II. Thực trạng cơ cấu tổ chức của Cụng ty Phỏt hành bỏo chớ Trung
2. Ưu điểm và nhược điểm của mụ hỡnh tổ chức Nguyờn nhõn
2.1. Ưu điểm:
2.1.1. Việc chuyờn mụn hoỏ cụng việc tại cụng ty làm cho khối lượng cụng việc được giải quyết nhanh chúng, lưu thoỏt, lượng bỏo thừa, thiếu, lạc hướng tỳi, gúi, mất tỳi, gúi giảm đi rừ rệt.
Chỉ tiờu chất lượng về độ chớnh xỏc.16 TT Chỉ tiờu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 1 Bỏo thừa 205 217 172 184 136 2 Bỏo thiếu 3015 2933 2751 2068 2027
3 Lạc hướng tỳi, gúi 34 27 31 22 19
4 Mất tỳi, gúi 7 8 3 1 0 Qua bảng trờn cú thể nhận thấy, sai sút trong quỏ trỡnh khai thỏc và vận chuyển bỏo của Cụng ty ngày càng giảm một cỏch rất khả quan, điều này thể hiện trỡnh độ tay nghề của người lao động tăng lờn rừ rệt, ý thức trỏch nhiệm đối với cụng việc được cải thiện.
2.1.2. Mụ hỡnh tổ chức của Cụng ty là mụ hỡnh tổ chức bộ phận theo chức năng kết hợp với mụ hỡnh tổ chức theo địa dư, rất phự hợp với đặc thự cụng việc của cụng ty.
Đặc thự của bỏo chớ là phải được đọc trong ngày để đảm bảo tớnh thời sự của tờ bỏo, mặt khỏc mạng lưới phõn phối của Cụng ty là tất cả 64 tỉnh thành trong cả nước, một phạm vi rộng lớn, từ đú đũi hỏi Cụng ty phải lựa chọn thờm một mụ hỡnh tổ chức bờn cạnh mụ hỡnh tổ chức theo chức năng, đú là mụ hỡnh tổ chức theo địa dư.
Sự kết hợp của hai loại mụ hỡnh tổ chức giỳp phỏt huy được ưu điểm của mỗi loại mụ hỡnh. Đú là sự quản lý chặt chẽ, thống nhất của mụ hỡnh theo chức năng và sự đỏp ứng nhanh chúng đũi hỏi của thị trường của mụ hỡnh tổ chức theo địa dư.
2.1.3. Mối quan hệ trong Cụng ty là mối quan hệ trực tuyến - chức năng. Ưu điểm là vẫn giữ vững chế độ một thủ trưởng, tạo ra sự tập trung cao trong điều hành. Mặt khỏc, do sử dụng cả tham mưu nờn cú được cỏc ý kiến đúng gúp từ cỏc trưởng phũng chức năng, họ cú kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động của mỡnh nờn cỏc ý kiến họ đưa ra cú tớnh thực tiễn và khả thi cao. Đồng thời, cỏc trưởng phũng này vẫn cú quyền ra quyết định đối với cỏc nhõn viờn cấp dưới của mỡnh nờn duy trỡ được mối liờn kết dọc trong tổ chức. Mối quan hệ này của Cụng ty là rất phự hợp
trong điều kiện quy mụ của Cụng ty khụng quỏ lớn và cỏc mối quan hệ khụng quỏ phức tạp.
2.1.4. Tầm quản lý của Giỏm đốc là 14, như vậy tầm quản lý này là tương đối rộng (con số trung bỡnh số thuộc cấp là 8), nhưng Giỏm đốc Cụng ty vẫn cú thể quản lý tốt nhờ vào trỡnh độ của cỏc cỏn bộ quản lý ở Cụng ty mà cụ thể là cỏc trưởng phũng, trưởng trung tõm và chi nhỏnh cú tuổi nghề bỡnh quõn chung là 20 năm, thõm niờn cụng tỏc bỡnh quõn tại Cụng ty là 15 năm.17 Mặt khỏc, hoạt động quản lý của Cụng ty khụng quỏ phức tạp nờn tầm quản lý này là hoàn toàn chấp nhận được.
Cấp quản lý của Cụng ty xột từ Giỏm đốc Cụng
ty thỡ bao gồm 2 cấp quản lý trực tiếp, như vậy cấp quản lý là khụng lớn, phự hợp với tớnh chất cụng việc của Cụng ty. Nhưng trờn thực tế, cỏc trưởng trung tõm ở chi nhỏnh 2 và 3 của Cụng ty cú tầm quản lý tương đối rộng ( ở chi nhỏnh 2 - TP HCM là 98, chi nhỏnh 3 - ĐN là 15), trung tõm khai thỏc bỏo chớ Quốc văn là 123 người, do vậy cỏc trung tõm này phải cú thờm cấp quản lý để đảm bảo hoạt động quản lý của mỡnh, đú là cỏc tổ trưởng.
Cơ cấu tổ chức của Cụng ty là sự vận dụng linh hoạt giữa cơ cấu nằm ngang và cơ cấu hỡnh thỏp. Cơ cấu này cú ưu điểm là ớt cấp quản lý, nờn quỏ trỡnh truyền thụng tin trong Cụng ty theo 2 chiều được nhanh chúng và chớnh xỏc. Việc di chuyển nhõn lực của Cụng ty vừa được thực hiện theo chiều ngang và chiều dọc, tạo nờn sự linh hoạt trong bố trớ lao động cho phự hợp khi cú những sự thay đổi cần thiết.
2.1.5. Tại Cụng ty PHBCTW, Giỏm đốc là người đứng đầu Cụng ty
và ra mọi quyết định quản lý, cú sự uỷ quyền cho cỏc trưởng phũng nhưng khụng lớn, thể hiện sự tuõn thủ nghiờm chế độ một thủ trưởng. Việc ra
quyết định này chỉ phự hợp khi Cụng ty cú quy mụ nhỏ, tầm hoạt động khụng lớn, nhưng hiện nay, hoạt động của Cụng ty đó cú sự phỏt triển hơn trước rất nhiều, từ chỗ Cụng ty chỉ hoạt động trong lĩnh vực cụng ớch chuyển sang vừa cụng ớch vừa kinh doanh, vỡ vậy mà tớnh tự chủ của cỏc phũng và cỏc Trung tõm của Cụng ty cần được cải thiện.
2.1.6. Việc phối hợp cỏc bộ phận ở Cụng ty PHBCTW thực hiện tương đối đồng bộ. Chức năng, nhiệm vụ của cỏc phũng ban được quy định rừ ràng và chi tiết nờn khụng xảy ra sự chồng chộo cụng việc giữa cỏc phũng ban.
2.2. Nhược điểm và nguyờn nhõn
2.2.1. Hiệu quả của việc chuyờn mụn hoỏ chưa cao do mặt bằng trỡnh độ trong từng bộ phận chưa đồng đều, chẳng hạn, tại phũng TC- NS – HC số lượng nhõn viờn cú trỡnh độ chưa cao chiếm 47.37%. ở bộ phận sản xuất lượng cụng nhõn chưa qua đào tạo chiếm 12.56%. Điều này làm giảm tớnh đồng bộ trong cỏc khõu sản xuất.
2.2.2. Sự phối hợp ở một số đơn vị trong Cụng ty, giữa cỏc bộ phận trong cựng một đơn vị chưa thật nhịp nhàng, đạt hiệu quả cao trong cụng tỏc quản lý, điều hành và sản xuất – kinh doanh.
2.2.3. Do mụ hỡnh tổ chức của Cụng ty là chức năng kết hợp với địa dư nờn bộ mỏy của Cụng ty cồng kềnh, việc quản lý nhõn sự gặp nhiều khú khăn.
2.2.4. Việc thực hiện chuyờn mụn hoỏ dẫn đến tầm quản lý của mỗi trưởng phũng hẹp, việc lập kế hoạch thiếu tớnh thực tế và mất đi tớnh sõu sỏt ở từng bộ phận. Quỏ trỡnh thực hiện gặp nhiều khú khăn.
2.2.5. Tầm quản lý của Giỏm đốc là tương đối rộng mà sự uỷ quyền lại khụng lớn sẽ làm giảm chất lượng của cỏc quyết định mang tớnh chiến lược.
CHƯƠNG III: NHỮNG KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CễNG TY PHÁT HÀNH
BÁO CHÍ TRUNG ƯƠNG.