8 Bồi dưỡng nâng cao trình Phù hợp 2/6 33,
3.4.1. Cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH TM-DV Đức Thịnh.
Sơ đồ 3.1: Mô hình tổ chức và quản lý của Công ty
* Ban giám đốc: gồm 1 Giám đốc và 1 Phó giám đốc sản xuất:
a.Giám đốc: PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC Phòng hành chính tổng hợp Phòng KCS GIÁM ĐỐC Tổ tiện Tổ lắp ráp Phòng kỹ thuật Phòng cơ điện Phòng kế toán tài chình Phòng kế hoạch sản xuất Tổ mài phay Tổ hàn Tổ đánh bóng Tổ khoan Tổ đột dập
- Chức năng:
Là người đại diện của lãnh đạo trong việc theo dõi, chỉ đạo việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng.
Là người có vị trí cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và điều hành mọi hoạt động SXKD của Công ty; theo dõi và chỉ đạo các phòng ban và các phân xưởng thực hiện tốt kế hoạch SXKD đã đặt ra.
- Nhiệm vụ:
+ Có trách nhiệm thiết lập, duy trì và chỉ đạo việc thực hiện quản lý hệ thống quản lý chất lượng trong toàn Công ty.
+ Xem xét, phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác; nội quy, quy định trong Công ty và các chiến lược SXKD, bán hàng do cấp dưới soạn thảo. Chỉ dạo việc thực hiện thống nhất trong toàn Công ty.
+ Định hướng hỗ trợ cho các phòng ban, phân xưởng sản xuất thực hiện hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
b.Phó giám đốc sản xuất:
- Chức năng:
Đặc trách công tác chất lượng, đại diện lãnh đạo về xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000.
Tổng hợp tham mưu, hỗ trợ Giám đốc quản lý điều hành sản xuất kinh doanh.
- Nhiệm vụ:
+ Trực tiếp chỉ đạo các công việc của khối kỹ thuật (công tác thiết kế, công nghệ, thiết bị, cơ điện…)
+ Phụ trách các vấn đề liên quan tới chất lượng. Phụ trách công tác quản lý và nghiên cứu các biện pháp cải tiến mẫu mã đảm bảo chất lượng hạ giá thành sản phẩm.
+ Chủ tịch hội đồng bảo hộ lao động, hội đồng sáng kiến cải tiến. Phụ trách công tác nâng cấp bậc cho công nhân viên.
+ Phụ trách công tác phát triển sản phẩm mới.Trực tiếp sinh hoạt với phòng kỹ thuật.
+ Báo cáo cho lãnh đạo cao nhất về kết quả hoạt động của hệ thống chất lượng và về mọi nhu cầu cải tiến.
+ Đảm bảo việc thúc đẩy toàn bộ tổ chức nhận thức được các yêu cầu của khách hàng.
- Báo cáo: Chịu trách nhiệm báo cáo toàn bộ công việc được phân công trước Giám đốc Công ty.
* Các phòng ban chức năng:
Dưới Ban giám đốc là các phòng ban chức năng có trách nhiệm tham mưu cho ban giám đốc trong công tác quản trị điều hành hoạt động SXKD theo những mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra. Việc tổ chức và phân công cụ thể các chức năng và trách nhiệm của các phòng ban thuộc quyền hạn của ban giám đốc Công ty.
a. Phòng tổ chức- hành chính:
- Chức năng:
Tổng hợp và tham mưu giúp Giám đốc xây dựng các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo quản lý đội ngũ lao động trong Công ty và các chế độ BHXH; chỉ đạo và quản lý công tác văn thư, lưu trữ, quản trị hành chính và bảo vệ Công ty.
Tham mưu cho Giám đốc xây dựng hoàn thiện và điều chỉnh kịp thời các nội quy, quy định nội bộ với chính sách của Công ty và pháp luật hiện hành.
- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng nội quy, quy chế làm việc của Công ty và biện pháp thực hiện trình Giám đốc phê duyệt.
+ Phối hợp với các bộ phận khác trong Công ty xây dựng và tổng hợp kế hoạch, chương trình công tác chung của Công ty theo định kỳ (tháng, quý, năm) trình Giám đốc phê duyệt. Theo dõi và thông báo tình hình thực hiện các chương trình hoạt động và thực hiện nội quy, quy chế trong công ty; các ý kiến chỉ đạo của Giám đốc; tổng hợp các kiến nghị đề xuất và phát hiện các vấn đề cần giải quyết ngay để giúp Giám đốc chỉ đạo kịp thời.
+ Là đầu mối quản lý, thực hiện các công việc liên quan tới công tác bố trí sử dụng, đào tạo tuyển dụng lao động cho Công ty; giải quyết các chế độ, chính sách của người lao động có liên quan theo quy định hiện hành và phù hợp với chính sách của Công ty.
+ Lập kế hoạch trang bị tài sản và văn phòng phẩm phục vụ hoạt động chung của Công ty.
+ Quản lý chặt chẽ công văn đi, đến. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ văn bản, tài liệu theo đúng quy định. Tổ chức công tác khánh tiết, tiếp khách, hiếu, hỷ trong Công ty.
b. Phòng kế toán:
- Chức năng:
Tổ chức thực hiện công tác kế toán, tập hợp, xử lý và cung cấp kịp thời, đày đủ chính xác thông tin tài chính và ké toán cho Giám đốc.
Tham mưu cho Giám đốc về quản lý tài chính, quản lý kinh tế trên các lĩnh vực và biện pháp nâng cao hiệu quả kinh tế của Công ty.
-Nhiệm vụ:
+ Tổng hợp vào sổ các hóa đơn, chứng từ kế toán theo quy chế quản lý tài chính kế toán trong toàn bộ hoạt động SXKD của Công ty theo tháng, quý, năm.
+ Lập và theo dõi bảng lương phân xưởng, lương tổng hợp và các khoản trích theo lương hàng tháng.
+ Lập và theo dõi công nợ, các khoản phải trả, phải thu bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và quỹ tiền vay.
+ Lập và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, theo dõi và đánh giá tình hình phân bổ chi phí tính giá thành sản phẩm.
+ Thực hiện tốt công tác hạch toán kế toán, lập báo cáo quyết toán đúng và đủ theo quy định; đảm bảo tuân thủ các nghiệp vụ thuế với Nhà nước.
c. Phòng kế hoạch sản xuất:
- Chức năng: Tham mưu giúp Giám đốc lập kế hoạch sản xuất hợp lý cho từng bộ phận sản xuất và toàn công ty. Khai thác tối đa năng suất thiết bị và điều phối nguồn nhân lực, vật lực phục vụ sản xuất mang lại hiệu quả cao nhất.
Tham mưu cho Giám đốc lập kế hoạch khai thác, phân phối và sử dụng trang thiết bị, vật tư phục vụ sản xuất để mang lại hiệu quả cao nhất.
- Nhiệm vụ: Là đầu mối tổng hợp và xây dựng toàn bộ kế hoạch cho các nội dung công việc ở các lĩnh vực do các bộ phận xây dựng theo tháng, quý, năm để Giám đốc phê duyệt.
+ Theo dõi, thực hiện việc giao việc và triển khai kế hoạch SX phân công và điều hành hoạt động của các bộ phận, phân xưởng SX đảm bảo duy trì thường xuyên một cách hợp lý, hiệu quả đảm bảo chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm. Tổng hợp kết quả báo cáo cho Giám đốc và các vướng mắc, kiến nghị của các bộ phận, phát hiện các vấn đề cần giải quyết ngay để giúp Giám đốc chỉ đạo kịp thời.
+ Phối hợp với các bộ phận có liên quan để quản lý, sử dụng và lên kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các trang thiết bị tài sản phục SX, phối hợp với bộ phận khác tiến hành kiểm tra giám sát chất lượng sản phẩm.
+ Lập kế hoạch nhu cầu vật tư, trang thiết bị phục vụ sản xuất. Quản lý theo dõi sát việc sử dụng vật tư: vật tư dự phòng và thu hồi phế liệu, phế phẩm;
trang thiết bị đảm bảo cung cấp đủ và đúng thời gian yêu cầu một cách hợp lý, khoa học và tránh lãng phí.
d. Phòng kỹ thuật:
- Chức năng:
Phân tích, dự kiến xu hướng công nghệ, nhu cầu khách hàng, nhu cầu thị trường đề xuất, giải trình về việc thiết kế, sản xuất sản phẩm.
Chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn việc triển khai công nghệ kỹ thuật phục vụ sản xuất; đôn đốc, giám sát việc thực hiện để đảm bảo các thông số kỹ thuật trong sản xuất.
Kiểm tra và duy trì các trang thiết bị trong nhà máy vận hành.
Thiết kế, gia công, bảo dưỡng và sửa chữa khuôn mẫu, đồ gá cho sản phẩm truyền thống, sản phẩm mới và máy móc thiết bị trong toàn công ty.
- Nhiệm vụ:
+ Chủ trì xây dựng các quy trình, quy định liên quan dến vấn đề công nghệ, kỹ thuật sản xuất và vận hành dây chuyền sản xuất sản phẩm trình giám đốc phê duyệt. Kiểm tra các văn bản, bản vẽ thiết kế, gia công lắp ráp khôn mâu, đồ gá, chi tiết máy trước khi trình duyệt Giám đốc.
+ Trực tiếp gia công chế tạo khuôn, đồ gá kết hợp với các phòng ban có liên quan thử nghiệm các khuôn mẫu để xuất sản phẩm.
+ Lên kế hoạch và phối hợp với các bộ phận có liên quan thực hiện việc kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa, đại tu các trang thiết bị, dây truyền phục vụ sản xuất.
+ Theo dõi tiến độ kỹ thuật và công tác sáng kiến cải tiến hợp lý hóa sản xuất. thực hiện đào tạo về kỹ thuật cho đội ngũ nhân viện trong công ty để phục vụ sản xuất.
+ Tham gia cùng các phòng ban chức năng lập các luận chứng kinh tế, kỹ thuật và đầu tư đổi mới công nghệ, thiết bị phục vụ sản xuất phù hợp với xu hướng phát triển công nghệ, tình hình của các DN trong cùng ngành và nhu cầu, năng lực của Công ty.
e. Phòng KCS:
- Chức năng:
Kiểm tra chất lượng tất cả các vật tư, nguyên vật liệu đầu vào và các chi tiết lắp ráp hoặc sản phẩm hoàn chỉnh trước khi xuất xưởng và bán cho khách hàng đảm bảo theo đúng tiêu chuẩn chất lượng đã yêu cầu.
Quản lý, đăng kiểm dụng cụ thiết bị đo lường. - Nhiệm vụ:
+ Quản lý, kiểm soát thông số kỹ thuật và chất lượng của các trang thiết bị, dụng cụ đo lường đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật. Theo dõi thử nghiệm sản phẩm. Tổng hợp, đề xuất các biện pháp xử lý sự cố kỹ thuật, sản phẩm lỗi hỏng trong quá trính sản xuất.
+ Chỉ đạo, quản lý và thực hiện kiểm tra chất lượng toàn bộ vật tư, nguyên vật liệu đầu vào phục vụ sản xuất; Tổ chức kiểm tra giám sát các bộ phận trong từng công đoạn về việc đảm bảo chất lượng các chi tiết, sản phẩm trong quá trình sản xuất.
+ Thực hiện kiểm tra, giám sát chât lượng sản phẩm xuất kho.
+ Hỗ trợ hướng dẫn các quy trình công nghệ, quy trình sản xuất công đoạn sản phẩm cho các bộ phận, phân xưởng sản xuất theo quy định cảu công ty đảm bảo và có khả năng nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm.
+Tập hợp kết quả báo cáo Phó giám đốc sản xuất và các kiến nghị, vướng mắc trong quá trình thực hiện theo dây truyền sản xuất tại từng công đoạn, phát hiện các vấn đề cần giải quyết ngay giúp giám đốc chỉ đạo kịp thời.
f. Phòng cơ điện:
Phòng cơ điện quản lý về công nghệ, máy móc và thiết bị sản xuất của Công ty, phối hợp chặt chẽ với bộ phận sản xuất nhằm đảm bảo nhà dây chuyền hoạt động đều đặn cũng như xử lý các sự cố bất thường xảy ra có thể gây ảnh hưởng tới quá trình sản xuất.
g. Các phân xưởng sản xuất:
Hoạt động dưới sự điều hành trực trực tiếp của phó giám đốc sản xuất và quản đốc phân xưởng, bao gồm các tổ sản xuất (tổ tiện, tổ đúc, đột dập, tổ rèn, tổ mạ, tổ đánh bóng, tổ hàn, tổ phay và mài, tổ lắp ráp thân, tổ lắp phun dầu bóng)
+ Quản lý và sử dụng lao động, máy móc thiết bị, vật tư, nguyên vật liệu có hiệu quả.
+ Sản xuất đảm bảo đùng yêu cầu về số lượng cũng như chất lượng sản phảm sản xuất ra.
Nhận xét: Cơ cấu tổ chức của Công ty theo kiểu trực tuyến chức năng đã thể hiện sự phù hợp với tình hình SXKD của Công ty. Với cơ cấu này Công ty đã tận dụng được mọi tính ưu việt của các chuyên gia kỹ thuật và cán bộ nghiệp vụ chuyên môn các phòng ban chức năng. Ưu điểm của kiểu cơ cấu tổ chức này được chuyên môn hóa cao. Mỗi bộ phận phòng ban đảm nhiệm một phần công việc nhất định; Vận dụng được khả năng trình độ chuyên sâu của cán bộ quản lý. Công ty đang tiến hành những biện pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và nhiệm vụ của từng người trong các phòng ban và quy trình sản xuất.
Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế như: Trình độ lao động của đội ngũ CBCNV còn thấp chưa đáp ứng được yêu cầu công việc dẫn đến sự phối hợp giữa các phòng ban chưa được tốt, một số nhân viên phải đảm nhiệm nhiều công việc và làm không đúng chuyên môn. Vì vậy công ty cần phân bố lại nhiệm vụ chức năng và cần đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho lao
động. Nếu cần thiết có thể tuyển thêm lao động có trình độ để đáp ứng được tình hình hoạt động SXKD hiện nay của Công ty; Quy mô của Công ty không lớn nhưng cần phải được thay đổi để giảm sự chồng chéo chức năng, nhiệm vụ; Công ty cần xây dựng phòng kinh doanh để có thể tiến hành hoạt động SXKD một cách hiệu quả.
Tóm lại, Công ty cần hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức quản lý, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận phòng ban cũng như từng nhân viên để có thể phát huy được những ưu điểm và hạn chế được những tồn tại giúp công ty ngày một phát triển, sản phẩm ngày càng đáp ứng được nhu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng trong và ngoài nước.