Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp với việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại Công ty cổ phần thuốc thú y Trung ương 1 

Lời nói đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, thành công của các doanh nghiệp là tạo ra đợc và duy trì lợi nhuận dài hạn Để đạt đợc điều đó, các doanh nghiệp cần phải thiết lập cho mình một nền tảng tài chính vững chắc Điều này không chỉ bó hẹp theo nghĩa

là doanh nghiệp phải có một nguồn tài chính đủ mạnh mà quan trọng hơn là quản lý tài chính nh thế nào cho có hiệu quả để phát huy tối đa lợi thế của mình trên thơng trờng

Một cơ chế quản lý tài chính đợc đánh giá là có hiệu quả nếu cơ chế này trớc hết đảm bảo quản lý hữu hiệu tình hình thanh toán và công nợ của doanh nghiệp sao cho có thể duy trì và tăng cờng khả năng thanh toán của doanh nghiệp trong tơng lai Điều này vô cùng quan trọng vì khả năng thanh toán của doanh nghiệp là một trong những yếu tố quyết định sự tồn tại trớc mắt của doanh nghiệp trong nền kinh

tế thị trờng

Để có thể duy trì và tăng cờng khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đòi hỏi việc quản lý tình hình thanh toán và công nợ phải đợc quan tâm thích đáng Muốn vậy cần phải tăng cờng hiệu quả của công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp vì hạch toán kế toán là một công cụ quản lý tối quan trọng có khả năng phản ánh và giám đốc liên tục và toàn diện nghiệp vụ kinh tế phát sinh Đặc biệt là trong điều kiện hiện nay, khi mà công tác hạch toán kế toán vẫn cha thực sự phát huy đợc vai trò của nó ở cả hai lĩnh vực quản lý công nợ trong thanh toán và cung cấp thông tin cho công tác quản trị nội bộ Điều đó biểu hiện ở: tình trạng phá sản vì công nợ dây da và Nợ phải thu khó đòi hiện vẫn là vấn đề nổi cộm trong các hoạt động kinh tế và các thông tin kế toán về thực trạng công nợ cha

đợc sử dụng phổ biến để thiết lập các quyết sách và chiến lợc tài chính, đặc biệt là

đối với vấn đề chiếm dụng vốn và thu hồi vốn Vì vậy, tổ chức hạch toán kế toán nh thế nào để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý nói trên là vấn đề cấp thiết đang thu hút đợc

sự quan tâm và mong muốn tìm ra hớng giải quyết của những ngời làm công tác kế toán hiện nay

Đối với một doanh nghiệp trực tiếp sản xuất và kinh doanh thì các quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là những quan hệ phát sinh thờng xuyên

và phổ biến Những mối quan hệ này có ảnh hởng lớn tới quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp do nó quyết định một phần quan trọng công tác huy động vốn và thu hồi vốn Vì vậy quản lý tốt công tác thanh toán, mà đặc biệt là quản lý công nợ, sẽ giúp công ty giảm bớt đợc những khó khăn trong huy động vốn và thu hồi vốn kinh doanh nhằm đẩy nhanh quá trình sản xuất, kinh doanh và gia tăng lợi nhuận

Công ty cổ phần thuốc thú y TWI là một đơn vị sản xuất, kinh doanh thuốc thú y lâu năm nên công ty có quan hệ với rất nhiềukhách hàng và nhà cung cấp Vì vậy có thể nói, quan hệ thanh toán với những đối tợng này là những mối quan hệ thanh toán đặc trng của công ty Xuất phát từ đặc điểm đó cùng với những đòi hỏi cấp thiết của việc hoàn thiện công tác quản lý công nợ hiện nay bằng phơng pháp hạch toán kế toán, em đã thực hiện nghiên cứu đề tài:

" Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với

khách hàng và nhà cung cấp với việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần thuốc thú y TWI ".

Để thực hiện đề tài trên em đã trực tiếp thu thập số liệu, quan sát, phỏng vấn

kế toán thanh toán của công ty về quy trình cũng nh phơng pháp hạch toán công nợ tại công ty, đồng thời trên cơ sở những số liệu thu thập đợc em đã thực hiện phân tích để đánh giá thực trạng công tác hạch toán kế toán cũng nh tình hình và khả năng thanh toán của công ty

Ngoài Lời nói đầu và Kết luận, đề tài của em gồm 3 phần:

Phần I: Cơ sở lí luận chung và phơng pháp hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp.

Phần II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú y TWI

2

-Phần III: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công ty Cổ phần thuốc thú y TWI.

Phần I.

Cơ sở lí luận và phơng pháp hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh

nghiệp.

i Cơ sở lí luận chung về thanh toán với khách hàng và

nhà cung cấp trong doanh nghiệp

1.1 Thanh toán với ngời mua, ngời bán và ý nghĩa của việc quản lý công nợ

trong thanh toán tại doanh nghiệp.

Đối với một doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là mối quan hệ đặc trng và phổ biến Theo nghĩa chung nhất, hoạt động thanh toán của doanh nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp là quan hệ kinh tế tài chính phát sinh giữa bên phải trả và bên đợc nhận tiền, phát sinh trong quá trình mua bán vật t, tài sản, hàng hoá và dịch vụ…

Xét trên phơng diện của hoạt động kinh tế, thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là mối quan hệ phát sinh giữa doanh nghiệp với các đơn vị, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hoá và dịch vụ mà tuỳ thuộc vào đối tợng thanh toán thì doanh nghiệp có thể là bên đợc nhận tiền hoặc bên có nghĩa vụ phải trả Các quan hệ này chấm dứt khi các bên đạt đợc mục đích của mình

Xét trên phơng diện tài chính, thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là hoạt động liên quan đến thu- chi trong kinh doanh, nghĩa là liên quan đến luồng tiền vào, ra của doanh nghiệp, là một bộ phận quan trọng của hoạt động đi chiếm dụng vốn và thu hồi vốn của doanh nghiệp Hoạt động thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là một yếu tố quan trọng ảnh hởng đến tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

Tuy vậy, quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp không phải là quan hệ thanh toán duy nhất trong một doanh nghiệp, mà nó tồn tại song song với các mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tợng khác, từ đó cấu thành tổng thể các quan hệ kinh tế tài chính của một doanh nghiệp nh đợc biểu diễn dới sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1 : Các quan hệ thanh toán chủ yếu của một doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp phát sinh các quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, thờng xảy ra các nghiệp vụ sau:

- Thanh toán ngay

4

-Doanh nghiệp

Các đối tác liên doanh

Các đối tác liên doanh

- Thanh toán sau

- Đặt trớc tiền hàng

Trong đó, trờng hợp thanh toán sau hoặc đặt trớc tiền hàng sẽ làm phát sinh công nợ phải thu hoặc phải trả của doanh nghiệp với các đối tợng có liên quan Đây

là hai tình huống chủ yếu phát sinh trong hoạt động thanh toán của doanh nghiệp,

và điều đó đặt ra yêu cầu quản lý công nợ trong thanh toán đối với doanh nghiệp.Trong điều kiện kinh tế thị trờng, quản lý tốt công nợ trong thanh toán trớc hết sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp kịp thời thanh toán các khoản nợ đến hạn và thu hồi vốn kinh doanh cùng lợi nhuận kinh doanh, tránh đợc tối đa các rủi ro trong thanh toán chẳng hạn nh nợ phải trả chồng chất không có khả năng thanh toán hoặc

nợ phải thu khó đòi

Sau là, dựa vào các thông tin về tình hình công nợ, doanh nghiệp có thể đa ra các quyết định quản lý là duy trì, tăng cờng, mở rộng hay huỷ bỏ các mối quan hệ kinh doanh với nhà cung cấp nếu điều kiện thanh toán quá khắt khe, hoặc với các khách hàng nếu họ có biểu hiện không thể thanh toán nợ, và từ đó từng bớc hoàn thiện chính sách khách hàng và nhà cung cấp của mình

Bên cạnh đó sẽ là hữu ích hơn nếu doanh nghiệp tận dụng đợc những thông tin về tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp cùng những thông tin quản lý công nợ của các đối tợng khác để lập kế hoạch quản lý, cân đối, và sử dụng

số vốn chiếm dụng đợc và số vốn bị chiếm dụng để thực hiện các chiến lợc kinh doanh của riêng mình

1.2 Các phơng thức thanh toán chủ yếu.

1.2.1 Ph ơng thức thanh toán bằng tiền mặt

Đây là phơng thức thanh toán thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt Hình thức này đợc áp dụng phổ biến trong các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp Tuy vậy, nó chỉ thích hợp với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ Đối với những giao dịch có trị giá thanh toán lớn, thì hình thức này tỏ ra không thuận tiện

và không an toàn.Thanh toán bằng tiền mặt gồm các loại thanh toán nh:

- Thanh toán bằng tiền mặt VNĐ

- Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ

- Thanh toán bằng kim khí quý, đá quý

1.2.2 Ph ơng thức thanh toán không dùng tiền mặt

Phơng thức thanh toán này khắc phục đợc nhợc điểm của phơng thức thanh toán bằng tiền mặt, đợc áp dụng khá phổ biến trong các giao dịch mua bán có giá trị thanh toán lớn Thực chất của phơng thức thanh toán này là thanh toán qua ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính trung gian khác Phơng thức thanh toán này có thể

áp dụng đợc trong giao dịch nội địa và giao dịch quốc tế

• Trong giao dịch nội địa.

Có nhiều hình thức thanh toán đợc áp dụng trong giao dịch nội địa, trong đó phổ biến là các hình thức thanh toán sau: Thanh toán bằng séc, Uỷ nhiệm chi (thu), thanh toán bù trừ

 Thanh toán bằng séc:

Séc có giá trị thanh toán trực tiếp nh tiền Đó là một tờ mệnh lệnh vô điều kiện của ngời chủ tài khoản, ra lệnh cho ngân hàng trích từ tài khoản của mình để trả cho ng-

ời có tên trong séc, hoặc trả theo lệnh của ngời ấy hoặc trả cho ngời cầm tờ séc một

số tiền nhất định, bằng tiền mặt hay chuyển khoản Ngân hàng khi nhận đợc tờ séc phải chấp hành mệnh lệnh này vô điều kiện, trừ trờng hợp tài khoản phát hành séc không có tiền hoặc tờ séc không đầy đủ tính chất pháp lý

Loại séc dùng để rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ đợc gọi là séc tiền mặt.Loại séc dùng để thanh toán đợc gọi là séc thanh toán, gồm nhiều loại nh: Séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền

Việc thanh toán bằng séc đợc thực hiện nh sau:

Lu thông séc qua ngân hàng

(3)

(1) (2)

(2) Phát hành séc thanh toán

(3) Chuyển séc cho ngân hàng để lĩnh tiền

(5) Quyết toán séc với ngời mua.

Lu thông séc qua 2 ngân hàng

(4)

(3) (5) (6)

(1) (2)

 Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu:

⇒ Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi:

Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản thông qua tờ lệnh "Uỷ nhiệm chi" yêu cầu ngân hàng trích tài khoản của mình để trả cho ngời hởng lợi có tài khoản mở cùng ngân hàng hoặc đợc mở ở ngân hàng khác

⇒ Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu:

Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ

số tiền nào đó Theo hình thức này, bên đi mua không phải trả tiền ngay khi mua hàng, bên bán sau khi giao hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng lập "Uỷ nhiệm thu" cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản để thu tiền hàng

 Thanh toán bù trừ:

Là hình thức thanh toán thờng xảy ra ở các doanh nghiệp vừa là khách hàng, vừa

là nhà cung cấp với cùng một đối tợng Để đơn giản trong thanh toán, doanh nghiệp

có thể dùng phơng pháp bù trừ công nợ của cùng đối tợng đó Việc thanh toán bù trừ giữa hai bên phải đơc thoả thuận bằng văn bản để làm căn cứ thực hiện và hạch toán kế toán

• Trong giao dịch quốc tế.

Thanh toán quốc tế là một hoạt động quan trọng đối với những doanh nghiệp

có tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu Hiệu lực kinh tế trong lĩnh vực kinh doanh này phụ thuộc phần lớn vào chất lợng của việc thanh toán Thanh toán quốc

Người mua Người bán

tế trong ngoại thơng có thể hiểu đó là việc phải trả những khoản tiền ngoại tệ, tín dụng có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu đã đợc thoả thuận trong hoạt động ngoại thơng.

Đối với một doanh nghiệp tham gia hoạt động nhập khẩu, các hình thức thanh toán thờng đợc áp dụng bao gồm: Điện chuyển tiền, Th tín dụng (L/C), Nhờ thu Trong đó, phổ biến nhất là hình thức thanh toán bằng th tín dụng thơng mại

Th tín dụng ( Letter of Credit - L/C ) là một chứng th (điện hoặc ấn chỉ), trong đó ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho ngời xuất khẩu nếu họ xuất trình đ-

ợc một bộ chứng từ phù hợp với nội dung của L/C

Nội dung chủ yếu của L/C bao gồm: Số hiệu, địa điểm, và ngày mở L/C; Tên,

địa chỉ của những ngời có liên quan đến L/C; Số tiền của th tín dụng; Thời hạn hiệu lực, thời hạn trả tiền và thời gian giao hàng ghi trong th tín dụng; Những nội dung

về hàng hoá, về vận tải, giao nhận hàng hoá; Những chứng từ mà ngời xuất khẩu phải xuất trình; Sự cam kết trả tiền của ngân hàng mở L/C và một số điều khoản đặc biệt khác

Trong đó, căn cứ vào mục " Thời hạn trả tiền " trên L/C có thể biết đợc việc thanh toán đợc thực hiện ngay hay đợc thực hiện về sau so với thời điểm bên bán xuất trình xong bộ chứng từ hàng xuất khẩu Có 3 trờng hợp:

- At sight: Bên mua phải thực hiện thanh toán ngay khi bên bán xuất trình

đầy đủ bộ chứng từ hàng xuất khẩu

- D/A (Document against Acceptance ): Chấp nhận thanh toán đổi chứng từ Với hình thức này, ngời mua chỉ cần chấp nhận thanh toán thì sẽ đợc trao đầy

đủ chứng từ hàng nhập khẩu Đây là một hình thức mua hàng trả chậm đợc cam kết trả tiền bởi ngân hàng mở L/C Hình thức này thờng đợc kèm theo thời hạn thanh toán sau khi bên nhập khẩu đã nhận đầy đủ chứng từ hàng nhập khẩu

- D/P ( Document against Payment ): Thanh toán đổi chứng từ Trờng hợp thanh toán này yêu cầu ngời mua phải thanh toán hết tiền hàng, thì ngân hàng mới đợc giao đầy đủ chứng từ hàng nhập khẩu cho ngời mua ( Thông thờng vận đơn đợc các ngân hàng giữ lại cho đến khi ngời mua thanh toán hết tiền hàng)

Trình tự tiến hành nghiệp vụ thanh toán bằng th tín dụng thơng mại:

8

-(2) (5) (6)

(8) ( 7) (1) (6) (5) (3)

(4)

Sơ đồ 1.4: Thanh toán quốc tế bằng th tín dụng

(1) Ngời nhập khẩu làm đơn xin mở th tín dụng gửi đến ngân hàng của mình yêu cầu mở th tín dụng cho ngời hởng lợi.

(2) Ngân hàng mở th tín dụng lập th tín dụng, và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nớc

ng-ời xuất khẩu thông báo việc mở L/C và chuyển L/C đến ngng-ời xuất khẩu.

(3) Ngân hàng thông báo gửi thông báo L/C cho ngời xuất khẩu và khi nhận đợc bản gốc L/C thì chuyển ngay cho ngời xuất khẩu.

(4) Bên bán giao hàng cho bên mua ( nếu chấp nhận L/C )

(5) Bên bán xuất trình bộ chứng từ hàng xuất khẩu theo yêu cầu của L/C thông qua ngân hàng,

và đề nghị thanh toán với ngân hàng phát hành L/C

(6) Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với th tín dụng thì tiến hành thanh toán cho ngời xuất khẩu, nếu thấy không phù hợp, ngân hàng từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho ngời xuất khẩu.

(7) Ngân hàng mở L/C đòi tiền ngời nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ cho ngời nhập khẩu khi nhận đợc tiền hoặc ngời nhập khẩu chấp nhận thanh toán

(8) Ngời nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp thì trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, nếu thấy không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền.

ii nhiệm vụ, nguyên tắc và phơng pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.

Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp xuất phát từ chính yêu cầu cung cấp thông tin liên tục và toàn diện về tình hình công nợ

và thanh toán công nợ cũng nh yêu cầu kiểm soát thông tin về chi phí và doanh thu của các nhà quản lý, nhằm phục vụ đắc lực cho quá trình ra quyết định sản xuất, kinh doanh và các quyết định quản lý tài chính khác Từ đó đặt ra các yêu cầu về nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

và nhà cung cấp để công tác hạch toán kế toán đợc tổ chức khoa học, chặt chẽ và có hiệu quả

2.1 Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.

2.1.1 Nhiệm vụ hạch toán kế toán.

Công tác thanh toán với ngời mua, ngời bán (sau đây xin gọi tắt là thanh toán),

là một nội dung khá quan trọng, tác động lớn đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Điều này đòi hỏi sự lu tâm thích đáng từ phía các nhà quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán để các hoạt động thanh toán đợc ghi chép và phân loại một cách khoa học, hợp lý và kịp thời Một cách cụ thể hơn, nhiệm vụ đặt

ra đối với công tác hạch toán kế toán là:

- Lựa chọn và tổ chức một hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo để có thể theo dõi và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tợng, theo từng nghiệp vụ, theo từng khoản nợ, và từng thời hạn thanh toán

- Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn, và công nợ có khả năng khó trả, khó thu để đảm bảo tốt khả năng thanh toán và thu hồi vốn của doanh nghiệp Đồng thời, tham mu cho ban quản trị các biện pháp giải quyết các mối quan hệ thanh toán, góp phần cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp

- Theo dõi và tham mu cho ban quản trị các phơng thức thanh toán tiên tiến, hợp lý để đảm bảo thanh toán đúng hạn, kịp thời Hớng dẫn các đối tợng tham gia thanh toán thực hiện thanh toán theo đúng yêu cầu và thủ tục thanh toán của doanh nghiệp

2.1.2 Nguyên tắc hạch toán kế toán.

Các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua, ngời bán có thể là các nghiệp vụ thanh toán ngay, thanh toán sau, hoặc đặt trớc tiền hàng Trong bất cứ trờng hợp nào thì việc ghi sổ và phản ánh chính xác nghiệp vụ thanh toán là rất cần thiết, và đòi hỏi công tác hạch toán kế toán phải đảm bảo đợc các yêu cầu cơ bản của kế toán nh: trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu, và nguyên tắc có thể so sánh Trong đó, đặc biệt với các nghiệp vụ làm phát sinh công nợ phải thu, phải trả với ngời mua, ngời bán thì càng cần đợc hạch toán kế toán một cách chặt chẽ và khoa học vì đó là những nghiệp vụ phát sinh thờng xuyên và chủ yếu trong hoạt động thanh toán, có ảnh hởng trọng yếu tới tình hình tài chính cũng nh tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp Vì vậy nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp

vụ thanh toán ở đây xin đợc đề cập đến nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu, phải trả khách hàng và nhà cung cấp nh sau:

10

Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tợng, thờng xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán để đảm bảo tính kịp thời

- Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán, cũng nh theo từng đối tợng, nhất là những đối tợng có khả năng khó thu, hoặc khó trả để có

kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp

- Đối với các đối tợng có quan hệ giao dịch, mua bán thờng xuyên hoặc d nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán doanh nghiệp cần tiến hành, kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, và số còn nợ Nếu cần thiết có thể yêu cầu các đối tợng đối chiếu công nợ bằng văn bản

- Đối với các khoản phải thu, phải trả có nguồn gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ, và quy đổi theo "đồng Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam" Cuối kì, phải điều chỉnh số d theo tỷ giá thực tế

- Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng kim khí quý, đá quý, cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật Cuối kì phải điều chỉnh số d theo giá thực tế

- Tuyệt đối không bù trừ số d giữa hai bên Nợ, Có của các tài khoản thanh toán

131 và 331 mà phải lấy số d chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán

2.2 Phơng pháp hạch toán kế toán thanh toán với ngời mua và ngời bán. 2.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán.

 Lựa chọn, lập và sử dụng chứng từ thanh toán.

Chứng từ thanh toán là căn cứ để chứng minh cho các nghiệp vụ thanh toán phát sinh và hoàn thành Chứng từ thanh toán đợc lựa chọn trớc hết phải tuân theo những biểu mẫu bắt buộc do nhà nớc quy định, ngoài ra doanh nghiệp có thể lập thêm các chứng từ khác theo hớng dẫn của nhà nớc, hoặc xin phép và đợc sự đồng ý của cơ quan nhà nớc có thẩm quyền để in chứng từ phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp mình

Bộ chứng từ thanh toán gồm đầy đủ cả bốn loại: chứng từ mệnh lệnh (Giấy đề nghị thanh toán, quyết định chiết khấu cho khách hàng của giám đốc , chứng từ thực hiện (các hoá đơn mua hàng, bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo Có ) chứng từ liên hợp (Phiếu chi đính kèm với Hoá đơn mua hàng, Giấy báo

Có đính kèm với hoá đơn bán hàng ), và các chứng từ thủ tục ( nh Bảng kê thanh toán, Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào, Bảng tính chiết khấu cho khách hàng )

Các chứng từ trên đợc kế toán tập hợp đầy đủ để làm căn cứ chứng minh cho nghiệp vụ thanh toán phát sinh và hoàn thành Đồng thời, các chứng từ thực hiện và

một số chứng từ thủ tục (đợc đính kèm đầy đủ các chứng từ gốc) sẽ đợc kế toán sử dụng để làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Các chứng từ thanh toán là những chứng minh bằng văn bản cụ thể các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành vì vậy, chứng từ thanh toán phải đợc lập tuân thủ theo các quy định chung nhất về chứng từ nói chung Theo đó, chứng từ thanh toán phải đợc lập với đầy đủ các nội dung chính sau:

- Tên gọi, địa chỉ, chữ ký của những ngời có liên

quan đến việc lập, xác minh, thực hiện, kiểm tra

chứng từ Trong trờng hợp cần thiết phải có dấu

của đơn vị.

- Nội dung của nghiệp vụ thanh toán

- Số tiền và quy mô của nghiệp vụ thanh toán

Đối với số tiền phải vừa ghi bằng số và ghi bằng chữ, và phải phù hợp với nhau.

- Các chỉ tiêu về thuế suất và số thuế phải nộp

- Các chỉ tiêu về mức giảm giá hàng bán, chiết khấu thơng mại, số tiền giảm

- Các chỉ tiêu về mức giảm giá, chiết khấu, thời hạn chiết khấu thanh toán và số tiền chiết khấu thanh toán

- Phơng thức thanh toán (nếu cần)

Các chứng từ thanh toán phải đợc lập với đầy đủ các yếu tố cơ bản và các yếu tố bổ sung (nếu cần ) và do các bộ phận có liên quan trực tiếp lập theo quy định của từng đơn vị, lập đầy đủ số liên quy định; phải đợc ghi rõ ràng, trung thực, đầy

đủ, không đợc tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ Trờng hợp viết sai cần huỷ bỏ và lu lại để kiểm tra

Ngoài ra việc lựa chọn, lập và sử dụng chứng từ thanh toán còn cần phải đáp ứng đợc các yêu cầu sau:

- Giảm số lợng chứng từ, chỉ lập đủ cho nhu cầu, tránh thừa, trùng lắp, sử dụng các chứng từ liên hợp, chứng từ thủ tục nhiều lần Xác định đúng những

bộ phận cần lu chứng từ để giảm số liên của chứng từ tới mức hợp lý

- Đơn giản hoá nội dung chứng từ tiến tới thống nhất, tiêu chuẩn hoá chứng

từ thanh toán nhng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ

Với nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, bộ chứng từ sử dụng để làm căn cứ hạch toán kế toán và ghi sổ kế toán thờng bao gồm các chứng từ sau:

Giấy đề nghị thanh toán

Với nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, bộ chứng từ đợc sử dụng làm căn

cứ hạch toán và ghi sổ kế toán bao gồm:

- Phiếu xuất kho

- Bảng kê thanh toán ( nếu có)

- Phiếu thu tiền mặt

- Giấy báo Có ngân hàng, sổ phụ ngân hàng

 Tổ chức luân chuyển, bảo quản và lu trữ chứng từ thanh toán:

Việc tổ chức lập và luân chuyển chứng từ do kế toán trởng quy định nhằm thiết lập đầy đủ, chính xác những căn cứ hợp pháp và hợp lý chứng minh cho nghiệp vụ thanh toán phát sinh và hình thành, đồng thời xác định rõ vai trò, trách nhiệm của các phòng ban chức năng có liên quan đến quá trình thanh toán, và thiết lập nên một thủ tục, trật tự nhất định cho quá trình thanh toán Quá trình tổ chức luân chuyển chứng từ phải đảm bảo hợp lý hoá thủ tục lập,

ký, xét duyệt chứng từ ; quy chế hoá các bớc xử lý chứng từ thanh toán; xác

định đầy đủ trách nhiệm pháp lý của các phòng ban có liên quan đồng thời vẫn rút ngắn đợc thời gian lu chuyển chứng từ

Thông thờng các chứng từ thanh toán thờng đợc tổ chức luân chuyển nh sau:

Kí duyệt

Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị - Xác nhận

Kí duyệt

Bộ phận kinh doanh - Nhận Hoá đơn mua hàng từ phía người bán và lập Phiếu nhập kho

Hoặc lập Hóa đơn bán hàng

và Phiếu xuất kho

Bộ phận kinh doanh - Nhận Hoá đơn mua hàng từ phía người bán và lập Phiếu nhập kho

Hoặc lập Hóa đơn bán hàng

và Phiếu xuất kho

Thủ kho

Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị -

Kí nhận

Kí duyệt

Thủ kho

Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị -

Kí nhận

Kí duyệt

Phòng kế toán - Tập hợp, phân loại chứng từ

Đối chiếu, kiểm tra chứng từ Lập các chứng từ thủ tục ( nếu cần thiết)

Lập chứng từ thực hiện thanh toán theo số liên quy định

Phòng kế toán - Tập hợp, phân loại chứng từ

Đối chiếu, kiểm tra chứng từ Lập các chứng từ thủ tục ( nếu cần thiết)

Lập chứng từ thực hiện thanh toán theo số liên quy định

Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị - Xác nhận

Kí duyệt

Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị - Xác nhận

Kí duyệt

Phòng kế toán -

Lập bộ chứng từ thanh toán hoàn

chỉnh

Hạch toán và ghi sổ kế toán

Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán

Phòng kế toán

-Lập bộ chứng từ thanh toán hoàn

chỉnh

Hạch toán và ghi sổ kế toán

Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán

14

-Sơ đồ 1.5: Trình tự luân chuyển chứng từ thanh toán

2.2.2 Tài khoản sử dụng.

Đối với những khoản thanh toán ngay hoặc thực thanh toán cho ngời mua, ngời bán, kế toán thực hiện phản ánh trên tài khoản 111 - Tiền mặt, hoặc tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng

Trờng hợp phát sinh công nợ với khách hàng và nhà cung cấp, tài khoản đợc sử dụng là:

 TK 331- Phải trả ngời bán

Tài khoản này đợc sử dụng chủ yếu để phản ánh tổng số nợ phải trả ngời bán và tình hình thanh toán công nợ của doanh nghiệp với những ngời bán vật t, hàng hoá, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ hoặc những ngời nhận thầu xây dựng các công trình cho doanh nghiệp Ngoài ra, TK 331 còn theo dõi những khoản còn phải thu của nhà cung cấp và tình hình thanh toán công nợ phải thu với nhà cung cấp

Trong quá trình hạch toán TK này, cần tôn trọng những quy định sau:

- Nợ phải trả ngời bán cần đợc hạch toán chi tiết theo từng đối tợng phải trả

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua hàng đã thanh toán tiền ngay

- Khi doanh nghiệp thanh toán nợ phải trả cho nhà cung cấp, cần thực hiện ghi giảm Nợ phải trả trên tài khoản 331, và phản ánh số tiền đã trả trên các TK có liên quan nh TK 111,112, 311, 341

- Khi hạch toán chi tiết TK này, kế toán cần tiến hành phân loại đẻ xác định những nhà cung cấp chấp nhận giảm giá hàng bán ngoài hoá đơn

- Đối với những hàng mua đã nhập kho trong tháng nhng đến cuối tháng cha nhận đợc hoá đơn, kế toán cần thực hiện hạch toán đầy đủ vào TK 331 theo giá tạm tính và sau đó tiến hành điều chỉnh khi nhận đợc hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của ngời bán

- TK 331 là một tài khoản hỗn hợp, có thể đồng thời tồn tại cả số d bên Có và số

d bên Nợ Số d bên Có của TK 331 phản ánh số Nợ còn phải trả ngời bán của doanh nghiệp Số d bên Nợ của TK 331, phản ánh số nợ còn phải thu của nhà cung cấp trong trờng hợp doanh nghiệp đặt trớc tiền hàng hoặc số tiền hàng trả thừa hoặc các khoản giảm giá, chiết khấu đợc hởng sau khi đã lập hoá đơn

 TK 131- Phải thu của khách hàng

Tài khoản này đợc dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá,

13

-cung cấp lao vụ, dịch vụ Ngoài ra, tài khoản 131 còn theo dõi các khoản doanh nghiệp còn phải trả cho khách hàng và tình hình thanh toán các khoản phải trả khách hàng.

Trong quá trình hạch toán tài khoản này cần tôn trọng những quy định sau:

- Nợ phải thu cần đợc hạch toán chi tiết theo từng đối tợng phải thu và ghi chép theo từng nghiệp vụ thanh toán

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá thu tiền ngay vì nội dung của tài khoản này là theo dõi công nợ của doanh nghiệp với khách hàng

- Khi công nợ đợc thanh toán, cần ghi giảm các khoản phải thu, và phản ánh số tiền khách hàng thanh toán vào các tài khoản có liên quan nh TK 111, TK 112

- Trong quá trình hạch toán chi tiết tài khoản 131, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ theo thời hạn thanh toán, các khoản nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi và

- Trong trờng hợp các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến ngoại tệ, cần phản ánh

rõ sự điều chỉnh chênh lệch tăng, giảm tỉ giá ngoại tệ trên TK 131 theo quan hệ đối ứng với tài khoản có liên quan (TK 413- chênh lệch tỉ giá)

- Tài khoản 131 là một tài khoản hỗn hợp, có thể đồng thời tồn tại cả số d bên

Nợ và số d bên Có Số d bên Nợ phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng vào cuối kỳ Số d bên Có phản ánh số tiền khách hàng đặt trớc hay các khoản còn phải trả khách hàng

2.2.3 Ph ơng pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp.

Thanh toán ngay

Thanh toán bằng sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)

Tính VAT theo phương pháp khấu trừ

Thanh toán nợ phải trả hoặc đặt trước tiền hàng

TK 511

TK 3331

Thanh toán bù trừ

Chiết khấu thanh toán

được thanh toán ngay

Bù trừ chiết khấu thanh toán với nhà cung cấp

Chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng mua được trả lại

(Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)

Thu hồi tiền hàng trả thừa

Mua chịu hàng (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)

Mua chịu hàng (Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)

Thanh toán bằng sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ (Tính VAT theo phương pháp khấu trừ)

Mua chịu hàng (Tính VAT theo phương pháp

Sơ đồ 1.6 : Phơng pháp hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp

Đối với các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ, tuỳ vào việc kế toán

sử dụng tỉ giá thực tế hay tỉ giá hạch toán mà các khoản nợ và các khoản tiền thanh toán khi đợc hạch toán sẽ đợc quy đổi thành tiền VNĐ theo tỉ giá thực tế tại thời điểm phát sinh hoặc theo tỉ giá hạch toán đã đợc xác định Phần chênh lệch tỉ giá sẽ đợc hạch toán vào TK 413 - Chênh lệch tỉ giá

2.2.4 Ph ơng pháp hạch toán kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng.

TK 131 ( TK 111, TK 112)

Doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác Chiết khấu thơng mại, giảm giá,

(Tính VAT theo phơng pháp trực tiếp) hàng bán bị trả lại

(Tính VAT theo phơng pháp trực tiếp)

Doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác Chiết khấu thơng mại, TK 3331

TK 3331 (Tính VAT theo phơng pháp khấu trừ) giảm giá, hàng bán bị trả lại

(Tính VAT theo phơng pháp khấu trừ)

Sơ đồ 1.7 : Phơng pháp hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng

Việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng có liên quan đến ngoại

tệ đợc thực hiện tơng tự nh với trờng hợp thanh toán với nhà cung cấp

2.3 Hệ thống sổ sách kế toán.

Trên góc độ lý thuyết, sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phơng pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phơng pháp ghi sổ kép Trên góc độ ứng dụng, sổ kế toán là một phơng tiện vật chất cơ bản, cần thiết để ngời làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống thông tin kế toán theo thời gian và theo đối tợng Ghi sổ kế toán đợc thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán Sổ kế toán có thể đợc đóng thành quyển hoặc sổ tờ rời nhng đều phải tuân thủ theo nguyên lý kết cầu nhất định, có nội dung ghi chép theo thời gian hoặc theo đối tợng nhất định, hoặc ghi chi tiết hoặc tổng hợp để phản

ánh và hệ thống hoá các thông tin đã đợc chứng từ hoá một cách hợp pháp và hợp lý theo tiến trình ghi chép của kế toán

Qua quá trình phát triển của khoa học kế toán, có các hình thức sổ sau:

 Hệ thống sổ kế toán chi tiết:

Để phản ánh thông tin kế toán về các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, hình thức Nhật ký chứng từ yêu cầu bắt buộc các sổ chi tiết sau:

- Sổ chi tiết TK 331- Phải trả ngời bán

- Sổ chi tiết TK 131- Phải thu của khách hàng

Với hình thức sổ Nhật ký chứng từ, các sổ chi tiết TK 331, TK 131 không những chỉ dùng để theo dõi và quản lý công nợ mà còn đợc sử dụng để làm căn cứ ghi sổ tổng hợp vào cuối mỗi kỳ kinh doanh

17

-Các sổ chi tiết này đều phải thực hiện theo dõi chi tiết theo đối tợng, và phải phản ánh

đợc các thông tin cơ bản sau:

+ Căn cứ chứng từ dùng để ghi sổ; ngày tháng phát sinh nghiệp vụ và ngày tháng ghi sổ

+ Nội dung của nghiệp vụ thanh toán

+ Các quan hệ đối ứng tài khoản ( phải thực hiện ghi sổ kép )

+ Quy mô công nợ phát sinh tăng hoặc phát sinh giảm trong kì

+ Số d chi tiết công nợ của từng đối tợng đầu kì và cuối kì

+ Thời hạn thanh toán của mỗi khoản nợ

+ Ngoài ra, đối với những nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ, thì sổ chi tiết cần có thêm cột "Tỉ giá" và các cột phản ánh số ngoại tệ của nợ thanh toán

Vào cuối kì kinh doanh, các sổ chi tiết phải đợc tiến hành khoá sổ và tính ra số tổng cộng để làm căn cứ vào các sổ tổng hợp

Quy trình hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán trên sổ Nhật ký chứng từ

đợc khái quát nh sau:

1 Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình thanh toán.

Tình hình thanh toán của doanh nghiệp phản ánh rõ nét nhất chất lợng hoạt động tài chính và hiệu quả của công tác quản lý công nợ của doanh nghiệp đó Trong đó, nếu quản lý công nợ đợc thực hiện tốt, công ty sẽ chủ động đợc trong việc thanh toán các khoản nợ đến hạn và tận dụng đợc số nợ trong hạn để đầu t, sinh lời Đồng thời, tránh đ-

ợc tình trạng thất thu nợ do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc dây da không thực hiện trả nợ đúng hạn

Để đánh giá tình hình thanh toán cần tính ra và so sánh các chỉ tiêu sau đây:

• Tỉ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả:

19

-Tổng Nợ phải thu Tổng Nợ phải trả

Tổng tiền hàng bán chịu

Nợ phải thu bình quân

– H PT/PTR <100%, cho biết tỉ lệ các khoản phải thu nhỏ hơn tỉ lệ các khoản phải trả trong doanh nghiệp Điều đó bớc đầu cho thấy chính sách quảnlý hoạt động thanh toán của doanh nghiệp là hợp lý.

Tuy vậy, để có thể kết luận chính xác, cần phải xem xét rõ nguyên nhân dẫn đến các khoản phải thu, phải trả; số lợng các khoản phải thu, phải trả và tình hình sản xuất, kinh doanh trong kì của doanh nghiệp

• Số vòng quay các khoản phải thu của khách hàng:

HKH = (vòng/lần)

Trong đó: Nợ phải thu bình quân =

Chỉ tiêu này cho biết các khoản phải thu khách hàng đợc thu bao nhiêu lần trong kì Hệ số HKH càng cao chứng tỏ tốc độ thu hồi các khoản phải thu của khách hàng càng nhanh Điều này nói chung là tốt vì doanh nghiệp sẽ không phải chịu nhiều chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ Tuy nhiên nếu hệ số HKH quá cao thì có thể ảnh hởng đến mức tiêu thụ vì HKH quá cao đồng nghĩa với việc thời hạn tiêu thụ ngắn, không hấp dẫn khách mua hàng

+ Thời gian của vòng quay các khoản phải thu:

) ( thu phả

n khoả

các quay vòng Số

365

= quay một vòng của

Số vòng quay các khoản phải trả nhà cung cấp cho biết các khoản phải trả đợc thanh toán bao nhiêu lần trong một năm Nếu HNCC càng cao, chứng tỏ doanh nghiệp thanh toán nợ càng nhanh, chứng tỏ khả năng thanh toán tốt.

Tuy nhiên, nếu HNCC quá cao, thì lại chứng tỏ doanh nghiệp cha tận dụng hết khả năng của các khoản nợ để đầu t, sinh lời

+ Thời gian của một vòng quay Nợ phải trả =

(vòng/lần)Chỉ tiêu này cho biết khoảng bao lâu thì doanh nghiệp thực hiện thanh toán nợ 1 lần Nếu thời gian của một vòng quay càng lớn, chứng tỏ doanh nghiệp phải thanh toán

nợ càng nhanh và ngợc lại

Ngoài ra, để phân tích sâu hơn tình hình thanh toán, cần xem xét biến động của các khoản phải thu, phải trả trên tổng số, cũng nh từng loại và dựa vào sự biến động cụ thể để nhận xét

2 Một số chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán.

Để đảm bảo uy tín với các chủ nợ, doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến các khoản nợ đến hạn để sẵn sàng chuẩn bị nguồn thanh toán cho chúng Còn về phía các chủ nợ, họ rất quan tâm đến khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp để đánh giá và có thể yên tâm về khoản nợ của mình Vì vậy việc đánh giá khả năng thanh toán của một doanh nghiệp luôn là điều cần thiết đối với cả các chủ nợ và các con nợ

Để phân tích, đánh giá khả năng thanh toán của một doanh nghiệp, có thể dựa vào một số chỉ tiêu sau đây:

(1) Vốn lu chuyển thuần (VLCT):

VLCT = Tổng giá trị thuần TSLĐ - Tổng Nợ ngắn hạn– VLCT > 0, chứng tỏ TSLĐ d thừa, đủ sức để trang trải các khoản nợ ngắn hạn

– VLDT < 0, chứng tỏ khả năng thanh toán không tốt, TSLĐ không đủ sức

để trang trải các khoản nợ ngắn hạn

(2) Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn: = Tổng giá trị thuần TSLĐ / Tổng Nợ ngắn hạn

Hệ số này phản ánh mức độ đảm bảo của TSLĐ đối với các khoản nợ ngắn hạn Nếu hệ số này càng lớn thì khả năng thanh toán càng cao Tuy vậy, nếu hệ số này quá cao thì cũng không phải là tốt, vì lúc đó có một số tiền (hoặc TSLĐ) bị tồn trữ quá đáng

21

-365

Số vòng quay các khoản phải trả

Tiền + Các khoản tơng đơng tiền

Tổng Nợ ngắn hạn

Điều này phản ảnh việc sử dụng tiền không hiệu qủa vì chúng bị tồn đọng, không đợc

đầu t để sinh lời

(3) Hệ số thanh toán tức thời: =

Hệ số này cho biết khả năng về tiền mặt và các tài sản có khả năng chuyển ngay thành tiền để thanh toán nợ ngắn hạn Thông thờng hệ số này đợc chấp nhận ở mức > 0.5 Còn để kết luận tốt, xấu thì còn phải căn cứ vào bản chất kinh doanh và điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp đó

Phần II

Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với

khách hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I

1.1 Quá trình hình thành và phát triển.

Công ty cổ phần thuốc thú y TWI ( gọi tắt là VINAVETCO, tên giao dịch quốc tế

là Việt Nam Veterinary Products Joinstock Company N0I ), có trụ sở chính đặt tại: 88 Trờng Chinh- Đống Đa- Hà nội

Công ty hiện có 2 chi nhánh, đều thực hiện hạch toán độc lập :

Chi nhánh Công ty cổ phần thuốc thú y Trung ơng I TP Hồ Chí Minh - 11 Xô Viết Nghệ Tĩnh- Quận Bình Thạnh- TP Hồ Chí Minh

Chi nhánh Công ty cổ phần thuốc thú y Trung ơng I Đà Nẵng - 35F Nguyễn Chí Thanh- Quận Hải Châu- TP Đà Nẵng

Quá trình hình thành và phát triển của công ty có thể đợc khái quát nh sau:

Trớc 1973, công ty là một bộ phận nằm trong Công ty thuốc trừ sâu và vật t thú y, sau đó đợc tách ra thành Công ty Vật t cấp I vào năm 1973

Năm 1983 theo Quyết định của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm (nay

là Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam) công ty đợc chuyển thành Công

Từ năm 2000 đến nay, công ty hoạt động theo hình thức của một công ty cổ phần, theo quyết định số 06/2000/QĐ/BNN/TCCB, ngày 26/01/2000 của Bộ NN và PTNT Việt Nam với tên gọi đầy đủ là : Công ty cổ phần thuốc thú y TWI, gọi tắt là VINAVETCO

Sự trởng thành và phát triển của công ty gắn liền với sự phát triển của ngành chăn nuôi và công nghiệp sản xuất thuốc thú y trong cả nớc Hiện nay, công ty đã tạo dựng đ-

ợc cho mình một thế đứng vững chắc trên thị trờng nhờ chất lợng sản phẩm tốt, giá thành hạ, chính sách khách hàng hợp lý Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong một số năm vừa qua rất đáng khích lệ :

Đơn vị tính: Triệu đồng

Chỉ tiêu

Trớc CPH Sau CPH

Năm 98 Năm 99 Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Tổng doanh thu 21.407 27.089,74 33.392,18 37.185,73 40.137,87

Doanh thu thuần 20.194 26.172 32.066 35.722,34 38.510,89

-Tổng LN sau thuế 800,36 634,44 2.929,08 3.356,56 3.358,04

Nguồn: Phòng kế toán

Biểu số 2.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty qua một số năm.

Từ đây có thể nhận thấy rằng lợi nhuận sau khi cổ phần hoá tăng nhanh và tăng mạnh Điều đó bớc đầu cho thấy cổ phần hoá đang là một hớng đi đúng của toàn bộ công ty

1.2 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh và mô hình sản xuất kinh doanh của công ty.

1.2.1 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty

- Công ty thực hiện nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các loại vaccin, thuốc thú y, nguyên liệu sản xuất thuốc thú y, nguyên liệu sản xuất thức ăn chăn nuôi và thức ăn chăn nuôi

- Sản xuất và kinh doanh các loại trang thiết bị kỹ thuật, vật t chăn nuôi thuốc thú y

- Liên doanh, liên kết, hợp tác quốc tế, đào tạo, bồi dỡng cán bộ phục vụ cho hoạt động của công ty T vấn, tiếp nhận và chuyển giao công nghệ chăn nuôi thú y

- Mở rộng các ngành nghề kinh doanh khác phù hợp với quy định của Pháp luật Việt Nam

1.2.2 Mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty

Để tiến hành sản xuất, công ty tổ chức 2 phân xởng sản xuất : Phân xởng sản xuất thuốc nớc và phân xởng sản xuất thuốc bột, cùng hệ thống kho nguyên vật liệu tơng ứng cho từng phân xởng và một kho thành phẩm, hàng hoá dự trữ cho kinh doanh Công ty còn thành lập một trung tâm nghiên cứu thú y để phục vụ cho hoạt động sản xuất thuốc thú y

Để tiêu thụ sản phẩm công ty tổ chức một hệ thống gồm 4 cửa hàng tại Hà Nội để

tổ chức bán hàng theo các tỉnhđã khoanh vùng cho từng cửa hàng Các cửa hàng không

mở sổ kế toán riêng, không trực tiếp lập Hoá đơn GTGT bán hàng, chỉ làm nhiệm vụ trung chuyển hàng hoá từ kho công ty tới khách hàng và thu tiền hàng nộp về cho công

ty Mọi việc xuất hàng và bán hàng đều do phòng kinh doanh đảm nhiệm

Ngoài ra công ty còn có 2 chi nhánh ở Miền Trung và Miền Nam, cả hai chi nhánh này đều độc lập sản xuất, kinh doanh và thực hiện hạch toán kế toán độc lập

1.3 Đặc điểm công tác mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền tại công ty.

1.3.1 Đặc điểm công tác mua hàng - thanh toán

Công ty hiện đang khai thác hàng hoá và dịch vụ từ 2 nguồn: trong nớc và quốc tế Trong đó, hàng nhập khẩu thờng chiếm khoảng 80- 85% doanh số hàng hóa, vật t, tài sản , dịch vụ mua vào trong tháng …

Tại công ty, do tần suất nhập nguyên liệu, vật t cho sản xuất là rất lớn, nên mua hàng trả chậm là đặc trng của công ty

Phơng thức thanh toán đợc áp dụng phổ biến là: Thanh toán bằng tiền mặt trong giao dịch nội địa và thanh toán bằng Th tín dụng (L/C) trong giao dịch quốc tế

1.3.2 Đặc điểm công tác bán hàng - thu tiền

Để tiêu thụ sản phẩm, công ty áp dụng phơng thức chính là bán hàng giao đại lý Các đại lý của công ty hoạt động theo hình thức bán hàng hởng chênh lệch giá và thực hiện giao dịch với công ty thông qua hệ thống trung gian là 4 cửa hàng của công ty

lý và đốc thúc thu hồi nợ của cửa hàng

Để đẩy nhanh quá trình thu hồi vốn, công ty đã xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng Số chiết khấu này đợc tính trên cơ sở số tiền hàng đã nộp và mức d nợ hợp lý của khách hàng vào cuối tháng Tiền chiết khấu sẽ đợc kế toán công ty tính toán sau khi khách hàng nộp tiền hàng vào cuối tháng Việc trả tiền chiết khấu cho khách hàng sẽ đợc thực hiện thông qua các cửa hàng Công ty giám sát việc thanh toán

chiết khấu này thông qua Bảng tính chiết khấu cho khách hàng đã đợc khách hàng kí nhận đầy đủ.

1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty

Với hình thức hoạt động là một công ty cổ phần, và đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh nh trên, bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức nh sau:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Cty Cổ phần thuốc thú y TW I

Trong đó Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, quyết

định mọi vấn đề liên quan đến sự tồn tại, phát triển của công ty Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị cao nhất, quyết định mọi vấn đề liên quan đến các phơng án, kế hoạch và thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh của công ty trong năm tài chính Ban giám đốc gồm Giám đốc và phó Giám đốc Giám đốc do Hội đồng Quản trị bầu ra, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành mọi mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày của công ty Giúp việc cho Giám đốc là Phó giám đốc và các phòng ban chức năng

Phòng kinh doanh tổng hợp

Cửa

hàng

I

Cửa hàng II

Cửa hàng III

Cửa hàng

IV

Phân xưởng I (Phân xưởng thuốc nước)

Phân xưởng II (Phân xưởng thuốc bột)

Việc quản lý hoạt động thanh toán và công nợ trong thanh toán do Phòng kinh doanh và Phòng kế toán chịu trách nhiệm và phối hợp thực hiện

Trong đó, phòng kinh doanh đảm trách các công việc sau:

- Đa ra các quyết định thanh toán một cách hợp lý với cả ngời mua và ngời bán, đồng thời phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính hợp pháp, hợp lý của các nghĩa vụ công nợ phát sinh

- Tập hợp đầy đủ mọi hoá đơn, chứng từ chứng minh cho hoạt động thanh toán và các nghĩa vụ công nợ phải thu, phải trả chuyển lên phòng kế toán để phòng kế toán kiểm tra,

và kịp thời ghi nhận, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.5 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.

1.5.1 Bộ máy kế toán tại công ty

Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, và đặc điểm tổ chức quản lý ở trên, bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo mô hình nửa tập trung, nửa phân tán.Phòng kế toán của công ty gồm 5 ngời và đợc tổ chức theo mô hình dới đây:

Sơ đồ 2.2 : Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần thuốc thú y TWI

Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ chức năng

Công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp do kế toán thanh toán đảm nhiệm phần hạch toán chi tiết, và kế toán tổng hợp (Kế toán trởng ) đảm nhiệm trong phần kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt và kế toán tiền gửi cũng có trách

27

-Văn phòng trung tâm

Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp)

Kế toán

ngân hàng

Kế toán NVL_CCDC kiêm

kế toán tiền mặt, TSCĐ

Kế toán chi phí kiêm kế toán tiền lương

Kế toán thanh toán kiêm Thủ quỹ

Chi nhánh công ty

Bộ máy kế toán riêng

nhiệm đối chiếu số liệu tình hình thanh toán công nợ hàng tháng với kế toán chi tiết,

đồng thời cung cấp các số liệu chi tiết đầy đủ từ sổ chi tiết thuộc phần việc của mình để

kế toán trởng tập hợp khi cần thiết

Trách nhiệm của kế toán thanh toán:

- Tổ chức hạch toán kế toán, ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới các nhà cung cấp và khách hàng của công ty

- Có trách nhiệm hớng dẫn các bộ phận, đơn vị và cá nhân khác khi có yêu cầu thanh toán làm đúng các thủ tục thanh toán và chấp hành thanh toán theo quy chế, quy định của công ty

- Chủ động thực hiện đối chiếu công nợ, đôn đốc các cửa hàng nộp tiền hàng đúng thời hạn, tính toán các khoản chiết khấu cho khách hàng một cách chính xác và có sổ để các cửa hàng đối chiếu

- Tổ chức, bảo quản lu trữ hồ sơ chứng từ thuộc phần việc của mình, cung cấp số liệu, tài liệu cho các phần hành kế toán khác, bộ phận kinh doanh và bộ máy kiểm tra, kiểm soát khi có yêu cầu

1.5.2 Chế độ kế toán hiện hành tại công ty

Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định

1141 TC/ QĐ/ CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ tài chính

Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chứng từ và thực hiện hạch toán kế toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ tại công ty:

Sổ cái

Báo cấo tài chính

Ghi cuối tháng

Đối chiếu

Sơ đồ 2.3 : Quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ

tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I

ii Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với

khách hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú

y TW I.

2.1 Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp.

2.1.1 Hạch toán ban đầu nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp

• Chứng từ sử dụng.

Do đặc điểm công tác mua hàng của công ty là : mua trong nớc và nhập khẩu, nên các chứng từ phục vụ cho công tác thanh toán khi tập hợp về phòng kế toán đợc phân thành 2 loại: Chứng từ mua hàng trong nớc và chứng từ hàng nhập khẩu

 Trờng hợp hàng mua trong nớc:

Để tiến hành hạch toán kế toán Nợ phải trả nhà cung cấp, kế toán căn cứ trên những chứng từ sau:

- Uỷ nhiệm chi, Giấy báo nợ ngân hàng

 Trờng hợp nhập khẩu hàng hoá:

-từ bảo hiểm (insurance policy), giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate quality), Bảng kê bao bì đóng gói (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ hàng (Certificate of original)…

- Giấy báo Nợ ngân hàng

Các chứng từ khi đợc chuyển lên phòng kế toán sau khi đợc phân loại theo 3 trờng hợp: Hàng và chứng từ cùng về, chứng từ về trớc- hàng cha về; hàng về trớc - chứng từ cha về

để tiện cho công tác hạch toán sau này

• Quy trình lập và luân chuyển chứng từ

 Trờng hợp mua hàng trong nớc

Sơ đồ 2.4 : Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng- thanh toán trong nớc.

31

-Nhận Hoá đơn mua hàng (Biểu số: 2.4)

Phòng kinh doanh Khai thác hàng

Thủ kho Kí Phiếu NK

Nhập hàng Lập phiếu hập kho

(Biểu số: 2.6)

Giám đốc

Kế toán trưởng Xác nhận

Kí Phiếu chi

Ngân hàng Gửi Giấy báo Nợ

Cty Cổ phần thuốc thú y TWI

Kính gửi: Công ty TNHH TM & sx thuốc thú y RuBY

Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên, chúng tôi xin đặt mua :

iểu số: 2.3 Đơn đặt hàng

Đơn vị bán hàng: công ty tnhh tm & sx thuốc thú y ruby - tp hcm

Địa chỉ: 268 Huỳnh Văn Bánh, P.11 Q Phú Nhuận Tp HCM, Số Tài khoản : ……

01 Khoản

Tổng cộng tiền thanh toán 30.240.000

Số tiền viết bằng chữ: Ba mơi triệu hai trăm bốn mơi nghìn đồng./

Ngời mua

Phạm Huy Khánh

(Đã ký)

Kế toán trởng(Đã ký)

Thủ trởng đơn vịGĐ Cao Văn Triều(Đã ký)

Số: 24

34

-Họ tên ngời mua hàng: Ông Khánh - Phòng Kinh doanh

Nhập tại kho: Bà Quý

Số lợng

Theo chứng từ

Thực nhập

Thủ kho (Đã ký)

Kế toán trởng (Đã ký)

Thủ trởng đơn vị (Đã ký)

Biểu số 2.5: Phiếu nhập kho

Nội dung thanh toán:

Kế toán trởng (Đã kí)

Ngời lập (Đã kí)

Biểu số 2.6 : Phiếu đề nghị thanh toán

Họ tên ngời nhận tiền : Cao Văn Chân

Ngời lập phiếu (Đã ký )

Thủ quỹ (Đã ký )

Ngời nhận tiền (Đã ký )

Biểu số 2.7 : Phiếu chi

36

Kế toán Ngân hàng

- Mở thư tín dụng

Hệ thống Ngân hàng Giao dịch

Ngân hàng Ngoại thương

Nhận Bộ chứng từ hàng NK

Thanh toán Lập Giấy báo Nợ

Lập Giấy uỷ quyền nhận hàng

Phòng kinh doanh Nhận hàng và Nhập hàng tại kho công ty

Lập Phiếu Nhập kho

Thủ kho Nhập hàng,

Sơ đồ 2.5: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ nhập khẩu hàng - thanh toán

38