Tiểu luận hiệu quả trong giao tiếp

Tiểu luận hiệu quả trong giao tiếp Để thành công bạn cần đến nhiều yếu tố, trong đó không thể thiếu kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Khả năng giao tiếp hiệu quả chắc chắn sẽ mở ra cho bạn nhiều cơ hội trong nghề nghiệp và kinh doanh. Có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ cho phép bạn tiến xa trong những lĩnh vực nơi mà những người ít quyết đoán sẽ khó đạt được thành công. Vậy thì làm thế nào để có thể thực hành kỹ năng giao tiếp hiệu quả?

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BỘ MÔN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

 ĐỀ TÀI:

GVHD: TS Hoàng Trọng Sao

Lớp Học Phần: 11070400409

Nhóm Sinh Viên Thực Hiện:

MSSV: 0773611 Đỗ Duy Thanh

0773839 Đặng Thông

0773655 Nguyễn Thanh Nam

0773670 Nguyễn Xuân Dương

0773717 Phạm Quang Giàu

0773523 Huỳnh Quang Phương

0774167 Lâm Thế Đức

0774246 Lại Minh Hoàng

0774209 Trần Minh Triều

0773753 Nguyễn Duy Linh

Tp Hồ Chí Minh, ngày 01 tháng 06 năm 2008

LỜI MỞ ĐẦU

Trong giao tiếp doanh nghiệp có ý nghĩa thực tiễn rất lớn trong cuộc sống hàng ngày cũng như trong doanh nghiệp Giúp doanh nghiệp thành đạt, đưa đất nước phát triển Giúp con người hoàn thiện hơn trong cuộc sống Sự phát triển đất nước nhờ vào một phần hiệu quả giao tiếp Nếu chúng ta có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ thành công trong cuộc sống trong doanh ngiệp Giao tiếp giúp con người hoàn thiện, tự tin hơn trong cuộc sống Giao tiếp tốt giúp chúng em tự tin khi giao tiếp với bạn

bè….Sau khi học xong “giao tiếp trong doanh nghiệp” chúng em thấy

được tầm quan trọng rất lớn nên quyết định chọn đề tài này để làm tiểu luận

Trong giao tiếp doanh nghiệp có ý nghĩa thực tiễn rất lớn trong cuộc sống hàng ngày cũng như trong doanh nghiệp Giúp doanh nghiệp thành đạt, đưa đất nước phát triển Giúp con người hoàn thiện hơn trong cuộc sống Sự phát triển đất nước nhờ vào một phần hiệu quả giao tiếp Nếu chúng ta có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ thành công trong cuộc sống trong em thấy được tầm quan trọng rất lớn nên quyết định chọn đề tài này để làm bài tiểu luận

Phần 1: MỞ ĐẦU

1.1 MỤC ĐÍCH:

- Giúp ta hoàn thiện, tự tin hơn trong cuộc sống

- Nâng cao hiệu quả trong giao tiếp

- Nâng cao kiến thức của giao tiếp

- Giúp ta hiểu người khác hơn và có hành vi ứng xử đúng hơn khi giao tiếp với họ

1.2 YÊU CẦU:

- Tiếp thu trong giao tiếp phải chọn lọc, không tiếp thu cái không có giá trị

- Trong quá trình giao tiếp phải biết lắng nghe, giúp ta tiếp thu hiệu quả hơn, nên chúng ta phải lắng nghe một cách hiệu quả, tích cực

- Tiếp thu giúp ta giải quyết vấn đề tốt, hiểu người khác hơn và có hành vi ứng xử đúng khi giao tiếp với họ

- Quan sát hành động cử chỉ, nét mặt …

- Khong bị ảnh hưởng quá nhiều ấn tượng ban đầu

- Phản ứng tích cực để khuyến khích và giúp đỡ người khác nói

1.3 PHƯƠNG PHÁP:

- Nên đọc và tham khảo những cuốn sách có giá trị với mình

- Nghiên cứu thật kĩ những cuốn sách hay và những bài viết có ấn tượng trong giao tiếp

- Nghiên cứu phù hợp với lĩnh vực của mình, nhưng mang lại hiệu quả cao

1.4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU:

- Đối với bản thân nâng cao được kiến thức, thấy tầm quan trọng của giao tiếp

- Giúp em giao tiếp tự tin hơn trong cuộc sống

Phần 2: NỘI DUNG

Trong xã hội hiện nay, bất kì một doanh nhân nào, một người thành công cũng phải có mối quan hệ rộng, thường xuyên giao tiếp Đây là yếu tố không thể thiếu với người quản trị doanh nghiệp Quyết định hiệu quả của công việc đặc biệt trong kinh doanh, quản lý nhân sự, đời sống hàng ngày

Trước tiên nói đến giao tiếp phải nói đến phương tiện giao tiếp Được chia thành hai ngôn ngữ giao tiếp: giao tiếp ngôn ngữ trực tiếp và giao tiếp phi ngôn ngữ Hai hình thức này không tách rời nhau mà luôn bổ sung cho nhau

2.1 GIAO TIẾP BẰNG NGÔN NGỮ: ngôn ngữ là phương tiện

giao tiếp chủ yếu của con người, bằng ngôn ngữ con người truyền đạt thông tin để người khác hiểu được và cảm nhận … giao tiếp ngôn ngữ có hai hình thức: ngôn ngữ nói trực tiếp và ngôn ngữ gián tiếp

2.2.1 Giao tiếp ngôn ngữ trực tiếp: Thông dụng nhất trong hoạt động

của con người Giao tiếp trực tiếp truyền đạt thông tin để người khác hiểu được phụ thuộc vào nội dung ý nghĩa các ngôn ngữ của lời nói ngôn từ, của câu trong giao tiếp ,điều này có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả giao tiếp Chúng ta cần lưu ý đến vai trò của cá nhân, ngôn ngữ trong giao tiếp Người xưa có câu:

“Lời nói chẳng mất tiền mua

Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”

Trong đời sống hàng ngày một người biết cách ăn nói, biết cách

cư xử với những người xung quanh tất nhiên sẽ được mọi người yêu quý, quý trọng Trong kinh doanhcũng vậy nếu ta có kĩ năng giao tiếp, quản lý doanh nghiệp tốt, chỉ với một lời nói đúng chỗ, đúng việc và có ý nghĩa trong giao tiếp thì không những nó sẽ mang lại lợi

nhuận mà còn lấy được cảm tình, lòng tin của người khác Trong giao tiếp có tính chất, phát âm, giọng nói, tốc độ nói… đóng vao trò quan trọng, giúp ta biểu cảm hay nhấn mạnh tính chất của vấn đề Cách nhấn giọng cũng thể hiện được người nghe cảm nhận và có những phản ứng phù hợp

Phát âm không chuẩn sẽ gây khó khăn cho người nghe trong việc hiểu nghĩa của lời nói cũng có thể hiểu lầm hoặc không hiểu được Giọng nói phản ánh

một cách chân thật, cảm xúc với người nghe

Giao tiếp ngôn ngữ trực tiếp phong cách ngôn ngữ rất quan trọng, vì vậy chúng ta lựa chọn cho phù hợp Như giao tiếp người thân, bạn bè dùng ngôn ngữ nho nhã, thân mật … Giao tiếp trong đàm phán kết hợp đầy đủ các yếu tố Nhưng đôi khi nói thẳng làm người nghe tức giận, đây là ví dụ chứng minh trong hoàn cảnh nào ta nên nói trực tiếp hay nên nói ẩn ý, không nên nói thẳng như vậy Khi bác sĩ khám cho bệnh nhân là Sfreund – một nhà tâm lý học kiệt xuất và sau đó ông nói với Sfreund rằng ông mắc bệnh ung thư thì ông đã hét vào mặt bác sĩ đó “Ai cho ông có quyền nói như vậy” khi có vấn đề lớn gây cảm xúc cho người nghe như vậy ta nên dùng những từ ngữ mang tính chất giảm nhẹ hơn cho phù hợp

2.1.2 Giao tiếp ngôn ngữ gián tiếp: con người giao tiếp qua phương

tiện trung gian như điện thoại … chúng ta cần xác định gọi cho ai? Nội dung gì? Trước khi giao tiếp ta cần tìm hiểu về người đó như tên tuổi, chức vụ…

Trước khi đàm phán phải chuẩn bị một nội dung logic, ngắn gọn để tiết kiệm thời gian Chọn thời gian, địa điểm thích hợp để đàm phán sao cho hiệu quả

Bắt đầu giao tiếp cần chào hỏi thân mật tạo ấn tượng với đối tác Hành động, ánh mắt, cử chỉ , đi đứng cách ngồi sao cho phù hợp

- Aùnh mắt : “ánh mắt cửa sổ tâm hồn” ánh mắt sẽ phản ánh toàn

bộ tâm trạng của bạn như vui, buồn, sợ hãi,… nhưng ngược lại ánh mắt cho ta thấy được mong muốn, ý nghĩ của người đối thoại Khi giao tiếp

ta không nên nhìn chăm chú vào người khác hay một vật nào đó mà phải luôn tạo cảm giác tự nhiên thoải mái

- Cử chỉ: chuyển động của bàn tay, cánh tay… Đây là những hành

động luôn đi đôi với lời nói Nhưng phải thể hiện như thế nào cho phù hợp Đặc biệt không nên chỉ một ngón tay vào ai đó hay cái gì đó Vừa giao tiếp vừa kết hợp với cử chỉ tạo ấn tượng với đối tác Giao tiếp cùng với cử chỉ làm người khác dễ hiểu và cảm nhận

- Nét mặt: Trong giao tiếp, nét mặt biểu lộ thái độ, cảm xúc của con

ngườ Mỗi người thể hiện nét mặt khác nhau để diễn tả tâm trạng của mình Trong giao tiếp nét mặt luôn tự nhiên để người khác nhìn vào cảm thấy bạn tự tin, là con người thành đạt

- Nụ cười: Để biểu hiện tình cảm và thái độ của mình có cái cười

đôn hậu, tươi tắn nhưng ngược lại có cái cười chua chát, miễn cưỡng, mỗi nụ cười thể hiện thái độ khác nhau Nhưng trong giao tiếp ta nên cười đôn hậu, tươi tắn

Theo các chuyên gia thì bạn nên cười thật nhiều Nếu bạn luôn tươi cười, vui vẻ, mọi người sẽ thấy cuộc sống của bạn thật dễ chịu và họ luôn tin rằng bạn luôn thành công

- Diện mạo: Đây là vấn đề quan trọng, thể hiện bạn là người như thế

nào Như trang phục, râu, tóc…có thể tạo ấn tượng tốt nhưng đôi khi

gây mất cảm tình vớt người khác Khi giao tiếp ta nên chọn trang phục cho phù hợp với từng người, từng hoàn cảnh

- Tư thế: là một phương tiện giao tiếp nó liên quan mật thiết đến vai

trò, vị trí xã hội, cá nhân Ta đi đứng thẳng thắn cho đúng đắn Chọn chỗ ngồi cho phù hợp để ta dễ quan sát, nhìn thấy vẻ mặt của đối tác như thế nào để ta có cách ứng xử cho phù hợp Nói đến tư thế đi đứng chúng ta có một số chú ý sau: Đối với nữ đi lên cầu thang ta phải đi sau còn đi xuống ta phải đi trước

- Bắt tay: Khi hai người bắt tay nhau, hãy chờ cho người lớn tuổi đưa tay

ra trước Khi một nam một nữ bắt tay nhau, hãy để nữ đưa tay ra trước sau đó đàn ông mới đưa tay bắt Thông thường nam tránh chủ động để bắt tay với nữ giới để tránh sự đường đột Bạn cần xiết chặt tay một cách nhẹ nhàng, đầy thân thiện là đủ Nếu là nam giới nắm cả hai tay giữ một lúc

Đó là những yếu tố không thể thiếu trong giao tiếp Có tầm quan trọng rất lớn mặc dù là những yếu tố nhò nhưng ảnh hưởng rất lớn Nếu thiếu một trong các yếu tố trên sẽ bị thất bai trong giao tiếp Hoạt động quản trị kinh doanh về thực chất cũng là hoạt động giao tiếp: Trong hoạt động của mình, nhà quản trị phải giao tiếp với nhân viên để truyền đạt nhiệm vụ, động viên khuyến khích họ hoàn thành tốt nhiệm vụ đó Nhiều khi nhà quản trị cần phải xử lý những tình huống giao tiếp tế nhị như: khiển trách, phê bình, giải quyết các xung đột Nhà quản trị cũng cần thiết lập các mối quan hệ với những cơ quan, đoàn thể, tổ chức chính quyền nhằm tạo điều kiện cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả Nhà kinh doanh phải giao tiếp với khách hàng, bạn hàng, với các đối tác khác nhau dưới nhiều hình thức khác nhau: thuyết phục người ta mua, bán hàng, thương lượng một vài điều khoản trong hợp đồng Chính vì vậy một trong những phẩm

chất hết sức cần thiết của nhà doanh nghiệp là khả năng giao tiếp hoàn hảo

Theo nghiên cứu của các chuyên gia quốc tế thì nhà quản lý mất khoảng từ 50 đến 80% quỹ thời gian của mình cho các cuộc giao tiếp cách này hay cách khác Điều đó không có gì ngạc nhiên bởi giao tiếp có ý nghĩa cực kì quan trọng trong mọi hoạt động của doanh

nghiệp

Thiếu giao tiếp hay không giao tiếp dẫn đến tình trạng quản lý kinh doanh yếu kém, không hiểu khách hàng, không nắm bắt được nhu cầu, thị hiếu xu hướng của thị trường dẫn đến kém sự phối hợp trong mọi hoạt động làm cho hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thấp

2.2 GIAO TIẾP LÀ GÌ ?

- Giao tiếp là sự trao đổi với nhau tư duy hoặc ý tưởng bằng lời

- Giao tiếp là quy trình trong đó chúng ta hiểu được người khác và làm cho người khác hiểu được chúng ta

- Giao tiếp là xây dựng một bản thông điệp gửi nó đi với thông điệp đó Qua đó ta thấy giao tiếp là một quá trình rất phong phú và hướng đến một mục tiêu là sự hiểu biết lẫn nhau

- Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ giữa người và người hoặc giữa người và các yếu tố xã hội nhằm thỏa mãn nhu cầu nhất định

Giao tiếp bao gồm hàng loạt yếu tố như trao đổi thông tin, xây dựng chiến lược hoạt động phối hợp tri giác và tìm hiểu người khác Tương ứng với các yếu tố trên thì giao tiếp có 3 khía cạnh chính: giao lưu, tác động qua lại và tri giác

Khía cạnh giao lưu của giao tiếp gắn liền với việc tìm hiểu những đặc điểm đặc thù của quá trình trao đổi thông tin giữa hai bên giao tiếp với nhau có tính đến cả mục đích, tâm thể và ý định của nhau Quá

trình giao lưu sẽ làm giàu thêm về kiến thức kinh nghiệm của những người tham gia giao tiếp

Vídụ: Doanh nhân giao lưu với khách hàng.

Một khía cạnh quan trọng khác của giao tiếp là tác động qua lại giữa hai bên Trong trường hợp này ngôn ngữ thống nhất và cũng hiểu biết về hoàn cảnh tình huống là điều kiện cần thiết bảo đảm sự tác động qua lại đạt hiệu quả Có nhiều kiểu tác động qua lại giữa người và người Đó là sự hợp tác cạnh tranh… tương ứng với chúng là sự đồng tình hay xung đột

Ví dụ: Việc đàm phán của hai doanh nghiệp để thực hiện một hợp

đồng

Khía canh tri giác của giao tiếp bao gồm quá trình hình thành hình ảnh về người khác Xác định được các phẩm chất tâm lý và đặc điểm hành vi của người đó (thông qua các biểu hiện bên ngoài) Tri giác phản ảnh những mặt bên ngoài của sự vật, là hình ảnh hoàn chỉnh của sự vật nảy sinh do sự tác động của thế giới khác quan lên các giác quan Do đó cần chú ý đến các hiện tượng như: ấn tượng ban đầu hiệu, ứng cái mới, sự điển hình hóa…

Trong hoạt động kinh doanh cũng như các hoạt động khác ngoài xã hội những đặc tính này xen kẽ lẫn nhau và cần được vận dụng khéo léo, sáng tạo, tế nhị…

Hoạt động kinh doanh là một hoạt động giao tiếp hết sức phức tạp Bởi nhà kinh doanh phải tiếp xúc với đủ các loại người khác nhau với những người có nhu cầu thị hiếu khác nhau với những động cơ giao tiếp khác nhau Có người đến với nhà kinh doanh với mục đích hợp tác chân chính, nhưng cũng có những kẻ đến với ta với động cơ lừa đảo, lợi dụng Vì vậy nhà kinh doanh phải có kĩ năng giao tiếp tốt trong mọi trường hợp, mọi đối tác giao tiếp trong kinh doanh luôn gấp rút về mặt thời gian Thời gian là tiền bạc, khi giao tiếp làm ai không

có thời gian để gây ấn tượng mọi cuộc gặp gỡ đều diễn ra chóng vánh Có thể bạn sẽ gặp mặt khách hàng nào đó mỗi tháng một lần, mỗi lần nửa giờ, gặp vị phó giám đốc mỗi ngày 20 phút, gặp thư kí một ngày tám lần, mỗi lần năm phút, hoặc bác bảo vệ lúc đi vào đi ra Chính vì những sự ngắn ngủi đó mà yêu cầu bạn phải cố gắng tận dụng thời gian hiệu quả hơn nữa để tiếp xúc, gây ấn tượng và tạo mối quan hệ tốt đẹp với mọi người

Giao tiếp trong kinh doanh yêu cầu phải bảo đảm hai bên cùng có lợi Giao tiếp kinh doanh không đơn thuần là sự theo đuổi nhu, cầu lợi ích bản thân mà là quá trình trong đó hai bên thảo luận, bàn bạc nhượng bộ để đi đến sự hợp tác hai bên cùng có lợi Giao tiếp kinh doanh phải là một cuộc chơi hai bên cùng “thắng”

Giao tiếp kinh doanh vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật Muốn giao tiếp có hiệu quả, nhà kinh doanh phải nắm được các

nguyên tắc giao tiếp hiểu được các quy luật tâm lý con người để đưa ra phương án và chiến thuật hợp lý Giao tiếp trong kinh doanh cũng yêu cầu bạn phải am hiểu các nguyên tắc về pháp lý trong giao dịch thương mại, trong soạn thảo các văn bản, hợp đồng…Tất cả những điều đó nói lên tính khoa học của giao tiếp kinh doanh Tuy nhiên giao tiếp vừa là một hoạt động hết sức tinh tế đòi hỏi bạn phải có nghệ thuật vận dụng các nguyên tắc một cách linh hoạt Đặc biệt bạn phải có khiếu ăn nói, phải có sự nhạy bén tronh phán đoán tình hình để đưa ra những cách ứng xử vừa mang tính chính xác vừa mang tính thẩm mỹ Nhà ngoại giao nổi tiếng người Pháp Jean Serres có nói: “Giao tiếp là một khoa học, phải học các nguyên tắc và là một nghệ thuật, phải nắm bắt cho được các bí quyết”

2.3 ĐỂ GIAO TIẾP TỐT TRONG DOANH NGHIỆP CẦN TUÂN THỦ TỐT NHỮNG NGUYÊN TẮC TRONG KINH DOANH:

2.3.1 Hãy hợp tác hai bên cùng có lợi: Trong giao tiếp kinh doanh

phải quan tâm đến lợi ích của cả hai bên, biết điều hòa những quyền lợi cá nhân, tập thể, xã hội sao cho tương xứng, đúng với lẽ phải và đạo lý làm người Kinh doanh là trao đổi theo nguyên tắc “thuận mua vừa bán” trong quan hệ hai bên cùng có lợi, bình đẳng và ngang giá Nếu bạn chỉ nghĩ tới những lợi ích của mình mà ép người ta thì họ đâu dễ dàng chịu lợi ích thua thiệt.Vì vậy mà cuộc giao tiếp khó mà đạt tới thỏa thuận, đồng thời quan hệ hai bên dẫn tới căng thẳng Chớ nên vơ vét hết lợi lộc về mình Bí quyết thành công trong kinh doanh là hãy cho những người khác được hưởng lợi lộc, bởi vì nhường họ cái này họ sẽ nhường bạn thứ khác

2.3.2 Hãy tôn trọng đối tác giao tiếp như tôn trọng chính bản

thân mình Trong kinh doang cũng như trong cuộc sống chúng ta biết

rằng “ngàn người bạn còn ít, một kẻ thù đã nhiều” Để tạo bạn và không gây thù trong giao tiếp hãy tôn trọng phẩm giá của đối tác Đừng xúc phạm cấp dưới, đừng nói xấu cấp trên, đừng thọc mạch chuyện riêng tư của đồng nghiệp, đừng bao giờ phân biệt đối xử với khách giàu, nghèo, sang, hèn, dân tộc, giai cấp Hãy lắng nghe và nói với nhau hết lời Khi nói thì hãy nói cho hết ý, diễn tả rõ ràng tâm

tư, nguyện vọng, còn khi nghe cũng phải nghe cho hết, từ đầu tới cuối chớ ngắt lời, bỏ giữa chừng Trong giao tiếp việc trao đổi thong tin phải diễn ra hai chiều, chúng ta phải nhớ rằng:

2.3.3 Trong kinh doanh phải nói với nhau một cách chân thật, ôn tồn, mộc mạc, giản dị, văn minh lịch sự:

Chớ nói năng thô tục, xỉ vả lẫn nhau mà biến bạn thành thù Nên nghe hết lời hãy nói, trong kinh doanh phải biết lắng nghe để biết được tâm tư nguyện vọng của đối tác, nắm bắt được lí lẽ, quan điểm của đối tượng Bạn có hiểu được đối tác thì bạn mới nói ra được những thông tin chính xác để khuyên bảo họ, thuyết phục họ