QUẢN LÝ DỰ ÁN EPM – EASY PROJECT MANAGEMENT

EPM xây dựng trên nền tảng web giúp cho các project manager có thể dễ dàng ra kế hoạch, quản lý, assign task,… cho các member

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM ------------    ------------ QUẢN LÝ DỰ ÁN EPM – EASY PROJECT MANAGEMENT BÁO CÁO CUỐI HỌC KỲ Môn học: Quản lý dự án Công nghệ Thông tin Giáo viên hướng dẫn: Ths. Nguyễn Thị Thanh Trúc Nhóm 16: 1. Lê Đăng Hải MSSV: 06520135 2. Vũ Ngọc Hưng MSSV: 06520197 3. Vương Hà Thanh Mẫn MSSV: 06520282 Trường Đại học Công nghệ Thông tin - Khoa Công nghệ Phần mềm Trang 2 4. Nguyễn Minh Toàn MSSV: 06520493 Quản lý dự án CNTT – Nhóm 16 Trường Đại học Công nghệ Thông tin - Khoa Công nghệ Phần mềm Trang 3 Mục lục Mục lục 3 1. Khởi động (Init) 5 1.1. Bản tuyên bố dự án - Project Charter .5 1.2. Phạm vi dự án - Scope Statement 6 1.3. Giao ước nhóm - Team Contract 9 1.4. Lựa chọn nhóm trưởng (Project Manager) .11 1.5. Thông tin các thành viên trong nhóm .13 1.5.1 Thông tin chung .13 1.5.2 Giới thiệu các thành viên trong nhóm .13 2. Kế hoạch (Plan) .16 2.1. Phân công nhiệm vụ (Work Break-down Structure) 16 2.2. Network diagram 19 2.3. Grant-chart .20 2.4. Rủi ro và giải pháp .22 2.4.1 Rủi ro .22 2.4.2 Giải pháp .24 2.4.2.1 R01 .24 2.4.2.2 R02 .24 2.4.2.3 R03 .25 2.4.2.4 R04 .25 2.4.2.5 R05 .26 2.4.2.6 R06 .26 2.4.2.7 R07 .27 2.4.2.8 R08 .27 2.4.2.9 R09 .28 2.4.2.10 R10 .28 2.4.2.11 R11 .29 Quản lý dự án CNTT – Nhóm 16 Trường Đại học Công nghệ Thông tin - Khoa Công nghệ Phần mềm Trang 4 2.4.2.12 R12 .29 2.4.2.13 R13 .30 2.4.2.14 R14 .30 2.5. Tính toán chi phí 31 2.5.1 Phân tích 31 2.5.2 Net Present Value (NPV) 31 2.5.3 Thời gian hoàn vốn 32 2.5.4 Ước lượng thời gian hoàn thành của dự án .33 2.5.5 Đánh giá các chi phí phát sinh .35 2.6. Kế hoạch quản lý chất lượng, quản lý tài liệu và quản lý mã nguồn .36 3. Thực thi (Execute) .38 3.1. Cập nhật tiến độ .38 3.2. Báo cáo các cuộc họp (Meeting Report) 39 3.2.1 Cuộc họp ngày 23/09/2009 (Kickoff Meeting) .39 3.2.2 Cuộc họp ngày 10/10/2009 42 3.2.3 Cuộc họp ngày 23/10/2009 43 3.2.4 Họp ngày 11/11/2009 44 3.2.5 Họp ngày 28/11/2009 45 3.2.6 Họp ngày 18/12/2009 46 3.2.7 Họp ngày 07/01/2010 47 4. Kiểm soát (Control) .49 4.1. Các vấn đề phát sinh 49 4.2. Thay đổi yêu cầu 50 5. Kết thúc (Close) 52 5.1. Bài học kinh nghiệm 52 5.2. Đánh giá .52 Kết luận 54 Tài liệu tham khảo 55 Quản lý dự án CNTT – Nhóm 16 Trường Đại học Công nghệ Thông tin - Khoa Công nghệ Phần mềm Trang 5 1. Khởi động (Init) 1.1. Bản tuyên bố dự án - Project Charter Tên dự án: Easy Project Management (EPM ) Ngày bắt đầu: 28/09/2009 Ngày kết thúc: 18/12/2009 Budget Information: 7500$ Trưởng nhóm (Project Manager): Vũ Ngọc Hưng Mục đính dự án (Project Objectives): EPM xây dựng trên nền tảng web giúp cho các project manager có thể dễ dàng ra kế hoạch, quản lý, assign task,… cho các member. Với đặc tính của phần mềm web application , EPM cho phép các project manager có thể export dữ liệu, import dữ liệu ( xls), xuất báo cáo thống kê, … Thời gian để hoàn thành dự án là 2.5 tháng. Hướng tiếp cận (Approach): 1. Tìm hiểu về các business logic, xác định requirement. Khảo sát một số hệ thống có sẵn để định hướng. 2. Xác định nguồn nhân lực. 3. Định ra các milestone lớn cần hoàn thành. 4. Triển khai phân tích, thiết kế, phát triển, kiểm thử. 5. Bàn giao sản phẩm. 6. Bảo trì sản phẩm. Bảng vai trò và trách nhiệm (Roles and Responsibilities) Vai trò Role Contact Information Project Manager Vũ Ngọc Hưng hungranger@gmail.com Developer + Technical leader Lê Đăng Hải ldhaiit@gmail.com Quản lý dự án CNTT – Nhóm 16 Trường Đại học Công nghệ Thông tin - Khoa Công nghệ Phần mềm Trang 6 Developer + Designer Nguyễn Minh Toàn n.minhtoan@gmail.com Developer + QC Vương Hà Thanh Mẫn thanhman.gm@gmail.com Ký tên (Đã ký) Ghi chú … 1.2. Phạm vi dự án - Scope Statement Tên dự án: Easy Project Management Ngày thực hiện: 24/09/2009 Bởi: Vương Hà Thanh Mẫn Chứng minh độ khả thi của dự án (Project Justification): Kĩ năng làm việc nhóm là một trong những kĩ năng quan trọng nhất của sinh viên Công nghệ Thông tin (CNTT) đồng thời đây cũng chính là kĩ năng mà sinh viên mắc nhiều khiếm khuyết nhất. Chính điểm yếu này làm cho các nhóm sinh viên (từ 3-4 người) phối hợp với nhau không nhịp nhàng và gây ảnh hưởng đền hiệu quả và chất lượng công việc. Đa số các nhóm làm việc theo kiểu “thời vụ”, nghĩa là họp thành nhóm cho một môn nào đó trong một học kỳ, xong việc rồi lại rã nhóm. Theo khảo sát sơ bộ, các đồ án của các nhóm sinh viên chỉ dừng lại ở mức độ “bài tập”, mức độ chuyên nghiệp và tính ứng dụng chưa cao. Nhiều nhóm phải đổi đề tài hay bắt đầu lại dự án khi đã đi được 1/2 chặng đường, thậm chí có nhiều nhóm không thể hoàn thành đồ án do các lý do như bất đồng ý kiến, không tìm được hướng phát triển tiếp theo, trễ deadline, hay đến giờ cuối mà chương trình vẫn ngập chìm trong lỗi và lỗi, … Điều đó có nghĩa là các nhóm này chưa thực sự hay hoàn toàn không áp dụng các quy trình phát triển phần mềm đã học. Phần mềm Easy Project Management (EPM) được ra đời nhằm giải quyết những vấn đề trên. Hệ thống EPM sẽ cung cấp một công cụ hỗ trợ đắc lưc cho các quản trị viên (Project manager - PM) của các nhóm vừa và nhỏ quản lý hiệu quả hơn Quản lý dự án CNTT – Nhóm 16 Trường Đại học Công nghệ Thông tin - Khoa Công nghệ Phần mềm Trang 7 nhóm của họ, đồng thời giúp cho toàn bộ các thành viên làm quen với quy trình làm việc nhóm . Với EPM, quy trình làm việc của nhóm sẽ trở nên nhịp nhàng và hiệu quả hơn nhờ các chức năng như phân công nhiệm vụ, quản lý thời gian, tạo các milestone (cột mốc), theo dõi và báo cáo kết quả công việc, cùng nhiều chức năng khác. Nhờ đó mức độ rủi ro của dự án sẽ được giảm thiểu và mức độ thành công sẽ cao hơn. Đối tượng phục vụ của EPM đầu tiên là các nhóm sinh viên vừa và nhỏ, đồng thời hệ thống hoàn toàn có thể áp dụng cho các nhóm làm việc thực tế bên ngoài nhà trường. Theo đánh giá của nhóm phát triển, thời gian để hoàn thành phiên bản đầu tiên của dự án là khoảng 3 tháng (từ 09/2009 đến 12/2009). Chi phí cho dự án là hoàn toàn do các thành viên tự đóng góp (nhiều nhất là PM). Đặc điểm và các yêu cầu (Product Characteristics and Requirements): 1. EPM là một hệ thống hoạt động trên nền web. 2. Phạm vi của EPM là quản lý các dự án công nghệ thông tin (CNTT) vừa và nhỏ. 3. Được phát triển trên nền.NET Framework (áp dụng mô hình ASP.NET MVC). 4. Là một công cụ trực quan, dễ sử dụng cho các Project manager và các thành viên. 5. Cung cấp các chức năng quản lý: quản lý thành viên, phân công nhiệm vụ, theo dõi tình trạng công việc/dự án, tạo/chỉnh sửa các milestone, quản lý tập tin quản lý thời gian và báo cáo kết quả. 6. Các chức năng hỗ trợ liên lạc giữa các thành viên: gởi tin nhắn (messaging) và tin nhắn tức thì (instant messaging); ghi log các hoạt động; cập nhật công việc (tasK) qua RSS; thông báo, nhắc nhở qua email. Tóm tắt các sưu liệu liên quan đến dự án (Summary of Project Deliverables) Tài liệu phục vụ cho quản lý nhóm (Project management-related deliverables): 1. Business case; 2. User requirements; 3. Client acceptance 4. Project charter; Quản lý dự án CNTT – Nhóm 16 Trường Đại học Công nghệ Thông tin - Khoa Công nghệ Phần mềm Trang 8 5. Team contract; 6. Scope statement; 7. Work Breakdown Structure (WBS); 8. Schedule; 9. Weighted Scoring Model (WSM); 10.List of risks; 11. Cost baseline; 12.Status reports; 13.Final project presentation; 14.Final project report; 15.Lessons-learned report; 16.Meeting reports; 17.Milestone reports; 18.Team contract; 19.User training plan; 20.Change requests and customer’s feedbacks; 21.Survey: “Student Survey” to help determine features and outputs. 22.Microsoft Project files. 23.and any other documents required to manage the project. Tài liệu cho thực hiện dự án (Product-related deliverables): 1. Research reports; 2. User cases; 3. Class diagrams; 4. Data Flow Diagrams (DFDs); 5. Function Decomposition Diagrams (FDD); 6. Software specification; 7. Design documents; 8. Quality assurance plan; Quản lý dự án CNTT – Nhóm 16 Trường Đại học Công nghệ Thông tin - Khoa Công nghệ Phần mềm Trang 9 9. Software code; 10.and any other components associate with the program. Tiêu chuẩn thành công của dự án (Project Success Criteria): 1. Dự án hoàn thành đúng hay sớm hơn thời gian dự tính. 2. Hệ thống hoạt động ổn định với các chức năng chính được yêu cầu. 3. Người sử dụng (PM và các thành viên) cảm thấy thuận tiện và dễ dàng khi sử dụng EPM. 4. Năng suất làm việc của nhóm được nâng cao, các thành viên phối hợp nhịp nhàng với sự hỗ trợ của EPM. 5. Dự ản có thể áp dụng vào thực tế. 1.3. Giao ước nhóm - Team Contract Tên dự án: Easy Project Management (EPM) Các thành viên và chữ ký xác nhận: Họ tên Chữ ký Vũ Ngọc Hưng (Đã ký) Lê Đăng Hải (Đã ký) Vương Hà Thanh Mẫn (Đã ký) Nguyễn Minh Toàn (Đã ký) Các quy tắc chung (Code of Conduct): với tư cách là một nhóm làm việc, chúng ta sẽ: • Làm việc một cách chủ động: cố gắng nhận định trước các vấn đề và khó khăn có thể xảy ra và nỗ lực ngăn ngừa chúng xảy ra. • Khi có vấn đề xảy ra sẽ cùng nhau bàn luận và đề ra giải pháp tối ưu để giải quyết. Quản lý dự án CNTT – Nhóm 16 Trường Đại học Công nghệ Thông tin - Khoa Công nghệ Phần mềm Trang 10 • Giúp các thành viên khác có thể nắm bắt đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết và có liên quan đến dự án. • Tập trung vào mục đích chung cho cả nhóm và cho toàn dự án. • Có trách nhiệm với công việc. Tham gia dự án (Participation): trong quá trình làm dự án, chúng ta sẽ: • Trung thực và công khai trong tất cả các hoạt động của dự án. • Khuyến khích sự đa dạng và linh động trong cách làm việc nhóm. • Tất cả các thành viên đều binh đẳng như nhau. • Luôn khuyến khích và tiếp nhận những ý kiến và ý tưởng mới. • Tích cực và tôn trọng các thành viên khác trong các cuộc thảo luận của nhóm. • Thông báo cho nhóm (trưởng nhóm hay một thành viên khác) biết khi không thể có mặt trong các cuộc họp nhóm cùng với lời giải thích hợp lý. • Khi cảm thấy không thể hoàn thành phần việc được giao phải thông bào cho trưởng nhóm biết ít nhất 1 ngày trước deadline để đảm bảo tiến độ chung. Có thể nêu những khó khăn vướng mắc để nhóm cùng thảo luận và giải quyết. Thông tin liên lạc (Communication): thực hiện các việc sau: • Lựa chọn cách thức liên lạc sao cho thích hợp với từng hoàn cảnh và điều kiện của các thành viên: gặp mặt trực tiếp, nói chuyện qua điện thoại, email, chat (Yahoo! Messenger, GTalk, Pidgin), Skype,… • Bàn bạc đề cùng đưa ra một lịch làm việc chung, tránh ảnh hưởng đến công việc riêng của các thành viên và đến công việc của dự án. Sau khi đã thống nhất, phải công bố cho tất cả các thành viên trong toàn dự án biết bằng một trong các cách sau: thông báo qua e-mail (mail-group), đăng trên website của nhóm. • Các thành viên có nhiệm vụ cập nhật các thông tin mới nhất và thực hiện theo lịch trình đã định. • Phát biểu ý kiến ngắn gọn, súc tích và rõ ràng khi thảo luận nhóm. • Lưu giữ các ý kiến và các thông tin có liên quan trong các cuộc họp nhóm. Quản lý dự án CNTT – Nhóm 16 [...]... Thông tin chung Tên nhóm: HTM Logo: Tên đề tài: Hệ thống Quản lý Dự án – Easy Project Management (EPM) Email: htm-group@googlegroups.com Trang chủ: http://groups.google.com/group/htm-group 1.5.2 Giới thiệu các thành viên trong nhóm Vũ Ngọc Hưng 06520197 Lê Đăng Hải 06520135 Vương Hà Thanh Mẫn 06520282 Nguyễn Minh Toàn 06520493 Quản lý dự án CNTT – Nhóm 16 Trường Đại học Công nghệ Thông tin - Khoa Công... Thông tin - Khoa Công nghệ Phần mềm Trang 20 2.3 Grant-chart Quản lý dự án CNTT – Nhóm 16 Trường Đại học Công nghệ Thông tin - Khoa Công nghệ Phần mềm Trang 21 Quản lý dự án CNTT – Nhóm 16 Trường Đại học Công nghệ Thông tin - Khoa Công nghệ Phần mềm Trang 22 2.4 Rủi ro và giải pháp 2.4.1 Rủi ro Danh sanh sách mức độ rủi ro trong đồ án Easy Project Management Nguyễn Minh Toàn ngày 23-9-2009 Danh sách các... đến khi nó quá trễ để phản ứng lại Làm thế nào để tránh hoặc giảm nhẹ? Đây là một vấn đề có liên quan đến rủi ro R01 do không định lượng chính xác thời gian dự án Giải pháp: cần có chiến lược quản lý thời gian thích hợp, dùng các công cụ quản lý dự án, quản lý thời gian như Microsoft Project, eGroupware,… để có thể ước lượng thời gian hoàn thành dự án ngay cả khi nó chưa bắt đầu Liên tục cập nhật tiến... R02 2 R03 3 R04 4 R05 5 Thời gian dự án tuy dài nhưng thời gian thực tế thực hiện dự án rất ngắn Cần có kế hoạch cụ thể, phù hợp để có thể hoàn thành dự án đúng kế hoạch đề ra Đội ngũ tham gia dự án vừa mới làm quen ASP.NET Cần có thời gian làm quen với kỹ thuật Dự án cần mang tính thực tế cao Cần sự phân tính, giải quyết vấn đề đúng đắn để mang lại tính khả dụng cho dự án Các thành viên có thể không... của dự án EPM Ngày: Year Costs 0 $7,150.00 1 $900 2 $800 3 $700 4 $600 5 $500 Benefits Cumulative Costs Cumulative Benefits 0 7,150 0 $3,000 8,050 3,000 $4,500 8,850 7,500 $6,500 9,550 14,000 $8,500 10,150 22,500 $10,500 10,650 33,000 Quản lý dự án CNTT – Nhóm 16 Trường Đại học Công nghệ Thông tin - Khoa Công nghệ Phần mềm Trang 33 2.5.4 Ước lượng thời gian hoàn thành của dự án Activity Staff project. .. Thấp Quản lý dự án CNTT – Nhóm 16 Trung bình R01, R06 R07, R04, R09, R11 R14 Cao Tác động Trường Đại học Công nghệ Thông tin - Khoa Công nghệ Phần mềm Trang 24 2.4.2 Giải pháp 2.4.2.1 R01 Các nguyên nhân làm thời gian thực tế thực hiện dự ngắn xuất Tâm lý chủ quan của các thành viên (cho rằng có nhiều thời gian nên cứ từ từ mà làm!) Giải pháp: ngoài PM (Project Manager) là người chịu trách nhiệm quản lý. .. EV Như vậy dự án sẽ hoàn thành sau 3.28 tháng kể từ lúc khởi động Mặc dù trễ so với yêu cầu đặt ra tuy nhiên, khoảng thời gian trễ là nằm trong giới hạn cho phép và có thể chấp nhận được 2.5.5 Đánh giá các chi phí phát sinh EPM Project Cost Estimate Prepared by: Date: # Units/Hrs Cost/Unit/Hr Subtotals WBS Level 1 Totals % of Total WBS Items 1 Project Management 1.1 Project manager 1.2 Project team... 150 $4 $600 12 $5 $60 1500 $4 $6,000 $5,075 $30,450 Kế hoạch quản lý chất lượng, quản lý tài liệu và quản lý mã nguồn • Tất cả mã nguồn và tài liệu sẽ được lưu trữ và quản lý bằng hệ thống Subversion (SVN) • Nhóm phát triển phải liên tục cập nhật trạng thái ngày hàng tuần để cả nhóm nắm được tình hình chung • Trước khi bước vào viết mã cho dự án, các thành viên cần đọc và tham khảo tài liệu “C# Coding... cách nhanh nhất Quản lý dự án CNTT – Nhóm 16 Trường Đại học Công nghệ Thông tin - Khoa Công nghệ Phần mềm Trang 23 R06 6 R07 7 R08 9 R10 10 R11 11 R12 12 R13 13 R14 thế nào để tránh hay giảm nhẹ Có thể xảy ra xung độ trong nội bộ nhân lực Cần giảm thiểu triệt để rủi ro này Chúng ta có thể mất tài nguyên nhân lực Có thể thành viên nhóm vì lý do nào đó phải rời khỏi nhóm, không theo dự án nữa Yêu cầu... quản lý các module tốt? Giải pháp: cần có sự phân tích thiết kế kĩ càng trước khi bắt tay vào dự án Có bản thiết kế chi tiết các thành phần của dự án: class diagram, sequence diagram, Thường xuyên gắn kết và tích hợp các module lại với nhau để xem sự tương tác và ảnh hưởng qua lại giữa chúng Quản lý dự án CNTT – Nhóm 16 Trường Đại học Công nghệ Thông tin - Khoa Công nghệ Phần mềm Trang 30 Kiểm tra ngay