Văn phòng trung tâm
Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp) Kế toán ngân hàng Kế toán NVL_CCDC kiêm kế toán tiền mặt, TSCĐ Kế toán chi phí kiêm kế toán tiền lương Kế toán thanh toán kiêm Thủ quỹ Chi nhánh công ty Bộ máy kế toán riêng
nhiệm đối chiếu số liệu tình hình thanh toán công nợ hàng tháng với kế toán chi tiết, đồng thời cung cấp các số liệu chi tiết đầy đủ từ sổ chi tiết thuộc phần việc của mình để kế toán trởng tập hợp khi cần thiết.
Trách nhiệm của kế toán thanh toán:
- Tổ chức hạch toán kế toán, ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới các nhà cung cấp và khách hàng của công ty.
- Có trách nhiệm hớng dẫn các bộ phận, đơn vị và cá nhân khác khi có yêu cầu thanh toán làm đúng các thủ tục thanh toán và chấp hành thanh toán theo quy chế, quy định của công ty.
- Chủ động thực hiện đối chiếu công nợ, đôn đốc các cửa hàng nộp tiền hàng đúng thời hạn, tính toán các khoản chiết khấu cho khách hàng một cách chính xác và có sổ để các cửa hàng đối chiếu.
- Tổ chức, bảo quản lu trữ hồ sơ chứng từ thuộc phần việc của mình, cung cấp số liệu, tài liệu cho các phần hành kế toán khác, bộ phận kinh doanh và bộ máy kiểm tra, kiểm soát khi có yêu cầu.
1.5.2. Chế độ kế toán hiện hành tại công ty.
Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141 TC/ QĐ/ CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ tài chính.
Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chứng từ và thực hiện hạch toán kế toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ tại công ty:
Ghi hàng ngày
Chứng từ gốc và các Bảng phân bổ
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Nhật ký chứng từ Bảng kê
Sổ cái
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
Sơ đồ 2.3 : Quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I
ii. Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với
khách hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I.
2.1. Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp.
2.1.1. Hạch toán ban đầu nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp.
•
• Chứng từ sử dụng.Chứng từ sử dụng.
Do đặc điểm công tác mua hàng của công ty là : mua trong nớc và nhập khẩu, nên các chứng từ phục vụ cho công tác thanh toán khi tập hợp về phòng kế toán đợc phân thành 2 loại: Chứng từ mua hàng trong nớc và chứng từ hàng nhập khẩu.
Trờng hợp hàng mua trong nớc:
Để tiến hành hạch toán kế toán Nợ phải trả nhà cung cấp, kế toán căn cứ trên những chứng từ sau:
- Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng
- Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng
- Biên bản nhập hàng
- Phiếu nhập kho.
- Biên bản thanh lý hợp đồng.
Đến khi tiến hành thanh toán cho ngời bán, để hạch toán giảm Nợ phải trả nhà cung cấp kế toán căn cứ vào những chứng từ sau:
- Phiếu đề nghị thanh toán
- Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng
- Bảng kê thanh toán do ngời bán lập (nếu có)
- Phiếu chi
- Uỷ nhiệm chi, Giấy báo nợ ngân hàng Trờng hợp nhập khẩu hàng hoá:
Các chứng từ sử dụng bao gồm:
- Hợp đồng nhập khẩu
- Bộ chứng từ hàng nhập khẩu, bao gồm: Hoá đơn thơng mại (Commercial invoice), Vận đơn đờng biển (hoặc đờng không) (Bill of lading, hoặc Bill of air), chứng
từ bảo hiểm (insurance policy), giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate quality), Bảng kê bao bì đóng gói (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ hàng (Certificate of original)…
- Giấy báo Nợ ngân hàng.
Các chứng từ khi đợc chuyển lên phòng kế toán sau khi đợc phân loại theo 3 trờng hợp: Hàng và chứng từ cùng về, chứng từ về trớc- hàng cha về; hàng về trớc - chứng từ cha về để tiện cho công tác hạch toán sau này.
•
Trờng hợp mua hàng trong nớc
Sơ đồ 2.4 : Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng- thanh toán trong nớc.
- 31 -Nhận Hoá đơn