Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH TM-DV Đức Thịnh

Đặc biệt, trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh diễn ra gay gắt, mộtdoanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết như:Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh…

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài.

Bất kỳ một tổ chức, một doanh nghiệp nào đều có mục tiêu riêng củamình Để mục tiêu đó có thể thực hiện được hay không đòi hỏi phải có sự lãnhđạo thống nhất của bộ máy quản lý doanh nghiệp nhằm thực hiện kế hoạch hóa ,

tổ chức, phối hợp, kiểm tra và điều chỉnh việc kết hợp tối ưu các nguồn lực củadoanh nghiệp

Đặc biệt, trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh diễn ra gay gắt, mộtdoanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết như:Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh… đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần phải cómột cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý phù hợp với quy mô và tình hình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp đó Nó là điều kiện quyết định sự thành công củamỗi doanh nghiệp trên thị trường Vì vậy, việc xem xét đánh giá bộ máy tổ chứchiện tại và tìm các biện pháp cải tiến lại cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với tìnhhình phát triển là rất cần thiết đối với từng doanh nghiệp

Giống như các doanh nghiệp khác mục tiêu hoạt động của Công ty TNHHTM- DV Đức Thịnh là lợi nhuận Do vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức, bộ máyquản lý ở công ty là việc làm cấn thiết nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động củaCông ty

Mặt khác, sản phẩm của Công ty đòi hỏi phải có tính cạnh tranh cao trênthị trường cả về chất lượng, mẫu mã sản phẩm cũng như thời gian giao hàng Đểđạt được điều này thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò hết sức quantrọng Nó là điều kiện quyết định sự thành công của công ty trên thương trường

Trình độ của Cán bộ quản lý ở công ty còn thấp mà công tác quản lý lànhân tố quyết định sự tồn tại phát triển của công ty Do vậy hoàn thiện cơ cấu tổchức bộ máy quản lý ở Công ty là là nhân tố quan trọng trong việc thực hiện sản

xuất kinh doanh hiệu quả và không ngừng nâng cao năng suất lao động của Côngty.

Mặt khác công ty mới đi vào hoạt động thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức,

bộ máy quản lý là việc làm cần thiết và bước đầu quyết định sự hình thành vàphát triển của Công ty trên thương trường

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài.

Với những yêu cấu cấp thiết đặt ra cùng với những kiến thức đã học đượctrong trường và tình hình thực tế tại Công ty TNHH TM-DV Đức Thịnh, em xinchọn đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH TM-DV Đức Thịnh”làm luận văn tốt nghiệp cho mình với mong muốn đóng góp một số ý kiến nhằmhoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH TM-DV ĐứcThịnh

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu.

- Nghiên cứu những lý luận về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp trong nềnkinh tế thị trường

- Phân tích đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH

TM-DV Đức Thịnh

- Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý tại Công ty TNHH TM - DV Đức Thịnh

1.4 Phạm vi nghiên cứu.

- Phạm vi thời gian: nghiên cứu thực trạng cơ cấu công ty trong thời gian

3 năm từ năm 2008 - 2010 và định hướng tới năm 2015

- Phạm vi không gian: hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH

TM-DV Đức Thịnh

- Phạm vi nội dung: Luận văn tập trung nghiên cứu về cơ cấu tổ chức

của Công ty TNHH TM-DV Đức Thịnh từ đó đề xuất một số giải pháp hoànthiện cơ cấu tổ chức quản lý trong thời gian tới

1.5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp.

Ngoài lời cảm ơn, kết luận, mục lục và danh mục bảng biểu và tài liệutham khảo, nội dung của luận văn được kết cấu làm 4 chương sau:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về hoàn thiện cơ cấu tổchức doanh nghiệp

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng cơ

cấu tổ chức của Công ty TNHH TM-DV Đức Thịnh

Chương 4: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty

TNHH TM-DV Đức Thịnh.

CHƯƠNG II: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN

VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP

2.1 Một số khái niệm cơ bản tổ chức, cơ cấu tổ chức.

Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng trong quá trình hình thành và pháttriển của mỗi DN Cơ cấu tổ chức ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty Một cơ cấu tổ chức cồng kềnh, phức tạp chưa chắc đãtạo ra năng suất lao động cao và ngược lại một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ được thiết

kế phù hợp với yêu cầu lại tạo ra năng suất lao động cao mà lại dễ quản lý và tổchức Ta có thể hiểu tổ chức và cơ cấu tổ chức như sau:

2.1.1 Khái niệm tổ chức

- Tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau cùnglàm việc hướng theo mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ được xácđịnh theo một cơ cấu nhất định

- Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những ngườilàm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận

và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiếnhành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạtđến mục đích chung của tổ chức

Từ khái niệm trên ta có thể đưa ra một số điểm quan trọng sau:

Tổ chức là quy định các mối quan hệ chính thức giữa mọi thành viên vàcác nguồn lực để đạt được mục tiêu

Tổ chức là phân chia các nguồn lực thành các bộ phận và quy định cácmối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn để đạt được mục tiêu

Các tổ chức tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng Có thể cóphân loại tổ chức theo nhiều cách khác nhau nhưng tổ chức thường có các nhómsau:

+ Mọi tổ chức đều mang tính mục đích: Tổ chức hiếm khi mang trongmình một mục đích tự thân là công cụ để thực hiện những mục đích nhất định.Đây là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào Mặc dù mục đích của tổ chứckhác nhau có thể khác nhau nhưng không tổ chức nào tồn tại mà không có mụcđích nhất định

+ Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt đượcmục đích, kế hoạch đã đặt ra Kế hoạch nhằm xác định điều cần phải làm để thựchiện mục đích, thiếu kế hoạch không tổ chức nào có thể tồn tại và phát triển hiệuquả

+ Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chứckhác Một DN cần có vốn, nguyên vật liệu, máy móc, công nghệ thông tin… từcác nhà cung cấp, cần hợp tác với các DN khác, cần có khách hàng và các tổchức khác sử dụng sản phẩm của DN

+ Cuối cùng, mọi tổ chức đều cần có nhà quản trị chịu trách nhiệm liên kếtphối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cũng như các nguồnlực khác để đạt được mục tiêu với hiệu quả cao nhất

2.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức

- Cơ cấu tổ chức là một tập hợp các bộ phận (đơn vị hay cá nhân) khácnhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theonhững chức trách nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện cácmục tiêu chung đã được xác định

Như vậy: Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực, xâydựng rõ vị trí vai trò của các bộ phận, cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộphận đơn vị cá nhân này nhằm hình thành lên các nhóm chính trong tổ chức.

Cơ cấu tổ chức xác định rõ dòng thông tin góp phần quan trọng trong việc

ra quyết định

2.2 Một số lý thuyết về tổ chức và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

- Theo Nguyễn Hải Sản: Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệkhông chính thức bao gồm hững công việc riêng rẽ, công việc tập thể sự phâncông công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc

gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi người thấy họ phảicùng nhau làm việc như thế nào

- Theo PGS- TS Nguyễn Thị Liên Diệp: Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếpcác bộ phận, đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ vềnhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng nhằm tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi choquá trình làm việc của mỗi cá nhân, bộ phận hướng tới hoàn thành mục tiêuchung của tổ chức

- Th.S Đỗ Ngọc Mỹ: Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổchức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau,những bộ phận đó thực hiện những chức năng nhiệm vụ riêng biệt nhưng cóquan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

2.3 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước.

Cơ cấu tổ chức có ảnh hưởng lớn tới tình hình hoạt động sản xuất kinhdoanh của DN DN muốn phát triển bên cạnh việc không ngừng nghiên cứu tìm

ra những sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất và mởrộng thị trường thì một yếu tố cần thiết là làm sao phải không ngừng hoàn thiện

cơ cấu tổ chức quản lý sao cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của

DN Do vậy đã có nhiều đề tài nghiên cứu về đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức, bộmáy quản lý của DN Sau đây là một số công trình nghiên cứu:

- Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHHNhà nước một thành viên cơ khí Hà Nội - Nguyễn Thế Chung K39 đã đưa ra một

số lý thuyết cơ bản về khái niệm, đặc trưng tầm quan trọng về cơ cấu tổ chức vàphân tích một số mô hình tổ chức trực tuyến, chức năng, theo ngành… một số ưunhược điểm; Phân tích thực trạng của Công ty và đưa ra một số giải pháp nhằmhoàn thiện cơ cấu tổ chức

- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức ở công ty cổ phần may Hưng Yên - Đào thịNhinh, 2010 Đề tài đã nêu nêu đầy đủ lý thuyết về cơ cấu tổ chức và đã phântích thực trạng của Công ty và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổchức

- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty TNHH vàng bạc, đáquý Huy Thành – Nguyễn Thị Lơ, K4 Đề tài đã nêu ra một số lý luận cơ bản về

cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máyquản trị của Công ty từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổchức bộ máy quản trị tại Công ty

Qua tìm hiểu em thấy: Các công trình nghiên cứu đã phân tích được thựctrạng cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của Công ty đang SXKD trên thị trường.Trong những năm gần đây chưa có công trình nghiên cứu nào về hoàn thiện cơcấu tổ chức tại Công ty TNHH TM-DV Đức Thịnh Do đó đề tài nghiên cứu:

“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM-DV Đức Thịnh” hoàn toànkhông trùng lặp với các công trình nghiên cứu khác

2.4 Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của đề tài.

2.4.1 Đặc điểm cơ cấu tổ chức.

- Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổchức hay trong các phòng ban.

- Tính phức tạp: Phản ánh số lượng tập trung các cấp, các khâu trong tổchức Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu khác nhiều mối liên hệ thì tổ chức đó đượccho là phức tạp và ngược lại, cơ cấu tổ chức ít cấp, ít khâu được đánh giá là cótính chất phức tạp thấp

- Tính tiêu chuẩn hóa: Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động

2.4.2 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức.

2.4.2.1 Tổ chức bộ máy phải gắn với phương hướng mục đích của DN.

Phương hướng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu tổ chức của hệthống Nếu một hệ thống có quy mô và mục tiêu lớn thì cơ cấu tổ chức phảitương đương.Còn nếu cớ quy mô vừa phải đội ngũ lao động tham gia hệ thốngcũng cần phải phù hợp

2.4.2.2 Nguyên tắc cân đối.

Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải đảm bảo phân côngquyền hạn trách nhiệm và cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân vớinhau Việc cân đối này đảm bảo tinh thần trách nhiệm và khả năng làm việc củangười lao động khuyến khích nâng cao năng lực làm việc của người lao động.qua đó tạo ra sự ổn định và bền vững trong tổ chức

2.4.2.3 Linh hoạt và thích nghi với môi trường.

Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, linh hoạt với mọi tình huống

có thể xảy ra trong DN cũng như môi trường kinh doanh bên ngoài Trong quátrình hoạt động kinh doanh, mỗi doanh nghiệp phải chịu ảnh hưởng của nhiềuyếu tố bên trong và bên ngoài DN, có yếu tố khách quan lại có yếu tố chủ quan.Chính vì vậy mà DN luôn phải ứng phó với nhiều tình huống phức tạp Do đó

đòi hỏi mỗi DN phải có một cơ cấu tổ chức phải có tính linh hoạt và thích nghivới môi trường kinh doanh.

2.4.2.4 Đảm bảo tính hiệu quả.

Đây là nguyên tắc quan trọng nhất trong hệ thống kinh tế, nó đòi hỏi cơcấu tổ chức phải thu được kết quả cao nhất so với chi phí bỏ ra nhưng vẫn đảmbảo quyền lực của người lãnh đạo và hiệu quả của bộ máy quản lý Để thực hiệncần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Cơ cấu phải đảm bảo tính hợp lý nhất, đảm bảo mọi chi phí hoạt độngnhỏ phù hợp với quy mô của tổ chức

- Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tạo ra và nuôi dưỡng một phong cách vănhóa của tổ chức

- Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho các bộ có quy mô hợp lý, tương ứngvới khả năng và trình độ của cán bộ công nhân viên trong tổ chức

2.4.2.5 Thống nhất chỉ huy.

Nguyên tắc này đòi hỏi mọi hoạt động quản trị phải thống nhất theo mụctiêu chung Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo việc thông nhất quyền lực trong hoạtđộng quản trị và điều hành Điều đó phải chú ý chọn cơ cấu tổ chức hợp lý đểxác định tíh thống nhất quyền lực trong toàn bộ hệ thống

2.4.3 Nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới việc tổ chức bộ máy quản trị giúp nhàquản lý đưa ra được một mô hình phù hợp với quy mô và tình hình SXKD của

DN nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lý Từ đó DN

có thể tiết kiệm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường

2.4.3.1 Mục đích, chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng bởi nhân tố mục đích, mục tiêu, nhiệm vụchức năng hoạt động của DN Cơ cấu tổ chức bao giờ cũng phải phù hợp với

mục tiêu, từ mục tiêu mà đặt ra cấu trúc bộ máy Mục đích thay đổi hoặc nhiệm

vụ chức năng thay đổi thì thì cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi theo, nếu khôngthay đổi thì bộ máy quản trị cũ có thể bị quả tải hoặc sẽ làm ảnh hưởng tới mụctiêu mới đề ra của DN Tuy nhiên không phải bất kỳ sự thay đổi chức năngnhiệm vụ nào cũng kéo theo sự thay đổi cơ cấu tổ chức của DN

2.4.3.2 Quy mô của doanh nghiệp.

Quy mô của DN ảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu tổ chức DN có quy môlớn thì mức độ phức tạp càng cao, do đó nhà quản trị cần phải đưa ra một môhình cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp nhằm đảm bảo quá trình hoạt động SXKDcủa DN Đối với các DN nhỏ và vừa thì bộ máy quản trị phải gọn nhẹ để dễ thayđổi sao cho phù hợp với sự thay đổi của môi trường và tình hình SXKD của DN

2.4.3.3 Yếu tố kỹ thuật công nghệ.

Kỹ thuật công nghệ sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức của

DN Công nghệ kinh doanh của DN là tập hợp các phương tiên cần thiết cho sựbiến đổi các yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra theo ý muốn Công nghệ kinhdoanh của các DN hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì thì cũng khácnhau Mức độ tự động hóa, sản xuất theo dây chuyền đòi hỏi việc tổ chức laođộng, sắp xếp công việc, lựa chọn nhân viên sao cho phù hợp

2.4.3.4 Trình độ đội ngũ lao động và trang thiết bị quản lý.

Nhân tố ngày càng có ảnh hưởng lớn tới việc tổ chức bộ máy quản lý của

DN Với đội ngũ nhân viên có trình độ kinh nghiệm, DN chỉ cần sử dụng ít nhânlực vẫn có thể đảm bảo hoàn thành công việc một cách hiệu quả so với việc sửdung đội ngũ nhân lực ít được đào tạo và ít kinh nghiệm mà cơ cấu tổ chức lạigọn nhẹ đảm bảo yếu tố hiệu quả kinh tế

Cùng với trình độ của nhân viên thì việc trang bị máy móc thiết bị phục vụcông tác quản lý cũng ảnh hưởng tới việc tổ chức bộ máy quản lý Một DN được

trang bị máy tính và sử dụng đội ngũ nhân viên có trình độ sử dụng thành thạo vitính sẽ làm giảm thời gian thực hiện nhiệm vụ và nâng cao hiệu qua công việcdẫn tới cơ cấu tổ chức gọn nhẹ hơn.

2.4.3.5 Môi trường kinh doanh.

DN hoạt động SXKD luôn gắn liền với môi trường kinh doanh xác định.Môi trường kinh doanh là tổng hợp các yếu tố, điều kiện có tính chất khách quan

và chủ quan có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp tới hoạt động của DN Môitrường kinh doanh thường xuyên thay đổi, bởi vậy các DN phải thường xuyênphân tích các nhân tố ảnh hưởng của môi trường kinh doanh để DN có khả năngthích ứng nhanh nhất Với xu thế quốc tế hóa hiện nay, môi trường kinh doanhkhông chỉ còn trong phạm vi một quốc gia mà còn được mở rộng ra khu vựccũng như toàn cầu Tính ổn định hay không ổn định của môi trường kinh doanhtác động dến việc hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của DN

2.4.3.6 Hình thức pháp lý.

Ngoài các nhân tố trên thì hình thức pháp lý của DN cũng ảnh hưởng tớiviệc hình thành cơ cấu tổ chức của DN Thông thường nhân tố này có tính chấtbắt buộc phải thiết kế bộ máy quản trị theo tiêu thức nhất định Hình thức pháp

lý của DN do luật pháp từng nước quy định Ví dụ như:

+ Tổng công ty Nhà nước có cơ cấu tổ chức quản lý như sau: HĐQT, bankiểm soát, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc và bộ phận giúp việc

+ Công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên phải có: Hội đồng thànhviên, chủ tịch hội đồng thành viên, Giám đốc Công ty có 11 thành viên trở lênphải có ban kiểm soát

+ Công ty cổ phần phải có đại hộ cổ đông, hội đồng quản trị và giám đốc,đối với công ty cổ phần có 11 thành viên trở lên phải có ban kiểm soát

2.4.4 Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

1 Cấu trúc tổ chức giản đơn.

Sơ đồ 2.1: Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu giản đơn

1,2,…những người hay bộ phận thực hành công việc

- Đặc điểm:

Đây là cấu trúc tổ chức đơn giản nhất, có ít yếu tố được mô hình hóa.Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người Có ít cấp quản trị trunggian, số lượng nhân viên không nhiều Mọi thông tin đều được tập trung về chongười quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó

- Ưu điểm:

Dễ thích nghi với môi trường, các DN có thể nhanh chóng tận dụng đượccác cơ hội vì cơ cấu gọn nhẹ, linh hoạt Mệnh lệnh được thi hành nhanh cấp dướichỉ chịu sự lãnh đạo của một thủ trưởng Do cấu trúc đơn giản nên chi phí quản

lý thấp có thể mang lại hiệu quả cao, việc kiểm soát và điều chỉnh các bộ phận,các hoạt động bên trong DN dễ dàng

1

Giám đốc tuyến 1

khi công việc nhiều Đôi khi các quyết định của nhà quản trị mang tính chuyênquyền, không tận dụng được tài năng của nhân viên trong công ty.

2 Cấu trúc tổ chức chức năng.

Sơ đồ 2.2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng

1,2,3,…những người hay bộ phận thực hành công việc

- Nhược điểm: Chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợinhuận Tầm nhìn bị hạn chế Tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng.Tính hệ thống bị suy giảm Kém linh hoạt

Giám Đốc

Giám đốc

chức năng A

Giám đốc chức năng B

1

- Nhược điểm: Cấu trúc tổ chức phức tạp Quyền lực và trách nhiệm củacác nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau, tạo ra sự xung đột Khó kiểm soát

Chủ tịch hàng

PCT

kỹ thuật

PCT marketing

PCT tài chính

PCT nhân sự

PCT

sản xuất

Tổng giám đốc sản phẩm nông nghiệp

Tổng giám đốc sản phẩm nông nghiệp

Giám đốc

khu vực I

Giám đốc khu vực II

Giám đốc khu vực I

Giám đốc khu vực II

4 Cấu trúc tổ chức theo kiểu ma trận.

Sơ đồ 2.4: Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận

F: Các bộ phận chức năng như: sản xuất kinh doanh, nhân sự, tài chính,

O: Các dự án (sản phẩm hay công trình xây dựng)

- Ưu điểm: Có tính năng động cao dễ dàng chuyển các nhân viên từ bộphận này sang bộ phận khác nhằm sử dụng nhân viên một cách hiệu quả hơn.Đáp ứng nhu cầu về trao đổi thông tin giữa cá nhân, bộ phận, khu vực mà từngcấu trúc không đáp ứng được

- Nhược điểm: Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến, vì vậy đễnảy sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh Có sự tranh chấp quyền lưcgiữa các bộ phận Khó kiểm soát

Sơ đồ 2.5: Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm dịch vụ

- Ưu điểm: Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm Trách nhiệm lợinhuận thuộc các nhà quản trị cấp dưới Phối hợp tốt giữa các bộ phận Rèn luyện

kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị Linh hoạt trong việc đa dạng hoá

- Nh ược điểm : Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp Công việc có thể bị trùnglắp ở các bộ phận khác nhau Khó kiểm soát Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

6 Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý.

Sơ đồ 2.6: Mô hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý:

- Đặc điểm:

TỔNG GIÁM ĐỐC

Giám đốcsản phẩm C

Giám đốcsản phẩm B

+ Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt độngcủa tổ chức theo từng khu vực địa lý.

+ Mỗi nhà quản trị đại diện ở khu vực chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm

và dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể

- Ưu điểm: Các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệmm của mình Chú ýđến những đặc điểm của thị trường địa phương Tận dụng tốt các lợi thế theovùng Quan hệ tốt với các đại diện địa phương Tiết kiệm thời gian đi lại củanhân viên

- Nh ược điểm : Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp Công việc có thể bị trùnglặp ở các khu vực khác nhau Phân tán nguồn lực Khó kiểm soát

7 Cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hàng.

Sơ đồ 2.7: Mô hình cấu trúc tổ chức theo khách hàng:

Tổng giám đốc

GĐ khách hàngloại 3

GĐ khách hàngloại 2

GĐ khách hàng

loại 1

- Ưu điểm: Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm Trách nhiệmlợi nhuận thuộc các nhà quản trị cấp dưới Phối hợp tốt giữa các bộ phận Rènluyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.

- Nhược điểm: Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp Công việc có thể bị trùnglắp ở các bộ phận khác nhau Khó kiểm soát Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

CHƯƠNG III: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦACÔNG TY

TNHH TM - DV ĐỨC THỊNH

3.1 Phương pháp nghiên cứu.

3.1.1 Phương pháp thu thập số liệu.

* Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp:

- Phiếu điều tra: Đây là một trong những thu thập rất quan trọng thông quaviệc lập các bảng hỏi sau đó phát ra để thu thập ý kiến của các nhà quản trị và nhân viên trong công ty Việc thành lập bảng câu hỏi đã có định hướng sẵn người được hỏi chỉ cần lựa chọn phương án mà mình cho là hợp lý

- Phiếu phỏng vấn: Các câu hỏi phỏng vấn ở dạng câu hỏi mở không có sựđịnh hướng trước Người được hỏi sẽ trả lời theo quan điểm riêng của mình về những vấn đề được hỏi

Đây là dữ liệu xác thực và quan trọng để đánh giá thực trạng vấn đề được đặt ra

* Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:

- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty từ năm 2008

- 2010

- Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty, bảng số liệu lao động, cơ cấu lao động theo trình độ

3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu.

Để phân tích dữ liệu đã thu thập được về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty trong bài luận văn em đã sử dụng các phương pháp sau:

- Sử dụng phương pháp so sánh đối chiếu các số liệu: Sử dụng phương

pháp náy để so sánh kết quả kinh doanh

- Phân tích so sánh các chỉ tiêu kinh tế qua 3 năm từ đó đưa ra nhận xét vàkết luận.

- Phân tích tổng hợp: Trên cơ sở các dữ liệu đã thu thập được qua các

phương pháp điều tra, phỏng vấn, đánh giá các tiêu chí, thực trạng cơ cấu tổchức từ đó đứa ra các đề xuất, giải pháp

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức của Công ty.

3.2.1 Tổng quan về Công ty TNHHTM – DV Đức Thịnh.

- Lịch sử hình thành và phát triển.

+ Tên gọi: Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Đức Thịnh

+ Tên viết tắt: Đức Thịnh S-T CO.,LTD

+ Điện thoại: 03213.810.413

+ Địa chỉ: Thị trấn Lương Bằng – Kim Động – Hưng Yên

Thành lập ngày 25 tháng 12 năm 2003, chính thức đi vào hoạt động năm2005

Ngay từ ngày đầu thành lập đi vào hoạt động Công ty đã có sự hợp tácchặt chẽ với Công ty Khóa Katsura – Nhật Bản và công ty TNHH Nhật Bản Do

đó sản phẩm của công ty sản xuất ra chủ yếu được xuất bán cho thị trường nướcngoài như: Nhật Bản, Đức, Mỹ, Ucraina

- Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.

+ Tổ chức lưu thông, kinh doanh hàng hóa, tiêu thụ các loại khóa, bản lềsàn cao cấp trên địa bàn thành phố Hà Nội và các địa bàn được phân công

+ Công ty thực hiện việc mua nguyên vật liệu: tôn, sắt, thép inox, gang…của các công ty như: Công ty inox Thuận Phát, Công ty đúc đồng Quang Gia,Công ty CP Thép Nam Vang,…

+ Xây dựng chiến lược phát triển và kế hoạch hàng năm phù hợp vớinhiệm vụ được giao của Giám đốc Công ty giao cho theo nhu cầu thị trường.

+ Ký kết thực hiện các hợp đồng với các đối tác mua hàng hóa

+ Thực hiện chỉ đạo điều hành nhằm đảm bảo cân đối bình ổn giá cả thịtrường khóa, bản lề sàn theo các địa bàn và thực hiện dự trữ khi cần thiết

+ Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ LaoĐộng

+ Quản lý các hoạt động về đổi mới hiện đại hóa công nghệ, trang thiết bị

và phương thức quản lý để mở rộng sản xuất phù hợp với tình hình kinh doanhcủa Công ty

+ Thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà Nước về bảo vệ tài nguyên thiên nhiênmôi trường

+ Thực hiện các chế độ báo cáo thông kê theo quy định về thanh tra của

cơ quan tài chính và cơ quan Nhà nước theo quy định của pháp luật

+ Tận dụng cơ sở vật chất kỹ thuật và lao động của tổ chức để kinh doanh,cung cấp phụ gia cho các nhà máy sản xuất khóa, đại diện tiêu thụ một số mặthàng vật tư, vật liệu

3.2.2 Tổng quan về tình hình cơ cấu tổ chức của Công ty.

Trải qua 8 năm thành lập và phát triển trong môi trường kinh doanh cónhiều biến động Công ty đã nắm bắt được nhiều cơ hội bên cạnh những khókhăn Với sự lãnh đạo của ban giám đốc và sự nỗ lực của CBCNV trong Công tycùng với sự giúp đỡ của cơ quan chính quyền chức năng địa phương Công ty đãvượt qua khó khăn thử thách trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế và đã đặt đượcnhững thành tích nhất định Sản phẩm của Công ty ngày càng đáp ứng được nhucầu ngày một cao của khách hàng

Vừa trải qua giai đoạn khủng hoảng kinh tế năm 2008 công ty đang từngbước vượt qua khó khăn thì lại gặp phải giai đoạn bão giá hiện nay công ty lạigặp phải khó khăn một lần nữa do giá cả nguyên vật liệu đầu vào đều tăng cao.

mà mục tiêu của Công ty đặt ra trong giai đoạn tới là mở rộng SXKD, đáp ứngnhu cầu của khách hàng nội địa cũng như mở rộng xuất khẩu sang các nướckhác.Công ty đã có nhiều kế hoạch nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công tysao cho phù hợp với nhiệm vụ mục tiêu, chiến lược trong thời gian tới Vì cónhiều ý kiến cho rằng cơ cấu tổ chức hiện nay không còn phù hợp, không đápứng được nhu cầu phát triển trong thời gian tới Vì vậy việc hoàn thiện cơ cấu tổchức của Công ty là vấn đề cấp thiết hiện nay

3.2.3 Phân tích nhân tố ảnh hưởng của môi trường đến cơ cấu tổ chức của Công ty.

Môi trường có ảnh hưởng rất lớn tới cơ cấu tổ chức của Công ty Các nhân

tố thuộc môi trường bên ngoài và bên trong đều tác động đến cơ cấu tổ chức.Việc nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức giúp Công ty đưa racác giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty một cách phù hợp

B ng 3.1:K t qu i u tra m c ết quả điều tra mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu điều tra mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu ều tra mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu ức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu điều tra mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấuộ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu nh hưởng của các nhân tố đến cơ cấung c a các nhân t ủa các nhân tố đến cơ cấu ố đến cơ cấu điều tra mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấuết quả điều tra mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấun c c uơ cấu ấu

t ch c c a Công tyổ chức của Công ty ức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu ủa các nhân tố đến cơ cấu

STT Các nhân tố ảnh hưởng Mức độ quan trọng

1 Chức năng và nhiệm vụ

của DN

5/15 (33,33%)

4/15 (26,67%)

6/15 (40%)

2 Quy mô của DN 2/15

(13,33%)

6/15 (40%)

7/15 (46,67%)

3 Trình độ lao động và

trang thiết bị

8/15 (53,33%)

2/15 (13,33%)

5/15 (33,33%)

4 Môi trường bên ngoài 8/15

(53,33%)

7/15 (46,67%)

5 Kỹ thuật công nghệ 9/15 6/15

+ Chính trị - pháp luật:

Môi trường chính trị ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanhcủa các

DN Chính trị ổn định sẽ thúc đẩy SXKD phát triển Ngược lại, chính trị không

ổn định sẽ kìm hãm hoạt động SXKD Do đó, môi trường chính trị ảnh hưởng tới

cơ cấu tổ chức của DN

Bên cạnh đó, các chính sách của nhà nước có ảnh hưởng mạnh mẽ tớicông ty Nhà nước tạo môi trường kinh doanh chung cho các DN trong đó họbình đẳng với nhau thông qua các bộ luật Để tiến hành SXKD công ty cần nắm

rõ các quy định của pháp luật và quy định của nhà nước về các vấn đề có liênquan Trong quá trình hội nhập, những bộ luật sẽ có sự thay đổi vì vậy Công tycần phải nắm bắt kịp thời và có những chiến lược kinh doanh phù hợp

+ Khoa học công nghệ:

Công nghệ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển nên việc ứng dụng cácthành tựu khoa học kỹ thuật vào SXKD giúp cho việc SXKD ngày càng thuận

lợi và phát triển hơn Đối với công ty việc ứng dụng khoa học công nghệ kỹthuật vào SXKD là rất quan trọng.Nó không chỉ giúp cho công ty có thể tiếtkiệm chi phí nguyên vật liệu, chi phí quản lý Mặt khác, khi công ty trang bịnhững máy móc thiết bị hiện đại vào sản xuất và quản lý làm cho cơ cấu quản lýgọn nhẹ, lịnh hoạt hơn

3.2.3.2 Môi trường đặc thù.

+ Khách hàng: Thành công trong sản xuất kinh doanh của mỗi DN đều cóảnh hưởng của khách hàng Hiện nay các công trình xây dựng nhiều khi hoànthiện đều cần đến sản phẩm của công ty vì vậy lượng khách hàng của Công tyngày một tăng, quy mô của công ty được mở rộng Trong khi các phòng ban củaCông ty không thay đổi mà số lượng nhân viên lại thay đổi Vì vậy cần phải thayđổi cơ cấu tổ chức

+ Đối thủ cạnh tranh: Công ty phải cạnh tranh với số lượng các doanhnghiệp trong cùng ngành, cùng nhãn hiệu: khóa Việt Tiệp và sản phẩm của cáccông ty nước ngoài được phân phối trong nước Đây là các doanh nghiệp lâu đờitrong lĩnh vực sản xuất khóa, bản lề sàn Giữa các doanh nghiệp luôn có sự cạnhtranh giành giật khách hàng bằng việc nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm giá

Do đó doanh nghiệp phải có bộ phận tìm hiểu nghiên cứu phân tích về đối thủtrong cùng ngành để đánh giá điểm mạnh yếu của mình so với đối thủ cạnhtranh

+ Nhà cung ứng: Nhà cung ứng là các doanh nghiệp cung ứng các yếu tốđầu vào cho Công ty như: nguyên vật liệu, nhiên liệu, tài chính, là Công ty sảnxuất các sản phẩm về khóa và bản lề sàn, sản phẩm kim, cơ, khí Do vậy yêu cầu

về cung ứng vật tư đòi hỏi phải đúng tiến độ và thời gian đúng chủng loại, mẫu

mã và quy cách Trong thời kỳ giá cả các mặt hàng đều tăng nên nhiều nhà cungứng gây áp lực đối với Công ty bằng việc tăng giá sản phẩm điều này cũng làm

ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Vì vậy viêc lựa chọnnhà cung ứng liên quan tới chi phí sản xuất, chất lượng sản phẩm sản xuất ra vàtính đều đặn của quá trình sản xuất Doanh nghiệp cần phải có bộ phận chuyêntrách về tìm và thu mua nguyên vật liệu nhằm đảm bảo quá trình chung ứng vật

tư phục vụ sản xuất

3.2.3.3 Môi trường bên trong.

+ Nhiệm vụ sản suất kinh doanh của doanh nghiệp:

Theo bảng trên thì ta thấy chức năng nhiệm vụ của DN có ảnh hưởngtương đối lớn tới cơ cấu tổ chức của DN, có 33,33% đánh giá ở mức độ 2,26,67% đánh giá ở mức độ 3 và 40% đánh giá ở mức độ 4 Như vậy trong bất kỳ

tổ chức nào thì nhiệm vụ SXKD và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rờinhau Khi nhiệm vụ kinh doanh thay đổi thì cơ cấu tổ chức cũng cần phải thayđổi theo Từ việc chỉ sản xuất không tổ chức phân phối sản phẩm mục tiêu củacông ty là tăng cường sản xuất và tiến hành tiêu thụ sản phẩm vì vậy đã ảnhhưởng tới bộ máy quản trị của công ty Cơ cấu tổ chức mới được xây dựng đểthích ứng với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh mới

+ Quy mô của doanh nghiệp:

Quy mô của DN là một trong những nhân tố ảnh hưởng lớn tới cơ câu tổchức có 46,67% ý kiến đánh giá ở mức độ 5 Từ khi thành lập đến nay quy môcủa công ty ngày càng được mở rộng điều này đã ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chứccủa công ty.Việc xây dựng lại một cơ cấu tổ chức quản lý sao cho phù hợp vớiquy mô của công ty sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hoạt động sản xuấtkinh doanh

+ Trình độ đội ngũ lao động và trang thiết bị quản lý:

Trình độ của người lao động, nhất là trình độ của các nhân viên quản trị cóảnh hưởng tới hoạt động SXKD nói chung và tới cơ cấu tổ chức nói riêng Nhà

quản trị phải dựa vào đó để phân công công việc sao cho hợp lý, sắp xếp nhânviên cho phù hợp với năng lực của từng người để có thể phát huy tối đa khả năngcủa họ.

Hiện nay Công ty đang từng bước áp dụng khoa học kỹ thuật, công nghệmới đặc biệt là công ty đã sử dụng mạng máy tính nội bộ để điều hành công việc

DN đã sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng cho bộ phận kế toán

3.3 Kết quả điều tra trắc nghiệm và kết quả tổng hợp đánh giá về cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM-DV Đức Thịnh.

3.3.1 Kết quả điều tra.

- Tổng quan về cơ cấu tổ chức của Công ty:

Để thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức của Công ty em đã phát ra 15phiếu điều tra trắc nghiệm Trong đó 9 phiếu dành cho nhà quản trị các cấp và 6phiếu dành cho nhân viên các phòng ban Kết quả tổng hợp phiếu điều tra nhưsau:

Bảng 3.2 K t qu i u tra t ng quan v c c u t ch c c a Công ty.ết quả điều tra mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu điều tra mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu ều tra mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu ổ chức của Công ty ều tra mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu ơ cấu ấu ổ chức của Công ty ức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu ủa các nhân tố đến cơ cấu

của Công ty

Trực tuyến Chức năng

quản trị Nguồn: Kết quả điều tra của sinh viên

Theo bảng trên ta thấy cơ cấu tổ chức rất quan trọng đối với Công ty cótới 60% cho rằng rất quan trọng và 40% cho rằng quan trọng; 100% ý kiến chorằng mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty là mô hình trực tuyến - chức năng Cótới 86,7% cho rằng cơ cấu tổ chức của công ty chưa hợp lý Tuy nhiên phạm viquyền hạn, trách nhiệm của nhà quản trị tương đối rõ ràng với 88,89% cho nhưvậy

* Về mức độ phối hợp giữa các phòng ban

Bảng 3.3: Kết quả điều tra về mức độ phối hợp giữa các phòng ban

Nguồn: Kết quả điều tra của sinh viên

Nhận xét: Từ bảng trên ta thấy 66,67% cho rằng chức năng nhiệm vụ bịchồng chéo; Sự phối hợp giữa các phòng ban chưa được chặt chẽ 22,22% cho làtốt 77,78% cho rằng bình thường Quá trình truyền đạt và phản hồi thông tingiữa các phòng ban là chưa tốt các ý kiến đánh giá là bình thường và kémthường chiếm tỷ trọng cao hơn

Tóm lại, sự phối hợp giữa các phòng ban chưa tốt, chức năng nhiệm vụcòn bị chồng chéo và quá trình truyền đạt thông tin kém dẫn đến hoạt động củacác phòng ban chưa mang lại hiệu quả cao Công ty cần có biện pháp khắc phục

để nâng cao hiệu quả hoạt động

* Về tình hình và điều kiện làm việc của nhân trong các phòng ban

Bảng 3.4: Kết quả điều tra về tình hình và điều kiện làm việc của nhân viên