QUẢN LÝ DỰ ÁN BẰNG MS PROJECT

Nội dung 1 Dự án là gì? 2 Quản lý dự án là gì? 3 Thực hiện dự án Dự án là gì? Dự án là một khái niệm rất phức tạp, người ta đưa ra 7 định nghĩa để mô tả nó: 1. Là thể hiện duy nhất: không bao giờ có 2 dự án giống nhau hoàn toàn 2. Liên quan đến sự không chắc chắn: nói lên bản chất của dự án là hay thay đổi. Tạm thời có thời điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng. 3. Cần tài nguyên của nhiều lĩnh vực khác nhau: ví dụ phần mềm, phần cứng, viễn thông,… 4. Là dãy các công việc có thứ tự và được xác định dựa vào sự ràng buộc của tài nguyên. 5. Được thực hiện theo phạm vi cho trước. 6. Thực hiện theo một ngân sách xác định. 7. Được thực hiện theo một khoảng thời gian xác định.

BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN BẰNG MS PROJECT Chương 1: Dự án quản lý dự án GV: Trần Văn Đại Nội dung Dự án gì? Quản lý dự án gì? Thực dự án Dự án gì? Dự án khái niệm phức tạp, người ta đưa định nghĩa để mô tả nó: Là thể nhất: dự án giống hoàn toàn Liên quan đến không chắn: nói lên chất dự án hay thay đổi Tạm thời có thời điểm bắt đầu kết thúc rõ ràng Cần tài nguyên nhiều lĩnh vực khác nhau: ví dụ phần mềm, phần cứng, viễn thông,… Là dãy công việc có thứ tự xác định dựa vào ràng buộc tài nguyên Được thực theo phạm vi cho trước Thực theo ngân sách xác định Được thực theo khoảng thời gian xác định Dự án gì? Về mặt định lượng, dự án thường mô tả trực quan qua yếu tố: yêu cầu (requirements), chất lượng (Quality), chi phí (cost), thời gian (time) tài nguyên (resource) Trách nhiệm quyền hạn PM Thời gian, chi phí, phạm vi, chất lượng thứ khách hàng không chế không thay đổi trình thực dự án Dựa vào thời gian, chi phí phạm vi cho, trưởng dự án có trách nhiệm lên kế hoạch giới hạn tài nguyên cấp giao để tạo sản phẩm có chất lượng Tóm lại trưởng dự án có toàn quyền quản lý chi phí lên kế hoạch khung: thời gian, chi phí, phạm vi, chất lượng tài nguyên bốn đầu khách hàng định, cuối cấp trưởng dự án định Tại dự án thất bại? Có nhiều nguyên nhân khiến dự án bị thất bại, sau số nguyên nhân chính: • Ước lượng sai: • Phạm vi thay đổi • Kỹ thuật • Lên kế hoạch tồi • Thiếu kinh nghiệm quản lý Các yếu tố để dự án thành công Một dự án gọi thành công tối thiểu phải thỏa ràng buộc về: • Chi phí • Thời gian • Phạm vi Tuy nhiên ràng buộc độ đo thuộc kỹ thuật Nó không phản ánh mức độ hài lòng khách hàng Khi yêu cầu làm dự án, khách hàng hy vọng đạt số lợi ích mức tồn kho thấp hơn, giảm nhân công, tăng doanh thu, … Quản lý dự án gì? Định nghĩa: quản lý dự án ứng dụng tri thức + kỹ + công cụ + kỹ thuật vào dự án để đạt mục tiêu • tri thức: • bản: xác định mục tiêu dự án • tiện ích: hoàn thành mục tiêu đề • kỹ năng: kỹ cứng + kỹ mềm • Công cụ:với lĩnh vực mà ta thường dùng công cụ hỗ trợ khác nhaurợ • Kỹ thuật: trưởng dự án có kỹ kỹ thuật, quản lý cấu hình,… Quản lý dự án gì? Điểm khác biệt mấu chốt lãnh đạo quản lý gì? • Lãnh đạo người định chiến lược hoạt động quan trọng chịu trách nhiệm định bị thất bại Lãnh đạo sẵn sàng ứng biến gặp rủi ro • Quản lý người thực công việc theo chiến lược Lợi ích Quản lý dự án • Giám sát tốt ngân sách, tài nguyên • Cải thiện mối quan hệ khách hàng • Rút ngắn thời gian thực • Tăng lợi nhuận • Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm • Cải tiến suất làm việc 10 Thực dự án Chiến lược quản lý dự án • Để quản lý tốt dự án cần: Mô tả tiêu thức thành công dự án; Phác thảo khung thời gian, ngân sách, kết bàn giao chủ yếu mức chất lượng thiết kế; Xác định phưong pháp tiếp cận khung thời gian tổng quan việc thực thi dự án; Xác định nguồn nhân lực cần thiết để thực công việc dự án; Xác định sở hạ tầng cần thiết dự án để kiểm soát dự án có hiệu 11 Thực dự án Chiến lược bước quản lý dự án 12 Thực dự án Phương pháp lập kế hoạch Các tiêu chí để lập kế hoạch dự án : •Xác định ranh giới đội dự án, lập kế hoạch, văn bản/thông tin có; •Xây dựng lựa chọn tiếp cận dự án chiến lược thực phương pháp luận tổ chức dự án; •Xây dựng ước tính ban đầu; •Xây dựng sở hạ tầng, môi trường làm việc; 13 Thực dự án •Xây dựng sở hạ tầng dự án, quản lý cấu hình, chất lượng, rủi ro, kiện, thay đổi, kiểm soát dự án, lập báo cáo, lập kế hoạch; •Lập thành văn kế hoạch quản lý Quy trình lập kế hoạch dự án 14 Thực dự án Các công việc chuẩn bị lên kế hoạch cho dự án Xác định dự án Phát biểu công việc (Statement Of Work – SOW) Phân rã công việc (Work Breakdown Structure -WBS) 15 Thực dự án Kế hoạch tổng thể lịch biểu dự án thường xác định ngữ cảnh lớn lịch biểu kinh doanh, nơi có quyền yêu cầu số ràng buộc lịch biểu Bất có thể, nên khai thác tính linh hoạt lịch biểu để làm thỏa mãn ràng buộc Một phương pháp dùng hướng dẫn để kiểm tra tính khả thi lịch biểu dùng để xác định lịch biểu 16 Thực dự án Kế hoạch tổng thể Một thời gian thực toàn dự án xác định, lịch biểu cho cột mốc phải xác định Để xác định cột mốc, phải nắm mật độ nhân lực dày đặc thường xảy khoảng thời gian dự án 17 Thực dự án Lên kế hoạch chi tiết Một cột mốc tài nguyên ấn định, thời điểm để lên lịch biểu chi tiết Trưởng dự án phân rã công việc trừu tượng thành công việc chi tiết, cụ thể (WBS) Lên chi tiết kế hoạch công việc đòi hỏi linh động phân công công việc để tận dụng triệt để nguồn nhân lực Không cần thiết phải hoàn thành toàn kế hoạch bắt đầu dự án 18 Câu hỏi ôn tập Dự án gì? Quản lý dự án gì? Hãy nêu công việc cần chuẩn bị lên kế hoạch dự án Các phương pháp lập kế hoạch dự án? Vì dự án thường hay thất bại? Phát biểu công việc dự án(SOW) gì? WBS gì, nêu loại WBS thường dùng quản lý dự án? 19 [...]... của dự án để kiểm soát dự án có hiệu quả 11 Thực hiện dự án Chiến lược 5 bước quản lý dự án 12 Thực hiện dự án Phương pháp lập kế hoạch Các tiêu chí để lập kế hoạch dự án : •Xác định ranh giới của đội dự án, lập kế hoạch, văn bản/thông tin hiện có; •Xây dựng các lựa chọn tiếp cận dự án chiến lược thực hiện và các phương pháp luận tổ chức dự án; •Xây dựng các ước tính ban đầu; •Xây dựng cơ sở hạ tầng,... dựng cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc; 13 Thực hiện dự án •Xây dựng cơ sở hạ tầng của dự án, quản lý cấu hình, chất lượng, rủi ro, sự kiện, sự thay đổi, kiểm soát dự án, lập báo cáo, và lập kế hoạch; •Lập thành văn bản về kế hoạch quản lý Quy trình lập kế hoạch dự án 14 Thực hiện dự án Các công việc chuẩn bị lên kế hoạch cho một dự án Xác định dự án Phát biểu công việc (Statement Of Work – SOW) Phân... hiện dự án Chiến lược quản lý dự án • Để quản lý tốt dự án cần: Mô tả các tiêu thức thành công của một dự án; Phác thảo khung thời gian, ngân sách, và các kết quả bàn giao chủ yếu ở mức chất lượng thiết kế; Xác định phưong pháp tiếp cận và khung thời gian tổng quan đối với việc thực thi dự án; Xác định nguồn nhân lực cần thiết để thực hiện công việc dự án; Xác định cơ sở hạ tầng cần thiết của dự án để... tiết Trưởng dự án phân rã công việc trừu tượng thành các công việc chi tiết, cụ thể hơn (WBS) Lên chi tiết kế hoạch là một công việc đòi hỏi sự linh động phân công công việc để tận dụng triệt để nguồn nhân lực Không cần thiết phải hoàn thành toàn bộ kế hoạch ngay khi bắt đầu dự án 18 Câu hỏi ôn tập 1 Dự án là gì? 2 Quản lý dự án là gì? 3 Hãy nêu các công việc cần chuẩn bị khi lên kế hoạch dự án 4 Các... Dự án là gì? 2 Quản lý dự án là gì? 3 Hãy nêu các công việc cần chuẩn bị khi lên kế hoạch dự án 4 Các phương pháp lập kế hoạch dự án? 5 Vì sao các dự án thường hay thất bại? 6 Phát biểu công việc của dự án( SOW) là gì? 7 WBS là gì, nêu các loại WBS thường dùng trong quản lý dự án? 19 ... lịch biểu hơn là dùng nó để xác định lịch biểu 16 Thực hiện dự án Kế hoạch tổng thể Một khi thời gian thực hiện của toàn bộ dự án được xác định, lịch biểu cho những cột mốc chính cũng phải được xác định Để xác định những cột mốc, đầu tiên phải nắm được mật độ nhân lực dày đặc thường xảy ra trong khoảng thời gian nào của dự án 17 Thực hiện dự án Lên kế hoạch chi tiết Một khi các cột mốc và tài nguyên... dự án Các công việc chuẩn bị lên kế hoạch cho một dự án Xác định dự án Phát biểu công việc (Statement Of Work – SOW) Phân rã công việc (Work Breakdown Structure -WBS) 15 Thực hiện dự án Kế hoạch tổng thể lịch biểu của dự án thường được xác định trong ngữ cảnh lớn hơn của những lịch biểu kinh doanh, nơi có quyền yêu cầu một số ràng buộc về lịch biểu Bất cứ khi nào có thể, nên khai thác tính linh hoạt ... dung Dự án gì? Quản lý dự án gì? Thực dự án Dự án gì? Dự án khái niệm phức tạp, người ta đưa định nghĩa để mô tả nó: Là thể nhất: dự án giống hoàn toàn Liên quan đến không chắn: nói lên chất dự án. .. thi dự án; Xác định nguồn nhân lực cần thiết để thực công việc dự án; Xác định sở hạ tầng cần thiết dự án để kiểm soát dự án có hiệu 11 Thực dự án Chiến lược bước quản lý dự án 12 Thực dự án Phương... đầu dự án 18 Câu hỏi ôn tập Dự án gì? Quản lý dự án gì? Hãy nêu công việc cần chuẩn bị lên kế hoạch dự án Các phương pháp lập kế hoạch dự án? Vì dự án thường hay thất bại? Phát biểu công việc dự