Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH công nghiệp maxsteel

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP MỤC LỤC Chương I: Cơ sở lý luận cấu tổ chức doanh nghiệp 1.1Các khái niệm cấu tổ chức doanh nghiệp 1.2 Các nội dung lý luận cấu tổ chức doanh nghiệp 1.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện cấu tổ chức 1.2.2.Yêu cầu với tổ chức máy quản lý 1.2.3.Các đặc trưng cấu tổ chức 1.2.4.Quá trình hoàn thiện cấu tổ chức .11 1.2.5 Một số mô hình cấu tổ chức doanh nghiệp .14 1.3.Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức 20 Chương II: Thực trạng việc hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH Công nghiệp Maxsteel 23 2.1 Giới thiệu chung công ty 23 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển doanh nghiệp 23 2.1.2 Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh 24 2.1.3 Các nguồn lực doanh nghiệp 24 2.2.3.Phân công nhiệm vụ cụ thể phòng ban 33 2.2.2.4.Phòng hành nhân .35 2.3.Phân tích mối quan hệ phòng ban chủ yếu công ty 35 -Với phòng tài chính-kế toán: Đề nghị phòng tài việc cấp phát lương, thưởng cho công nhân viên 37 -Với phòng quản lý sản xuất: Đào tạo nhân cho phòng kinh doanh càn thiết 37 -Với phận kế hoạch: Điều động nhân phù hợp với kế hoạch mà phận kế hoạch đưa 37 -Với phòng tài chính-kế toán: Đề nghị phòng tài việc cấp phát lương, thưởng cho công nhân viên 38 -Với phòng quản lý sản xuất: Đào tạo nhân cho phòng kinh doanh càn thiết 38 -Với phận kế hoạch: Điều động nhân phù hợp với kế hoạch mà phận kế hoạch đưa 38 SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Chương 3: Hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH Công nghiệp Maxsteel 39 3.2.Hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH Công nghiệp Maxsteel 40 3.2.1.Phương hướng nhằm hoàn thiện cấu tổ chức công ty .40 3.2.2.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức 40 LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp muốn tồn phát triển điều kiện cần thiết như: vốn kinh doanh, chiến lược kinh SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP doanh, lao động…đòi hỏi doanh nghiệp phải có cấu tổ chức phù hợp với quy mô tình hình sản xuất doanh nghiệp Nó điều kiện đủ để định thành công doanh nghiệp thương trường Do cấu tổ chức có vai trò ảnh hưởng lớn tới tồn doanh nghiệp nên thời gian thực tập công ty TNHH Công nghiệp Maxsteel, em chọn đề tài: “Hoàn thiện cấu tổ chức Công ty TNHH Công nghiệp Maxsteel” làm đề tài báo cáo thực tập Với mong muốn vận dụng kiến thức học để tìm hiểu đề biện pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy công ty Báo cáo thực tập em gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận cấu tổ chức Chương 2: Thực trạng tổ chức máy quản lý công ty Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty TNHH Công nghiệp Maxsteel Chương I: Cơ sở lý luận cấu tổ chức doanh nghiệp 1.1Các khái niệm cấu tổ chức doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm tổ chức SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Một tổ chức (organization) định nghĩa hai hay nhiều người làm việc, phối hợp với để đạt kết chung, chẳng hạn công ty may mặc, trạm xăng, cửa hàng bách hoá, hay siêu thị, vv… Trong đó, tổ chức (organize) trình đề liên hệ thức người tài nguyên để đến mục tiêu Theo giáo sư George P Huber Reuben R McDaniel, chức tổ chức phối hợp nỗ lực qua việc thiết lập cấu cách thực công việc tương quan với quyền hạn Nói cách khác, chức tổ chức tiến trình xếp công việc tương đồng thành nhóm, để giao phó cho khâu nhân có khả thi hành, đồng thời phân quyền cho khâu nhân tùy theo công việc giao phó Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa ‘hài hòa’, từ tổ chức nói lên quan điểm tổng quát “đó đem lại chất thích nghi với sống” Theo Chester I Barnard tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực hai hay nhiều người kết hợp với cách có ý thức Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell Heinz Weihrich công tác tổ chức “việc nhóm gộp hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, việc giao phó nhóm cho người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, việc tạo điều kiện cho liên kết ngang dọc cấu doanh nghiệp” Trong trình làm báo cáo em tiếp cận sử dụng lý thuyết tổ chức cấu tổ chức theo giảng Quản trị học trường Đại Học Hàng Hải: “ Tổ chức tiến trình thiết lập phận tổ chức bao gồm khâu (bộ phận chức năng), cấp (cao, trung gian, sở) để đảm nhiệm hoạt động cần thiết, xác lập mối quan hệ nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm phận Mục tiêu công tác tổ chức tạo môi trường nội thuận lợi cho SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP cá nhân, phận phát huy lực nhiệt tình mình, đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu chung tổ chức” 1.1.2 Khái niệm cấu tổ chức Có nhiều cách tiếp cận khác cấu tổ chức Có thể kể đến số quan niệm cấu tổ chức sau: Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) – Quản trị học – NXB Thống Kê Cơ cấu tổ chức xếp phận, đơn vị tổ chức thành thể thống với quan hệ nhiệm vụ quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên môi trường nội thuận lợi cho làm việc cá nhân, phận hướng tới hoàn thành mục tiêu chung tổ chức Theo PGS.TS Lê Văn Tâm PGS.TS Ngô Kim Thanh (2006) – Giáo trình quản trị doanh nghiệp – NXB Đại học Kinh tế quốc dân Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn hóa, giao trách nhiệm, quyền hạn bố trí theo cấp nhằm thực chức quản trị doanh nghiệp Theo Jame H.Donnelly Jr, Jame L.Gibson & Jone M.Ivancench (2001) – Quản trị học – NXB Thống Kê Cơ cấu tổ chức, tương tự phận thể sống tạo khuôn khổ diễn hoạt động sôi trình làm việc người Trên sở quan niệm khác nhau, từ phân tích tiếp cận với tư cách chức hoạt động quản lý, hiểu: “Cơ cấu tổ chức SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP xếp phận, đơn vị tổ chức thành thể thống với quan hệ nhiệm vụ quyền hạn nhằm tạo nên môi trường nội thuận lợi cho làm việc cá nhân, phận hướng tới hoàn thành mục tiêu chung” 1.2 Các nội dung lý luận cấu tổ chức doanh nghiệp 1.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện cấu tổ chức -Cơ cấu tổ chức thống giúp cho người lao động cán quản lý tổ chức hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ, chức tầm quan trọng tổ chức Đây vấn đề cần thiết mang tính chất doanh nghiệp hay tổ chức Vì yếu tố để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đóng góp khả người lao động, để có điều trước hết cần thiết người lao động phải hiểu rõ nhiệm vụ chức Ngoài ra, giúp cho cá nhân có ý thức công việc mà đảm nhận, trách nhiệm với việc xử lý cung cấp thông tin Khi chức năng, quyền hạn phân định rõ vấn đề khúc mắc doanh nghiệp ban lãnh đạo phát nhanh chóng Thông thường, loại cán quan trọng mà doanh nghiệp cần phải làm rõ chức năng, nhiệm vụ là: Cán lãnh đạo, cán chuyên gia nhân viên nghiệp vụ Trong đó, cán lãnh đạo có vị trí đặc biệt quan trọng hệ thống quản lý, người đứng đầu tổ chức, có quyền định chịu trách nhiệm định mình, đại biểu cho lợi ích tập thể người lao động mà họ lãnh đạo Hoạt động cán quản lý giải vấn đề chung bảo đảm cho phát triển hệ thống quản lý Cán huyên gia người có trình độ chuyên môn sâu lĩnh vực đó, tham gia hoạt động máy quản lý Họ có nhiệm vụ soạn thảo định quản lý chịu trách nhiệm mặt chuyên môn Các cán phải hiểu rõ vai trò thời đại họ có tầm quan trọng máy quản lý Nhân viên nghiệp vụ phận cáu thành đội ngũ cán quản lý cấp, khâu khác Họ SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP người tinh thông nghiệp vụ với nhiệm vụ chủ yếu hoạt động tác nghiệp chuẩn bị thông tin đầy đủ, xác cho chuyên gia lãnh đạo việc xây dựng định lựa chọn phương án tối ưu -Cơ cấu phù hợp giúp cho người tự nhận biết chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Từ nâng cao tinh thần học hỏi, nghiêm cứu làm tăng tính chuyên môn, lực Quyền hạn chất kết dính cấu tỏ chức, sợi dây liên kết phận với nhau, phương tiện mà nhờ nhóm hoạt động đặt huy nhà quản lý phối hợp đơn vị nâng cấp dần Nó công cụ để nhà quản lý thực quyền tự chủ tạo mối trường thuận lợi cho việc thực hiên người Trong tổ chức quyền hạn chia thành loại: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu quyền hạn chức Từ việc nhận biết quyền hạn làm cho tính chuyên môn tổ chức, doanh nghiệp phát huy mạnh mẽ Bản chất chuyên môn hóa công việc trọn vẹn không cá nhân làm mà chia nhiều bước, bước cá nhân riêng biệt đảm nhận Mỗi cá nhân chuyên phần toàn hoạt động vậy,chuyên môn hóa công việc cho phép tổ chức sử dụng lao động cách hiệu Làm giảm chi phí đào tạo, từ làm tăng suất lao động người lao động họ thành thạo tay nghề thực chuyên môn sâu số loại công việc Việc nâng cao lực chuyên môn hóa điều chắn, doanh nghiệp áp dụng áp dụng cần thiết phải phân tích kỹ công việc gây nên nhàm chán người lao động nhân viên Tuy nhiên, có thay đổi làm cho tổ chức biến đổi linh hoạt hoạt động cá nhân sau hoạt động phân tích công việc, dễ dàng đưa định cắt giảm hay tăng cường phận -Cơ cấu tổ chức điều kiện cần thiết để cá nhân phát huy cao độ sáng tạo khả thân lúc nhân viên có chức SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP nhiệm vụ khác nhau, có hợp tác, quan hệ chặt chẽ thân họ định công việc mà đưa Từ giúp cho nhân viên xử lý vấn đề cách động theo ý kiến thân để đưa vấn đề giải cách xác đường nhanh Sự sáng tạo công việc không giúp người lao động tiết kiệm thời gian mà làm giảm nhàm chán, căng thẳng người lao động công việc giúp cho họ muốn gắn bó với tổ chức, doanh nghiệp Một nguyên tắc để xây dựng cấu tổ chức máy dựa trình độ, lực cán nhân viên Việc chủ động bố trí giúp cho cá nhân làm công việc sở trường, lực họ, từ giúp cho việc phát huy tối đa lực thân 1.2.2.Yêu cầu với tổ chức máy quản lý Quá trình xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức cần phải đảm bảo thực yêu cầu sau: -Tính tối ưu: Phải đảm bảo khâu cấp quản lý thiết lập mối quan hệ hợp lý, mang tính động cao, sát phục vụ cho mục đích đề doanh nghiệp -Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo khả thích ứng linh hoạt với tình xảy hệ thống hệ thống -Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính xác thông tin xử lý hệ thống, nhờ đảm bảo phối hợp nhịp nhàng hoạt động nhiệm vụ tất hoạt động doanh nghiệp -Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức phải tổ chức cho chi phí bỏ trình xây dựng sử dụng thấp đạt hiệu cao -Tính bí mật: Việc tổ chức máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát hệ thống thông tin, thông tin không rò rỉ hình thức Điều định tồn phát triển doanh nghiệp SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 1.2.3.Các đặc trưng cấu tổ chức 1.2.3.1.Chuyên môn hóa công việc Chuyên môn hóa công việc mức đọ công việc tổ chức phân chia thành bước công việc nhiệm vụ khác thực người lao động khác Chuyên môn hóa công việc cho phép tổ chức sử dụng lao động cách có hiệu Tổ chức giảm chi phí đào tạo dễ dàng nhanh chóng tìm đào tạo người lao động thực nhiệm vụ cụ thể Mặt khác hiệu suất lao động nâng cao họ thành thạo tay nghề thực chuyên sâu số loại công việc Tuy nhiên, mức độ chuyên môn hóa công việc ảnh hưởng tới suất lao động, thỏa mãn công việc luân chuyển công việc Mức chuyên môn hóa cao dẫn tới suất lao động người lao động bị giảm xuống ảnh hưởng tới toàn hoạt động tổ chức Mặt khác, mức độ chuyên môn hóa cao dễ gây nhàm chán,căng thẳng cho người lao động, ảnh hưởng đến chất lượng công việc suất làm việc người lao động 1.2.3.2.Phân chia tổ chức thành phận mô hình tổ chức phận Cơ cấu tổ chức thể hình thức cấu tạo tổ chức, bao gồm phận mang tính độc lập tương đối thực hoạt động định Việc hình thành phận cấu phản ánh trình chuyên môn hóa hợp nhóm chức quản lý theo chiều ngang 2.3.3.Mối quan hệ quyền hạn tổ chức Quyền hạn quyền tự chủ trình định quyền đòi hỏi tuân thủ định gắn liền với vị trí quản lý định cấu tổ chức Có loại quyền hạn sau: -Quyền hạn trực tuyến -Quyền hạn tham mưu SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP -Quyền hạn chức Từ hình thành nên mô hình cấu tổ chức theo mối quan hệ quyền hạn 1.2.3.4.Cấp quản lý tầm quản lý Tầm quản lý số người phận mà nhà quản lý kiểm soát hiệu Tầm quản lý rộng cần cấp quản lý, tầm quản lý hẹp dẫn đến nhiều cấp Trong tổ chức mà hệ thống cấp quản lý lớn, phức tạp tạo nhiều khó khăn việc định việc tiếp nhận báo cáo thông tin làm nhiều thời gian, thông tin bị bóp méo Vì mà hoàn thiện cấu tổ chức người ta thường giảm số cấp quản lý đến mức định nâng tầm quản lý Muốn xác định tầm quản lý phù hợp phải tìm hiểu mối quan hệ sau: -Tầm quản lý trình độ cán quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch Năng lực cán quản lý cao tầm quản lý rộng ngược lại -Tầm quản lý rõ ràng việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn có quan hệ tỷ lệ thuận -Tính phức tạp hoạt động quản lý tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch -Trình độ ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh cấp với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận 1.2.3.5.Sự phân bổ quyền hạn cấp tổ chức “Tập trung xảy người quản lý cao nắm tất quyền định” “Phi tập trung xảy người quản lý cấp cao chấp thuận trao quyền định cho người quản lý thấp hơn” Nhìn chung xã hội đại ngày tổ chức ngày tăng tính phi tập trung Có hình thái phi tập trung: tham gia, phân quyền ủy quyền Phân quyền xu hướng phân tán quyền định cho cáp quản lý thấp hệ thống thức bậc Phân quyền tượng tất yếu tổ chức đạt tới quy SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 10 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trình độ Các phòng ban Sau đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp nghề Ban giám đốc 1 - - Phòng hành nhân - - Phòng quản lý sản xuất - - Phòng Tài kế toán - - Phòng quản lý xuất nhập - - - Bộ phận hàng vật dụng gia đình - - 64 Bộ phận dụng cụ thể thao - - 125 Tổng 10 189 2.2.3.Phân công nhiệm vụ cụ thể phòng ban 2.2.3.1.Phòng tài chính-kế toán Là phòng ban chuyên môn công ty, tham mưu giúp việc ban lãnh đạo, cụ thể giám đốc, thực chức chủ yếu quản lý nguồn vốn, phối hợp phòng ban khác theo đạo cấp *Phân công nhiệm vụ cụ thể phòng tài chính-kế toán STT Họ tên SV: Đỗ Thị Hồng Chức danh MSV: 47023 Trình độ chuyên môn Nhiệm vụ 33 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Kế toán tổng hợp, kế toán giá Trưởng phòng Đại học thành, nhân Nguyên Thị Thu Đào Hồng Ngọc Vũ Như Mai Kế toán viên Đại học Kế toán viên Cao đẳng Kế toán vật liệu Kế toán tiền lương, kế toán BHXH 2.2.3.2.Phòng quản lý xuất nhập Là phòng ban chuyên môn có chức tham mưu giúp ban lãnh đạo hoạt động xuất nhập công ty ngành hàng vật dụng gia đình hàng dụng cụ thể thao *Phân công nhiệm vụ cụ thể phòng quản lý xuất nhập STT Họ tên Chức danh Trình độ chuyên môn Nhiệm vụ Chịu trách nhiệm với giám Nguyên Văn Phong Trưởng phòng Đại học đốc hoạt động xuất nhập hàng công ty Phụ trách quản lý việc lập Đào Văn Nhân viên Mạnh Đại học kế hoạch xuất nhập hàng vật dụng gia đình Phụ trách quản lý việc lập Vũ Thu Nhân viên Phương Đại học kế hoạch xuất nhập hàng dụng cụ thể thao 2.2.2.3.Phòng quản lý sản xuất Tham mưu cấp vấn đề kế hoạch sản xuất *Phân công nhiệm vụ cụ thể phòng quản lý sản xuất STT Họ tên Nguyên Mạnh Quân SV: Đỗ Thị Hồng Chức danh Trình độ Trưởng phòng Đại học MSV: 47023 Nhiệm vụ Báo cáo giám đốc kế hoạch sản xuất 34 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lập kế hoạch sản xuất Mai Văn Nhân viên Mạnh Vũ Thúy Nhân viên Quỳnh Đại học Cao đẳng hàng vật dụng gia đình Lập kế hoạch sản xuất hàng dụng cụ thể thao 2.2.2.4.Phòng hành nhân *Phân công nhiệm vụ cụ thể phòng hành chính-nhân STT Họ tên Chức danh Trình độ Nhiệm vụ Quản lý công văn, hợp đồng công ty, nghiên cứu lên kế hoạch tuyển dụng nhân Đặng Thị Thu Hằng Trưởng phòng Đại học Vũ Thu Huế Nhân viên Đại học Đào tạo nhân Phạm Thanh Minh Nhân viên Cao đẳng Quản lý hồ sơ 2.3.Phân tích mối quan hệ phòng ban chủ yếu công ty *Giám đốc -Với phòng quản lý sản xuất: Giữ vai trò đầu mối quan hệ với khách hàng triển khai hợp đồng Cung cấp tiến độ thực công việc triển khai hợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt yêu cầu khách hàng Cung cấp thông tin lực sản xuất để phòng kinh doanh lến kế hoạch kinh doanh -Với phòng tài chính-kế toán: Tổ chức quản lý sử dụng vốn, tài sản công ty có hiệu -Với phòng quản lý xuất nhập khẩu: quản lý hoạt động xuất nhập khẩu, kiểm tra giấy tờ liên quan đến hoạt động xuất nhập -Với phòng hành nhân sự: Tuyển dụng bố trí, xếp lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh *Phòng quản lý sản xuất: SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 35 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP -Với giám đốc: Tham mưu cho giám đốc kế hoạch kinh doanh công ty -Với phận kế hoạch sản xuất: Nghiên cứu nhu cầu thị trường, ký kết hợp đồng bán hàng, sau phòng kế hoạch sản xuất lên kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu Phòng kinh doanh mua nguyên vật liệu nhập kho tổ chức cấp phát để sản xuất Phòng kế hoạch sản xuất tổ chức cho phân xưởng sản xuất, điều độ sản xuất sau giao cho phòng kinh doanh nhập kho thành phẩm cà phòng kinh doanh giao theo hóa đơn bán hàng ký kết -Với phòng tài chính-kế toán: Sau nhận nhu cầu nguyên vật liệu phòng kế hoạch sản xuất, phòng kinh doanh chủ động tìm kiếm nguồn thông tin sang phòng tài chính-kế toán nhận kinh phí để tổ chức mua bàn giao hóa đơn cho phòng tài Khi nhận thành phẩm, phòng kinh doanh tổ chức bán hàng, nhận tiền viết hóa đơn giao cho phòng tài *Phòng tài kế toán -Với giám đốc: Phòng tài chính-kế toán có chức tham mưu cho giám đốc công ty tổ chức, triển khai thực công tài kết toán, thông tin kinh tế hạch toán kinh tế toàn công ty -Với phòng quản lý sản xuất: Sau phòng quản lý sản xuất lên kế hoạch sản xuất kinh doanh chuyển cho phòng tài chính, phòng tài lên kế hoạch nguồn vốn huy động vốn, - -Với phòng nhân sự: Đề xuất phương án tiền lương, tiền thưởng khoản lương theo sản phẩm công ty; Tổng hợp lưu trữ tài liệu định mức tiền lương tổng hợp báo cáo tình hình lao động tiền lương toàn công ty theo yêu cầu lãnh đạo công ty *Phòng quản lý sản xuất: -Với giám đốc: Báo cáo tình hình thực kế hoạch cho giám đốc -Với phòng tài kế toán: Phòng kế hoạch hàng năm vào đạo cấp lập kế hoạch sản xuất kinh doanh chuyển cho phòng tài để xem xét, duyệt chuẩn bị vốn, có phương án huy động vốn cần thiết Ngoài ra, phòng SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 36 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP kế hoạch lên báo cáo thu chi hoạt động thuộc chức nhiệm vụ yêu cầu phòng tài xem xét cấp kinh phí, đông thời chuyển lại hóa đơn -Với phận kế hoạch: Hằng năm, vào đạo cấp trên, phận kế hoạch lên kế hoạch sản xuất kinh doanh yêu cầu phòng quản lý sản xuất mua nguyên vật liệu tổ chức tiêu thụ, đồng thời vào báo cáo tình hình thị trường, tình hình mua bán nguyên vật liệu, thành phẩm Phòng kế hoạch lên kế hoạch tiến hành sản xuất, đồng thời giao thành phẩm cho phòng kinh doanh nhập kho mang tiêu thụ *Phòng hành nhân -Bộ phận hành +Với giám đốc: giúp giám đốc công ty tổ chức thực công tác hành quản trị công ty +Với phòng tài chính-kế toán: Tổng hợp số tài liệu tài kế toán phục vụ công tác đạo sản xuất kinh doanh +Với phòng nhân sự: Quan hệ với phòng nhân để đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần cho công nhân viên +Với phòng kế hoạch: gửi văn đến cho phòng kế hoạch chủ trương công ty -Bộ phận nhân sự: -Với giám đốc: Tham mưu cho giám đốc kế hoạch tuyển dụng nhân -Với phòng tài chính-kế toán: Đề nghị phòng tài việc cấp phát lương, thưởng cho công nhân viên -Với phòng quản lý sản xuất: Đào tạo nhân cho phòng kinh doanh càn thiết -Với phận kế hoạch: Điều động nhân phù hợp với kế hoạch mà phận kế hoạch đưa SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 37 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP -Với phòng tài chính-kế toán: Đề nghị phòng tài việc cấp phát lương, thưởng cho công nhân viên -Với phòng quản lý sản xuất: Đào tạo nhân cho phòng kinh doanh càn thiết -Với phận kế hoạch: Điều động nhân phù hợp với kế hoạch mà phận kế hoạch đưa SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 38 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Chương 3: Hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH Công nghiệp Maxsteel 3.1.Phân tích ưu nhược điểm cấu tổ chức công ty Hiện nay, cấu tổ chức công ty theo mô hình trực tuyến chức 3.1.1.Ưu điểm: -Việc áp dụng cấu có ưu điểm thực nghiêm chế độ thủ trưởng, cấp có cấp trên, mệnh lệnh công ty thi hành nhanh chóng -Giám đốc giúp đỡ tích cực phòng ban định kinh doanh nên công việc tiến triển hơn, mệnh lện từ giám đốc thực nhanh chóng có hiệu -Việc định tập trung hơn, việc nhóm hoạt động chuyên môn hóa theo chức cho phép sử dụng phát huy hiệu tài chuyên môn quản lý -Việc đào tạo huấn luyện nhân trở lên đơn giản nhân viên thực chức nhiệm vụ riêng phòng ban -Vận dụng khả năng, trình độ chuyên môn cán quản lý nên giảm bớt gánh nặng cho giám đốc 3.1.2 Nhược điểm: -Với cấu trúc này, lãnh đạo công ty phải giải thường xuyên mối quan hệ phận trực tuyến với phận chức Hoạt động phận khác lại có mối liên hệ thường xuyên, phụ thuộc lẫn - Gây lãng phí thời gian làm cho lãnh đạo không tập trung giải vấn đề mang tính chiến lược Do phòng ban chức có chuyên môn khác nên tạo khó khăn cho việc hợp tác thông tin phận chức SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 39 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP -Do chức phận khác nên có tiêu chuẩn chung cho chức năng, tiêu chuẩn đánh giá chung dẫn tới khó khăn việc đánh giá đóng góp phận chức vào thành công ty -Một số cán công nhân viên chưa thực đáp ứng yêu cầu công việc dẫn đến phối hợp phòng ban không nhịp nhàng, số cán phải đảm nhận nhiều công việc -Việc trao đổi thông tin cá phòng ban chức bị hạn chế không tạo thống khó quy kết trách nhiệm có cố xảy 3.2.Hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH Công nghiệp Maxsteel 3.2.1.Phương hướng nhằm hoàn thiện cấu tổ chức công ty Cơ cấu tổ chức máy gọn nhẹ đóng góp vào thành công công ty thời gian qua Tuy nhiên, để công ty hoạt động tốt hơn, phát huy ưu để đứng vững điều kiện cạnh tranh công việc hoàn thiện máy cần thiết Nhưng để đạt hiệu theo em máy hoàn thiện phải đảm bảo số mục tiêu sau: -Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ vị trí lãnh đạo phòng ban -Bố trí xếp phân công công việc cách hợp lý khoa học nhằm tiết kiệm thời gian phát huy lực cán -Tổ chức máy phải gọn phải đảm bảo hoạt động tổ chức 3.2.2.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức 3.2.2.1.Chiến lược công ty thời gian tới: -Mở rộng quy mô sản xuất -Chuyên sâu thêm số lĩnh vực SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 40 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP -Tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có để phát triển sản xuất 3.2.2.2.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cấu tổ chức -Sắp xếp bố trí lại phòng ban chức Nhìn chung máy quản lý công ty xếp gọn nhẹ, nhiên phòng quản lý sản xuất công ty kiêm nhiều chức Hiện nay, công ty chưa có phòng riêng biệt đảm nhiệm công tác marketing Các hoạt động marketing chủ yếu phối hợp phòng ban chức với ban giám đốc xúc tiến lên kế hoạch thực Công tác nghiên cứu thị trường nội địa phòng quản lý sản xuất, phòng quản lý xuất nhập nghiên cứu thị trường quốc tế Các nhiệm vụ marketing bị phân tán làm giảm tính chuyên môn hóa cấu trúc tổ chức, hiệu công việc không cao Mặt khác làm cho việc tổng hợp xử lý thông tin gặp nhiều khó khăn thông tin phòng ban cần có thời gian tập hợp xử lý Sự thiếu chuyên môn hóa làm giảm hiệu công việc Do vậy, việc cần thiết phải giảm gánh nặng cho phận Việc làm thực cách thêm phòng marketing Nếu thêm phòng tạo số lợi cho doanh nghiệp: -Giúp doanh nghiệp hoạch định chiến lược kinh doanh dựa vào nghiên cứu thị trường -Phòng Mar giúp mở rộng thị trường để khẳng định phát triển vị trí -Qua việc phân tích thị trường, qua hoạt động quảng cáo, xúc tiến bán hàng, phòng Mar giúp cho trình tiêu thụ sản phẩm, kiểm soát giá cả, tạo khách hàng cho doanh nghiệp, từ nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Công ty xây dựng phòng marketing sau: SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 41 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trưởng phòng Marketing Nhân viên nghiên cứu thị trường Nhân viên hoạch định kế hoạch Nhân viên quảng cáo, quan hệ công chúng Mọi thành viên phòng phải người có kiến thức chuyên ngành marketing, đào tạo bản, phải người động, nhiệt tình, nắm bắt hội thị trường,… Thành viên phòng Marketing tuyển dụng bên từ phòng ban công ty, trước công việc marketing phòng ban khác thực hiện, họ có kinh nghiệm Như vậy, công ty cần xếp lại nhân lực phòng ban để tận dụng nhân lực Cơ chế hoạt động phòng marketing Phòng marketing có vai trò cầu nối thị trường công ty Phòng Marketing nới nghiên cứu thị trường, thay đổi yếu tố môi trường kinh doanh, từ cung cấp thông tin cho công ty với phân chức nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường Trưởng phòng Marketing có trách nhiệm quản lý hoạt động phòng, giao công việc quyền hạn cho cá nhân, phận Các nhân viên, phận có trách nhiệm thực báo cáo trực tiếp với trưởng phòng Trưởng phòng Marketing với nhân viên phòng thực kế hoạch marketing, tập hợp kết nghiên cứu trình lên giám đốc SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 42 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Phòng Marketing có nhiệm vụ hoạch định chương trình Marketing, lên kế hoạch cho chiến lược marketing cho công ty SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 43 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Giám đốc LO,SHIH-TIEN Phó giám đốc Phòng hành nhân Bộ phận hành SV: Đỗ Thị Hồng Phòng quản lý xuất nhập Bộ phận nhân Bộ phận hàng vật dụng gia đình MSV: 47023 Bộ phận dụng cụ thể thao Phòng tài kế toán Bộ phận kế hoạch Bộ phận kế toán Phòng quản lý sản xuất Bộ phận hàng vật dụng gia đình Phòng Marketing Bộ phận dụng cụ thể thao 44 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 3.2.3.Nâng cao hiệu hoạt động phòng ban chức Hiệu phòng ban phụ thuộc lớn lực cán quản lý, điều kiện làm việc mối quan hệ phòng ban Do vậy, công ty phải quan tâm đến vấn đề -Bồi dưỡng lực nâng cao trình độ cho người quản lý Con người yếu tố có tính chất định đến hiệu sản xuất kinh doanh, điều quan tâm nhà quản trị phải tạo đội ngũ nhà quản lý giỏi Cán có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững giả công việc cách nhanh chóng Hiện tại, công ty tồn số lao động quản lý có trình độ hạn chế, khả đáp ứng yêu cầu công việc chưa cao, số người làm không ngành nghề đào tạo Do công ty cần mở lớp bồi dưỡng, đạo tạo thêm trình độ chuyên môn Để có đội ngũ lao động vững mạnh, từ công tác tuyển dụng coog ty cần thực sát với nhu cầu thực tế, tuyển chọn người có chuyên môn phù hợp với công việc Ngoài ra, công ty cần loại bỏ cán có trình độ yếu không đáp ứng yêu cầu công việc Ngoại ngữ phương tiện cần thiết để giao tiếp nghiên cứu liệu Vì công ty nên khuyến khích cán học ngoại ngữ giờ, mở lớp ngoại ngữ công ty -Mối quan hệ công tác phòng ban Để máy quản lý hoạt động nhịp nhàng mối quan hệ phòng ban phải tốt Muốn vậy, phòng ban phải ý hoàn thành tốt nhiệm vụ 3.2.4.Chế độ ngộ cải thiện điều kiện làm việc *Tăng thu nhập cho cán công nhân viên -Thu nhập cán nhân viên công ty so với mặt chung tương đối cao so với mức tăng doanh thu công ty chưa thật xứng đáng Do vậy, thời gian tới công ty cần thiết phải tăng thu nhập cho cán công nhân viên *Tiền thưởng SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 45 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP -Thưởng theo mức độ hoàn thành công việc kết kinh doanh công ty -Thưởng cho công nhân có ý thức kỷ luật cao, hoàn tốt công việc KẾT LUẬN SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 46 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Trong chế thị trường có cạnh tranh gay gắt hện nay, doanh nghiệp cố gằng làm ăn hiệu phát huy tối đa ưu thị trường Việc có ý nghĩa không nhỏ phận tổ chức quản lý Quản lý tốt giúp cho trình sản xuất kinh doanh diễn liên tục đạt hiệu cao Bất kỳ doanh nghiệp cần quan tâm đến đội ngũ quản lý Trong thời gian thực tập công ty TNHH Công nghiệp Maxsteel, em thấy công tác nghiên cứu hoàn thiện cấu tổ chức công ty quan tâm, cố gắng thực đạt kết khả quan Do thời gian có hạn phạm vi hiểu biết hạn chế nên đề tài em sai sót Em mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô để đề tai hoàn thiện Em xin cảm ơn thầy Đỗ Thanh Tùng nhiệt tình hướng dẫn em hoàn thành đề tài SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 47 [...]... TỐT NGHIỆP Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xem xét đến đội ngũ công nhân viên Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình quản lý mở Chương II: Thực trạng về việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH Công nghiệp Maxsteel 2.1 Giới thiệu chung về công ty 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển doanh nghiệp Công ty TNHH Công nghiệp Maxsteel là một công ty thuộc khu công nghiệp. .. 1.2.4.Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức được thực hiện thông qua các bước sau: 1.2.4.1.Nghiên cứu, đánh giá chiến lược SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 11 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong cơ sở phân tích *Mối quan hệ giữa chiến lược với cơ cấu tổ chức Chiến lược Cơ cấu tổ chức Kinh doanh đơn ngành nghề Chức năng Đa dạng... thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp -Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong cơ sở phân tích: Các cơ hội và sự đe dọa của môi trường và những điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức trong đó có cơ cấu đang tồn tại Ngược lại, là công cụ để... hình cơ cấu này chỉ có thể áp dụng cho các doanh nghiệp rất nhỏ, tính chất kinh doanh đơn giản, chẳng hạn các doanh nghiệp tư nhân một chủ, kinh doanh đơn mặt hàng, các cửa hàng nhỏ,… 1.2.5.2.Mô hình tổ chức theo chức năng Tổng giám đốc Marketing Kỹ thuật Công ty A Sản xuất Công ty B Tài chính Nhân sự Công ty C Cơ cấu tổ chức kiểu chức năng là kiểu cơ cấu mà các nhà quản trị tại các phòng ban chức. .. tạp của công nghệ mà tổ chức hay doanh nghiệp sử dụng có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Ví dụ, các tổ chức chú trọng đến công nghệ cao thường có tầm quản lý thấp Cơ cấu phải được bố trí sao cho tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ Đáng tiếc là cơ cấu tổ chức thường đi sau nhu cầu công nghệ, gây ra sự chậm trễ trong việc khai thác đầy đủ công nghệ... dụng cụ thể thao 26 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị của công ty dựa trên mô hình cơ cấu trực tuyếnchức năng Khi sử dụng mô hình cơ cấu tổ chức này, công ty đã tận dụng được mức độ tập trung hóa trong tổ chức Mọi quyền lực quản lý tập trung vào giám đốc * Nhiệm vụ của từng phòng ban: -Giám đốc: +Chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, chăm lo đời sống cán bộ nhân... +Cơ cấu tổ chức mới, thích hợp hơn được đề xuất và triển khai +Đạt được thành tích mong đợi Tuy sự thay đổi về chiến lược không bao giờ cũng bắt buộc phải có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức nhưng các nghiên cứu nói chung ủng hộ ý tưởng rằng cơ cấu tổ chức phải đi theo chiến lược -Nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp -Qui mô doanh nghiệp Quy mô của tổ chức chỉ phạm vi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. .. Cơ cấu tổ chức đó có ảnh hưởng như thế nào đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nếu cơ cấu tổ chức mang tính quyết định đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì cần có một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, ổn định, phù hợp với tính chất ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Phân tích các đặc trưng cơ bản của cơ. .. hoạt động dọc theo dây chuyền Chức năng với các trung tâm lợi ích-chi sản xuất phí Đa dạng hóa các ngành nghề có mối Đơn vị quan hệ rất chặt chẽ Đa dạng hóa các ngành nghề có mối Cơ cấu hỗn hợp quan hệ không chặt chẽ Đa dạng hóa các hoạt động độc lập Công ty mẹ nắm giữ cổ phần 1.2.4.2.Đánh giá cơ cấu tổ chức Xem xét mô hình cơ cấu tổ chức đang áp dụng là mô hình cơ cấu tổ chức theo kiểu nào, nó có những... Phúc Khánh thành phố Thái Bình Công ty được cấp giấy chứng nhận đầu tư ngày 1/2/2008 với nội dung như sau: - Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP MAXSTEEL - Tên tiếng Anh viết tắt: MAXSTELL CO.,LTD - Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, 100% vốn nước ngoài SV: Đỗ Thị Hồng MSV: 47023 23 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP - Địa chỉ trụ sở chính: Lô D6, D7 khu công nghiệp Phúc Khánh - Năm thành