8 Bồi dưỡng nâng cao trình Phù hợp 2/6 33,
4.3.1. Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM-DV Đức Thịnh.
TNHH TM-DV Đức Thịnh.
4.3.1. Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM-DV Đức Thịnh. TNHH TM-DV Đức Thịnh.
4.3.1.1. Sắp xếp bố trí lại chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty để không bỏ sót chức năng nhiệm vụ nào.
Bộ máy quản lý có vai trò quan trọng đối với mọi hoạt động của Công ty, do vậy nó ảnh hưởng tới sự tồn tại và phát triển của Công ty. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều biến động như hiện nay thì cơ cấu tổ chức không thể xơ cứng mà phải được đổi mới để thích ứng tốt nhất với tình hình SXKD hiện tại của Công ty. Một mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý phải là mô hình mà trong đó các bộ phận có mối quan hệ mật thiết với nhau, không thừa mà không thiếu bộ phận nào, nhiêm vụ của các phòng ban phải rõ ràng không chồng chéo; bộ máy quản lý phải gọn nhẹ, linh hoạt.
Qua thời gian tìm hiểu về cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty em xin đề xuất một số thay đổi cho cơ cấu tổ chức cũ của Công ty như sau:
- Thay đổi lại chức năng, nhiệm vụ của phòng kế hoạch sản xuất: + Chức năng:
Tham mưu giúp Giám đốc lập kế hoạch sản xuất hợp lý cho từng bộ phận sản xuất và toàn công ty. Khai thác tối đa năng suất thiết bị và điều phối nguồn nhân lực, vật lực phục vụ sản xuất mang lại hiệu quả cao nhất.
+ Nhiệm vụ:
Là đầu mối tổng hợp, xây dựng và trình duyệt toàn bộ kế hoạch cho các nội dung công việc ở các lĩnh vực do các bộ phận xây dựng theo tháng, quý, năm dể Giám đốc phê duyệt. Nghiên cứu tham mưu cho Giám đốc để đảm bảo tính khả thi của kế hoạch.
+ Theo dõi, thực hiện việc giao và triển khai kế hoạch sản xuất, phân công và điều hành hoạt động của các bộ phận, phân xưởng sản xuất đảm bảo duy trì thường xuyên một cách hợp lý, hiệu quả, đảm bảo chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm. Tổng hợp kết quả báo cáo cho giám đốc và các vướng mắc, kiến nghị của các bộ phận, phát hiện vấn đề cần giải quyết ngay để giúp giám đốc chỉ đạo kịp thời.
+ Tham gia cùng các bộ phận có liên quan để quản lý, sử dụng và lên kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa đại tu các trang thiết bị tài sản phục vụ sản xuất.
- Bổ sung thêm phòng vật tư với chức năng, nhiệm vụ:
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc lập kế hoạch khai thác, phân phối và sử dụng trang thiết bị, vật tư phục vụ sản xuất để mang lại hiệu quả cao nhất. Tham mưu cho Giám đốc trong việc lựa chọn nhà cung cấp hoặc chọn lựa khi được ủy quyền. Tham gia thỏa thuận giá cả và các điều kiện mua hàng hóa vật tư cùng với Giám đốc, ký kết các đơn hàng mua vật tư, thiết bị được ủy quyền.
Nhiệm vụ: Nghiên cứu, theo dõi thu thập thông tin thị trường vật tư để nắm được thông tin thị trường và các xu hướng biến động về giá cả. Lập kế hoạch nhu cầu vật tư, trang thiết bị phục vụ sản xuất. Quản lý theo dõi sát việc sử dụng vật tư: vật tư dự phòng và thu hồi phế liệu, phế phẩm; trang thiết bị đảm bảo cung cấp đủ và đúng thời gian yêu cầu một cách hợp lý, khoa học và tránh lãng phí.
Ghép phòng cơ điện vào phòng kỹ thuật: hay nói cách khác là thêm chức
năng nhiệm vụ mới cho phòng kỹ thuật. Đó là phối hợp chặt chẽ với bộ phận sản xuất nhằm đảm bảo cho hoạt động trong xưởng diễn ra đều đặn cũng như xử lý sự cố bất ngờ có thể gây ảnh hưởng tới quá trình sản xuất kinh doanh.
Xây dựng thêm phòng kinh doanh:
Với đặc điểm của thị trường hiện nay, sự canh tranh ngày một khốc liệt làm cho các Công ty khó có chỗ đứng vững chắc, đòi hỏi phải có các nghiệp vụ cần thiết để khuếch trương sản phẩm của mình cũng như tìm hiểu nhu cầu của người tiêu dùng và đưa sản phẩm của mình tới tay người tiêu dùng với chi phí thấp nhất. Hiện tại việc nghiên cứu tìm hiểu thị trường do phòng kế hoạch sản xuất và phòng kỹ thuật đảm nhiệm kết quả nghiên cứu không được cao. Do vậy công ty cần có bộ phận chuyên trách đảm nhiệm công việc này nên Công ty cần xây dựng thêm phòng kinh doanh với chức năng nhiệm vụ:
Chức năng: Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về việc tổ chức tiêu thụ sản phẩm:
Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch chiến lược kinh doanh hàng tháng, quý, năm dựa trên mục tiêu hiệu quả, chất lượng cao trong kinh doanh, dịch vụ. Cùng bộ phận điều độ sản xuất lập kế hoạch sản xuất. Quản lý, giám sát mạng lưới khách hàng. Lập kế hoạch quảng cáo tiếp thị; Cung cấp thông tin đặc điểm về
khách hàng, yêu cầu của khách hàng cho phòng kỹ thuật nhằm phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật, tổ chức SX nhằm đảm bảo thực hiện đúng tiến độ hợp đồng.
Như vậy sau khi xem xết, cân nhắc và sắp xếp lại các phòng ban em xin đưa ra mô hình tổ chức quản lý mới của Công ty như sau:
Sơ đồ 4.1: Mô hình tổ chức và quản lý của Công ty( đề xuất)
Mô hình Cơ cấu tổ chức mới được đề xuất vẫn là mô hình trực tuyến chức năng. Do mô hình hoạt động này vẫn phù hợp với tình hình hoạt động SXKD của Công ty trong thời gian tới nó hoạt động vẫn hiệu quả nên cơ cấu tổ chức mới chỉ bổ sung thêm phòng kinh doanh, ghép phòng cơ điện vào phòng kỹ thuật cho phù hợp với mục tiêu chiến lược trong tương lai của Công ty.
4.3.1.2. Đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ lao động.
Trình độ là chỉ tiêu quan trọng nhất để đánh giá chất lượng của nguồn nhân lực. Công ty muốn sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì trước hết phải có đội ngũ CBCNV có năng lực, có trình độ. Vì vậy việc đào tạo bồi dưỡng nhân lực là một yêu cầu quan trọng đối với Công ty nhằm nâng cao trình độ năng lực,
Phòng TC HC GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT Phòng KCS Phòng KT TC Phòng kinh doanh Phòng KH điều độ SX Phòng Vật tư Phòng kỹ thuật TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC
tay nghề cho người lao động. Để việc đào tạo có hiệu quả, lãnh đạo Công ty nên căn cứ vào thực trạng nguồn lao động hiện tại, mục tiêu hoạt động hiện tại và trong tương lai, căn cứ vào vai trò vị trí công việc mà họ đảm nhận. Công ty nên tổ chức đào tạo nguồn nhân lực theo một số hình thức sau:
- Đào tạo lúc mới nhận việc: Mục đích của việc đào tạo này là giúp cho nhân viên mới quen với công việc, tiếp xúc với các trang thiết bị môi trường làm việc của Công ty. Với hình thức đào tạo này giúp cho nhân viên mới đến làm việc sẽ có ấn tượng tốt, tạo mối quan hệ thân thiết với mọi người trong công ty.
- Đào tạo trong quá trình làm việc: Với loại hình đào tạo này người lao động phải bố trí thời gian để tham gia quá trình đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn một cách hợp lý mà không ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Đào tạo cho tương lai: Công ty nên chủ động lập kế hoạch chọn một số người trẻ tuổi, có đủ năng lực phẩm chất cho đi đào tạo để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn nhằm đáp ứng được yêu cầu công việc và nắm bắt được công nghệ sản xuất mới trong tương lai.
4.3.1.3. Hoàn thiện điều kiện làm việc.
Công tác tổ chức nơi làm việc cần thiết, nó có tác dụng thiết thực đối với quá trình lao động của CBCNV trong công ty. Hiện nay diện tích các phòng làm việc của Công ty đều nhỏ hẹp. Do vậy Công ty cần bố trí quy hoạch lại sao cho phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong tương lai.
Mặt khác Công ty cũng cần trang bị cho CBCNV đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cũng như nhanh chóng sửa chữa, nâng cấp một số máy tính đã cũ, hỏng để có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Công ty duy trì chế độ làm việc 8 giờ/ngày. Song vẫn còn hiện tượng đi muộn về sớm vẫn thường xuyên xảy ra mà nguyên nhân chủ yếu do chưa hình thành kỷ luật lao động và nội quy lao động, giải quyết việc riêng…nên hiệu quả sử dụng lao động vẫn chưa cao.
Do vậy công ty cần xây dựng nội quy, quy chế lao động rõ ràng và phổ biến rộng rãi cho mọi đối tượng trong Công ty thực hiện; Có hình thức kỷ luật khen thưởng rõ ràng đối với người vi phạm và những người thực hiện tốt.
4.3.1.5 Một số biện pháp khác:
Hoàn thiện công tác tuyển dụng lao động vì hiện nay lao động trong Công ty chủ yếu là người thân quen giới thiệu, vì vậy cần phải đa dạng hóa hình thức tuyển dụng nhằm tuyển dụng được những người có năng lực và phù hợp với công việc góp phần nâng cao hiệu quả quản lý giảm thiểu được chi phí đào tạo, chi phí quản lý.
Công việc đòi hỏi sự tỷ mỉ vì vậy cần tạo bầu không khí làm việc thoải mái giúp nhân viên nhiệt tình và yên tâm làm việc tăng cường sáng tạo của họ trong công việc.
Khuyến khích, động viên đãi ngộ người lao động bằng cả vật chất lẫn tinh thần. Có chế độ bảo hiểm cho người lao động. Tạo môi trường làm việc an toàn, đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy…trong Công ty.
KẾT LUẬN
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một vấn đề quan trọng trong doanh nghiệp hiện nay, nó góp phần quyết định sự thành công của mỗi DN trên thương trường.Vì vậy làm tốt công tác quản lý là yếu tố vô cùng quan trọng và có ý nghĩa quan trọng, nó tạo nên sức mạnh tổng thể của DN.
Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH TM-DV Đức Thịnh, em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH TM- DV Đức Thịnh”. Với hi vọng nâng cao kiến thức cũng như đóng góp một số ý kiến nhằm nâng cao chất lượng cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TNHH TM- DV Đức Thịnh.