chính Hải Âu
Để có thể nắm bắt những hoạt động chính liên quan đến hàng tồn kho của doanh nghiệp, ta cần biết chu trình tổ quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp đó. Chu trình này sẽ thể hiện được các chức năng, hay các hoạt động chính của việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Chức năng của chu trình quản lý hàng tồn kho
Chức năng mua hàng
Tại Hải Âu, bộ phận thực hiện chức năng này là phòng kinh doanh. Tuy nhiên, quyền quyết định mua hàng thuộc về giám đốc dựa trên các báo cáo và kế hoạch sản xuất của phòng kinh doanh kết hợp với các chứng từ, sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng tồn kho của phòng kế toán tài chính. Một nghiệp vụ mua bắt đầu bằng việc bộ phận phụ trách kinh doanh sau khi đã nghiên cứu kỹ lưỡng
nhu cầu thị trường và tình hình tại công ty viết phiếu yêu cầu mua hàng kèm theo bản giải trình phương án kinh doanh. Tại Hải Âu, phiếu yêu cầu mua hàng được lập đơn giản với mẫu chung như sau:
Mẫu biểu 2.2: Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng của công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu.
Công ty TNHH Thương mại – Tài chính HảI Âu
PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG Số: 1234 Ngày 24/11/20XX
Nơi yêu cầu: Phòng Kinh doanh Loại hàng: Xe xúc lật ZL40B Số lượng: 6 chiếc
Xác nhận của đơn vị yêu cầu
Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
Phiếu này cùng với bản giải trình phương án kinh doanh sẽ được trình lên Ban giám đốc chờ xét duyệt. Sau khi được nhất trí thông qua, phòng kinh doanh sẽ có trách nhiệm soạn đơn đặt mua hàng. Trong đơn đặt mua hàng của công ty, những nội dung yêu cầu đều được chỉ rõ. Sự rõ ràng trong chứng từ sổ sách cũng là một yếu tố giúp các nhà quản lý thực hiện được tốt nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho của mình. Khi lập phiếu yêu cầu mua hàng, phòng kinh doanh sẽ chuẩn bị hai liên: một liên gửi đến phòng kế toán tài chính, một liên chuyển tới đơn vị yêu cầu mua hàng để làm căn cứ đối chiếu.
Mẫu biểu 2.3: Mẫu đơn đặt hàng của công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
36A Hoàng Cầu - Đống Đa – Hà Nội
ĐƠN ĐẶT MUA HÀNG Số: AB123
Ngày: 24/11/20XX
Gửi tới: Công ty CHOULONG
Đ/c: Số...Đường...Tứ Xuyên – Trung Quốc Chúng tôi đặt mua:
Xe xúc lật ZL40B
Chiếc 6 1.008.292.500VND 6.049.755.000VND
Phương thức vận chuyển: Bằng xe tải và giao tận nơi
Điều kiện thanh toán: Thanh toán trong vòng không quá 20 ngày, thanh toán bằng chuyển khoản qua Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.
Nguồn: Phòng Kinh doanh công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu Chức năng nhận hàng
Để đảm bảo sự tách biệt trong quản lý, hàng hoá vật tư mua về sẽ được giao cho phòng nhận hàng kiểm tra. Tại Hải Âu, tuy chưa có hẳn một phòng ban riêng nhưng đã có một bộ phận chuyên kiểm hàng. Bộ phận này có trách nhiệm xác định số lượng hàng nhập, kiểm định ngẫu nhiên xem hàng có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng không, loại bỏ các hàng bị đổ vỡ hoặc bị lỗi hỏng, lập biên bản nhận hàng, chuyển hàng nhận tới bộ phận kho.
Chức năng lưu kho
Tất cả hàng sẽ được chuyển tới kho, được quản lý kho kiểm tra chất lượng và số lượng một lần nữa, sau đó sẽ được nhập kho. Mỗi khi nhập kho, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho và bộ phận kho thông báo lên phòng kế toán tài chính về số lượng hàng nhận và cho nhập kho.
Mẫu biểu 2.4: Phiếu xuất kho công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày: 20/12.20XX Số phiếu: 1357
Nhập tại: Kho xe xúc
STT Chủng loại Đơn vị Số lượng Đơn giá (VND) Thành tiền (VND)
1 Xe xúc đào CLG925LC Xe 3 2.857.447.000 8.572.341.000 2 Xe xúc lật ZL30E Xe 5 1.984.693.000 9.923.465.000 Tổng cộng 18.495.806.000
Ghi chú Người giao hàng Thủ kho
Linh Thắng
Nguồn: Phòng Kinh doanh công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu Lưu kho thành phẩm
Sản phẩm hoàn thành trong khâu sản xuất được kiểm định xong sẽ được nhập kho lưu trữ chờ bán.
Xuất thành phẩm đi tiêu thụ
Khi có Đơn đặt hàng của khách hàng được phòng kinh doanh – bộ phận bán hàng phê chuẩn. Khi xuất kho thành phẩm thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho như mẫu biểu số 2.4 ở trên, bộ phận vận chuyển sẽ lập phiếu vận chuyển hàng có nội dung cụ thể. Phiếu này cũng được lập làm ba liên: một liên lưu tại bộ phận tiếp vận, một liên lưu tại bộ phận bán hàng cùng đơn đặt hàng làm căn cứ ghi hoá đơn cho khách hàng, liên thứ ba sẽ được đính kèm bên ngoài bao kiện của hàng hoá trong quá trình vận chuyển.
Mẫu biểu số 2.5: Phiếu vận chuyển hàng kiêm biên bản bàn giao công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
Ngày: 21/10/20XX Số: VC124
PHIẾU VẬN CHUYỂN HÀNG KIÊM BIÊN BẢN GIAO NHẬN
Chuyển tới: Công ty TNHH Bình Minh Theo đơn đặt hàng số: 9469
Đơn vị vận chuyển: Bộ phận tiếp vận
STT Chủng loại Đơn vị Tổng số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Xe xúc lật ZL40B Xe 1 1 1.115.000.000 1.115.000.000 Tổng cộng 1.115.000.000 Người đóng hàng Tuấn Người nhận hàng Minh
2.2.3. Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng nhất trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty đối với hàng tồn kho. Nhận thức được vấn đề này, phòng kế toán tài chính và các phòng ban có liên quan đã lập và ghi chép một cách cẩn thận những nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho. Hệ thống sổ sách kế toán của công ty đã phản ánh được những thông tin về lượng hàng tồn kho đang có, tình hình mua, bán hàng tồn kho cũng như tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, giá trị sản phẩm dở dang và giá thành phẩm nhập kho. Chứng từ bao gồm sổ chi tiết, sổ phụ, sổ cái, các báo biểu liên quan.
Một cách tổng quan, hệ thống sổ sách và phương cách tổ chức liên hệ các phòng ban trong hoạt động quản lý hàng tồn kho của Hải Âu đã được chú ý và thực hiện cơ bản có hiệu quả trong những năm qua.
Để có thể đánh giá kĩ lưỡng về hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Hải Âu ta cần xem xét trên một số khía cạnh quan trọng như qua phân tích tài chính, qua so sánh mô hình dự trữ hiệu quả và tham khảo ý kiến của kiểm toán độc lập về hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tại công ty.
2.3. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu