Tiểu luận môn kỹ năng giao tiếp kỹ NĂNG GIAO TIẾP với ĐỒNG NGHIỆP

Nhưng giao tiếp không chỉ đơn giản là nói chuyện với ai đó mà trong đó còn bao hàm rất nhiều các vấn đề khác như: Bạn nói như thế nào?. Tuy nhiên khi đi làm không ít bạn trẻ đã gặp khó k

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

BÀI TẬP NHÓM MÔN HỌC KỸ NĂNG GIAO TIẾP

Đề tài

KỸ NĂNG GIAO TIẾP VỚI ĐỒNG

NGHIỆP

Giảng viên phụ trách môn học : Ths Lê Ngọc Thắng

Nhóm thực hiện : Nhóm 2

1 Hồ Kim Trúc

2 Trần Thục Ni

3 Tô Thị Ngọc Châu

4 Trương Chí Lương

5 Nguyễn Thị Nhật Diễm

6 Phạm Thị Kiều Nga

7 Đặng Thị Cẩm Dung

8 Nguyễn Thị Lan Hương

9 Nguyễn Thị Thanh Nhân

Thành phố Hồ Chí Minh

MỤC LỤC

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ GIAO TIẾP 1

1.1 Định Nghĩa……… …………1

1.2 Vai Trò Của Giao Tiếp ……2

Chương 2 CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT TRONG GIAO TIẾP VỚI ĐỒNG NGHIỆP 2.1 Kỹ Năng Trình Bày ……3

2.2 Kỹ Năng Giao Tiếp Bằng Văn Bản ……4

2.3 Kỹ Năng Lắng Nghe, Đánh Giá Và Nhìn Nhận Vấn Đề ……4

2.4 Kỹ Năng Định Hướng Vấn Đề ….4

2.5 Kỹ Năng Làm Việc Theo Nhóm 5

2.6 Kỹ Năng Truyền Đạt Thông Tin 5

2.7 Kỹ Năng Phản Hồi 5

2.8 Kỹ Năng Giải Quyết Xung Đột 6

Chương 3 NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý VÀ PHƯƠNG ÁN ỨNG XỬ HỢP LÝ TRONG GIAO TIẾP VỚI ĐỒNG NGHIỆP 3.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý TRONG GIAO TIẾP VỚI ĐỒNG NGHIỆP 3.1.1 Thái Độ Lắng Nghe Thiếu Tích Cực 7

3.1.2 Không Hòa Đồng, Thiếu Tự Tin 8

3.1.3 Không Chuyên Nghiệp Trong Công Việc 8

3.1.4 Trở Thành Người “Ba Hoa” Nơi Công Sở 8

3.1.5 Khéo Nịnh Sếp Và Phớt Lờ Cấp Dưới 8

3.1.6 Không Kiềm Chế Bản Thân 8

3.1.7 Đố Kỵ Với Đồng Nghiệp 9

3.1.8 Hạn Chế Nhờ Vả Từ Những Việc Nhỏ Nhặt Nhất 9

3.1.9 Hãy Nghĩ Kỹ Trước Khi Nói 9

3.1.10 Trốn Tránh Trách Nhiệm 10

3.1.11 Lợi Dụng Lòng Tốt Của Đồng Nghiệp 10

3.1.12 Xem Xét Lại Bản Thân Mình 10

3.2 PHƯƠNG ÁN ỨNG XỬ HỢP LÝ TRONG GIAO TIẾP VỚI MỘT SỐ KIỂU ĐỒNG NGHIỆP THƯỜNG GẶP 3.2.1 Người Luôn Bác Bỏ Ý Kiến Người Khác 11

3.2.2 Người Chuyên “Nẫng” Tay Trên Công Của Người Khác 11

3.2.3 Người Luôn Gây Phiền Hà, Nói Xấu Người Khác 11

3.2.4 Người Tẻ Nhạt 11

3.2.5 Người Nóng Tính 12

3.2.6 Người Cứng Đầu, Cứng Cổ 12

Chương 4 KẾT LUẬN 13

Chương 1

KHÁI QUÁT VỀ GIAO TIẾP

1.1 ĐỊNH NGHĨA

Là sinh viên giỏi của khoa Công Nghệ Thông Tin trường Đại Học Bách Khoa, Đoàn được nhận vào làm cho một công ty chuyên về lĩnh vực công nghệ thông tin Với mong muốn mang kiến thức học tập ứng dụng trong thực tế, Đoàn năng nổ, nhiệt tình trong mọi công việc Nhưng suốt thời gian đầu làm việc, bạn luôn gặp những tình huống khó xử Đoàn tâm sự: ‘Tôi cũng học được kinh nghiệm

từ những anh chị đi trước rằng phải chịu khó, nhiệt tình song hoàn cảnh đôi lúc không cho phép Có những lúc tôi đang làm việc thì phải chạy sang phụ việc cho một anh thuộc phòng ban khác Điều này làm chậm tiến độ công việc được giao Bạn phải kiêm hai, ba công việc cùng một lúc Đoàn cũng cảm nhận được sự khó chịu của đồng nghiệp khác khi Đoàn năng nổ mọi hoạt động trong công

ty Lắm lúc Đoàn cũng không biết xử sự như thế nào Năng nổ thì bị ghét, còn làm đúng việc của mình thì bị nói là không biết giúp đỡ đồng nghiệp

Qua tình huống trên chắc hẳn chúng ta cũng thấy bạn Đoàn cư xử chưa thật khéo léo Điều này cũng cho thấy giao tiếp với đồng nghiệp là một yếu tố để một nhân viên có thể hòa nhập với môi trường làm việc

Vậy giao tiếp là gì? Tại sao trong tất cả các mối quan hệ trong xã hội ta cần phải giao tiếp đặc biệt là giao tiếp với đồng nghiệp?

Giao tiếp là sự chia sẻ ý nghĩ, tình cảm, thông tin với một hoặc nhiều người Thông qua giao tiếp con người có thể trao đổi, bộc lộ cảm xúc, đàm phán, thương lượng với nhau nhằm đạt được lợi ích nào đó Trong giao tiếp, chúng ta thường sử dụng lời nói để biểu đạt ý nghĩ của mình và để trao đổi thông tin với người khác Nhưng giao tiếp không chỉ đơn giản là nói chuyện với ai đó mà trong đó còn bao hàm rất nhiều các vấn đề khác như: Bạn nói như thế nào? Bạn hiểu đối tượng giao tiếp với mình như thế nào? Làm thế nào để hai bên có thể hiểu rõ về các thông tin cùng trao đổi? Bạn làm thế nào để lần giao tiếp đó đạt được kết quả như bạn mong đợi ? Đây là một trong những kỹ năng cần

có để hỗ trợ cho công việc của mình

Thông thường, giao tiếp trải qua ba trạng thái:

1 Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý;

2 Hiểu biết lẫn nhau;

3 Tác động và ảnh hưởng lẫn nhau

Giao tiếp với đồng nghiệp lại càng quan trọng hơn vì nó là yếu tố chính xây dựng 1 mối quan hệ tốt đẹp và môi trường thuận lợi cho việc phát triển nghề nghiệp Tuy nhiên khi đi làm không ít bạn trẻ đã gặp khó khăn trong giao tiếp với đồng nghiệp và cấp trên của mình Vậy tại sao trong tất cả các mối quan hệ trong xã hội ta cần phải giao tiếp đặc biệt là giao tiếp với đồng nghiệp? Để hiểu được vấn đề này, chúng ta cần tìm hiểu thêm vai trò của giao tiếp

1.2 VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP

Giao tiếp có vai trò quan trọng đối với sự hình thành và phát triển nhân cách của con người Nếu tách khỏi sự giao tiếp xã hội, con người không thể hình thành và phát triển nhân cách được Mặt khác, giao tiếp có chức năng định hướng hoạt động, điều khiển, điều chỉnh hành vi của con người

Ví dụ: Trong học tập, nếu giao tiếp tốt với bạn bè trong lớp cũng như ở trường sẽ giúp chúng ta học tập được nhiều kiến thức bổ ích Mở rộng nâng cao được trình độ chuyên môn trao đổi với bạn

bè xung quanh sẽ giúp cho chúng ta biết được khuyết điểm của bản thân để ta có thể biết cách sửa chữa khắc phục, hỗ trợ cho việc học tập được tiến bộ và đạt được kết quả tốt Ngoài ra giao tiếp tốt

với mọi người sẽ tạo dựng được cho chúng ta nhiều tình cảm, quan hê bạn bè tốt “tương thân tương ái” giúp đỡ nhau càng tiến bộ

Trong công việc, cuộc sống xã hội thì việc giao tiếp đóng vai trò rất quan trọng, nó thắt chặt thêm quan hệ giữa đồng nghiệp, giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các đối tác …

Trong quá trình sản xuất kinh doanh nó mang đến kết quả kinh doanh tốt, năng suất lao động và doanh thu tăng cao Trong quá trình làm việc, nếu giao tiếp tốt sẽ giúp cho chúng ta trao đổi, học tập được nhiều kinh nghiệm, kỹ năng, nghiệp vụ, … với đồng nghiệp, với các đối thủ cạnh tranh Ngoài

ra việc giao tiếp tốt sẽ giúp cho ta tạo được các mối quan hệ tốt với cấp trên với nhà lãnh đạo … góp phần làm cho công việc được hoàn thành sớm và đạt được kết quả tốt

Việc giao tiếp với đồng nghiệp được thể hiện qua nhiều hình thức khác nhau như giao tiếp bằng lời, giao tiếp bằng văn bản, lắng nghe và ứng xử phù hợp với hoàn cảnh

Giao tiếp trong công việc sẽ tốt hơn nếu bạn biết trau dồi 1 số kỹ năng cần thiết

Chương 2 CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT TRONG GIAO TIẾP

VỚI ĐỒNG NGHIỆP

Sự thành công của một nhân viên không chỉ phụ thuộc vào tính chuyên nghiệp và sự siêng năng làm việc mà còn ở các mối quan hệ cá nhân và kỹ năng giao tiếp của bạn

Trong cuộc sống hàng ngày, đặc biệt là các mối quan hệ nơi công sở thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp Thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ Nhiều người vẫn gặp khó khăn trong giao tiếp với đồng nghiệp của mình dù rằng họ nói cùng 1 thứ tiếng và có chung 1 nền văn hóa

Để duy trì các mối quan hệ tích cực với đồng nghiệp trên cơ sở hợp tác đôi bên cùng có lợi, xây dựng một mối quan hệ bền vững giữa các đồng nghiệp với nhau cần phát huy một số kỹ năng sau:

2.1 KỸ NĂNG TRÌNH BÀY

Kỹ năng trình bày rất quan trọng trong việc giao tiếp ban đầu đặc biệt khi bạn làm làm việc theo nhóm hoặc trao đổi với cấp trên Thực tế rất nhiều bạn trẻ khi đi làm thiếu kỹ năng này do ít có

cơ hội được rèn luyện trong quá trình học tập Kết quả là nhiều bạn không biết cách nêu vấn đề, đặt câu hỏi và trình bày suy nghĩ, quan điểm của mình trước nhiều người dẫn tới khả năng thuyết phục kém, không chứng tỏ được năng lực của mình với đồng nghiệp và cấp trên

Do vậy khi trình bày quan điểm của bạn về 1 vấn đề, bạn nên sắp xếp, tổ chức các ý của mình bằng các ghi chú ngắn gọn Khi chưa nắm bắt vấn đề, bạn nên đặt các câu hỏi để tìm ra những ý cốt lõi Ngoài ra bạn cũng nên khéo léo vận dụng những kiến thức của mình khi trình bày, mổ xẻ vấn đề Thực hiện được các công việc này bạn sẽ hợp tác tốt với đồng nghiệp cũng như phát huy được năng lực của mình Trong một số trường hợp bạn không thể chỉ giao tiếp bằng lời nói mà cần phải giao tiếp bằng các công cụ gián tiếp khác như email, thư từ, fax…gọi chung là văn bản

2.2 KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN

Giao tiếp bằng văn bản đòi hỏi phải chính xác về nội dung các tài liệu chuyển và nhận Chính nội dung của văn bản thiếu chính xác, trình bày tối nghĩa hoặc đa nghĩa, làm cho người nhận không hiểu hoặc hiểu sai vấn đề Điều này gây nên hậu quả khôn lường Nó có thể làm cho các cấp, các bên giao tiếp làm sai các quyết định Nó không những gây ra những thiệt hại về vật chất mà làm cho các bên không hài lòng, mất lòng tin, làm nảy sinh những vấn đề cá nhân khác

Cách trình bày về hình thức và nội dung của một email hay thư từ, cách dùng từ ngữ, văn phong, cách đặt vấn đề sẽ thể hiện rõ bạn có phải là người giao tiếp tốt hay không? Nếu nội dung súc tích, cách trình bày rõ ràng sẽ tạo ấn tượng tốt với đồng nghiệp Do đó bạn nên rèn luyện cách viết email, thư từ hay văn bản để sử dụng những hình thức này như một công cụ giao tiếp hiệu quả

2.3 KỸ NĂNG LẮNG NGHE, ĐÁNH GIÁ VÀ NHÌN NHẬN VẤN ĐỀ

Ngoài kỹ năng trình bày bạn cần phải biết lắng nghe Lắng nghe chủ động và tích cực sẽ giúp bạn học hỏi được nhiều điều và tránh được những sai sót trong quá trình làm việc Luôn sẵn sàng tiếp thu ý kiến, góp ý của người đi trước sẽ giúp bạn chứng tỏ thái độ làm việc nghiêm túc của mình Đừng vội đánh giá, quyết định hay đưa ra kết luận khi chúng ta chưa chắc chắn về những điều đã nghe Sẽ rất khó giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc những người có khó cố gắng tập trung

lắng nghe từ đầu đến cuối Vì vậy bạn nên viết thư hoặc để lại lời nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi Ngoài ra bạn còn có thể hiểu rõ được đồng nghiệp của mình hơn nếu thường xuyên trò chuyện và lắng nghe họ Từ đó bạn sẽ biết cách điều chỉnh cách cư xử của mình một cách khéo léo

và phù hợp

2.4 KỸ NĂNG ĐỊNH HƯỚNG VẤN ĐỀ

Khi giao tiếp cần phải hướng tập trung vào sự kiện, vào vấn đề chứ không phải tập trung vào con người, không phải chỉ trích hoặc phê phán cá nhân Tuy nhiên phải nắm bắt được những gì cá nhân nghĩ và cảm thấy

Đôi khi chúng ta thường bị tác động bởi định kiến về một người trước khi thực sự hiểu rõ nội dung thông tin mà người đó truyền đạt Nếu bạn có định kiến về một đồng nghiệp thì bạn thường không chịu chú ý lắng nghe thông tin mà người đó trình bày Bên cạnh việc yêu ghét cá nhân, chúng

ta còn đánh giá người đối thoại qua điệu bộ, cử chỉ, thái độ, thậm chí là dung mạo của họ khi nói chuyện Vì tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến việc bạn có chấp nhận thông tin của họ hay không, nên bạn cần tự nhắc nhở rằng “quan trọng là họ nói cái gì chứ không phải họ là ai”

2.5 KỸ NĂNG LÀM VIỆC THEO NHÓM

Ngày nay, kỹ năng làm việc nhóm (teamwork) đã trở thành một trong những tố chất quan trọng đối với những nhân viên muốn thành công Trong cuộc sống, bạn không thể chắc chắn rằng bạn có thể làm tất cả mọi việc Nhưng khi có sự hỗ trợ từ những người xung quanh, công việc đơn giản đi rất nhiều Khi làm việc tập thể, các cá nhân có thể học hỏi lẫn nhau, bạn sẽ không bao giờ cảm thấy đơn độc

Tuy nhiên để cá nhân có thể làm việc hiệu quả hơn trong một tập thể thì một nguyên tắc bất

di bất dịch là quyền lợi của họ vẫn được đảm bảo Khi những nhu cầu đó được đáp ứng một cách công bằng, chắc chắn mỗi cá nhân sẽ dễ dàng hơn trong việc liên kết với những cá nhân khác trong tập thể

2.6 KỸ NĂNG TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN

Bạn nên sử dụng những cách truyền đạt đơn giản, dùng từ ngữ dễ hiểu, đơn giản, chính xác

để người nghe dễ dàng nắm bắt được nội dung thông tin Những từ ngữ lạ, chuyên biệt hoặc lối nói khách sáo chỉ làm tăng thêm khoảng cách giữa bạn và người đối thoại và khó đạt được hiệu quả giao tiếp

2.7 KỸ NĂNG PHẢN HỒI

Phản hồi là một hình thức đáp ứng Khi ta đọc hay lắng nghe, mục đích là để hiểu được những gì người ta nói hay viết Khi ta thực hiện phản hồi, mục đích là làm thay đổi hay tác động vào

những gì người khác làm Sự phản hồi có hiệu quả đặt trên cơ sở hai tiêu chuẩn: lòng tin cậy và sự hiểu biết

Kỹ năng phản hồi có hiệu quả mang tính thiết yếu cho sự thành công hay bất cứ công việc của tổ chức nào Nó cho phép làm việc hữu hiệu hơn, tăng thêm khả năng tham gia tập thể, duy trì liên hệ giữa các đồng nghiệp tốt hơn

Trong một số trường hợp bạn có thể không đồng tình với ý kiến phản hồi của đồng nghiệp, nhưng hãy đón nhận nó một cách bình thản và nhẹ nhàng Phản ứng bác bỏ hoàn toàn là một việc không nên làm Thay vào đó, bạn cần nói với đồng nghiệp của bạn rằng bạn sẽ dành thời gian suy nghĩ về những ý kiến đóng góp đó và chắc chắn sẽ có câu trả lời Điều đó sẽ khiến đồng nghiệp của bạn cảm kích trước thái độ và tình cảm chân thành của bạn

2.8 KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT

Trong công việc luôn phát sinh mâu thuẫn, có những mâu thuẫn nhỏ có thể giải quyết nội bộ với nhau nhưng có những mâu thuẫn lớn có thể gây ra xung đột giữa các đồng nghiệp Tìm hiểu làm thế nào để là một người hòa giải có hiệu quả Nếu đồng nghiệp cãi nhau qua những bất đồng cá nhân hay chuyên nghiệp, sắp xếp để ngồi xuống với cả hai bên và giúp phân loại ra sự khác biệt của

họ Bằng cách tham gia vào vai trò lãnh đạo như vậy, bạn sẽ thu được sự tôn trọng và ngưỡng mộ từ những người xung quanh bạn

Chương 3

NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý VÀ PHƯƠNG ÁN

ỨNG XỬ HỢP LÝ TRONG GIAO TIẾP

VỚI ĐỒNG NGHIỆP

3.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý TRONG GIAO TIẾP VỚI ĐỒNG NGHIỆP

Mối quan hệ tốt đẹp với các đồng nghiệp sẽ tạo cho chúng ta một môi trường làm việc thuận lợi

và đạt hiệu quả cao Nhưng cư xử như thế nào cho tốt đẹp lại là việc không đơn giản chút nào Mỗi ngày, bạn đều phải giao tiếp với sếp và đồng nghiệp tại công ty Bạn cần điều hòa những mối quan

hệ đó trong khi vẫn phải giữ cân bằng giữa trách nhiệm và công việc cũng như đương đầu với những xung đột nơi công sở Làm thế nào vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp đồng thời phát huy năng lực của bản thân và hoàn thành tốt công việc được giao đòi hỏi bạn phải khéo léo ứng xử trong giao tiếp, tránh mắc phải những sai lầm sau khi giao tiếp với đồng nghiệp:

3.1.1 Thái Độ Lắng Nghe Thiếu Tích Cực

Dù trong lĩnh vực kinh doanh, nghề nghiệp hay các mối quan hệ giao tiếp trong xã hội, bạn cũng cần biết cách cân bằng giữa hai kỹ năng nghe và nói Nếu một trong hai quá nhiều, bạn nói nhiều hơn nghe hoặc ngược lại, thì đều làm giảm hiệu quả của giao tiếp

Thái độ này xuất phát từ sự ích kỷ, vị kỷ trong mỗi con người chúng ta Những lúc này “cái tôi” của bạn quá lớn, bạn cứ cho rằng bạn là người biết tất cả rồi, những vấn đề của họ chẳng thấm vào đâu so với bạn nên không cần quan tâm đến vấn đề mà người khác đang nói hay tiêu cực hơn là bạn chỉ chăm chăm nghe để tìm lỗi sai của người nói để phản bác lại Đó là vì khi nói, chúng ta thường có khuynh hướng chứng tỏ mình bằng những kiến thức đã biết; còn khi lắng nghe, chúng ta

sẽ tiếp nhận thêm những kiến thức bổ ích từ người khác Và nếu chúng ta không chịu lắng nghe mà chỉ nói, người khác sẽ có những cảm xúc thiếu thiện cảm về chúng ta

Nếu nói chuyện huyên thuyên mà không hề chú ý xem những người xung quanh có lắng nghe hay không, cũng như chẳng màng đến thái độ phản ứng của người khác thì buổi nói chuyện đó sẽ chẳng mấy hiệu quả Như vậy là bạn không tôn trọng người nghe và cũng tự làm mình thiệt thòi, hay làm giảm giá trị của mình

3.1.2 Không Hòa Đồng, Thiếu Tự Tin

Điều này khiến đồng nghiệp cảm thấy không thân thiện với bạn và tự cô lập mình Không ai

có thể làm việc một mình nếu không có sự hỗ trợ của người khác Nếu bạn chỉ giới hạn mình trong một thế giới nhỏ bé, bạn sẽ không bao giờ biết rằng trong thế giới rộng lớn này có rất nhiều người tốt, rất đáng để bạn kết thân

3.1.3 Không Chuyên Nghiệp Trong Công Việc

Sự tiến bộ của khoa học kĩ thuật làm cho mọi mặt cuộc sống trở nên đơn giản hơn Nhưng nếu lạm dụng công nghệ, bạn có thể khiến mọi việc rắc rối hơn

Ví dụ: Bạn gửi hàng loạt email, tin nhắn chỉ để hỏi những vấn đề đơn giản, thậm chí đã biết câu trả

lời, sẽ khiến đồng nghiệp khó chịu Trong trường hợp có chuyện phức tạp hơn, bạn hãy gọi điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp thay vì gửi những tin nhắn vụn vặt

3.1.4 Trở Thành Người “Ba Hoa” Nơi Công Sở