Hoàn thiện bộ máy nhân sự công ty Honda Việt Nam

Hoàn thiện bộ máy nhân sự công ty Honda Việt Nam

A LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, trước sự biến động mạnh mẽ của môi trường kinh doanh, tính chất khốc liệt của sự cạnh tranh và nhu cầu đòi hỏi được đáp ứng ngày càng cao của nhân viên, tất cả những vấn đề này đã và đang là sức

ép lớn đối với doanh nghiệp, trong đó vấn đề quản trị nguồn nhân lực là một trong các yếu tố mang tính chất sống còn của doanh nghiệp Vậy làm thế nào để quản trị nguồn nhân lực một cách hiệu quả? Bên cạnh việc học hỏi các quan điểm mới, lĩnh hội được những phương pháp mới, nắm vững được những kỹ năng mới về quản trị con người, các nhà quản trị cần có một công cụ hỗ trợ xử lý thông tin kịp thời, nhanh chóng trên các quy trình quản lý đó Để các nhà quản lý thực hiện tốt công tác quản trị nguồn nhân lực, tăng năng suất lao động, nâng cao tính hiệu quả của tổ chức, đồng thời đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của nhân viên công ty VnResource đã đưa ra phần mềm quản trị nhân lực VnResource HRM Pro

Là một phần mềm quản trị nhân sự toàn diện, vượt trội về tốc độ xử lý và khả năng phân tích đánh giá HRM Pro thích hợp với các công ty lớn, nhiều chi nhánh với số lượng lớn công nhân viên Từ việc phân tích quy mô hiện có và thực trạng quản trị nhân lực tại Honda Việt Nam, nhóm em nhận thấy công ty hoàn toàn

có thể ứng dụng phần mềm này vào công tác quản trị nhân sự của mình, đem lại hiệu quả quản trị cao nhất

B PHẦN NỘI DUNG

I – Khái quát chung về công ty Honda Việt Nam

1 Khái quát chung

Tên công ty: Công ty Honda Việt Nam

Trụ sở: Phường Phúc Thắng, Thị xã Phúc Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc

Số điện thoại: (84)211 3868888

Website: www.honda.com.vn

Quy mô: Công ty Honda Việt Nam là công ty liên doanh giữa công ty Honda

Motor (Nhật Bản), công ty Asian Honda Motor (Thái Lan) và Tổng công ty Máy Động Lực và Máy Nông nghiệp Việt Nam, với ba nhà máy lớn là nhà máy xe máy thứ nhất, nhà máy xe máy thứ hai và nhà máy ô tô

Vốn đầu tư: 415.427.084 USD Diện tích: 219.000 m2

Lao động: 5.343 người Loại hình sản xuất: Sản xuất và lắp ráp xe máy và phụ tùng xe máy nhãn hiệu Honda;

sản xuất và lắp ráp ô tô dưới 9 chỗ ngồi

Nhà máy xe máy Nhà máy ô tô

Sơ đồ tổ chức:

Ban kiểm soát

Hội đồng quản trị

Đại diện các công ty CP

liên doanh

Các ban chuyên môn

Ban điều hành

HĐTV/Chủ tịch các công ty thành viên

Các chi nhánh

Công ty Asian Honda Motor Thái Lan

Công ty CP liên doanh và

các chi nhánh

Công ty Honda

Motor Nhật

Bản

Tổng Công ty Máy Động Lực và Máy

Nông Nghiệp Việt Nam

2 Thực trạng công tác quản trị nhân lực tại Honda Việt Nam

 Honda đã xây dựng được một đội ngũ nhân lực có chất lượng Hầu hết các cán bộ chuyên trách được đào tạo bài bản và có chuyên môn cao Họ là những nhân viên có kinh nghiêm lâu năm đã trải qua tuyển dụng khắt khe từ phía công ty Tuy nhiên, trước khi sử dụng phần mềm HRM pro, cách thức quản lý nhân sự tại công

ty Honda, được giới chuyên môn tóm tắt với cụm từ “sử dụng sức người”

 Với tiềm lực phát triền của công ty về quy mô và sự biến đổi không ngừng của thị trường, việc sử dụng con người vào quản lý, khiến Honda không thể bao quát toàn bộ hoạt động quản lí: tuyển dụng; trả lương, thưởng; lập kế hoạch nhân lực….Những lỗi ban đầu là kiểm soát việc chấm công, tính lương Có thể công việc này đơn giản với nhân viên quản lí nhân sự, nhưng với quy mô gần 4000 công nhân viên thì nó sẽ trở nên quá tải Tiếp đó là việc lập kế hoạch nhân lực đảm bảo cho các hợp đồng sản xuất kịp thời hạn Công ty phát triển, đơn đặt hàng tăng, đặc biệt khi dòng xe oto Civil và moto RSX chiếm lĩnh thị trường, thì bản kế hoạch đưa ra càng gặp nhiều lỗi Công nhân phân bố không đồng đều về ca kíp, thời gian máy trống gây hao phí vẫn còn…

 Bên cạnh đó, khối lượng công việc tăng, gây áp lực cho cán bộ quản lí, và thời gian họ bỏ ra nhiều hơn so với mức lương họ nhận được Tại thời điểm đó, đã

có nhiều ý kiến được gửi tới ban điều hành về vấn đề trả lương và giảm khối lượng công việc hoặc thuê thêm người để cùng làm với họ Nhưng nếu, thuê thêm người làm công tác này, lại tăng chi phí cho công ty

 Mặc dù trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản trị nhân sự Nếu nói phần mềm nào là hiệu quả thì không phải dễ dàng, vì phần mềm thích hợp nhất chưa chắc đã là phần mềm tốt nhất Quan trọng phần mềm đó phải phù hợp và thật

sự phát huy được hiệu quả khi áp dụng vào công ty Do đó, vấn đề đặt ra là Honda

phải chọn được 1 phần mềm phù hợp nhất với thực trạng quản trị nhân lực hiện

nay của công ty?

II Phần mềm tin học VN Resource HRM Pro

1 Giới thiệu phần mềm.

 Tên phần mềm : VN Resource HRM Pro

 Hãng sản xuất: CÔNG TY VN RESOURCE

 Địa chỉ : 178/42 Tô Hiệu, Phường Hiệp Tân, Quận Tân Phú, Thành Phố Hồ Chí Minh

 Phần mềm VnResource HRM Pro bao gồm các tính năng quản trị nhân lực đáp ứng những yêu cầu cơ bản về vấn đề quản trị nhân lực trong các doanh nghiệp

và phát huy hiệu quả đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều chi nhánh

 Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, các chức năng trợ giúp trực tiếp giúp cho người sử dụng nhập dữ liệu dễ dàng Có giao diện Tiếng Anh, Tiếng Việt và tiếng Trung giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi ngôn ngữ

 Tính bảo mật cao những thông tin nhạy cảm (lương, phụ cấp…) được mã hóa trước khi truyền trên hệ thống mạng & chứa trong máy chủ Thông tin này được mã hóa, ngay cả với nhân viên IT quản trị hệ thống cũng không thể xem được

 Kết xuất ra file exel theo định dạng của từng khác hàng

2 Các module của phần mềm VN Resource HRM Pro

2.1 Kế hoạch nhân sự và tuyển dụng.

Phân tích nguồn nhân lực trong doanh nghiệp từ đó xác định nhu cầu và chi phí tuyển dụng Sau khi các ứng viên nộp hồ sơ của mình qua website, VnResource HRM Pro sẽ tự động lọc hồ sơ ứng viên phù hợp yêu cầu tuyển dụng và lên lịch hẹn làm bài thi - phỏng vấn Dựa trên kết quả bài thi - phỏng vấn sẽ đưa ra danh sách ứng viên phù hợp

Ứng viên trúng tuyển được chuyển hồ sơ tuyển dụng sang hồ sơ nhân viên

2.2 Quản lý nhân sự.

Quản lý toàn bộ thông tin của nhân viên như: hồ sơ nhân viên, quá trình công tác, khen thưởng , kỷ luật, các hợp đồng lao động đã ký, tiền lương…

Quản lý quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, tham gia đóng và thực hiện quyết toán các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế như: nghỉ ốm, nghỉ dưỡng sức, thai sản, hưu trí,…

Lưu trữ đa dạng các thông tin cá nhân dưới dạng thẻ thông tin

Hình 1: Phần mềm quản lý nhân sự VN Resource HRM Pro

1- Hộp thoại tìm kiếm

2- Danh sách nhân viên tương ứng với tiêu chí tìm kiếm

3- Các phân hệ (module) chính

4- Màn hình thông tin chi tiết với các thẻ thông tin (tab) trên cùng

2.3 Quản lý nghỉ phép và chấm công.

 Tổng hợp và chấm công tự động, tích hợp máy chấm công

 Theo dõi việc ra - vào, đi muộn, về sớm của người lao động

 Nghỉ phép, tăng ca được đăng ký và xét duyệt qua website, email

 Tính linh hoạt các loại ngày nghỉ như: Thai sản, ốm đau, không lương,…

Hình 2: Chi tiết bảng chấm công và lương

2.4 Quản lý lương và chi phí lao động

 Công thức tính lương linh động và hiệu quả bằng nhiều cách khác nhau theo: lương thời gian, lương sản phẩm

 Tự động tính toán thuế thu nhập, các khoản cộng, trừ vào lương như các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội…

 Tính lương nhanh chóng, chính xác và tự động cho toàn doanh nghiệp

 Phân tích chi phí từ bảng lương

 Hỗ trợ nhiều dạng bảng lương: Chuyển khoản, tiền mặt,…

2.5 Quản lý đào tạo.

Phần mềm VN Resource HRM Pro giúp doanh ngiệp hoạch định các kế hoạch đào tạo, tổ chức thực hiện cũng như theo dõi chi phí, kết quả đào tạo Lên kế hoạch đào tạo, quản lý các đợt đào tạo như: thời gian, địa điểm, phương pháp,…và quản lý thông tin học viên; có cam kết, ràng buộc giữa học viên và doanh nghiệp sau đào tạo

Đánh giá học viên và giảng viên trong quá trình đào tạo.

Hình 3: Chi tiết lương và thu nhập

2.6 Quản lý đánh giá

Đánh giá thực hiện dựa trên tiêu chuẩn đánh giá KPI ( Chỉ tiêu cho từng mô

tả công việc) giúp các nhà quản lý lập kế hoạch công việc và theo dõi thực hiện, đưa ra các chỉ tiêu và tiêu chí đánh giá nhân sự một cách toàn diện và khách quan

để người quản trị có thể có một cái nhìn chính xác về nhân sự và tạo cơ sở cho sự phân công nhân sự "đúng người, đúng việc"

Dựa trên kết quả đánh giá để lập kế hoạch phát triển cá nhân từ đó xây dựng môi trường làm việc phù hợp, nhiều cơ hội và thách thức cho nhân viên nhằm tạo hiệu quả tối đa khi sử dụng nhân lực

So sánh kết quả giữa các nhân viên cùng vị trí sau mỗi lần đánh giá.

3 Ưu và nhược điểm của phần mềm

3.1 Ưu điểm

3.1.1 Về tính năng

 Phần mềm quản trị nhân sự VnResource HRM Pro cung cấp giải pháp

quản trị nhân sự toàn diện, bao gồm đầy đủ các tính năng quản lý tuyển dụng,

đào tạo, đánh giá nhân viên, quản trị nhân sự, chấm công, tính lương và chi phí lao động tương thích với quy định mới nhất của pháp luật Việt Nam

 VnResource HRM Pro là giải pháp để phân tích và hoạch định nguồn

nhân lực, quản trị chi phí nhân sự, xây dựng chính sách đãi ngộ…

 Đồng thời, VnRsource HRM Pro còn cung cấp các phân tích và đánh giá

quản trị về thu nhập nhân viên, chi phí lao động theo bộ phận, tỷ lệ vắng mặt, tỷ lệ tăng ca, tỷ lệ nghỉ việc, tăng ca, thôi việc…hỗ trợ kịp thời quá trình ra quyết định của nhà quản trị

 Hệ thống cổng thông tin nhân viên tạo ra môi trường cộng tác chặt chẽ và

chuyên nghiệp giữa toàn nhân viên với các cấp lãnh đạo và bộ phận nhân sự Các vấn đề nhân sự toàn doanh nghiệp được giải quyết nhanh chóng Người lao động được nói lên tiếng nói, nguyện vọng của mình nhờ đó mối quan hệ lãnh đạo – nhân viên ngày càng tốt đẹp hơn

 Với giao diện website, nhân viên và lãnh đạo toàn công ty có thể đăng ký

& phê duyệt qua website hoặc email Các ứng viên có nhu cầu có thể nộp hồ sơ qua website Do đó, tiết kiệm thời gian và chi phí cho các bên

 Tính năng “Tính lương” – hỗ trợ nhiều loại lương (lương cơ bản, lương

khoán, lương công nhật, lương kinh doanh theo doanh số…) Đặc biệt, hệ thống được thiết kế mở cho phép tích hợp với hệ thống hoạt động kinh doanh của công ty

để liên kết số liệu chỉ tiêu doanh số, doanh số kinh doanh thực sự đạt được

 Khả năng tích hợp các hệ thống phần mềm khác (Hệ thống SAP, Phần

mềm kế toán, tài chính…) Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nhân lực Ví dụ Samsung là một khách hàng của VnResource HRM Pro Samsung đã sử

dụng phần mềm chấm công, tính lương Đồng thời, hệ thống tích hợp với hệ thống GHR (Global Human Resources) & SAP của tập đoàn

3.1.2 Về kỹ thuật

 Giao diện được xây dựng gồm cả Tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Hoa và dễ

dàng chuyển đổi ngôn ngữ phù hợp với từng người sử dụng

 Tính bảo mật tuyệt đối Thông tin lương, phụ cấp…được mã hóa trước khi

truyền qua mạng và lưu trữ trong máy chủ Dữ liệu được mã hóa hoàn toàn bảo mật ngay cả với nhân viên IT quản trị hệ thống Khả năng mã hóa thông tin là một trong những tính năng vượt trội của Phần mềm quản lý nhân sựVnResource HRM Pro so với các hệ thống khác

 Với tốc độ xử lý vượt trội, VnResource HRM Pro thích hợp với các công ty

lớn, có nhiều chi nhánh, số lượng công nhân viên lớn, nhiều nhóm lương Một số khách hàng đã từng sử dụng phần mềm này như Samsung, Tập đoàn Emerson…

 Phần mềm xây dựng cả 2 loại giao diện gồm giao diện website và giao diện

Windows form Tùy vào tình hình hoạt động mà doanh nghiệp lựa chọn 1 hoặc cả 2 loại giao diện trên Giao diện website thuận lợi trong việc tương tác giữa tất cả các nhân viên, tiết kiệm thời gian… Giao diện windows form giữ được tính bảo mật cao nhất, dễ sử dụng, cần sử dụng máy nào thì cài đặt trên máy đó

3.1.3 Về lợi ích thu được

 VnResource HRM Pro tự động hóa và tin học hóa công việc quản trị nhân

sự, điều này sẽ giúp giảm bớt số nhân lực về quản lý cho doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí lao động Hơn nữa sử dụng phần mềm thể giúp giảm 70% khối lượng công việc, nhân viên làm công tác quản lý dường như sẽ được chia sẻ một phần khó khăn của công việc trước đó

 Cung cấp các báo cáo quản trị nhân sự và báo cáo lương chính xác và nhanh chóng Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí chi cho quản lý

 Cung cấp thông tin phân tích về hiệu quả giờ làm việc, tăng ca, thôi việc…

hỗ trợ quá trình ra quyết định Vì nó giảm được sự mâu thuẫn về mặt con người do chấm công và tính lương thủ công, minh bạch và ra quyết định rõ ràng Từ đó tránh

sự các rủi ro trong việc thực hiện công việc do phụ thuộc vào nhân viên thừa hành

3.2 Nhược điểm

 Hệ thống các phần mềm của VnResource tập trung vào thị trường cấp cao, nhằm cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao nhất cho những công ty quy

mô lớn, chuyên nghiệp tại Việt Nam Do đó, giá thành của mỗi phần mềm không

phải công ty nào cũng có thể chi trả được Mặc dù không có mức giá cụ thể nhưng chắc chắn phần mềm quản trị nhân sự VnResource HRM Pro cũng không phải là ngoại lệ

 Với các doanh nghiệp sử dụng giao diện Windows form sẽ gặp khó khăn

trong việc nâng cấp khi có thay đổi thông tin và chính sách của nhà nước Bởi vì

để nâng cấp và thay đổi phần mềm cần có nhân viên IT chuyên nghiệp từ VnResource trực tiếp sang công ty khách hàng

 Là một phần mềm mới với nhiều tính năng vượt trội, VnResource HRM Pro

được áp dụng chủ yếu ở các doanh nghiệp có trình độ chuyên môn hóa cao, hoạt

động chuyên nghiệp với các trang thiết bị hiện đại Chẳng hạn, để quản lý đi trễ, về sớm hiệu quả cần máy quét thẻ đầu và cuối giờ Để người lao động đăng ký tăng

ca, nghỉ phép qua website, email thì họ cần kỹ năng tối thiểu để sử dụng máy vi tính…Do đó, không phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng hiệu quả phần mềm này

 Các phân hệ (module) chưa thực sự liên kết có hiệu quả Việc kết nối các nghiệp vụ quản trị nhân sự hình thành nhưng có thể chưa thật hữu hiệu Khả năng phân tích các dữ liệu của nghiệp vụ này và chuyển đổi, cũng như kết nối kết quả sang các nghiệp vụ chưa mạnh

4 Thuận lợi khi áp dụng phần mềm vào doanh nghiệp

4.1 Xét các yếu tố khách quan

 Trên thị trường đã có nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý Nhân

Sự VnResource HRM Pro và có hiệu quả Như nhà máy sản xuất điện thoại di động Samsung Electronics Viet Nam, nhà máy lọc dầu Dung Quất… Điều này thuận lợi rất nhiều cho Honda Việt Nam khi áp dụng vào quá trình quản trị nhân sự của mình từ những công ty đã sử dụng phần mềm trước đó

 Nhà nước có rất nhiều chính sách khuyến khích sản xuất kinh doanh, đặc biệt thời gian gần đây công tác quản trị nhân sự thực sự được quan tâm Nhà nước

có chính sách phát triển quy mô và tăng cường chất lượng đào tạo nguồn nhân lực, đặc biệt có nhân lực công nghệ thông tin Có một phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp sẽ tăng thêm hiệu quả sử dụng nguồn lực, tạo thêm nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp, tạo hiệu quả kinh doanh

 Phầm mềm có quy mô, có đầy đủ tính năng và ưu việt Dù kinh tế thị trường có nhiều biến động, cơ chế sản xuất thay đổi, khoa học kỹ thuật công nghệ không ngừng phát triển và càng ngày càng tiên tiến thì phần mềm vẫn có đủ những tính năng để cung cấp, phục vụ cho công tác nhân sự của doanh nghiệp Đặc biệt với doanh nghiệp như Honda Việt Nam, dù nguồn nhân lực không thực sự biến đổi mạnh nếu hệ thống quản lý, chính sách nhân lực thường xuyên có sự thay đổi thì

sử dụng phần mềm là biện pháp tối ưu cho quá trình quản lý và hoạt động có hiệu quả

4.2 Các yếu tố thuộc về doanh nghiệp

Bên cạnh những thuận lợi do các yếu tố khách quan đem lại, những yếu tố bên trong doanh nghiệp cũng tạo ra nhiều thuận lợi cho quá trình áp dụng và sử dụng phần mềm Sử dụng VnResource HRM Pro là cần thiết với một công ty như Honda Việt Nam

 Công ty có đội ngũ gồm hơn 5000 lao động, để theo dõi quản lý là điều không dễ dàng VnResource HRM Pro cung cấp khả năng quản trị rộng, triển khai cho những công ty lớn, tích hợp dữ liệu nhân sự, chấm công tính lương cho toàn

bộ hệ thống công nhân viên rất thích hợp với quy mô của công ty

Là một công ty lớn với ba nhà máy, cần sự liên kết về các bộ phận quản lý trong các nhà máy với nhau Từ đó, VnResource HRM Pro với khả năng liên kết, tích hợp các phầm mềm khác, có thể giúp nhà quản trị ra quyết định tốt hơn và xử

lý công việc tốt hơn

 Sự quan tâm của những lãnh đạo của một công ty với hầu hết là những nhân viên có trình độ, công nhân có tay nghề cao thì việc sử dụng phần mềm có tính chuyên nghiệp và hữu ích như HRM Pro là một lựa chọn đúng đắn