hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty tnhh đức nga

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị LI NểI U Hon thin c cu t chc l mt ũi hi khỏch quan i vi nhiu doanh nghip, c bit l trong c ch th trng nh hin nay. õy l mt vn khú khn do i ng lm cụng tỏc qun lý l lao ng cú trỡnh cao, mi hot ng ca h u gn lin vi quỏ trỡnh sn xut kinh doanh v hiu qu hot ng ca mt doanh nghip. Trong mt cụng ty, c cu t chc úng vai trũ quyt nh i vi s tn ti v phỏt trin ca cụng ty ú. Nu mt c cu t chc m bo gn nh, linh hot, cú trỡnh thỡ chc chn c cu t chc ú s lm cho cụng ty phỏt trin nhanh chúng. Vi mc tiờu nghiờn cu c cu t chc cng nh cỏc nhõn t nh hng n c cu t chc ti cụng ty a ra cỏc phng hng i mi v hon thin c cu t chc. Theo dừi sỏt sao hot ng ca c cu t chc cng nh cỏc phũng ban t ú i chiu so sỏnh v a ra cỏc kt lun ỏnh giỏ trung thc khỏch quan. Bng cỏc phng phỏp nghiờn cu nh: Phng phỏp tng hp, phng phỏp thng kờ, phng phỏp so sỏnh. phng phỏp k tha, phng phỏp phõn tớch a ra kt lun chung v ra phung hng i mi hon thin c cu t chc ti cụng ty. Nguyễn Ngọc Phơng Lớp: QTDNA K9 1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị Do ú sau mt thi gian nghiờn cu v thc tp ti cụng ty TNHH c Nga em ó quyt nh chn ti: Hon thin c cu t chc ti cụng ty TNHH c Nga lm ti tt nghip ca em. Kt cu chuyờn gm 2 phn: Chng 1: Mt s vn lớ lun v c cu t chc trong doanh nghip Chng 2: Thc trng v c cu t chc ca cụng ty TNHH c Nga Do vn kin thc v thi gian nghiờn cu cú hn nờn chuyờn ca em khụng trỏnh khi nhng thiu sút v ni dung v hỡnh thc. Em rt mong nhn c s ch bo v gúp ý tn tỡnh ca thy cụ. Em xin chõn thnh cm n cụ giỏo Phm Th Tuyt, ging viờn trng Hc vin Ngõn Hng, chỳ ng Vn c giỏm c cụng ty TNHH c Nga, Bỏc Nguyn Th T - K túan trng cụng ty c Nga ó ht lũng giỳp trong vic hon thnh chuyờn ny. Nguyễn Ngọc Phơng Lớp: QTDNA K9 2 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị Chng 1 MT S VN Lí LUN V C CU T CHC TRONG DOANH NGHIP 1.1. Khỏi nim c cu t chc trong Doanh nghip C cu t chc doanh nghip l tng th cỏc b phn( n v cỏ nhõn) khỏc nhau cú mi liờn h v quan h ph thuc ln nhau c chuyờn mụn hoỏ v cú nhng trỏch nhim quyn hn nht nh, c b trớ theo tng cp, nhng khõu khỏc nhau nhm m bo thc hin cỏc chc nng qun tr v thc hin mc ớch chung ó xỏc nh ca doanh nghip. Cỏc b phn cú mi quan h cht ch v h tr cho nhau, khụng th loi tr trong hot ng sn xut kinh doanh ca doanh nghip. [TS. Nguyn Th Chanh- TS. Nguyn Th Kim Nhung, (2009), Qun tr hc, Hc vin Ngõn Hng, trang 103] 1.2. Tm quan trng ca cụng tỏc t chc Cụng tỏc t chc cú mt vai trũ to ln i vi viờc thc hin mc tiờu ca t chc. Dick Cakson, mt nh qun tr ni ting ca M ó nhn xột cú ti 80% nhng khuyt im trong quỏ trỡnh thc hin mc tiờu l do nh hng ca cụng tỏc t chc. Tm quan trng ca t chc thc hin trờn cỏc mt sau: - Chc nng t chc m bo cỏc mc tiờu, cỏc k hoch s c trin khai vo thc t bi l chc nng t chc cú liờn quan ti vic chia s nhim v v mc Nguyễn Ngọc Phơng Lớp: QTDNA K9 3 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị tiờu chung thnh cụng vi c th ca tng thnh viờn trong t chc, ng thi bo m s phi hp n lc ca mi thnh viờn trong quỏ trỡnh thc hin mc tiờu chung. - T chc tt cho phộp s dng c ti a v hp lý cỏc ngun lc trong v ngoi t chc - T chc tt cú th lm cho sc mnh ca tp th ngi c nhõn lờn gp bi do cú s hnh ng theo mt s ch huy thng nht. - T chc tt s to iu kin y mnh ỏp dng khoa hc k thut v hn ch c phn ln cỏc vn ny sinh trong quỏ trỡnh hot ng ca t chc do hn ch xung t va s dng lao ng hp lý. 1.3. Mt s nguyờn tc hỡnh thnh c cu t chc trong doanh nghip Nguyờn tc hỡnh thnh c cu t chc gn vi phng hng, mc ớch ca h thng. Cỏc nguyờn tc ny do con ngi nh ra, va phn ỏnh cỏc quy lut khỏch quan nhng cng mang du n ch quan ca con ngi m bo cho t chc ú phỏt trin phự hp. Trong c cu t chc doanh nghip cn m bo mt s nguyờn tc sau: + C cu t chc phi gn vi mc tiờu ca t chc Nguyờn tc ny ũi hi c cu t chc phi xut phỏt t mc tiờu ca t chc. iu ny cú ý ngha l mi c cu t chc phi th hin c tớnh cht c thự phự hp vi phng hng, mc tiờu phỏt trin ca t chc ú. Nguyễn Ngọc Phơng Lớp: QTDNA K9 4 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Qu¶n trÞ + Cơ cấu tổ chức phải thể hiện tính cân đối và tính chuyên môn hóa. Tính cân đối của cơ cấu tổ chức thể hiện ở sự cân đối về nhiệm vụ- quyền hạn- trách nhiệm- lợi ích giữa các bộ phận hoặc trong từng bộ phận của tổ chức. Tính chuyên môn hóa thể hiện ở sự chuyên nghiệp hóa của các bộ phận trong tổ chức. Để đảm bảo thực hiện các yêu cầu này cần phải tuân thủ các yêu cầu: - Các chức năng nhiệm vụ giữa các bộ phận phải được xác định rõ ràng để mọi thành viên trong tổ chức nắm được, hiểu được rõ phần việc của mình trong guồng máy chung của tổ chức. - Trong cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của mỗi bộ phận hay phân hệ phải được phân chia theo nhiệm vụ được giao chứ không phải theo phạm vi công việc phải thực hiện để tránh sự chồng chéo trong quá trình hoạt động. + Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính linh hoạt Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức phải được xây dựng hợp lí. Tức là: - Khi phân định chức năng nhiệm vụ phải tạo ra cho mỗi bộ phận trong tổ chức cần có khoảng độc lập nhất định để phát huy tính sang tạo của cấp dưới. - Mô hình cơ cấu tổ chức phải được cấu trúc sao cho dễ mở rộng, thu gọn mà không mất đi sự ổn định của tổ chức. NguyÔn Ngäc Ph¬ng Líp: QTDNA K9– 5 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Qu¶n trÞ - Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính thích nghi với mọi nhiệm vụ, mọi mục tiêu ở các giai đoạn phát triển khác nhau củ tổ chức và sự thay đổi của môi trường. + Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả - Tính hiệu lực được hiểu như là mọi quyết định của các nhà quản trị trong tổ chức đều được cấp dưới thực hiện nghiêm túc - Tính hiệu quả thể hiện ở mục tiêu của tổ chức đạt được tốt nhất với chi phí ít nhất. Muốn đạt được tính hiệu quả trước hết cơ cấu tổ chức phải tối ưu. Tính tối ưu của cơ cấu tổ chức đòi hỏi: Số lượng các cấp quản trị phải đạt mức tối thiểu so với yêu cầu quản trị. Mối quan hệ giữa các cấp, các khâu phải hợp lý thể hiện ở chỗ: đơn giản, không chồng chéo, không bỏ sót chức năng quản trị. + Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính thống nhất chỉ huy Theo nguyên tắc này, mỗi thành viên trong tổ chức chỉ nhận mệnh lệnh và chịu trách nhiệm báo cáo cho một nhà quản trị trực tiếp của mình Nguyên tắc này đảm bảo có sự chỉ huy thông suốt và phối hợp nhịp nhàng giữa các cấp và các bộ phận trong tổ chức. 1.4. Loại hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp NguyÔn Ngäc Ph¬ng Líp: QTDNA K9– 6 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Qu¶n trÞ Có nhiều loại hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp như: cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến, cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng, cơ cấu tổ chức trực tuyến tham mưu, cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng, cơ cấu ma trân… nhưng trong phạm vi nghiên cứu của chuyên đề này em xin đi sâu vào phân tích loại hình cơ cấu trực tuyến. Cơ cấu tổ chức trực tuyến khá phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và chủ yếu được áp dụng ở những doanh nghiệp nhỏ, sản phẩm không phức tạp, tính chất sản phẩm liên tục, hoặc các tổ chức bộ môn của trường đại học v.v Ngày nay, kiểu cơ cấu này vẫn còn được áp dụng, đặc biệt đối với các tổ chức có quy mơ nhỏ. v.v Sơ đồ: NguyÔn Ngäc Ph¬ng Líp: QTDNA K9– 7 Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức năng B Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo tuyến 2 1 2 3 4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị Trong ú: 1, 2, 3, 4: l ngi thc hin Theo c cu ny thỡ nh qun tr mi tuyn cú ton quyn quyt nh v lónh o tt c cỏc chc nng nhim v thuc tuyn mỡnh ph trỏch. Cỏc mi liờn h qun tr trong t chc c thc hin theo mt ng thng. Ngi tha hnh trong t chc ch chu s lónh o ca mt cp ch huy trc tip. + u im: - Cu trỳc gn nh, n gin, thớch hp vi quy mụ nh - D kim soỏt v d iu chnh - Tp trung c quyn lc qun tr + Nhc im: - Hn ch s dng cỏc chuyờn gia vo lnh vc qun tr. - Mi liờn h gia cỏc n v, cỏ nhõn khỏc tuyn rt cng knh vỡ phi i theo ng vũng. - Cỏc quyt nh thng chm tr. * Mi liờn h gia cỏc b phn trong c cu t chc ti doanh nghip Qua c cu t chc trong doanh nghip nờu trờn ta thy mi b phn trong c cu u m nhn nhng chc nng riờng. Nhng chỳng u cú mi quan h hu c vi nhau m bo cho ton b c cu hot ng linh hot ỳng hng ó t ra. Cú th chia mi quan h ú ra lm 3 loi: Nguyễn Ngọc Phơng Lớp: QTDNA K9 8 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Qu¶n trÞ - Liên hệ trực thuộc: là mối liên hệ giữa các bộ phận và nhân viên trong bộ phận, giữa các bộ phân có quan hệ chỉ huy trực tuyến cấp trên và cấp dưới - Liên hệ chức năng: là mối liên hệ giữa các bộ phận chức năng với nhau trong quá trình chuẩn bị quyết định cho thủ trưởng hoặc giữa các bộ phận chức năng cấp dưới với cán bộ nhân viên chức năng cấp trên nhằm hướng dẫn, giúp đỡ về chuyên môn nghiệp vụ. - Liên hệ tư vấn: là liên hệ giũa cơ quan lãnh đạo chung giữa cán bộ lãnh đạo chỉ huy trực tuyến với các chuyên gia kinh tế, kĩ thuật pháp chế với các hội đồng được tổ chức theo từng loại công việc, chỉ trên cơ sở xác định đúng đắn mối quan hệ trên mới làm cho mỗi bộ phận, mỗi các nhân trong cơ cấu tổ chức quản trị nhận rõ vị trí của mình, biết mình trực thuộc ai, những ai phụ thuộc vào mình và nói chung trong công tác phải liên hệ với những nội dung nào, liên hệ theo kiểu nào. 1.5. Một số nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp * Quy mô tổ chức: Một tổ chức có quy mô lớn thì cơ cấu sẽ phải khác với những tổ chức có quy mô nhỏ. Sự khác biệt đó bao gồm: Đối với tổ chức có quy mô lớn. - Tính chuyên môn hóa trong công việc cao. - Đòi hỏi hệ thống điều hành cao. NguyÔn Ngäc Ph¬ng Líp: QTDNA K9– 9 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị - Chớnh thc húa cao. - Cú khuynh hng phõn quyn. Do ú quy mụ t chc l mt nhõn t quan trng nh hng ti c cu t chc trong doanh nghip. * Cụng ngh: Chỳng ta bit rng mi t chc cú th ỏp dng nhng cụng ngh khỏc nhau hot ng kinh doanh do ú c cu t chc phi phự hp vi c thự ca doanh nghip. Hai yu t lm c s cho t chc quyt nh mt c cu phự hp vi cụng ngh ca mỡnh l tớnh a dng v kh nng phõn tớch. Tớnh a dng c hiu l s trng hp ngoi l so vi tiờu chun ó ra. Tớnh phõn tớch cp n quỏ trỡnh hot ng kinh doanh cú th chia thnh cỏc bc chuyờn mụn húa n mc no. Tựy tng trng hp khi tớnh a dng cao- kh nng phõn tớch thp, tớnh a dng cao- kh nng phõn tớch cao, tớnh a dng thp- kh nng phõn tớch thp, m t chc la chn c cu phự hp vi t chc ca mỡnh. * Mụi trng: Mụi trng bao gm: Yu t con ngi, nhng t chc khỏc v yu t kinh t cú nh hng ti cỏc hot ng ca t chc. Mụi trng ca t chc cú hai cp : - Mụi trng chung: Bao gm yu t vn hoỏ ,kinh t ,chớnh tr ,lut phỏp . Nguyễn Ngọc Phơng Lớp: QTDNA K9 10 [...]... TY TNHH C NGA 2.1 S lc v quỏ trỡnh hỡnh thnh v phỏt trin ca cụng ty TNHH c Nga 2.1.1 Quỏ trỡnh hỡnh thnh cụng ty Tờn cụng ty: Cụng ty TNHH c Nga Tr s chớnh : Xó Mai Lõm ụng Anh H Ni Mó s thu : 0101362623 T : 043.9611090 Fax : 043.9613143 Cụng ty TNHH c Nga c thnh lp vo ngy 15/2/2002 vi vn iu l ban u l 8 t ng Cụng ty TNHH c Nga thuc dng cụng ty TNHH mt thnh viờn Giỏm c cụng ty l ụng ng Vn c Cụng ty. .. kinh doanh vt liu huyn ụng Anh- H Ni S vn iu l ca cụng ty tớnh n 1/3/2010 lờn n 14 t ng 2.1.2 C cu t chc ca cụng ty TNHH c Nga Mang c thự ca cụng ty TNHH mt thnh viờn nờn c cõu t chc ca cụng ty TNHH c Nga khỏ gn nh C cu t chc ca cụng ty c t chc theo c cu trc tuyn chc nng Qua s c cu t chc ca cụng ty ta s thy rừ iu ny S c cu t chc cụng ty TNHH c Nga Nguyễn Ngọc Phơng 13 Lớp: QTDNA K9 Chuyên đề tốt... ng kinh doanh ca cụng ty TNHH c Nga 2.2.1 c im hot ng kinh doanh ca cụng ty Cụng ty TNHH c Nga ch yu kinh doanh trong lnh vc vt liu xõy dng Hot ng ch yu ca cụng ty l lm trung gian trong khõu phõn phi hng húa vt liu xõy dng Cụng ty nhp hng t cỏc nh mỏy cung cp ri phõn phi cho cỏc ca hng, i lớ kinh doanh vt liu xõy dng trong vựng v khu vc ng thi vi vic phõn phi hng húa thỡ cụng ty cng trc tip bỏn sn... ca cụng ty l cỏc ca hng, i lý kinh doanh vt liu xõy dng trong vựng T khi i vo hot ng kinh doanh thỡ doanh s cung ng vt liu ca cụng ty khụng ngng tng lờn Nguyễn Ngọc Phơng 18 Lớp: QTDNA K9 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị Bng 2.2: Tỡnh hỡnh cung ng sn phm ca cụng ty TNHH c Nga t nm 2007 n nm 2009 ( Ngun: Phũng kinh doanh cụng ty TNHH c Nga ) Trong nm 2007 tỡnh hỡnh hot ng kinh doanh ca cụng ty khỏ... nh hng khụng nh n chi phớ ca cụng ty Bt chp nhng bin ng ln v cỏc yu t u vo, cụng ty TNHH c Nga ó t mc li nhun 1,012.818 t ng, tng 40,02 % so vi nm 2008 v t mc li nhun xp x nm 2007 õy l mt s n lc ca ton th nhõn viờn trong cụng ty Bờn cnh s tng trng v doanh thu v li nhun, s lng nhõn viờn ca cụng ty TNHH c Nga ó ngy mt tng T nm 2007 n nm 2009, s lng nhõn viờn trong cụng ty liờn tc tng t 89 nhõn viờn lờn... nhm hon thin c cu t chc ti Cụng ty TNHH c Nga Mụ hỡnh qun lý hin tai ca cụng ty hin ó gn nh v tng i hiu qu Song do yờu cu ngy cng phỏt trin ca cụng ty thỡ nú s dn mt i tớnh phự hp Ra i c gn 10 nm nờn vic thay i c cu t chc ca cụng ty l vic khụng d mun lm c iu ny ũi hi phi tn kộm nhiu cụng sc v tin ca nhng khụng cú ngha l s duy trỡ mói vy T thc t nghiờn cu ti cụng ty TNHH c Nga tụi xin a ra mt s ý kin sau... ra th trng rng ln cho cụng ty * M rng i tỏc kinh doanh: Tỡm kim, kt hp, phỏt trin vi cỏc nh cung cp mi cho cụng ty giỳp cụng ty cú th m rng c mu mó sn phm, a dng húa c sn phm to ra nhng c hi cnh tranh vi cỏc i th ca cụng ty 2.4.4 M rng c cu t chc Xõy dng thờm phũng Marketing vo c cu t chc ca cụng ty Cú th núi õy l mt gii phỏp chin lc i vi cụng ty Do quy mụ ca cụng ty TNHH c Nga cũn nh do ú giỏm c l ngi... cụng ty TNHH c Nga hin vn cũn mt s tn ti cn khc phc Cỏc mt tn ti cn phi khc phc ca cụng ty nh : - Mt s cỏn b cha ch ng sỏng to trong cụng vic p dng cụng vic mt cỏch mỏy múc, cha cú s t phỏ v t duy - Cụng tỏc tip th, gii thiu hỡnh nh ca cụng ty cũn hn ch Cht lng tip th cũn cha cao - C cu t chc ca cụng ty vn cũn khim khuyt Cụng ty cha cú phũng marketing hot ng c lp - Cỏn b cụng nhõn viờn ca cụng ty cũn... chc ó cú li cho Cụng ty Qua thi gian Nguyễn Ngọc Phơng 28 Lớp: QTDNA K9 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị nghiờn cu ti Cụng ty TNHH c Nga tụi nhn thy c cu t chc cú nhng mt u v nhc im cn khc phc sau + u im C cu t chc ca cụng ty gn nh hot ng ng cú hiu qu C cu t chc cụng ty theo c cu t chc trc tuyn chc nng mt mụ hỡnh ang c s dng ph bin hin nay v ó phỏt huy hiu qu ti cụng ty Cụng ty rt chỳ trng hon thin... nh ca cụng ty t nm 2002 n nm 2009 Nguyễn Ngọc Phơng 22 Lớp: QTDNA K9 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Quản trị ( Ngun : Phũng k toỏn cụng ty TNHH c Nga ) Cỏc mỏy múc thit b ca cụng ty hin cú u l nhng thit b hin i sc phc v nhu cu ca cụng ty i ng xe trng ti ln Hyundai 8 tn cụng ty thng xuyờn dựng vn chuyn hng húa t cỏc nh cng cp xa v i ng xe ti nh hn dựng vn chuyn hng húa n cho khỏch hng Cụng ty cú c i . gọn nhẹ. Cơ cấu tổ chức của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty ta sẽ thấy rõ điều này. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Đức Nga NguyÔn. VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH ĐỨC NGA 2.1. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Đức Nga 2.1.1. Quá trình hình thành công ty Tên công ty: Công ty TNHH Đức Nga Trụ. lệ của công ty tính đến 1/3/2010 lên đến 14 tỷ đồng. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Đức Nga Mang đặc thù của công ty TNHH một thành viên nên cơ câu tổ chức của công ty TNHH Đức Nga khá