Những kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Phát hành Báo chí Trung ương.

Năm 2006 là năm đầu tiên thực hiện nghị quyết đại hội Đảng lần thứ X, năm đầu thực hiện kế hoạch 5 năm giai đoạn 2006-2010; là năm Hiệp định Thương mại Việt Mỹ sẽ đi vào thực hiện và Việt Nam phấn đấu ra nhập Tổ chức Thương mại thế giới WTO. Năm 2006 cũng là năm Tổng Công ty Bưu chính-Viễn thông Việt Nam chuyển sang hoạt động theo mô hình Tập đoàn Bưu chính-Viễn thông Việt Nam. Như vậy, môi trường kinh doanh, môi trường pháp lý sẽ có nhiều nhân tố mới: sức ép giảm giá quốc tế, xu hướng giảm cước các dịch vụ Bưu chính, Viễn thông. Việc mở rộng thị trường và thu hút khách hàng của các doanh nghiệp Bưu chính, Viễn thông sẽ diễn ra nhanh hơn, mạnh hơn trong sự cạnh tranh gay gắt, quyết liệt, tác động đến tình hình sản xuất, kinh doanh của Tổng Công ty Bưu chính-Viễn thông nói chung cũng như của Công ty Phát hành báo chí Trung ương nói riêng. Là một đơn vị trung tâm đầu mối của ngành Bưu chính trong công tác phát hành báo chí, Công ty Phát hành báo chí Trung ương luôn nhận thức rõ vai trò và trách nhiệm to lớn của mình. Do đó, những người làm công tác phát hành báo chí luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm và không ngừng trau dồi kiến thức để đáp ứng những yêu cầu trong tình hình mới. Trong bối cảnh Tập đoàn Bưu chính-Viễn thông Việt Nam đi vào hoạt động, Công ty Phát hành Báo chí Trung ương sẽ có vai trò là chủ dịch vụ phát hành báo chí. Với nhiều cơ hội và thách thức trong quá trình phát triển, Công ty Phát hành báo chí Trung ương cần kiện toàn lại cơ cấu bộ máy tổ chức. Muốn phát triển ngày càng lớn mạnh, Công ty phải có bộ máy tổ chức có trình độ, cơ cấu gọn nhẹ, mềm dẻo, linh hoạt để phù hợp với điều kiện hội nhập. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Phát hành Báo chí Trung ương, qua nghiên cứu thực tế hoạt động sản xuất và bộ máy tổ chức của Công ty, em xin mạnh dạn chọn đề tài chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình là “ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Phát hành Báo chí Trung ương” . Bố cục bài viết gồm 3 phần, mỗi phần là một chương và được trình bày như sau: Chương I: Lý luận chung về cơ cấu tổ chức. Chương II: Thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty Phát hành Báo chí Trung ương. Chương III: Những kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Phát hành Báo chí Trung ương. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã nhận được sự giúp đỡ của cô giáo Th.S Nguyễn Thị Lệ Thuý, Ban Giám Đốc Công ty, phòng Tổ chức-Nhân sự-Hành chính và các cô chú, anh chị trong Công ty.

Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp MỤC LỤC Lời mở đầu ………………………………………… .3 Chương I : Lý luận chung về cơ cấu tổ chức………………………… ……5 I.Cơ cấu tổ chức…………………………………………………… .5 1. Khái niệm………………………………………………………… 5 2. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức………………………….5 2.1. Chuyên môn hoá công việc…………………………………….5 2.2. Mô hình tổ chức theo phương thức hình thành các bộ phận… .6 2.2.1. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng………… …6 2.2.2. Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm…………… .8 2.2.3. Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư……………….…9 2.2.4. Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng 10 2.2.5. Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược…….11 2.2.6. Mô hình tổ chức bộ phận theo quá trình…………… 21 2.2.7 Mô hình tổ chức bộ phận theo các dịch vụ hỗ trợ……21. 2.2.8. Mô hình tổ chức ma trận………………………… …22 2.3. Thuộc tính về mối quan hệ quyền hạn ………………………. 24 2.4. Thuộc tính về cấp quản lý và tầm quản lý…………………….26 2.4.1. Cấp quản lý và tầm quản lý……………………….….26 2.4.2. Các mô hình tổ chức xét theo số cấp quản lý……… .27 2.5. Tập trung và phân quyền trong quản lý tổ chức………………29 2.6. Sự phối hợp các bộ phận …………………………………… 29 II. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức………………………… .30 1. Chiến lược……………………………………………………… .30 2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức……………………………………………………………………… .30 3. Công nghệ……………………………………………………… .31 Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp 4. Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực…31 5. Môi trường……………………………………………………… 31 Chương II: Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Phát hành báo chí Trung ương……………………………………………………………………… .32 I. Giới thiệu tổng quan về Công ty…………………………………… .32 1. Tên Công ty……………………………………………………….31 2. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh………………………………… 32 3. Tiềm năng về vốn, lao động…………………………………… .33 4. Quá trình hình thành và phát triển…………………………… 36 5. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty…………………………… 37 6. Cơ cấu tổ chức……………………………………………………42 II. Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Phát hành báo chí Trung ương……………………………………………………………………… .49 1. Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty…………………49 2. Ưu điểm và nhược điểm của mô hình tổ chức. Nguyên nhân…….60 2.1. Ưu điểm…………………………………………………………60 2.2. Nhược điểm và nguyên nhân………………………………… .63 Chương III: Những kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Phát hành Báo chí trung ương………………………………… .65 1. Quan điểm hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty trong thời gian tới…………………………………………………………………… 65 2. Kiến nghị nhằm hoàn thiện mô hình tổ chức của Công ty Phát hành Báo chí Trung ương…………………………………………………….….66 Kết luận……………………………………………………….….……85 Tài liệu tham khảo…………………………… ……………….….… 86 Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp LỜI MỞ ĐẦU Năm 2006 là năm đầu tiên thực hiện nghị quyết đại hội Đảng lần thứ X, năm đầu thực hiện kế hoạch 5 năm giai đoạn 2006-2010; là năm Hiệp định Thương mại Việt Mỹ sẽ đi vào thực hiện và Việt Nam phấn đấu ra nhập Tổ chức Thương mại thế giới WTO. Năm 2006 cũng là năm Tổng Công ty Bưu chính-Viễn thông Việt Nam chuyển sang hoạt động theo mô hình Tập đoàn Bưu chính-Viễn thông Việt Nam. Như vậy, môi trường kinh doanh, môi trường pháp lý sẽ có nhiều nhân tố mới: sức ép giảm giá quốc tế, xu hướng giảm cước các dịch vụ Bưu chính, Viễn thông. Việc mở rộng thị trường và thu hút khách hàng của các doanh nghiệp Bưu chính, Viễn thông sẽ diễn ra nhanh hơn, mạnh hơn trong sự cạnh tranh gay gắt, quyết liệt, tác động đến tình hình sản xuất, kinh doanh của Tổng Công ty Bưu chính-Viễn thông nói chung cũng như của Công ty Phát hành báo chí Trung ương nói riêng. Là một đơn vị trung tâm đầu mối của ngành Bưu chính trong công tác phát hành báo chí, Công ty Phát hành báo chí Trung ương luôn nhận thức rõ vai trò và trách nhiệm to lớn của mình. Do đó, những người làm công tác phát hành báo chí luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm và không ngừng trau dồi kiến thức để đáp ứng những yêu cầu trong tình hình mới. Trong bối cảnh Tập đoàn Bưu chính-Viễn thông Việt Nam đi vào hoạt động, Công ty Phát hành Báo chí Trung ương sẽ có vai trò là chủ dịch vụ phát hành báo chí. Với nhiều cơ hội và thách thức trong quá trình phát triển, Công ty Phát hành báo chí Trung ương cần kiện toàn lại cơ cấu bộ máy tổ chức. Muốn phát triển ngày càng lớn mạnh, Công ty phải có bộ máy tổ chức có trình độ, cơ cấu gọn nhẹ, mềm dẻo, linh hoạt để phù hợp với điều kiện hội nhập. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp Sau một thời gian thực tập tại Công ty Phát hành Báo chí Trung ương, qua nghiên cứu thực tế hoạt động sản xuất và bộ máy tổ chức của Công ty, em xin mạnh dạn chọn đề tài chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình là “ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Phát hành Báo chí Trung ương” . Bố cục bài viết gồm 3 phần, mỗi phần là một chương và được trình bày như sau: Chương I: Lý luận chung về cơ cấu tổ chức. Chương II: Thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty Phát hành Báo chí Trung ương. Chương III: Những kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Phát hành Báo chí Trung ương. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã nhận được sự giúp đỡ của cô giáo Th.S Nguyễn Thị Lệ Thuý, Ban Giám Đốc Công ty, phòng Tổ chức-Nhân sự-Hành chính và các cô chú, anh chị trong Công ty. Em xin chân thành cảm ơn! Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC. I. Cơ cấu tổ chức. 1. Khái niệm. Cơ cấu tổ chức chính thức là tổng hợp các bộ phận ( đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới các mục tiêu đã xác định. 1 Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức phân công hoạt động của tổ chức giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Cơ cấu tổ chức còn thể hiện mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận, phân hệ của tổ chức và tương quan giữa các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. 2. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức. Khi xem xét một tổ chức thì các yếu tố cơ bản thường được quan tâm và đề cấp đến bao gồm: (1) chuyên môn hoá công việc, (2) phân chia tổ chức theo phương thức hình thành các bộ phận, (3) thuộc tính về mối quan hệ quyền hạn, (4) thuộc tính về cấp quản lý và tầm quản lý, (5) tập trung và phân quyền trong quản lý, và (6) sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ của cơ cấu. Sau đây chúng ta sẽ đi vào xem xét cụ thể từng yếu tố thuộc tính cơ bản của tổ chức. 2.1. Chuyên môn hoá công việc. Chuyên môn hoá sẽ phân chia công việc ra thành nhiều việc nhỏ, đơn giản, độc lập, nhờ vậy mà mỗi người sẽ dễ dàng chọn cho mình một công 1 TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 7. Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp việc phù hợp để thực hiện và nhờ đó năng suất lao động được tăng lên rõ rệt. Bên cạnh đó, chuyên môn hoá cũng có những nhược điểm, đó là sự nhàm chán của người lao động đối với những công việc nhỏ lẻ, tách rời nhau, sự đối địch giữa người lao động. 2.2. Phân chia tổ chức theo phương thức hình thành các bộ phận. Các bộ phận trong tổ chức thường mang tính độc lập tương đối, mỗi bộ phận thực hiện những hoạt động nhất định. Cơ cấu của tổ chức thể hiện cách thức hợp nhóm tạo nên các bộ phận, phản ánh quá trình chuyên môn hoá và quản lý tổ chức theo chiều ngang. Việc hợp nhóm các hoạt động tạo điều kiện cho việc mở rộng số thuộc cấp có thể quản lý và mở rộng hoạt động tổ chức. Trên thực tế, các bộ phận trong tổ chức được hình thành dựa trên những tiêu chí khác nhau, tạo ra các mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, cụ thể là: (1) mô hình tổ chức đơn giản, (2) mô hình tổ chức theo chức năng, (3) mô hình tổ chức theo sản phẩm, (4) mô hình tổ chức theo khách hàng, (5) mô hình tổ chức theo địa dư, (6) mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược, (7) mô hình tổ chức theo quá trình, (8) mô hình tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ, và (9) mô hình tổ chức ma trận. Sau đây, chúng ta sẽ xem xét cụ thể các mô hình tổ chức trên để thấy được đặc điểm của các mô hình và ưu nhược điểm của chúng. 2.2.1. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng. Cơ sở của mô hình là các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng (như marketing, R&D, sản xuất, tài chính, quản lý nguồn nhân lực…) được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng được sử dụng khá phổ biến và rộng rãi trong một giai Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng Ưu điểm của mô hình này là: (1) Đối với các công việc có tính lặp đi lặp lại hàng ngày thì mô hình này có hiệu quả rất cao, (2) đơn giản hoá việc đào tạo, (3) việc kiểm tra của cấp cao rất thuận lợi. Giám đốc Trưởng phòng Marketing Trưởng phòng kỹ thuật Trưởng phòng sản xuất Trưởng phòng kế toán Nghiên cứu thị trường Lập kế hoạch Mar Quảng cáo Quản lý bán hàng Bán hàng LKH sản xuất Dụng cụ Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Phân xưởng 3 Trưởng phòng nhân sự Trợ lý giám đốc Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp Nhược điểm của mô hình là: (1) thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng, (2) đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất, (3) chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ quản lý, 2.2.2. Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm. Cơ sở của mô hình là các hoạt động gắn liền với một nhóm sản phẩm và tuyến sản phẩm thì được hợp nhóm vào một bộ phận để thực hiện. Mô hình tổ chức loại này có vai trò quan trọng và ngày càng gia tăng trong các tổ chức quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ. Mô hình hợp nhóm bộ phận theo sản phẩm ở một Cty hoá mỹ phẩm Ưu điểm của mô hình này là: (1) lợi ích của khách hàng được chú ý nhiều hơn, (2) các phòng ban có sự phối hợp tốt hơn để đạt được mục tiêu chung, (3) các cán bộ quản lý có điều kiện phát triển. Giám đốc Phó GĐ Mar Phó GĐ nhân sự Phó GĐ sản xuất Phó GĐ Tài chính Trưởng phòng phụ trách Mỹ phẩm Trưởng phòng phụ trách dược phẩm Trưởng phòng phụ trách hoá chất Sản xuất Bán hàng Sản xuất Bán hàng Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp Nhược điểm của mô hình này là: (1) yêu cầu về chất lượng cán bộ quản lý chung tăng lên, (2) dễ dẫn đến sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến, (3) việc kiểm tra của cán bộ cấp trên gặp nhiều khó khăn. 2.2.3. Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư. Cơ sở của mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư là việc hành thành bộ phận dựa vào lãnh thổ, các hoạt động trong một khu vực hay địa dư nhất định được hợp nhóm và giao cho một người quản lý, phương thức này khá phổ biến ở các tổ chức hoạt động trên phạm vi địa lý rộng. Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư được sử dụng khi cần tiến hành các hoạt động giống nhau ở các khu vực địa lý khác nhau. Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư. Ưu điểm của mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư là: (1) hướng hoạt động vào các thị trường cụ thể, (2) chú ý các vấn đề địa phương, (3) tận dụng được các nguồn lực của địa phương. Tổng Giám đốc Phó TGĐ Mar Phó TGĐ nhân sự Phó TGĐ Tài chính Giám đốc khu vực châu Á Giám đốc khu vực Châu Âu Giám đốc khu vực Châu Mỹ Kỹ thuật Sản xuất Nhân sự Kế toán Bán hàng Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp Nhược điểm của mô hình là: (1) các hoạt động giống nhau trên diện rộng khó được duy trì, (2) đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản lý, (3) công việc dễ bị trùng lắp, (4) việc ra quyết định trên diện rộng và kiểm tra khó thực hiện 2.2.4. Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng. Cơ sở của mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng dựa vào những nhu cầu mang đặc trưng riêng của khách hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ. Mô hình tổ chức bộ phận theo khách hàng ở một Cty thương mại. Mô hình tổ chức bộ phận theo khách hàng ít được sử dụng như một mô hình duy nhất hoặc như một dạng cơ cấu tổ chức chính mà nó thường được sử dụng như một mô hình hỗ trợ bổ sung và kết hợp với các mô hình khác. Ưu điểm của mô hình tổ chức theo khách hàng: (1) tăng khả năng hiểu biết về khách hàng, (2) chú ý hơn tới lợi ích của khách hàng, (3) tạo niềm tin đối với khách hàng. Tổng Giám đốc Phó TGĐ sản xuất Phó TGĐ kinh doanh Phó TGĐ nhân sự Thị trường nội địa Thị trưòng Châu Âu Thị trường Hoa kỳ . Chương I: Lý luận chung về cơ cấu tổ chức. Chương II: Thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty Phát hành Báo chí Trung ương. Chương III: Những kiến nghị nhằm. hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Phát hành Báo chí trung ương ……………………………….....65 1. Quan điểm hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty trong thời