hoàn thiện cơ cấu tổ chức cán bộ ngành lao động – thương binh và xã hội tỉnh bắc ninh

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Lời nói đầu Trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc hiện nay. Có rất nhiều hoạt động xã hội đợc nhà nớc và chính phủ quan tâm nh : y tế, giáo dục trong đó một hoạt động đợc nhà nớc hết sức quan tâm, nó vừa mang tính xã hội vừa thể hiện truyền thống uống nớc nhớ nguồn của dân tộc ta đó là sự quan tâm của Đảng và nhà n ớc tới lĩnh vực lạo động - thơng binh và xã hội. Trong đó ngành lao động thơng binh - xã hội tỉnh Bắc Ninh cũng đã có những đóng góp to lớn trong sự nghiệp phát triển của đất nớc nói chung và trong lĩnh vực lao động th ơng binh xã hội nói riêng. Và trong 58 năm xây dựng và trởng thành, ngành lao động th ơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh đã không ngừng đổi mới đội ngũ cán bộ cho phù hợp với tình hình phát triển của đất nớc và những nhiệm vụ mới. Nhng qua 13 năm chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc, theo định hớng xã hội chủ nghĩa đã thu đợc nhiều thành tựu hết sức to lớn trên lĩnh vực kinh tế xã hội. Do vậy đời sống nhân dân có nhiều thay đổi. Nên phát sinh nhiều nhiệm vụ mới đòi hỏi phải giải quyết. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật nói chung và trong lĩnh vực lao động xã hội nói riêng làm cho cơ cấu cán bộ ngành không còn thích hợp nữa. Trớc tình hình đó, yêu cầu sắp xếp lại cơ cấu cán bộ công chức, viên chức của ngành Lao động th ơng binh xã hội hiện nay là hết sức cần thiết, nhằm nâng cao chất l- ợng của ngành. Sau một thời gian học tập nghiên cứu tại trờng Đại học Kinh tế quốc dân và qua khảo sát thực tế cơ cấu cán bộ tại sở Lao động th ơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh em đã chọn đề tài Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cán bộ ngành Lao động th ơng binh và xã hội tỉnh Bắc Ninh làm chuyên đề thực tập. Vì còn hạn chế về mặt thời gian và trình độ nhận thức nên bài viết này không tránh khỏi hạn chế và thiếu sót. Rất mong sự góp ý của thầy cô và cán bộ ngành Lao động th ơng binh xã hội. Em xin chân thành cảm ơn thầy Trần Xuân Cần, các thầy cô của khoa Kinh tế lao động và dân số trờng Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội, và các cán bộ, công chức, viên chức ngành Lao động th ơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh. Phần I : Những vấn đề cơ bản về cơ cấu tổ chức cán bộ công nhân viên của một tổ chức. I. Những khái niệm cơ bản 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức. 1.1. Khái niệm. Cơ cấu tổ chức bộ máy của một đơn vị (cơ cấu tổ chức quản trị) là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau, - 1 - Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 đợc chuyên môn hoá và có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của đơn vị. Cơ cấu tổ chức cho phép chúng ta tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn nhân lực phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng bộ phận và công việc cụ thể. Nó cũng cho phép chúng ta xác định rõ mối tơng quan giữa các hoạt động cụ thể và trách nhiệm quyền hạn gắn liền với mỗi cá nhân, phân hệ của cơ cấu xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗ thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, xơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức. Nó trợ giúp cho việc ra quyết định bởi các luồng thông tin rõ ràng. Nó giúp xác định cơ cấu quyền lực cho tổ chức. 1.2. Những thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức . Cơ cấu của một tổ chức gồm có bốn yếu tố cơ bản : 1.2.1. Chuyên môn hoá Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm làm việc đã đợc huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng. Do đó trong tổ chức, một cá nhân hay nhóm làm việc có thể chuyên sâu vào một công việc hay một công đoạn nào đó trong quá trình sản xuất. 1.2.2. Tiêu chuẩn hoá Tiêu chuẩn hoá là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các nhân viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống nhất và thích hợp. Quy trình này là tác động vào mỗi nhân viên nh một cơ chế mà các công việc không đợc tiêu chuẩn hoá thì tổ chức không thể đạt đợc các mục tiêu của nó. Các tiêu chuẩn cho phép các nhà quản trị đo lờng các thành tích của nhân viên. Đồng thời cùng với bản mô tả công việc, các tiêu chuẩn công việc là cơ sở để tuyển chọn nhân viên cho tổ chức. 1.2.3. Sự phối hợp. Phối hợp là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết các hoạt động do các nhóm riêng rẽ trong tổ chức đảm nhiệm. Trong các tổ chức quan liêu, các quy định, quy chế của nó đã đủ để liên kết những hoạt động này. Còn trong các tổ chức có cấu trúc lỏng lẻo đòi hỏi có sự phối hợp một cách linh hoạt trong việc giải quyết những vấn đề của toàn đơn vị, đòi hỏi sự sẵn lòng chia sẻ trách nhiệm và sự truyền thống một cách có hiệu quả giữa các thành viên của tổ chức. 1.2.4. Quyền lực. Quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hoạt động của ngời khác. Mỗi tổ chức thờng có những cách thức phân bố quyền lực khác nhau. Trong những tổ chức phi tập chung, một số quyền ra quyết định đợc uỷ quyền cho cấp dới - 2 - Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 và ngợc lại, trong các tổ chức tập quyền thì quyền ra quyết định đợc tập trung vào các nhà quản trị cao cấp. Ngày nay các tổ chức thờng kết hợp hai khuynh hớng này bằng cách tập trung một số chức năng nào đó, đồng thời cũng tiến hành phân tán một số chức năng khác. 2. Phân loại cơ cấu tổ chức. Có bốn hình thức cơ bản của cơ cấu tổ chức. - Cơ cấu theo chức năng - Cơ cấu theo sản phẩm, dịch vụ - Cơ cấu theo phạm vị, địa lý - Cơ cấu ma trận 2.1. Cơ cấu theo chức năng. Các chức năng là các phần việc đợc tiến hành trong một tổ chức nh chức năng tài chính, chức năng tổ chức, chức năng kế hoạch, chức năng sản xuất. Cơ cấu chức năng phân công các thành viên theo những lĩnh vực chuyên môn mà họ tinh thông, cùng những nguồn lực giúp họ hoàn thành các công việc của tổ chức. Các bộ phận chức năng đợc phân chia tuỳ theo tính chất của từng tổ chức. Chẳng hạn các bộ phận chức năng trong cơ quan hành chính sự nghiệp nhà nớc thì đợc phân chia khác hẳn so với một doanh nghiệp sản xuất vật chất. * Những u, nhợc điểm của cơ cấu theo chức năng. Ưu điểm : - Cơ cấu phân chia các nhiệm vụ rất rõ ràng thích hợp với những lĩnh vực cá nhân đợc đào tạo. - 3 - Lãnh đạo Bộ phận chức năng I Bộ phận chức năng II 1 2 3 4 Sơ đồ 1. Cơ cấu tổ chức theo chức năng. 1,2,3,4 là các bộ phận thực hiện theo chức năng nhỏ hơn Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Tập trung quyền lực và quyền ra quyết định vào các quản trị gia cao cấp. Việc ra quyết định thuộc về các nhà quản trị đứng đầu các bộ phận và cấp trên của họ. Do đó họ có thể ra quyết định một cách nhanh chóng và kịp thời. - Cơ cấu chức năng cho phép tổ chức tiết kiệm chi phí bởi nó là một cấu trúc đơn giản, mặt khác các thành viên của tổ chức có cơ hội nâng cao kỹ năng tay nghề trong lĩnh vực chuyên môn của họ và gia tăng hiệu quả hoạt động thông qua sự phối hợp với các đồng nghiệp trong cùng một bộ phận. - Cơ cấu cung cấp một nền đào tạo tốt cho các nhà phụ trách mới chuyển dịch từ cái họ học vào hành động của tổ chức. Nhợc điểm : - Cơ cấp có thể thúc đẩy sự đào tạo hẹp cho các cá nhân và dẫn tới các công việc nhàm chán và một tuyến. - Khi tổ chức phát triển với quy mô lớn thì việc ra quyết định trở nên khó khăn, phức tạp hơn, bởi quá trình này phải qua nhiều tầng nấc, nhất là khi có sự mâu thuẫn giữa các bộ phận thì quá trình này càng phức tạp, tốn kém thời gian hơn. - Các nhà quản trị gia có thể mất khá nhiều thời gian, sức lực để phối hợp hoạt động của các thành viên thuộc những bộ phận khác nhau. Đồng thời các nhà quản trị và nhân viên của mỗi bộ phận thờng trú trọng vào những mục tiêu của bộ phận mà họ đang làm hơn là mục tiêu chung của tổ chức. Do đó lãnh đạo chỉ lo lắng cho bộ phận mà họ phụ trách nên rất kho đồng tình với quan điểm của các nhà quản trị khác. Trong khi đó, do trung thành với bộ phận của họ nên các nhân viên cũng rất khó hợp tác với nhân viên ở bộ phận khác. 2.2. Cơ cấu theo khu vực địa lý Cơ cấu chức năng theo khu vực địa lý thờng đợc các đơn vị lớn áp dụng, hoạt động kinh doanh dịch vụ theo nhiều vùng địa lý khác nhau. Tại mỗi khu vục địa lý có một đơn vị nhỏ, Ngời lãnh đạo đơn vị nhỏ đợc giao quyền đảm nhiệm thực hiện tất cả các chức năng nh đơn vị lớn nhng với quy mô nhỏ hơn. Mỗi đơn vị của tổ chức hoạt động tại một khu vực địa lý có thể trực tiếp theo sát mọi biến động và đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng. Về mặt sản xuất, nhà máy đặt tại các khu vực gần nơi cung cấp nguyên liệu do đó có thể tiết kiệm đợc chi phí do giá cả nguyên liệu, chi phí vận chuyển và sử dụng đợc lao động tại chỗ. Đồng thời các dịch vụ khách hàng, dịch vụ hậu mãi đợc tiến hành phù hợp với khách hàng sở tại. Cơ cấu theo khu vực địa lý thờng đợc áp dụng trong việc tổ chức bộ máy chính quyền ở các nớc, áp dụng đối với các công ty lớn, các tập đoàn, các ngành kinh tế xã hội. - 4 - Văn phòng trung tâm 1 2 3 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 * Ưu nhợc điểm của cơ cấu theo vùng địa lý : Ưu điểm : - Cơ cấu theo khu vực địa lý cho phép nắm bắt đợc mọi biến động một cách nhanh nhất để có quyết định hợp thời đáp ứng đợc nhu cầu của từng khu vực. - Tại các vùng thờng có nguồn nguyên liệu và nhân lực dồi dào có thể sử dụng tại chỗ vừa tiết kiệm đợc kinh phí, vừa hạn chế đợc việc điều động nhân lực. - Các nhà quản trị có thể phát triển đợc các kỹ năng, chuyên môn, kỹ thuật để giải quyết các vấn đề chuyên môn phù hợp với thực tế. Nh ợc điểm : - Tất cả các bộ phận chức năng đều đợc thiết lập tại mỗi văn phòng khu vực do đó cơ cấu tổ chức khá cồng kềnh. - Rất dễ xảy ra những xung đột giữa các mục tiêu của mỗi văn phòng khu vực với các mục tiêu chung của tổ chức. - Tổ chức phải đề ra nhiều quy chế và quy định để phối hợp và đảm bảo sự thống nhất giữa các bộ phận khu vực. - Cơ cấu này không khuyến khích nhân viên phát triển những kiến thức giải quyết các vấn đề tại các khu vực khác. 2.3. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ phân chia tổ chức thành những đơn vị chuyên trách thiết kế, sản xuất và tiêu thụ một sản phẩm hay dịch vụ nào đó. Cơ cấu theo mô hình này tỏ ra rất phù hợp với các đơn vị, tổ chức có quy mô lớn. Trong mỗi đơn vị tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ đều phải hiện diện đầy đủ các bộ phận chức năng phục vụ cho hoạt động của đơn vị đó. * Ưu nhợc điểm của cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ Ưu điểm : - 5 - Lãnh đạo Sản phẩn dịch vụ X Sản phẩn dịch vụ Y 1 12 3 32 Sơ đồ 3. Cơ cấu theo sản phẩn hay dịch vụ. 1,2,3 là các bọ phận chức năng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Gia tăng sự chuyên môn hoá bởi cơ cấu này cho phép các nhà quản trị và nhân viên trong từng bộ phận tập trung vào tuyến sản phẩn hay dịch vụ mà họ đảm nhận. - Cho phép xác định một cách khá chính xác các yếu tố : chi phí, lợi nhuận, những vấn đề cần giải quyết và khả năng thành công trong mỗi tuyến sản phẩn hay dịch vụ. - Chó phép mỗi bộ phận có thể phát huy tối đa khả năng cạnh tranh hay lợi thế chiến lợc của mỗi sản phẩn hay dịch vụ. - Do chú trọng vào một vài sản phẩn hay dịch vụ nên các nhà quản trị có thể duy trì tính linh hoạt, phản ứng kịp thời với những thay đổi về nhu cầu tiêu dùng và sự thay đổi của môi trờng. Nh ợc điểm : - Sử dụng không hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, bởi phải thờng tổ chức ra tất cả các bộ phận chức năng cho mỗi tuyến sản phẩn hay dịch vụ. Nếu sản phẩn hay dịch vụ có tính mùa vụ cao thì có thể gây lãng phí về nhân công. - Rất khó phối hợp giữa cá bộ phận sản phẩn bởi nhân viên thờng chú trọng vào sản phẩn hay dịch vụ của họ hơn là các mục tiêu của toàn tổ chức. Tình trạng này làm giảm khả năng cạnh tranh chung của tổ chức bởi rất khó khăn. Khi điều động các nguồn lực từ sản phẩn hay dịch vụ mạch chi viện tăng cờng cho sản phẩn hay dịch vụ yếu. - Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ là giảm sự điều động nhân sự trong nội bộ. Bởi nhân viên tập trung vào một sản phẩn hay dịch vụ nên họ chú trọng phát triển những kỹ năng cần thiết cho loại sản phẩn hay dịch vụ đó. Sự chuyên môn hoá đó không cho phép họ có thể thuyên chuyển sang các chức vụ thuộc các sản phẩn khác. - Có thể lãnh đạo cấp cao đặt ra tiêu chuẩn chung cho tất cả các tuyến sản phẩn hay dịch vụ của cả tổ chức mà không quan tâm đến đặc điểm của các đơn vị khác nhau. Trong ngành Y tế nớc ta thờng áp dụng cơ cấu này đối với việc quản lý các bệnh viện chuyên khoa. 2.4. Cơ cấu tổ chức ma trận Cơ cấu tổ chức ma trận là loại cơ cấu tổ chức dựa trên những hệ thống quyền lực và hỗ trợ nhiều chiều. Cơ cấu này tạo ra một bộ phận chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động của các bộ phận khác và phân chia quyền lực với tất cả các lãnh đạo các bộ phận theo chức năng và lãnh đạo các bộ phận theo sản phẩn hay dịch vụ. Trong một cơ cấu ma trận có hai tuyến quyền lực, tuyến chức năng hoạt động theo chiều dọc và tuyến sản phẩn hay dịch vụ hoạt động theo chiều ngang. Bởi vậy một cơ cấu ma trận tồn tại ba tập hợp các mối quan hệ đơn tuyến. - 6 - Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Các mối quan hệ giữa lãnh đạo bộ phận chịu trách nhiệm phối hợp là ngời đứng đầu và cân bằng hai tuyến quyền lực với lãnh đạo bộ phận theo chức năng và lãnh đạo bộ phận theo sản phẩn hay dịch vụ. - Các mối quan hệ giữa lãnh đạo bộ phận chức năng và lãnh đạo bộ phận theo sản phẩn hay dịch vụ. - Các mối quan hệ giữa các cấp dới ở cá bộ phận. Cơ cấu ma trận đợc sáng tạo ra nhằm tận dụng những lợi điểm của cả mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng và mồ hình tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ, đồng thời tối thiểu hoá những bất lợi của chúng. Cơ cấu này phá vỡ những rào cản bằng cách cho phép các nhân viên từ các bộ phận chức năng khác nhau đóng góp những kỹ năng của họ trong việc giải quyết những vấn đề chung của tổ chức. Do đó, làm tăng khả năng sử dụng các nguồn lực nhằm thích nghi với sự tác động của môi trờng. Đây là một cơ cấu tổ chức khá phức tạp đòi hỏi sự phối hợp giữa các thành viên ở các bộ phận là rất cao. * Những u nhợc điểm của cơ cấu tổ chức ma trận. Ưu điểm : - 7 - Lãnh đạo Lãnh đạo bộ phận phối hợp Lãnh đạo chức năng 1 Lãnh đạo chức năng 2 Lãnh đạo chức năng 3 1 2 Sơ đồ 4. Cơ cấu tổ chức ma trận. 1,2 là phụ trách các dự án hoặc sản phẩn hay dịch vụ Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Kết hợp sức mạnh và hạn chế yếu điểm của cơ cấu chức năng và cơ cấu theo sản phẩn hay dịch vụ. Đồng thời các nhà quản trị có thể rút ra đợc nhiều kỹ năng chuyên môn từ nhiều lĩnh vực khác nhau và do đó, họ có thể giải quyết những vấn đề phức tạp với hiệu quả tối đa. - Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức. Do đó có thể điều động nhân sự giữa các bộ phận một cách dễ dàng. Nh ợc điểm : - Quyền lực và trách nhiệm của các nhà lãnh đạo các bộ phận có thể trùng nhau tạo ra các xung đột và khoảng cách trong nỗ lực giữa các đơn vị và sự không nhất quán. - Đây là một cơ cấu rất cồng kềnh và do vậy không kinh tế. Hơn nữa, nhiều khi không thống nhất mệnh lệnh của lãnh đạo các bộ phận. Làm cho nhiều khi nhân viên phó xử. 3. Những yếu tố ảnh hởng cơ cấu tổ chức. 3.1. Mục đích của cơ cấu tổ chức. Mỗi một tổ chức đều có một mục đích riêng. Và để đạt đợc mục đích đó thì phải có những phơng tiện nhất định nh : con ngời, cơ sở vật chất, phơng pháp . . . trong đó một trong những phơng tiện quan trọng đó là hình thức tổ chức cơ cấu bộ máy cán bộ. Và khi một cơ cấu tổ chức đợc hình thành, thiết lập nó sẽ phục vụ cho nhu cầu, nhiệm vụ của các nhà quản lý. Mục đích của tổ chức sẽ quyết định cơ cấu của tổ chức đó. Sự thiết lập cơ cấu đã phân chia công việc của tổ chức, cho phép chuyên môn hoá và tiêu chuẩn hoá các hoạt động. Mỗi một tổ chức có hình thức hoạt động khác nhau sẽ dẫn đến một cơ cấu tổ chức cán bộ khác nhau. Và một cơ cấu tổ chức đợc thiết lập nó sẽ phải phục vụ cho một mục đích nhất định. Mà mục đích của tổ chức quyết định hình thức tổ chức bộ máy. 3.2. Quan điểm hình thành tổ chức. Thứ nhất , là việc hình thành cơ cấu tổ chức cho một cơ cấu tổ chức bao giờ cũng bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và phơng hớng phát triển. Trên cơ sở này tiến hành tập hợp cụ thể các yếu tố của tổ chức tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó. Đây là quan điểm theo phơng pháp diễn giải đi từ tổng hợp đến chi tiết, đợc áp dụng cho những tổ chức đang hoạt động. Thứ hai, là việc hình thành cơ cấu tổ chức của một tổ chức trớc hết phải đợc bắt đầu từ việc mô tả chi tiết các hoạt động của đối tợng quản trị và xác lập tất cả các mối liên hệ thông tin. Rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức, quản trị. Quan điểm này dùng phơng pháp quy lạp đi từ chi tiết đến tổng hợp áp dụng cho trờng hợp hình thành cơ cấu tổ chức mới. - 8 - Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Thứ ba, là việc hình thành cơ cấu tổ chức theo phơng pháp hỗn hợp, nghĩa là có sự kết hợp hợp lý hai quan điểm trên. Trớc hết phải đa ra những kết luận có tính nguyên tắc nhằm hình thành hay hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị, sau đó mới tổ chức công việc nghiên cứu chi tiết cho các bộ phận trong cơ cấu, soạn thảo các điều lệ, quy chế, nội quý cho các bộ phận của cơ cấu đồng thời xác lập các kênh thông tin cần thiết. Nh vậy, toàn bộ các công việc nghiên cứu chi tiết là tiếp tục làm sáng tổ, cụ thể hoá những kết luận đã đợc khẳng định. Quan điểm này chỉ đạt hiệu quả khi việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức đã có sự quan tâm thờng xuyên, có sự tổng kết đánh giá nghiêm túc và đúng đắn của tổ chức. 3.3. Phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức. 3.3.1. Phơng pháp tơng tự. Đây là một phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức có sẵn. Những cơ cấu tổ chức có trớc này có những yếu tố tợng tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành. Cơ sở phơng pháp lý luận để xác định sự tơng tự là sự phân loại các đối tợng quản trị căn cứ vào những dấu hiệu nhất định. Nh là tính đồng nhất về kết quả cuối cùng của hoạt động, tính đồng nhất về các chức năng quản trị đợc thực hiện, chịu ảnh hởng của các nhân tố giống nhau . . . Điểm nổi bật của ph- ơng pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí thiết kế cơ cấu yếu tố, thừa kế có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ. Đây là một phơng pháp đợc áp dụng khá phổ biến. Tuy vậy, phải ngăn ngừa sự sao chép kinh nghiệm một cách máy móc, và phải phân tích các điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức mới. 3.3.2. Phơng pháp phân tích theo yếu tố. Đây là một phơng pháp khoa học đợc ứng dụng rộng rãi cho mọi cấp, mọi đối tợng quản trị. Phơng pháp này thờng đợc chia thành ba giai đoạn đợc biểu diễn ở sơ đồ 5. Sẽ xảy ra hai trờng hợp : 3.3.2.1. Trờng hợp thứ nhất : Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức đang hoạt động. Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị hiện hành đợc bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt động của nó theo những căn cứ nhất định. Để làm đợc điều đó ngời ta biểu thị cơ cấu tổ chức hiện hành và các bộ phận của nó dới dạng sơ đồ. Từ sơ đồ đó chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và các chức năng mà nó phải thi hành. Nội dung phân tích đối với Cơ cấu tổ chức đang hoạt động bao gồm : - Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng nhân viên của bộ máy quản trị. - Phân tích khối lợng công tác của mỗi bộ phận, mỗi ngời, phát hiện khâu - 9 - Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 yếu trong việc phân bố khối lợng công việc quản lý. - Phân tích tình hình phân định chức năng kết quả việc thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân, mối quan hệ ngang, dọc trong cơ cấu. - Phân tích việc chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, các cấp quản trị. - Phân tích việc thực hiện các văn kiện, tài liệu, những quy định ràng buộc của các cơ quan quản lý vĩ mô và trong nội bộ cơ cấu tổ chức của đơn vị. - Phân tích tình hình tăng giảm số lợng và tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp so với trực tiếp sản xuất, tỷ trọng tiền lơng cán bộ gián tiếp trong giá thành sản phẩn. - Phân tích sự phù hợp giữa trình độ cán bộ, nhân viên hiên có (cơ cấu trình độ nghề nghiệp) với yêu cầu công việc. - Phân tích những nhân tố khách quan có tác động tích cực và tiêu cực đến việc duy trì sự ổn định của tổ chức. Kết quả phân tích là những nhận xét đánh giá mặt hợp lý và cha hợp lý của cơ cấu hiện hành, trên cơ sở đó dự thảo cơ cấu tổ chức mới. 3.3.2.2. Trờng hợp hình thành cơ cấu tổ chức mới. Bớc 1 : Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hớng dẫn của các cơ quan quản lý vĩ mô, những quy định có tính chất pháp luật để xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức tổng quát và xác định các đặc trng cơ bản của cơ cấu tổ chức này : kết quả của việc thực hiện giai đoạn I là xây dựng mục tiêu của tổ chức; xây dựng các phân hệ chức năng nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu; phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho từng cấp quản trị; xác lập các mối quan hệ giữa các bộ phận và các cơ quan cấp trên, các đơn vị hiệp tác bệ ngoài; xác định các nhu cầu bảo đảm cán bộ và thông tin. Nh vậy, đây là bớc giải quyết những vấn đề có tính chất định tính đối với các cơ cấu tổ chức. Bớc 2 : Xác định các bộ phận, các thành phần của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận ấy. Nội dụng cơ bản của bớc này đợc thể hiện ở việc xây dựng phân hệ trực tuyến, phân hệ chức năng và chơng trình mục tiêu. Cơ sở để xác định thành phần các bộ phận của cơ cấu là sự cần thiết chuyên môn hoá hoạt động quản trị, sự phân cấp và phân chia hợp lý các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cho các bộ phận ấy. Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức. Bớc 3 : Những công việc cụ thể ở bớc này là phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyết định số lợng cán bộ, nhân viên trong từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức. Từ đó xây dựng điều lệ, thủ tục, quy tắc, lề lối làm việc nhằm bảo đảm cơ cấu tổ chức đạt hiệu quả cao. - 10 - Ph ơng pháp phân tích theo yếu tố Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 Xây dựng sơ đô cơ cấu tổng quát Xác định những kết luận có tính chất nguyên tắc của tổ chức Xác định các thành phần cho các bộ phận của cơ cấu Xác định mối liên hệ giữa các bộ phận Xác định những đặc tr ng của các yếu tố cơ cấu (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn) Quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức quản lý (diều lệ, nội quy, quy chế) Sơ đồ 5. Lôgic của việc hình thành cơ cấu theo ph ơng pháp phân tích theo yếu tố [...]... lợng, đợc tổ chức hợp lý để có thể làm tốt chức năng nhiệm vụ của mình - 13 - Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 II Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức ngành lao động thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh 1 .Cơ cấu cán bộ công chức, viên chức ngành lao động thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh Hệ thống ngành Lao động thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh (sơ đồ 5) đợc tổ chức theo... của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức đối với kết quả hoạt động của tổ chức Qua nghiên cứu và khảo sát thực tế về cơ cấu tổ chức bộ máy ở sở Lao động- Thơng binh và xã hội tỉnh Bắc Ninh tôi đã hiểu thế nào và sâu hơn về cơ cấu của một tổ chức, sự cần thiết của nó Và qua sự nghiên cứu chức năng nhiệm vụ của ngành với cơ cấu cán bộ của ngành tôi thấy cần phải có sự điều chỉnh lại cơ cấu cho phù hợp và đáp... hởng của cơ cấu tổ chức tới các kết quả hoạt động của tổ chức 4.1 Mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ Cơ cấu tổ chức của một tổ chức sẽ ảnh hởng trực tiếp đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức đó Giữa cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ có mối quan hệ mật thiết với nhau Một cơ cấu hợp lý sẽ giúp tổ chức thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình Còn một cơ cấu tổ chức không... trạng cơ cấu tổ chức ngành Lao động thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh I Những đặc điểm của tỉnh Bắc Ninh ảnh hởng tới cơ cấu ngành Lao động thơng binh xã hội tỉnh 1 Đặc điểm tự nhiên Tỉnh Bắc Ninh thuộc vùng Tây Bắc Bắc Bộ của nớc ta Trớc đây là tỉnh Hà Bắc, chính thức chuyển thành Bắc Ninh năm 2000 Với diện tích khoảng 797,2Km 2 và dân số 941393(theo kết quả điều tra 1/04/1999) ngời Có phía Bắc giáp... Sở Lao động - Thơng binh và Xã Hội với bộ Lao động Thơng binh và Xã hội, Tỉnh uỷ, UBND tỉnh : Sở Lao động - Thơng binh và Xã Hội là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh, chịu sự lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp của Tỉnh uỷ, đồng thời chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Lạo động Thơng binh và Xã hội Điều 5 :Quan hệ với các Ban, ngành, đoàn thể trong tỉnh: Mối quan hệ của Sở Lao động - Thơng binh. .. 0918.775.368 UBND huyện, thị xã Phòng LĐ - TB - XH Cán bộ TBXH UBND xã số04/UB -cơ cấu tổ chức Bộ máy của nhgành lao động thơng binh xã hội 2 Đặc điểm cơ cấu cán bộ theo chức danh công việc của sở Lao động th ơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh Tổng số lao động thuộc biên chế là 155 ngời Trong đó cán bộ quản lý thuộc sở gồm 29 ngời, các đơn vị trực thuộc 126 ngời Cơ cấu nh sau : Biểu đồ 1: - 17 - Website: http://www.docs.vn... giữa các bộ phận, chức năng sẽ gây ra sự trì trệ trong hoạt động, ảnh hởng tới việc thực hiện nhiệm vụ của tổ chức 4.2 Cơ cấu tổ chức và kết quả hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức ảnh hởng trực tiếp tới kết quả hoạt động của tổ chức Một cơ cấu tổ chức tốt phù hợp với nhiệm vụ, chức năng của tổ chức sẽ đem lại hiệu quả làm việc cao Một tổ chức có sự phân công rõ ràng và chặt chẽ giữa các bộ phận chức. .. tổng 124 121 3 Tài liệu :thống kê năm 2002 về tổ chức cán bộ nghành và các đơn vị trực thuộc Nhìn vào biểu đồ trên ta thất tổng số cán bộ làm công tác LĐXH là 124 ng ời , trong đó có 121 là cán bộ chuyên trách càn 3 ngời là kiêm nhiệm, tỷ lệ là một xã có một ngời còn quá thấp 4 Đặc điểm cơ cấu cán cộ của ngành Lao động thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh theo trình độ đào tạo Cơ cấu cán bộ ngành Lao động. .. So với chức năng nhiệm vụ của ngành thì số lợng cán bộ còn quá móng Số cán bộ của ngành phải thờng xuyền học tập nâng cao nghiệp vụ chuyên môn Trách nhiệm của họ rất nặng nề, do đó phải có số lợng cán bộ hợp lý để có thể hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của trên giao phó 3 Cơ cấu cán bộ lao động thơng binh xã hội tại các huyện, xã của tỉnh Bắc Ninh Cơ cấu tổ chức cán bộ theo biểu đồ sau : Biểu đồ... số chức năng, nhiệm vụ mới đợc bổ sung cho sở lao động - thơng binh và xã hội, toàn nghành nói chung phải đảm nhiệm trong thời gian tới đây - 35 - Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 phần III: Một số kiến nghị và giải pháp nâng cao chất lợng cơ cấu tổ chức bộ máy cán bộ của ngành Lao động - Thơng binh và xã hội tỉnh Bắc Ninh 1 -Cơ sở khoa học của việc hoàn thiện và . thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh. 1 .Cơ cấu cán bộ công chức, viên chức ngành lao động thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh. Hệ thống ngành Lao động thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh (sơ đồ 5) đợc tổ chức. 0918.775.368 số04/UB -cơ cấu tổ chức Bộ máy của nhgành lao động thơng binh xã hội. 2. Đặc điểm cơ cấu cán bộ theo chức danh công việc của sở Lao động thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh. Tổng số lao động thuộc. một xã có một ngời còn quá thấp. 4. Đặc điểm cơ cấu cán cộ của ngành Lao động thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh theo trình độ đào tạo. Cơ cấu cán bộ ngành Lao động thơng binh xã hội tỉnh Bắc Ninh