hoàn thiện các thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu và chi phí tại nhà máy thuốc lá khánh hòa

Muốn vậy các doanh nghiệp phải xây dựng cho được một hệ thống kiểm soát nội bộ đủ mạnh thể hiện việc thực hiện các chính sách và thủ tục của công ty… Xuất phát từ yêu cầu thực tế đó và đ

Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển của nền kinh tế, sự đổi mới của cơ cấu quản lý kinh tế, cơ chế kế toán của các doanh nghiệp ở nước ta không ngừng hoàn thiện và phát triển góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng quản lý kinh tế tài chính của nhà nước và doanh nghiệp Qua đó cho ta thấy kế toán là công cụ quan trọng để quản lý kinh tế quốc dân nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng Trong điều kiện đổi mới cơ cấu kinh tế, mở rộng quan hệ đối ngoại ở nước hiện nay, kế toán càng trở nên cần thiết và có vai trò quan trọng trong việc thu nhận, xử lý thông tin về hoạt động kinh tế tài chính giúp các doanh nghiệp quyết định được những phương án tối ưu trong kinh doanh và trong quản lý doanh nghiệp

Trong mọi hoạt động của một tổ chức, một đơn vị thì chức năng kiểm tra kiểm sốt luơn giữ vai trị quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm sốt nội bộ của doanh nghiệp Nĩ ảnh hưởng đến tính trung thực của thơng tin tài chính nĩ cĩ khả năng chi phối các quyết định của sản xuất doanh hoặc duy trì hoạt động kinh doanh của một đơn vị Chúng ta cĩ thể nhìn nhận hệ thống kiểm sốt nội bộ phải được thiết kế song hành cùng với những rủi ro của đơn vị

Theo quan niệm như vậy thì bảo vệ an tồn của các tài sản bao gồm cả những hoạt động kiểm sốt được thiết kế để chống lại những hành vi như ăn cắp,sử dụng bất hợp pháp, mua sắm và thanh lý tài sản Kiểm tốn là một quá trình được thiết lập từ Ban giám đốc và ban quản trị của cơng ty để đảm bảo được bốn mục tiêu; bảo đảm độ tin

cậy của các thơng tin báo cáo: bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định: đảm bảo hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động và bảo vệ tài sản của đơn vị quá trình này bao gồm việc thực hiện các thủ tục kiểm sốt và các chính sách để ghi chép hợp pháp, ghi chép đúng kỳ, ghi chính xác giá trị và các tài sản được bảo vệ phù hợp Một vấn đề khơng kém phần quan trọng nữa là các hoạt động kiểm sốt phải được thiết kế để cung cấp những thơng tin phản hồi cho ban quản trị về tính hiệu quả của chính các thủ tục kiểm sốt ấy

Muốn vậy các doanh nghiệp phải xây dựng cho được một hệ thống kiểm soát nội bộ đủ mạnh thể hiện việc thực hiện các chính sách và thủ tục của công ty… Xuất phát từ yêu cầu thực tế đó và được sự đồng ý của bộ môn kế toán, khoa kinh tế, cùng với sự chấp thuận của ban lãnh đạo Nhà máy Thuốc Lá Khánh Hịa em

đã quyết định chọn: “Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu

và chi phí tại Nhà máy thuốc lá Khánh Hịa" làm khĩa luận cho mình

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đồ án trên cơ sở tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về doanh thu

và chi phí tại Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hịa Với các sự kiện kinh tế được ghi chép

và xử lý trong chu trình Đó là:

 Nhận đặt hàng của khách hàng * Nhà máy đặt hàng cần thiết

 Giao hàng hay dịch vụ cho khách hàng * Tổ chức nhận hàng đặt yêu cầu

 Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền * Xác định nghĩa vụ thanh tốn

 Nhận tiền thanh toán * Thanh tốn tiền

 Tổ chức kế tốn quá trình mua hàng và bán hàng

Trên cơ sở đó, khĩa luận đánh giá các thủ tục kiểm soát của Nhà máy đối với chu trình doanh thu và chi phí tại Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hịa sau đĩ đưa ra

ý kiến đề xuất về việc xây dựng các thủ tục kiểm soát đối với chu trình doanh thu

và chi phí tại Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hịa

3 Phương pháp nghiên cứu:

Đề tài sử dụng các phương pháp :

_ Phương pháp tài khoản

_ Phương pháp phân tích

_ Phương pháp tổng hợp

_ Phương pháp đối chiếu, so sánh

_ Phương pháp phỏng vấn, quan sát

Bên cạnh các phương pháp trên, đồ án sử dụng các công cụ để thu thập thông tin về kiểm soát nội bộ như:

_ Bảng tường thuật

_ Bảng câu hỏi

_ Lưu đồ

4 Nội dung của khĩa luận:

Ngoài phần lời mở đầu và kết luận, Khóa luận còn bao gồm:

Chương I: Cơ sở lý luận

Chương II: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ cho chu trình doanh thu

và chi phí tại Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hịa

Chương III: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát cho

chu trình doanh thu và chi phí tại Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hịa

5 Những đóng góp của khĩa luận:

Khĩa luận đưa ra : “ Các thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu và chi phí tại

Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hịa “ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ tài sản của Nhà máy và cơng tác hạch tốn kế tốn đồng thờiø xử lý các thông tin trong chu trình nhằm phát hiện và ngăn chặn các sai sót và rủi ro có thể xảy ra

Hệ thống và mơ tả quá trình từ khi bắt đầu cho đến khi hồn thành việc ghi chép và lên báo cáo giúp cho nhà quản lý cĩ cái nhìn khái quát hơn, tồn diện hơn trong việc bán hàng và mua hàng tại Nhà máy Thấy được một số bất cập trong quá trình bán hàng và mua hàng Qua đĩ cĩ thể cĩ những sự thay đổi hay cải tiến cơng việc cho nhanh chĩng, hiệu quả hơn và phù hợp với Nhà máy

Vì thời gian có hạn và kiến thức của em còn nhiều hạn chế mà công tác kế toán cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng nên việc sai sót là điều không thể tránh khỏi Vì vậy

em kính mong các thầy cô và toàn thể các bạn đóng góp ý kiến để đề tài của em được hoàn thiện hơn

Qua đây em cũng bày tỏ lòng biết ơn sự giúp đỡ tận tình của Thầy Nguyễn Văn Hương, thầy Nguyễn Thành Cường cùng quý thầy cô trong khoa kinh tế Trường đại học Nha Trang để em có thể hoàn thành đề tài này

Em cũng chân thành cảm ơn ban lãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên bộ phận kế toán và các anh chị trong Nhà máy Thuốc lá Khánh Hịa đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập

Nha Trang, Tháng 11 năm 2007

Sinh viên thực hiện

Bùi Thị Châu

CHƯƠNG I:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG

DOANH NGHIỆP

1.1 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ:

1.1.1.KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ:

_ Cung cấp những thông tin đáng tin cậy

_ Định kỳ đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao hiệu quả điều hành

_ Mọi thành viên trong đơn vị phải tuân thủ các chính sách và quy định nội bộ Từ định nghĩa trên ta nhận thấy, kiểm soát nội bộ là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động vì chính họ là nhân tố quyết định mọi thành quả chung

1.1.1.2 Phân loại:

Kiểm soát nội bộ thường được chia thành các loại sau:

 Kiểm soát kế toán : là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được hai mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác và tin cậy

 Kiểm soát quản lý: là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý

Kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán đều quan trọng như nhau Tuy nhiên kiểm soát quản lý ít có quan hệ trực tiếp hơn đối với sự chính xác của thông tin kế toán Tuy vậy kiểm soát quản lý cũng có một tác động đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán

Cần phân biệt giữa kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết lập trong một tổ chức nhằm kiểm tra và đánh giá các hoạt động của tổ chức và do đó sẽ hạn chế sai sót

1.1.1.3 Ý nghĩa

Kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong việc ngăn ngừa rủi ro và phát

hiện các sai phạm tại các doanh nghiệp, đặc biệt tại các doanh nghiệp có quy mô lớn Khi quy mô càng mở rộng thì quyền hạn và trách nhiệm càng phải phân chia cho nhiều cấp và nhiều bộ phận, nên mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên sẽ càng trở nên phức tạp Chính vì vậy sai sót và gian lận có thể xảy

ra nếu như không có sự quản lý chặt chẽ Do đó một hệ thống kiểm soát hoạt động hữu hiệu sẽ góp phần giảm bớt những sai phạm tại doanh nghiệp

1.1.2 CÁC MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ:

Đối với bất kỳ hình thức nghiệp vụ kinh tế nào trong một hệ thống của khách

hàng đều có thể xảy ra một vài loại sai sót của quá trình ghi sổ Vì vậy có 7 mục tiêu mà một cấu trúc kiểm soát nội bộ phải thỏa mãn để ngăn ngừa sai sót trong các sổ nhật ký và sổ sách Cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là:

 Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lý ( tính có căn cứ hợp lý)

Cơ cấu kiểm soát nội bộ không thể cho phép việc ghi vào những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào các sổ nhật ký và sổ sách kế toán khác

 Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn( sự phê chuẩn) : Nếu một nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, nó có thể dẫn đến một nghiệp vụ lừa đảo và nó cũng có thể ảnh hưởng làm lãng phí hoặc phá hoại tài sản công ty

 Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ( tính đày đủ) : Các thủ tục của khách hàng phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra ngoài sổ sách

 Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn( sự đánh giá) : Một cơ cấu kiểm soát nội bộ đầy đủ gồm các thủ tục để tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ các số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ

 Các nghiệp vụ kinh tế phải đựơc phân loại đúng đắn (sự phân loại): Quá trình phân loại đúng đắn tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của khách hàng phải đuợc thực hiện trên các sổ nhật ký nếu các báo cáo tài chính đó được trình bày đúng đắn

 Các nghiệp vụ kinh tế phải đựơc phản ánh đúng lúc (thời hạn): Việc ghi sổ các nghiêïp vụ kinh tế hoặc trứơc hoặc sau khi chúng xảy ra làm tăng khả năng bỏ quên không ghi sổ nghiệp vụ đó hoặc khả năng ghi sổ với số tiền không chính xác Nếu việc ghi sổ trễ xảy ra vào lúc cuối kỳ thì các báo cáo tài chính sẽ bị sai

 Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp chính xác (quá trình chuyển sổ và tổng hợp): Trong nhiều trường hợp, các nghiệp vụ cá lẻ phải đuợc tổng hợp và tính tổng cộng trước khi chúng được ghi vào sổ nhật ký Sau đó, từ sổ nhật ký được chuyển qua sổ cái tổng hợp, và sổ cái tổng hợp được tổng hợp và được dùng để lập các báo cáo tài chính

Bảng sau đây mô tả ví dụ về mục tiêu của kiểm toán nội bộ áp dụng cho nghiệp vụ bán hàng:

BẢNG 1 : CÁC MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI

NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG, MUA HÀNG

CÁC MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT

NỘI BỘ DẠNG TỔNG QUÁT

CÁC MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có

căn cứ( tính căn cứ hợp lý)

Các nghiệp vụ kinh tế phải đựơc phê

chuẩn đúng đắn( sự cho phép)

Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải

đuợc ghi sổ( tính đầy đủ)

Các nghiệp vụ kinh tế phải được

đánh giá đúng đắn(sự đánh giá)

Các nghiệp vụ kinh tế phải được

phân loại đúng đắn(sự phân loại)

Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi

sổ đúng lúc( thời gian)

Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi

đúng đắn vào sổ phụ và tổng hợp

chính xác(sự chuyển sổ và sự tổng

hợp)

Doanh thu, chi phí ghi sổ là của hàng hóa gửi cho những khách hàng, nhà cung cấp có thật

Các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng phải được phê chuẩn đúng đắn

Các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng hiện có phải được ghi sổ

Doanh thu, chiphí ghi sổ là của số tiền hàng hóa được gửi đi, mua về được tính đúng và ghi sổ chính xác

Các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng được phân loại đúng đắn

Doanh thu, chi phí ghi sổ theo căn cứ thời gian

Các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp chính xác

1.1.3 CÁC BỘ PHẬN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ:

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối ý

thức về kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng của các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ Nó bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến

quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ, trong đó nhân tố chủ yếu là nhận thức và hành động của các nhà quản lý đơn vị:

 Quan điểm, phong cách điều hành và tư cách của các nhà quản lý cao cấp: Bao gồm sự tiếp nhận, khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh,

quan điểm về tính chính xác của dữ liệu kế toán, về khả năng đạt được các dự toán ngân sách hay thực hiện các mục tiêu hoạt động

 Cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức tốt được thể hiện thông qua sự thể

hiện cụ thể, rõ ràng và đầy đủ các chức năng, quyền hạn và nghĩa vụ của từng bộ phận trong tổ chức Cơ cấu tổ chức tốt đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát hiệu quả

 Chính sách nhân sự: Bao gồm chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính

sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên Nó là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến trình độ, phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong một tổ chức

 Kế hoạch và dự toán: Bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ Thu chi

qũy, dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định…Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu

 Hội đồng quản trị và ban kiểm toán: Khi ủy ban kiểm soát có sự độc lập

với tổ chức, các hoạt động kiểm soát sẽ hữu hiệu hơn và hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo tính hữu hiệu

 Kiểm toán nội bộ: Là bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện sự kiểm tra,

giám sát và đánh giá thường xuyên về hoạt động của đơn vị, qua đó phát hiện những sai phạm làm thất thoát tài sản, đề xuất những biện pháp cải tiến hoạt động

 Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên

 Sự trung thực và các giá trị đạo đức: Các nhà quản lý phải xây dựng và

phổ biến rộng rãi các quan điểm , các quy tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức bởi vì sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ được hạn chế

 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Các nhà quản lý xác

lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền

 Các yếu tố bên ngoài: Như các thay đổi môi trường kinh doanh, các thay

đổi của hệ thống luật pháp hay các thay đổi của chế độ kế toán

1.1.3.2 Hệ thống kế toán:

Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập báo cáo, chẳng những hệ thống kế toán cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị, nên nó là một bộ phận quan trọng trong kiểm soát nội bộ Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát sau đây sẽ được thực hiện:

_ Chuyển sổ và tổng hợp chính xác

Khi xem xét hệ thống kế toán, trước hết kiểm toán viên cần nghiên cứu về:

+ Chính sách kế toán

+ Hình thức kế toán

Sự nghiên cứu đó sẽ tạo điều kiện cho kiểm toán viên tiếp cận với hệ thống kế toán để hiểu về quá trình xử lý thông tin và đánh gía về kiểm soát nội bộ của đơn vị qua các giai đoạn của một quá trình kế toán, đó là:

_ Lập chứng từ: Việc lập chứng từ giúp thực hiện chức năng tiền kiểm – là sự kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra nhằm ngăn ngừa sai phạm – trên nhiều điểm quan trọng nhằm bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực cu ûa đơn vị

_ Sổ sách kế toán : Trong kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách có một vai trò quan trọng giúp các nhà quản lý thu thập được các thông tin tài chính đáng tin cậy để điều hành các hoạt động tác nghiệp Ngoài ra, nó giúp tổng hợp lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ…

_ Báo cáo tài chính: Các thông tin được thể hiện trên báo cáo tài chính không đơn thuần chỉ là sự mang sang từ sổ sách kế toán, mà nó phải phản ánh trung thực giữa chứng từ và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị, và phải được trình bày tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán hiện hành

1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát:

Các thủ tục kiểm soát là những chế độ và thể thức, ngoài các nguyên lý phụ về môi trường kiểm soát và các đặc điểm của hệ thống kế toán, đã được Ban quản trị xây dựng để thỏa mãn các mục tiêu của họ Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà các thủ tục kiểm soát được thiết kế theo những nét khác nhau Thông thường chúng được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc, đó là nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, và nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn Để cụ thể hóa ngưới ta chia chúng thành 5 loại sau:

1.1.3.3.1 Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm:

_ Cách ly việc bảo quản tài sản với kế toán: Lý do của việc không cho phép một người có trách nhiệm bảo quản thường xuyên hay tạm thời tài sản được hạch toán tài sản đó là nhằm ngăn chặn sự gian lận trong công ty.Khi một người thực hiện cả hai chức năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản đó để thu lợi các nhân rồi điều chỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiệm

Ví dụ nếu người thủ quỹ thu tiền mặt và giữ cả tiền mặt lẫn sổ sách về các khoản phải thu thì có khả năng người thủ quỹ sẽ lấy tiền nhận được của khách hàng và điều chỉnh tài khoản của khách hàng bằng cách không vào sổ khoản doanh thu hoặc bằng cách ghi sổ một số ghi có giả vào tài khoản

_ Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc bảo quản tài sản liên quan:Điều tốt nhất nên ngăn ngừa những người có quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với người có quyền kiểm soát tài sản liên quan Bởi lẽ quyền phê chuẩn một nghiệp vụ kinh tế và việc xử lý các tài sản liên quan bởi cùng một người sẽ làm tăng khả năng gian lận trong phạm vi tổ chức

Ví dụ cùng một người không được đồng thời phê chuẩn một khoản thanh toán hóa đơn của bên bán với ký chi phiếu thanh toán cho hóa đơn đó

_ Cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ: Nhằm mục đích đảm bảo thông tin không bị thổi phồng, quá trình ghi sổ thường giao cho một bộ phận riêng biệt thuộc quyền kế toán trưởng

1.1.3.3.2 Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn:

Sự phê chuẩn là một quyết định có tính chính sách về một nghiệp vụ kinh tế thông thường hoặc về một nghiệp vụ kinh tế đặc thù Do vậy tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn nếu muốn thỏa mãn các quá trình kiểm soát Nếu bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể tùy tiện mua hoặc bán tài sản thì sự hỗn loạn phức tạp sẽ xảy ra Sự phê chuẩn có thể hoặc chung chung hoặc cụ thể

_ Sự phê chuẩn chung là việc xây dựng các chính sách để tổ chức phải tuân theo, theo đó các cấp dưới được học tập để thi hành những sự phê chuẩn chung này bằng cách tán thành tất cả các nghiệp vụ kinh tế trong phạm vi các giới hạn được chính sách đề ra Ví dụ việc phát hành danh sách giá cố định cho việc bán sản phẩm, các giới hạn tín dụng đối với khách mua hàng…

_ Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng Ví dụ như sự phê chuẩn một nghiệp vụ bán hàng của quản lý phụ trách bán hàng ở một công ty xây dựng

1.1.3.3.3 Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ:

Chứng từ và sổ sách là những đồ vật cụ thể mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tổng hợp.Chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn tổ chức của công ty, khách hàng và giữa các tổ chức với nhau Chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả tài sản đã được kiểm soát đúng

đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ chính xác Ví dụ, nếu phòng nhận hàng điền vào báo cáo nhận hàng khi nhận được nguyên liệu, phòng kế toán thanh toán có thể kiểm tra số lượng và mẫu mã trên hóa đơn của bên bán bằng cách so sánh nó với thông tin trên báo cáo nhận hàng

Một số nguyên tắc quy định hình thức cách sử dụng chứng từ và sổ sách là: _ Được đánh số liên tiếp để dễ dàng kiểm soát các chứng từ bị thiếu

_ Được lập ngay vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt Khi thời gian càng cách xa độ tin cậy của sổ sách càng giảm và cơ hội để có sai lầm càng tăng lên

_ Đủ đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu

_ Được thiết kế cho nhiều công dụng bất cứ khi nào có thể nhằm giảm thiểu số lượng các mẫu khác nhau

Ngoài ra, quá trình kiểm soát có liên quan chặt chẽ với chứng từ và sổ sách là sơ đồ tài khoản Sơ đồ tài khoản là một công cụ kiểm soát quan trọng vì nó cung cấp bố cục để xác định thông tin trình bày cho ban quản trị và những người khác sử dụng báo cáo tài chính Nó phải bao gồm đủ thông tin để cho phép sự trình bày của các báo cáo tài chính phù hợp với các nguyên tắc kế toán đã được thừa nhận

1.1.3.3.4 Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách:

Biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp dụng những biện pháp đề phòng vật chất Thí dụ như việc sử dụng nhà kho đối với hàng tồn kho để đề phòng mất cắp Khi nhà kho được đặt dưới sự kiểm soát của nhân viên có năng lực thì cũng còn có thêm sự đảm bảo là sự lỗi thời cũng được giảm thiểu

Các hình thức bảo vệ vật chất cũng cần thiết đối với sổ sách và chứng từ Sự xây dựng lại sổ sách bị mất hoặc bị thiêu hủy rất tốn kém và mất thời gian

Các máy móc thiết bị cũng có thể được dùng để tăng thêm sự đảm bảo là thông tin kế toán được ghi sổ một cách chính xác và kịp thời Máy tính tiền và một số loại thiết bị xử lý số liệu tự động đều là những quá trình kiểm soát nội bộ hữu ích tiềm tàng đối với mục đích này

1.1.3.3.5 Kiểm soát độc lập việc thực hiện:

Là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục của những kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét về việc thực hiện bốn loại thủ tục kiểm soát Nhu cầu kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu kiểm soát nội bộ có khuynh hướng thay đổi qua thời gian trừ phi sự xem xét lại thường xuyên có tính máy móc Nhân viên có khả năng quên hoặc vô ý không tuân theo các thủ tục, hoặc trở nên cẩu thả trừ phi có ai đó quan sát và đánh giá việc thực hiện của họ Ngoài ra cả sự gian lận và vô ý sai phạm đều có khả năng xảy ra, bất luận chất lượng của quá trình kiểm soát là như thế nào Thí dụ như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhưng cũng không thể loại trừ tuyệt đối khả năng có xảy ra sự thông đồng giữa những nhân viên đảm nhận các phần hành khác nhau để tham ô tài sản

BẢNG 2: BẢNG TÓM TẮT CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH HỆ THỐNG KIỂM

SOÁT NỘI BỘ

CƠ CẤU KIỂM SOÁT NỘI BỘ Môi trường kiểm soát Hệ thống kế toán Các thủ tục kiểm soát _ Triết lý và phong cách điều

hành cuả Ban quản trị

_ Cơ cấu tổ chức

_ Uûy ban kiểm toán

_ Các phương thức để truyền

đạt sự phân công trách nhiệm

và quyền hạn

_ Các phương pháp kiểm soát

của Ban quản trị

_ Chức năng kiểm toán nội bộ

_ Các thủ tục và chính sách

nhân viên

_ Các ảnh hưởng bên ngoài

_ Có căn cứ hợp lý

_ Sự phê chuẩn _ Tính đầy đủ

_ Sự đánh giá

_ Sự phân loại

_ Tính thời gian _ Sự chuyển sổ và sự tổng hợp

_ Sự cách ly đầy đủ về trách nhiệm

_ Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn

_ Chứng từ và sổ sách đầy đủ

_ Kiểm soát vật chất đối với tài sản và vật chất

_ Kiểm soát độc lập việc thực hiện

1.1.4 NHỮNG HẠN CHẾ VỐN CÓ CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ:

Các hạn chế của kiểm soát nội bộ xuất phát từ những nguyên nhân sau:

1 Do yêu cầu của các nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu qủa, nghĩa là phải tốn ít hơn tổn thất do sai phạm và gian lận gây ra

2 Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến vì thế khó thể phát hiện được phát hiện được các sai phạm đột xuất hay bất thường

3 Sai phạm của nhân viên xảy ra do sự thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm trong xét đoán hay hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên

4 Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với bên ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp

5 Các thủ tục kiểm soát co ù thể không còn phù hợp vì điều kiện thự c tế đã thay đổi

1.1.5 TRÌNH TỰ NGHIÊN CỨU VÀ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ: 1.1.5.1 Mục đích nghiên cứu:

Kiểm soát nội bộ là một công cụ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, vì thế nó tạo ra những ảnh hưởng rất lớn đối với công việc của kiểm toán viên, cụ thể: _ Nhờ tìm hiểu về hệ thống nội bộ và các bộ phận cấu thành , kiểm toán viên đánh giá được những điểm mạnh và điểm yếu của kiểm soát nội bộ nói chung và của từng bộ phận, từng khoản mục

_ Trên cơ sở đó kiểm toán viên hình dung về khối lượng và độ phức tạp của công việc, sơ bộ đánh giá về rủi ro kiểm soát

_ Nhờ đó, kiểm toán viên sẽ xác định phương hướng và phạm vi kiểm tra, thiết kế các thủ tục kiểm soát, dự kiến về thời gian và lực lượng nhân sự cần thiết trong kế hoạch và chương trình kiểm toán

1.1.5.2 Phương thức tiếp cận:

Khi nghiên cứu kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sẽ phân đoạn cuộc kiểm

toán, đó là việc phân chia báo cáo tài chính thành từng bộ phận hay từng yếu tố cấu thành Có hai cách được áp dụng phổ biến:

 Phân đoạn theo các khoản mục: Là việc kiểm tra báo cáo tài chính theo từng khoản mục

 Phân đoạn theo các chu trình nghiệp vụ ( hay còn gọi là phương pháp chu kỳ ): Là sắp xếp để nghiên cứu các loại nghiệp vụ và các số dư tài khoản có

quan hệ chặt chẽ với nhau trong các chu trình Chu trình nghiệp vụ là các chính sách, thủ tục kiểm soát liên quan đến một nhóm nghiệp vụ

1.1.5.3.Trình tự nghiên cứu kiểm soát nội bộ:

1.1.5.3.1 Tìm hiểu về cơ cấu kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán:

_ Chính sách kế toán, chính sách nhân sự…

_ Các quy định về kiểm kê tài sản, về ghi chép kế toán,về thủ tục nhập kho, về mối quan hệ giữa bộ phận kiểm toán nội bộ và kế toán

_ Các nội quy, quy chế của doanh nghiệp

 Các bước tìm hiểu về kiểm soát nội bộ:

+ Tìm hiểu cách thiết kế và sự vận hành của kiểm soát nội bộ thông qua phương pháp phỏng vấn và quan sát các nhân viên

+ Mô tả hệ thống để giúp nhận thức được các khía cạnh cơ bản của kiểm soát nội bộ Công cụ dùng để mô tả là bảng tường thuật, bảng câu hỏi và lưu đồ

+ Kiểm tra lại

1.1.5.3.2 Đánh giá rủi ro kiểm soát:

+ Nhận diện các mục tiêu kiểm soát và xác định các loại sai phạm có thể xảy ra đối với báo cáo tài chính

+ Đánh giá khả năng ngăn chặn các sai phạm, nghĩa là xem xét tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ

+ Đánh giá rủi ro kiểm soát

Khi nào kiểm toán viên cho rằng kiểm soát nội bộ yếu kém, kiểm toán viên sẽ đánh giá rủi ro kiểm soát cao Ngược lại, khi gặp một Ban Giám đốc trung thực thì kiểm toán viên có thể đánh giá rủi ro kiểm soát thấp

1.1.5.3.3.Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát:

Thử nghiệm kiểm soát ( hay còn gọi là thử nghiệm tuân thủ, phương pháp tuân thủ ): Là loại thử nghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán để chứng minh rằng kiểm soát nội bộ là hưũ hiệu Nếu kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát cao, nghĩa là kiểm soát nội bộ không hữu hiệu thì kiểm toán viên sẽ không cần thực

hiện các thử nghiệm kiểm soát mà sẽ mở rộng phạm vi áp dụng các thử nghiệm cơ bản Ngược lại, nếu nhận định rằng rủi ro kiểm soát thấp, thì kiểm soát viên sẽ thiết kế các thử nghiệm kiểm soát

1.1.5.3.4 Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát:

Các thử nghiệm kiểm soát nhằm giúp kiểm toán viên thu thập bằng chứng để đánh giá mức độ tự tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ đã được đơn vị vạch ra

1.1.5.3.5 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại thử nghiệm cơ bản:

Căn cứ kết quả thực hiện thử nghiệm kiểm soát, kiểm soát viên sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát Nếu rủi ro kiểm soát không đúng với dự kiến, nghĩa là kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn, hoặc kém hữu hiệu so với nhận định ban đầu; lúc này kiểm toán viên sẽ điều chỉnh tăng hoặc giảm phạm vi của các thử nghiệm cơ bản đã được thiết kế trong chương trình kiểm toán

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU:

1.2.1 Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu:

Có 4 sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu:

o Nhận đặt hàng của khách hàng

o Giao hàng hoá hoặc dịch vụ cho khách hàng

o Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền

o Nhận tiền thanh toán

 Trong trường hợp thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra cùng một lúc nên được ghi chép trong cùng một nghiệp vụ kế toán

 Trong trường hợp bán chịu, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau

1.2.2.Các thủ tục kiểm soát :

1.2.2.1 Khái niệm về các thủ tục kiểm soát:

Các thủ tục kiểm soát là những chế độ và thể thức, ngoài các nguyên lý phụ

về môi trường kiểm soát và các đặc điểm của hệ thống kế toán, đã được Ban quản trị xây dựng để thoả mãn các mục tiêu của họ Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức và tình

hình hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà các thủ tục kiểm soát được thiết kế theo những nét khác nhau Thông thường chúng được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc, đó là nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

1.2.2.2 Các thể thức kiểm soát đối với chu trình doanh thu:

Nếu doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ không đầy đủ thì việc

không thu hồi được các khoản nợ của khách hàng là điều khó thể tránh

Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp thường có một cơ cấu kiểm soát nội bộ riêng về nghiệp vụ bán hàng Tuy vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ chuẩn và hữu hiệu về các khoản phải thu và nghịêp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt các chức năng, là phân nhiệm cho những cá nhân, hay bộ phận khác nhau phụ trách Chẳng hạn trong chu trình này có thể phân chia như sau:

1.2.2.2.1 Kiểm tra đơn đặt hàng:

Căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến, các bộ phận có liên quan sẽ

duyệt xét lại đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại… để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của mình và lập lệnh bán hàng ( hay phiếu xuất kho )

1.2.2.2.2 Phê chuẩn việc bán chịu:

Trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau từ trong và ngoài doanh nghiệp, người có quyền hạn đúng đắn phải tán thành phương thức bán chịu đối với khách hàng Đối với đa số doanh nghiệp, dấu hiệu của sự tán thành phương thức bán chịu trên phiếu tiêu thụ là sự tán thành của việc chuyển giao hàng hóa

1.2.2.2.3 Xuất kho hàng hóa:

Hầu hết công ty thừa nhận doanh thu khi hàng hóa được gửi đi Chứng từ

vận chuyển được lập vào lúc vận chuyển Những công ty duy trì sổ sách theo dõi thường xuyên tồn kho, cũng cập nhật chúng bằng việc sử dụng các chứng từ vận chuyển

I.2.2.2.4 Chức năng gửi hàng:

Sau đó bộ phận gửi hàng sẽ lập vận đơn và gửi hàng hóa cho khách hàng Đồng thời các vận đơn được ghi vào sổ gửi hàng trước khi chuyển sang cho bộ phận lập hóa đơn Khi xuất hàng – ngoài sự kiểm tra của thủ kho và của người nhận – bộ phận bảo vệ cũng phải kiểm soát vềø lượng hàng hóa được giao

I.2.2.2.5.Gửi hóa đơn cho khách hàng và ghi sổ thương vụ:

Do hóa đơn là một phương tiện thông tin cho khách hàng về số tiền mà họ phải trả, nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian Thông thường thì hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng Bộ phận đặc biệt này có trách nhiệm:

_ Đánh số thứ tự các chứng từ gửi hàng

_ So sánh lệnh bán hàng với chứng từ gửi hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh( nếu có )

_ Ghi tất cả những dữ liệu này vào hóa đơn

_ Ghi giá vào hóa đơn dựa trên cơ sở bảng giá hiện hành của doanh nghiệp _ Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn

Trước khi gửi hóa đơn cho k hách hàng, cần kiểm tra la ïi số liệu ghi trên hóa đơn Tổng cộng hóa đơn phát hành từng ngày sẽ được ghi vào tài khoản tổng hợp trên sổ cái Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết để theo dõi công nợ của khách hàng

1.2.2.2.6 Theo dõi thanh toán:

Sau khi hóa đơn đã được lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàng thì có hai trường hợp :

 Nếu nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay thì kế toán cần vào sổ các khoản thu tiền mặt Trong việc xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền mặt, vấn đề quan trọng nhất là khả năng bị mất cắp Sự ăn cắp có thể xảy ra trước khi các khoản thu được vào sổ hoăïc sau khi đó Do vậy các khoản tiền mặt phải được vào sổ nhật ký thu tiền mặt và sổ phụ các khoản phải thu và ký gửi vào ngân hàng bằng đúng số tiền và đúng lúc

 Nếu là nghiệp vụ bán chịu thì kế tóan sẽ phải theo dõi các khoản phải thu Để tiện theo dõi thanh toán, cần phải liệt kê các khoản nợ theo từng nhóm tuổi để từ đó lập chương trình thu nợ, thường chương trình này do bộ phận tín dụng phụ trách Ngoài ra, để giảm thiểu các sai phạm thì cần phân công cho hai nhân viên khác nhau phụ trách về kế toán chi tiết công nợ Tuy nhiên cần lưu ý rằng gian lận vẫn có thể xảy ra nếu giữa họ có sự thông đồng với nhau

1.2.2.2.7 Xử lý và ghi sổ doanh thu bị trả lại hay giảm giá:

Khi nào khách hàng không hài lòng với số hàng nhận được vì bị sai quy cách hay kém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại cho doanh nghiệp Doanh thu bị trả lại hay giảm giá phải được vào sổ chính xác và nhanh chóng vào sổ chi tiết doanh thu bị trả lại hay được giảm giá cũng như vào sổ phụ

1.2.2.2.8 Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được:

Khi không còn hy vọng thu hồi được về các khoản phải thu, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để chuẩn y việc xóa sổ các khoản nợ này Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách

1.2.2.2.9 Dự phòng nợ khó đòi:

Dự phòng nợ khó đòi phải đủ để bao gồm doanh số của kỳ hiện hành mà

công ty không thể thu hồi được trong tương lai Đối với hầu hết công ty, dự phòng đại diện cho phần còn lại từ sự điều chỉnh cuối kỳ của mức dự phòng phải thu khó đòi của ban quản trị

1.3 SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU:

Doanh thu là khoản thu nhập chủ yếu và thường xuyên của các doanh nghiệp

kinh doanh trong các lĩnh vực khác nhau Việc tăng hoặc giảm doanh thu tạo ra một nguy cơ hoặc đe doạ rất lớn đối với bản thân doanh nghiệp Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay thì việc tạo ra doanh thu và hạn chế tình trạng nợ khó đòi ngày càng trở nên khó khăn hơn.Do vậy, việc theo dõi và quản lý tốt doanh thu có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc tồn tại và

phát triển của một doanh nghiệp Nó không chỉ đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao các sản phẩm dịch vụ của mình mà còn phải đưa ra các chính sách và biện pháp thích hợp trong việc theo dõi và hạch toán doanh thu Bởi lẽ, trong quá trình hạch toán và theo dõi doanh thu đôi khi xảy ra tình trạng sai sót dẫn đến việc hạch toán sai hoặc bỏ sót doanh thu Bên cạnh đó tình trạng gian lận vẫn thường xảy ra vì các lợi ích cá nhân hoặc vì các lý do khác

Vì vậy, để góp phần khắc phục và hạn chế tình trạng trên thì rất cần thiết phải xây dựng các thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu Việc áp dụng có hiệu quả các thủ tục kiểm soát đối với chu trình doanh thu sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể ngăn chặn và hạn chế được rủi ro, đặc biệt là gian lận trong quá trình hạch toán và dễ dàng khi đối chiếu kiểm tra để phát hiện gian lận và sai sót

1.4 KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN MỤC CHI PHÍ:

1.4.1Các hoạt động chủ yếu trong chu trình chi phí:

 Nhà máy đặt hàng cần thiết

 Tổ chức nhận hàng đặt yêu cầu

 Xác định nghĩa vụ thanh tốn

 Thanh tốn tiền

_ Trong trường hợp trả tiền ngay các sự kiện kinh tế trên xảy ra cùng một lúc

nên được ghi chép trong cùng một nghiệp vụ kế tốn

_ Trong trường hợp mua chịu thì mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế

tốn tại thời điểm khác nhau

1.4.2.Các thủ tục kiểm soát :

1.4.2.1 Khái niệm về các thủ tục kiểm soát:

1.4.2.2 Các thể thức kiểm soát đối với chu trình chi phí:

1.4.2.2.1 Yêu cầu hàng hĩa dịch vụ

Đây là hoạt động đầu tiên trong chu trình chi phí, bất cứ bộ phận nào cĩ nhu cầu hàng hĩa or dịch vụ, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng Tuy nhiên, thơng thường yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận kho hàng khi cần bổ sung hàng tồn kho Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là " yêu cầu mua hàng "

1.4.2.2.2 Đặt hàng với nhà cung cấp:

Sau khi nhận yêu cầu mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp nhằm đạt

ba yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lắp đặt hàng mua gửi về cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng

à nếu chấp thuận nhận đơn đặt hàng thì gửi thông báo hoặc bảng báo giá chấp nhận đặt hàng Đây chính là hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên

1.4.2.2.3 Nhận hàng và nhập kho:

Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm được chỉ định trong đơn đặt hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng , chất lượng hàng, đối chiếu với giấy giữ hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với mặt hàng để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp Lúc này hoạt động giao hàng kết thúc

Sau khi kiểm nhận, bộ phận lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận, sau đó, hàng được làm thủ tục nhập kho Lúc này thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý giao cho kho hàng

1.4.2.2.4 Ghi nhận phải trả người bán:

Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn bán hàng, kế toán phải thu tiến hành đối chiếu hóa đơn bán hàng với các chứng từ gốc có liên quan như đặt hàng, phiếu nhập kho, và

tổ chức theo dõi khoản phải trả người cung cấp

1.4.2.2.5 Thanh toán cho người cung cấp:

Tới ngày cần thanh toán, kế toán tiến hành các thủ tục để chuyển bộ phận quỹ chi tiền cho người bán Sau khi thanh toán tiền, căn cứ các chứng từ liên quan như phiếu chi hoặc Uỷ nhiệm thu thanh toán, kế toán phải ghi nhận khoản thanh toán cho người bán

1.5 Sự Cần Thiết Phải Xây Dựng Các Thủ Tục Kiểm Soát Cho Chu Trình Chi Phí:

Chu trình chi phí gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa

và dịch vụ trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp Chu trình bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa hoặc dịch vụ đó

và kết thúc bằng việc thanh toán cho quyền lợi nhận được

Cho dù bất kỳ một doanh nghiệp nào mặc dù hệ thống kiểm soát nội vộ hiệu quả thì vẫn có thể xảy ra sai sót Các thủ tục kiểm soát sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều tiện ích:

- Nghiệp vụ mua hàng được phê chuẩn đúng đắn, nó đảm bảo cho hàng hóa

và dịch vụ được mua theo đúng các mục tiêu đã được phê chuẩn của công ty

và nó tránh tình trạng mua quá nhiều hoặc mua không cần thiết Thành lập các phòng thu mua đảm bảo chất lượng thích hợp của hàng hóa và dịch vụ với giá thấp nhất

_ Quá trình kiểm soát thích hợp từ việc nhận hàng và dịch vụ của người cung cấp đòi hỏi sự kiểm tra mẫu mã, chất lượng, thời gian đến và các điều kiện khác

- Giúp sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng hóa và dịch vụ, ghi sổ sách chính xác và nhanh chóng Vì vậy, ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến báo cáo tài chính và các khoản chi tiền mặt thực tế có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền Các chứng từ và sổ sách lập thích hợp, các thủ tục đúng đắn

để ghi sổ, và các phiếu chi độc lập cũng là quá trình kiểm soát cần thiết của doanh nghiệp các khoản phải trả

_ Các quá trình kiểm soát của nhà máy sẽ giúp cho việc viết phiếu chi đúng đắn, chi phiếu cho đúng cá nhân có trách nhiệm Đảm bảo tất cả các khoản chi đều phải đúng với mục đích, phải được xét duyệt và ghi chép đúng mức

Như vậy mục đích của quá trình chi phí đều nhằm nâng cao hiệu quả quản lý giúp doanh nghiệp chấp hành tốt các chính sách và chế độ của nhà nước Đây là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ

TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA

2.1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA

2.1.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ NHÀ MÁY

 Tên đơn vị : Nhà máy thuốc lá Khánh Hòa

 Địa chỉ : Bình Tân – Vĩnh Trường – Nha Trang

 Tài khoản : 710A.00064 tại Ngân Hàng Công Thương

Ngày 04/10/1983, Ủy Ban Nhân Dân Tỉnh Phú Khánh ký quyết định chính thức thành lập Công Ty Chuyên Doanh Thuốc lá Phú Khánh do ông Nguyễn Xuân Hoàng làm giám đốc

Từ một điểm xuất phát hết sức là nhỏ bé, chỉ chuyên sản xuất mặt hàng thuốc lá với cơ sở vật chất rất thô sơ, lạc hậu và lao động thủ công Qua bao năm xây dựng và phát triển nay đã trở thành một đơn vị kinh doanh đa ngành và hoạt động trên nhiều lĩnh vực có tên: “Tổng Công Ty Khánh Việt” với 15 đơn vị trực thuộc và có mạng lưới tiêu thụ trên toàn quốc

Nhà máy thuốc lá Khánh Hòa là một trong những đơn vị trực thuộc và cũng ra đời trong buổi đầu thành lập đó

Ngày 08/04/1989, Chủ Tịch UBND tỉnh Khánh Hòa ký Quyết định số 13QĐ/UB đổi tên các cơ quan, đơn vị thuộc Khánh Hòa mang tên Phú Khánh trước đây đến nay đều lấy tên là Khánh Hòa

Ngày 24/11/1989, UBND tỉnh Khánh Hòa ký Quyết định số 496 QĐ/UB đổi tên

“Xí Nghiệp Thuốc Lá Khánh Hòa” thành “Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hòa”

Ngày 28/01/1993, Phó chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa ký quyết định số 143QĐ/UB thành lập doanh nghiệp nhà nước Xí Nghiệp Thuốc Lá Khánh Hòa và quyết định số 144QĐ/UB thành lập doanh nghiệp nhà nước Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hòa

Ngày 27/5/1993, Chủ Tịch UBND tỉnh Khánh Hòa ký Quyết định số 1294QĐ/UB ủy quyền Xí Nghiệp Liên Hiệp Thuốc Lá Khánh Hòa quản lý điều hành Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hòa

Năm 1988 trở thành thành viên chính thức của Hiệp Hội Thuốc Lá Việt Nam và hội viên phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam

Từ năm 1984 đến năm 1986 Nhà Máy đặt tại số 9 Biệt Thự Nha Trang với tổng diện tích trên 500m2 Trong đó diện tích văn phòng nhà xưởng là 250m2 Riêng về kho tàng chứa vật tư, thành phẩm phải đi thuê

Từ năm 1987, để phù hợp với nhu cầu mở rộng năng lực sản xuất của Xí Nghiệp, để đạt mục tiêu về căn bản sản lượng hằng năm thực hiện phải gia tăng từ 5 triệu sản phẩm/năm (1985) lên gần 100 triệu sản phẩm/năm, tốc độ tăng gần 20 lần so với năm 1985 đòi hỏi Xí Nghiệp phải dời địa điểm sản xuất về nơi mới đặt tại Bình Tân – Vĩnh Trường – Nha Trang theo quy định của UBND tỉnh Khánh Hòa với tổng diện tích 39.000m2 gồm nhà kho và 2 phân xưởng: một phân xưởng sản xuất gia công nguyên liệu và một phân xưởng sản xuất thuốc lá thành phẩm

Sở Tài Chính và Công Ty cấp cho nhà máy với số vốn ban đầu 1,8 triệu đồng để mua địa điểm sản xuất và văn phòng làm việc Các trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện vận tải đảm bảo cho sản xuất hầu như không có gì đáng kể

Vốn lưu động phục vụ cho sản xuất kinh doanh của đơn vị cũng phải vay của các đơn vị hành chính và của ngân hàng là chủ yếu Mức vay hạn chế không đủ đáp ứng theo yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

Mặt khác, trong những năm đầu thành lập Nhà Máy chỉ có trên 30 người, quá trình sản xuất hoàn toàn bằng thủ công từ cắt thuốc, sao sợi đến vấn điếu do đó dẫn đến chất lượng sản phẩm kém và tiêu thụ chậm Bên cạnh đó thì tay nghề của công nhân và trình độ quản lý của các cán bộ chủ chốt trong nhà máy còn non kém, cơ sở vật chất còn nghèo nàn lạc hậu dẫn đến việc sản xuất còn gặp nhiều khó khăn Vì thế năng lực sản xuất của nhà máy trong những năm này chỉ đạt 5 triệu sản phẩm/năm, chất lượng sản phẩm kém chủ yếu là các loại sản phẩm thuốc đen được sản xuất bằng thủ công không đủ điều kiện cạnh tranh thị trường trong nước

Đến tháng 02/1988, hai nhà máy vấn điếu thuốc lá đầu tiên nhập khẩu từ Nhật được lắp đặt và ngày 28/01/1985 Nhà Máy Thuốc Lá ký kết hợp tác sản xuất thuốc White Horse với hãng Rothmans Of Pall Mall Pte.Ltđ của Singapore Sau 4 tháng xây lắp, ngày 15/07/1989 sản phẩm Thuốc Lá White Horse đầu tiên được sản xuất và tiêu thụ trên thị trường

Việc nhập khẩu máy móc hiện đại, học tập kinh nghiệm quản lý sản xuất của các nước kinh tế phát triển và nhất là khi xưởng Rothmans đi vào sản xuất nhiều sản phẩm thuốc lá chất lượng như White Horse, Everest …

Nhà máy đã được đầu tư tương đối hoàn chỉnh từ khâu chế biến thuốc lá đến khâu bao gói thành phẩm Dây chuyền chế biến lá và sợi có công suất 2500kg/giờ với thiết bị đồng bộ, công nghệ tiên tiến đã đảm bảo ổn định và không ngừng nâng cao chất lượng sản lượng sản phẩm, hạ tỷ lệ tiêu hao nguyên liệu và giảm chi phí giá thành Khâu quấn điếu và đóng gói thuốc lá qua từng bước hiện đại hóa và đến nay đã có thể đảm đương nhiệm vụ sản xuất với sản lượng hàng năm xấp xỉ 300 triệu bao các loại Nhà xưởng, kho tàng được xây dựng với hệ thống bảo quản lạnh, đảm bảo tiêu chuẩn quốc tế Diện tích đất rộng, có khả năng đáp ứng nhu cầu hiện đại cũng như sự phát triển về sau của doanh nghiệp

Đời sống lao động ngày càng được nâng cao về vật chất lẫn tinh thần Do những thành tích đã đạt được, năm 1998 tập thể cán bộ công nhân viên Nhà Máy vinh dự được Nhà nước tặng huân chương lao động hạng nhì và cá nhân đồng chí Giám đốc Phạm Thành được tặng huân chương lao động hạng ba

Riêng trong năm 2004, Nhà máy đã đầu tư 70 tỉ đồng mua 2 dàn máy vấn điếu và máy bao của hãng Decoufle của Pháp và Focker của Đức có công suất 6000 điếu/phút, mua dàn máy cán cọng, cán sợi của Đức, dàn dây chuyền băng tải rung sợi của Viện Cơ Học thành phố Hồ Chí Minh nâng năng lực sản xuất thuốc từ 290 triệu đến 320 triệu bao/năm

Là doanh nghiệp mạnh nhất của tỉnh Khánh Hòa, Nhà Máy luôn hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế Nhà Nước hàng năm nộp thuế trên 100 tỉ đồng, giải quyết việc làm trên 600 lao động

2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Nhà máy Thuốc lá Khánh Hòa:

- Quản lý và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, lao động theo nguyên tắc chế độ nhà nước quy định Tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm giá thành, giảm chi phí lưu thông, giảm lao động trong bộ máy gián tiếp, bố trí hợp lý lực lượng lao động, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm

- Chấp hành nghiêm chỉnh mọi nguyên tắc, chế độ chính sách pháp lệnh của nhà nước đối với xí nghiệp quốc doanh

- Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ và nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước

- Thực hiện phân phối theo lao động, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên chức, bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động

- Đảm bảo an toàn sản xuất, cải thiện điều kiện làm việc, bảo vệ môi trường cảnh quan, bảo vệ an toàn tuyệt đối về mọi mặt trong khu vực nhà máy góp phần giữ vững an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, làm tròn nghĩa vụ an ninh quốc phòng

2.1.1.3 Các Nhân tố ảnh hưởng đến Hoạt Động Sản Xuất Kinh Doanh Của Nhà Máy

2.1.1.3.1 Nhân tố bên trong

2.1.1.3.1 1Nguyên liệu

Nguyên liệu trong sản xuất là yếu tố quan trọng cơ bản quyết định tồn bộ đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy Trong giá thành nguyên liệu cĩ thể chiếm tới 70%_90%.trong tổng số Do đĩ cần nắm vững đặc tính của nguyên liệu và ảnh hưởng của nĩ đến các lĩnh vực quản lý qua sản xuất kinh doanh như thế nào Điều này cĩ ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của nhà máy

Nguyên vật liệu thuốc lá là mặt hàng cần được bảo quản khơ, tuy khơng dễ hư hỏng, thái hĩa như các mặt hàng tươi sống khác nhưng vẫn cĩ thể bị ẩm mốc, mất mùi thơm hoặc bị khơ giịn nên vận chuyển dễ bị vụn nát, làm giảm chất lượng sản phẩm làm ra

Do đĩ cần cĩ phương pháp vận chuyển, bảo quản tốt, hệ thống kho tàng bến bãi phù hợp tiêu chuẩn quy định

Nước ta cĩ nhiều vùng trồng cây thuốc lá như: Vĩnh Phúc, Tam Đảo, Lạng Sơn, Ninh Hịa và một số nơi khác rải rác từ Bắc vào Nam Đây là nguồn cung cấp nội địa rất quan trọng cho ngành sản xuất chế biến thuốc lá Tuy nhiên do điều kiện khí hậu ở nước ta khơng được thuận lợi nên chất lượng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu với những sản phẩm địi hỏi chất lượng cao vì vậy vẫn phải nhập khẩu một số của nước ngồi

Nguyên liệu thuốc lá khi xuất kho về phân xưởng sẽ trải qua nhiều giai đoạn Các cơng đoạn này cĩ thể được làm bằng thủ cơng hay gia cơng trên máy với các kỹ thuật khác nhau Do đĩ, vấn đề ở đây là phải đảm bảo việc cung ứng nguyên vật liệu,

vật tư đúng tiến độ, Số lượng chủng loại, quy cách có như vậy mới đảm bảo nhịp nhàng cho việc sản xuất liên tục

Hàng năm vào khoảng tháng 11,12 và tháng 1 của năm sau là thời gian mà nhu cầu thuốc lá trên thị trường tăng mạnh nguyên vật liệu được mua về để phục vụ dịp tết

vì vậy mà việc sản xuất với năng lực tối đa nên phải có biện pháp thu mua dự trữ, bảo quản tránh tình trạng thiếu nguyên liệu phục vụ cho sản xuất

2.1.1.3.1.2 Lao động

Lao động là một trong những nhân tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh bởi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều nhằm mục đích cuối cùng là nâng cao chất lượng đời sống vật chất, tinh thần của người lao động không chỉ trong nhà máy mà trong toàn ngành, toàn xã hội

Đặc điểm nổi bật về lao động trong nhà máy là lao động nữ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số cán bộ công nhân viên của nhà máy Đây là nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới quá trình kinh doanh của doanh nghiệp do hạn chế bởi sức khỏe và hạn chế về thời gian Vì vậy nhà máy phải bố trí công việc cho người lao động sao cho hợp lý để phù hợp với năng lực và khả năng, hoàn cảnh của người lao động để họ hoàn thành tốt công việc thực hiện đầy đủ, đúng đắn chính sách, chế độ đãi ngộ của nhà nước đối với lao động nữ Có như vậy, mới nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của nhà máy

2.1.1.3.1.3 Máy móc thiết bị

Trong ba yếu tố của sản xuất: tài nguyên thiên nhiên, con người, thiết bị kỹ thuật tiêm tiến thì máy móc thiết bị là yếu tố cơ bản quyết định sự tồn tại và phát triển của nhà máy Máy móc nào thì sản xuất ra sản phẩm đó, máy móc cũ thì khó có khả năng sản xuất ra sản phẩm tốt, chi phí lại cao do nguyên liệu, nhiên liệu, năng suất lao động thấp ngược lại, máy móc thiết bị mới, hiện đại sẽ giảm được chi phí sản phẩm

có chất lượng cao

Xuất phát từ yêu cầu thực tế, nhà máy đã chủ động xây dựng, nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất với mục tiêu đổi mới, hoàn thiện quy trình công nghệ, tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm Trên cơ sở định mức kỹ thuật của ngành, nhà nước giám đốc nhà máy quy định chủ động tổ chức nghiên cứu, xây dựng và áp dụng các định mức kinh tế kỹ thuật vào quá trình sản xuất kinh doanh nghiên cứu chấp hành các nội quy kỹ thuật công nghệ, quy trình vận hành máy móc thiết bị, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc theo định kỳ

Đối với các công việc chưa có tiêu chuẩn định mức kinh tế nội bộ Ngoài ra, nhà máy còn chủ động mở rộng các hình thức liên doanh, liên kết với các cơ quan nghiên cứu, tập thể trong và ngoài nước để đẩy mạnh chương trình nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh và quản lý nhà máy

2.1.1.3.2 Nhân tố bên ngoài

2.1.1.3.2.1 Đặc điểm về kinh tế

Những năm gần đây cùng với việc chuyển đổi nền kinh tế, các thành phần kinh

tế được tự do lựa chọn phát triển, tự do cạnh tranh một cách bình đẳng và lành mạnh Nền kinh tế ngày một phát triển, thu nhập của người lao động ngày càng cao, sức mua, nhu cầu ngày càng tăng Đây là nhân tố quan trọng và thuận lợi cho nhà máy không ngừng nâng cao chất lượng và mở rộng thị trường tiêu thụ của mình

Thuốc lá là một trong những mặt hàng xa xỉ phẩm, phụ thuộc rất nhiều vào mức sống của người dân Khi thu nhập thấp, họ dùng thuốc đen không dùng thuốc đầu lọc, còn khi mức sống cao hơn thì nhu cầu mức thuốc lá đầu lọc lại tăng cao Như vậy, trong điều kiện thu nhập bình quân đầu người càng tăng thì nhu cầu về tiêu thụ thuốc

lá cũng thay đổi theo

Hiện nay các chính sách kinh tế phù hợp đã đẩy lùi nạn lạm phát từ chỗ lạm phát phi mã đến nay chỉ còn trên dưới 10% và có khả năng kiểm soát được Những điều này có thể giúp được nhà máy tránh được những rủi ro về tài chính

2.1.1.3.2.2 Đặc điểm về chính trị, pháp luật

Chính trị pháp luật ngày càng ổn định và chặt chẽ tạo điều kiện thuận lợi rất tốt cho các doanh nghiệp phát triển Hệ thống pháp luật ngày càng hoàn chỉnh tạo được sự công bằng trong cạnh tranh Với chủ trương nhà nước giao quyền cho các doanh nghiệp hoạt động trong khuân khổ pháp luật, doanh nghiệp có quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh, tự chủ về tài chính, tự do lựa chọn mặt hàng sản xuất kinh doanh,

tự chủ về tài chính, tự do lựa chọn mặt hàng sản xuất, tự do tuyển chọn, sắp xếp lao động, trả lương và cho thôi việc đúng luật lao động Doanh nghiệp được chọn đối tác giao dịch, liên doanh, liên kết không hạn chế bởi địa thế hành chính Tuy nhiên trong những năm gần đây, nhà nước đã ra quyết định cấm các đơn vị sản xuất thuốc lá quản cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng Đây là một khó khăn đối với nhà máy trong việc giới thiệu sản phẩm mới ra thị trường và nâng cao uy tín của nhà máy

2.1.1.3.2.3 Đặc điểm về xã hội

Đặc điểm này có ảnh hưởng mạnh mẽ đến quy mô và cơ cấu nhu cầu thị trường Một số các nhân tố của đặc điểm này là trở thành tiêu thức trong nghiên cứu, phân loại thị trường và xác định phương án kinh doanh của nhà máy

Dân số nước ta trên 80 triệu người điều này ảnh hưởng đến thị trường tiêu thụ

là khá đa dạng và phong phú Đây là yếu tố thúc đẩy nhà máy đẩy mạnh sản xuất để đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng, thị hiếucủa người dân

2.1.1.4 NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA NHÀ MÁY THỜI GIAN QUA

2.1.1.4.1 THUẬN LỢI

Chính phủ đẩy mạnh công tác chống buôn lậu với quy mô lớn, đồng thời ban hành một số chính sách nhằm chấn chỉnh tạo môi trường thuận lợi, lành mạnh hơn trong sản xuất và kinh doanh thuốc lá

Chỉ thị 13/ CT về chấn chỉnh, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh ngành thuốc lá, quyết định dán tem thuốc lá để tránh tình trạng thuốc giả, kém chất lượng Dây chuyền công nghệ hiện đại, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm giá thành nâng cao tính cạnh tranh

Đội ngũ nhân viên có trình độ cao có tay nghề và kinh nghiệm giúp cho hoạt động của nhà máy nhịp nhàng ổn định, năng suất cao

Sản phẩm thuốc lá của Khánh Hòa ngày càng chiếm được cảm tình của người tiêu dùng đặc biệt là một số tỉnh phia Bắc và phía Nam

2.1.1.4.2 KHÓ KHĂN

Nhà nước có chính sách cấm các doanh nghiệp sản xuất mặt hàng thuốc lá không được quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng Đây là một khó khăn lớn đối với nhà máy trong việc giới thiệu sản phẩm mới ra ngoài thị trường, và nâng cao uy tín của nhà máy

Thiên tai lũ lụt xảy ra liên tiếp ảnh hưởng đến nguồn cung ứng nguyên liệu

Sự biến động về giá cả, vật tư nguyên liệu không thể lường trước được, giá điện, giá nước ngày càng tăng làm cho chi phí tăng mặc dù nhà máy đã áp dụng nhiều phương pháp hạ giá thành

Các đối thủ cạnh tranh trong ngành cũng là một điều đáng được lưu ý Hiện nay

cả nước có rất nhiều nhà máy thuốc lá bao gồm cả trong nước và liên doanh với nước ngoài Tất cả các nhà máy đều có quy mô hoạt động tương đối lớn, nên mức độ cạnh

tranh của nhà máy thuốc lá Khánh Hịa cũng diễn ra khá gay gắt Ngồi ra các loại thuốc ngoại tràn vào nước ta bằng nhiều con đường khác nhau đã ảnh hưởng khơng nhỏ đến nhà máy Tuy nhiên trong những năm vừa qua, nhà máy thuốc lá khánh hịa

đã hết sức cố gắng và đạt được kết quả đáng khích lệ

Cĩ thể nĩi rằng, Nhà máy thuốc lá khánh hịa qua quá trình hoạt động và phát triển đã hết sức cố gắng, cĩ những bước đi vững chắc và là đơn vị luơn dẫn đầu tỉnh về nộp ngân sách nhà nước chứng tỏ nhà máy luơn khẳng định được vị trí của mình với mức nộp ngày càng tăng, chiếm 1/3 ngân sách của tỉnh Ngày nay nhà máy thuốc lá khánh hịa vẫn khơng ngừng phấn đấu, tự hồn thiện mình theo hướng: Quy mơ _ chất lượng _ hiệu quả Đồng thời nhà máy mong muốn quan hệ hợp tác đầu tư với các doanh nghiệp trong nước và quốc tế nhiều lĩnh vực, gĩp phần thúc đẩy cơng cuộc cơng nghiệp hĩa hiện đại hĩa đất nước

2.1.1.5 PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA NHÀ MÁY TRONG THỜI GIAN TỚI

Trong thời gian tới nhà máy cĩ phương hướng hoạt động như sau

_Luơn luơn đặt chất lường sản phẩm lên hàng đầu

_Phải tạo ra những sản phẩm cĩ ưu thế cạnh tranh lớn trên thị trường

_Nâng cao năng suất lao động lên cao hơn để gĩp phần tích cực vào việc đẩy lùi thuốc

lá nhập lậu và khẳng định vị thế của thuốc lá nội

_ Mục tiêu phát triển của nhà máy là đầu tư cơng nghệ mới, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, mở rộng thị trường tiêu thụ, từ đĩ nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường, đảm bảo việc làm tăng thu nhập của người lao động trong nhà máy tạo điều kiện để nhà máy càng ngày càng phát triển mạnh mẽ

_ Nâng cao mức thu nhập bình quân của người lao động lên 10% mỗi năm

_ Thực hiện tuần làm việc 40 giờ để cơng nhân cĩ thêm thời gian nghỉ ngơi tái tạo sức lao động để làm việc được tốt hơn

_ Động viên tạo điều kiện cho cán bộ cơng nhân viên của nhà máy đi học thêm để nâng cao kiến thức khoa học kỹ thuật và ngoại ngữ

_ Đảm bảo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, các nhân phụ trách, thực hiện sự đổi mới làm việc cĩ chương trình kế hoạch cụ thể , cĩ tổng kết rút kinh nghiệm

2.1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA:

2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất của nhà máy:

Nhà máy thuốc lá Khánh Hòa tuy chỉ là một đơn vị trực thuộc nhưng nhà máy được tổ chức một cách hợp lý và tuân theo những nguyên tắc tổ chức theo đúng mô hình doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Cơ cấu tổ chức sản xuất của nhà máy chia làm 02 phân xưởng chính :

- Phân xưởng 1 : Phân xưởng chế biến nguyên liệu thuốc lá

- Phân xưởng 2 : Phân xưởng sản xuất thuốc bao thành phẩm (từ phân xưởng 1 chuyển sang)

2.1.2.1.1 Quy trình công nghệ tại Nhà máy thuốc lá Khánh Hòa:

Quy trình công nghệ là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của nhà máy Quy trình sản xuất thuốc lá của Nhà máy được chia làm nhiều giai đoạn khác nhau.Dưới đây là quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá bao thành phẩm

2.1.2.1.1.1 Quy trình sản xuất thuốc lá sợi( Phân xưởng I):

Giải thích quy trình:

Lá nguyên liệu thô sau khi nhập mua sẽ được hấp một thời gian sau đó cắt

thành hai phần phần ngọn vá phần gốc Phần ngọn thì được cho gia liệu và cho xy lô ủ ngay sau đó dùng máy xẳt nhỏ sau khi xắt nhỏ được gọi là sợi phôi Phần gốc sẽ tách

bỏ lá lấy cọng tẩm gia liệu sau đó cũng cho qua xylô chứa, cán đều mỏng và xẳt nhỏ sau đó làm trương sao trong một thời gian nhất định sẽ cho ra sợi phôi như phần lá Tiếp tục làm trương sao cho qua xylô chứa sau đó phun sương, đóng thùng tạo sợi thành phẩm

2.1.2.1.1.2 Quy trình sản xuất sợi thuốc lá đầu lọc:

Nếu là sản xuất thuốc lá đầu lọc thì cọng trong quá trình sẽ phải làm kỹ hơn yêu cầu cao hơn so với sợi thành phẩm Cọng phải được hấp qua trước khi cho gia liệu sau

Phần gốc

Gia liệu

Làm trương, sao

Sợi phôi

Làm trương, sao

Xy lô chứa

Phun sương

Đóng

thùng

Sợi thành

phẩm

2.1.2.1.1.3 Quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá bao thành phẩm:( Phân xưởng I

Tẩm Men thoi (nếu cĩ)

Thuyết minh quy trình:

Sợi thuốc thành phẩm từ phân xưởng 1 chuyển sang kết hợp với giấy vấn, giấy nhũ, đầu lọc, keo dán qua máy vấn tạo thành điếu thuốc, cùng với giấy bạc,

Giấy vấn, giấy

nhũ, đầu lọc

Xé phế liệu thu

hồi

Sợi thuốc

Phế liệu

Điếu thuốc

c

Đóng Bao

Nhãn tem, lưỡi gà

Bao thuốc

Thành

Phẩm nhập

kho

Đóng thùng

Cây thuốc

Bóng Kính cây

Vô hộp

Bóng kính bao

liệu

Thùng vận chuyển,ủ

Cán Xắt

Làm trương, sao

Xy lơ chứa

Đĩng thùng

Sợi cọng

Sợi phơi

nhãn, tem, lưỡi gà qua máy đóng bao để tạo thành bao thuốc Bao thuốc sẽ đi qua máy bóng kính để đóng vào bao, sau đó được xếp vào hộp để tạo thành cây thuốc (khâu dán hộp và vô hộp được làm bằng thủ công), cây thuốc sẽ đi qua máy bóng kính để đóng bóng kính cây Cuối cùng được đếm và đóng thùng (cứ 50 cây thuốc lá thì được đóng vào 1 thùng) Sau đó đem đi nhập kho, nhiệt độ trong kho là18 độ (thuốc lá nhập kho sau 10-14 ngày thì có thể xuất kho)

BẢNG 3: BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SXKD

ĐVT:Triệu đồng

Chênh lệch 2005/2004 2006/2005 Chỉ tiêu

DV

438.641 615.534 675.630 176.893 40.33 60.095 9.76

Các khoản giảm trừ 132.339 177.947 210.754 45.608 34.46 32.806 18.44

- Chiết khấu thương mại

- Giảm giá hàng bán

- Thuế TTĐB, Thuế XK 132326 177.947 210.678 45.621 34.47 32.704 18.37 1.DT thuần về bán hàng & ccấp

8.Lợi nhuận thuần từ HĐ SXKD 17.869 27.603 12.495 9.734 54.48 -15.107 -54.73 9.Thu nhập khác 511 315 1.219 -195 -38.25 903 286.29 10.Chi phí khác 552 2.557 107 2.004 362.3 2.450 -95.78 11.Lợi nhuận khác -41 -2.242 1.183 -2.201 5347.0 3.425 152.77 12.Tổng lợi nhuận trước thuế 17.827 25.361 13.679 7.534 42 -11.628 -46.06 13.Thuế thu nhập doanh nghiệp - - - -

14.Lợi nhuận sau thuế

Nhận xét: Qua bảng phân tích trên ta thấy:

Đánh giá tình hình hoạt động của Nhà máy thời gian qua:

Doanh thu bán hàng nhìn chung tăng đều trong các năm điều này chứng tỏ Nhà máy luơn mở rộng được thị trường tiêêu thụ nhận được hơp đồng cĩ giá trị Tuy ênhiên lợi nhuận kế tốn trước thuế năm 2006 giảm 11,682,332,277 đồng tương đương giảm 46,06% nguyên nhân là do trong năm 2006 lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh giảm 15,107,924,497 đồng tương ứng giảm 54,73%à là do lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm 14,336,253,251 đồng tương ứng giảm 46,3% nguyên nhân chính là do các khoản giảm trừ như khuyến mãi nhưng chủ yếu là do thuế tiêu thụ đặc biệt năm 2005 chỉ là 177,947,531,379 đồng do thuế suất năm 2005 là 45% thì sang năm 2006 thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp là 210,678,131,311 đồng thuế suất thuế tiêêu thụ đặc biệt phải nộp lầ 55% Do mặt hàang thuốc lá là mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt khá cao nên phải chấp nhận một mức thuế khá lớn

Chi phí bán hàng năm 2006 tăng 1,064,737,478 đồng tương ứng 55,64% Tuy nhiên cạnh đĩ thì doanh thu về hoạt động tài chính tăng đều qua các năm Năm 2005 tăng 31,904,675 đồng tương ứng với 322,1% vàà năm 2006 tăng 85,956,521 đồng tương ương tăng 205,6% là à tương đối tốt Trong khi đĩ chi phí tài chính lại giảm năm 2005 giảm 908,282,606 đồng tương ứng giảm 38%, năm

2006 giảm 207,109,711 đồng tương ứng với giảm 13,89% Chứng tỏ Nhà máy trả

nợ khá tốt số tiền vay của ngân hàng Thu nhập khác cũng tăng khá tốt (do bán phế liệu) năm 2006 tăng 903,527,485 đồng tương ương tăng 286,29% trong khi đĩ chi phí khác giảm năm 2006 giảm 2,450,064,153 đồng tương ứng giảm 95,78% do

đĩ làm cho lợi nhuận khác của năm 2006 tăng 3,425,591,620 đồng tương ứng 152,77% là khá tốt Do là đơn vị trự thuộc TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT nên lợi nhuận sau thuế do Tổng cơng ty theo dõi

BẢNG 4 : MỘT SỐ CHỈ TIÊU KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG TÀI CHÍNH TẠI NHÀ MÁY Đánh giá kết quả tình hình tài chính của Nhà máy

Chênh lệch 2005/2004 Chênh lệch 2006/2005 Chỉ tiêu đvt 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm +/- % +/-

1 Doanh thu thuần triệu 438,641 615,534 675,632 176,893 40.33 60,098 9.76

2 Lợi nhuận trước thuế triệu 17,827 25,361 13,679 7,534 42.26 (11,682) -46.06 4.Tổng vốn kinh doanh triệu 297,721 406,143 450,574 108,422 36.42 44,431 10.94

13 Tỷ suất LNTT/VKD % 5.988 6.244 3.036 0.2560 4.28 (3.21) -51.30

14 Tỷ suất LNTT/ VCSHbq % 6.514 7.296 3.528 0.7820 12.00 (3.77) -51.60

15 Tỷ suất LNTT/DT& TN % 5.800 5.700 2.900 (0.1000) (1.72) (2.80) -49.10

Đánh giá tình hình tài chính của Nhà máy thời gian qua

Tình hình doanh thu về doanh thu và lợi nhuân được đánh giá trong bảng phân tích tình hình tài chính của Nhà máy

Xem xét về tổng vốn kinh doanh và vốn chủ sở hữu của Nhà máy thì khá tốt tăng đều qua các năm Cụ thể năm 2005 tăng 108,422,175,466 đồng tương ứng tăng 0,36 % và năm 2006 tăng 44,431,337,006 đồng tương ứng tăng 0,109% Vốn chủ sở hữu năm 2005 tăng 56,257,400,007 đồng tương đương tăng 0,43% năm

2006 tăng 15,477,950,304 đồng chứng tỏ chủ sở hữu đã bỏ thêm vốn vào trong sản xuất Tình hình lao động trong Nhà máy không có sự biến động đáng kể do công nhân làm việc trong Nhà máy là những người làm việc lâu năm và có kinh nghiệm nên gắn bó với Nhà máy nếu có thời vụ thuê thêm một số công nhân bốc vác thời vụ không đáng kể Thu nhập bình quân đầu người tương đối cao và tăng khá nhanh năm 2005 thu nhập của người lao động tăng 2,077,000 đồng tương ứng tăng 36,63% là khá tốt năm 2006 tăng 3,435,000 đồng tương đương tăng 4403% chứng

tỏ Nhà máy rất chú ý và quan tâm đến thu nhập của người lao động

Tình hình nộp ngâân sách nhà nước của Nhà máy năm 2005 tăng 58,307,373,701 đồng tương ứng tăng 36% Năm 2006 tăng 30,287,290,255 đồng tương ứng tăng 13,8 %

Về khả năng thanh toán của Nhà máy : Khả năng thanh toán hiện hành năm

2004 là 1,77 lần , năm 2005 là 1,83 lần và năm 2006 lần 1,8 lần như vậy khả năng thanh toán hiện hành của Nhà máy là tốt Nhà máy hoạt động bình thường có khả năng thanh toán

Khả năng thanh toán ngắn hạn cho thấy khả khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn lớn hơn 1 năm 2005 hơn năm 2004 là 0,06 lần và năm 2006 hơn năm 2005 làà 0,038 lần chứng tỏ Nhà máy đủ khả năng thanh toán nợ ngắn hạn

Khả năng thanh toán nhanh- chỉ tiêu này chứng tỏ khả năng thanh toán tức thời nếu nhìn vào bảng phaân tích thì thấy khả năng thanh toán của Nhà máy là rất thấp tuy nhiên điều này là do đặc đ iểm hoạt động của Nhà máy thanh toán qua