124 Hoàn thiện cụng tỏc kế toán chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp ở cụng ty TNHH (PMC)

124 Hoàn thiện cụng tỏc kế toán chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp ở cụng ty TNHH (PMC)

Lời nói đầuTrong nền kinh tế thị trờng, các quan hệ hàng hoá - tiền tệ, quan hệ thị tr-ờng đợc mở rộng, do vậy hoạt động kinh doanh phát triển mạnh mẽ quan hệ buôn bán mở rộng.Thơng trờng là chiến trờng Để chiến thắng, cần phải biết kết hợp giữa sức mạnh, trí tuệ và sự khôn khéo Lúc này, kinh doanh trên thơng tr-ờng không chỉ là nghiệp vụ kỹ thuật mà còn là nghệ thuật.

Xuất phát từ tình hình đó, yêu cầu đặt ra đối với các Công ty TNHH là phải hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả Để đạt đợc điều này, thì vấn đề thông tin, đặc biệt là thông tin kế toán luôn luôn đòi hỏi kịp thời và chính xác Thông tin

kế toán giúp các nhà quản lý đa ra các quyết định tài trợ cho hoạt động kinh doanh của mình một cách có hiệu quả

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai chỉ tiêu quan trọng, phản ánh toàn bộ hao phí lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp phải bỏ ra để thực hiện

chức năng, nhiệm vụ của mình

Tiết kiệm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chính là tiết kiệm hao phí lao động xã hội Hạ thấp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp có nghĩa là tăng lợi nhuận, hoàn thành tốt chi tiêu kinh tế tài chính khác

và có ý nghĩa với hạ thấp giá bán hàng hoá, nâng cao đời sống nhân dân

Mặt khác, công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp còn là căn cứ quan trọng để đánh giá chất lợng kinh doanh của doanh nghiệp Vì thế, ngoài vấn đề quan tâm để đẩy mạnh bán hàng, tăng doanh thu, doanh nghiệp cần thiết phải quan tâm đến hạ thấp chi phí kinh doanh Để quản

lý chi phí bán hàng cũng nh chi phí quản lý doanh nghiệp cần thông qua kế toán

- một công cụ quản lý có hiệu quả

hDo đó, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có vị trí đặc biệt quan trọng trong các thành phần kế toán ở các công ty TNHH Chính vì vậy, tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phù hợp và khoa học có ý nghĩa quan trọng trong việc phấn đấu hạ thấp chi phí kinh doanh.

Công ty TNHH (PMC) là một doanh nghiệp thơng mại, chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng nông sản và hàng tiêu dùng Mục đích của công ty là lợi nhuận ở đây, thị trờng vừa là cơ hội, vừa là thách thức đối với công ty trong việc tiêu thụ hàng hoá và nó phản hồi lại chính bằng kết quả thu

đợc hay phải trả giá Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề trên, qua thời gian thực tập của công ty,đợc sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo thạc sỹ Phạm

Đức Cờng, sự giúp đỡ của các cán bộ phòng kế toán công ty TNHH (PMC), tôi quyết định đi sâu nghiên cứu đề tài:

Hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý

doanh nghiệp ở công ty TNHH (PMC)

Phần I

Những vấn đề lý luận chung về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

I Lý luận chung về chi phí bán hàng và kế toán chi phí bán hàng

1 Khái niệm, phạm vi của chi phí bán hàng

Trong nền kinh tế thị trờng, vấn đề tiêu thụ hàng hoá luôn đợc đặt ra hàng

đầu cho bất cứ một loại hình doanh nghiệp nào Đối với doanh nghiệp thơng mại với chức năng chủ yếu là lu thông hàng hoá thì khâu bán ra có vai trò quyết định

đến các khâu khác nh mua vào, dự trữ Do vậy các doanh nghiệp luôn luôn phấn

đấu đẩy mạnh bán ra Trong quá trình đó, cần thiết phải hao phí một lợng lao động xã hội bao gồm cả lao động sống và lao động vật hoá để tiêu thụ số thành phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp Biểu hiện bằng tiền của những khoản hao phí trên đợc gọi là chi phí bán hàng Hay nói cách khác, chi phí bán hàng là những khoản chi

để bảo quản, phân loại, chọn lọc, chỉnh lý, đóng gói hàng hoá và những chi phí phục vụ cho quá trình bán hàng hay chi phí quảng cáo, tiếp thị, giao dịch, chi phí nhân viên, hoa hồng và những chi phí khác

Cần phân biệt chi phí bán hàng với chi phí lu thông và chi phí kinh doanh khác trong doanh nghiệp:

- Chi phí bán hàng chỉ bao gồm những khoản chi phí phát sinh ở khâu dụ trữ hàng hoá nh chi phí chọn lọc, bảo quản, phân loại, chỉnh lý, bao gói hàng hoá, chi phí vận chuyển bốc dỡ và chi phí phục vụ bán hàng.…

- Chi phí phát sinh ở khâu mua hàng đợc tính vào giá trị vốn của hàng nhập kho nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ từ nơi mua về kho doanh nghiệp, chi phí bảo hiểm, tiền thuê kho bãi…

- Chi phí giao thông bao gồm tất cả chi phí phát sinh ở khâu mua vào, dự trữ và bán ra

- Các khoản chi phí phục vụ hoạt động liên doanh liên kết, chi phí đầu t ra bên ngoài, lãi tiền vay đ… ợc hạch toán chung vào chi phí hoạt động tài chính

- Các khoản chi phí khác phát sinh trong một kỳ kinh doanh nhng không thể xác định đợc trớc nh chi phí thanh lý TSCĐ, hao hụt vật t hàng hoá, tổn thất tài sản, chi phí do hoả hoạn, thiên tai bất ngờ và các khoản chi phí bất thờng khác khi đợc tính vào chi phí bất thờng

Nh vậy, chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lu thông, là chi phí cơ bản cấu thành nên chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại Chi phí bán hàng đợc bù đắp từ doanh thu bán hàng trong kỳ Nhng không phải tất cả chi phí phát sinh đều đợc coi là chi phí bán hàng mà có những khoản có thể đợc tính hoặc không đợc tính vào chi phí bán hàng

Nói chung, những hao phí lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình dự trữ và tiêu thụ hàng hoá đều đợc tính là chi phí bán hàng Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán kế toán, ngời ta cần tính vào chi phí bán hàng một phần thu nhập thuần tuý của xã hội nh: BHXH, BHYT, KPCĐ Mặc dù thực chất những khoản đó không phải là chi phí bán hàng mà…

là những khoản phân phối lại giữa các đơn vị với nhau Phần này nhiều hay ít phụ thuộc vào đờng lối kinh tế - tài chính của mỗi quốc gia trong từng thời kỳ

Theo quy định hiện hành, một số khoản sau không đợc tính vào chi phí bán hàng:

- Các khoản chi mang tính phân phối lại nh: thuế các loại, các quỹ…

- Các khoản chi có nguồn bù đắp riêng nh: lơng chuyên gia, chi phí cho hội nghị công nhân viên, chi phí công tác Đoàn, Đảng, Đoàn thanh niên…

- Phí liên quan đến việc phục vụ đời sống sinh hoạt văn hoá của công nhân viên nh: nhà trẻ, câu lạc bộ…

- Các khoản thiệt hại do thiên tai, hoả hoạn, lãi vay quá hạn, phạt do vi phạm hợp đồng…

2 Phân loại chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là một bộ phận chi phí quan trọng, phát sinh ở khâu tiêu thụ hàng hoá Chi phí bán hàng phản ánh chất lợng công tác quản lý chi phí và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Yêu cầu quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng

là hết sức cần thiết Qua đó phải kiểm tra, phân tích xu hớng biến động của chi phí bán hàng, đồng thời đề ra phơng hớng phấn đấu tiết kiệm chi phí bán hàng, đề ra biện pháp hữu hiệu trong công tác quản lý Để áp ứng yêu cầu quản lý chi phí bán hàng một cách có hiệu quả, ngời ta phải tiến hành phân loại chi phí

Phân loại chi phí bán hàng là việc xắp xếp các khoản chi phí bán hàng có cùng tính chất thành từng loại, từng nhóm theo một tiêu thức nhất định Tuỳ theo yêu cầu quản lý mà có những cách thức phân loại chi phí khác nhau, mỗi một cách phân loại có mục đích và tác dụng riêng Trong doanh nghiệp thơng mại, chi phí bán hàng đợc phân loại theo cách sau:

2.1 Căn cứ vào nội dung chi phí thì toàn bộ chi phí bán hàng bao gồm :

- Chi phí nhân viên: là các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân

viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản hàng hoá nh các khoản tiền lơng, BHYT, BHXH, KPCĐ và các khoản phụ cấp khác

- Chi phí vật liệu bao bì: là trị giá bằng tiền các loại bao bì, vật đóng gói

dùng cho việc bảo quản, bán hàng hoá nh chi phí về vật đóng gói, chi phí về

nhiên liệu dùng cho bảo quản bốc dỡ, vận chuyển, vật liệu dùng để sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng…

- Chi phí dụng cụ đồ dùng: là giá trị bằng tiền các công cụ dụng cụ đồ

dùng phục vụ cho quá trình chuẩn bị bán hàng và quá trình bán hàng nh phơng tiện tính toán, dụng cụ đo lờng, các phơng tiện làm việc ở khâu bán

- Chi phí khấu hao TSCĐ: là biểu hiện bằng tiền của phần hao mòn tài

sản cố định, kể cả tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình sử dụnh trong quá trình bảo quản hàng hoá và quá trình bán hàng nh khấu hao nhà kho, cửa hàng, các phơng tiện bốc xếp, phơng tiện tính toán kiểm nghiệm…

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: là số tiền dùng để trả cho các đơn vị và các

cá nhân bên ngoài do cung cấp các dịch vụ, lao vụ cho doanh nghiệp phục vụ cho quá trình bán hàng nh tiền thuê kho, thuê bãi, thuê vận chuyển, tiền sửa chữa tài sản cố định thuê bên ngoài, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn

vị nhận uỷ thác xuất khẩu…

- Chi phí bảo hành sản phẩm: là chi phí để thực hiện công việc sửa chữa,

chỗ hỏng hóc của sản phẩm mà doanh nghiệp đã bán cho khách hàng nhng vẫn trong thời hạn doanh nghiệp cam kết đảm bảo chất lợng sản phẩm của mình Chi phí cho công việc này nhằm tạo sự tín nhiệm của khách hàng đối với doanh nghiệp

- Chi phí bằng tiền khác: là những khoản chi phí cha ghi vào các khoản

đã trình bày nh trên nh chi phí quảng cáo, tiếp thị sản phẩm, chi phí tiếp khách

ở bộ phận bán hàng…

Tác dụng của cách phân loại này: Tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong công tác tổ chức kế toán tổng hợp cũng nh kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí Cách phân loại này là cơ sở cho công tác

đánh giá, phân tích chi phí bán hàng theo khoản mục, xác định đợc tỷ trọng

từng khoản chi phí trong tổng chi phí phát sinh và xu hớng biến động của chúng, từ đó ngời ta xác định đợc trọng tâm công tác quản lý chi phí cũng nh đa

ra biện pháp nhằm điều chỉnh và quản lý kịp thời đối với từng khoản mục chi phí Cách phân loại này còn là tiền đề hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng một cách khoa học thực tế Do vậy, nó có tác dụng rất lớn đối với công tác quản lý chi phí bán hàng, góp phần tiết kiệm chi phí bán hàng

2.2 Căn cứ vào mối quan hệ giữa doanh thu bán hàng với chi phí bán hàng thì chi phí bán hàng bao gồm nội dung sau:

- Chi phí khả biến (chi phí biến đổi): là những chi phí khi doanh số bán

hàng thay đổi ( tăng hoặc giảm ) thì số tiền chi phí cũng thay đổi theo chiều thuận (tăng hoặc giảm ) về số tiền, còn về tỷ xuất chi phí thì thay đổi không

đáng kể Sự tăng, giảm chi phí bán hàng với doanh số bán hàng không đồng nhất về tốc độ dối với từng nội dung chi phí Có những khoản chi phí có tốc độ tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh số, ngợc lại, có nhữngkhoản chi phí có tốc độ tăng chậm hơn tốc độ tăng doanh số Vì vậy, tỷ suất chi phí có chiều hớng không đổi

Thuộc loại chi phí này gồm chi phí về tiền lơng, tiền công, chi phí vật liệu bao bì

- Chi phí bất biến: là những chi phí khi doanh số bán hàng thay đổi (tăng

hoặc giảm ), thì số tiền chi phí không thay đổi hoặc thay đổi không đáng kể (trừ những trờng hợp đặc biệt khi doanh nghiệp trang bị mới thiết bị, thay đổi quy trình công nghệ) Tỷ suất chi phí bất biến lại có xu hớng thay đổi theo chiều tỷ

lệ nghịch với doanh thu Thuộc chi phí này có chi phí khấu hao TSCĐ, các loại công cụ, dụng cụ

Cách phân loại này cho ta thấy mối quan hệ giữa doanh số bán hàng với chi phí, từ đó xác định hớng cơ bản để hạ thấp chi phí bán hàng là tăng khối l-

ợng hàng hoá tiêu thụ Dựa vào cách phân chia loại này, ngời ta có thể nghiên cứu quy luật biến đổi các loại chi phí khác nhau, làm cơ sở cho công tác kế toán quản trị và phân tích hoạt động kinh tế Sử dụng phơng pháp toán học, ngời ta

có thể khảo sát đợc sự ảnh hởng của khối lợng hàng hoá tiêu thụ tới chi phí bán hàng, làm cơ sở cho công tác kế hoạch hoá, lập kế hoạch cho chi phí bán hàng,

kế hoạch luân chuyển hàng hoá, kế hoạch lợi nhuận

Ngoài ra, cách phân loại này còn giúp nhà quản lý tiến hành phân tích

điểm hoà vốn, xác định phơng án giá hợp lý, nâng cao hiệu quả chi phí (vốn) bỏ

ra, tạo điều kiện thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh doanh

2.3 Phân loại chi phí bán hàng theo đối tợng tập hợp chi phí thì toàn

bộ chi phí bán hàng đợc chia thành chi phí chung và chi phí trực tiếp.

- Chi phí chung: là những chi phí liên quan đến nhiều đối tợng chịu chi

phí, nhiều địa điểm kinh doanh, nhiều nhóm hàng kinh doanh Các chi phí này…cuối kỳ tập hợp đợc phải phân bổ cho các đối tợng phải chi phí theo tiêu chuẩn hợp lý

- Chi phí trực tiếp: là những chi phí liên quan trực tiếp đến đối tợng chi

phí nh: một địa điểm kinh doanh, một nhóm hàng kinh doanh…

Tác dụng các phân loại này nhằm đảm bảo cho việc hạch toán và phân bổ chi phí đợc đúng đắn, hợp lý, tạo điều kiện cho việc theo dõi chi tiết chi phí bán hàng theo địa điểm kinh doanh theo nhóm hàng kinh doanh nhằm tính toán chính xác chi phí bỏ ra và kết quả thu về của từng địa điểm kinh doanh, từng nhóm hàng kinh doanh từ đó giúp cho việc xác định phơng án kinh doanh đúng

đắn, đem lại hiệu quả cao

2.4 Phân loại theo bản chất kinh tế thì chi phí bán hàng chia làm hai loại:

- Chi phí thuần tuý: là những chi phí phát sinh do sự cần thiết thay đổi

hình thái biểu hiện của hàng hoá Nó không làm tăng giá trị sử dụng của hàng hoá và không sáng tạo ra giá trị mới của hàng hoá Khoản chi phí này đợc bù

đắp bởi một bộ phận giá trị thặng d do khu vực sản xuất tạo ra Thuộc loại chi phí này gồm chi phí vận chuyển, quảng cáo, bảo hành, chi phí nhân viên bán hàng…

- Chi phí bổ sung: là chi phí phục vụ cho việc tiếp tục hoàn thiện quá

trình sản xuất trong lĩnh vực lu thông Loại chi phí này làm tăng giá trị của hàng hoá tạo ra thu nhập quốc dân nhng không tạo ra giá trị sử dụng của hàng hoá, và

nó đợc bù đắp bởi phần giá trị mới của hàng hoá đợc tạo ra trong lĩnh vực lu thông thuộc loại chi phí này gồm có chi phí chọn lọc, bảo quản, đóng gói, chế biến bổ sung…

Các phân loại này giúp ta hiểu sâu sắc về bản chất kinh tế của chi phí bán hàng và chức năng của ngành thơng mại Qua đó, ta xác định đợc khoản chi phí nào làm tăng thu nhập quốc dân trong quá trình bán hàng Đồng thời, nó có tác dụng trong công tác quản lý chi phí bán hàng, góp phần hạ thấp chi phí bán hàng một cách hợp lý, giảm tối thiểu chi phí bất hợp lý

Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, chi phí bán hàng còn có thể đợc phân loại theo địa giới phát sinh chi phí bao gồm: Chi phí trong nớc và chi phí ngoài nớc

Trên đây là một số cách phân loại chi phí bán hàng trong doanh nghiệp có thể vận dụng cách phân loại chí phí trên một cách phù hợp, phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán chi phí bán hàng có hiệu quả và tiết kiệm nhất

3.Các nhân tố ảnh hởng và biện pháp chủ yếu hạ thấp chi phí bán hàng

3.1 Các nhân tố

Để có phơng hớng và biện pháp tích cực nhằm hạ thấp chi phí bán hàng thì ngời làm công tác quản lý phải quan tâm xem xét tới sự ảnh hởng của các nhân tố chủ quan và khách quan của chi phí bán hàng Các nhân tố bao gồm:

+ ảnh hởng mức luân chuyển hàng hoá và cấu thành luân chuyển hàng hoá Chi phí bán hàng bao gồm cả chi phí bất biến và chi phí khả biến, trong đó

bộ phận chi phí khả biến sẽ tăng lên khi mức tiêu thụ tăng, từ đó làm cho tổng

số tiền chi phí bán hàng cũng tăng theo nhng tỷ suất phí lại có xu hớng giảm

Cấu thành luân chuyển hàng hoá cũng ảnh hởng đến chi phí bán hàng Nếu doanh nghiệp kinh doanh các loại hàng hoá có tốc độ luân chuyển hàng hoá nhanh thì chi phí bán hàng sẽ giảm đi Vậy nếu cấu thành hàng hoá gồm nhiều hàng luân chuyển nhanh sẽ hạ thấp đợc chi phí bán hàng

+ ảnh hởng của nhân tố sản xuất: sản xuất và phân bố sản xuất tạo điều

kiện mở rộng luân chuyển hàng hoá Việc phân bố sản xuất hợp lý sẽ giảm đợc chi phí bán hàng

+ ảnh hởng của công tác vận chuyển và việc tổ chức mạng lới, trong đó

công tác vận chuyển hàng hoá có ảnh hởng trực tiếp dến chi phí bán hàng (chi phí vận chuyển) Vì vậy, tổ chức vận chuyển hợp lý (bao gồm lựa chọn con đ-ờng vận chuyển và phơng tiện vận chuyển hợp lý) sẽ giảm đợc khoản chi phí này Việc tổ chức mạng lới kinh doanh xuất nhập khẩu ảnh hởng trực tiếp tới việc mở rộng hoặc thu hẹp mức luân chuyển hàng hoá, từ đó làm giảm hoặc tăng chi phí bán hàng

+ ảnh hởng của năng suất lao động: Năng suất lao động trong các doanh

nghiệp tăng lên sẽ tiết kiệm đợc lao động sử dụng, từ đó hạ thấp đợc chi phí tiền

lơng Mức tăng của tiền lơng bình quân luôn nhỏ hơn mức tăng của năng suất lao động, do đó hạ thấp đợc chi phí bán hàng.

Việc sử dụng tiết kiệm chi phí bán hàng là cần thiết nhng không vì thế mà

ảnh xấu đến lu chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu, tức là việc hạ thấp chi phí bán hàng phải hợp lý Hạ thấp chi phí bán hàng hợp lý là giảm những khoản chi không cần thiết và cũng có thể tăng những khoản chi không cần thiết khác

Đồng thời hạ thấp chi phí bán hàng phải đẩm bảo cho hoạt động kinh doanh đợc bình thờng và có hiệu quả

3.2 Các biện pháp

Qua nghiên cứu các nhân tố ảnh hởng tới chi phí bán hàng, có thể rút ra một số biện pháp để hạ thấp chúng

- Thứ nhất: Đẩy mạnh bán ra trong các doanh nghiệp xuất nhập khẩu là

điều kiện cần thiết để hạ thấp chi phí bán hàng Cần phải mở rộng lu chuyển hàng hoá, nâng cao phẩm chất các mặt hàng kinh doanh, cải tiến cấu thành hàng hoá phù hợp với nhu cầu tiêu dùng, đảm bảo dự trỡ hàng hoá hợp lý, ngăn chặn

và giải quyết hàng ứ đọng, kém phẩm chất, tránh hao hụt hàng hoá ngaòi định mức…

- Thứ hai: Tổ chức tốt công tác quản lý chi phí bán hàng Để tiết kiệm chi

phí bán hàng cần vận dụng tốt các quy luật kinh tế, quy luật giá trị cùng với việc

động viên mọi bộ phận, cá nhân thực hiện chi phí bán hàng, góp phần thực hiện tốt công tác quản lý chi phí

- Thứ ba: Phân bổ mảng kho tàng, trạm trại hợp lý, tăng cờng cải tiến kỹ

thuật phục vụ cho việc bốc dỡ, bảo quản và tiêu thụ hàng hoá Đồng thời, sử dụng hợp lý hệ thống cửa hàng, quầy hàng, thuận tiện cho ngời tiêu dùng Việc giao hàng nhận hàng sẽ giảm bớt đợc khâu trung gian không cần thiết Điều này

sẽ mở rộng việc luân chuyển hàng hoá nâng cao năng suất lao động, giảm bớt chi phí tiền lơng, chi phí vận chuyển từ đó giảm bớt đợc chi phí bán hàng

- Thứ t: Cần tổ chức công tác lao động hợp lý, giảm bứt lao động gián

tiếp, tăng cờng lao động trực tiếp làm nhiệm vụ kinh doanh nhằm nâng cao năng suất lao động tiết kiệm tiền lơng

- Thứ năm : Cần tổ chức vận chuyển hàng hoá, sử dụng các phơng tiện

vận tải hợp lý, tận dụng công suất của phơng tiện tạo ra nguồn hàng hai chiều, cải tiến công tác bốc dỡ hàng hoá tạo điều kiện giảm bớt chi phí bán hàng

-Thứ sáu: Tổ chức công tác kế toán, ghi chép, phản ánh một cách thờng

xuyên, liên tục, toàn diện, có hệ thống trớc, trong và sau khi các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh Từ đó, phát hiện ra các khoản chi tiêu bất hợp lý, kịp thời đa ra các biện pháp hữu hiệu nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí bán hàng Đây là biện pháp

đợc sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Chính vì thế cần đi sâu, nghiên cứu kế toán chi phí bán hàng

4 Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí bán hàng trong doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu

4.1 Hạch toán chi phí bán hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Phải tính toán, ghi chép, phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản chi phí phát sinh thuộc phạm vi chi phí bán hàng Qua đó, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch chi phí đó, nhằm đảm bảo chi đúng, chi có hiệu quả

- Tập hợp và phân bổ đúng đắn các khoản chi phí phát sinh theo đúng đối tợng chịu chi phí

- Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết chi phí bán hàng, đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán chi phí kinh doanh và tiết kiệm chi phí

Để phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện dự toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng tài khoản 641 “chi phí bán hàng” tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, lao vụ,

dÞch vô, bao gåm c¸c chi phÝ b¶o qu¶n,vËn chuyÓn, giíi thiÖu, b¶o hµnh s¶n phÈm hµng ho¸.

4.2 Kết cấu và nội dung phản ánh TK 641 Chi phí bán hàng“ ”

142 “chi phí trả trớc” (1422)

Cuối kỳ, TK 641 “Chi phí bán hàng” không có số d

TK 641 “Chi phí bán hàng” có 7 tài khoản cấp II:

- TK 6411 “Chi phí nhân viên”: phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá Bao gồm các khoản tiền lơng, tiền công, các khoản phụ cấp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn

- TK 6412 “Chi phí vật liệu, bao bì”: phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng phục vụ cho việc đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu cho việc vận chuyển hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vất liệu dùng cho bảo quản, sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng

- TK 6413 “Chi phí dụng cụ đồ dùng”: phản ánh về chi phí công cụ, dụng

cụ, đồ dùng phục vụ cho quá trìnhtiêu thụ sản phẩm hàng hoá nh dụng cụ đo ờng, phơng tiện làm việc

l TK 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ”: phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở

bộ phận bảo quản hàng hoá: Nhà kho, cửa hàng, phơng tiện vận chuyển, phơng tiện đo lờng tính toán

- TK 6415 “Chi phí bảo hành”: phản ánh chi phí để thực hiện công việc sửa chữa chỗ hỏng hóc của sản phẩm mà đã bán cho khách hàng nhng vẫn trong thời hạn doanh nghiệp cam kết bảo đảm chất lợng sản phẩm của minh

- TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: phản ánh chi phí mua ngoài phục

vụ bán hàng nh chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho bãi, thuê vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, trả tiền hoa hồng đại lý, trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu

- TK 6418 “Chi phí khác bằng tiền”: phản ánh các chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng, ngoài các chi phí kể trên nh chi phí quảng cáo chào hàng, giới thiệu sản phẩm, chi phí hội nghị khách hàng

Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”

- Khi xuất công cụ dụng cụ, đồ dùng phục vụ bán hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6413)

Có TK 153 “Công cụ dụng cụ”

Trờng hợp trong kỳ kinh doanh xuất dùng hàng loạt công cụ dụng cụ cho khâu bán hàng, có thể làm cho chi phí bán hàng tăng lên đột ngột, kế toán có thể sử dụng phơng pháp phân bổ dần vào chi phí bán hàng của các kỳ kinh doanh sau

Khi xuất dùng hàng loạt công cụ dụng cụ ra sử dụng, kế toán ghi:

Nợ TK 142 “Chi phí trả trớc”

Có TK 153 “Công cụ dụng cụ”

Hµng th¸ng, hµng quÝ ph©n bæ dÇn, kÕ to¸n ghi:

Cuối kỳ kinh doanh, toàn bộ chi phí bán hàng đợc kết chuyển sang

TK 911 đối với đơn vị có chu kì sản xuất kinh doanh ngẳn trong kì có tiêu thụ sản phẩm, ghi:

Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”

Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng

4.4 Kế toán chí tiết chi phí bán hàng:

Kế toán chi tiết chi phí bán hàng không chỉ dừng lại ở tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng mà còn phải đi sâu vào chi tiết để biết đợc chi phí bán hàng phát

CP nhân viên

bán hàng

TK 152, 153, 142

CP vật liệu bao bì

công cụ, dụng cụ

TK 214

CP khấu hao TSCĐ

TK 335, 331

TK 111, 112

CP khác bằng tiền

Cuối kì K/c CPBH

TK 142

TK 133

CP DV mua ngoài

đợc khấu trừThuế VAT

Đơn vị có chu kì SXKD dài

trong kì không

có tiêu thụ sản phẩm K/c khi có tiêu

thụ

sinh với từng nhóm hàng, từng ngành hàng, hoặc từng đơn vị kinh doanh nội bộ …

Từ đó, có điều kiện để quản lý chi phí bán hàng có trọng điểm và nâng cao hiệu quả kinh doanh

Tuỳ theo mục đích, yêu cầu quản lý của đơn vị kinh doanh mà có thể áp dụng phơng pháp kế toán chi tiết chi phí bán hàng một cách hợp lý khoa học nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý chi phí bán hàng có hiệu quả Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức kế toán chi tiết sau đây:

4.4.1 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo yếu tố chi phí:

Đây là phơng pháp kế toán tập hợp chi phí theo yếu tố chi phí đã đợc phân loại theo nội dung chi phí (bao gồm 7 yếu tố chi phí ) Kế toán tiến hành tập hợp và phân bổ chi phí nh sau: Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ liên quan đến chi phí

kế toán phản ánh vào bảng kê, bảng phân bổ liên quan, các sổ chi tiết hoặc tờ kê chi tiết theo yếu tố chi phí Cuối tháng các bộ phận kế toán liên quan chuyển số liệu từ các tờ kê chi tiết cho kế toán chi phí bán hàng để tổng và sau đó phản ánh vào sổ cái TK 641

Kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo yếu tố chi phí có u điểm đơn giản,

dễ thực hiện, cho ta thấy đợc tình hình thực hiện kế hoạch chi phí bán hàng theo từng nội dung Qua đó, có biện pháp cụ thể để quản lý cho phí bán theo từng khoản mục chi phí, góp phần hạ thấp chi phí bán hàng

Tuy nhiên nó cha đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cơ chế quản lý Đó là:

- Cha phản ánh và giám đốc đợc tình hình thực hiện kế hoạch chi phí bán

hàng ở từng nhóm hàng, từng đơn vị phụ thuộc nơi trực tiếp phát sinh chi phí

- Không đánh giá đợc chất lợng công tác quản lý chi phí bán hàng ở

các đơn vị phụ thuộc, từng nhóm hàng kinh doanh, không có cơ sở để hạch

toán nội bộ

- Không khuyến khích đợc tinh thần tiết kiệm cho phí bán hàng của từng

đơn vị cũng nh toàn doanh nghiệp

4.4.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo nhóm mặt hàng kinh doanh:

Theo phơng pháp này, những chi phí phát sinh liên quan đến nhóm hàng nào thì hạch toán trực tiếp vào nhóm hàng đó, còn những cho phí liên quan đến nhiều nhóm hàng thì phân bổ theo những tiêu thức hợp lý

Để hạch toán chi phí theo nhóm mặt hàng cần giải quyết những vấn đề sau:

- Tiến hành phân loại hàng hoá theo những tiêu thức hợp lý (có cùng tính chất)

- Phân loại chi phí bán hàng: phân loại chi phí bán hàng thành chi phí trực tiếp và chi phí bán chung

- Tổ chức công tác ghi sổ: khi chi phí bán hàng phát sinh, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để tiến hành tập hợp chi phí, sau đó ghi vào các sổ kế toán có liên quan đối ứng với Nợ TK 641 Đồng thời ghi và phân tích theo khoản mục chi tiết phí để ghi vào tờ kê chi tiết phí theo nhóm hàng kinh doanh Với các chi phí đã đợc phản ánh ở bảng kê, bảng phân bổ khác thì không ghi vào các tờ kê chi tiết phí mà nó đợc tập hợp chung cho tất cả các nhóm hàng sau đó phân bổ theo những tiêu thức thích hợp

Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các tờ kê chi tiết do kế toán các bộ phận liên quan gửi đến cùng với bảng phân bổ bảng kê để tập hợp chi phí trực tiếp cho các nhóm hàng và tập hợp chi phí chung rồi tính toán phân bổ cho các nhõm mặt hàng Sau đó, kế toán tổng hợp chi phí bán hàng theo từng nhóm hàng vào bảng phân bổ và bảng tổng hợp chi phí bán hàng theo khoản mục

Tổng hợp chi phí bán hàng của tất cả các nhóm hàng thành chi phí bán hàng toàn doanh nghiệp Việc phân bổ chi phí bán hàng cho hàng còn lại và

hàng bán ra đợc tiến hành theo từng nhóm hàng Tất cả các khoản chi phí đều

đ-ợc phân bổ Cuối kì hạch toán, căn cứ vào chi phí bán hàng phân bổ cho hàng bán ra để kết chuyển chi phí từ bên Nợ TK 641 sang bên Nợ TK 911 để xác

định kết quả

Ưu điểm của phơng pháp này:

- Giúp ta xác định đợc kết quả kinh doanh của từng nhóm mặt hàng nhằm phân tích kết quả kinh doanh của từng nhóm mặt hàng, từ đó, có biện pháp đẩy mạnh bán ra đối với các mặt hàng cá hiệu quả kinh doanh cao Qua đó, thấy đợc trọng điểm của công tác quản lý chi phí bán hàng

- Tuy nhiên, phơng pháp này có nhợc điểm là phạm vi áp dụng bị hạn chế, chỉ áp dụng đợc với các doanh nghiệp kinh doanh ít nhóm mặt hàng hoặc các

đơn vị chuyên doanh

Ngoài hai phơng pháp kế toán chi tiết chi phí bán hàng nh trên, kế toán chi tiết chi phí bán hàng có thể chi tiết theo địa điểm kinh doanh nghiệp Kế toán tập hợp chi phí ở từng địa điểm, sau đó tập hợp chi phí của toàn doanh nghiệp Việc tập hợp chi phí theo địa điểm cũng cá thể tập hợp chi tiết chi phí theo nội dung chi phí hay mặt hàng kinh doanh

ở những doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, để quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng, cần phải theo dõi riêng chi phí bán hàng trong nớc và ngoài n-

ớc nên những đơn vị này nên mở tài khoản để phản ánh chi phí bán hàng trong

và ngoài nóc

3. Những vấn đề lý luận chung về chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu

3.1 Khái niệm, phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp

Trong quá trình kinh doanh cùng với chi phí bàn hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp luôn đòi hỏi cần phải đợc quản lý chặt chẽ và có hiệu quả Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là một bộ phận cấu thành của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Vì vậy cần phải phân biệt chi phí quản

lý doanh nghiệp với chi phí bán hàng và các chi phí kinh doanh khác

Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh trong toàn doanh nghiệp, phục vụ cho công tác quản lý và điều hành chính, các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài ở bộ phận văn phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ khó đòi

Nh vậy chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí mà doanh nghiệp

bỏ ra để duy trì bộ máy quản lý và các khoản chi khác không liên quan trực tiếp

đến quá trình sản xuất kinh doanh

Chi phí quản lý doanh nghiệp là chỉ tiêu kinh tế chủ yếu của doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng Nó ảnh hởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, vấn đề đặt ra đối với doanh nghiệp là phải quản lý chặt chẽ và có hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp Trên cơ sở nghiên cứu, phân tích công tác hạch toán chi phí cần xác

định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm baỏ thực hiện mục tiêu quản

lý Phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp là giới hạn của những chi phí phát sinh đợc tính là chi phí quản lý doanh nghiệp Việc xác định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh lu chuyển háng hoá phải dựa trên nguyên tắc cơ bản sau:

- Chỉ những khoản chi phí liên quan gián tiếp đến quá trình kinh doanh luân chuyển hàng hoá tức là các khoản liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp mới đợc tính vào chi phí cho nhân viên quản lý (Tiền lơng, phụ cấp, BHYT, BHXH ), chi phí đồ dùng, dụng cụ văn phòng Còn những chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh luân chuyển hàng hoá của doanh nghiệp nh chi phí nhân viên trực tiếp bán hàng, đồ dùng, dụng cụ phục vụ bán hàng thì không đ… ợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Đối với nhng TSCĐ phục vụ cho hoạt động quản lý nh nhà cửa, các phòng ban, phơng tiện truyền dẫn, thiết bị quản lý thì giá trị hao mòn của…chúng đợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

- Không tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí có tính chất bất bất thờng nh chi phí thanh lý TSCĐ, tiền phạt do vi phạm hợp đồng, tiền phạt thuế, truy nộp thuế, các khoản chi phí phát sinh do kế toán bị nhầm lẫn hay

bỏ sót khi vào sổ

- Không tính và chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí liên quan đến hoạt động về vốn nh chi phí để đầu t, ký quỹ, ký cợc, chi phí liên quan đến cho vay

Ngoài ra theo yêu cầu quản lý chi phí cụ thể trong hệ thống kế toán Việt Nam mới ban hành cùng quy định một số khoản phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Đó là các khoản thuế, phí, lệ phí (nh thuế môn bài, thuế đất, thuế trớc bạ, khoản thu trên vốn, phí giao thông ) và các khoản chi phí dự phòng…(dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi)

Xác định rằng chi phí quản lý doanh nghiệp có tác dụng đảm bảo hoạch toán đúng, đủ chi phí, tạo điều kiện cho doanh nghiệp xác định chính xác kết quả hoạt động kinh doanh, thúc đẩy việc thực hiện quyền tự chủ về tài chính của mình

3.2 Phân loại chi phí quản lý doanh nghiệp

Trong công tác quản lý và hoạch toán chi phí, việc phân tích tổng hợp và hệ thống hoá chi phí là một công việc hết sức quan trọng Cũng nh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng nh sắp xếpvà phân loại để thuận lợi cho công tác hoạch toán và quản lý, Nhng khác với việc phân loại chi phí bán hàng, chi phí quan lý doanh nghiệp không phân biệt theo bản chất kinh tế, theo doanh thu bán hàng mà chỉ phân loại theo nội dung chi phí Trên cơ sở chế độ kế toán mới ban hành đã có sự điều chỉnh hợp lý phù hợp với điều kiện đặc điểm của mỗi doanh nghiệp của cá doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có thể phân loại nh sau:

- Chi phí nhân viên quản lý

- Chi phí vật liệu quản lý

Nội dung đã phản ánh cụ thể ỏ phần I

Tác dụng cách phân loại này: Phân loại chi phí tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp theo nội dung chi phí tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong công tác tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lý theo khoản mục chi phí Cách phân loại này là cơ sở cho công tác đánh gía,phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp theo khoản mục, xác định đợc tỷ trọng từng khoản chi phí trong tổng chi phí phát sinh và xu hớng biến động của chúng Từ đó, ngời ta xác

định đợc trọng tâm của công tác quản lý chi phí ,đa ra biện pháp nhằm điều chỉnh

và quản lý kịp thời đối với từng khoản mục chi phí Cách phân loại này còn là tiền

đề hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch chi phí quản lý doanh nghiệp một cách khoa học, thực tế Do vậy, nó có tác dụng rất lớn đối với công tác quản lý chi phí, góp phần tiết kiệm chi phí

3.3 ý nghĩa và yêu cầu quản lý doanh nghiệp những biện pháp chủ yếu nhằm quản lý có hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp để duy trì bộ máy công ty, phục vụ quản lý

điều hành chung mọi hoạt dộng kinh doanh thu tăng lợi nhận và giảm chi phí kinh doanh trong đó có chi phí quản lý doanh nghiệp Muốn vậy phải đề ra các biện pháp quản lý chi phí một cách hiệu quả

Quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp nh sau:

- Lập kế hoạch định mức chi phí trong một hạn mức cho phép Kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch chi phí, từ đó phân tách đánh giá tình hình để

đa ra các biện pháp cụ thể đối vớiviệc sử dụng từng loại chi phí

- Sử dụng vốn tiết kiệm hiệu quả, tăng nhanh vòng quay của vốn để hạ thấp chi phí lãi vay

- Tổ chức quan hệ khách hàng, bạn hàng có uy tín, tìm hiểu thị trờng nguồn hàng

- Biện pháp đợc coi là quan trọng nhất, có ý nghĩa quyết định là tổ chức

kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán chi phí quản lý kinh doanh nghiệp nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin về việc thực hiện các chỉ tiêu chi phí quản lý doanh nghiệp, phục vụ việc lập kế hoạch chi phí Do đó, ta cần đi sâu nghiên cứu công tác kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

3.4 Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

3.4.1 Hạch toán CP QLDN cần thực hiện tốt các nhiệm vụ:

- Kế toán chi phí phải tính toán ghi chép, phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản chi phí thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp Qua dó kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch chi phí nhằm đảm bảo chi đúng, chi có hiệu quả

- Tập hợp và phân bổ đúng đắn các khoản chi phí phát sinh theo đúng đối tợng chi phí

- Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán chi phí kinh doanh và tiết kiệm chi phí

Để phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm: Chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính, chi phí chung khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp Khi hoạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số nguyên tắc sau:

- TK 624 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” đợc mở chi tiết theo từng nội dung chi phí nh đã quy định

- Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 642

“Chi phí quản lý doanh nghiệp” có thể mở thêm một số tài khoản cấp II để phản

ánh một số nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp

3.4.2 Kết cấu và nội dung phản ánh TK 642

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” nh sau:

- Chi phí quản lý doanh nghiệp thực - Các khoản giảm CPQLDN

tế phát sinh trong kỳ - Kết chuyển CPQLDN trong kỳ vào

bên Nợ TK 911 “Xác định kết quản kinh doanh” hoặc vào bên Nợ TK

142 “Chi phí trả trớc”

Cuối kỳ, TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp” không có số d

TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” có các tài khoản cấp II nh sau:+ TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: phản ánh chi phí và tiền l ơng, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp

+ TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: phản ánh trị giá vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp nh nhà làm việc của các phòng ban, kho tàng vật kiến trúc, máy móc thiết bị

+ TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: phản ánh giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý

+ TK 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định: phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp nh nhà làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, máy móc thiết bị

+ TK 6425 – Thuế, phí, lệ phí: phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí,

lệ phí nh thuế môn bài, thuế nhà đất, tiền thu trên vốn, các khoản phí

+ 6426- Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi

+ 6427- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh chi phí về dịch vụ mua ngoài

nh tiền điện, nớc, điện thoại, tiền thuê nhà, tiền thuê ngoài sửa chữa TSCĐ ở bộ phận văn phòng

+ 6428- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các chi phí trên nh chi phí cho hội nghị, tiếp khách, công tác phí, đào tạo cán bộ, lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh

3.4.3 Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:

- Tính các khoản thanh toán với nhân viên quản lý, nhân viên bộ phận văn phòng, kế toán ghi:

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6421)

Có TK 334 “Phải trả công nhân viên”

Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác”

- Xuất kho vật liệu dùng cho công tác quản lý, kế toán ghi:

Nợ TK 642 “Chi phí bán hàng quản lý doanh nghiệp” (6422)

Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”

- Xuất công cụ dụng cụ đồ dùng văn phòng phân bổ 100%, kế toán ghi:

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6423)

Có Tk 153 “Công cụ dụng cụ”

- Trờng hợp xuất công cụ dụng cụ, vật liệu quản lý có giá trị lớn, loại phân bổ nhiều lần, kế toán tiến hành phân bổ dần hàng kỳ nh sau:

+ Khi xuất dùng:

Nợ TK 142 “Chi phí trả trớc”

Có TK 153 “ Công cụ dụng cụ”

+ Khi phân bổ dần chi phí vào chi phí quản lý doanh nghiệp:

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6423)

Có TK 142 “Chi phí trả trớc”

- Hàng tháng, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ phân bổ

co chi phí doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6424)

Có TK 214 “Hao mòn TSCĐ”

- Khi tính thuế nhà đất, thuế trớc bạ, kế toán ghi:

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6425)

Có TK 333 “Thuế và các khoản thanh toán với NSNN”

- Khi phát sinh các khoản lệ phí: Phí cầu đờng kế toán ghi:

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6435)

Có TK 111 “Tiền mặt”

Có TK 112 “ Tiền gứi ngân hàng”

Có 331 “Phải trả ngời bán”

- Các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó

đòi, kế toán ghi:

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6426)

Có TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”

Có TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”

- Khi phát sinh các chi phí dịch vụ thuê ngoài, kế toán ghi:

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6427)

Có TK 111 “Tiền mặt”

Có TK 112 “ Tiền gứi ngân hàng”

Có 331 “Phải trả ngời bán”

-Trờng hợp sửa chữa TSCĐ, thiết bị quảng cáo doanh nghiệp ch… a xác

định tự làm hay thuê ngoài, kế toán ghi:

+ Khi trích trớc, kế toán ghi:

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6428)

- Khi phát sinh các chi phí hội nghị, tiếp khách công tác phí, chi phí đào tạo cán bộ, các chi phí bằng tiền thuộc phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp ngoài cấc khoản chi phí trên, kế toán ghi:

Nợ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” (6428)

Có TK 111 “Tiền mặt”

Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”

- Cuối kỳ, kế toán tổng hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp rồi kết chuyển vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả:

Nợ TK 911 “Xấc định kết quả kinh doanh”

Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”

Nếu đơn vị có chu kì sản xuất kinh doanh dài, trong kì không có sản phẩm tiêu thụ, ghi:

Nợ TK 142 “Chi phí trả trớc” (1422)

Có TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”

Trình tự kế toán tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ hạch toán chi phí quản lí doanh nghiệp

TK 142

Đơn vị có chu kì SXKD dài

TK 111, 112, 331

33331

TK 133

Chi phí khác bằng tiềnchi phí DV mua ngoài

Thuế VAT được khấu trừ

trong kì

không có sản phẩm tiêu thụ

K/c khi có tiêu thụ

TK 642

Tính tiền lương, BHXH, BHYT của nhân viên quản lý

TK 152, 153, 335

Chi phí CCDC,

đồ dùng văn phòng

3.4.4 Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp:

Đợc tiến hành chi tiết theo yếu tố Việc tổ chức ghi sổ và trình tự luân chuyển chứng từ tơng tự chi phí bán hàng Các sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp và bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp đợc ghi thêm khoản mục chi phí so với chi phí bán hàng Đó là chi phí dự phòng, chi phí về thuế, lệ phí

TK 642Tính tiền lơng, BHXH,

BHYT của nhân viên QL

TK 152, 153, 335

Chi phí CCDC, đồ dùng văn phòng

TK

214

CP khấu hao TSCĐ

TK 333

Thuế, phí, lệ phí

Cuối kỳ K/c CP QLDN sang TK 911

4 Các hình thức sổ kế toán để thực hiện kế toán chi phí bán

hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Các doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh để lựa chọn một trong bốn hình thức hạch toán: Nhật kí chung, Nhật kí - Sổ cái, Chứng từ - ghi sổ, Nhật kí chứng từ

Trình tự hệ thiống hoá thông tin của các hình thức nh sau:

Báo cáo kế toán

Định kì

Chứng từ kế toán

Nhật kí sổ cái

Báo cáo kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết

B¸o c¸o kÕ to¸n

Phần IITình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty TNHH (PMC)

1 Đặc điểm chung về Công ty TNHH (PMC)

- Thủ quỹ : Đảm nhiệm việc xuất nhập tiền mặt trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, hợp pháp, đối chiếu số d tiền mặt ở sổ quỹ với lợng tiền mặt thực có ở quỹ

1.2 Hệ thống chứng từ

Các chứng từ ở công ty bao gồm nhiều loại: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo

nợ, giáy báo có của ngân hàng, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán tiền lơng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận tài sản cố định…

Căn cứ vào những chứng từ gốc đã lập, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi phân loại chứng từ và phản ánh chúng trên máy vi tính

1.3 Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán mới phù hợp với đặc điểm kinh doanh xuất nhập khẩu Các TK cấp I đợc sử dụng là:

Hiện nay công ty TNHH (PMC) đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký -

sổ cái trên phần mềm máy tính và hệ thống tài khoản trên phần mềm máy tính

và hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định 1141/CĐKT ngày 01/01/1995 để theo dõi, ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh các đơn vị

- Do phòng kế toán công ty đợc trang bị máy vi tính phục vụ cho công tác

kế toán nên công việc đợc giảm nhẹ đi rất nhiều, chủ yếu do máy tính thực hiện

ở phòng kế toán, trên cơ sở các chứng từ hàng ngày, kế toán kiểm tra tính hợp

lệ, của chứng từ vào máy Máy vi tính sẽ tự sử lý thông tin, tự ghi chép vào các

sổ chi tiết cũng nh sổ tổng hợp

Cuối kỳ, kế toán lập các bút toán kết chuyển (bút toán khoá sổ) và nhập vào máy, máy tự xử lý và hoạch toán trên các sổ kế toán

1.5 Hệ thống báo cáo kế toán

Công ty hiện đang sử dụng các loại báo cáo kế toán nh:

- Bảng cân đối kế toán

- Kết quả hoạt động kinh doanh

- Thuyết minh báo cáo tài chính

2 Tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công tyTNHH (PMC)

ở công ty TNHH (PMC), kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc giao cho một nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ cao

đảm nhiệm Nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận kế toán này là

Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ kế toán và chi phí quản lý doanh nghiệp, xem xét các khoản chi có đúng chế độ kế toán không và ghi chép phản ánh số phát sinh hàng ngày vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

- Tính toán chi phí và phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

đã tập hợp đợc cho các đối tợng chịu chi phí

Để thấy rõ hơn tình hình hoạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty, ta xem xét lần lợct các vấn đề sau:

2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Các chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công

ty TNHH bao gồm nhiều loại: Phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng, các chứng từ về tiền lơng, về khấu hao TSCĐ, phiếu xuất kho, khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán liên quan tiến hành lập chứng từ Căn cứ vào những chứng từ gốc đã lập, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi phân loại chứng từ và phản ánh chúng trên máy vi tính Máy sẽ tự động phản ánh trên các sổ kế toán tổng hợpvà kế toán chi tiết (các bảng kê chứng từ ) chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp rồi tiến hành phân bổ cho các đối tợng chịu chi phí

Các chứng từ về chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp đợc luân chuyển qua các khâu hợp lý theo sự phân công và bố chí của kế toán trởng Cuối cùng đợc lu trữ và bảo quản theo chế độ lu trữ của Nhà nớc

Ví dụ: Khi có chứng từ đề nghị thanh toán tiền điện thoại tại văn phòng công ty đã đợc giám đốc và kế toán trởng duyệt, kế toán tiền mặt lập phiếu chi thành hai liên và chuyển qua thủ quỹ một liên, còn kế toán giữ lại một liên để ghi sổ kế toán Sau đó, kế toán tiền mặt chuyển chứng từ cho kế toán chi phí Kế toán chi phí kiểm tra tính hợp lệ, chúng đợc lu lại ở bộ phận kế toán tiền mặt

Quá trình xử lý chứng từ trong điều kiện áp dụng máy vi tính có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

2.2 Tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phín bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty TNHH (PMC)

2.2.1 Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng ở công ty TNHH (PMC) bao gồm các nội dung sau:

- Chi phí nhân viên bán hàng

- Chi phí vật liệu bao bì

- Chi phí dụng cụ đồ dùng

- Chi phí khấu hao TSCĐ

- Các bút toán giảm trừ chi phí

- Các bút toán kết chuyển chi phí.

- Các tiêu thức cơ phân bổ CPBH, CPQLDN

Khai báo thông tin đầu ra Cho máy vi tính

Thông tin đầu ra:

- Các sổ kế toán kliên quan: Bảng kê - chứng từ, sổ cái TK 642., 641

- Báo cáo kết quả kinh doanh

Máy vi tính thông tin và

đưa ra sản phẩm

Nh vậy nội dung chi phí bán hàng ở công ty TNHH (PMC) nói chung là

đúng theo quy định của nhà nớc Nhng do điểm đặc thù là công ty xuất nhập khẩu nông sản nên các mặt hàng thờng phải trải qua sự kiểm tra, kiểm dịch nhằm đảm bảo chất lợng hàng hoá xuất nhập khẩu Do vậy khi xác định phạm vi chi phí bán hàng công ty TNHH (PMC) đã bổ sung khoản mục chi phí hải quan, kiểm dịch, hun trùng vào chi phí bán hàng

Để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, phòng kế toán công ty

đã sử dụng TK TK 641: “Chi phí bán hàng”

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 641 “chi phí bán hàng” nh sau.Bên nợ: - Phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ

Bên có: - Phản ánh các khoản giảm chi phí

Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên nợ TK 911 “xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh

động nh sau:

Tk 64111 “Chi phí nhân viên làm hàng NK”

TK 64112 “Chi phí nhân viên làm hàng kinh doanh nội địa”

- TK 6412 “Chi phí vật liệu bao bì “:TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu bao bì xuất dùng cho việc đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá quá trình vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu phụ dùng cho sửa chữa,bảo quản TSCĐ ở bộ phận bán hàng Để quản lý chi tiết hơn chi phí vật liệu bao bì, kế toán công ty mở chi tiết cho 3 bộ phận đó là