I. Giới thiệu tổng quan về Cụng ty
6. Cơ cấu tổ chức
Bộ mỏy tổ chức sản xuất-kinh doanh và phục vụ của Cụng ty Phỏt hành bỏo chớ Trung ương gồm cú ban lónh đạo, cỏc đơn vị trực thuộc khối quản lý và khối sản xuất.
Ban Lónh đạo Cụng ty:
Gồm cỏc thành viờn: đứng đầu là Giỏm đốc - người cú quyền hạn cao nhất, quyết định và chỉ đạo mọi hoạt động của Cụng ty, một Phú Giỏm đốc giỳp Giỏm đốc quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh theo sự uỷ quyền của Giỏm đốc.
Hệ thống tổ chức quản lý của cụng ty được chia thành 2 khối:
1. Phũng Tổ chức - Nhõn sự - Hành chớnh . 2. Phũng Nghiệp vụ.
3. Phũng Kế toỏn - Thống kờ - Tài chớnh. 4. Phũng kế hoạch - Đầu tư - Tiếp thị 5. Phũng Tin học.
Khối sản xuất - phụ trợ gồm: 1. Phũng Điều hành sản xuất.
2. Trung tõm khai thỏc Bỏo chớ Quốc văn 3. Trung tõm khai thỏc Bỏo chớ ngoại văn 4. Phũng kinh doanh bỏo chớ
5. Chi nhỏnh 2 tại Thành phố Hồ Chớ Minh 6. Chi nhỏnh 3 tại Đà nẵng
7. Đội xe.
8. Đội kiểm soỏt. 9. Đội bảo vệ.
• Khối quản lý:
* Phũng Tổ chức - Nhõn sự - Hành chớnh
- Làm cụng tỏc tổ chức cỏn bộ (thành lập hay giải thể cỏc đơn vị trong cụng ty, sắp xếp cỏn bộ cụng nhõn viờn theo đỳng chức năng).
- Lập kế hoạch tiền lương và chi phớ cho người lao động.
- Tổ chức việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụ và nõng bậc lương hàng năm cho người lao động.
* Phũng Tài chớnh - Kế toỏn - Thống kờ
- Thực hiện việc lập kế hoạch tài chớnh, đụn đốc việc thu và nộp doanh thu của cỏc đơn vị trực thuộc cụng ty, trớch nộp khấu hao tài sản cố định. Thường xuyờn phõn tớch hoạt động kinh tế nhằm đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh theo qui định.
- Tổ chức quản lý tiền mặt, đảm bảo thu đủ, nộp đủ, chi chớnh xỏc, khụng xảy ra thất thoỏt, lóng phớ...
* Phũng Nghiệp vụ Phỏt hành bỏo chớ
- Thống kờ, theo dừi sản lượng và chất lượng bỏo chớ phỏt hành.
- Quan hệ với cỏc Bưu điện tỉnh thành, cỏc toà soạn bỏo chớ lờn kế hoạch xuất bản bỏo chớ, thụng bỏo cho độc giả đặt mua bỏo chớ.
- Nghiờn cứu, đề xuất cỏc biện phỏp nõng cao chất lượng khai thỏc, chất lượng phục vụ bỏo chớ.
* Phũng Kế hoạch - Đầu tư - Tiếp thị:
- Xõy dựng, tổ chức, triển khai thực hiện nhiệm vụ về cụng tỏc kế hoạch sản xuất - kinh doanh của Cụng ty.
- Tổ chức xõy dựng kế hoạch, đầu tư trang thiết bị, phương tiện vận chuyển, xõy dựng cơ bản, sửa chữa tài sản của Cụng ty.
- Tổ chức xõy dựng và triển khai thực hiện cỏc nhiệm vụ về cụng tỏc tiếp thị, chăm súc khỏch hàng.
* Phũng Tin học
- Nghiờn cứu, xõy dựng và triển khai cỏc chương trỡnh phần mềm tin học trong cụng tỏc tổ chức, quản lý sản xuất - kinh doanh - phục vụ của Cụng ty và quản lý nghiệp vụ phỏt hành bỏo chớ của toàn mạng lưới.
- Nghiờn cứu, đề xuất cỏc giải phỏp phỏt triển cụng nghệ tin học, cỏc quy định về bảo mật, lưu trữ, đảm bảo an toàn cho hệ thống mạng tin học của Cụng ty.
- Phỏt triển, quản lý và khai thỏc dịch vụ Internet; Bảo mật, lưu trữ số liệu, chương trỡnh phần mềm của hệ thống mạng tin học của Cụng ty.
• Khối sản xuất * Phũng điều hành:
+ Nhận tổng hợp nhu cầu, điều chỉnh tăng giảm bỏo chớ hàng ngày, hàng thỏng của cỏc Bưu điện tỉnh, thành phố gửi về.
+ Lập kế hoạch đặt số lượng in với nhà in, cỏc cơ quan bỏo chớ theo lịch xuất bản từng loại bỏo.
+ Lập toàn bộ cỏc băng phiếu, lỏ nhón, phiếu gửi của cỏc loại bỏo chớ khai thỏc và đúng đi ngày hụm sau.
+ Phối hợp với cỏc tổ của Trung tõm Quốc văn bố trớ khai thỏc cỏc loại bỏo chớ theo đỳng kế hoạch phõn phối và lịch xuất bản của cỏc loại bỏo chớ.
* Trung tõm khai thỏc bỏo chớ Quốc văn Bao gồm 4 tổ sản xuất và 1 tổ quản lý:
+ Tổ 1 và tổ 2 chuyờn trỏch làm đờm khai thỏc bỏo Nhõn dõn và bỏo Quõn đội.
+ Tổ 3 là tổt chuyờn khai thỏc bỏo tuần. + Tổ 4: là tổ kho, tỳi.
+ Tổ quản lý.
Nhiệm vụ cuả trung tõm:
- Tiếp nhận cỏc loại bỏo ngày, bỏo tuần, tạp chớ …do cỏc nhà in, nhà xuất bản giao theo hợp đồng đó ký kết.
- Tổ chức khai thỏc, chia chọn, đúng tỳi gúi bỏo, tạp chớ tại cỏc điểm in đó được quy định.
- Giao - nhận tỳi gúi với Hộ tống viờn của cụng ty VPS trờn mạng đường thư cấp 1.
- Cấp phỏt nguyờn vật liệu sản xuất như tỳi khụng, xi, chỡ, dõy, giấy gúi bỏo… cho cỏc ca sản xuất.
* Trung tõm khai thỏc bỏo chớ ngoại văn:
- Nhận và tổng hợp nhu cầu mua bỏo chớ nước ngoài nhập khẩu của cỏc Bưu điện tỉnh, thành phố trong cả nước để đặt mua với cơ quan xuất khẩu sỏch bỏo ( XUNHASABA).
- Phõn phối, đúng gúi, chuyển gửi cỏc loại bỏo, tạp chớ trong nước gửi ra nước ngoài theo đơn đặt hàng của khỏch.
- Nhận cỏc bỏo chớ nước ngoài của XUNHASABA khai thỏc, chia chọn, đúng tỳi gửi đi cỏc Bưu điện tỉnh, thành trong cả nước.
* Phũng kinh doanh bỏo chớ:
- Nhận và tổng hợp nhu cầu cỏc loại bỏo chớ bỏn lẻ của cỏc đại lý bỏn lẻ Bưu điện tỉnh, thành (gồm tất cả cỏc loại bỏo chớ trong và ngoài danh mục), phõn phối, đúng tỳi gửi đi cho cỏc tỉnh, thành phố bằng phương tiện xó hội nhanh nhất.
- Nghiờn cứu tỡm cỏc nguồn bỏo ngoài ngành để tăng chủng loại, tăng thờm số lượng, đa dạng cỏc mặt hàng bỏo chớ để thoả món nhu cầu khỏch hàng ở địa phương.
- Tổ chức phỏt bỏo chuyển độc giả cho toà soạn trong phạm vi nội thành và một số quận, huyện ngoại thành Hà Nội.
- In ấn cỏc loại ấn phẩm về nghiệp vụ phỏt hành bỏo chớ để sử dụng trong sản xuất của Cụng ty và cung cấp cho Bưu điện tỉnh, thành phố cú yờu cầu.
* Chi nhỏnh 2 tại thành phố Hồ Chớ Minh
- Thay mặt Cụng ty quan hệ với cỏc Bưu điện tỉnh, thành phố, cỏc đối tượng khỏch hàng và văn phũng, ban đại diện của cỏc bỏo Trung ương, địa phương tại khu vực Miền Nam.
- Trực tiếp quản lý, khai thỏc và cung cấp cỏc nguồn bỏo chớ cho cỏc Bưu điện tỉnh, thành phố, cỏc tổ chức và cỏ nhõn tại khu vực Thành phố Hồ Chớ Minh và cỏc tỉnh Miền Nam.
- Tiếp nhận nhu cầu, điều chỉnh tăng, giảm bỏo chớ của cỏc Bưu điện tỉnh, thành phố, cỏc đối tượng khỏch hàng và đặt in với cỏc Toà soạn, nhà xuất bản theo quy định, lập băng phiếu, ấn phẩm, kế hoạch phõn phối và tổ chức khai thỏc, chia chọn, đúng tỳi gúi bỏo, tạp chớ theo cỏc quy định về nghiệp vụ phỏt hành bỏo chớ của ngành Bưu điện.
* Chi nhỏnh Phỏt hành bỏo chớ 3 tại Thành phố Đà Nẵng:
- Thay mặt Cụng ty quan hệ với cỏc Bưu điện tỉnh, thành phố, cỏc đối tượng khỏch hàng và văn phũng, ban đại diện của cỏc bỏo Trung ương, địa phương tại Thành phố Đà Nẵng và cỏc tỉnh khu vực miền Trung.
- Trực tiếp quản lý, khai thỏc và cung cấp cỏc nguồn bỏo chớ cho cỏc Bưu điện tỉnh, thành phố, cỏc tổ chức và cỏ nhõn tại Thành phố Đà Nẵng và cỏc tỉnh khu vực miền Trung.
- Tiếp nhận nhu cầu, điều chỉnh tăng, giảm bỏo chớ của cỏc Bưu điện tỉnh, thành phố, cỏc đối tượng khỏch hàng và đặt in với cỏc Toà soạn, nhà xuất bản theo quy định, lập băng phiếu, ấn phẩm, kế hoạch phõn phối và tổ chức khai thỏc, chia chọn, đúng tỳi gúi bỏo, tạp chớ theo cỏc quy định về nghiệp vụ phỏt hành bỏo chớ của ngành Bưu điện.
* Đội kiểm soỏt:
- Tổ chức thực hiện việc kiểm soỏt thực hiện quy định nghiệp vụ Phỏt hành bỏo chớ.
- Kiểm soỏt cỏc cụng đoạn tổng hợp nhu cầu, băng phiếu lỏ nhón, cỏc khõu khai thỏc, phõn phối, đúng tỳi gúi bỏo chớ theo đỳng thể lệ, thủ tục, quy trỡnh khai thỏc.
* Cỏc đơn vị, Đội trực thuộc khỏc cú chức năng, phụ trợ, phục vụ cho hoạt động sản xuất - kinh doanh của Cụng ty, gồm cú Đội xe, Đội bảo vệ...
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cụng ty 13