Ngày nay, khi khoa học công nghệ ngày càng phát triển, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc lưu trữ, xử lí số liệu trong các ngành KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH, ĐỊA CHẤT CÔNG TRÌNH…có thể được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác bằng những công cụ ứng dụng. Đó là phần mềm Excel.
KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN HÀM THAM CHIẾU & TÌM KIẾM (LOOKUP & REFERENCE) GVHD: Nguyễn Thanh Tùng. NHÓM: 17 MHP: 212701803 Page 1 of 27 DANH SÁCH NHÓM 17 Page 2 of 27 STT HỌ VÀ TÊN MSSV NHIỆM VỤ 01 Hà Duy Châu 09082431 Tìm Tài Liệu 02 Nguyễn Vũ Thùy Linh 09069541 Tìm Tài Liệu 03 Phan Thị Kim Ngân 09080631 Tìm Tài Liệu 04 Võ Lê Yến Ngọc 09073281 Tìm Tài Liệu 05 Vũ Quý Phú 09075591 Tổng kết tài liệu 06 Võ Ngọc Sơn 09075401 Tổng kết tài liệu 07 Phạm Hồng Thái 09076981 Tổng kết tài liệu 08 Trương Thị Thúy 09072131 Tổng kết tài liệu NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN Page 3 of 27 LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, khi khoa học công nghệ ngày càng phát triển, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc lưu trữ, xử lí số liệu trong các ngành KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH, ĐỊA CHẤT CÔNG TRÌNH…có thể được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác bằng những công cụ ứng dụng. Đó là phần mềm Excel. Phần mềm Excel có bảng tính linh hoạt cùng với biểu đồ sẵn có giúp chúng ta giải quyết nhiều bài toán về thống kê, tính toán doanh thu,xác suất thành công trong kinh doanh Excel còn xây dựng sẵn các dạng tương quan cùng với phương trình tương quan, phục vụ cho công việc xây dựng mối tương quan giữa các đại lượng. Các hàm thống kê sẵn có trong Excel giúp chúng ta xác định các đặc trưng thống kê của số liệu. Đặc biệt là các hàm tham chiếu và tìm kiếm ( LOOKUP & REFERENCE). Nghiên cứu về hàm tham chiếu và tìm kiếm ( LOOKUIP & REFERENCE), Chúng em muốn giới thiệu về cách sử dụng và sự đa dạng của các hàm này trong excel. Page 4 of 27 Chương I. Giới thiệu về EXCEL 1.1. Giới thiệu Microsoft Excel • EXCEL là phần mềm cho phép người sử dụng: – Tạo lập và thao tác trên các bảng tính (spreadsheet). – Quản lý cơ sở dữ liệu đơn giản (simple database). – Thống kê và tạo lập các biểu đồ (graph). • Sản phẩm của Microsoft. • Thành phần của Microsoft Office. • Chạy trên môi trường Windows và Macintosh. • Các phiên bản gần đây: Excel 97, 2000, 2002(XP), 2003, 2007 . 1.2. Ứng dụng của Excel • Kinh tế, kế toán – Giải toán kinh tế – Quản lý lương, thu chi – … • Thống kê Page 5 of 27 – Thống kê sinh học • Tổng kết điểm cho học sinh • Quản lý cơ sở dữ liệu đơn giản • … Chương II. Giới thiệu hàm (Function) 2.1. Giới thiệu chung. Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó. Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm. Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có những hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn. Ví dụ: =Rand() Hàm không có đối số =If(A1>=5,”Đạt”,”Rớt”) Hàm 3 đối số =PMT(10%,4,1000,,1) Hàm nhiều đối số và đối số tùy chọn Trong Excel 2007 có tổng cộng 12 hàm mới: AverageIf, AverageIfs, CountIfs, IfError, SumIfs và nhóm hàm Cube. Excel 2007 có các nhóm hàm chính như: • Hàm ngoại: Call, Registed.ID,… Page 6 of 27 • Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,… • Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,… • Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date,…. • Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,… • Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,… • Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,… • Hàm luận lý: If, And, Or,… • Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Choose, Vlookup, OffSet,… • Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round,… • Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,… • Hàm văn bản: Asc, Find, Text,… • Hàm tham chiếu và tìm kiếm (Lookup functions) 2.2. Danh mục các hàm dò tìm và tham chiếu ADDRESS (row_num, column_num, abs_num, a1, sheet_text): Tạo địa chỉ ô ở dạng text, theo chỉ số dòng và chỉ số cột được cung cấp AREAS (reference): Trả về số vùng tham chiếu trong một tham chiếu. Mỗi vùng tham chiếu có thể là một ô rời rạc hoặc là một dãy ô liên tục trong bảng tính CHOOSE (num, value1, value2, ): Chọn một giá trị trong một danh sách COLUMN (reference): Trả về số thứ tự cột của ô đầu tiên ở góc trên bên trái của vùng tham chiếu COLUMNS (reference): Trả về số cột của vùng tham chiếu GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2, ): Trả về dữ liệu được lưu giữ trong báo cáo PivotTable. Có thể dùng GETPIVOTDATA để lấy dữ liệu tổng kết từ một báo cáo PivotTable, với điều kiện là phải thấy được dữ liệu tổng kết từ trong báo cáo đó. HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup): Dò tìm một cột chứa giá trị cần tìm ở hàng đầu tiên (trên cùng) của một bảng dữ liệu, nếu tìm thấy, sẽ tìm tiếp trong cột này, và sẽ lấy giá trị ở hàng đã chỉ định trước Page 7 of 27 HYPERLINK (link_location, friendly_name): Dùng để tạo một kết nối, một siêu liên kết INDEX (reference, row_num, column_num, area_num): Tìm một giá trị trong một bảng (hoặc một mảng) nếu biết vị trí của nó trong bảng (hoặc mảng) này, dựa vào số thứ tự hàng và số thứ tự cột INDIRECT (ref_text, a1): Trả về một tham chiếu từ chuỗi ký tự. Tham chiếu được trả về ngay tức thời để hiển thị nội dung của chúng - Cũng có thể dùng hàm INDIRECT khi muốn thay đổi tham chiếu tới một ô bên trong một công thức mà không cần thay đổi công thức đó LOOKUP (lookup_value, lookup_vector, result_vector): Dạng VECTƠ - Tìm kiếm trên một dòng hoặc một cột, nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị của ô cùng vị trí trên dòng (hoặc cột) được chỉ định LOOKUP (lookup_value, array): Dạng MẢNG - Tìm kiếm trên dòng (hoặc cột) đầu tiên của một mảng giá trị, nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị của ô cùng vị trí trên dòng (hoặc cột) cuối cùng trong mảng đó MATCH (lookup_value, lookup_array, match_type): Trả về vị trí của một giá trị trong một dãy giá trị OFFSET (reference, rows, cols, height, width): Trả về tham chiếu đến một vùng nào đó, bắt đầu từ một ô, hoặc một dãy ô, với một khoảng cách được chỉ định ROW (reference): Trả về số thứ tự dòng của ô đầu tiên ở góc trên bên trái của vùng tham chiếu ROWS (reference): Trả về số dòng của vùng tham chiếu TRANSPOSE (array): Chuyển một vùng dữ liệu ngang thàng dọc và ngược lại (luôn được nhập ở dạng công thức mảng) VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup): Dò tìm một hàng (row) chứa giá trị cần tìm ở cột đầu tiên (bên trái) của một bảng dữ liệu, nếu tìm thấy, sẽ tìm tiếp trong hàng này, và sẽ lấy giá trị ở cột đã chỉ định trước. 2.2.1. Hàm ADDRESS Chức năng: Hàm ADDRESS trả về địa chỉ của một ô nào đó dưới dạng text dựa trên chỉ số dòng và cột. Cú pháp hàm: ADDRESS(row_num,col_num,abs_num,a1,sheet_text) Page 8 of 27 - Row_num: là số thứ tự của dòng trong ô tham chiếu cần trả về. - Col_num: là số thứ tự của cột trong ô tham chiếu cần trả về. - Abs_num: là tùy chọn để xác định kiểu địa chỉ sẽ trả về. Abs_num có giá trị từ 1 đến 4: • Abs_num = 1 hoặc 5 hoặc để trống: Kiểu địa chỉ trả về là tuyệt đối ($A$1). • Abs_num = 2 hoặc 6: Kiểu địa chỉ trả về là dòng tuyệt đối và cột tương đối (A$1). • Abs_num = 3 hoặc 7: Kiểu địa chỉ trả về là dòng tương đối và cột tuyệt đối ($A1). • Abs_num = 4 hoặc 8: Kiểu địa chỉ trả về là tương đối (A1). - A1: là tùy chọn để xác định dạng địa chỉ sẽ trả về. A1 có 2 giá trị là True or Fale: • True hoặc để trống: dạng địa chỉ trả về là A1 • Fale: dạng địa chỉ trả về là R1C1 - Sheet_text: là tên sheet có trong địa chỉ tham chiếu cần trả về, mặc định là không có. Ví dụ: 2.2.2. Hàm AREAS Chức năng: Hàm AREAS trả về số vùng tham chiếu trong một tham chiếu Cú pháp hàm: AREAS(reference) - Reference: là tham chiếu, Reference có thể chứa nhiều vùng tham chiếu, những vùng tham chiếu này có thể là một ô rời rạc hay nhiều ô kế tiếp nhau và được phân cách nhau bằng dấu phẩy. Ví dụ: Page 9 of 27 2.2.3.Hàm CHOOSE Chức năng: Hàm CHOOSE trả về một giá trị nào đó trong list danh sách các giá trị cho trước .Cú pháp hàm: CHOOSE(index_num,value1,value2,…,value29) - Index_num: là số chỉ vị trí của giá trị cần trả về trong list danh sách, index_num là số nguyên và có giá trị từ 1 đến 29. • index_num có thể là một số, một tham chiếu đến ô chứa giá trị số hay một công thức trả về giá trị số. • giá trị của index_num phải <= số phần tử trong list danh sách các giá trị cho trước. Nếu lớn hơn hàm sẽ trả về #Value! - Value1 29: là list danh sách các giá trị để chọn, value có tối đa 29 phần tử, nếu vượt quá 29, hàm sẽ báo lỗi. Ví dụ: 2.2.4. Hàm COLUMN . Chức năng: Hàm COLUMN trả về số thứ tự cột của ô đầu tiên góc trên bên trái của vùng tham chiếu. Cú pháp hàm: COLUMN(reference) - Reference: là vùng tham chiếu, Reference có thể là một ô hay nhiều ô liên tiếp nhau. + nếu vùng tham chiếu để trống thì hàm trả về số thứ tự cột của ô hiện hành chứa công thức. Ví dụ: =COLUMN(B1:D5) Gía trị trả về là 2 =COLUMN()giá trị trả về là 1 2.2.5. Hàm COLUMNS Chức năng: Hàm COLUMNS trả về số cột có trong vùng tham chiếu. Page 10 of 27 [...]... chứa trong array có thể là số, chuỗi, giá trị logic Lưu ý: • Nếu như không tìm thấy Lookup_ value trong vùng dò tìm, hàm sẽ lấy giá trị lớn nhất có trong vùng dò tìm (Lookup_ vector) mà có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị dò tìm Lookup_ vector • Nếu Lookup_ value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột hoặc hàng đầu tiên trong array thì hàm sẽ báo lỗi #NA! • Hàm lookup dạng mảng gần giống với Hàm Hlookup và Vlookup... Chức năng: Hàm LOOKUP dùng để dò tìm môt giá trị trong một dòng, một cột hoặc trong một mảng các giá trị Hàm LOOKUP có hai hình thức là dạng vector và dạng mảng: 2.2.11.1 Dạng Vector: LOOKUP( lookup_value ,lookup_ vector,result_vector) - Lookup_ value: là giá trị sẽ được tìm kiếm trong vùng Lookup_ vector Lookup_ value có thể là một số, một chuỗi hay một tham chiếu - Lookup_ vector: là vùng dò tìm, vùng này... GIÁ TRỊ TRẢ VỀ LÀ #REF 2.2.7 Hàm HLOOKUP Chức năng: Hàm HLOOKUP là hàm dò tìm theo dòng, sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên một dòng nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm Cú pháp hàm: HLOOKUP (lookup_ value,table_array,row_index_num,option _lookup) - Lookup_ value: là giá trị dùng để dò tìm, giá trị này sẽ được dò tìm trong dòng đầu tiên của bảng dữ liệu dò tìm Giá trị dò tìm có thể là một số, một chuỗi,... dò tìm (Lookup_ vector) mà có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị dò tìm Lookup_ vector • Nếu giá trị nhỏ nhất trong vùng dò tìm Lookup_ vector mà lớn hơn giá trị của lookup_ value thì hàm báo lỗi #N/A Page 16 of 27 Ví dụ: 2.2.11.2 Dạng Mảng: LOOKUP( lookup_value,array) - Lookup_ value: là giá trị sẽ được tìm kiếm trong mảng Array Lookup_ value có thể là một số, một chuỗi hay một tham chiếu - Array: là vùng tìm. .. - Lookup_ array: là vùng dò tìm, có thể là một cột hoặc một dòng, hoặc một mảng các giá trị - Match_type: là tùy chọn để xác định kiểu dò tìm Có 3 tùy chọn là -1,0,1: • match_type = 0: Hàm sẽ dò tìm chính xác giá trị lookup_ value trong lookup_ array, nếu không tìm thấy hàm sẽ báo lỗi #N/A • match_type = 1(hoặc để trống): Hàm sẽ dò tìm giá trị lớn nhất trong lookup_ array mà có giá trị . và nhóm hàm Cube. Excel 2007 có các nhóm hàm chính như: • Hàm ngoại: Call, Registed.ID,… Page 6 of 27 • Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,… • Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,… • Hàm. 0: là kiểu dò tìm chính xác, hàm sẽ lấy giá trị đầu tiên mà nó tìm được trên dòng đầu tiên trong bảng dò tìm. Trong trường hợp tìm không thấy, hàm sẽ trả về #N/A. Ví dụ: 2.2.8. Hàm HYPERLINK . nhỏ nhất trong cột hoặc hàng đầu tiên trong array thì hàm sẽ báo lỗi #NA!. • Hàm lookup dạng mảng gần giống với Hàm Hlookup và Vlookup. Điểm khác biệt là hàm Vlookup hay hàm Hlookup tìm kiếm