QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC PHÒNG KINH DOANH TÀI CHÍNH

QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC PHÒNG KINH DOANH TÀI CHÍNH (Ban hành theo Quyết định số QĐTCTTTNCPT ngày 112011 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng công ty Thương mại Hà Nội) A. CÁC QUY TRÌNH 1. Quy trình giao, nhận hồ sơ thanh toán ngân hàng . 2. Quy trình làm hồ sơ thanh toán ngân hàng. 3. Quy trình làm hồ sơ vay vốn ngân hàng. 4. Quy trình vay vốn, theo dõi vốn vay tại các ngân hàng. 5. Quy trình theo dõi nguồn vốn TCT tại các ngân hàng.

UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC PHÒNG KINH DOANH TÀI CHÍNH (Ban hành theo Quyết định số /QĐ-TCT-TTNCPT ngày /11/2011 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng công ty Thương mại Hà Nội) A. CÁC QUY TRÌNH 1. Quy trình giao, nhận hồ sơ thanh toán ngân hàng . 2. Quy trình làm hồ sơ thanh toán ngân hàng. 3. Quy trình làm hồ sơ vay vốn ngân hàng. 4. Quy trình vay vốn, theo dõi vốn vay tại các ngân hàng. 5. Quy trình theo dõi nguồn vốn TCT tại các ngân hàng. 6. Quy trình làm hạn mức tín dụng ngắn hạn,dài hạn mới và hàng năm tại các ngân hàng . 7. Quy trình bảo lãnh vốn cho các đơn vị, trung tâm. 8. Quy trình huy động vốn các dơn vị thành viên và các cán bộ trong TCT. 9. Quy trình cho vay vốn các dơn vị thành viên. 10. Quy trình rút vốn về nhập quỹ- Phòng kế toán. 11. Quy trình cung cấp và xin cung cấp hồ sơ, tài liệu có liên quan tại phòng kế toán và phòng QLTC. 12. Quy trình tổng hợp, lập báo cáo, phân tích tình hình đầu tư vốn tại các doanh nghiệp. 13. Quy trình thủ tục, đầu tư góp vốn tại các doanh nghiệp. 14. Quy trình, thủ tục xác định giá trị Doanh nghiệp thực hiện cổ phần hóa. 15. Quy trình kiểm tra, quyết toán chi phí cổ phần hóa, chi phí chuyển đổi doanh nghiệp 16. Quy trình bán phần vốn Nhà Nước tại các Công ty CP do TCT làm chủ sở hữu. 17. Quy trình chuyển nhượng cổ phần tại các công ty cổ phần do TCT đầu tư góp vốn. 18. Quy trình xử lý văn bản hồ sơ của phòng kinh doanh tài chính. B. NỘI DUNG QUY TRÌNH I. Quy trình giao, nhận hồ sơ thanh toán ngân hàng 1. Quy trình nhận hồ sơ thanh toán qua ngân hàng 1. Tất cả các hồ sơ thanh toán qua ngân hàng, hồ sơ vay vốn sau khi phòng KT kiểm tra, ký duyệt CVTT sẽ chuyển hồ sơ đến CVN 2 của phòng KDTC. (Lưu ý: 1 các bộ hồ sơ khi chuyển sang phòng KDTC phải được sự kiểm tra, ký nháy của các chuyên viên phòng kế toán theo chức năng nhiệm vụ được lãnh đạo P.KT giao) 2. CVN2 của phòng KDTC kiểm tra hồ sơ, phân loại và làm chứng từ thanh toán theo đúng quy định và quy trình thanh toán ngân hàng. 3. Trường hợp có sai xót, phải sửa đổi, bổ xung hồ sơ sẽ được chuyển lại cho CVTT phòng KT(xem bước 5) 4. Nếu hồ sơ kiểm tra chuẩn thì chuyên viên nguồn 2 sẽ làm hồ sơ thanh toán ngân hàng. 5. Ngay sau khi CV phòng KT thực hiện các sửa đổi cần thiết, hồ sơ sẽ được chuyển lại cho chuyên viên nguồn 2 kiểm ta làm chứng từ thanh toán.(lưu ý: quy trình kiểm ta sẽ tiếp tục lặp lại cho đến khi hồ sơ thanh toán đúng theo quy định) 6. P.KDTC nhận hồ sơ thanh toán qua ngân hàng( trừ những trường hợp gấp phải chuyển ngay): Sáng: Từ 8h - 9h, Chiều: Từ 15h - 16h 2. Quy trình nhận hồ sơ thanh toán qua ngân hàng: 1. Tất cả các hồ sơ thanh toán qua ngân hàng, hồ sơ vay sau khi CVN2 phòng KDTC kẹp sổ phụ, chuyển đến CVTT của phòng KT để hạch toán. 2. CVTT của phòng KT có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ chứng từ trước khi tiếp nhận từ phòng KDTC Nếu hồ sơ có sai xót, cần chỉnh sửa, hồ sơ sẽ được chuyển lại cho CVN2 phòng KDTC (xem bước 5). 3. Ngay sau khi CVN2 phòng KDTC thực hiện các sửa đổi cần thiết , hồ sơ sẽ được chuyển lại cho CVTT để hạch toán.(lưu ý: quy trình kiểm tra sẽ tiếp tục lặp lại cho đến khi hồ sơ đúng theo quy định) 4. P.KDTC giao hồ sơ của P.KT: Từ 16h - 17h các ngày T2 & T6 hàng tuần II. Quy trình làm hồ sơ thanh toán ngân hàng. 1. CVN2 của phòng KDTC khi nhận được hồ sơ kiểm tra lại, phân loại hồ sơ và làm chứng từ thanh toán theo đúng quy định và quy trình thanh toán ngân hàng. 2. CVN 2 chuyển các hồ sơ sang CVN1 kiểm tra, ký nháy chứng từ. 3. Nếu có sai xót, phải sửa đổi, hồ sơ sẽ được chuyển lại cho chuyên viên nguồn 2 (xem bước 6) 4. Hồ sơ chuẩn được chuyển lên cho lãnh đạo phòng KDTC ký duyệt 5. Ngay khi lãnh đạo phòng xem hồ sơ và ký duyệt, hồ sơ sẽ được chuyển cho CVN2 đi trình ký lãnh đạo TCT có ủy quyền ký duyệt hồ sơ thanh toán ngân hàng 6. Ngay sau khi tài liệu được phê duyệt, CVN2 sẽ lấy tài liệu đóng dấu TCT chuyển lại cho CVN1 7. CVN1 xem xét cân nguốn chuyển CVN2 đi mang chứng từ ra ngân hàng. (Lưu ý khi lấy hồ sơ mang ra ngân hàng CVN2 phải ghi ngày chuyển chứng từ ra ngân hàng lên bộ hồ sơ gốc.) 2 8. Chuyển hồ sơ ra ngân hàng (nếu không phải là hồ sơ gấp): Sáng: 10h, Chiều: 14h III. Quy trình làm hồ sơ vay vốn ngân hàng. 1. Quy trình hồ sơ vay vốn ngắn hạn 1. Phương án kinh doanh của TCT(3 bản) 2. Giấy nhận nợ(3bản) 3. Ủy nhiệm chi (3 liên) hoặc lệnh chuyển tiền (02 bản) 4. Đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản (mẫu) 5. Phương án kinh doanh (bộ phận đề nghị vay) 6. Bảng kê (hợp đồng, hóa đơn tài chính (bảng kê chi tiết HĐTC), biên bản giao nhận, bảng đối chiếu công nợ, thanh lý hợp đồng) - Có chữ ký của cán bộ và lãnh đạo phòng đề nghị và phòng kế toán 7. Hợp đồng 8. Hóa đơn tài chính (gốc + phô tô) 9. Biên bản giao nhận hàng hóa 10. Bảng đối chiếu công nợ 11. Thanh lý hợp đồng Lưu ý: - Những bộ vay hàng XNK phải có đủ HĐ nội, HĐ ngoại - Những bộ vay hàng nội địa hóa đơn , chứng từ không quá 1 tháng từ khi nhập hàng 2. Quy trình hồ sơ vay vốn trung dài hạn 1. Ủy nhiệm chi 2. Giấy nhận nợ, Bảng kê rút vốn (3 bản) 3. Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án trả nợ vay 4. Tổng hợp tình hình vốn vay và vốn tự có tại thời điểm hiện tại 5. Bảng kê chứng từ 6. Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng của nhà thầu 7. Hồ sơ pháp lý của nhà thầu 8. Phương án thi công 9. Hợp đồng 10. Bảng thanh toán khối lượng 11. Thanh lý hợp đồng 12. Bảng quyết toán khối lượng Lưu ý: - Những bộ vay Dự án VCB: - Những bộ vay hàng nội địa hóa đơn , chứng từ không quá 1 tháng từ khi nhập hàng. 3 IV. Quy trình vay vốn và theo dõi vốn vay tại xác ngân hàng 1. Tất cả các bộ hồ sơ vay sau khi hoàn thiện thủ tục CVN2 chuyển ra ngân hàng vay vốn 2. Sau 2 ngay CVN2 lấy sổ phụ và giấy nhận nợ lưu chứng từ + Sổ phụ chuyển KTTT- PKT + Giấy nhận nợ chuyển CVN1 vào sổ theo dõi 3. Hàng tuần CVN1 kiểm tra, theo dõi nếu đến hạn trả nợ cách 1 tuần phải chuẩn bị nguồn trả nợ 4. Sau khi trả nợ thì gạch sổ theo dõi chuyển GNN sang hồ sơ lưu V. Quy trình theo dõi nguồn vốn TCT tại các ngân hàng 1. CVN kiểm tra số dư TK bằng Internetbanking vào sổ theo dõi tổng hợp nguồn vốn – hàng ngày. 2. Cuối mỗi ngày, mỗi tuần CVN1 sẽ có báo cáo lãnh đạo phòng chi tiết nguồn vốn nằm ở các ngân hàng. VI. Quy trình hồ sơ hạn mức tín dụng ngắn hạn,dài hạn mới và hàng năm tại các ngân hàng. Khi có nhu cầu vay vốn, phòng kế toán lập và gửi đến NH nơi cho vay các giấy tờ sau: - Hồ sơ pháp lý: + Tổng công ty nếu thiết lập quan hệ tín dụng lần đầu phải gửi đến NH nơi cho vay các giấy tờ (bản sao có công chứng) sau: + Quyết định thành lập doanh nghiệp; + Điều lệ doanh nghiệp; + Quyết định bổ nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị (nếu có), Tổng giám đốc (giám đốc), kế toán trưởng; + Đăng ký kinh doanh; + Biên bản góp vốn, danh sách thành viên sáng lập (công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh); + Các thủ tục về kế toán theo quy định của ngân hàng. - Hồ sơ kinh tế: + Kế hoạch sản xuất, kinh doanh trong kỳ; + Báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh kỳ gần nhất. - Hồ sơ vay vốn: + Giấy đề nghị vay vốn; + Dự án, phương án sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; + Các chứng từ có liên quan (xuất trình khi vay vốn); + Hồ sơ bảo đảm tiền vay theo quy định. 4 Lưu ý: Với các hợp đồng hạn mức tín dụng ngắn hạn, hàng năm trước khi hết hạn hợp đồng tín dụng 2 tháng phòng kế toán sẽ cung cấp BCTC, số dư vay … ra ngân hàng để chuẩn bị ký lại HĐHMTD hoặc trình tăng hạn mức tín dụng tùy theo nhu cầu kinh doanh của TCT năm đó. VII. Quy trình bảo lãnh vốn cho các đơn vị, trung tâm 1. Khi nhận được Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án trả nợ vay và tờ trình công văn vay vốn của đơn vị, trung tâm CVN1 theo sự chỉ đạo của lãnh đạo phòng làm tờ trình xin chủ trương trình TGĐ và HĐQT Tổng Công ty chuyển lãnh đạo P.KDTC. 2. Ngay sau khi Lãnh đạo phòng KDTC xem xét và ký duyệt được chuyển cho CVN1 trình KTT ký duyệt và trình ký TGĐ, HĐQT TCTy xin chủ trương. 3. Kết hợp với phòng QTNS làm ủy quyền và bảo lãnh vốn theo tờ trình HĐQT ký nháy TPQTNS,TP KDTC,KTT chuyển trình ký Tổng giám đốc VIII. Quy trình huy động vốn các dơn vị thành viên và các cán bộ trong TCT 1. CVN1- P.KDTC làm tờ trình huy động vốn và lãi suất huy động vốn trình ký đạo phòng KDTC 2. Lãnh đạo phòng KDTC ký chuyển CVN1 trình KTT, TGĐ ký duyệt 3. Khi tờ trình được ký xong CVN1 phô tô lưu chứng từ tại P.KDTC, chuyển sang bộ phận KTTT phòng kế toán để thực hiện theo đúng nội dung tờ trình. 4. Ngay sau khi làm xong HĐVV, CVN1 chuyển Lãnh đạo PKT ký nháy, chuyển Ban PLHĐ kiểm tra ký nháy sau đó chuyển đơn vị ký 5. Ngay sau khi nhận được HĐVV do đơn vị chuyển lại, CVN1 chuyển lãnh đạo TCT ký hợp đồng. 6. Sau khi ký HĐ và thu tiền gửi CVN1 theo dõi các hợp đồng huy động vốn,tính lãi, trả lãi và gốc theo đúng điều khoản trong HĐ. IX. Quy trình cho vay vốn các dơn vị thành viên thuộc TCT 1. Khi nhận được công văn vay vốn của Đơn vị thành viên CVN1 theo sự chỉ đạo của lãnh đạo phòng làm tờ trình xin chủ trương trình TGĐ và HĐQT Tổng Công ty chuyển lãnh đạo P.KDTC 2. Ngay sau khi Lãnh đạo phòng KDTC xem xét và ký duyệt được chuyển cho CVN1 trình KTT ký duyệt và trình ký TGĐ, HĐQT TCTy xin chủ trương 3. Sau khi có ý kiến chấp thuận của TGĐ, HĐQT, CVN1 phô tô lưu chứng từ tại P.KDTC, làm hợp đồng cho vay vốn theo nội dung tờ trình được duyệt 4. HĐVV làm xong CVN1 chuyển Lãnh đạo P.KDTC ký nháy, chuyển Ban PLHĐ kiểm tra ký nháy sau đó chuyển đơn vị ký 5. Khi nhận được HĐVV do đơn vị chuyển lại, CVN1 chuyển lãnh đạo TCT ký hợp đồng, CVN1 chuyển công văn, tờ trình, HĐVV phô tô cho CVN2 làm UNC chuyển tiền. 5 6. CVN2 phô tô UNC chuyển CVN1 lưu hồ sơ cho vay vốn theo dõi và tính lãi hàng tháng 7. Khi hết hạn HĐVV, CVN1 gửi Email hoặc làm công văn, gọi điện nhắc đơn vị chuyển trả vốn và thanh lý HĐ X. Quy trình rút vốn về nhập quỹ 1. Khi có nhu cầu rút tiền mặt nhập quỹ hoặc tiền mặt tồn tại quỹ vượt quy định của Tổng công ty - Thủ quỹ xin ý kiến chỉ đạo lãnh đạo phòng kế toán, phòng kinh doanh tài chính, kế toán trưởng, báo bộ phận nguồn vốn để cân nguồn từ các ngân hàng. 2. Viết Séc hoặc giấy nộp tiền mặt vào ngân hàng. 3. Thủ quỹ trình ký Séc hoặc giấy nộp tiền mặt Kế toán trưởng hoặc Trưởng phòng Kinh doanh tài chính sau đó ký lãnh đạo TCT và đi ngân hàng 4. Sau khi rút hoặc nộp tiền vào ngân hàng thủ quỹ chuyển chứng từ cho KTTT hạch toán và phô tô phiếu thu hoặc chi cho bộ phận nguồn Phòng KDTC XI. Quy trình cung cấp và xin cung cấp hồ sơ, tài liệu có liên quan tại phòng kế toán và phòng QLTC 1. Khi có việc cần các hồ sơ liên quan đến tài chính của Tổng công ty do Phòng KDTC lưu giữ chứng từ, phòng KT và phòng QLTC làm đề nghị cung cấp hồ sơ chuyển lãnh đạo phòng ký và chuyển sang phòng KDTC 2. Sau khi nhận đề nghị cung cấp hồ sơ nếu những chứng từ sẵng có thì chuyên viên phòng KDTC xin ý kiến lãnh đạo phòng để cung cấp hồ sơ. 3. Phòng KDTC sẽ cung cấp ngay chứng từ,hồ sơ nếu có sẵn, những chứng từ cần tổng hợp trên sổ tùy theo mức độ sẽ cung cấp trong ngày hoặc ngày hôm sau. 4. Khi chuyển hồ sơ cho các phòng chuyên viên vào sổ và ký nhận khi bàn giao( nếu hồ sơ gốc khi các phòng ban trả lại thì sẽ gạch sổ giao nhận chứng từ) 5. Trong trường hợp xin cung cấp hồ sơ tại các phòng thuộc Ban tài chính kế toán, thì bộ phận cần cung cấp hồ sơ sẽ làm đề nghị chuyển lãnh đạo duyệt và chuyển sang phòng cần lấy hồ sơ. ( Lưu ý: vì là phòng KDTC nên các hồ sơ cung cấp cần nhanh chóng, kịp thời vì vậy khi xin cung cấp hồ sơ chuyên viên cần đề nghị các phòng ban cung cấp sớm trong ngày hoặc ngày hôm sau) XII. Quy trình tổng hợp, lập báo cáo, phân tích tình hình đầu tư vốn tại các Doanh nghiệp: 1. Lập danh sách theo dõi tình hình đầu tư góp vốn theo từng thời điểm của toàn TCT. 2. Soạn thảo công văn gửi các Công ty cổ phần có vốn góp của Tổng công ty về việc nộp tiền thù lao của đại diện vốn, tiền cổ tức, thông báo xác nhận cổ tức, báo cáo tài chính hàng năm. 6 3. Lập danh sách và theo dõi tiền thù lao, tiền cổ tức các Công ty cổ phân nộp về TCT. Chi trả thù lao cho cán bộ đại diện vốn theo quy chế chung của Tổng công ty. 4. Tiếp nhận các báo cáo của đại diện vốn tại công ty cổ phần (theo biểu mẫu đã quy định) và báo cáo tài chính hàng năm của các đơn vị gửi về để lập báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm trên cơ sở đó đó tổng hợp và phân tích đánh giá tình hình đầu tư vốn của TCT tại công ty cổ phần. 5. Lập danh sách, theo dõi tình hình nộp “sổ cổ đông” (giấy chứng nhận quyền sở hữu cổ phần) của các Công ty cổ phần về TCT. XIII. Quy trình thủ tục, đầu tư góp vốn tại các Doanh nghiệp. 1. Đối với những công ty mới thành lập TCT đầu tư góp vốn: Tiếp nhận hồ sơ thành lập công ty, Tờ trình của Trung tâm nghiên cứu phát triển xin ý kiến của BĐMPTDN TCT, HĐQT TCT về việc đầu tư góp vốn tại các công ty cổ phần. 2. Đối với các Công ty cổ phần khi TCT tiếp tục góp vốn ( hoặc tiếp tục mua cổ phiếu), tăng vốn điều lệ. Phối kết hợp với Đại diện vốn làm tờ trình xin ý kiến TGĐ, HĐQT TCT để tiếp tục đầu tư góp vốn vào Công ty cổ phần. 3. Căn cứ vào Tờ trình đã được phê duyệt của HĐQT TCT ra Quyết định đầu tư góp vốn theo đúng tỷ lệ % (hoặc theo từng đợt) đã cam kết. 4. Làm thủ tục chuyển tiền khi có công văn đề nghị chuyển tiền góp vốn, giấy đề nghị chuyển tiền của Đại diện vốn của TCT tại công ty cổ phần được Tổng giám đốc phê duyệt. XIV. Quy trình, thủ tục xác định giá trị Doanh nghiệp thực hiện cổ phần hóa: 1. Căn cứ vào đề án chuyển đổi doanh nghiệp, sắp xếp doanh nghiệp Nhà nước đã được Chính phủ phê duyệt, căn cứ vào quyết định của UBND thành phố cho phép đơn vị triển khai cổ phần hóa. 2. Lập danh sách các công ty thuộc diện triển khai cổ phần hóa. 3. Hướng dẫn đơn vị lựa chọn Công ty kiểm toán tư vấn xác định giá trị doanh nghiệp. Sau đó soạn thảo tờ trình xin ý kiến BĐMPTDN TCT, HĐQT TCT về việc lựa chọn Công ty kiểm toán tư vấn xác định giá trị doanh nghiệp. 4. Tham mưu Ban chỉ đạo cổ phần hóa và tổ giúp việc Công ty chuẩn bị hồ sơ tài liệu pháp lý liên quan đến doanh nghiệp bao gồm các bước: + Kiểm kê, phân loại tài sản doanh nghiệp đang quản lý, sử dụng tại thời điểm XĐGTDN. + Báo cáo tài chính đã được kiểm toán theo quy định của Nhà nước. + Báo cáo kết quả kiểm kê và xác định giá trị tài sản của doanh nghiệp 5. Căn cứ vào hồ sơ xác định giá trị doanh nghiệp của Công ty do Công ty Kiểm toán lập. Soạn thảo tờ trình UNBD TP Hà Nội về việc phê duyệt giá trị doanh nghiệp của đơn vị. 7 6. Căn cứ vào thời điểm ra Quyết định phê duyệt giá trị doanh nghiệp. Tham mưu với Ban chỉ đạo cổ phần hóa lựa chọn phương thức bán cổ phần theo quy định, tổ chức đấu giá cho các nhà đầu tư thông thường, bán cổ phần ưu đãi cho người lao động. 7. Tổng hợp kết quả bán cổ phần báo cáo cơ quan quyết định cổ phần hóa, để ra quyết định điều chỉnh quy mô, cơ cấu cổ phần của doanh nghiệp. 8. Tiến hành Đại hội cổ đông lần thứ nhất: Thông qua Điều lệ tổ chức và hoạt động, phương án SXKD, bầu HĐQT, BKS và bộ máy điều hành của Công ty cổ phần. 9. Căn cứ vào kết quả Đại hội cổ đông lần 1, HĐQT Công ty CP thực hiện đăng ký kinh doanh, nộp con dấu cũ, khắc con dấu mới. 10. Lập báo cáo tài chính tại thời điểm Công ty được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới. XV. Quy trình kiểm tra, quyết toán chi phí cổ phần hóa, chi phí chuyển đổi Doanh nghiệp. 1. Hướng dẫn công ty tập hợp chi phí cổ phần hóa từ thời điểm quyết định cổ phần hóa đến thời điểm bàn giao giữa doanh nghiệp và công ty cổ phần (Theo thông tư 146/2007/TT-BTC ngày 06/12/2007). 2. Căn cứ vào công văn của công ty gửi TCT về việc xin quyết toán chi phí cổ phần hóa. Phòng soạn thảo tờ trình, trình BĐMPTDN TCT, HĐQT TCT xin ý kiến chấp thuận chi phí cổ phần hóa đơn vị. 3. Được sự chấp thuận của HĐQT TCT, tiến hành làm công văn gửi Sở tài chính, UBND Thành phố HN về việc báo cáo quyết toán chi phí cổ phần hóa của đơn vị. 4. Xác lập Biên bản xác định chi phí cổ phần hóa. 5. Căn cứ vào Quyết định của UBND TP Hà Nội, tiến hành làm thủ tục Bàn giao giữa Doanh nghiệp Nhà nước sang Công ty cổ phần. XVI. Quy trình bán phần vốn Nhà nước tại các Công ty CP do TCT làm chủ sở hữu: 1. Xác định danh sách các công ty dự kiến bán phần vốn NN. Làm tờ trình xin ý kiến bán phần vốn Nhà nước trình BĐMPTDN TCT, HĐQT TCT. 2. Căn cứ Tờ trình đã được phê duyệt của HĐQT TCT, làm công văn gửi Sở Tài Chính, UBND TP HN đề xuất kiến nghị bán phần vốn NN tại các công ty cổ phần. 3. Sau khi có Quyết định của UBND TP HN, thực hiện việc chuyển nhượng vốn Nhà Nước theo quy định của pháp Luật, Sở Tài chính Hà Nội, thực hiện triển khai quy trình theo các bước sau: + Thuê tổ chức tư vấn độc lập xác định giá trị doanh nghiệp trong đó có tính đến lợi thế đất đai của doanh nghiệp (Theo thông báo số 48/TB-BTC ngày 21/01/2011 của Bộ Tài chính về việc công bố danh sách các danh sách các doanh nghiệp thẩm định giá, doanh nghiệp có chức năng thẩm định giá đủ điều kiện hoạt động thẩm định giá năm 2011) 8 + Công bố thông tin công khai rộng rãi cho các nhà đầu tư. + Tổ chức bán đầu giá công khai tại doanh nghiệp hoặc qua trung tâm giao dịch chứng khoán. + Công bố kết quả bán đấu giá. + Hoàn tất thủ tục chuyển nhượng cổ phần theo quy định. XVII. Quy trình chuyển nhượng cổ phần tại các công ty cổ phần do TCT đầu tư góp vốn: 1. Căn cứ Tờ trình của Đại diện vốn tại công ty cổ phần đề xuất chuyển nhượng phần vốn góp của Tổng công ty tại Công ty CP, trên cơ sở đó soạn thảo tờ trình, trình BĐMPTDN TCT, HĐQT TCT xin chủ trương về việc chuyển nhượng phần vốn góp của TCT. 2. Căn cứ vào chấp thuận của HĐQT của TCT ra Quyết định chuyển nhượng cổ phần của Tổng công ty tại công ty cổ phần. 3. Soạn thảo Hợp đồng chuyển nhượng vốn. 4. Hoàn tất thủ tục chuyển nhượng cổ phần theo quy định. XVIII. Quy trình xử lý văn bản, hồ sơ của phòng kinh doanh tài chính. 1. Tất cả các văn bản, hồ sơ chuyển trong phòng đều được quy chuẩn hóa, phân loại theo mảng công việc. 2. Chuyển văn bản, hồ sơ cho lãnh đạo phòng xin ý kiến chỉ đạo. 3. Phân công chuyên viên trong phòng gửi văn bản, hồ sơ cho các phòng, ban,bộ phận các nhân có liên quan xử lý theo quy trình. 4. Các phòng ban bộ phận phòng, ban, cá nhân có liên quan khi nhận văn bản phải có ý kiến của mình với văn bản đó. 5. Chuyên viên theo mảng công xử lý xong, báo cáo lãnh đạo phòng và lưu hồ sơ. XVIV. Quy trình lưu trữ văn bản, hồ sơ của phòng kinh doanh tài chính Tất cả các văn bản, hồ sơ phòng KDTC tiếp nhận, ban hành hoặc gửi đi đều được lưu trữ tại phòng KDTC. Văn bản nội bộ phòng KDTC được lưu trữ tại từng bộ phận liên quan như: - Hồ sơ về bảo lãnh, huy động, vay vốn…được lưu tại bộ phận ngân hàng - Hồ sơ về cổ phần hóa, đầu tư vốn tại các doanh nghiệp lưu tại bộ phận đầu tư tài chính ra ngoài. Quy trình tiếp nhận, lưu trữ và quản lý hồ sơ được tiến hành như sau: Với các văn bản đến: 1. Sau khi được xử lý, hồ sơ được đưa về từng bộ phận để lưu trữ, bảo quản. 2. Phân loại hồ sơ theo đúng quy định( trình tự thời gian, tên công ty ) 3. Nhập tên, số hồ sơ vào sổ lưu trữ 4. Sao lưu hồ sơ vào từng file theo đúng quy định 9 Với các văn bản đi: 1. Đánh số hồ sơ theo đúng quy định( theo số, theo thời gian ) 2. Nhập tên, số hồ sơ vào sổ lưu trữ 3. Lưu hồ sơ vào nơi theo đúng quy định. TỔNG GIÁM ĐỐC Vũ Thanh Sơn 10 . sơ kinh tế: + Kế hoạch sản xuất, kinh doanh trong kỳ; + Báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh kỳ gần nhất. - Hồ sơ vay vốn: + Giấy đề nghị vay vốn; + Dự án, phương án sản xuất, kinh doanh, . Quyết định thành lập doanh nghiệp; + Điều lệ doanh nghiệp; + Quyết định bổ nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị (nếu có), Tổng giám đốc (giám đốc), kế toán trưởng; + Đăng ký kinh doanh; + Biên bản. Phương án kinh doanh của TCT(3 bản) 2. Giấy nhận nợ(3bản) 3. Ủy nhiệm chi (3 liên) hoặc lệnh chuyển tiền (02 bản) 4. Đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản (mẫu) 5. Phương án kinh doanh (bộ phận