtliệu được đưa vào cho đến khi đưa ra được thành phẩm Đó chính là thời gian đểnguyên vật liệu, linh kiện thông qua hệ thống chế tạo sản xuất Giữa thời giannguyên vật liệu thông qua hệ thống, lượng hàng tồn kho bán thành phẩm và năngsuất có mối quan hệ như sau:

Thời gian thông

qua bình quân =

Lượng tồn kho bình quân bán thành phẩm

Năng suất của hệ thốngCông thức này được gọi là định luật Little Nó chứng minh rõ ràng rằng nếugiảm lượng hàng tồn kho bán thành phẩm của hệ thống có thể làm cho thời giannguyên vật liệu thông qua hệ thống (chu kì sản xuất) được rút ngắn Khi tồn khobán thành phẩm được giảm thiểu sẽ có thể đem đến nhiều kết quả như:

Sản lượng tồn kho bán thành phẩm có hai hiệu ứng quan trọng đối với việc rútngắn chu kì sản xuất – vừa giảm tử số của định luật Litte, vừa tăng mẫu số, vừagiảm chi phí lại vừa rút ngắn chu kì sản xuất như một mũi tên bắn trúng hai đích.Việc giảm sản lượng bán thành phẩm còn rút ngắn chu kì sản xuất, khiến chobiên độ dao động của thời gian hoàn thành gia công linh kiện sớm sẽ được rút ngắn,

từ đó lượng tồn kho dự phòng cần thiết lập sẽ được giảm đi

Đây chính là nguyên nhân mô hình JIT coi việc giảm lượng tồn kho bán thànhphẩm là mục tiêu chính

1.1.4.3 Thành phẩm

Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùngcủa quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kĩ

thuật quy định và nhập kho Thành phẩm được sản xuất ra với chất lượng tốt, phùhợp với yêu cầu của thị trường đã trở thành yêu cầu quyết định sự sống còn củadoanh nghiệp Việc duy trì, ổn định và không ngừng phát triển sản xuất của doanhnghiệp chỉ có thể thực hiện được khi chất lượng sản phẩm sản xuất ra ngày càng tốthơn, đáp ứng được yêu cầu của thị trường

Nhiệm vụ đặt ra với các nhà quản lý doanh nghiệp là kiểm soát được tình hìnhnhập, xuất kho thành phẩm, các nghiệp vụ khác liên quan đến việc tiêu thụ thànhphẩm vì chỉ có như vậy mới xác định chính xác kết quả sản xuất – kinh doanh củadoanh nghiệp

Đối với thành phẩm, ta không thường đưa ra các mô hình quản lý dự trữ cụthể vì tuỳ đặc điểm của từng doanh nghiệp mà nhà quản lý phải tìm ra biện phápphù hợp với doanh nghiệp mình để quản lý thành phẩm thuộc hàng tồn kho Tuynhiên luôn có một số nguyên tắc quản lý và hạch toán chung như:

 Hạch toán nhập, xuất kho thành phẩm phải được phản ánh theo giá thực tế;

 Thành phẩm phải được phân loại theo từng kho, từng loại, từng nhóm vàtừng thứ thành phẩm;

 Tổ chức ghi chép kiểm tra lượng, giá trị thành phẩm xuất, nhập kho đượcthực hiện đồng thời ở hai nơi: phòng kế toán và ở kho Nhờ đó, phòng kế toán cũngnhư ban quản lý doanh nghiệp có thể phát hiện kịp thời các trường hợp ghi chép saicác nghiệp vụ tăng, giảm thành phẩm và các nguyên nhân khác làm cho tình hìnhtồn kho thực tế không khớp với số liệu ghi chép trên sổ sách kế toán;

 Sản phẩm sản xuất xong sẽ được nhân viên bộ phận kiểm tra chất lượngsản phẩm xác nhận thứ hạng chất lượng căn cứ vào các tiêu chuẩn quy định Căn cứvào kết quả kiểm tra chất lượng sản phẩm, tổ trưởng sản xuất lập “Phiếu nhập kho”

và giao thành phẩm vào kho Mỗi lần xuất kho thành phẩm để tiêu thụ cần lập

“Phiếu xuất kho thành phẩm” Phiếu này có thể lập riêng cho mỗi loại hoặc nhiềuloại thành phẩm, tuỳ theo tình hình tiêu thụ thành phẩm

Tóm lại, mỗi loại hàng tồn kho đều có những đặc điểm riêng Vì thế, quy trìnhquản lý và kiểm soát cũng có những nét khác biệt đòi hỏi các nhà quản lý doanhnghiệp nắm vững tính chất hàng tồn kho của doanh nghiệp mình để đưa ra phươngpháp và mô hình quản lý hiệu quả

1.2 Quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp

1.2.1 Sự cần thiết phải quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho có ý nghĩa kinh tế quan trọng do hàng tồn kho là mộttrong những tài sản có giá trị lớn trong doanh nghiệp Bản thân vấn đề quản lý hàngtồn kho có hai mặt trái ngược nhau là: để đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãngtrên dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu củangười tiêu dùng trong bất cứ tình huống nào, doanh nghiệp có ý định tăng hàng tồnkho Ngược lại, hàng tồn kho tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chiphí khác có liên quan đến dự trữ chung Vì vậy, bản thân doanh nghiệp phải tìmcách xác định mức độ cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích dothoả mãn nhu cầu của sản xuất và nhu cầu người tiêu dùng với chi phí tối thiểu nhất.Đối với một doanh nghiệp sản xuất chế tạo, yêu cầu quản lý hàng tồn khocàng gắt gao Quản lý hàng tồn kho tốt góp phần hoàn thành kế hoạch sản xuất –kinh doanh của doanh nghiệp trước những yêu cầu đặt ra ngày càng cao của thịtrường như:

 Rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu;

 Phân bổ chi phí cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lượng lớn;

 Đảm bảo ổn định sản xuất và số lượng công nhân khi nhu cầu biến đổi;

 Bảo vệ doanh nghiệp trước các sự kiện làm đình trệ sản xuất như đình công,thiếu hụt trong khâu cung cấp…

 Bảo đảm sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất…

1.2.2 Nội dung của quản lý hàng tồn kho

Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất chế tạo

Vì hàng tồn kho có thể xuất hiện trong mọi công đoạn sản xuất nên ta cầnnghiên cứu luồng dịch chuyển vật chất trong một hệ thống sản xuất – kinh doanhbao gồm nhiều công đoạn khác nhau để thấy được sự hiện diện của hàng tồn khocũng như các loại kho trong từng công đoạn đó

Hệ thống sản xuất được diễn tả như là sự chuyển hóa các đầu vào qua hộp đen

kĩ thuật thành các đầu ra Xét trong hệ thống sản xuất chế tạo, các đầu vào là sảnphẩm hữu hình, quá trình chuyển hoá có thể biểu hiện ra như một quá trình dịch

chuyển vật chất từ đầu vào qua suốt các quá trình chuyển hoá thành đầu ra Cụ thểnguyên vật liệu ở đầu vào, dịch chuyển từ nơi làm việc này đến nơi làm việc kháctrở thành sản phẩm lan toả khắp các kênh phân phối đến khách hàng cuối cùng

Ta có thể hình dung dòng dịch chuyển này qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1: Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo

Qua sơ đồ ta có thể thấy hàng tồn kho xuất hiện ở mọi công đoạn sản xuất,biểu hiện của nó chính là các kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm và kho bánthành phẩm Vì vậy, nội dung của quản lý hàng tồn kho cũng liên quan đến dòngdịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất – kinh doanh

Để trả lời những câu hỏi này, chúng ta cần phải tìm hiểu về các mô hình quản

lý hàng tồn kho, nghiên cứu kĩ về đặc điểm của từng loại hàng tồn kho cũng như chiphí tồn kho có thể có

Chi phí tồn kho

Khi doanh nghiệp tiến hành dự trữ, các loại chi phí tất yếu sẽ phát sinh nhưchi phí bốc xếp nguyên vật liệu, hàng hoá…, chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chiphí bảo hiểm… Chi phí tồn kho liên quan đến các mô hình dự trữ Vì thế, việc

Mua sắm

Kho NVL

Kho SP

nghiên cứu về các loại chi phí tồn kho là cần thiết trước khi đưa ra các mô hình Chiphí tồn kho thường bao gồm:

 Chi phí lưu kho (Chi phí tồn trữ)

 Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng)

 Chi phí khác

Chi phí lưu kho

Chi phí này tăng tỉ lệ thuận với lượng hàng tồn kho trung bình hiện có vàđược phân ra làm hai loại:

 Chi phí tài chính: bao gồm chi phí sử dụng vốn như trả lãi tiền vay, chi phí

về thuế, khấu hao…

 Chi phí hoạt động: bao gồm chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểmhàng hoá, chi phí do giảm giá trị hàng hoá, chi phí hao hụt mất mát, chi phí bảoquản…

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho là D đơn vị hàng hóa/năm, và

N là số lần đặt hàng trong một năm thì lượng hàng đặt mỗi lần sẽ là Q = D/N

Lượng tồn kho trung bình A = D

2NGiả sử ta có giả thiết về hàng tồn kho của một doanh nghiệp như sau:

D =120.000đơn vị

N = 4 lần đặt hàng

Như vậy, lượng hàng cung ứng mỗi lần Q=D/N=120.000/4=30.000đv/1 lầnđặt hàng

Lượng tồn kho trung bình A=30.000/2=15.000 đv

Nhận xét: Ngay sau khi tầu cập bến, lượng hàng tồn kho lớn nhất sẽ là 30,000

đơn vị và trước khi lô hàng mới nhập kho, lượng hàng tồn kho ở mức thấp nhất vàbằng 0 Lượng hàng tồn kho trung bình sẽ là 15.000 đơn vị

Giả sử hàng tồn kho có giá p = $2/1đv

Giá trị hàng tồn kho trung bình = p x A=2 x 15.000 = $30.000

Chi phí lưu kho = 10% giá trị hàng lưu kho = 10% x 30.000 = $3.000/nămChi phí bốc dỡ, xếp hàng vào kho là $2.000/năm

Chi phí bảo hiểm kho là $500/năm

Khấu hao và thanh lý tài sản cũ không dùng được $1.000/năm

Tổng chi phí tồn kho = 3.000 + 2.000 + 500 + 1.000 = $ 6.500

Như vậy tỉ lệ phí tổn tồn kho/năm = 6.500/30.000 = 0,217

Nếu gọi:

TCC (Total Carrying Cost) : Tổng chi phí tồn kho

Nếu gọi:

TOC (Total Ordering Cost) : Tổng chi phí đặt hàng

S : Chi phí cố định cho một lần đặt hàng và S=$100TOC = S x N

Mà ta biết: N = D/Q

Do vậy:

TOC = S x D

QTheo ví dụ trên ta sẽ có:

TOC = 100 x 120.000 = $400

Các chi phí khác: bao gồm các chi phí thành lập kho, trả lương cho công nhânviên ngoài giờ…

Tổng phí tổn tồn kho (Total Inventory Cost) TIC

Tổng chi phí tồn kho được tính bằng công thức:

Phương trình tổng quát tính tổng chi phí tồn kho sẽ là:

(1)

Phương trình (1) sẽ được áp dụng vào các mô hình quản lý hàng tồn kho dưới đây

1.2.3 Các phương pháp quản lý hàng tồn kho

Khi nghiên cứu các phương pháp quản lý hàng tồn kho, chúng ta cần giảiquyết hai câu hỏi trọng tâm là:

 Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu thì chi phí sẽ thấp nhất

 Khi nào thì tiến hành đặt hang

1.2.3.1 Quản lý dự trữ theo phương pháp cổ điển hay mô hình dự trữ hiệu quả nhất EOQ (Economic ordering Quantity)

Mô hình kiểm soát dự trữ cơ bản EOQ được đề xuất và ứng dụng từ năm

1915, cho đến nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng Kỹ thuật kiểmsoát dự trữ theo mô hình này rất dễ áp dụng, nhưng khi sử dụng nó, người ta đã phảIdựa vào những giả thiết quan trọng, đó là:

 Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi

 Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng vàthời gian đó không đổi

 Lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng vàđược thực hiện ở một thời điểm đã định trước

 Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng

 Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt hàng đượcthực hiện đúng thời gian

TIC = H x Q + S x D

Sơ đồ 1.2: Mô hình hàng tồn kho EOQ Lượng hàng cung ứng

a) Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ

*Lượng đặt hàng tối ưu

Mục tiêu của các mô hình dự trữ đều nhằm tối thiểu hoá tổng chi phí dự trữ.Khi nghiên cứu về chi phí hàng tồn kho ta đã có phương trình:

(1) minXét phương trình (1), ta lấy vi phân TIC theo Q Từ đó ta có thể tính đượclượng hàng cung ứng mỗi lần tối ưu Q* như sau:

Như vậy, lượng dự trữ tối ưu hay lượng đơn hàng tối ưu Q* sẽ là một lượngxác định sao cho tại đó tổng chi phí TIC là nhỏ nhất Q* tối ưu tại điểm có chi phíđặt hàng và chi phí tồn trữ (chi phí cơ hội) bằng nhau

Công thức này cũng có thể được thể hiện qua đồ thị sau:

Sơ đồ 1.3: Mối quan hệ giữa các loại chi phí tồn kho

Giả sử có số liệu về hàng tồn kho của một công ty sản xuất xe máy như sau:Toàn bộ số hàng hoá cần sử dụng trong năm là 1600 tấm thép/năm, chi phí mỗi lầnđặt hàng là 1 triệu đồng, chi phí lưu kho một đơn vị hàng hoá là 0,5 triệu đồng.Lượng hàng hoá mỗi lần cung ứng tối ưu là:

Số lần đặt hàng trong năm là: 1600/80 = 20 lần

Chi phí đặt hàng trong năm là: 20 * 1 = 20 triệu

Chi phí lưu kho hàng hoá là: 0,5 * 80/2 = 20 triệu

*Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng

Kí hiệu T là khoảng cách giữa hai lần đặt hàng ta có:

T = Số ngày làm việc trong năm

Số lượng đơn đặt hàng mong muốn (N)Giả sử trong năm công ty làm việc bình quân 320 ngày, khoảng cách giữa hailần đặt hàng sẽ là T = 320/20 = 16 ngày

Tổng chi phí dự trữ

TIC = 0,5 x 80 + 1 x 1600 = 40

Chi phí đặt hàng SxD/Q

Khối lượng dự trữ

Chi phí

O

Chi phí lưu kho HxQ/2

TIC

TIC’=0

Q*

b) Xác định thời điểm đặt hàng mới:

Trong mô hình dự trữ EOQ ta giả định rằng, sự tiếp nhận một đơn đặt hàng làthực hiện trong một chuyến hàng Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ chờ đến khi hàngtrong kho về đến không đơn vị thì mới tiến hành đặt hàng tiếp và sẽ nhận ngay tứckhắc Tuy nhiên, trong thực tế thời gian giữa lúc đặt hàng và nhận hàng có thể ngắntrong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng Đồng thời không có doanh nghiệpnào đợi đến khi nguyên vật liệu hay hàng tồn kho trong kho của mình hết rồi mớiđặt hàng tiếp Cũng không doanh nghiệp nào đặt hàng mới từ quá sớm vì như vậycũng làm tăng chi phí tồn trữ hàng hoá

Do đó để quyết định khi nào sẽ đặt hàng ta phải xác định thời điểm đặt hàngmới dựa trên số lượng hàng tồn kho sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài thời giangiao hàng Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP được thể hiện như sau:

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP

Điểm đặt hàng lại: ROP = d x L trong đó:

L: thời gian vận chuyển đơn hàng

d: nhu cầu hàng ngày về hàng tồn kho

hàng L = 4 ngày không kể ngày nghỉ thì doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng khilượng nguyên liệu trong kho chỉ còn lại là: ROP = 4 x 5 = 20 đơn vị

Nói đến cơ cấu tài sản trong một doanh nghiệp ta thường phân làm ba loại:tài sản cố định, tài sản lưu động thường xuyên và tài sản lưu động tạm thời Tài sảnlưu động thường xuyên hay tài sản lưu động ròng (NWC) được xác định là chênhlệch giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn Thành phần của NWC bao gồm cả baloại tài sản là tiền mặt như một tấm đệm cho việc chi tiêu ngoài dự kiến, một sốkhoản phải thu có khả năng thu hồi cao và hàng tồn kho Vì thế, lượng dự trữ antoàn chính là lượng hàng tồn kho nằm trong tài sản lưu động ròng được duy trìtrong suốt quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp

Lượng dự trữ an toàn được hiểu là lượng hàng tồn kho dự trữ thêm vàolượng dự trữ tại thời điểm đặt hàng

Với doanh nghiệp sản xuất xe máy trên, ban lãnh đạo của doanh nghiệp nàyquyết định mức dự trữ an toàn là 10 đơn vị hàng hoá, điểm đặt hàng mới sẽ là 20 +

10 = 30 đơn vị

Trên thực tế rất khó xác định lượng dự trữ an toàn thông qua chi phí tổn thất

do thiếu hàng Người ta thường dựa vào nhu cầu khách hàng có thể đáp ứng bởihàng tồn kho dự phòng (lượng dự trữ an toàn) trước khi đơn hàng mới nhập kho.Mức phục vụ khách hàng được xác định càng cao thì mức độ tồn kho điểm hàng đặtcần phải xác định càng cao Vì thế, các doanh nghiệp cần cân nhắc hợp lý giữa chiphí do thiếu hàng tồn kho và chi phí cho hàng tồn kho dự phòng

Như vậy, mô hình EOQ đã chỉ ra qui mô đặt hàng tối ưu làm tối thiểu hoáchi phí đặt hàng và lưu kho Tuy nhiên, mô hình này cũng có nhược điểm là cần quá

nhiều giả thiết, làm mất tính thực tiễn của nó Vì vậy, trên cơ sở mô hình này người

ta đã thiết lập mô hình mô hình sản lượng đơn hàng sản xuất (POQ), nới lỏng giảthiết cho rằng doanh nghiệp nhận được lô hàng trong một khoảng thời gian nhấtđịnh và mô hình đánh giá chiết khấu giảm giá cho các đơn hàng khối lượng lớn đểxoá bớt những giả thiết, tăng cường tính thực tiễn cho mô hình EOQ

1.2.3.2 Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp cung cấp đúng lúc hay dự trữ bằng không JIT (Just in time)

a) Khái niệm về dự trữ đúng thời điểm:

Mục tiêu của hàng tồn kho trong hệ thống sản xuất và cung ứng nhằm dựphòng những sai lệch, biến cố có thể xảy ra trong cả quá trình sản xuất phân phốitiêu thụ Để đảm bảo hiệu quả tối ưu, các doanh nghiệp trên thế giới, đặc biệt là cácdoanh nghiệp Nhật Bản (đi đầu là hãng TOYOTA trong những năm ba mươi củathế kỉ trước) đã áp dụng phương pháp cung cấp đúng lúc (Just in time – JIT) Đôikhi, các nhà quản lý cho rằng JIT là một “tư tưởng” trong đó nhiều bộ phận sảnxuất, phòng ban quản lý chức năng khác nhau của một doanh nghiệp hướng tới cùngmột mục đích là xây dựng một cấu trúc tổ chức cho phép chỉ sản xuất những gì sẽbán được và sản xuất phải kịp thời

Để thực hiện được phương pháp này, các doanh nghiệp thuộc các ngànhnghề có liên quan chặt chẽ với nhau phải có mối quan hệ gắn bó hữu cơ mật thiết.Khi có một đơn hàng nào đó, họ sẽ tiến hành thu gom các hàng hoá và sản phẩm dởdang của các đơn vị khác mà không cần phải có hàng tồn kho Phương pháp này có

ưu điểm là giảm thiểu chi phí cho việc quản lý hàng tồn kho Lượng dự trữ đúngthời điểm là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết để giữ cho hệ thống sản xuất và điềuhành hoạt động bình thường Với phương pháp cung cấp đúng lúc và dự trữ đúngthời điểm hay hàng tồn kho bằng không, người ta có thể xác định khá chuẩn xác sốlượng của từng loại hàng tồn kho trong từng thời điểm nhằm đảm bảo hàng đượcđưa đến nơi có nhu cầu đúng lúc, kịp thời để cho hoạt động của những nơi đó đượcđảm bảo liên tục, tuy nhiên lại không bị sớm quá hay muộn quá

Tuy nhiên, đây chỉ là một phương pháp quản lý hàng tồn kho cho một số loạihàng tồn kho nhất định và một số loại hình doanh nghiệp nhất định Ví dụ, cácdoanh nghiệp trong ngành công nghiệp thực phẩm chỉ áp dụng mô hình JIT cho

những loại thực phẩm không thể dự trữ lâu (các mặt hàng tươi sống) và mô hìnhEOQ cho dự trữ thực phẩm có thời gian sử dụng dài ngày Tương tự, nếu trongngành y tế, các bệnh viện sử dụng mô hình JIT sẽ không phù hợp và có thể khônglường trước được những nguy hiểm do thiếu dụng cụ và thiết bị y tế có thể xảy ra

Hơn nữa, để thực hiện được phương pháp này hiệu quả, cần phải kết hợp vớicác phương pháp quản lý khác cũng như yêu cầu về khả năng liên kết của các đơn

vị sản xuất với nhau

b) Những nguyên nhân gây ra sự chậm trễ (không đúng lúc) của quá trình cung ứng:

Mục đích của việc tìm hiểu những nguyên nhân gây ra sự chậm trễ của quátrình cung ứng là để hiểu được các tác động của những nhân tố bên trong và bênngoài doanh nghiệp ảnh hưởng đến phương pháp quản lý hàng tồn kho này

Những nguyên nhân thường gặp là:

 Các nguyên nhân thuộc về lao động, thiết bị, nguồn vật tư của nguồn cungứng không bảo đảm các yêu cầu Vì thế, những sản phẩm sản xuất ra không đạt yêucầu về tiêu chuẩn chất lượng, hoặc số lượng sản xuất không đủ lô hàng phải giaođến đơn vị có nhu cầu và áp dụng mô hình dự trữ bằng 0;

 Thiết kế công nghệ, kĩ thuật sản phẩm không chính xác;

 Các bộ phận sản xuất thực hiện hoạt động chế tạo trước khi có bản vẽ kĩthuật hay thiết kế chi tiết hoàn thiện;

 Không nắm chắc yêu cầu của doanh nghiệp có nhu cầu;

 Các doanh nghiệp chưa thiết lập được mối liên kết chặt chẽ giữa các khâu;

 Hệ thống cung cấp đúng lúc chưa đảm bảo đúng các yêu cầu của dự trữ (gây

ra mất mát, hư hỏng)

Khi một doanh nghiệp muốn thực hiện quản lý hàng tồn kho theo phươngpháp JIT, họ phải cân nhắc về những nguyên nhân trên và tìm ra mô hình quản lýphù hợp với doanh nghiệp mình cũng như khả năng cung ứng của các nhà cung cấp

c) Những giải pháp để giảm hàng tồn kho trong các giai đoạn:

Để thực hiện được mô hình JIT, ta cần phải tối thiểu hoá hàng tồn kho trongcác giai đoạn sản xuất vì trong mô hình này lượng dự trữ bằng không

Giảm bớt lượng dự trữ nguyên vật liệu ban đầu Nguyên vật liệu dự trữ banđầu thể hiện chức năng đầu tiên giữa quá trình sản xuất và nguồn cung cấp Cách

đầu tiên và cơ bản nhất để giảm bớt lượng dự trữ này là tìm cách giảm bớt nhữngthay đổi trong nguồn cung ứng cả về số lượng, chất lượng và thời kì giao hàng

Giảm bớt lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất Trong quátrình sản xuất, với một dây chuyên nhiều công đoạn và các chu kì nối tiếp nhau,việc tồn tại sản phẩm dở dang là điều đương nhiên Muốn giảm thiểu hàng tồn khotrong giai đoạn này, ta cần nghiên cứu kĩ lưỡng cơ cấu của chu kì sản xuất Từ đólàm giảm được lượng dự trữ này

Giảm bớt lượng dụng cụ phụ tùng Loại dự trữ này tồn tại do nhu cầu thờigian duy trì và bảo quản sửa chữa các thiết bị dụng cụ Nhu cầu này tương đối khóxác định Dụng cụ phụ tùng nhằm đảm bảo ba yêu cầu: duy trì, sửa chữa, thay thế

Giảm thành phẩm dự trữ Sự tồn tại của thành phẩm tồn kho xuất phát từnhu cầu của khách hàng trong từng thời điểm nhất định Nếu chúng ta dự đoán đượcchính xác nhu cầu của khách hàng sẽ làm giảm được loại dự trữ này

Điều quan trọng hơn cả để có thể thực hiện thành công mô hình JIT, các nhàquản lý doanh nghiệp cần phải tìm cách giảm bớt những sự cố bất ngờ, những rủi rotiềm tàng có thể xảy ra bất cứ lúc nào

Một trong những giải pháp để giảm đến mức thấp nhất lượng hàng tồn kho tạicác doanh nghiệp là hệ thống vận chuyển chỉ cung cấp hàng hoá dự trữ đến nơi cónhu cầu thực sự, không đưa hàng đến nơi chưa có nhu cầu Hệ thống vận chuyểnnày người Nhật gọi là hệ thống Kaban Để khái quát về hệ thống Kaban, ta có thểthông qua ba nội dung quan trọng là: Chỉ sản xuất các sản phẩm theo yêu cầu, tạicác thời điểm đã được yêu cầu, với số lượng đúng theo yêu cầu

Trên đây, chúng ta đã tìm hiểu hai phương pháp quản lý hàng tồn kho cơ bản.Ngoài ra còn một số mô hình dựa trên cơ sở hai mô hình này Tuy nhiên, mô hình vẫnchỉ tồn tại trên lý thuyết nếu nó không được áp dụng hiệu quả vào thực tiễn Chính vì thế

ta phải đưa ra được một số cách thức tiếp cận và đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho

có thể đưa lại kết quả chính xác về thực tiễn hoạt động này tại doanh nghiệp

1.3 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp

1.3.1 Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho

1.3.1.1 Các chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho

Đây là nhóm chỉ tiêu khá quan trọng trong phân tích tài chính để đánh giáhoạt động sản xuất – kinh doanh của một doanh nghiệp cũng như hiệu quả hoạtđộng quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp đó

Vòng quay hàng tồn kho

Vòng quay hàng tồn kho = Gía vốn hàng bán

Giá trị hàng tồn kho bình quânVòng quay hàng tồn kho có thể được dùng để so sánh hiệu quả hoạt độnggiữa các năm, kì tài chính của doanh nghiệp hoặc dùng để so sánh hoạt động củadoanh nghiệp với tỉ số trung bình của ngành

Các doanh nghiệp luôn mong muốn tăng số vòng quay này Tỉ số trên có thểgiúp các nhà phân tích nhận định về hiệu quả quản lý hàng tồn kho ở doanh nghiệp

đã tốt chưa, có sự bất hợp lý nào không

Thời gian một vòng luân

= Hàng tồn kho bình quân

Doanh thu thuần

Hệ số này cho biết để tạo ra một đồng doanh thu thuần cần bao nhiêu đồnghàng tồn kho

1.3.1.2 Chỉ tiêu về khả năng sinh lợi của hàng tồn kho

Khả năng sinh lợi

của hàng tồn kho

= Lợi nhuận trước thuế/sau thuế

Hàng tồn kho bình quânChỉ tiêu này cho biết một đồng hàng tồn kho sẽ tạo ra được bao nhiêu đồng lợinhuận trước thuế hoặc lợi nhuận sau thuế

1.3.2 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua các mô hình và

phương pháp dự trữ

Nhiều doanh nghiệp cố gắng quản lý hàng tồn kho dựa trên cơ sở khoa họccủa việc cân bằng giữa những chi phí phát sinh do thiếu dự trữ và chi phí do dự trữquá nhiều Sự quản lý hàng tồn kho một cách khoa học có thể được phân tích trên

ba khía cạnh:

 Mô hình dự trữ hiệu quả EOQ được sử dụng để quyết định lượng đặt hàngtối ưu để tối thiểu hoá chi phí đặt hàng cũng như chi phí lưu kho;

 Nếu có thể thực hiện mua hàng với số lượng lớn để được chiết khấu, điềunày sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một lượng tiền nhất định cho việc mua các

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – TÀI CHÍNH HẢI ÂU

2.1 Tổng quan về công ty THHH Thương mại – Tài chính Hải Âu

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH Thương mại - Tài chính Hải Âu tiền thân là công ty TNHHHải Âu thành lập năm 1991 hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xe tải hạng nặng

và xe công trình Trải qua 20 năm hoạt động với những kinh nghiệm sẵn có, Công

ty đã và đang là một bạn hàng và là nhà cung cấp uy tín, hiệu quả hàng đầu đối vớicác khách hàng trong và ngoài nước Trong những ngày đầu thành lập với muôn vànkhó khăn của một doanh nghiệp trẻ trước một lĩnh vực kinh doanh đầy rủi ro vàmạo hiểm, bằng nỗ lực và nội lực của bản thân, Hải Âu đã dần chiếm được lòng tincủa các đối tượng khách hàng và trở thành đối tác của nhiều Tập Đoàn lớn như:Hyundai, SamSung, Kamaz, Daewoo, Sakai, Hitachi, DongFeng và là nhà cung cấpquen thuộc của các Tập Đoàn, tổng công ty lớn như: Sông Đà, Cienco, Licogi, HòaPhát, Hoàng Anh Gia Lai, Trường Thịnh…

Trong 10 năm đầu tồn tại và phát triển có những giai đoạn sáp nhập, chia tách

và có những khó khăn tưởng chứng không vượt qua được nhưng Công ty vẫn duy trì vàbảo vệ được một thương hiệu Hải Âu mạnh

Năm 2001 là một năm đánh dấu một bước ngoặt quan trọng đối với Hải Âu.Nhận thấy nhu cầu và tình hình thị trường xuất hiện những cơ hội mới, Ban lãnh đạoCông ty quyết định thay đổi và đầu tư mạnh mẽ cả về chất và lượng Việc đầu tiên thayđổi tên công ty thành công ty TNHH Thương mại - Tài chính Hải Âu như ngày nay

Kế thừa các năng lực và giá trị cốt lõi, công ty TNHH Hải Âu ngày càngphát triển lớn mạnh và bằng chứng trong 10 năm kế hoạch lần thứ 2 của mình Công

ty đó đạt được những thành tích đáng ghi nhận như sau:

 Kiện toàn bộ máy hoạt động với đầy đủ các phòng ban như: Phòng kinhdoanh, phòng kế toán, phòng hành chính, phòng kĩ thuật, …

 Là Tổng đại lý phân phối của Tập Đoàn Dongfeng LiuZhou

 Là một trong 3 đại lý chính thức và chiếm 75% sản lượng bán ra của Tập Đoàn Liugong LiuZhou

 Là Tổng đại lý của Tập Đoàn CIMC Thẩm Quyến

 Là nhà phân phối của Tập đoàn động cơ Yuchai

Với quan điểm không ngừng nỗ lực, không ngừng phát triển Hải Âu đã vàđang đầu tư từng bước cơ bản và nâng cấp các điểm bán hàng thành các trung tâmphân phối chuyên nghiệp như: Hà Nội, Hưng Yên, Bắc Ninh, Hải Phòng, QuảngNinh, Vĩnh Phúc, Lào Cai, Lạng Sơn, Nghệ An và Đà Nẵng và tiến tới Thành phố

Hồ Chí Minh, nâng tổng diện tích showroom và kho hàng lên trên 20ha

Đây là những thành quả Công ty Hải Âu đạt được trong suốt 20 năm qua.Hiện tại tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty vẫn luôn nỗ lực hết mình phấnđấu là đơn vị mạnh về cả chất và lượng để xứng đáng với sự tin tưởng của cáckhách hàng cũng như các đối tác trong và ngoài nước

2.1.2 Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty

Để đảm bảo cho việc kinh doanh được thực hiện một cách hiệu quả, Hải

Âu chủ trương thực hiện bộ máy quản lý gọn nhẹ và tổ chức theo kiểu trựctuyến Đứng đầu là Giám đốc, một Phó giám đốc phụ trách kinh doanh và hệthống các phòng ban chức năng Ban giám đốc lãnh đạo và lãnh đạo trực tiếpđến các phòng ban Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc,hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, tiến độ bán hàng, các quy trìnhbán hàng với các tiêu chuẩn cụ thể và các định mức kinh tế kỹ thuật, các chế độquản lý Cụ thể :

- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ nghiên cứu, quản lý việc sửdụng nguồn nhân lực của Công ty, lập ra các định mức lao động, theo dõi quátrình thực hiện các định mức và quỹ tiền lương của cán bộ công nhân viên,đồng thời giúp giám đốc quản lý về mặt hành chính, quản trị như quản lý hồ sơcủa công ty, văn thư, bảo vệ, tiếp khách, hội nghị Phòng tổ chức hành chínhbao gồm hai bộ phận: bộ phận quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng và đào tạo

và bộ phận chuyên trách các nhiệm vụ khác.

- Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc thực hiện kế hoạchsản xuất, chuẩn bị để giám đốc ký các hợp đồng kinh tế, giúp Giám đốc đề ranhiệm vụ sản xuất cho từng phân xưởng tổ đội, theo dõi thực hiện các hợp đồngsản xuất, quản lý kế hoạch vật tư, phương tiện vận tải của công ty, đồng thời hỗtrợ cho Giám đốc lập ra các phương án sản xuất kinh doanh, vạch ra hướng điđúng đắn cho sản xuất

- Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề về kỹ thuật và côngnghệ, kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng, quản lý mẫu mã cácsản phẩm, thiết bị và phụ tùng, thực hiện các dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng, sửachữa máy móc khi cần thiết

- Phòng tài chính - kế toán: Có nhiệm vụ tham gia tư vấn và giúp việc choGiám đốc công ty trong lĩnh vực kế toán - tài chính Ngoài ra phòng tài chính- kếtoán còn có nhiệm vụ phân tích và tổng hợp lập quyết toán tài chính, báo cáo vớigiám đốc, với các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền như: Cục thuế, Công tykiểm toán Nhà nước, theo đúng chế độ quy định

Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Hải Âu

2.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

2.1.2.1 Đặc điểm chung

Hải Âu được thành lập trong bối cảnh phân khúc thị trường xe tải hạng nặng

và xe công trình tại Việt Nam đang diễn ra sôi động Nhu cầu về các loại xe này củakhách hàng là không nhỏ nhưng cũng tỷ lệ với đó là sự xuất hiện ngày một nhiềucác công ty cùng loại, đó là chưa kể đến các doanh nghiệp vốn đã có uy tín và thâmniên tồn tại trên thị trường Vì thế, Công ty phải không ngừng đổi mới chiến lượckinh doanh, tìm các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, giảm giá thành sản phẩm

để có thể đứng vững trên thị trường biến động và cạnh tranh không ngừng Hiện naythị trường, sản phẩm dịch vụ, khách hàng của Hải Âu có một số đặc điểm cơ bản là:

Về thị trường và khách hàng:

Thị trường hiện nay của Hải Âu là các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức có nhucầu về xe tải hạng nặng và xe công trình Phần lớn các khách hàng này đều đanghoạt động trong lĩnh vực vận tải và xây dựng Điểm đáng ghi nhận là Công ty đangdần tạo lập thương hiệu của mình, tuy nhiên để có thể trở thành một trong nhữngcông ty hàng đầu về cung cấp các loại xe này tại Việt Nam còn cần thêm nhiều thờigian Bên cạnh thị trường nội địa, công ty cũng xúc tiến cung ứng những loại xe này

ra một số nước, đặc biệt là tại hai nước Lào và Campuchia Tuy mới dừng lại ởchức năng là nhà nhập khẩu trung gian nhưng đây cũng là một hướng phát triển mớicho Công ty tại hai thị trường này

Các sản phẩm và dịch vụ:

Sản phẩm chủ đạo mà công ty cung ứng là xe tải hạng nặng, máy công trình

và các loại phụ tùng thay thế Sau đây là danh mục các sản phẩm tiêu biểu mà Hải

Âu đang tiến hành kinh doanh:

Bảng 2.1 : Danh mục các sản phẩm tiêu biểu tại công ty TNHH Thương mại –

Tài chính Hải Âu

Xe tải hạng nặng Máy công trình Phụ tùng thay thế

Xe nâng hàng CPCD30 Xe xúc đào CLG925LC Vỏ vi sai cầu chạy 18T

Xe ôtô tải thùng EQ1161ZE1 Xe xúc lật ZL30E Vỏ vi sai cầu chạy 15T

Xe ô tô Chassi EQ1120GE1 Xe xúc lật ZL40B Van chia hơi

Xe ô tô tải Chassi LZ1360M3 Xe xúc lật ZL50C Trục cát đăng

Xe tải tự đổ EQ3250GE2 Xe trộn bê tông LZ5310JBM Trục a cơ

Xe ô tô tải LZ1280M1 Xe trộn bê tông LZ5311JBM Trợ lực số

Xe ô tô tải EQ3312 Máy lu rung CLG612H Trợ lực côn trên 18T

Xe ô tô tải tự đổ LZ3206 Máy lu rung CLG614 Trợ lực côn dưới

Xe ô tô tải tự đổ LZ3330M1 Sơmi-rơmooc CMIC Phanh chân, phanh tay

Xe ô tô tải tự đổ LZ4251QDC Ôtô xitéc chở nhiên liệu LG5251GTY May ơ

Xe ô tô đầu kéo EQ4180GE7 Mặt bích vi sai 39 then

Xe tải ben LZ3255QDJ Đồng hồ táp lô

Nguồn : Phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu

Ngoài ra Công ty còn cung cấp các dịch vụ sau bán hàng như bảo hành, bảotrì, bảo dưỡng, sửa chữa đối với các sản phẩm mà công ty cung cấp Với đội ngũchuyên viên kỹ thuật có tay nghề cao, thái độ làm việc tận tình, các dịch vụ hậu mãicủa Hải Âu nhìn chung được khách hàng đánh giá cao

Nhà cung cấp và các bên liên quan khác:

Các nhà cung cấp chính bao gồm: Tập Đoàn Dongfeng LiuZhou TrungQuốc, Tập Đoàn CIMC Thẩm Quyến, Tập đoàn động cơ Yuchai, công ty cơ khíLiugong, công ty phụ tùng Chenlong và một số nhà cung cấp trong nước như công ty

Cổ phần thiết bị phụ tùng Hải Phòng, doanh nghiệp tư nhân xăng dầu Phú Sơn

2.1.2.2 Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp

Cơ sở lập các báo cáo tài chính

Các báo cáo tài chính được trình bày bằng VNĐ và được lập theo luật pháp vàcác quy định về kế toán của Việt Nam Mục đích của các báo cáo tài chính nàynhằm phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và các luồng lưuchuyển tiền tệ theo các nguyên tắc và thông lệ kế toán phổ biến tại Việt Nam Các báocáo tài chính được lập trên cơ sở giá gốc Công ty áp dụng nhất quán các chính sách kếtoán trong năm và nhất quán với các chính sách kế toán áp dụng trong năm trước

Năm tài chính

Năm tài chính của Hải Âu bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 theocông văn phê duyệt số 115 TC/CĐKT ngày 17 tháng 1 năm 1991 của Bộ Tài chính

 Đơn vị tiền tệ dùng trong ghi sổ kế toán là VNĐ.

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồnkho Hàng tồn kho được phản ánh theo giá gốc trừ dự phòng giảm giá và dự phòngcho hàng lỗi thời Dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời được lập dựavào đánh giá của Ban giám đốc về giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ đi cáckhoản chi phí liên quan ước tính để hoàn thành sản phẩm và cả chi phí bán hàngước tính Giá gốc được tính theo phương pháp nhập trước-xuất trước (FIFO) và baogồm tất cả các chi phí liên quan phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm vàtrạng thái hiện tại Đối với thành phẩm và sản phẩm dở dang, giá gốc bao gồm chiphí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí sản xuất chung đãđược phân bổ

2.1.2.3 Các quy trình sản xuất - kinh doanh chủ yếu

Các quy trình kinh

doanh chính

Mô tả các quy trình và thành phần tương ứng

trong báo cáo tài chính Mua/nhập khẩu xe

Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm:

 Hàng tồn kho (chủ yếu là thành phẩm tồn kho);

trình Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm:

 Chi phí bán hàng và marketing;

 Doanh thu từ hoạt động bán hàng;

 Tài khoản phải thu, bao gồm dự phòng các khoản phải thukhó đòi (nếu có), tạm ứng mua hàng từ các đại lý

Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm:

 Các chi phí bảo hành bao gồm kiểm tra miễn phí, bảohành bán hàng và bảo đảm theo đường dây nóng;

 Tiền công và tiền lương;

 Các loại thuế liên quan đến thu nhập của người lao động;

 Lợi ích của người lao động;

 Các chi phí trả trước liên quan đến tiền lương (dự phòng trợ cấp mất việc làm)

Quy trình tài

chính/kế toán

Quy trình này liên quan đến hoạt động quản lý về kế toán, báo cáo tài chính và quản lý ngân quỹ

 Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm:

 Các tài khoản tiết kiệm và đặt cọc cố định;

 Các số dư thuộc về nội bộ công ty;

 Tiền mặt;

 Các hợp đồng liên quan đến ngoại hối;

 Các chênh lệch do tỉ giá chuyển đổi có thể nhận biết và không nhận biết được.

2.1.4 Đánh giá khái quát hoạt động quản lý của công ty trong thời gian qua

2.1.4.1 Kết quả sản xuất kinh doanh

Khi mới đi vào hoạt động sản xuất – kinh doanh, Hải Âu còn gặp nhiềukhó khăn nên những năm đầu chưa thu được nhiều kết quả đáng kể Tuy nhiên,thị trường máy hạng nặng Việt Nam là một thị trường tiềm năng Vì thế, hoạtđộng của công ty ngày càng phát triển

Cơ cấu nguồn vốn

Tổng nguồn vốn của công ty tăng đều qua các năm Cụ thể là năm 2008đạt 301,74 tỷ VND, năm 2009 là 387,838 tỷ VND, và năm 2010 là 491,532 tỷVND với tỉ lệ tăng tương ứng là 28,55% và 26,74% Trong đó, cơ cấu nợ vàvốn chủ sở hữu được thể hiện qua biểu đồ sau:

Biểu đồ 2.1: Cơ cấu nợ/vốn chủ sở hữu của Công ty TNHH Thương mại – Tài

chính Hải Âu (dơn vị: tỷ đồng)

Nguồn : Báo cáo tài chính của Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải

Âu các năm 2008, 2009, 2010

Qua biểu đồ ta thấy nợ và vốn chủ sở hữu tăng đều qua các năm Tuynhiên, vốn chủ sở hữu có tốc độ tăng nhanh hơn nợ nên tỉ trọng vốn chủ sở hữutrong tổng nguồn vốn ngày càng lớn hơn

Tỉ suất tài trợ (VCSH/tổng nguồn vốn) 69,8% 73,7% 77,1%

Các chỉ tiêu trên cho thấy khả năng tự bảo đảm cũng như mức độ độc lập

về mặt tài chính của công ty ngày càng được củng cố Hệ số nợ giảm đi cũng cónghĩa phần lớn tài sản mà doanh nghiệp hiện có đều được đầu tư bằng số vốncủa mình Điều này cũng có thể cho thấy chính sách huy động vốn của công tychủ yếu là tìm kiếm nguồn lực nội bộ để giảm những rủi ro do sử dụng quánhiều nợ có thể xảy ra trong thời kì đầu mới đi vào hoạt động

Kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh

Kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh của Hải Âu trong ba năm liên tiếp là

2008, 2009, 2010 cho thấy công ty ngày càng làm ăn có lãi (tham khảo báo cáo kếtquả kinh doanh đến ngày 31 tháng 12 của ba năm trên trong trang sau) Điều nàycũng tương đương với việc vốn chủ sở hữu của công ty có tốc độ tăng nhanh hơntốc độ tăng của nợ như đã trình bày ở trên Lợi nhuận giữ lại của Hải Âu tăng đềuqua các năm:

2008VND

2009VND

2010VNDLợi nhuận giữ lại 131.634.075.000 196.369.750.000 244.258.471.000

Tỉ lệ lợi nhuận giữ

Qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Hải Âu trong ba năm liên tiếp cóthể thấy lợi nhuận của công ty tăng đều qua các năm Tuy nhiên cũng có thể thấymột điều: tốc độ tăng của doanh thu vẫn thấp hơn tốc độ tăng của giá vốn hàng bán.Doanh nghiệp cần nắm bắt xu hướng này và tìm nguyên nhân cũng như biện phápcải thiện vì đây là xu hướng có thể ảnh hưởng không tốt đến lợi nhuận lâu dài củacông ty

Thành tựu

Từng bước đưa sản phẩm  Giới thiệu được các sản phẩm với nhiều mẫu mã

The notes set out