Các Ban & Các Hội Họp Trong Khách Sạn CÁC BAN VÀ CÁC CUỘC HỌP TRONG KHÁCH SẠN Nếu khách sạn muốn hoạt động trôi chảy thì việc phối hợp chặt chẽ các hoạt động và việc truyền đạt thông t
Trang 1Các Ban & Các Hội Họp Trong
Khách Sạn
CÁC BAN VÀ CÁC CUỘC HỌP TRONG KHÁCH
SẠN
Nếu khách sạn muốn hoạt động trôi chảy thì việc phối hợp chặt chẽ các hoạt động và việc truyền đạt thông tin giữa các bộ phận với nhau là cần thiết Để thực hiện vấn đề này, các cuộc họp ở khách sạn đã hoạt động với một thành phần khá phức tạp Y như sơ đồ tổ chức của khách sạn, thành phần các ban và các cuộc họp làm cho cơ cấu tổ chức của khách sạn trở thành quan trọng Tổng Giám đốc khách sạn là người đứng ra tổ chức các ban và các cuộc họp này Trách nhiệm của mỗi ban được ghi
ra rõ ràng (đôi lúc rất chi tiết), chương trình các cuộc họp theo định kỳ phải được thông báo trước Trong cuộc họp phải lập biên bản, sau đó phải đánh máy biên bản này để gửi cho những người tham dự cuộc họp, cho các lãnh đạo cấp cao hơn và cả cho Tổng Giám đốc Cơ cấu tổ chức của các ban và các cuộc họp này rất đặc biệt Thực tế đó là một
Trang 2trong những phần của cơ cấu tổ chức chính thức và xuyên suốt của khách sạn
Tính đa dạng của các ban và các cuộc họp
Hoạt động và các cuộc họp của các ban rất đa dạng như hoạt động của chính bản thân khách sạn vì thường đề cập đến rất nhiều vấn đề trong khách sạn: vấn đề điều hành hàng ngày, vấn đề xảy ra trong từng bộ phận và giữa các bộ phận với nhau: vấn đề tài chính, nhân sự, tiếp thị…
Cấu trúc những cuộc họp tiêu biểu trong những khách sạn lớn
Cuộc họp Thành phần Số lần Mục đích Thời
lượng
Hoạt động
thường kỳ
Tổng giám đốc (GM),
các trưởng bộ phận,
giám đốc thường trực,
bảo vệ, bếp trưởng
1-5 lần/tuần
Công việc trong ngày: báo cáo kết quả của ngày trước
15’-30’
Nhân viên
Tổng Giám đốc
(GM), các trưởng bộ
phận, tất cả các
trưởng phân ban
(dưới trưởng bộ phận)
Hàng tuần
Xem lại chất lượng hoạt động trong tuần qua, kế hoạch tuần sau và các đề án đặc biệt, đưa ra các khen
1-2 giờ
Trang 3thưởng cho những hoạt động có chất lượng
Ủy ban
điều hành
Tổng giám đốc (GM),
các trưởng bộ phận
1-4 lần/tháng
Xem lại chất lượng hoạt động, chính sách và hình thức chiến lược
1-2 giờ
Tiếp thị
và dự
đoán số
lượng
phòng bán
Giám đốc thường
trực, bộ phận tiền
sảnh, kinh doanh, tổ
đặt phòng
1-4 lần/tháng
Xem lại các yêu cầu
về phòng cho quý tới Xây dựng các chiến lược giá phòng trung bình và chiến lược tăng số lượng phòng cho khách đặt
1-2 giờ
Thuộc
phạm vi
bộ phận
Yêu cầu phải có Tổng
Giám đốc (GM),
trưởng bộ phận và tất
cả các trưởng phân
ban, các quản lý và
1-2 lần/tháng
Xem lại các vấn đề nổi cộm trong phạm
vi bộ phận
1 giờ
Trang 4giám sát viên
Thuộc
phạm vi
phân ban
Yêu cầu có Tổng
Giám đốc (GM),
trưởng phân ban, tất
cả thành viên trong
bộ phận quản lý phân
ban và nhân viên
Hàng tháng
Rà lại các mặt hoạt động thuộc phạm vi phân ban
1 giờ
Tín dụng
Tổng Giám đốc
(GM), kiểm soát viên
tài chính, bộ phận
kinh doanh, tiền sảnh,
tổ đặt phòng, bộ phận
tiếp phẩm và Giám
đốc khâu tín dụng
Hàng tháng 1 lần
Đánh giá lại các tài khoản có thể thu lại được
1 giờ
An toàn
Nhân sự nhà hàng &
quầy rượu, bộ phận
phòng và kỹ thuật
Hàng tháng 1 lần
Đánh giá lại chương trình an toàn lao động và ghi nhận các ý kiến, báo cáo trong tháng
1 giờ
Trang 5Tiết kiệm
năng
lượng
Trưởng kỹ thuật,
Giám đốc thường
trực, nhà hàng &
quầy rượu, bộ phận
phòng và kỹ thuật
Hàng tháng 1 lần
Kiểm tra chi phí năng lượng tiêu hao 1 giờ
Nhân viên
xuất sắc
Tất cả ban quản lý và
nhân viên cấp giám
sát
2 năm 1 lần
Ghi lại chất lượng hoạt động của khách sạn, khen thưởng, bắt đầu chương trình mới
1 giờ
Họp
thường
niên
Tất cả nhân viên và
ban quản lý
1 năm 1 lần
Tổng kết hoạt động cuối năm và khen thưởng
1 giờ
Nhân viên
bình bầu
trong
tháng
Tổng Giám đốc
(GM), và các nhân
viên được bình bầu
trong tháng
Hàng tháng 1 lần
Thảo luận và truyền đạt thông tin 1 giờ
Các quản
lý cấp
Tổng Giám đốc (GM)
và các giám sát viên,
Hàng tháng 1
Thảo luận và truyền đạt 1 thông tin 1 giờ
Trang 6phân ban quản lý đứng đầu của
các phân ban
lần
Một trong những phần cần chú ý đầu tiên là số lần và sự khác nhau của những cuộc họp Chắc chắn sẽ có ý kiến phê bình rằng nếu khách sạn
tổ chức hết tất cả các cuộc họp thì sẽ không có thời gian để làm những công việc khác Chỉ tính đến số lượng trung bình trong những lần họp thì một khách sạn mỗi năm phải tổ chức 249 cuộc họp đề cập đến
những vấn đề phối hợp hoạt động giữa các bộ phận Và Tổng Giám đốc phải tham dự 295 cuộc họp chính thức được sắp xếp Ở nhiều khách sạn, cũng xảy ra hoàn toàn đúng như vậy
Jonathan Claiborne ngày nào cũng tổ chức họp để bàn về công việc điều hành trong ngày và là Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) chủ tịch của các cuộc họp giao ban hàng tuần, và của Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) hàng tháng Nghe thì đơn giản nhưng nếu bạn thử đếm thì Jonathan phải tham dự đến 336 cuộc họp được sắp xếp trong một năm
William Scully tuần nào cũng tổ chức 3 cuộc họp vào sáng thứ hai: 1
Để đề cập đến công việc hoạt động hàng tuần, 2 Kiểm tra chi phí, 3 Thảo luận với Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) của mình Vào ngày thứ ba, ông sẽ họp lại Ủy ban điều hành hoạt động một lần nữa; vào ngày thứ tư, ông là chủ tịch của cuộc họp bàn về dự kiến công suất của khách sạn Ông bị buộc phải tham gia 260 cuộc họp hàng tuần trong một năm Và nếu tính cả những cuộc họp hàng tháng, nữa tháng thì mỗi năm William phải tham dự 330 cuộc họp