Quản lý dự án trên Microsoft Project 2003

Quản lý dự án trên Microsoft Project 2003 Menu and windows (Các menu và các cửa sổ trong Microsoft Project 2003). Working with new project (Làm việc với một dự án mới). Project Information (Thông tin của dự án. Định dạng cửa sổ làm việc). Cửa sổ Gantt Chart. Setup the attributes of task (Thiết lập các tính chất cho công tác).

(Quản lý dự án trên) Microsoft Project 2003

Main Content (Nội dung khóa

học )

Menu and windows (Các menu và các cửa

sổ trong Microsoft Project 2003)

Working with new project (Làm việc với

một dự án mới)

Project Information (Thông tin của dự án

Định dạng cửa sổ làm việc)

Cửa sổ Gantt Chart

Setup the attributes of task (Thiết lập các tính chất cho công tác)

Nội dung khóa học (tiếp)

Resource Sheet (Cửa sổ Resource Sheet – Tài nguyên dự án)

Setup the process of project (Thiết lập lịch trình cho dự án)

Gantt Chart (Đường găng của dự án)

Gantt Chart Winzard (Công cụ)

Network diagram (Sơ đồ mạng của dự

án)

Content (Nội dung khóa học)

Finance (Tài chính của dự án)

The tool (Các công cụ xử lý trong

Microsoft Project 2003)

Windows and view (Các cửa sổ làm việc

và quan sát khác)

Exchange data to another project (Trao

đổi dữ liệu của dự án với ứng dụng khác)

Reuse information (Sử dụng lại những

thông tin của dự án đã thực hiện)

Menu and windows (Menu và

các cửa sổ)

1 Main screen (Màn hình làm việc chính

của Microsoft Project 2003)

2 Menu (Ý nghĩa các menu trong Microsoft

1 Màn hình làm việc chính của

MP 2003

1 Màn hình làm việc chính của

MP 2003

2 Ý nghĩa các Menu trong MP 2003

Title Bar: thanh tiêu đề, cho biết tên dự án.

Menu Bar: chứa danh sách các thực đơn.

2 Ý nghĩa các Menu trong MP 2003

Standard Toolbar

Entry bar

2 Ý nghĩa các Menu trong MP 2003

 Gantt Chart table

2 Ý nghĩa các Menu trong MP 2003

2 Ý nghĩa các Menu trong MP 2003

2 Ý nghĩa các Menu trong MP 2003

2 Ý nghĩa các Menu trong MP 2003

3 Ý nghĩa các cửa sổ làm việc

Vùng làm việc trong MP gọi là các View (cửa sổ).

Có nhiều loại View trong MP, thường sử dụng đồng thời 2 view.

Dùng View để thêm thông tin, chỉnh sửa, phân tích và hiển thị các thông tin của dự án.

Các loại view tiêu biểu: Gannt Chart, Resource Sheet, Task Sheet, Resource Usage, Task

Usage, Calendar View, Network Diagram,

Report…

Cửa sổ Gantt Chart

Là View mặc định khi khởi động Microsoft

Project (Có thể chọn View  Gantt Chart).

Hiển thị thông tin chi tiết các công tác ở phía trái dưới dạng bảng (Gantt Table) và biểu đồ công việc ở phía phải (Gantt Chart).

Là view thường dùng để thể hiện kế hoạch dự

án, nhất là khi trình bày với những người liên

quan.

Hữu ích để nhập thông tin cũng như xem thông tin chi tiết công tác, phân tích dự án.

Cửa sổ GanttChart

Cửa sổ Resource Sheet

Trên memu View, chọn Resource Sheet

Phía bên trái hiển thị các hoạt động liên

quan đến tài nguyên dự án

Resource Sheet cho biết thông tin chi tiết

về các tài nguyên dự án dưới dạng bảng, mỗi tài nguyên trên một dòng

Không cho biết các tài nguyên này được phân bổ như thế nào vào các công tác

Cửa sổ Resource Sheet

Cửa sổ Task Sheet

Hiển thị các chi tiết các công tác của dự án.

Cửa sổ Resource Usage

Trên menu View, chọn Resource Usage

Xem các công tác của dự án theo tài

nguyên, cho phép nhanh chóng xem được

ai làm gì

Cửa sổ Resource Usage

Cửa sổ Task Usage

Hiển thị các nguồn tài nguyên được gán

cho mỗi công tác

Các Usage View cũng cho biết việc sử

dụng từng tài nguyên theo thang thời gian, nhanh chóng xem được một công tác sử dụng đến những tài nguyên gì

Usage View thường khó thể hiện được

thông tin chi tiết của kế hoạch dự án

Cửa sổ Task Usage

Có thể thiết lập Calendar cho toàn bộ dự

án, cho từng tài nguyên hay cho từng

công tác

Cửa sổ Calendar

Cửa sổ Network Diagram

Trên menu View, chọn Network Diagram.

Tập trung vào quan hệ giữa các công tác.

Mỗi một node chứa thông tin chi tiết về một công tác.

Đường viền đỏ và đậm thể hiện các công tác

nằm trên đường găng của dự án, đường viền

xanh và nhỏ là các công tác không nằm trên

đường găng.

Các đường nối thể hiện quan hệ giữa các công tác.

Cửa sổ Network Diagram

Các cửa sổ khác

Trên menu View, chọn More View

Chọn View muốn xem, chọn Apply

Report (Báo cáo)

Report (Báo cáo)

New project (Làm việc với một dự án

Create new project (Tạo một dự

án mới)

Trên menu File, chọn New.

 New Project Task pane xuất

hiện bên trái.

Bên dưới New, chọn Blank

Project.

 Một dự án mới được tạo ra.

 New Project Task pane được

thay thế bởi Tasks pane của

Project Guide.

Create new project (Tạo một dự

1 Tạo một dự án mới

Để tạo dự án mới trong MP, cần xác định ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc (chỉ một) Thường ta chỉ xác định ngày bắt đầu và để MP tự tính ngày kết thúc dự án dựa trên các công việc đã lên

 Save và đặt tên file dự án.

 Chú ý: có thể thay đổi ngày bắt đầu (kết thúc) dự án bất

Open the project (Mở một dự án

đã có)

File  Open

Tìm đến file dự án (.mpp), nhấn Open

Open the project (Mở một dự án

Save and close (Lưu và đóng

file dự án)

 Lưu file: Ctrl + S hoặc File  Save.

 Nếu là lần đầu sẽ hiện ra hộp thoại Save As Điền tên file và nhấn Save.

 Muốn lưu dưới dạng template: chọn đuôi mở rộng là

.mpt

 Bảo mật file : trong hộp thoại Save As, nhấn nút Tools  General Options, rồi nhập mật khẩu bảo vệ.

 Đóng file: Ctrl + W hoặc File  Close

 Trong trường hợp đóng file, nếu file trước đó chưa được lưu thì Microsoft Project sẽ thông báo cho phép người dùng chọn lưu file.

Information (Thông tin của dự

1 Thiết lập các thông tin ban đầu

Thiết lập lịch làm việc của dự án

Thiết lập thuộc tính dự án

1 Thiết lập các thông tin ban đầu

Thiết lập lịch làm việc của dự án:

 Calendar là công cụ chính để kiểm soát việc lên lịch sử dụng tài nguyên và thực hiện các công tác của dự án.

 Lịch dự án xác định thời gian làm việc, thời

gian nghỉ cho các công tác.

 Để xác định thời gian làm việc của dự án:

 Tasks Pane  Define general working times

 Chọn kiểu lịch và xác định giờ làm việc cho từng

ngày trong tuần

1 Thiết lập các thông tin ban đầu

Chọn kiểu lịch

1 Thiết lập các thông tin ban đầu

1 Thiết lập các thông tin ban đầu

1 Thiết lập các thông tin ban đầu

1 Thiết lập các thông tin ban đầu

Thiết lập các thông tin cơ bản của dự án.

 Project  Project Information.

1 Thiết lập các thông tin ban đầu

 Start Date: ngày bắt đầu dự án.

 Finish Date: ngày kết thúc dự án (chỉ thiết lập cho 1

trong 2: Start hoặc Finish).

 Schedule From: chọn một trong 2 giá trị Project Start Date hoặc Project Finish Date, tùy thuộc và thiết lập

tương ứng cho Start Date hay Finish Date.

 Current Date.

 Status Date.

 Calendar: lịch dự án.

 Priority: mức độ ưu tiên, từ 1 đến 1000.

 Enterprise Custum Field.

2 Quan sát và xử lý thông tin dự án

Quan sát trên màn hình Microsoft Project 2003

Working task format (Định dạng cửa sổ

làm việc)

1 Định dạng font chữ tiếng Việt

2 Định dạng thể hiện các trường số liệu

3 Thêm bớt các trường số liệu

4 Soạn thảo công tác

5 Định dạng kiểu thể hiện ngày tháng

1 Định dạng font chữ tiếng Việt

 Nên sử dụng font Unicode

 Chọn font: Format  Font (hoặc có thể thao tác trực tiếp trên thanh Forrmatting)

2 Định dạng thể hiện các trường số liệu

Trên menu Tools, chọn Options.

Chọn tab View.

Chọn định dạng hiển thị ngày tháng: Date

format.

Chọn đơn vị tiền tệ: Symbol.

Vị trí hiển thị đơn vị tiền tệ: Placement.

Số chữ số thập phân: Decimal digits.

Để hiện thị dưới dạng tiếng Việt, từ Control

Panel, chọn Regional and Language Options và

2 Định dạng thể hiện các trường số liệu

3 Thêm bớt các trường số liệu

 Trên giao diện các cửa sổ mà hiện

đang thao tác, chuột phải vào tên cột

và chọn Insert Column.

 Trong hộp thoại Column Definition

hiện ra, chọn trường số liệu muốn hiển

thị trên cửa sổ hiện tại.

4 Soạn thảo công tác

Trên sơ đồ Gantt Chart, nhập các công

tác vào trường Task Name

Bổ sung các thông tin:

 Start.

 Finish.

 Duration.

 …

4 Soạn thảo công tác

Thêm công việc

 Điền thông tin về

tên công việc, số

lần lặp lại, thời

gian kết thúc…

4 Soạn thảo công tác (tiếp)

 Bước 1: trong trường Task Name, chọn hàng mà ta muốn công tác lặp lại.

 Bước 2: trên menu Insert, chọn Recurring Task.

 Bước 3: trong ô Task Name, điền tên công tác.

 Bước 4: trong ô Duration, điền hoặc chọn khoảng thời gian cho

công tác này.

 Bước 5: trong vùng Recurrence Pattern, chọn Daily, Weekly,

Monthly hay Yearly.

 Bước 6: ở phía phải, chọn tần suất xuất cho công tác.

 Bước 7: trong vùng Range of Recurrence, chọn ngày bắt đầu, kết thúc sau ngày hay kết thúc tới ngày:

 Nếu chọn kết thúc sau ngày, điền số lần xuất hiện.

 Nếu chọn kết thúc tới ngày, chọn ngày mà công tác này sẽ kết thúc lặp lại.

5 Định dạng kiểu thể hiện ngày tháng

Tools  Options

Chọn tab View

Gantt Chart windows (Cửa sổ

Gantt Chart)

1 Khởi động cửa sổ Gantt Chart.

2 Ý nghĩa các trường trong cửa sổ Gantt Chart.

3 Nhập tên và thời khoảng cho công tác.

4 Gán thông tin chung cho công tác.

5 Liên kết công tác.

6 Khai báo thời gian sớm hoặc trễ.

7 Các tính chất của biểu đồ Gantt Chart.

8 Các bảng quan sát phụ trợ trong Gantt Chart

1 Khởi động cửa sổ Gantt Chart

Để xem view Gantt Chart, chọn menu

View  Gantt Chart

2 Ý nghĩa các trường trong cửa sổ

Gantt Chart

Task Name : tên công tác cần thực hiện, hoặc

milestone.

Duration : thời khoảng dành cho công tác.

Start : ngày bắt đầu công tác.

Finish : ngày kết thúc công tác.

%Comp : phần trăm công việc thực tế hoàn

thành đến hiện tại.

Cost : chi phí cho công tác này.

Work : thời gian cần thiết để hoàn thành công

tác.

3 Nhập tên và thời khoảng cho công tác

Nhập thông tin công tác trên Gantt Chart hay

trong hộp thoại Task Information.

 Để mở hộp thoại Task Information, nhấn đúp chuột

vào ô công tác.

Thứ tự các công tác nên sát với trình tự thực

hiện (không bắt buộc).

Mặc định MP 2003 ước lượng công tác trong 1

ngày (nhận biết bởi dấu ?).

Trong trường Duration, nhập khoảng thời gian

mà công tác sẽ cần để thực hiện (không kể thời

3 Nhập tên và thời khoảng cho công tác

Effort-driven Scheduling:

 Duration * Units = Work

Duration = Work / Units (D = W/U)

Work = Duration * Units (W = D*U)

Units = Work / Duration (U = W/D)

Ví dụ:

 32 hours of painting/4 painters = 8 hours

 32 hours of painting/2 painters = 16 hours

3 Nhập tên và khoảng thời gian cho công tác

 Trong trường Duration, nhập:

3 Nhập tên và khoảng thời gian cho công tác

3 Nhập tên và khoảng thời gian cho công tác

 Để thay đổi các thiết lập mặc định đối với công tác, từ

menu Tools, chọn Options, chọn tab Schedule.

4 Liên kết công tác

Các kiểu quan hệ:

 Finish-to-Start (mặc định): công việc A phải

hoàn thành trước khi công việc B có thể bắt đầu.

 Start-to-Start : công việc A phải thực hiện

trước khi công việc B thực hiện.

 Finish-to-Finish : công việc A phải kết thúc

trước khi công việc B kết thúc.

 Start-to-Finish : công việc A phải được bắt đầu trước khi công việc B hoàn thành.

4 Liên kết công tác

Trên thanh Toolbar: nút Link Tasks, Unlink Tasks

 Chọn công tác thứ nhất

 Giữ Ctrl hoặc Shift và chọn công tác tiếp theo

 Nhấn nút Link Tasks để tạo liên kết.

 Nhấn Unlink Tasks để loại bỏ liên kết.

Trên biểu đồ Gantt Chart:

 Kéo từ công tác này sang công tác khác(F-S).

5 Khai báo thời gian sớm hoặc trễ

Thời gian sớm (lead time):

 Là khoảng thời gian chồng lên nhau giữa hai công tác có quan hệ.

 Là số âm.

Thời gian trễ (lag time):

 Là khoảng thời gian trì hoãn giữa hai công tác

có quan hệ.

 Là số dương.

Nhập vào trường Lag trong tab Task

5 Khai báo thời gian sớm hoặc trễ

6 Các tính chất của biểu đồ Gantt Chart

Cho phép tạo dự án mới.

Liên kết các công tác.

Theo dõi tiến độ dự án.

Xem các công tác dưới dạng đồ họa và vẫn xem được các thông tin chi tiết.

7 Các bảng quan sát phụ trợ trong

Gantt Chart

giữa các công tác

tiến độ của từng công tác riêng lẻ cũng

như toàn bộ dự án

đồng thời nhiều baseline khác nhau của

dự án

Report (Thiết lập các tính chất cho

công tác)

1 Mức độ ưu tiên cho công tác (Priority).

2 Công tác tóm lược và công tác phụ thuộc.

3 Thể hiện các phân cấp công tác.

4 Kiểu công tác.

5 Mối quan hệ phụ thuộc giữa các công tác.

6 Các kiểu ràng buộc công tác.

7 Công tác có tính chu kỳ.

8 Định dạng đơn vị thời gian làm việc cho công

tác.

1 Mức độ ưu tiên cho công tác

Mức độ ưu tiên cho công tác:

 Mặc định là 500 Giá trị càng lớn, độ ưu tiên càng cao.

 Có thể thay đổi bằng cách: mở hộp thoại Task Information, chọn tab General, chỉnh sửa

thuộc tính Priority.

2 Công tác cha và công tác con

Công tác cha là công tác chứa nhiều công tác khác bên trong nó.

Công tác con là công tác nằm trong công tác

cha.

Có thể có nhiều mức lồng nhau.

3 Thể hiện các phân cấp công tác

Tổ chức kiểu thư mục

Sử dụng các nút: indent (làm tăng cấp) và outdent (làm giảm cấp)

Công tác tóm lược sẽ có dấu + hoặc - ở đầu để mở rộng hay thu gọn công tác cha

4 Kiểu công tác

Các loại công tác:

 Fixed-unit task : là công tác hướng tài nguyên, theo nghĩa càng có nhiều tài nguyên phân bổ cho nó thì hoàn thành càng sớm (năng suất làm việc không

đổi).

 Fix-duration task : lượng tài nguyên nhiều hay ít

không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành (thời

gian hoàn thành công việc không đổi).

 Effort-driven task : tổng số thời gian cần thiết để thực hiện công tác là không đổi (KL công việc không đổi).

Fixed: không có nghĩa là không thể thay đổi, có

5 Các kiểu ràng buộc công tác

Có 8 kiểu ràng buộc

5 Các kiểu ràng buộc công tác

 As Soon/Late As Possible : công tác có thể sớm/muộn thế nào cũng được, miễn là ko sớm/muộn hơn ngày bắt đầu/hoàn thành dự án.

 Finish No Earlier Than/ Finish No Later Than : ngày hoàn thành một công tác không sớm hơn hoặc không muộn hơn một ngày cụ thể.

 Must Finish On/Must Start On : công tác phải kết thúc hoặc phải bắt đầu vào một ngày cụ thể.

 Start No Earlier Than/Start No Later Than : ngày bắt đầu của một công tác không được sớm hơn/không được

muộn hơn một ngày cụ thể.

7 Công tác có tính chu kỳ

8 Định dạng đơn vị thời gian làm việc cho

9 Các chú giải cho công tác

Việc ghi lại các thông tin chi tiết của dự án

là một thói quen làm việc tốt

Sử dụng các ghi chú và tài liệu để theo

dõi được việc ra quyết định và các thông tin chi tiết của công việc

Các ghi chú có thể là bất kỳ giả định nào

về công việc hay những thứ cần ghi nhớ

9 Các chú giải cho công tác

Tạo ghi chú:

 Mở hộp thoại Task Information

 Chọn tab Notes

Các ghi chú cũng rất hữu ích trong việc

ghi lại các thay đổi về phạm vi của công tác, ảnh hưởng đến duration của công tác

9 Các chú giải cho công tác

9 Các chú giải cho công tác

Tạo liên kết cho công tác.

Thực hiện:

 Chọn công tác.

 Nhấn vào biểu tượng.

 Chọn đích muốn link tới

Resource (Tài nguyên dự án)

1 Cửa sổ Resource Sheet

2 Ý nghĩa các trường trong Resource

Sheet

3 Định nghĩa bảng tài nguyên của dự án

4 Phân bổ tài nguyên cho các công tác

5 Chú giải tài nguyên

6 Bảng phụ trợ

1 Cửa sổ Resource Sheet

Tài nguyên: Là con người, trang thiết bị, các

nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành các

công việc trong dự án.

Tập trung vào:

 Tính sẵn sàng của tài nguyên

 Chi phí của tài nguyên

Có 3 loại tài nguyên:

 Work

 Material

 Cost

1 Cửa sổ Resource Sheet

Hiển thị chi tiết các thông tin về từng tài

nguyên có trong dự án theo dạng bảng,

mỗi tài nguyên trên một dòng

Không cho biết các tài nguyên được phân

bổ như thế nào vào các công việc

Với mỗi công tác nên được phân bổ ít

nhất một tài nguyên