hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty tnhh kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại hải nam

Chuyên đề tốt nghiệp CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI Tính cấp thiết nghiên cứu cấu tổ chức công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam Cùng với trình phát triển không ngừng lớn mạnh công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam, công tác cấu tổ chức công ty ln phải theo sát tình hình thực tế nhằm đảm bảo sở vững ổn định cho phát triển bền vững lâu dài trở nên cần thiết phải điều chỉnh cấu tổ chức nhằm đáp ứng yêu cầu quy tắc cấu, tình hình thực tế, việc thực cơng việc phân cơng trách nhiệm, quyền hạn, tính phối hợp thực công việc với nhău thông suốt an khớp hiệu Với mơ hình cơng ty TNHH kinh doanh đa mặt hàng đa lĩnh vực nên cấu tổ chức phức tạp.Do việc cấu tổ chức máy vận hành cơng ty cho phịng ban chức hoạt động hiệu phát huy hết lực từ thúc đẩy hiệu hệ thống tương đối phức tạp khó khăn.Cơng ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam doanh nghiệp đặc thù chuyên kinh doanh sản xuất gia công hàng may mặc phục vụ thị trường nước xuất chất lượng sản phẩm đặt lên hàng đầu Để đảm bảo chất lượng hàng hóa cấu tổ chức cơng ty ln phải hoạt động hiệu ổn định la não người phải đổi tổ chức lại người luôn phải học hỏi Cơ cấu tổ chức công ty vấn đề khơng dễ xuất phát từ nhu cầu công việc, chất lượng hiệu hệ thống, máy làm việc Đặc biệt cần phải xem xét đến chi tiết nhỏ thơng qua q trình quan sát thu thập, phân tích đánh giá hiệu kinh doanh để đảm bảo phù hợp với thực tế Mọi phịng ban chun mơn khác công việc chức năng, xong phải hướng đến mục tiêu, nằm quỹ đạo hoạt Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp động hiệu công ty sản phẩm dịch vụ công ty kết tổng hợp máy Mặt khác tình hình kinh tế xã hội gần có nhiều biến động khủng hoảng kinh tế giới, lạm phát tăng cao ảnh hưởng đến nhiều kinh tế giới Công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam doanh nghiệp có thị trường xuất nước ngồi thị trường cơng ty bị ảnh hưởng nhiều Nó tác động mạnh đến kế hoạch kinh doanh,các mục tiêu đề ngắn hạn tình hình cấu tổ chức cơng ty cần phải có nhũng thay đổi Phải hoàn thiện lại cấu tổ chức để đáp ứng yêu cầu hoạt động công ty thời gian tới Xác lập tuyên bố đề tài Đề tài tập chung giải vấn đề cấu tổ chức công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam Làm rõ số lý thuyết cấu tổ chức Là rõ thực trạng cấu tổ chức công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam Từ đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện cấu tổ chức công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam Trong thời gian thực tập công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam nhận thấy cấu tổ chức công ty tương đối ổn định, có hiệu xong qua có số điểm chưa phù hợp víi tình hình thực tế Tại công ty cấu tổ chức luôn đánh giá phần quan trọng việc hồn thiện cấu tổ chức trọng xem xét qua giai đoạn phát triển công ty nhằm đáp ứng yêu cầu đặt hoạt động kinh doanh cơng ty minh Chính thời gian thực tập công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam nghiên cứu chọn đề tài: “Hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam” làm đề tài nghiên cứu cho chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp Phạm vi nghiên cứu - Về mặt không gian + Đề tài nghiên cứu công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam + Nội dung : Đề tài tập chung nghiên cứu cấu tổ chức công ty nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức cđa c«ng ty - Về măt thời gian: Đề tài nghiên cứu c¬ cÊu tỉ chøc liệu công ty từ năm 2006 đến năm 2008 Một số khái niệm phân định nội dung cấu tổ chức 4.1 Một số khái niệm - Khái niệm tổ chức: Là tông thể cấu tổ chức doanh nghiệp Nó bao gôm người đứng đầu tổ chức công ty với phòng ban mối quan hệ đan xen lẫn Các phịng ban có chức riêng có mối quan hệ qua lại phải đồng với muc tiêu công ty Việc hoạch định đơn vị theo yêu cầu nhiệm vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến biện pháp phương thức thiết kế Trong doanh nghiệp nào, biện pháp quan trọng chủ yếu vào nhiệm vụ đơn vị để hoạch định cấu quản lý kinh doanh Nhưng kết nghiên cứu cho thấy, cấu quản lý kinh doanh doanh nghiệp ra, cịn cần có số biện pháp tổng hợp khác tổ chức cách hữu hiệu hoạt động kinh doanh sản xuất doanh nghiệp Thí dụ, thiết lập doanh nghiệp phận tổng hợp chuyên trách cấu tổng hợp liên phận Nhìn chung cấu tổ chức việc tổ chức vấn đề quan trọng với sơng cịn cơng ty.nó có mối quan hệ mật thiết hữu với Cơ cấu tổ chức tạo nên khung (bộ máy )của công ty tạo ổn định cho hoạt động kinh doanh cua cơng ty Cơ cấu tổ chức tốt,phù hợp hiệu kinh doanh tốt ngược lại Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp - Khái niệm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức khung hồn chỉnh mơ hình cụ thể công ty Cơ cấu tổ chức việc chia tổ chức làm nhiều phận khác nhău, xác định chức năng, nhiệm vụ cho phận thiết lập mối quan hệ phối hợp chúng để nhằm thực mục tiêu tổ chức Khi nói đến cấu doanh nghiệp, người ta cần phải xét đến vấn đề chủ yếu phân công nội tổ chức việc xếp nhiệm vụ cơng tác cho phịng, ban khác nhau, làm để thực điều hòa, phối hợp cần thiết nhằm bảo đảm thực mục tiêu tổng thể doanh nghiệp Trước hết phải phân biệt cách xác “cơ cấu bản” "cơ chế vận hành" Khi nói đến cấu doanh nghiệp, người ta cần phải xét đến vấn đề chủ yếu phân công nội tổ chức việc xếp nhiệm vụ cơng tác cho phịng, ban khác nhau, làm để thực điều hòa, phối hợp cần thiết nhằm bảo đảm thực mục tiêu tổng thể doanh nghiệp Các doanh nghiệp thường dùng hình thức biểu đồ để thể cấu tổ chức (như biểu đồ hệ thống tổ chức) Mặc dù đến nay, nhiều giám đốc sử dụng cách rộng rãi loại biểu đồ, có cấu không đủ mà cần phải thông qua chế vận hành để tăng cường cấu bản, đảm bảo thực ý đồ cấu Cơ chế vận hành trình tự điều khiển, hệ thống thông tin, chế độ thưởng phạt chế độ quy phạm hóa Việc xác lập tăng cường chế vận hành làm cho công nhân viên hiểu rõ rằng, mà doanh nghiệp yêu cầu mong muốn họ gì? Một chế vận hành tốt khích lệ cơng nhân viên đồng tâm hiệp lực, gắng sức thực mục tiêu doanh nghiệp Điều có nghĩa chế vận hành đem lại nội dung sức sống cho cấu doanh nghiệp 4.2 Phân định nội dung cấu tổ chức 4.2.1 Phõn nh ni dung,nguyên tắc c cu t chc a Nguyên tắc Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp + Một nguyên tắc cần tuân thủ tổ chức cấu công ty phải đảm bảo cho cơng ty tổ chức theo hình thức làm tăng khả thực chức định công ty + Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính hiệu ổn định + Cơ cấu tổ chức phải rõ ràng cụ thể.thể tính dân chủ cơng khai minh bạch + Chú trọng đến việc lập kế hoạch.Xác định mục tiêu lập kế hoạch chu đáo nhằm tạo cấu tổ chức hoàn thiện nhất.lập kế hoạch cấu tổ chức giúp cho việc xác định nhu cầu nhân tương lai.lập kế hoạch cấu tổ chức cịn vạch điểm yếu,cơng việc trùng lặp,tuyến quyền lực không rõ ràng ,các biện pháp lỗi thời…được thể rõ so sánh cấu tổ chức thực tế với cấu tổ chức cần thiết + Phân biệt rõ vị trí phận người tổ chức thông qua việc sử dụng sơ đồ tổ chức.mô tả cụ thể công vic ca tng b phn b yêu cầu cấu tổ chức + Cơ cấu tổ chức gắn liền với phân chia phận cấu, phải đảm bảo yêu cầu phân chia phận cách rõ ràng phân chia phận theo số lợng, theo thời gian, theo sản phẩm, theo chức năng, theo khu vực, theo thị trờng + Xây dựng cấu tổ chức phải đảm bảo gắn liền với xác định quyền hạn tổ chøc cã bé phËn trùc tuyÕn, cã bé phËn tham mu đồng thời có quyền hạn trực tuyến quyền hạn tham mu quyền hạn theo chức + Cơ cấu tổ chức cần làm cho mối liên hệ điều hòa, phối hợp phận quán triệt đến phßng ban, tõng nhân viên cụ thể có khả đảm nhận nhiệm vụ + Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo yêu cầu vừa linh hoạt theo kịp thực tế sản xuất kinh doanh vừa phải tinh giản gọn nhẹ không cồng kềnh g©y l·ng phÝ nguån lùc Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp b Nội dung bước thiết kế cấu tổ chức doanh nghiệp Bước 1: Hoạch định đơn vị theo yêu cầu nhiệm vụ Căn vào nguyên tắc khái niệm dị biệt tổng hợp, trước hết người ta ghép nhiệm vụ loại với Điều vừa có ích, cho việc triệt tiêu dị biệt, vừa thường xuyên đơn giản hóa nhiệm vụ điều phối tổng hợp Sau đem đơn vị thường xuyên đòi hỏi điều hòa, phối hợp ghép lại với Như dễ cho việc thông qua tầng nấc quản lý để điều phối hoạt động sản xuất doanh nghiệp lãnh đạo thống Do đơn vị có mức độ dị biệt ít, mức độ tồng hợp cao cần phải ghép lại với Nhưng có số đơn vị mà mức độ dị biệt nhỏ, mức độ nương tựa lẫn tương đối ngược lại, mức độ dị biệt lớn, mức độ nương tựa lẫn cao việc phân định nhiệm vụ cho đơn vị theo xu hướng phức tạp hóa Trong tình người ta phải có la chọn, tức phân định cần nhấn mạnh chuẩn mực mức độ dị biệt đồng thời nhấn mạnh chuẩn mực mức độ tổng hợp Bước 2: Thiết kế tổng hợp Việc hoạch định đơn vị theo yêu cầu nhiệm vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến biện pháp phương thức thiết kế Trong doanh nghiệp nào, biện pháp quan trọng chủ yếu vào nhiệm vụ đơn vị để hoạch định cấu quản lý kinh doanh Nhưng kết nghiên cứu Lorsch cho thấy, cấu quản lý kinh doanh doanh nghiệp ra, cịn cân có số biện pháp tổng hợp khác tổ chức cách hữu hiệu hoạt động sản xuất doanh nghiệp Thí dụ, thiết lập doanh nghiệp phận tổng hợp chuyên trách cấu tổng hợp liên phận Bước 3: Thiết kế tốt đơn vị trực thuộc Trọng điểm bước thiết lập chế vận hành tốt Việc giải tốt mối quan hệ nhiệm vụ phận nhu cầu thành viên có ý nghĩa đặc biệt vấn đề khích lệcơng nhân viên Do phải thiết kế tốt Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp tiêu chuẩn công tác chế độ thưởng phạt chế độ quy tắc chặt chẽ doanh nghiệp Điều quan trọng việc thiết kế cấu lãnh đạo phận chế giám sát phải có lợi cho việc điều hịa phối hợp mối quan hệ phận ngược lại Về chế vận hành, phải xét đến chế vận hành nội đơn vị, mà phải xét đến chế vận hành lớn phục vụ cho toàn doanh nghiệp, tức vừa phải thiết kế chế vận hành khuyến khích dị biệt, vừa phải thiết lập chế vận hành tổng thể nhằm xúc tiến việc tổng hợp điều hòa, phối hợp Để xí nghiệp thích ưng với thách thức hoàn cảnh, cần phải thiết kế chế độ khen thưởng tiêu chuẩn cơng tác vừa có lợi cho việc khuyến khích dị biệt vừa có lợi cho việc xúc tiến tổng hớp điều hòa, phối hợp Khi thiết kế cấu chế vận hành doanh nghiệp, cần phải xem xét vai trị ảnh hưởng việc giải mâu thuẫn xung đột nội doanh nghiệp.Cơ cấu cần làm cho mối liên hệ điều hòa, phối hợp phận quán triệt đến nhân viên cụ thể có khả đảm nhận nhiệm vụ Nếu bổ nhiệm nhân viên tham gia ý kiến vào sách doanh nghiệp hình thành chế giải mâu thuẫn xung đột nội doanh nghiệp cách hữu hiệu Cơ cấu tổ chức cơng ty phải gồm có cấp độ sau: • Cấp độ cấu vĩ mơ: cách xếp, tổ chức vị trí, vai trị cá nhân cơng ty • Cấp độ vi mô: cách qui định quyền hạn, trách nhiệm vị trí mà cá nhân cơng ty nắm giữ • Hệ thống bổ trợ: bao gồm hệ thống điều hành tổ chức, trình quản lý phát triển công ty, hệ thống văn hố cơng ty hệ thống quản lý hoạt động công ty Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp c Các hình thức cấu tổ chức công ty + Cơ cấu tổ chức chức Trong cấu này, vai trò vị trí bố trí theo chức nhằm đạt mục tiêu, nhiệm vụ chung Quản lý phận chức năng: sản xuất, bán hàng, tài chính, marketing có nhiệm vụ báo cáo lại với giám đốcngười chịu trách nhiệm phối hợp hoạt động công ty người chịu trách nhiệm cuối kết hoạt động công ty Dạng biến thể cấu chức cấu tiền chức thường thấy doanh nghiệp có quy mơ nhỏ chưa phân định thành nhiều chức riêng rẽ Trong cấu tiền chức năng, người đảm nhiều chức khác Lợi ích cấu chức năng: • Có chun mơn hố sâu sắc hơn, cho phép thành viên tập trung vào chun mơn họ • Tạo điều kiện tuyển dụng nhân viên với kỹ phù hợp với phận chức Nhược điểm: Khơng có hiệu cơng ty có quy mơ lớn Khi hoạt động cơng ty tăng qui mô, số lượng sản phẩm tăng tập trung người quản lý lĩnh vực chuyên môn bị dàn mỏng, làm giảm mối quan tâm tới phân đoạn sản phẩm cụ thể nhóm khách hàng sản phẩm + Cơ cấu tổ chức trực tuyến- chức Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức l c cu nhúm cỏc sn phm hoc khách hàng có mối liên hệ với thành phòng ban Các phòng ban phân chia tập trung vào phân đoạn thị trường khách hàng định chịu trách nhiệm sản xuất quảng cáo, xúc tiến kinh doanh nhóm khách hàng Đồng thời, cơng việc chung phịng ban phân bổ tài Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp chính, vấn đề liên quan đến luật pháp, cơng việc hành thực cấp cơng ty Lợi ích: Tập trung vào phân đoạn thị trường sản phẩm cụ thể Nhược điểm: chức bị lặp lại phịng ban khác địi hỏi phải có hợp tác phịng ban Chính thế, cơng ty phải tuyển dụng giám đốc có lực thực để vừa biết cách lãnh đạo công ty lại vừa biết hồ vào máy lãnh đạo chung tồn cơng ty + Cơ cấu tổ chức ma trận Cơ cấu ma trận phối hợp cấu chức cấu phòng ban Lợi ích: cho phép tập trung vào khách hàng sản phẩm, đồng thời cho phép có chuyên sâu vào chức Nhược điểm: địi hỏi có hợp tác cao độ cấu hoạt động có hiệu Bí để điều hành hoạt động cấu ma trận thường xuyên tổ chức họp để xem xét lại tình trạng cơng việc giải bất đồng nảy sinh nhân viên phải chịu trách nhiệm công việc trước nhiều người quản lý Cơ cấu ma trận có nhiều ưu điểm song việc triển khai thực tế lại địi hỏi phải có hợp tác trao đổi thơng tin nhiều Vì vậy, để áp dụng cấu ma trận cho có hiệu quả, công ty phải đầu tư tiền bạc thời gian để đào tạo đội ngũ lãnh đạo nhân viên phát triển kỹ cần thiết.Mỗi loại hình cấu tổ chức có ưu nhược giểm định để đánh giá chung ta cân đưa tiêu chí sau: d Tiêu chuẩn đánh giá thiết lập cấu tổ chức công ty Mức độ hỗ trợ cấu mục tiêu chiến lược công ty Mức độ tạo giá trị chức chức cần thiết để hỗ trợ tốt cho mục tiêu công ty Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp Mức độ hỗ trợ cho việc đạt mục tiêu vị trí, vai trị định Các vị trí cơng việc có đủ quyền hạn thực thi nhiệmvụ cách có hiệu hay khơng? Mối quan hệ người có nghĩa vụ báo cáo người báo cáo có xác lập rõ ràng? Mức độ việc kiểm soát số cấp độ cần có cơng ty để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt mục tiêu cách có hiệu Các thành viên ban lãnh đạo tổ kỹ thuật nhân viên có đủ lực kỹ để hoàn thành vai trò giao? Mức độ phối hợp hoạt động phòng ban phận chức Các hệ thống hỗ trợ cần có để tổ chức thực chức đạt hiệu cao 4.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức Bao gồm hai nhóm nhân tố bên bên ngồi cơng ty - Nhân tố bên ngồi Các nhân tố nhắc đến mơi trường hoạt động doanh nghiệp Về mơi trường văn hóa đất nước có nên văn hố riêng thể sắc riêng dân tộc Do việc kinh doanh nói chung tổ chức cơng ty nói riêng chịu tác động định Về mơi trường pháp luật,Chính trị … Mỗi qc gia có quy định khác nhău cho phép cơng ty loại hình cơng ty phép hoạt động.các văn hóa khác nhau,luật pháp khác quy định mặt hàng phép kinh doanh.Chính ảnh hưởng tới loại hình doanh nghiệp cấu tổ chức doanh nghiệp + Môi trường kinh doanh công ty bao gôm đối thủ cạnh tranh tình hình xu kinh tế giới có ảnh hưởng định tới Trần Văn Cường – K38A7 10 Chuyờn tt nghip công việc chồng chéo.Sự phân quyền phân cấp máy cha cụ thể rõ ràng.Công việc phòng ban ban giám đốc nhiều cha có ăn khớp định Thời gian xử lý thông tin thờng chậm, cha phát huy đợc tính động sáng tạo phòng ban Nh vậy, nên có mô hình quản lý theo kiểu phân cấp quyền trách nhiệm không tập trung ban lÃnh đạo phận chức mà đợc mở rộng đến cá nhân, phận nhỏ, cho ngời có quyền, có trách nhiệm sử dụng tốt nguồn lực phục vụ cho lợi ích chung toàn công ty C cu t chc công ty số phòng ban chức có nhiệm vụ chồng chéo nhau, điều làm cho tăng số lợng cán chức danh, chia nhỏ chức quản trị làm tăng mối quan hệ phòng chức với Từ tồn công ty cần thiết phải lên kế hoạch để hoàn thiện cấu tổ chức nhằm tăng hiệu sản xuất kinh doanh điều kiên kinh tế ngày khó khăn nh Trần Văn Cường – K38A7 27 Chuyên đề tốt nghiệp Chơng 3: Các kết luận số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thơng mại Hải Nam Các kết luận phát cấu tổ chức công ty 1.1 Các kết luận + Công tác cấu tổ chức công ty công việc quan trọng đòi hỏi phải có qun sát tìm hiểu cấu tổ chức đam bảo cho cấu công ty hoạt động liên tục Công tác cấu phải đảm bảo quy tắc định cn tuân th tổ chức cấu c«ng ty phải đảm bo cho công ty c t chc theo hình thức thể làm tăng khả thực c¸c chc nng ó nh ca công ty Bộ phân quản lý phải đánh giá tác động môi trờng bên nh môi trờng kinh doanh môi trờng pháp luật môi trờng xà hội để có điều chỉnh cấu tổ chức hợp lý + Công tác cấu tổ chức phải có kế hoạch cụ thể,phải có hợp tác từ phòng ban + Cơ cấu tổ chức công ty phải đảm bảo tính hiệu Tránh chồng chéo chức nhiệm vụ phòng ban Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính ổn định hoạt động phải ổn định Mọi hoạt động công ty phải diễn thờng xuyên liên tục Cơ cấu tổ chức công ty qua thời gian hoat động đà đạt đợc kết định góp phần vào hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Với cấu đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức đà tạo cho phòng ban hoạt động tự chủ thuận lợi qua mang lại hiệu cao Sự phân chia chức năng, nhiệm vụ công tác phòng ban, xởng rõ ràng, chặt chẽ tạo điều kiện cho việc phân công công tác phòng ban, phân xởng đợc cụ thể đầy đủ, góp phần nâng cao hiệu hoạt động phòng ban, phân xởng Công ty, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh Công ty đTrn Vn Cng K38A7 28 Chuyờn tt nghip ợc diễn liên tục đạt hiệu cao Với kiểu cấu tổ chức quản lí có u điểm lớn gắn việc sử dụng chuyên gia phận chức với hệ thống trực tuyến mà đợc tính thống quản trị mức độ định đảm bảo thực hiƯn triƯt ®Ĩ chÕ ®é mét thđ trëng l·nh đạo quản lý từ đề cao trách nhiệm cá nhân, thúc đẩy ngời làm việc với tinh thần trách nhiệm cao góp phần nâng cao hiệu cho công tác quản trị Hơn nữa, tổ chức máy quản trị Công ty theo mô hình trực tuyến - chức mà thực tốt giúp cho công việc đợc diễn nhanh Công việc phòng ban đợc độc lập nhng có mối quan hệ hữu với công việc chung công ty hớng tới thực mục tiêu chung công ty Cơ cấu tổ chc hợp lý đà giúp cho công ty lam ăn có hiệu doanh thu hàng năm năm său cao năm trớc, thị trờng công ty ngày mở rộng, công việc thu nhập công nhân viên ổn định Trong ®iỊu kiƯn nỊn kinh tÕ thÕ giíi ®ang khđng ho¶ng lạm phát cao Công ty đà trọng đến việc tạo công ăn việc làm ổn định cho nhân viên trọng đến thị trờng nớc 1.2 Những tồn cần khắc phục cấu tổ chức Với điều kiện tình hình kinh tế giới nh cấu công ty bộc lộ tồn cần khắc phục nh: + Thời gian xử lý thông tin thờng chậm, cha phát huy đợc tính động sáng tạo phòng ban Cơ thĨ nh viƯc viƯc sư lý kÕt qu¶ hoạt đông kinh doanh phòng kinh doanh để báo cáo nên giám đốc thờng chậm phải chờ đợi dài ngày Nh vậy, nên có mô hình quản lý theo kiểu phân cấp quyền trách nhiệm không tập trung ban lÃnh đạo phận chức mà đợc mở rộng đến cá nhân, phận nhỏ, cho ngời có quyền, có trách nhiệm sử dụng tốt nguồn lực phục vụ cho lợi ích chung toàn công ty + C cu t chc công ty số phòng ban chức có nhiệm vụ chồng chéo cụ thể nh phòng kinh doanh phòng kỹ thuật lại tuyển nhân trực tiếp không thông qua phong nhân phụ trách tuyển dụng điều Trần Văn Cường – K38A7 29 Chuyên đề tốt nghiệp làm cho tăng số lợng cán chức danh, chia nhỏ chức quản trị làm tăng mối quan hệ phòng chức với + Việc phân chia nhiệm vụ giám đốc phó giám đốc cha rõ ràng giám đốc kiêm nhiệm nhiều công việc phó giám đốc đảm nhiệm công việc + Các phòng ban cha có mối quan hệ chặt chẽ mối quan hệ hữu chua có tác động qua lại tạo điều kiện cho công việc hiệu Cụ thể nh công việc gửi báo cao kết hoạt đông kinh doanh định kỳ gửi cho phong tài kế toán thờng châm han định mối quan hệ hữu phòng cha chặt chẽ + Cơ cấu tổ chức tơng đối cồng kềnh hợp số phòng ban để giảm chi phí quản lý Một công ty co thể không cần hoạt động song song phòng phòng xuất nhập phòng kinh doanh tạo công kềnh mối quan hệ phức tạp, hợp phòng xuất nhạp vào phòng kinh doanh 1.3 Những nguyên nhân tồn trên: Là công ty cha biết kết hợp nhng mô hình cấu tổ chức khác lại với tận dụng u điểm khắc phục nhợc điểm kiểu cấu tổ chức Hơn môi trờng kinh doanh thay đổi làm bộc lộ tồn cấu tổ chức cũ Do ảnh hởng hình thức làm việc theo cấu tổ chức đợc áp dụng điều kiện cũ khiến cho việc đa vào vận hành cấu tổ chức máy quản trị cha triệt để Tình trạng máy móc thiết bị phòng ban công ty nhiều hạn chế Thiết bị phần lớn đà khấu hao hết lợng cha đáp ứng đợc yêu cầu công việc đặt Ngoài ra, máy móc thiết bị thiếu đồng không tạo điều kiện cho việc thực công việc Ban giám đốc cha mạnh tay việc đổi cấu tổ chức ý tởng đổi Các giải pháp, đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện cấu tổ chức công ty 2.1 Sắp xếp phân công lại nhiệm vụ số phòng ban Trn Văn Cường – K38A7 30 Chuyên đề tốt nghiệp 2.1.1 Cơ sở đề biện pháp Theo thời gian vật thay đổi Xét riêng công ty chủ trơng, sách Đảng nhà nớc thay đổi, tình hình sản xuất kinh doanh thay đổi tất yếu cấu tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh thay đổi cho phù hợp Cơ cấu tổ chức hoạt động có hiệu thể việc tổ chức phòng ban, phân bố công việc cho mỗ cá nhân phòng ban phải hợp lý, tránh chồng chéo, trùng lặp làm cản trở hoạt động sản xuất kinh doanh, có khoa học để cho phòng ban hoàn thành tốt nhiệm vụ đồng nghĩa với việc giảm chi phí quản trị Hiện nay, việc phân công phòng ban công ty nhiều điểm cha hợp lý, cha có hiệu số khâu quản trị, tình trạng chồng chéo quản trị số phòng ban Cụ thể phòng kinh doanh phòng tài phòng khác tuyển trực tiếp nhân cho phòng công việc phòng nhân Hơn na việc tồn phòngxuất nhập bên cạnh phòng kinh doanh không hợp lý Để hạn chế điều này, cần có phân công lại chức nhiệm vụ cho phòng Hoàn thiện cấu tổ chức phải đảm bảo phù hợp chức năng, lĩnh vực quản trị phận quản trị cho tất chức lĩnh vực quản trị có phòng ban, nhân viên phụ trách chức năng, lĩnh vực quản trị có phòng ban phụ trách 2.1.2 Phơng thức tiến hành Trên sở đề công ty nên hợp phòng kinh doanh phòng xuất nhập giao cho phó giám đốc kinh doanh trực tiếp quản lý T tránh đợc tình trạng chậm thông tin cho cấp dới Giúp cho mệnh lệnh cấp đa xuống đợc tập trung Nếu nh trớc mệnh lệnh đợc gửi tới hai phòng phòng kinh doanh phòng xuất nhập gửi tới Phòng kinh doanh Góp phần vào việc tiết kiệm đợc nhiỊu chi phÝ nh chi phÝ qu¶n lý, chi phÝ trang thiết bị văn phòng 2.2 Hoàn thiện việc quy định chức nhiệm vụ cụ thể cho phòng ban cá nhân Trn Vn Cng K38A7 31 Chuyờn tt nghip 2.2.1 Cơ sở đề giải pháp - Từ quan điểm giao quyền: có phân chia quyền lực phòng ban phòng phải phân chia nhiệm vụ, gắn trách nhiệm với quyền hạn rõ ràng với cá nhân - Từ quan điểm chế độ thủ trởng trách nhiệm cá nhân: giám đốc ngời phụ trách mặt phòng phải phân chia nhiệm vụ, gắn trách nhiệm với quyền hạn rõ ràng với cá nhân - Từ quan điểm chế độ thủ trởng trách nhiệm cá nhân: giám đốc ngời phụ trách mặt công ty phó giámd dốc quản lý số lĩnh vực đợc giám đốc giao - Từ quan điểm đảm bảo công việc doanh nghiệp có ngời phụ trách ngời có việc làm Tránh tình trạng bỏ sót công việc công việc trùng lặp Do cần quy định lại cụ thể chức nhiệm vụ phòng ban tong cá nhân để khai thác tối đa lực phong ban cá nhân 2.2.2 Phơng thức tiến hành Để tránh đợc tình trạng bỏ sót, không quản lý đợc hết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, tránh trùng lặp công việc nh việc tuyển dụng nhân cho phòng ban phòng nhân nhiệm vụ phòng ban khác em xin mạnh dạn trình bày số biện pháp phân định lại nhiệm vụ công tác phòng ban ban lÃnh đạo công ty nh sau: - Phòng kỹ thuật chịu giám sát phó giám đốc sản xuất đạo xởng sản xuất Phòng tài kế toán chịu giám sát trực tiếp giám đốc mà từ phó giám đốc kinh doanh - Giám đốc công ty ngời quản lý điều hành toàn hoạt động công ty Trực tiếp lÃnh đạo công tác đối ngoại Phụ trách điều hành phòng ban công ty - Phó giám đốc kinh doanh: trực tiếp đạo phòng ban dới giám sát giám đốc công ty gồm: phòng nhân sự, phòng kinh doanh Trần Văn Cường – K38A7 32 Chuyên đề tốt nghiệp - Phó giám đốc kỹ thuật: trực tiếp đạo phòng ban dới giám sát giám đốc công ty gồm: phòng kỹ thuật, xởng sản xuất Tác dụng biện pháp trên: - Giúp cho giám đốc công ty giảm bớt đợc khối lợng công việc đáng kể đồng thời tạo hội cho phó giám đốc thể lực - Tránh đợc chồng chéo, giảm hiệu lực quản trị có quản trị kiểu phòng ban giám đốc phó giám đốc phụ trách Giúp cho hoạt động cấu tổ chức nói riêng máy công ty đạt hiệu cao - Giảm bớt tình trạng bỏ sót, không quản lý đợc triệt để hoạt động sản xuất kinh doanh công ty - Tránh đợc khả dẫn tới quan liêu, chuyên quyền cấu tổ chức - Giám đốc công ty tạo đợc niềm tin cho cán cấp dới từ với công việc, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đạt hiệu cao 2.3 Tăng cờng công tác đào tạo, bồi dỡng nâng cao trình độ cán quản lý phòng ban công nhân công ty Tạo đội ngũ vận hành cấu tổ chức co kiến thức lực nhằm làm cho cấu tổ chức hoạt động hiệu 2.3.1 Cơ sở đề giải pháp Cán quản lý đóng vai trò quan trọng việc điều hành cấu tổ chức công ty Để định đa thực đạt hiệu cao đòi hỏi cán quản lý phải có lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kỹ khác phục vụ cho công tác quản trị Công ty cần thiết phải đào tạo thêm cho cán quản lý phong ban nh trởng phòng nhân sự, trởng phòng kế toán, trởng phòng kinh doanh Đào tạo thêm kiến thức kỹ quản trị giúp họ làm việc hiệu quản lý tốt phòng ban Hiện đa số công nhân viên công ty có trình độ Cao ®¼ng, Trung cÊp, Trần Văn Cường – K38A7 33 Chuyên tt nghip Sơ cấp PTTH Chính vậy, để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đa công ty bớc phát triển vững năm tới cần phải tổ chức lớp bồi dỡng cho cán quản trị công nhân toàn công ty 2.3.2 Nội dung giải pháp Để thực công tác đào tạo nâng cao trình độ kiến thức cho đội ngũ cán quản trị công ty theo em công ty nên có kế hoạch tổ chức đào tạo nh sau: - Có kế hoạch nâng cao trình độ cho cán quản trị chức danh phó giám đốc, trởng phòng cha có sau đại học phải đạt tới năm 2010 Những cán chức danh cha có trình độ đại học phải yêu cầu học thêm để đạt đợc - Hàng quý có lịch, cử cán quản trị học lớp nâng cao nghiệp vụ, tổ chức công ty Điều này, giúp cho cán quản trị công ty đúc kết thêm đợc kiến thức, kinh nghiệm công tác từ hoàn thành tốt công việc mà phụ trách Các hình thức đào tạo đợc thực làm việc hành cán quản trị Với ngân quỹ trích từ quỹ phúc lợi công ty Ngoài ra, việc tổ chức đào tạo tin học co cán quản trị công ty việc cần làm Công ty nên mở lớp học vi tính công ty để nâng cao trình độ cho đội ngũ cán quản trị Bởi lẽ, tơng lai việc sử dụng thành thạo máy vi tính yêu cầu bắt buộc cán quản trị Ngoại ngữ phơng tiện cần thiết để giao tiếp nghiên cứu tài liệu Trớc tình hình nay, việc mở rộng quan hệ hợp tác đất nớc với kế hoạch tổng công ty mở rộng quan hệ hợp tác với nớc Cho nên, cán quản trị có ngoại ngữ tiêu chuẩn cần, đặc biệt cán phụ trách mặt đối ngoại Do đó, công ty nên có sách khuyến khích cán học thêm ngoại ngữ cấp kinh phí cho c¸n bé cã chøng chØ T¸c dơng cđa biƯn ph¸p: - Góp phần nâng cao trình độ kiến thức nh trình độ nghiệp vụ cho đội Trn Vn Cng – K38A7 34 Chun đề tốt nghiệp ngị c¸n bé quản lý công ty, qua góp phần nâng cao hiệu công tác cấu tổ chức - Tạo hội cho cán quản trị công ty đợc bồi dỡng, nâng cao trình độ kiến thức trình độ nghiệp vụ cá nhân - Nâng cao chất lợng đội ngũ cán quản trị công ty, tạo điều kiện đội ngũ cán hình thành tốt công việc đợc giao với hiệu cao - Nâng cao trình độ cán công nhân viên chức máy quản trị giúp hoạt động nh phối tham mu định xác, kịp thời mang tính hiệu - Tạo động lực tinh thần, hng phấn cho ngời lao động công việc, nhờ họ đợc bố trí công việc phù hợp với ngành nghề đào tạo, với sở thích, từ làm tăng gắn bó ngời lao động với công ty, tăng suất lao động, hiệu kinh doanh 2.4 Tăng còng máy móc, trang thiết bị cho phòng ban chức 2.4.1 Cơ sở lý luận Công cụ lao động yếu tố quan trọng thiếu trình lao động Đặc biệt với cấu tổ chức trang thiết bị yếu tố vô cần thiết để thực nhiệm vụ phơng tiện, dụng cụ kịp thời đảm bảo đợc tiến độ nh kế hoạch đề Thực tế công ty, số máy móc thiết bị phục vụ cha đầy đủ, có số máy sử dụng đà lâu, thiếu không đồng Do nhiều thông tin truyền không kịp thời, nhiều thời gian làm việc Do để nâng cao hiệu cấu tổ chức, công ty cần phải trang bị thêm nhiều máy móc đại hơn, đầy đủ để đáp ứng nhu cầu cán công nhân viên 2.4.2 Phơng thức tiến hành Trang bị thêm cho phòng máy vi tính là: - Phòng tài kế toán, phòng xuất nhập - Trang thiết bị máy tính cá nhân có nối mạng cho phòng kinh doanh để phòng thu thập thông tin đợc cập nhật Trn Vn Cng K38A7 35 Chuyờn tt nghip - Phòng nhân - Vì phòng có máy không đủ để thực nhiệm vụ theo yêu cầu Hơn máy đà sử dụng lâu, cần phải thay máy đại để thực công việc dễ dàng, xác rút ngắn thời gian làm việc - Trang thiết bị máy in cho phòng để in loại văn phòng Hiện có phòng tài kế toán có máy in máy photo đó, c«ng viƯc cø dån xng, nhiỊu rÊt mÊt thêi gian chờ đợi để có đợc in - Trang bị máy fax cho phòng kinh doanh để liên lạc với khách Tác dụng biện pháp: làm tăng khả mở rộng thị trờng, mặt khác quảng cáo công ty không nớc mà giới - Nâng cao hệ thống thông tin liên lạc nội công ty giúp cho công việc đợc thực nhanh hiệu Nâng cao hệ thống máy tính làm cho co cấu tổ chức máy vận hành công ty hoạt động nhạy bén linh hoạt Hơn thể quan tâm lÃnh đạo cấp cán công nhân viên toàn công ty, động lực lớn khuyến khích cán công nhân viên toàn công ty hăng hái làm việc hơn, đoàn kết hơn, tạo môi trờng văn hóa tốt công ty, ngời coi nh gia đình 2.5 Công ty nên kết hợp nhiều kiểu cấu tổ chức khác nhău 2.5.1 Cơ sở đề giải pháp - Tận dụng kết hợp kiểu cấu tổ chức chủ yếu cấu tổ chức chức năng, cấu tổ chức trực tuyến chức năng, cấu tổ chức ma trận - Khi kết hợp kiểu cấu tổ chức khác cho cấu công ty tận dụng dợc u điểm chúng đồng thời giám bót tồn mà kiểu cấu tổ chức gặp phải - Khi kết hợp nhiều kiểu cấu tổ chức giúp cho cấu tổ chức công ty trơ nên đông linh hoạt phù hợp với nhng biến động thực tiễn 2.5.2 Phơng thức tiÕn hµnh Trần Văn Cường – K38A7 36 Chuyên đề tt nghip Nên kết hợp kiểu cấu tổ chc cấu tổ chức chức năng, cấu tổ chức phòng ban, cấu tổ chức ma trận Sẽ tạo cấu tổ chức tơng đối hoàn chỉnh linh hoạt phù hợp với nhng biến đông môi trờng kinh doanh công ty Tận dụng đợc u điểm giảm thiểu nhợc điểm kiểu cấu tổ chức 2.6 Xây dựng văn cụ thể quy định tiêu chuẩn cán quản trị cấp Cán quản lý phòng ban có lực đáp ứng đợc yêu cầu công việc tạo điều kiện để cấu tổ chức phát huy đợc hiệu quả.Hiện nay, công ty cha có văn cụ thể quy định tiêu chuẩn cán quản trị cấp công ty Hều hết cán đợc đề bạt kinh nghiệm công tác không tạo điều kiện cho cán trẻ phát huy lực Điều sai lầm thờng gặp doanh nghiệp Việt Nam Nếu so với doanh nghiệp liên doanh doanh nghiệp có vốn đầu t nớc công tác quản lý chất lợng nhờ tiết kiệm đợc sức ngời thời gian lựa chọn nhân viên họ ý nhiều tới lực trình độ phải ngời có khả làm việc thực sự, đáp ứng đợc yêu cầu họ sẵn sàng giao thức quyền cho Họ quan tâm nhiều tới kết làm việc Do việc xây dựng văn quy định tiêu chuẩn cán quản trị cấp để đề bạt cách cần thiết cho công ty thời điểm - Các doanh nghiệp cần có yêu cầu tiêu chuẩn cho cán quản lý nh sau : * Về lực chuyên môn - Tốt nghiệp đại học trở lên - Có trình độ hiểu biết tổng hỵp vỊ kinh tÕ x· héi - BiÕt râ tiỊm am hiểu công nhân sản xuất, môi trờng kinh doanh - BiÕt tỉ chøc kinh doanh - Qu¶n lý doanh nghiệp theo chế sản xuất kinh doanh pháp luật - Có khả giao tiếp, phối hợp liên kết mặt hoạt động kinh doanh Trần Văn Cường – K38A7 37 Chuyên đề tốt nghiệp doanh nghiệp - Đà đợc đào tạo, bồi dỡng có hệ thống lĩnh vực quản lý kinh tế, khoa học kỹ thuật lý luận trị xà hội, biết sử dụng ngoại ngữ điều hành quản lý - Các kinh nghiệm quản lý sản xuất kinh doanh khâu chủ yếu doanh nghiệp - Có sức khoẻ đảm nhận nhiệm vụ lÃnh đạo qu¶n lý doanh nghiƯp * VỊ phÈm chÊt - Trung thành với đờng lối xây dựng XHCN quan tâm tới công đổi - Trung thực - lợi Ých tËp thĨ, kh«ng cã dÊu hiƯu tham « l·ng phí t lợi cá nhân - Quan tâm tới đời sống nhiều lao động, thực công doanh nghiệp * Về phong cách: - Trong đạo phải đoán giám sát chịu trách nhiệm - Quản lý điều hành động sáng tạo động viên ngời phát huy thực đổi - Có phơng pháp làm việc khoa học, tổ chức thu thËp th«ng tin nhiỊu chiỊu xư lý th«ng tin xác - Thực giao việc cá nhân nhắc, kiểm tra kết có thởng phạt Qua trình học tập với việc tham khảo nghiên cứu số tài liệu có liên quan em xin mạnh dạn đa dự kiến việc xây dựng văn pháp quy định cụ thể tiêu chuẩn cán quản lý cấp cho công ty: Tác dụng biện pháp - Góp phần khuyến khích cán bộ, công nhân viên chức công ty phấn đấu công tác học tập để đạt đợc tiêu chuẩn cán quản lý phù hợp với ngời Tạo hội cho cán công nhân viên toàn công ty tham gia vào hoạt động quản trị có đủ điều kiện, Trn Vn Cng K38A7 38 Chuyờn tt nghip tiêu chuẩn cán quản trị - Tạo hội cho cán quản trị trẻ tuổi, có đợc đợc đảm nhận nhiệm vụ cán chức danh công ty lẽ hầu hết chức danh công ty đợc đề bạt dựa vào số năm công tác kinh nghiệm làm việc họ - Góp phần vào việc đề bạt cán chức danh công ty cách khách quan công - Góp phần vào việc nâng cao hiệu hoạt động cấu tổ chức công ty đội ngũ cán quản trị có trình độ lực Trần Văn Cường – K38A7 39 Chuyên đề tốt nghiệp Kết luận Khi môi trờng kinh doanh biến đổi, để theo kịp biến đổi, doanh nghiệp phải tự cấu tổ chức lại để phù hợp với thay đổi Một cấu tổ chức gọn nhẹ, động, hoạt động phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp yếu tố định thành công hay thất bại doanh nghiệp kinh tế thị trờng Mặc dù, công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thơng mại Hải Nam có thay đổi cấu tổ chức đạt đợc số thành công định nhng tồn nhiều hạn chế cần giải Với chuyên đề thực tập tốt nghiệp "Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thơng mại Hải Nam" đà phân tích thực trạng cấu tổ chức công ty đa số giải pháp góp phần làm tăng khả cạnh tranh công ty thị trờng cạnh tranh đợc coi khốc liệt Mặc dù đà có nhiều cố gắng song trình độ thời gian có hạn nên viết tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận đợc ý kiến đóng góp, bảo quý báu bạn đọc nh thầy giáo hớng dẫn, Cuối em xin chân thành cảm ơn bảo, giúp đỡ hớng dẫn nhiệt tình thầy PGS.TS Phạm Công Đoàn, tập thể công ty đà giúp đỡ em hoàn thành Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Cường – K38A7 40 Chuyên đề tốt nghiệp TI LIU THAM KHO Phạm vũ luận Quản trị doanh nghiệp thơng mại NXB thống kê Hà Nội 2004 Phạm thành Nghị Quản trị nguồn lực việt nam NXB Hà Nội 2004 Giáo trình chiến lợc kinh doanh phát triển doanh nghiệp NXB lao động xà hội 2002 Nguyễn Bách Khoa Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thơng mại NXB thông kê 2005 Giáo trình quản trị kinh doanh tổng hợp NXB Lao Động _Xà Hội 2004 Tổ chức điều hành doanh nghiÖp nhá NXB Khoa häc Kü thuËt – 1996 Báo doanh nghiệp 2009, Tạp chí nhà quản lý năm 2008 2009 Báo cáo kết hoạt đông kinh doanh công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thơng mại Hải Nam Trn Vn Cng K38A7 41 ... hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam Trong thời gian thực tập công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam nhận thấy cấu tổ chức cơng... chức công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam Làm rõ số lý thuyết cấu tổ chức Là rõ thực trạng cấu tổ chức công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam Từ đề xuất. .. giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thơng mại Hải Nam Các kết luận phát cấu tổ chức công ty 1.1 Các kết luận + Công tác cấu tổ chức công ty công việc quan