Ngày nay, khi khoa học công nghệ ngày càng phát triển, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc lưu trữ, xử lí số liệu trong các ngành KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH, ĐỊA CHẤT CÔNG TRÌNH…có thể được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác bằng những công cụ ứng dụng. Đó là phần mềm Excel.
Trang 1KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN
MHP: 212701803
Trang 2DANH SÁCH NHÓM 17
Trang 3NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN
Trang 4
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, khi khoa học công nghệ ngày càng phát triển, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc lưu trữ, xử lí số liệu trong các ngành KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH, ĐỊA CHẤT CÔNG TRÌNH…có thể được giải quyết một cách
nhanh chóng, chính xác bằng những công cụ ứng dụng Đó là phần mềm Excel
Phần mềm Excel có bảng tính linh hoạt cùng với biểu đồ sẵn có giúp chúng
ta giải quyết nhiều bài toán về thống kê, tính toán doanh thu,xác suất thành công trong
kinh doanh Excel còn xây dựng sẵn các dạng tương quan cùng với phương trình tương
quan, phục vụ cho công việc xây dựng mối tương quan giữa các đại lượng Các hàm thống kê sẵn có trong Excel giúp chúng ta xác định các đặc trưng thống kê của số liệu
Đặc biệt là các hàm tham chiếu và tìm kiếm ( LOOKUP & REFERENCE).
Nghiên cứu về hàm tham chiếu và tìm kiếm ( LOOKUIP & REFERENCE),
Chúng em muốn giới thiệu về cách sử dụng và sự đa dạng của các hàm này trong excel
Trang 5Chương I Giới thiệu về EXCEL
1.1 Giới thiệu Microsoft Excel
• EXCEL là phần mềm cho phép người sử dụng:
– Tạo lập và thao tác trên các bảng tính
(spreadsheet)
– Quản lý cơ sở dữ liệu đơn giản (simple database)
– Thống kê và tạo lập các biểu đồ (graph)
• Sản phẩm của Microsoft
• Thành phần của Microsoft Office
• Chạy trên môi trường Windows và Macintosh
• Các phiên bản gần đây: Excel 97, 2000, 2002(XP), 2003, 2007
1.2 Ứng dụng của Excel
• Kinh tế, kế toán
– Giải toán kinh tế
– Quản lý lương, thu chi
– …
• Thống kê
Trang 6– Thống kê sinh học
• Tổng kết điểm cho học sinh
• Quản lý cơ sở dữ liệu đơn giản
• …
Chương II Giới thiệu hàm (Function)
2.1 Giới thiệu chung.
Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có những hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn
Ví dụ:
=If(A1>=5,”Đạt”,”Rớt”) Hàm 3 đối số
Trong Excel 2007 có tổng cộng 12 hàm mới: AverageIf, AverageIfs, CountIfs, IfError, SumIfs và nhóm hàm Cube Excel 2007 có các nhóm hàm chính như:
Trang 7• Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,…
2.2 Danh mục các hàm dò tìm và tham chiếu
ADDRESS (row_num, column_num, abs_num, a1, sheet_text): Tạo địa chỉ ô ở dạng text,
theo chỉ số dòng và chỉ số cột được cung cấp
AREAS (reference): Trả về số vùng tham chiếu trong một tham chiếu Mỗi vùng tham
chiếu có thể là một ô rời rạc hoặc là một dãy ô liên tục trong bảng tính
CHOOSE (num, value1, value2, ): Chọn một giá trị trong một danh sách
COLUMN (reference): Trả về số thứ tự cột của ô đầu tiên ở góc trên bên trái của vùng
tham chiếu
COLUMNS (reference): Trả về số cột của vùng tham chiếu
GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2, ): Trả về dữ
liệu được lưu giữ trong báo cáo PivotTable Có thể dùng GETPIVOTDATA để lấy dữ liệu tổng kết từ một báo cáo PivotTable, với điều kiện là phải thấy được dữ liệu tổng kết
từ trong báo cáo đó
HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup): Dò tìm một
cột chứa giá trị cần tìm ở hàng đầu tiên (trên cùng) của một bảng dữ liệu, nếu tìm thấy, sẽ tìm tiếp trong cột này, và sẽ lấy giá trị ở hàng đã chỉ định trước
Trang 8HYPERLINK (link_location, friendly_name): Dùng để tạo một kết nối, một siêu liên kết
INDEX (reference, row_num, column_num, area_num): Tìm một giá trị trong một bảng
(hoặc một mảng) nếu biết vị trí của nó trong bảng (hoặc mảng) này, dựa vào số thứ tự hàng và số thứ tự cột
INDIRECT (ref_text, a1): Trả về một tham chiếu từ chuỗi ký tự Tham chiếu được trả về
ngay tức thời để hiển thị nội dung của chúng - Cũng có thể dùng hàm INDIRECT khi muốn thay đổi tham chiếu tới một ô bên trong một công thức mà không cần thay đổi công thức đó
LOOKUP (lookup_value, lookup_vector, result_vector): Dạng VECTƠ - Tìm kiếm trên
một dòng hoặc một cột, nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị của ô cùng vị trí trên dòng (hoặc cột) được chỉ định
LOOKUP (lookup_value, array): Dạng MẢNG - Tìm kiếm trên dòng (hoặc cột) đầu tiên
của một mảng giá trị, nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị của ô cùng vị trí trên dòng (hoặc cột) cuối cùng trong mảng đó
MATCH (lookup_value, lookup_array, match_type): Trả về vị trí của một giá trị trong
một dãy giá trị
OFFSET (reference, rows, cols, height, width): Trả về tham chiếu đến một vùng nào đó,
bắt đầu từ một ô, hoặc một dãy ô, với một khoảng cách được chỉ định
chiếu
TRANSPOSE (array): Chuyển một vùng dữ liệu ngang thàng dọc và ngược lại (luôn
được nhập ở dạng công thức mảng)
VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup): Dò tìm một
hàng (row) chứa giá trị cần tìm ở cột đầu tiên (bên trái) của một bảng dữ liệu, nếu tìm thấy, sẽ tìm tiếp trong hàng này, và sẽ lấy giá trị ở cột đã chỉ định trước
2.2.1 Hàm ADDRESS
Chức năng: Hàm ADDRESS trả về địa chỉ của một ô nào đó dưới dạng text dựa trên
chỉ số dòng và cột
Cú pháp hàm: ADDRESS(row_num,col_num,abs_num,a1,sheet_text)
Trang 9- Row_num: là số thứ tự của dòng trong ô tham chiếu cần trả về.
- Col_num: là số thứ tự của cột trong ô tham chiếu cần trả về.
- Abs_num: là tùy chọn để xác định kiểu địa chỉ sẽ trả về Abs_num có giá trị từ 1 đến 4:
- A1: là tùy chọn để xác định dạng địa chỉ sẽ trả về A1 có 2 giá trị là True or Fale:
- Reference: là tham chiếu, Reference có thể chứa nhiều vùng tham chiếu, những vùng
tham chiếu này có thể là một ô rời rạc hay nhiều ô kế tiếp nhau và được phân cách nhau bằng dấu phẩy
Ví dụ:
Trang 10Nếu lớn hơn hàm sẽ trả về #Value!
- Value1 29: là list danh sách các giá trị để chọn, value có tối đa 29 phần tử, nếu vượt
quá 29, hàm sẽ báo lỗi
- Reference: là vùng tham chiếu, Reference có thể là một ô hay nhiều ô liên tiếp nhau.
+ nếu vùng tham chiếu để trống thì hàm trả về số thứ tự cột của ô hiện hành chứa công thức
Trang 11Chức năng: Hàm GETPIVOTDATA trả về dữ liệu tổng hợp được lưu trữ trong bảng
báo cáo PivotTable
Cú pháp hàm: GETPIVOTDATA(data_field,pivot_table,field1,item1,field2,item2, )
- Data_field: là tên của trường dữ liệu trong bảng dữ liệu báo cáo mà ta muốn trích lấy
dữ liệu
- Pivot_table: là tham chiếu đến ô hay vùng chứa đựng thông tin về dữ liệu báo cáo trong
bảng báo cáo Pivottble
- Field, item: là mục và chỉ mục của đối tượng cần trích lấy dữ liệu trong trường dữ liệu
có trong bảng Pivottable
chỉ mục là Tháng, giá trị trả về là 29)
có trong bảng dữ liệu báo cáo
không hàm sẽ trả về #REF
Trang 12Ví dụ:
Ta có bảng báo cáo dữ liệu như sau:
=GETPIVOTDATA(“SUM OF SALES”, $A$4) GIÁ TRỊ TRẢ VỀ LÀ $49,325
=GETPIVOTDATA(“SUM OF SALES”, $A$4,”MONTH”,”MARCH”) GIÁ TRỊ TRẢ
VỀ LÀ $30,337(13,723 + 16,614)
=GETPIVOTDATA(“SUM OF SALES”,
$A$4,”MONTH”,”MARCH”,”PRODUCT”,”PRODUCE”,”SALESAPERSON”,”BUCHANAN”) RETURN $10,201
=GETPIVOTDATA(“SUM OF SALES”, $A$4,”MONTH”,”MAY”) GIÁ TRỊ TRẢ VỀ
LÀ #REF
2.2.7 Hàm HLOOKUP
Chức năng: Hàm HLOOKUP là hàm dò tìm theo dòng, sẽ trả về giá trị của một ô nằm
trên một dòng nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm
Cú pháp hàm:
HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,option_lookup)
- Lookup_value: là giá trị dùng để dò tìm, giá trị này sẽ được dò tìm trong dòng đầu tiên
của bảng dữ liệu dò tìm Giá trị dò tìm có thể là một số, một chuỗi, một công thức trả về giá trị hay một tham chiếu đến một ô nào đó dùng làm giá trị dò tìm
- Table_array: là bảng dùng để dò tìm, bảng dò tìm có thể là tham chiếu đến một vùng
nào đó hay Name trả về vùng dò tìm Bảng dò tìm gồm có Rj hàng và Ci cột (I,j >=1), trong đó dòng thứ nhất của bảng dò tìm sẽ được dùng để dò tìm
- Row_index_num: là số thứ tự của dòng (tính từ trên xuống dưới) trong bảng dò tìm
chứa giá trị mà ta muốn trả về Row_index_num phải >=1 và <= số dòng lớn nhất có trong bảng dò tìm, ngược lại hàm sẽ trả về #VALUE! hoặc #REF
- Option_lookup: là tùy chọn xác định kiểu dò tìm, có 2 kiểu dò tìm:
Trang 13• True hoặc 1 hoặc để trống: là kiểu dò tìm tương đối, hàm sẽ lấy giá trị đầu tiên mà
nó tìm được trên dòng đầu tiên trong bảng dò tìm Trong trường hợp tìm không thấy, nó sẽ lấy giá trị lớn nhất mà có giá trị nhỏ hơn giá trị dò tìm
trên dòng đầu tiên trong bảng dò tìm Trong trường hợp tìm không thấy, hàm sẽ trả
về #N/A
Ví dụ:
2.2.8 Hàm HYPERLINK
Chức năng: Hàm HYPERLINK dùng để tạo một siêu liên kết đến một ô trong một sheet
nào đó, hay tạo link để mở một ứng dụng
Cú pháp hàm: HYPERLINK(link_location,friendly_name)
- Link_location: là một chuỗi text miêu tả đường dẫn đến ô trong sheet nào đó, hay đến
một ứng dụng nào đó
- Friendly_name: là nội dung được hiện thị trong ô chứa hàm Hyperlink, friendly_name
có thể là một chuỗi text hay một tham chiếu Nếu Friendly_name để trống thì nội dung của link_location sẽ hiện thị
Ví dụ:
=HYPERLINK("[Date time lookup.xls]lookup!A1"," Go to A1") excel sẽ đi đến ô A1 trong sheet Lookup
=HYPERLINK("D:\DATA\excel.xls","click to open excel.xls") excel sẽ mở file
excel.xls trong ổ đĩa D
=HYPERLINK("[Date time lookup.xls]lookup!A"&MAX(1,2,3)," Go to A3") excel sẽ
đi đến ô A3 trong sheet Lookup
=HYPERLINK("http://www.giaiphapexcel.com") excel sẽ mở trang
Giaiphapexcel.com khi click vào đường dẫn
Trang 14- Array: là một dãy ô hay một hằng mảng.
- Row_num: là số chỉ dòng của giá trị trong mảng cần trả về Nếu bỏ qua row_num thì
buộc phải có col_num
- Col_num: là số chỉ cột của giá trị trong mảng cần trả về Nếu bỏ qua col_num thì buộc
phải có row_num
Lưu ý:
ứng là tùy chọn
row_num hoặc là column_num được sử dụng, INDEX() sẽ trả về toàn bộ dòng hay cột của mảng
của ô là giao điểm của col_num và row_num
hoặc toàn bộ dòng tương ứng
lỗi #REF!
Ví dụ:
Trang 15b Dạng Tham chiếu: INDEX(reference,row_num,col_num,area_num)
- Reference: là một tham chiếu đến một hoặc nhiều dãy ô liên tiếp.
- Row_num: là số chỉ dòng trong vùng tham chiếu được trả về.
- Col_num: là số chỉ cột trong vùng tham chiếu được trả về.
- Area_num: là số chỉ thứ tự của vùng trong tham chiếu được chọn Nếu để trống, hàm
mặc định chọn vùng 1
Lưu ý:
hoặc toàn bộ dòng tương ứng
không, INDEX() sẽ báo lỗi #REF!
được chỉ định bởi area_num
cột trong vùng tham chiếu được trả về
Ví dụ:
2.2.10 Hàm INDIRECT
Chức năng: Hàm INDIRECT trả về một tham chiếu từ một chuỗi ký tự Cũng có thể
dùng hàm INDIRECT để thay đổi tham chiếu tới một ô bên trong công thức mà không cần phải thay đổi công thức đó
Cú pháp: INDIRECT(ref_text,a1)
-Ref_text: là tham chiếu đến một ô (tham chiếu có dạng là A1 hay R1C1), là tên định
nghĩa của một tham chiếu hay là một tham chiếu đến ô dưới dạng chuỗi
Trang 16• Nếu ref_text chứa tham chiếu đến một bảng tính khác thì bảng tính này phải được
mở, nếu không hàm sẽ trả về #REF!
- A1: là một giá trị logic để xác định dạng kiểu tham chiếu trong Ref_text.
- Lookup_value: là giá trị sẽ được tìm kiếm trong vùng Lookup_vector Lookup_value có
thể là một số, một chuỗi hay một tham chiếu
- Lookup_vector: là vùng dò tìm, vùng này có thể là một dòng hay một cột Giá trị chứa
trong vùng có thể là số, chuỗi
- Result_vector: là vùng chứa giá trị trả về (1cột hoặc 1dòng) Độ lớn của Result_vector
phải tương ứng với Lookup_vector
Lưu ý:
FALSE, TRUE Nếu không, kết quả trả về nhiều khi không chính xác
nhất có trong vùng dò tìm (Lookup_vector) mà có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị
dò tìm Lookup_vector
lookup_value thì hàm báo lỗi #N/A
Trang 17Ví dụ:
2.2.11.2 Dạng Mảng: LOOKUP(lookup_value,array)
- Lookup_value: là giá trị sẽ được tìm kiếm trong mảng Array Lookup_value có thể là
một số, một chuỗi hay một tham chiếu
- Array: là vùng tìm kiếm, có thể là một vùng nhiều ô hay một mảng Giá trị chứa trong
array có thể là số, chuỗi, giá trị logic
Lưu ý:
nhất có trong vùng dò tìm (Lookup_vector) mà có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị
dò tìm Lookup_vector
array thì hàm sẽ báo lỗi #NA!
là hàm Vlookup hay hàm Hlookup tìm kiếm trên dòng (hoặc cột) đầu tiên, còn hàm Lookup thì tim kiếm tùy thuộc vào kích thước của mảng Nếu mảng (array)
có số cột nhiều hơn số dòng thì hàm sẽ tìm trên dòng đầu tiên của mảng, và ngược lại Nếu mảng có số cột bằng số dòng thì hàm sẽ tìm trên cột đầu tiên của mảng
dần, nếu không kết quả trả về nhiều khi không chính xác
Ví dụ:
Trang 182.2.12 Hàm MATCH
Chức năng: Hàm Match là hàm dò tìm, sẽ trả về vị trí của giá trị dò tìm trong vùng dò
tìm (một dòng hoặc một cột)
Cú pháp: MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)
- Lookup_value: là giá trị dùng để dò tìm, lookup_value có thể là một số, một chuỗi, một
giá trị logic hay một tham chiếu
- Lookup_array: là vùng dò tìm, có thể là một cột hoặc một dòng, hoặc một mảng các giá
trị
- Match_type: là tùy chọn để xác định kiểu dò tìm Có 3 tùy chọn là -1,0,1:
nếu không tìm thấy hàm sẽ báo lỗi #N/A
mà có giá trị <= giá trị của lookup_value Trường hợp này, các phấn tử trong lookup_array phải được sắp xếp từ nhỏ đến lớn ( -2,-1,0,1,2…A,B,C Z…False, True)
>= giá trị của lookup_value Trường hợp này, các phấn tử trong lookup_array phải được sắp xếp từ lớn đến nhỏ ( True, False, Z…A, 2,1,0,-1,-2 )
Lưu ý: Nếu match_type = 0, lookup_value là một chuỗi ký tự thì bạn có thể dùng ký tự *
hoặc ? Để đại diện cho một vài ký tự trong chuỗi dò tìm lookup_value ( * đại diện cho một vài ký tự, ? Đại diện cho 1 ký tự)
Ví dụ:
Trang 192.2.13 Hàm OFFSET
Chức năng: Hàm OFFSET sẽ trả về một tham chiếu đến một vùng nào đó, vị trí bắt đầu
của tham chiếu từ một ô hay một vùng nào đó cho trước với độ lớn của vùng được chỉ định
Cú pháp: OFFSET(reference,rows,cols,height,width)
- Reference: là vùng hay ô được chọn làm điểm xuất phát (điểm mốc) của vùng tham
chiếu sẽ trả về trong công thức
- Rows: là số chỉ số dòng lệch lên hay lệch xuống của vùng tham chiếu trả về so với vùng
được chọn làm mốc Rows có giá trị âm "-" thì vùng trả về sẽ lệch lên trên so với vùng chọn làm mốc và ngược lại
- Cols: là số chỉ số cột lệch qua trái hay qua phải của vùng tham chiếu trả về so với vùng
được chọn làm mốc Cols có giá trị âm "-" thì vùng trả về sẽ lệch sang trái so với vùng chọn làm mốc và ngược lại
- Height: là số chỉ số dòng (độ cao) có trong vùng tham chiếu sẽ trả về trong công thức.
- Width: là số chỉ số cột (độ rộng) có trong vùng tham chiếu sẽ trả về trong công thức.
Lưu ý: Nếu trong công thức không nhập giá trị của height và width thì xem như nó bằng
với độ lớn của Reference
Ví dụ:
Trang 202.2.14 Hàm ROW
Chức năng: Hàm ROW trả về số thứ tự dòng của ô đầu tiên góc trên bên trái của vùng
tham chiếu
Cú pháp: ROW(reference)
- Reference: là vùng tham chiếu, Reference có thể là một ô hay nhiều ô liên tiếp nhau
Nếu vùng tham chiếu để trống thì hàm trả về số thứ tự dòng của ô hiện hành chứa công thức
Trang 21lớn tương ứng với vùng Array.
Trang 222.2.17 Hàm VLOOKUP
Chức năng: Hàm VLOOKUP là hàm dò tìm theo cột, sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên
một cột nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm
Cú pháp hàm: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,option_lookup)
- Lookup_value: là giá trị dùng để dò tìm, giá trị này sẽ được dò tìm trong cột đầu tiên
của bảng dữ liệu dò tìm Giá trị dò tìm có thể là một số, một chuỗi, một công thức trả về giá trị hay một tham chiếu đến một ô nào đó dùng làm giá trị dò tìm
- Table_array: là bảng dùng để dò tìm, bảng dò tìm có thể là tham chiếu đến một vùng
nào đó hay Name trả về vùng dò tìm Bảng dò tìm gồm có Rj hàng và Ci cột (I,j >=1), trong đó cột thứ nhất của bảng dò tìm sẽ được dùng để dò tìm
- Col_index_num: là số thứ tự của cột (tính từ trái qua phải) trong bảng dò tìm chứa giá
trị mà ta muốn trả về Col_index_num phải >=1 và <= số cột lớn nhất có trong bảng dò tìm, ngược lại hàm sẽ trả về #VALUE! hoặc #REF
- Option_lookup: là tùy chọn xác định kiểu dò tìm, có 2 kiểu dò tìm:
nó tìm được trên cột đầu tiên trong bảng dò tìm Trong trường hợp tìm không thấy,
nó sẽ lấy giá trị lớn nhất mà có giá trị nhỏ hơn giá trị dò tìm
trên cột đầu tiên trong bảng dò tìm Trong trường hợp tìm không thấy, hàm sẽ trả
về #N/A
Ví dụ: