hoàn thiện các thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu và chi phí tại nhà máy thuốc lá khánh hòa

Trong năm gần với phát triển kinh tế, đổi cấu quản lý kinh tế, chế kế toán doanh nghiệp nước ta không ngừng hoàn thiện phát triển góp phần tích cực vao việc nâng cao chất lượng ø quản lý kinh tế tài nhà nước doanh nghiệp Qua cho ta thấy kế toán công cụ quan trọng để quản lý kinh tế quốc dân nói chung quản lý doanh nghiệp nói riêng Trong điều kiện đổi cấu kinh tế, mở rộng quan hệ đối ngoại nước nay, kế toán trở nên cần thiết có vai trò quan trọng việc thu nhận, xử lý thông tin hoạt động kinh tế tài giúp doanh nghiệp định phương án tối ưu kinh doanh quản lý doanh nghiệp Sự cần thiết đồ án Đối với phát triển mạnh mẽ kinh te thị trường nước ta tron g năm gần đây, cạnh tranh diễn doanh nghiệp ngành diễn ngày khốc liệt Do đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng phấn đấu để hoàn thiện Một yếu tố tạo thành công cho doanh nghiệp hạn chế rủi ro sai phạm trình hạch toán nhân viên Trong hoạt động tổ chức, đơn vị chức kiểm tra kiểm sốt ln giữ vai trị quan trọng trình quản lý thực chủ yếu hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Nó ảnh hưởng đến tính trung thực thơng tin tài có khả chi phối định sản xuất doanh trì hoạt động kinh doanh đơn vị Chúng ta nhìn nhận hệ thống kiểm sốt nội phải thiết kế song hành với rủi ro đơn vị Theo quan niệm bảo vệ an tồn tài sản bao gồm hoạt động kiểm soát thiết kế để chống lại hành vi ăn cắp,sử dụng bất hợp pháp, mua sắm lý tài sản Kiểm tốn q trình thiết lập từ Ban giám đốc ban quản trị công ty để đảm bảo bốn mục tiêu; bảo đảm độ tin cậy thông tin báo cáo: bảo đảm việc thực chế độ pháp lý quy định: đảm bảo hiệu hiệu lực hoạt động bảo vệ tài sản đơn vị trình bao gồm việc thực thủ tục kiểm sốt sách để ghi chép hợp pháp, ghi chép kỳ, ghi xác giá trị tài sản bảo vệ phù hợp Một vấn đề không phần quan trọng hoạt động kiểm soát phải thiết kế để cung cấp thông tin phản hồi cho ban quản trị tính hiệu thủ tục kiểm sốt Muốn doanh nghiệp phải xây dựng cho hệ thống kiểm soát nội đủ mạnh thể việc thực sách thủ tục công ty… Xuất phát từ yêu cầu thực tế đồng ý môn kế toán, khoa kinh tế, với chấp thuận ban lãnh đạo Nhà máy Thuốc Lá Khánh Hịa em định chọn: “Hoàn thiện thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu chi phí Nhà máy thuốc Khánh Hịa" làm khóa luận cho Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Đồ án sở tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội doanh thu chi phí Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hịa Với kiện kinh tế ghi chép xử lý chu trình Đó là:  Nhận đặt hàng khách hàng * Nhà máy đặt hàng cần thiết  Giao hàng hay dịch vụ cho khách hàng * Tổ chức nhận hàng đặt u cầu  Yêu cầu khách hàng toán tiền * Xác định nghĩa vụ toán * Thanh toán tiền  Nhận tiền toán  Tổ chức kế tốn q trình mua hàng bán hàng Trên sở đó, khóa luận đánh giá thủ tục kiểm soát Nhà máy chu trình doanh thu chi phí Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hịa sau đưa ý kiến đề xuất việc xây dựng thủ tục kiểm soát chu trình doanh thu chi phí Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hịa Phương pháp nghiên cứu: Đề tài sử dụng phương pháp : _ Phương pháp tài khoản _ Phương pháp phân tích _ Phương pháp tổng hợp _ Phương pháp đối chiếu, so sánh _ Phương pháp vấn, quan sát Bên cạnh phương pháp trên, đồ án sử dụng công cụ để thu thập thông tin kiểm soát nội như: _ Bảng tường thuật _ Bảng câu hỏi _ Lưu đồ Nội dung khóa luận: Ngoài phần lời mở đầu kết luận, Khóa luận bao gồm: Chương I: Cơ sở lý luận Chương II: Thực trạng công tác kiểm soát nội cho chu trình doanh thu chi phí Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hịa Chương III: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu chi phí Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hịa Những đóng góp khóa luận: Khóa luận đưa : “ Các thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu chi phí Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hịa “ góp phần quan trọng việc bảo vệ tài sản Nhà máy công tác hạch tốn kế tốn đồng thờiø xử lý thông tin chu trình nhằm phát ngăn chặn sai sót rủi ro xảy Hệ thống mơ tả q trình từ bắt đầu hoàn thành việc ghi chép lên báo cáo giúp cho nhà quản lý có nhìn khái quát hơn, toàn diện việc bán hàng mua hàng Nhà máy Thấy số bất cập tr bán ình hàng mua hàng Qua có th có thay đổi hay cải tiến cơng việc cho ể nhanh chóng, hiệu phù hợp với Nhà máy Vì thời gian có hạn kiến thức em nhiều hạn chế mà công tác kế toán cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng nên việc sai sót điều tránh khỏi Vì em kính mong thầy cô toàn thể bạn đóng góp ý kiến để đề tài em hoàn thiện Qua em bày tỏ lòng biết ơn giúp đỡ tận tình Thầy Nguyễn Văn Hương, thầy Nguyễn Thành Cường quý thầy cô khoa kinh tế Trường đại học Nha Trang để em hoàn thành đề tài Em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo cán nhân viên phận kế toán anh chị Nhà máy Thuốc Khánh Hịa tạo điều kiện giúp đỡ em suốt trình thực tập Nha Trang, Tháng 11 năm 2007 Sinh viên thực Bùi Thị Châu CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ: 1.1.1.KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ: 1.1.1.1 Khái niệm: Kiểm soát nội hệ thống gồm sách, thủ tục thiết lập đơn vị nhằm đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý đạt mục đích sau: _ Bảo vệ hữu hiệu sử dụng hiệu nguồn lực, ngăn ngừa phát hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng tài sản không mục đích, vượt thẩm quyền _ Cung cấp thông tin đáng tin cậy _ Định kỳ đánh giá kết hoạt động để nâng cao hiệu điều hành _ Mọi thành viên đơn vị phải tuân thủ sách quy định nội Từ định nghóa ta nhận thấy, kiểm soát nội hệ thống nhằm huy động thành viên đơn vị tham gia kiểm soát hoạt động họ nhân tố định thành chung 1.1.1.2 Phân loại: Kiểm soát nội thường chia thành loại sau:  Kiểm soát kế toán : cac sách trình thực nhằm đạt ù hai mục tiêu bảo vệ tài sản đảm bảo thông tin kế toán xác tin cậy  Kiểm soát quản lý: để thúc đẩy hiệu hoạt đ ng kinh doanh ộ khuyến khích tham gia công nhân viên sách quản lý Kiểm soát quản lý kiểm soát kế toá quan trọng T n uy nhiên kiểm soát quản lý có quan hệ trực tiếp xác thông tin kế toán Tuy kiểm soát quản lý có tác động đáng kể đến xác thông tin kế toán Cần phân biệt kiểm soát nội kiểm toán nội Kiểm toán nội chức đánh giá độc lập thiết lập tổ chức nhằm kiểm tra đánh giá hoạt động tổ chức hạn chế sai sót 1.1.1.3 Ý nghóa Kiểm soát nội có vai trò quan trọng việc ngăn ngừa rủi ro phát sai phạm doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp có quy mô lớn Khi quy mô mở rộng quyền hạn trách nhiệm phải phân chia cho nhiều cấp nhiều phận, nên mối quan hệ phận chức nhân viên trở nên phức tạp Chính sai sót gian lận xảy quản lý chặt chẽ Do hệ thống kiểm soát hoạt động hữu hiệu góp phần giảm bớt sai phạm doanh nghiệp 1.1.2 CÁC MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ: Đối với hình thức nghiệp vụ kinh tế hệ thống khách hàng xảy vài loại sai sót trình ghi sổ Vì có mục tiêu mà cấu trúc kiểm soát nội phải thỏa mãn để ngăn ngừa sai sót sổ nhật ký sổ sách Cơ cấu kiểm soát nội khách hàng phải đầy đủ để cung cấp đảm bảo hợp lý là:  Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có hợp lý ( tính có hợp lý) Cơ cấu kiểm soát nội cho phép việc ghi vào nghiệp vụ không tồn nghiệp vụ giả vào sổ nhật ký sổ sách kế toán khác  Các nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn( phê chuẩn) : Nếu nghiệp vụ kinh tế không phê chuẩn xảy ra, dẫn đến nghiệp vụ lừa đảo ảnh hưởng làm lãng phí phá hoại tài sản công ty  Các nghiệp vụ kinh tế có phải ghi sổ( tính đày đủ) : Các thủ tục khách hàng phải ngăn ngừa gạt bỏ nghiệp vụ kinh tế sổ sách  Các nghiệp vụ kinh tế phải đánh giá đắn( đánh giá) : Một cấu kiểm soát nội đầy đủ gồm thủ tục để tránh sai số tính toán ghi sổ số tiền nghiệp vụ giai đoạn khác trình ghi sổ  Các nghiệp vụ kinh tế phải đựơc phân loại đắn (sự phân loại): Quá trình phân loại đắn tài khoản phù hợp với cấu tài khoản khách hàng phải đïc thực sổ nhật ký báo cáo tài trình bày đắn  Các nghiệp vụ kinh tế phải đựơc phản ánh lúc (thời hạn): Việc ghi sổ nghiêïp vụ kinh tế trứơc sau chúng xảy làm tăng khả bỏ quên không ghi sổ nghiệp vụ khả ghi sổ với số tiền không xác Nếu việc ghi sổ trễ xảy vào lúc cuối kỳ báo cáo tài bị sai  Các nghiệp vụ kinh tế phải ghi đắn vào sổ phụ tổng hợp xác (quá trình chuyển sổ tổng hợp): Trong nhiều trường hợp, nghiệp vụ cá lẻ phải đïc tổng hợp tính tổng cộng trước chúng ghi vào sổ nhật ký Sau đó, từ sổ nhật ký đươc chuyển qua sổ tổng hợp, sổ tổng hợp ï tổng hợp dùng để lập báo cáo tài Bảng sau mô tả ví dụ mục tiêu kiểm toán nội áp dụng cho nghiệp vụ bán hàng: BẢNG : CÁC MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG, MUA HÀNG CÁC MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT CÁC MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT NỘI NỘI BỘ DẠNG TỔNG QUÁT BỘ CÁC NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có Doanh thu, chi phí ghi sổ hàng hóa cứ( tính hợp lý) gửi cho khách hàng nhà cung cấp , Các nghiệp vụ kinh tế phải đựơc phê có thật chuẩn đắn( cho phép) Các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng phải Các nghiệp vụ kinh tế có phải phê chuẩn đắn đïc ghi sổ( tính đầy đủ) Các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng Các nghiệp vụ kinh tế phả có phải ghi sổ i đánh giá đắn(sự đánh giá) Doanh thu, chiphí ghi sổ số tiền hàng hóa gửi đi, mua tính Các nghiệp vụ kinh tế phả ghi sổ xác i phân loại đắn(sự phân loại) Các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng Các nghiệp vụ kinh tế phải ghi phân loại đắn sổ lúc( thời gian) Doanh thu, chi phí ghi sổ theo thời Các nghiệp vụ kinh tế phải ghi gian đắn vào sổ phụ hợp t xác(sự chuyển sổ tổng Các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng phải hợp) ghi đắn vào sổ phụ tổng hợp xác 1.1.3 CÁC BỘ PHẬN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ: 1.1.3.1 Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung tổ chức, chi phối ý thức kiểm soát thành viên tổ chức tảng phận khác kiểm soát nội Nó bao gồm toàn nhân tố có ảnh hưởng đến trình thiết kế, vận hành tính hữu hiệu kiểm soát nội bộ, nhân tố chủ yếu nhận thức hành động nhà quản lý đơn vị:  Quan điểm, phong cách điều hành tư cách nhà quản lý cao cấp: Bao gồm tiếp nhận, khả nhận thức giám sát rủi ro kinh doanh, quan điểm tính xác liệu kế toán, khả đạt dự toán ngân sách hay thực mục tiêu hoạt động  Cơ cấu tổ chức: Một cấu tổ chức tốt thể thông qua thể cụ thể, rõ ràng đầy đủ chức năng, quyền hạn nghóa vụ phận tổ chức Cơ cấu tổ chức tốt đảm bảo cho thủ tục kiểm soát hiệu  Chính sách nhân sự: Bao gồm sách tuyển dụng, đào tạo, sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên Nó nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến trình độ, phẩm chất giá trị đạo đức toàn thể nhân viên tổ chức  Kế hoạch dự toán: Bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ Thu chi qũy, dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định…Nếu việc lập thực kế hoạch tiến hành khoa học nghiêm túc trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu  Hội đồng quản trị ban kiểm toán: Khi ủy ban kiểm soát có độc lập với tổ chức, hoạt động kiểm soát hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội đảm bảo tính hữu hiệu  Kiểm toán nội bộ: Là phận chịu trách nh m thực kiểm tra, iệ giám sát đánh giá thươ g xuyên hoạt động củ đơn vị, qua phát øn a sai phạm làm thất thoát tài sản, đề xuất biện pháp cải tiến hoạt động  Trình độ phẩm chất đội ngũ cán nhân viên  Sự trung thực giá trị đạo đức: Các nhà quản lý phải xây dựng phổ biến rộng rãi quan điểm , quy tắc, giá trị đạo đức cho toàn tổ chức trung thực giá trị đạo đức tôn trọng sai phạm hạn chế  Cách thức phân định quyền hạn trách nhiệm: Các nhà quản lý xác lập quyền hạn trách nhiệm cho cấp quản lý nhằm thực hoạt động, xác lập mối quan hệ báo cáo xây dựng phương pháp ủy quyền  Các yếu tố bên ngoài: Như thay đổi môi trường kinh doanh, thay đổi hệ thống luật pháp hay thay đổi chế độ kế toán 1.1.3.2 Hệ thống kế toán: Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp lập báo cáo, hệ thống kế toán cung cấp thông tin cần thiết cho trình quản lý, mà đóng vai trò quan trọng việc kiểm soát mặt hoạt động đơn vị, nên phận quan trọng kiểm soát nội Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho mục tiêu tổng quát sau thực hiện: _ Tính có thực _ Sự phê chuẩn _ Tính đầy đủ _ Sự đánh giá _ Sự phân loại _ Đúng hạn _ Chuyển sổ tổng hợp xác Khi xem xét hệ thống kế toán, trước hết kiểm toán viên cần nghiên cứu về: + Chính sách kế toán + Hình thức kế toán Sự nghiên cứu tạo điều kiện cho kiểm toán viên tiếp cận với hệ thống kế toán để hiểu trình xử lý thông tin đánh gía kiểm soát nội đơn vị qua giai đoạn trình kế toán, là: _ Lập chứng từ: Việc lập chứng từ giúp thực chức tiền kiểm – kiểm tra trước nghiệp vụ xảy nhằm ngăn ngừa sai phạm – nhiều điểm quan trọng nhằm bảo vệ hữu hiệu sử dụng có hiệu nguồn lực cu a đơn vị û 10 _ Bộ chứng từ mà kế toán dùng để kiểm tra theo dõi chặt chẽ hơn, thuận lợi cho tất phận liên quan đến việc mua hàng theo dõi kiểm tra đối chiếu với hàng thực nhận kế toán toán chứng từ đầy đủ đảm bảo chi chi đủ _ Mỗi phận liên quan đến nghiệp vụ mua hàng tốn tiền theo dõi,kiểm tra đối chiếu từ nghiệp vụ bắt đầu đến nghiệp vụ kết thúc Như công tác kiểm tra lẫn thực hiện, giúp phận hồn thành tốt BIỆN PHÁP 7; KIỂM SỐT ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ T ỐN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ; 7.1 Kiểm sốt đầu vào; Mục đích kiểm sốt đầu v ngăn ngừa phát sai sót q trình nhập liệu dể đảm bảo liệu chuyển xác từ hình thức xử lý tay sang hình thức xử lý máy Các hoạt động kiểm soát bao gồm: 7.1.1 Kiểm sốt nguồn liệu; Mục đích kiểm sốt nguồn liệu nhằm đảm bảo liệu nguồn hợp lệ Các thủ tục kiểm soát bao gồm  Kiểm tra việc đánh số trước liên tục chứng từ gốc  Kiểm tra việc phê duyệt chứng từ  Đánh dấu chứng từ sủ dụng để tránh nhập liệu lần thứ  Sử dụng chứng từ chuyển thời điểm phát sinh nghiệp vụ để tránh tối đa việc nhập liệu lại tay  Tạo số kiểm tra Thủ tục đảm bảo nhập xác số hiệu khách hàng ,mã số nhân viên mã số tương tự Cứ số hiệu khách hàng mã số nhân viên thêm vào đằng sau số kiểm tra Khi nhập mã số khách hàng, chương trình kiểm tra vào vào số kiểm xác định nhập có hay khơng? Để đảm bảo việc đảo thiếu số liệu 7.1.2 Kiểm soát q trình nhập liệu Thơng thường thủ tục kiểm sốt lập trình phần mềm Các thủ tục chủ yếu là: kiểm sốt tính hợp lệ trình nhập liệu, dung lượng vùng liệu, giới hạn liệu, trình tự liệu, tính đầy đủ liệu ( cho tất vùng 182 liệu tập tin có đầy đủ), tính hợp lý liệu( cho vùng khách hàng ); BIỆN PHÁP 8: Xây dựng hệ thống kiểm sốt nội Nhà máy Biện pháp 8.1 Sự cần thiết việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội Nhà máy; Hiện cồng ty Nhà máy chức kiểm toán nội thuộc phần củavai trò quản lý người quản lý trực tiếp thực Tuy nhiên hoạt động cụ thể Nhà máy đa dạng phức tạp mà hệ thống kiểm tra từ trước khó mang lại cho nhà quản lý cấp cao nhìn tổng quán xuyến hoạt động diễn đơn vị Để giúp cho nhà quản lý trả lời xác câu hỏi:  Những nguyên tắc định liệu có tn thủ khơng?  Tài sản có bảo vệ nguyên vẹn không?  Công nhân viên làm việc có hiệu khơng?  Những ngun tắc có cịn hiệu lực điều kiện thay đổi không? Với nhà lãnh đạo có nhiều cơng việc phải giải câu trả lời thật khơng dễ dàng Vì cần thiết phải có đội n người chịu trách nhiệm gũ kiểm tra đánh giá hoạt động sau báo cáo lại cho người chủ sở hữu người quản lý Chính thiết lập hệ thống kiểm toán nội cho Nhà máy điều cần thiết Mục đích kiểm tốn nội tạo cơng cụ để phân tích tồn hoạt động chiến lược, để rút kinh nghiệm quản lý điều hành, đồng thời đề chiến lược phát triển riêng cho Nhà máy Trong chức kiểm tốn nội là: Đánh giá cải thiện: Cụ thể  Nhận định, phân tích đánh giá rủi ro làm cho thơng tin tài thơng tin hoạt động trở nên không đáng tin cậy Đề xuất biện pháp cải thiện cách thức gh nhận, đo lường, phân loại báo cáo i thông tin  Nhận định, phân tích đánh giá vấn đề l m cho hoạt động Nhà máy không hữu hiệu thiếu hiệu quả., đề xuất biện pháp để sử dụng tiết kiệm hiệu nguồn lực đơn vị 183  Nhận định, phân tích đánh giá rủi ro làm cho tài sản Nhà máy bị tham ô, biển thủ đề xuất biện pháp để cải thiện hữu hiệu phương pháp bảo vệ tài sản  Nhận định, phân tích đánh giá rủi ro làm cho luật lệ quy định không tuân thủ, đề xuất biện pháp nhằm xây dựng hệ thống hoạt động hiệu hữu hiệu Biện pháp 8.2 Thiết lập hệ thống kiểm soát nội hiệu Nhà máy ; Nguyên tắc: Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập,điều hành hệ thống kiểm soát nội phù hợp với mục tiêu tổ chức Để hệ thống vận h ành tốt tham khảo số nguyên tắc sau:  Xây dựng môi trường văn hóa trọng đến liêm chính, đạo đức nghề nghiệp  Những quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn quyền lợi  Các quy trình hoạt động kiểm sốt nội văn hóa rõ ràng truyền đạt thơng tin rộng rãi nhanh chóng nội tổ chức  Xác định rõ hoạt động tiềm ẩn nguy c rủi ro cao Mọi hoạt động quan trọng phải ghi văn  Mọi thành viên tổ chức phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội  Quy định trách nhiệm rõ ràng kiểm tra giám sát  Tiến hành định kỳ kiểm tra độc lập, nâng cao hiệu công tác kiểm sốt nội Biện pháp 8.2.1 Sử dụng tác dụng hịm thư góp ý ; Rất nhiều quan xí nghiệp phát huy tác dụng tích cực hịm thư góp ý Nếu sử dụng tốt đóng vai trị kênh thơng tin hữu hiệu cho nhà quản lý việc kiểm sốt nhân viên Động viên khuyến khích nhân viên có thái độ thẳng thắn việc tố giá hành vi gây tổn hại đến Nhà máy Giữ bí mật c thơng tin người tố giác để đảm bảo an toàn cho họ Cán ban kiểm soát phải người đứng đầu Nhà máy số thành viên khác chuyên việc kiểm soát hoạt động Nhà máy, đảm bảo khách quan thẳng thắn, liêm khiết việc kiểm toán Tránh thơng đồng Nhà máy 184 Biện pháp 8.2.2 Áp dụng nguyên tắc thống mệnh lệnh Ý nghĩa: nguyên tắc phải cho nhân viên nhà máy biết có vấn đề đặt họ hỏi ai? Và chịu trách nhiệm trước ai? Đây phương thức truyền lệnh ưu việt nhất: tức người chịu trách nhiệm công việc chịu trách nhiệm trước người Nếu tuyến lệnh dài, cấp bậc cấu phức tạp, làm cho nhân viên phải chịu nhiều tầng lãnh đạo, giảm thấp tính tích cực nhân viên, làm cho hao phí thời gian kinh phí gây nhiều mâu thuẫn nhân viên Vì muốn thực tốt nhân viên phải trao quyền cụ thể, tr ánh truyền mệnh lệnh vượt mức phân quyền Quy định phải ban hành cụ thể để trách việc chồng chéo chức nhiệm vụ nhân viên Nhà máy Mỗi nhân viên phải tự chịu trách nhiệm hàng vi trách nhiệm trước Ban Giám Đốc Biện pháp 8.2.3 Áp dụng nguyên tắc chia để trị: Nguyên tắc đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trình phân định quyền hạn trách nhiệm, tức người không đảm nhiệm giao dịch từ đầu đến cuối Thực tốt nguyên tắc giúp Nhà máy tránh rủi ro làm tổn hại đến tài ngân sách Nhà máy Tổng công ty Nguyên tắc phân chia trách nhiệm quyền hạn mối liên hệ họ với phải quy định cụ thể văn giấy tờ,làm để nhân viên biết rõ ai? Và phải làm gi? Do việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu nói chung xây dựng thủ tục kiểm soát nói riêng điều cần thiết vì: _ Một hệ thống kiểm soát nội hoạt động hữu hiệu giúp cho Nhà máy ngăn chặn hạn chế sai sót gian lận xảy _ Đồng thời giúp cho nhà máy bảo vệ tài sản, đảm bảo kết tài rõ ràng, minh bạch khơng chối cãi thực đáng tin cậy _ Doanh thu Nhà máy lớn, việc đưa thủ tục kiểm soát giúp cho trình hạch toán theo quy trình hợp ly nhằm đáp ứng cách ù xác yêu cầu nhà quản lý 185 Tóm lại, Nhà máy cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội cách hữu hiệu để góp phần ổn định nâng cao hiệu kinh doanh Có đảm bảo thực tốt mục tiêu nhiệm vụ đề trình độ chuyên môn hạn chế vài lợi ích cá nhân hạch toán sai nghiệp vụ Một công cụ quan trọng góp phần ngăn chặn hạn chế sai sót, gian lận xây dựng thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu 186 Kết luận Xu hướng hội nhập với giới tiến hành bước mang lại hiệu cho đất nước doanh nghiệp phần không nhỏ tạo nên thành công đóng góp họ Chính doanh nghiệp tiền đề cho phát triển đất nước phồn vinh Doanh nghiệp có thành cơng đường hội nhập kinh tế đất nước thành cơng đường hịa nhập với giới Và quản lý điều hành hoạt động doanh nghiệp Nhận thấy tầm quan trọng cơng tác kiểm sốt nội TỔNG CÔNG TY KHÁNH VIỆT tiến hành thành lập cho ủy ban kiểm sốt ủy ban kiểm soát nội hoạt động tốt cánh tay đắc lực cho TỔNG C ÔNG TY KHÁNH VIỆT Nhà máy công tác quản lý hoạt động Với đặc điểm đơn vị hạch toán phụ thuộc, Ban lãnh đạo Nhà máy ln tìm cải thiện cơng tác hạch tốn kế tốn đảm bảo ngày hồn thiện để quản lý tốt mặt Đặc biệt hệ thống thơng tin ngồi Nhà máy ln kết nối, giúp ban lãnh đạo Nhà máy có thơng tin nhất,chính xác kịp thời tạo điều kiện cho Nhà máy phát triển tương lai Qua trình thực tập Nhà máy Thuốc Khánh Hịa , em nhận thấy cơng tác kiểm sốt nội cho chu trình chi phí tốt đảm bảo cho yêu cầu kiểm toán nhiên bên cạnh chu trình doanh thu công việc nhiều để giảm bớt khối lượng công việc mà Nhà máy áp dụng số biện pháp chưa đảm bảo cơng tác kiểm tốn Với khóa luận "Một số biện pháp nhằm hồn thiện cho chu trình doanh thu chi phí " em hy vọng mang lại phần đóng góp cho cơng tác kiểm sốt nội TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT Nhà máy thời gian tới Do thời gian khơng dài, kiến thức cịn hạn chế lý thuyết khơng có kinh nghiệm thực tế, đề tài em khơng tránh khỏi sai sót em mong bảo thầy cô anh chị Nhà máy để em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Nha trang , tháng 11 năm 2007 Sinh viên thực Bùi thị Châu 187 Tài liệu tham khảo 1.Ths.PHAN TRUNG KIÊN Bộ môn Kiểm toán- Khoa Kế toán Đại học Kinh tế Quốc dân Kiểm Toán Lý Thuyết Thực Hành, Nhà xuất Tài 2006 2.Trường Đại Học Kinh Tế Tp Hồ Chí Minh Khoa kế tốn kiểm tống ười- Bộ mơn hệ thống thơng tin kế tốn Hệ Thống Thơng Tin Kế Toán, Nhà xuất thống kê – 2004 Bộ mơn Kiểm tốn, Khoa Kế Tốn – Kiểm Tốn, Trường Đại Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí mInh (2005), Kiểm toán, Nhà xuất thống kê, Tp.HCM Một số luận văn tốt nghiệp khóa trước 188 MUÏC LUÏC Quyết định thực tập Đơn xin xác nhận thực tập Nhận xét Nhà máy Nhận xét giáo viên hướng dẫn CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ: 1.1.1.KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ: 1.1.1.1 Khái niệm: 1.1.1.2 Phaân loaïi: 1.1.1.3 Ý nghóa 1.1.2 CÁC MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ: .6 1.1.3 CÁC BỘ PHẬN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ: 1.1.3.1 Môi trường kiểm soát: 1.1.3.2 Hệ thống kế toán: .10 1.1.3.3 Các thủ tục kiểm soaùt: .11 1.1.4 NHỮNG HẠN CHẾ VỐN CÓ CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ: 14 1.1.5 TRÌNH TỰ NGHIÊN CỨU VÀ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ: 15 1.1.5.1 Mục đích nghiên cứu: 15 1.1.5.2 Phương thức tiếp caän: 15 1.1.5.3.Trình tự nghiên cứu kiểm soát nội bộ: 16 1.2 KIEÅM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU: 17 1.2.1 Các hoạt động kinh tế chu trình doanh thu: 17 1.2.2.Các thủ tục kiểm soát : 17 1.2.2.1 Khái niệm thủ tục kiểm soát: 17 1.2.2.2 Các thể thức kiểm soát chu trình doanh thu: 18 1.3 SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU: 20 1.4 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN MỤC CHI PHÍ: .21 189 1.4.1Các hoạt động chủ yếu chu trình chi phí: 21 1.4.2.Các thủ tục kiểm soát : 21 1.4.2.1 Khái niệm thủ tục kiểm soát: 21 1.4.2.2 Các thể thức kiểm soát chu trình chi phí: 21 1.5 Sự Cần Thiết Phải Xây Dựng Các Thủ Tục Kiểm Sốt Cho Chu Trình Chi Phí: 22 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA .25 2.1 GIỚI THIỆU SƠ LƯC VỀ NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA .25 2.1.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ NHÀ MÁY 25 2.1.1.1 Quá trình hình thành: 25 2.1.1.2 Chức nhiệm vụ Nhà máy Thuốc Khánh Hòa: 28 2.1.1.3 Các Nhân tố ảnh hưởng đến Hoạt Động Sản Xuất Kinh Doanh Của Nhà Máy29 2.1.1.4 NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA NHÀ MÁY THỜI GIAN QUA 32 2.1.1.5 PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA NH À MÁY TRONG THỜI GIAN TỚI 33 2.1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA: 33 2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất nhà máy: 34 2.1.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA: .42 2.1.3.1 Sơ đồ quản lý Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hòa: 42 2.1.3.2 Chức nhiệm vụ phòng ban Nhà máy Thuốc Khánh Hòa .42 2.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA: .44 2.2.1 Đặc điểm tổ chức kế toán: .44 2.2.1.1.Sơ đồ tổ chức máy kế toán 45 2.2.2 Hình thức kế toán áp dụng Nhà máy thuốc Khánh Hòa: .45 2.2.2.1.Sơ đồ hình thức kế tốn máy vi tính 46 190 2.2.2.2 Trình tự ghi sổ: 46 2.2.2.3 Phần mềm kế toán sử dụng Nhà máy Thuốc Khánh Hòa; .47 2.2.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN TẠI NM 57 2.3 THƯC TRAÏNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HỊA .60 2.3.1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA 60 2.3.1.1 Các hoạt ộng kinh tế chu trình doanh thu nhà máy thuốc Khánh Hịa: 60 2.3.2 Các hoạt động kinh tế chu trình chi phí nhà máy: 62 2.3.1.2 TỔ CHỨC KẾ TOÁN XỬ LÝ NGHIỆP VỤ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU: 65 2.3.1.2 Chứng từ sử dụng chu trình doanh thu Nhà máy; 65 2.3.2.1 Tổ chức hệ thống tài khoản doanh thu: 69 2.3.1.3 Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ cho chu trình doanh thu; .71 2.3.1.4 Buớc chu trình doanh thu : Nhận tiền toán; 92 2.3.1.5 Luân chuyển chứng từ quy trình xử lý nghiệp vụ mua hàng toán Nhà máy 92 2.3.1.6 Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ toán tiền Nhà máy 95 2.3.2.3 Chức phận liên quan chu trình chi phí Nhà máy;100 2.3.2.3 Tổ chức sổ sách kế toán: 123 2.3.3.1 Tổ chức kiểm sốt hoạt động kinh tế chu trình doanh thu: 124 2.3.3.2 Tổ chức kiểm soát hoạt động kinh tế chu trình chi phí Nhà máy: 132 2.3.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU TẠI NHÀ MÁY: 137 2.3.5 Các phận ảnh hưởng chu trình doanh thu 139 2.3.6 Các phận ảnh hưởng chu trình chi phí: 139 2.3.7 Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu: 140 2.3.7.1 Hệ thống chuyển số dư: 140 2.3.7.2 Hệ thống tốn theo hóa đơn 140 191 2.3.8.Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội Nhà máy 141 2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HỊA 150 2.4.1 Những mặt đạt được: 150 2.4.2 Những mặt chưa đạt được: 153 CHƯƠNG III: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT CHO CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA 155 BIỆN PHÁP 1: Hồn thiện chu trình kế tốn doanh thu 155 Biện pháp 1: Hoàn thiện chu trình bán hàng cho Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO 155 Biện pháp 1.1 Trường hợp Nhà máy bán hàng Công ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO sau Cơng ty Trách nhiệm Hữu Hạn KHATOCO bán cho đại lý:155 Biện pháp 1.2 Hồn thiện chu trình bán vật tư ngun liệu cho Tân Khánh An 158 Biện pháp 1.3 Hoàn thiện chu trình nhận hàng gia cơng trả hàng; 160 BIỆN PHÁP Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ : 164 Biện pháp 2.1 Tổ chức theo dõi kế toán phải thu; 164 Biện pháp 2.1.1.Luân chuyển chứng từ, xử lý nghiệ p vụ cho chu trình doanh thu 164 Biện pháp 2.1.2 Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu: 164 Biện pháp 2.2.1.1 Hệ thống chuyển số dư: 164 BIỆN PHÁP Một số thủ tục kiểm soát doanh thu bán hàng để thực mục tiêu kiểm soát nội bộ: 169 Biện pháp 3.1 Doanh thu bán hàng có hợp lý: 169 Biện pháp 3.2.Doanh thu baùn hàng phê chuẩn đắn: .170 Biện pháp 3 Các nghiệp vụ bán hàng hữu ghi sổ: 170 Biện pháp 3.4 Doanh thu bán hàng ghi sổ đánh giá đắn: 171 Biện pháp 3.5 Doanh thu bán hàng phân loại đắn: 172 Biện pháp 3.6 Doanh thu bán hàng phải ghi sổ lúc: 172 192 Biện pháp 3.7.Các nghiệp vụ tiêu thụ phản ánh đắn vào sổ phụ tổng hợp xaùc: .172 BIỆN PHÁP Hồn thiện chu trình kế toán mua hàng: 174 Biện pháp 4.1 Hồn thiện chu trình mua hàng; .174 BIỆN PHÁP 5: Tổ chức theo dõi kế toán phải trả: 177 BIỆN PHÁP 6: Đưa thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua hàng để thực mục tiêu kiểm soát nội bộ; 180 6.1 Tổ chức hoạt động kiểm soát nghiệp vụ chi tiền; 180 BIỆN PHÁP 7; KIỂM SOÁT ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ; 182 7.1 Kiểm soát đầu vào; 182 7.1.1 Kiểm soát nguồn liệu; .182 7.1.2 Kiểm sốt q trình nhập liệu 182 BIỆN PHÁP 8: Xây dựng hệ thống kiểm soát nội Nhà máy 183 Biện pháp 8.1 Sự cần thiết việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội Nhà máy .183 Biện pháp 8.2 Thiết lập hệ thống kiểm soát nội hiệu Nhà máy ; 184 Biện pháp 8.2.1 Sử dụng tác dụng hịm thư góp ý ; 184 Biện pháp 8.2.2 Áp dụng ngun tắc thống mệnh lệnh 185 Biện pháp 8.2.3 Áp dụng nguyên tắc chia để trị: 185 Kết luận 187 Tài liệu tham khảo 188 193 DANH MỤC BẢNG BIỂU BẢNG : CÁC MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG, MUA HÀNG BẢNG 2: BẢNG TÓM TẮT CÁC BỘ PHẬN HP THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 14 BẢNG 3: BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SXKD 37 BẢNG : MỘT SỐ CHỈ TIÊU KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG TÀI CHÍNH TẠI NHÀ MÁY 39 BẢNG 4: BẢNG TỔNG HP ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT DOANH THU TẠI NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HÒA: 124 2.3.4.2 BẢNG CÂU HỎI ĐÁNH GIÁ Q TRÌNH ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH ; .126 Bảng 6: Bảng câu hỏi đánh giá trình ứng dụng phần mềm kế toán chu trình 126 BAÛNG 7: KIỂM SOÁT CHO NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG- LẬP HOÁ ĐƠN 127 Bảng 8: Bảng câu hỏi cho trình kiểm soát nghiệp vụ mua hàng 132 Bảng 9: Bảng câu hỏi kiểm soát nội nghiệp vụ chi tiền: 135 Baûng 10: Bảng kiểm soát cho nghiệp vụ tóan cho nhà cung cấp 136 Bảng 11: Bảng kiểm soát cho nghiệp vụ bán hàng – lập hóa đơn .165 194 Sơ đồ 1: Sơ đồ quản lý nhà máy thuốc Khánh Hòa 42 Sơ đồ : Sơ đồ tổ chức máy kế toán 45 Sơ đồ 3: Hình thức kế toán máy vi tính 46 Sơ đồ 5: Sơ đồ kế tóan máy tiền mặt .48 Sơ đồ 6: Sơ đồ kế tóan máy hàng toàn kho .51 Sơ đồ 7: Sơ đồ kế toán máy tổng hợp .54 Sô đồ 3: Sơ đồ dòng liệu hoạt động chu trình doanh thu 60 Sơ đồ 4:Dòng liệu hoạt động mua hàng tốn: 62 195 Lưu đồ 1: Lưu đồ cho trình sản xuất thuốc 72 Lưu đồ 2: Lưu đồ nhà máy bán thành phẩm cho công ty TNHH Khatoco 74 Lưu 3: Lưu đồ nhà máy bán thành phẩm cho công ty TNHH Khatoco 76 Lưu đồ 4: Lưu đồ nhà máy bán hàng xuất 81 Lưu đồ 5: Lưu đồ bán vật tư nguyên liệu cho Tân Khánh An 85 Lưu đồ 6: Lưu đồ nhận trả hàng gia coâng 89 Lưu đồ 7: Lưu đồ mua vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ 93 Lưu đồ 8: Lưu đồ chi tiền trả người bán 97 Löu đồ 9: Lưu đồ chi tiền gửi ngân hàng trả người bán 99 Lưu đồ 10: Hoàn thiện lưu đồ Nhà máy bán thành phẩm cho công ty TNHH Khatoco 156 Lưu đồ 11: Hoàn thiện lưu đồ bán vật tư cho Tân Khánh An 159 Lưu đồ 12: Hoàn thiện lưu đồ nhận trả hàng gia công 161 Lưu đồ 13: Hoàn thiện lưu đồ mua vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cu 175 196 ... tác kiểm soát nội cho chu trình doanh thu chi phí Nhà Máy Thu? ??c Lá Khánh Hịa Chương III: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu chi phí Nhà Máy Thu? ??c Lá Khánh. .. kinh tế, với chấp thu? ??n ban lãnh đạo Nhà máy Thu? ??c Lá Khánh Hịa em định chọn: ? ?Hoàn thiện thủ tục kiểm soát cho chu trình doanh thu chi phí Nhà máy thu? ??c Khánh Hịa" làm khóa luận cho Đối tượng phạm... q trình mua hàng bán hàng Trên sở đó, khóa luận đánh giá thủ tục kiểm soát Nhà máy chu trình doanh thu chi phí Nhà Máy Thu? ??c Lá Khánh Hịa sau đưa ý kiến đề xuất việc xây dựng thủ tục kiểm soát