Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 1 . CHƯƠNG I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ I. TÍNH TẤT YẾU KHÁCH QUAN VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ Từ khi xã hội nguyên thủy của loài người biết phân công và hiệp tác lao động với nhau để săn bắt thú rừng và làm nương rẫy , thì lúc đó đã bắt đầu xuất hiện những hoạt động phôi thai đầu tiên của quản trò. Có thể nói rằng, hoạt động quản trò là một nghệ thuật có từ lâu đời nhưng quản trò học lại là một trong những ngành khoa học mới mẻ nhất của nhân loại. Mãi đến những năm cuối thế kỷ thứ 19 sang đầu thế kỷ thứ 20, các tư tưởng quản trò mới được nghiên cứu sắp xếp thành hệ thống có cơ sở khoa học Một trong những người đặt nền móng đầu tiên cho khoa học quản trò là FREDERICK W. TAYLOR vào năm 1911 với cuốn sách nổi tiếng là “ Những nguyên tắc quản trò khoa học “. Điều này nói lên tính đa dạng, phong phú và phức tạp của khoa học quản trò. Quản trò là một yêu cầu tất yếu khách quan. Các hoạt động tập thể (lao động , sản xuất kinh doanh ) đều đòi hỏi một sự phối hợp nhòp nhàng, sự điều khiển, sự hướng dẫn cụ thể đối với từng cá nhân để hoàn thành công việc chung. Hoạt động quản trò ra đời gắn liền với sự xuất hiện của hiệp tác và phân công lao động . Sản xuất xã hội và nhân loại không thể tồn tại và phát triển, nếu không có quản trò. Quản trò ngày nay đã xâm nhập vào mọi lónh vực của đời sống xã hội : từ gia đình, đoàn thể, đội bóng, đoàn kòch, nhà thờ đến các doanh nghiệp, công ty, xí nghiệp v.v tất cả đều cần đến quản trò . Nội dung và mức độ phức tạp của hoạt động quản trò phụ thuộc trước hết vào trình độ phát triển của sản xuất . Trong những qui mô nhỏ của nền sản xuất tiểu thủ công nghiệp, thì hoạt động quản trò tương đối đơn giản. Trong trường hợp này người chủ thợ điều khiển những công nhân sản xuất, trực tiếp chỉ dẫn họ và kiểm tra kết quả thực hiện. Nhiều khi người chủ vừa phải lãnh đạo đám thợ, vừa phải tham gia trực tiếp vào làm những công việc cụ thể. Qui mô sản xuất càng phát triển, trình độ kỹ thuật của sản xuất càng cao, thì hoạt động quản trò càng trở nên phức tạp. Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 2 . Sản xuất hiện đại đòi hỏi một sự điều khiển khéo léo, một sự phối hợp nhip nhàng giữa các phần việc của tất cả các khâu trong quá trình sản xuất. Chính nhờ hoạt động quản trò (tổ chức sản xuất, tổ chức lao động hợp lý, sự phối hợp tuyệt vời của các phân xưởng, các bộ phận sản xuất trong xí nghiệp ) mà chỉ trong vài phút một chiếc ô tô có thể được xuất xưởng, trong khi tổng thời gian để chế tạo một chiếc ô tô là hàng nghìn giờ. Qua đây cũng đã minh chứng rõ ràng là hoạt động quản trò cần thiết như thế nào trong tổ chức sản xuất kinh doanh hiện đại. Tầm quan trọng của quản trò được thể hiện rất rõ trong sự phát triển kinh tế. Một xí nghiệp quản trò tốt, sản xuất sẽ phát triển , kinh doanh có hiệu quả. Một Quốc gia quản trò giỏi, nền kinh tế sẽ tăng trưởng với tốc độ cao, hàng hóa nhiều, đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân sẽ luôn luôn được cải thiện và nâng cao. Ngược lại, một xí nghiệp quản trò kém sẽ làm ăn thua lỗ. Một Quốc gia quản trò kém sẽ kìm hãm sự phát triển của nền kinh tế, không khai thác được những tiềm năng to lớn của đất nước, để tăng trưởng kinh tế và nâng cao đời sống của nhân dân Nhật Bản là một nước đất hẹp, người đông, tài nguyên khoáng sản nghèo nàn, có những điều kiện về dân số, hoàn cảnh tự nhiên và một số đặc điểm xã hội gần gũi với nước ta. Thế mà, sau chiến tranh thế giới lần thứ 2, từ trong đổ nát, bằng khả năng quản trò giỏi của mình, đã đưa đất nước tiến lên với những bước phát triển thần kỳ. Tốc độ phát triển kinh tế của Nhật Bản rất cao. Năm 1950 giá trò tổng sản phẩm quốc dân của Nhật chỉ đạt 20 tỷ đôla, bằng khoảng 60% của CHLB Đức (33,7 tỷ đôla), bằng 1/2 của Pháp (39 tỷ đôla), bằng 1/3 của Anh (54,5 tỷ đô la), và bằng 1/17 của Mỹ. Thế nhưng chỉ 16 năm sau tức là đến năm 1966 Nhật đã vượt Pháp, năm 1967 vượt Anh, 1968 vượt CHLB Đức và đứng thứ 2 sau Mỹ. Nam Triều Tiên từ một nước đặc trưng là nông nghiệp lạc hậu, do biết cách quản lý, do có chiến lược kinh tế đúng đắn đã trở thành một mước công nghiệp hóa trong vòng 24 năm. Tổng sản phẩm quốc dân của Nam Triều Tiên năm 1962 là 2,3 tỷ đô la, năm 1985 tăng lên 83,1 tỷ đôla. Thu nhập tính theo đầu người cũng tăng mạnh, từ 87 đôla/người (năm 1962) tăng lên 2.032 đôla/người (năm 1985). Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 3 . II. KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ Quản trò là một khái niệm rất đa dạng và phức tạp. Xung quanh khái niệm về quản trò có rất nhiều ý kiến khác nhau. Tùy theo từng tác giả muốn nhấn mạnh khía cạnh này hay khía cạnh khác của quản trò mà đưa ra các đònh nghóa khác nhau. Sau đây chúng ta xin đơn cử một vài đònh nghóa đặc trưng : 1. ĐỊNH NGHĨA 1. Quản trò là lãnh đạo hệ thống trên cơ sở hoạch đònh, tổ chức, phối hợp điều khiển và kiểm tra công việc nhằm đạt các mục tiêu đã đặt ra. Đònh nghóa này nhấn mạnh tới các chức năng của quản trò . Đó là : — Chức năng hoạch đònh. — Chức năng tổ chức. — Chức năng phối hợp, điểu khiển, chỉ huy. — Chức năng giám sát kiểm tra. 2. ĐỊNH NGHĨA 2 : Quản trò là ra quyết đònh và thực hiện quyết đònh. Đònh nghóa này nhấn mạnh tính chất quan trọng đặc biệt của các quyết đònh trong quản trò . Kinh doanh lời hay lỗ là tùy thuộc vào các quyết đònh của nhà quản trò. Quyết đònh đúng sẽ đưa công ty , xí nghiệp kinh doanh đến thắng lợi. Quyết đònh sai sẽ dẫn sự kinh doanh của xí nghiệp đến thất bại, phá sản, cho dù các thành viên khác trong xí nghiệp đã cố gắng nỗ lực hết mình. 3. ĐỊNH NGHĨA 3. Quản trò là sự đạt mục tiêu thông qua và cùng với người khác. Đònh nghóa này là của trường phái quản trò theo mục tiêu, muốn nhấn mạnh đến các mục tiêu trong quản trò và phương thức để đạt mục tiêu là thông qua và cùng với người khác. Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 4 . 4. ĐỊNH NGHĨA 4 Quản trò là sự tác độngcó hướng đích của chủ thể quản trò đến đối tượng quản trò , nhằm đạt được những kết quả cụ thể với mục tiêu đã đònh trước. Đònh nghóa này nhấn mạnh đến quá trình quản trò diễn ra như là sự tác động qua lại giữa hai hệ thống quản trò và bò quản trò, để đạt được những kết quả mong muốn. 5. ĐỊNH NGHĨA 5. Quản trò là một nghệ thuật : Nghệ thuật khai thác các tiềm năng của sản xuất kinh doanh. Trường phái này nhấn mạnh đến tính chất nghệ thuật trong quản lý. Họ cho rằng quản trò trong thực tế thành công hay không là do nghệ thuật vận dụng các học thuyết quản trò vào từng tình huống cụ thể quyết đònh . Ngoài các đònh nghóa nêu trên, còn rất nhiều đònh nghóa khác nhau nữa về quản trò. Trên cơ sở các đònh nghóa trên chúng ta tổng hợp lại và nêu ra khái niệm tổng quát về quản trò sau đây : 6. KHÁI NIỆM TỔNG QUÁT Quản trò là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện, khi con người kết hợp với nhau trong một tổ chức, nhằm thành đạt những mục tiêu chung. Cụm từ “ những hoạt động cần thiết phải được thực hiện “ đại diện cho các ý về các khía cạnh khác nhau của những đònh nghóa trên. Những hoạt động cần thiết phải được thực hiện được hiểu như là : Ra quyết đònh và thực hiện quyết đònh . Thực hiện các chức năng của quản trò : hoạch đònh, tổ chức, phối hợp điểu khiển, kiểm tra. Những hoạt động tác động qua lại giữa hệ thống quản lý và hệ thống bò quản lý. Nghệ thuật vận dụng các học thuyết quản trò vào từng tình huống cụ thể trong thực tế. v.v Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 5 . Để hiểu kỹ hơn về quản trò cần nghiên cứu thêm qua nhiều khía cạnh khác nhau về đặc trưng của hoạt động quản trò III. NHỮNG ĐẶC TRƯNG CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ Qua các đònh nghóa và khái niệm tổng quát chúng ta có thể rút ra những đặc trưng cơ bản của hoạt động quản trò sau đây : 1. Hoạt động quản trò chỉ phát sinh khi có nhiều người kết hợp với nhau thành một tập thể hay một tổ chức, để đạt mục tiêu chung. Tức là có sự phối hợp các nỗ lực của nhiều thành viên để hoàn thành một công việc chung. 2. Quản trò diễn ra như là một quá trình tác động qua lại giữa hệ thống quản trò và hệ thống bò quản trò thông qua việc trao đổi thông tin theo sơ đồ sau đây : Hệ thống quản trò là chủ thể quản trò, là tập hợp các cá nhân nhà quản trò , các bộ phận quản trò thực hiện sự tác động có hướng đích đến hệ thống bò quản trò. Hê thống bò quản trò là đối tượng quản trò mà chủ thể quản trò tác động vào, nhằm tăng thêm cho nó những hình thức phát triển mới hướng theo những mục tiêu đã đònh trước. Hệ thống quản trò Hệ thống bò quản trò Thông tin chỉ huy Thông tin thực hiện Sự khác nhau giữa hệ thống quản trò và hệ thống bò quản trò chỉ mang tính chất tương đối. Thường thường, cùng một bộ phận, cơ quan, đồng thời có thể hoạt động với tư cách là hệ thống quản trò và bò quản trò . Hai hệ thống này tác động qua lại với nhau bằng các kênh thông tin. Kênh thông tin xuôi là kênh thông tin từ nhà quản trò tác động tới đối tượng quản trò. Nó được thể hiện dưới dạng như là các quyết đònh , các mệnh lệnh chỉ huy, điều hành v.v. Kênh thông tin ngược là kênh thông tin phản hồi từ đối tượng quản trò đến chủ thể quản trò . Đó là những Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 6 . thông tin thực hiện như là kết quả sản xuất kinh doanh , các báo cáo tình hình, hiện trạng của đối tượng quản trò . 3. Hoạt động quản trò đều có khả năng thích nghi cao. Tức là khả năng linh hoạt thay đổi để thích nghi với hoàn cảnh mới, phù hợp với tình huống mới. 4. Quản trò là một khoa học và là một nghệ thuật. Quản trò là một khoa học thể hiện ở chỗ : quản trò vận dụng và phối hợp kiến thức của nhiều ngành khoa học cụ thể để xây dựng các học thuyết quản trò cho mình như : Lý luận triết học Kinh tế học, kinh tế tổ chức sản xuất , tổ chức lao động khoa học , thống kê, hạch toán tài chính, phân tích hoạt động kinh tế v.v. Các khoa học kỹ thuật : kỹ thuật cơ khí, chế biến Nông Lâm nghiệp v.v. Khoa học tự nhiên : toán học, điều khiển học, tin học, vận trù học v.v. Khoa học xã hội : xã hội học, tâm lý học, giáo dục học, luật học v.v. Quản trò là một nghệ thuật thể hiện ở chỗ : quản trò vận dụng linh hoạt, sáng tạo những học thuyết, nguyên tắc quản trò trong những tình huống, điều kiện hoàn cảnh cụ thể. Nhà quản trò khi giải quyết các nhiệm vụ đã xuất phát từ những đặc điểm, các tình huống cụ thể, có tính đến những đặc điểm cá nhân của người chấp hành. Trong quản trò thực tế sẽ không thể thành công, nếu chỉ áp dụng máy móc, rập khuôn theo một công thức cho sẵn. Có thể nói nghệ thuật quản trò là “ bí quyết “, “ cái mẹo “, “ cái biết làm thế nào “ (Know-how) của nhà quản trò để đạt mục tiêu với hiệu quả cao. Nghệ thuật quản trò là tài nghệ, năng lực tổ chức, kinh nghiệm của nhà quản trò trong việc giải quyết những nhiệm vụ đề ra một cách khéo léo, sáng tạo và có hiệu quả cao nhất. Ví dụ như : : Nghệ thuật sử dụng con người (đặt đúng chỗ, sử dụng đúng khả năng , biết động viên, tập hợp và thu hút nhân viên). Nghệ thuật mua, bán nguyên vật liệu , hàng hóa . Nghệ thuật cạnh tranh trong sản xuất kinh doanh . Nghệ thuật giao tiếp. Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 7 . Nghệ thuật ra quyết đònh (nhanh, đúng, kòp thời ) và thực hiện quyết đònh (sáng tạo, linh hoạt ) Nghệ thuật giải quyết các khó khăn ách tắc trong sản xuất kinh doanh . v.v Đặc điểm chủ yếu của nghệ thuật quản trò là những “ mẹo “ gắn liền với những tình huống cụ thể với tất cả sự đa dạng, phong phú, khéo léo, uyển chuyển và sáng tạo. Hai mặt khoa học và nghệ thuật quản trò không đối chọi loại trừ nhau, mà chúng luôn gắn chặt, bổ sung cho nhau. Nghệ thuật phải dựa trên một sự hiểu biết khoa học làm nền tảng. Nếu không có cơ sở khoa học làm nền tảng thì nhà quản trò ắt chỉ dựa vào may rủi, chủ quan, kinh nghiệm cá nhân mà thôi. Do đó chỉ có thể thành công ở tình huống này, mà sẽ không thành công ở tình huống khác. Ngược lại, nếu chỉ dựa vào khoa học mà không chú trọng tính nghệ thuật quản trò , thì cũng khó thành công. Bởi vì thực tiễn hoàn cảnh, tình huống muôn hình, muôn vẻ và luôn thay đổi, do đó đòi hỏi một nghệ thuật ứng dụng đa dạng, phong phú, khéo léo và sáng tạo. 5. Hoạt động quản trò luôn gắn liền với phạm trù hiệu quả và kết quả . Mục đích của quản trò là nhằm gia tăng hiệu quả . Quản trò cốt là để đạt kết quả tối đa về chất cũng như về lượng với chi phí tối thiểu. Nơi nào quan tâm đến hiệu quả thì ở đó cần đến hoạt động quản trò. Ở đây cần phân biệt hai khái niệm hiệu quả và kết quả quản trò. Kết quả quản trò là thành quả đạt được ở đầu ra của quá trình quản trò . Tức là đạt được mục tiêu, hoàn thành được nhiệm vụ đặt ra. Hiệu quả quản trò là tương quan so sánh giữa giá trò đầu ra và giá trò đầu vào của quá trình quản trò. Để gia tăng hiệu quả quản trò có nhiều giải pháp khác nhau : — Giữ nguyên giá trò đầu vào, gia tăng sản lượng đầu ra. Có nghóa là với chi phí quản trò không đổi, làm thế nào để tăng sản lượng, tăng kết quả sản xuất kinh doanh (áp dụng các biện pháp cải tiến kỹ thuật , qui trình công nghệ sản xuất , các biện pháp về tổ chức và hợp lý hóa sản xuất , tăng năng suất lao động v.v.). Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 8 . — Giảm thiểu chi phì tài nguyên ở đầu vào, giữ nguyên sản lượng đầu ra. Tức là tiết kiệm hợp lý các chi phí quản lý, giảm thiểu các khoản chi bất hợp lý cho hoạt động quản trò . — Vừa giảm thiểu chi phí ở đầu vào, vừa gia tăng giá trò ở đầu ra. — Vừa tăng hợp lý chi phí ở đầu vào, vừa gia tăng giá trò ở đầu ra. Nhưng tốc độ tăng giá trò đầu ra lớn hơn tốc độ tăng chi phí đầu vào. Có nhiều cách so sánh giữa hiệu quả và kết quả : Cách thứ nhất : Hiệu quả gắn liền với phương pháp hoặc phương tiện (means) thực hiện, trong khi kết quả gắn liền với mục tiêu thực hiện , hoặc mục đích (ends) cần đạt được. Cách thứ hai : Hiệu quả là làm được việc (doing things right) trong khi kết quả là làm đúng việc (doing the right things). Cùng làm một công việc có kết quả như nhau, nhưng có thể hiệu quả khác nhau . Cách thứ ba : Hiệu quả được xem như tỷ lệ thuận với kết quả đạt được, nhưng lại tỷ lệ nghòch với phí tổn bỏ ra. Nói cách khác, càng ít tốn kém tài nguyên thì hiệu quả sản xuất kinh doanh càng cao. Hiệu quả = Kết quả Chi phí Cách thứ tư : Gọi P là năng suất , O là giá trò đầu ra (Output) và I là giá trò đầu vào (Input) thì : P = O I P càng lớn thì hiệu quả càng cao . CỦA QUẢN TRỊ trang 3 . II. KH I NIỆM VỀ QUẢN TRỊ Quản trò là một kh i niệm rất đa dạng và phức tạp. Xung quanh kh i niệm về quản trò có rất nhiều ý kiến khác nhau. Tùy theo từng tác giả. động quản trò càng trở nên phức tạp. Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 2 . Sản xuất hiện đ i đ i h i một sự i u khiển khéo léo, một sự ph i hợp nhip nhàng giữa các phần việc. i u khiển học, tin học, vận trù học v.v. Khoa học xã h i : xã h i học, tâm lý học, giáo dục học, luật học v.v. Quản trò là một nghệ thuật thể hiện ở chỗ : quản trò vận dụng linh hoạt, sáng