1. Trang chủ
  2. » Luận Văn - Báo Cáo

Tìm hiểu nhóm hàm Lookup Reference trong Excel

27 1,6K 1

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 27
Dung lượng 1,17 MB

Nội dung

Ngày nay, khi khoa học công nghệ ngày càng phát triển, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc lưu trữ, xử lí số liệu trong các ngành KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH, ĐỊA CHẤT CÔNG TRÌNH…có thể được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác bằng những công cụ ứng dụng. Đó là phần mềm Excel.

Trang 1

KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN

MHP: 212701803

Trang 2

DANH SÁCH NHÓM 17

Trang 3

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN

Trang 4

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, khi khoa học công nghệ ngày càng phát triển, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc lưu trữ, xử lí số liệu trong các ngành KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH, ĐỊA CHẤT CÔNG TRÌNH…có thể được giải quyết một cách

nhanh chóng, chính xác bằng những công cụ ứng dụng Đó là phần mềm Excel

Phần mềm Excel có bảng tính linh hoạt cùng với biểu đồ sẵn có giúp chúng

ta giải quyết nhiều bài toán về thống kê, tính toán doanh thu,xác suất thành công trong

kinh doanh Excel còn xây dựng sẵn các dạng tương quan cùng với phương trình tương

quan, phục vụ cho công việc xây dựng mối tương quan giữa các đại lượng Các hàm thống kê sẵn có trong Excel giúp chúng ta xác định các đặc trưng thống kê của số liệu

Đặc biệt là các hàm tham chiếu và tìm kiếm ( LOOKUP & REFERENCE).

Nghiên cứu về hàm tham chiếu và tìm kiếm ( LOOKUIP & REFERENCE),

Chúng em muốn giới thiệu về cách sử dụng và sự đa dạng của các hàm này trong excel

Trang 5

Chương I Giới thiệu về EXCEL

1.1 Giới thiệu Microsoft Excel

• EXCEL là phần mềm cho phép người sử dụng:

– Tạo lập và thao tác trên các bảng tính

(spreadsheet)

– Quản lý cơ sở dữ liệu đơn giản (simple database)

– Thống kê và tạo lập các biểu đồ (graph)

• Sản phẩm của Microsoft

• Thành phần của Microsoft Office

• Chạy trên môi trường Windows và Macintosh

• Các phiên bản gần đây: Excel 97, 2000, 2002(XP), 2003, 2007

1.2 Ứng dụng của Excel

• Kinh tế, kế toán

– Giải toán kinh tế

– Quản lý lương, thu chi

– …

• Thống kê

Trang 6

– Thống kê sinh học

• Tổng kết điểm cho học sinh

• Quản lý cơ sở dữ liệu đơn giản

• …

Chương II Giới thiệu hàm (Function)

2.1 Giới thiệu chung.

Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có những hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn

Ví dụ:

=If(A1>=5,”Đạt”,”Rớt”) Hàm 3 đối số

Trong Excel 2007 có tổng cộng 12 hàm mới: AverageIf, AverageIfs, CountIfs, IfError, SumIfs và nhóm hàm Cube Excel 2007 có các nhóm hàm chính như:

Trang 7

• Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,…

2.2 Danh mục các hàm dò tìm và tham chiếu

ADDRESS (row_num, column_num, abs_num, a1, sheet_text): Tạo địa chỉ ô ở dạng text,

theo chỉ số dòng và chỉ số cột được cung cấp

AREAS (reference): Trả về số vùng tham chiếu trong một tham chiếu Mỗi vùng tham

chiếu có thể là một ô rời rạc hoặc là một dãy ô liên tục trong bảng tính

CHOOSE (num, value1, value2, ): Chọn một giá trị trong một danh sách

COLUMN (reference): Trả về số thứ tự cột của ô đầu tiên ở góc trên bên trái của vùng

tham chiếu

COLUMNS (reference): Trả về số cột của vùng tham chiếu

GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2, ): Trả về dữ

liệu được lưu giữ trong báo cáo PivotTable Có thể dùng GETPIVOTDATA để lấy dữ liệu tổng kết từ một báo cáo PivotTable, với điều kiện là phải thấy được dữ liệu tổng kết

từ trong báo cáo đó

HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup): Dò tìm một

cột chứa giá trị cần tìm ở hàng đầu tiên (trên cùng) của một bảng dữ liệu, nếu tìm thấy, sẽ tìm tiếp trong cột này, và sẽ lấy giá trị ở hàng đã chỉ định trước

Trang 8

HYPERLINK (link_location, friendly_name): Dùng để tạo một kết nối, một siêu liên kết

INDEX (reference, row_num, column_num, area_num): Tìm một giá trị trong một bảng

(hoặc một mảng) nếu biết vị trí của nó trong bảng (hoặc mảng) này, dựa vào số thứ tự hàng và số thứ tự cột

INDIRECT (ref_text, a1): Trả về một tham chiếu từ chuỗi ký tự Tham chiếu được trả về

ngay tức thời để hiển thị nội dung của chúng - Cũng có thể dùng hàm INDIRECT khi muốn thay đổi tham chiếu tới một ô bên trong một công thức mà không cần thay đổi công thức đó

LOOKUP (lookup_value, lookup_vector, result_vector): Dạng VECTƠ - Tìm kiếm trên

một dòng hoặc một cột, nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị của ô cùng vị trí trên dòng (hoặc cột) được chỉ định

LOOKUP (lookup_value, array): Dạng MẢNG - Tìm kiếm trên dòng (hoặc cột) đầu tiên

của một mảng giá trị, nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị của ô cùng vị trí trên dòng (hoặc cột) cuối cùng trong mảng đó

MATCH (lookup_value, lookup_array, match_type): Trả về vị trí của một giá trị trong

một dãy giá trị

OFFSET (reference, rows, cols, height, width): Trả về tham chiếu đến một vùng nào đó,

bắt đầu từ một ô, hoặc một dãy ô, với một khoảng cách được chỉ định

chiếu

TRANSPOSE (array): Chuyển một vùng dữ liệu ngang thàng dọc và ngược lại (luôn

được nhập ở dạng công thức mảng)

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup): Dò tìm một

hàng (row) chứa giá trị cần tìm ở cột đầu tiên (bên trái) của một bảng dữ liệu, nếu tìm thấy, sẽ tìm tiếp trong hàng này, và sẽ lấy giá trị ở cột đã chỉ định trước

2.2.1 Hàm ADDRESS

Chức năng: Hàm ADDRESS trả về địa chỉ của một ô nào đó dưới dạng text dựa trên

chỉ số dòng và cột

Cú pháp hàm: ADDRESS(row_num,col_num,abs_num,a1,sheet_text)

Trang 9

- Row_num: là số thứ tự của dòng trong ô tham chiếu cần trả về.

- Col_num: là số thứ tự của cột trong ô tham chiếu cần trả về.

- Abs_num: là tùy chọn để xác định kiểu địa chỉ sẽ trả về Abs_num có giá trị từ 1 đến 4:

- A1: là tùy chọn để xác định dạng địa chỉ sẽ trả về A1 có 2 giá trị là True or Fale:

- Reference: là tham chiếu, Reference có thể chứa nhiều vùng tham chiếu, những vùng

tham chiếu này có thể là một ô rời rạc hay nhiều ô kế tiếp nhau và được phân cách nhau bằng dấu phẩy

Ví dụ:

Trang 10

Nếu lớn hơn hàm sẽ trả về #Value!

- Value1 29: là list danh sách các giá trị để chọn, value có tối đa 29 phần tử, nếu vượt

quá 29, hàm sẽ báo lỗi

- Reference: là vùng tham chiếu, Reference có thể là một ô hay nhiều ô liên tiếp nhau.

+ nếu vùng tham chiếu để trống thì hàm trả về số thứ tự cột của ô hiện hành chứa công thức

Trang 11

Chức năng: Hàm GETPIVOTDATA trả về dữ liệu tổng hợp được lưu trữ trong bảng

báo cáo PivotTable

Cú pháp hàm: GETPIVOTDATA(data_field,pivot_table,field1,item1,field2,item2, )

- Data_field: là tên của trường dữ liệu trong bảng dữ liệu báo cáo mà ta muốn trích lấy

dữ liệu

- Pivot_table: là tham chiếu đến ô hay vùng chứa đựng thông tin về dữ liệu báo cáo trong

bảng báo cáo Pivottble

- Field, item: là mục và chỉ mục của đối tượng cần trích lấy dữ liệu trong trường dữ liệu

có trong bảng Pivottable

chỉ mục là Tháng, giá trị trả về là 29)

có trong bảng dữ liệu báo cáo

không hàm sẽ trả về #REF

Trang 12

Ví dụ:

Ta có bảng báo cáo dữ liệu như sau:

=GETPIVOTDATA(“SUM OF SALES”, $A$4) GIÁ TRỊ TRẢ VỀ LÀ $49,325

=GETPIVOTDATA(“SUM OF SALES”, $A$4,”MONTH”,”MARCH”) GIÁ TRỊ TRẢ

VỀ LÀ $30,337(13,723 + 16,614)

=GETPIVOTDATA(“SUM OF SALES”,

$A$4,”MONTH”,”MARCH”,”PRODUCT”,”PRODUCE”,”SALESAPERSON”,”BUCHANAN”) RETURN $10,201

=GETPIVOTDATA(“SUM OF SALES”, $A$4,”MONTH”,”MAY”) GIÁ TRỊ TRẢ VỀ

LÀ #REF

2.2.7 Hàm HLOOKUP

Chức năng: Hàm HLOOKUP là hàm dò tìm theo dòng, sẽ trả về giá trị của một ô nằm

trên một dòng nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm

Cú pháp hàm:

HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,option_lookup)

- Lookup_value: là giá trị dùng để dò tìm, giá trị này sẽ được dò tìm trong dòng đầu tiên

của bảng dữ liệu dò tìm Giá trị dò tìm có thể là một số, một chuỗi, một công thức trả về giá trị hay một tham chiếu đến một ô nào đó dùng làm giá trị dò tìm

- Table_array: là bảng dùng để dò tìm, bảng dò tìm có thể là tham chiếu đến một vùng

nào đó hay Name trả về vùng dò tìm Bảng dò tìm gồm có Rj hàng và Ci cột (I,j >=1), trong đó dòng thứ nhất của bảng dò tìm sẽ được dùng để dò tìm

- Row_index_num: là số thứ tự của dòng (tính từ trên xuống dưới) trong bảng dò tìm

chứa giá trị mà ta muốn trả về Row_index_num phải >=1 và <= số dòng lớn nhất có trong bảng dò tìm, ngược lại hàm sẽ trả về #VALUE! hoặc #REF

- Option_lookup: là tùy chọn xác định kiểu dò tìm, có 2 kiểu dò tìm:

Trang 13

• True hoặc 1 hoặc để trống: là kiểu dò tìm tương đối, hàm sẽ lấy giá trị đầu tiên mà

nó tìm được trên dòng đầu tiên trong bảng dò tìm Trong trường hợp tìm không thấy, nó sẽ lấy giá trị lớn nhất mà có giá trị nhỏ hơn giá trị dò tìm

trên dòng đầu tiên trong bảng dò tìm Trong trường hợp tìm không thấy, hàm sẽ trả

về #N/A

Ví dụ:

2.2.8 Hàm HYPERLINK

Chức năng: Hàm HYPERLINK dùng để tạo một siêu liên kết đến một ô trong một sheet

nào đó, hay tạo link để mở một ứng dụng

Cú pháp hàm: HYPERLINK(link_location,friendly_name)

- Link_location: là một chuỗi text miêu tả đường dẫn đến ô trong sheet nào đó, hay đến

một ứng dụng nào đó

- Friendly_name: là nội dung được hiện thị trong ô chứa hàm Hyperlink, friendly_name

có thể là một chuỗi text hay một tham chiếu Nếu Friendly_name để trống thì nội dung của link_location sẽ hiện thị

Ví dụ:

=HYPERLINK("[Date time lookup.xls]lookup!A1"," Go to A1") excel sẽ đi đến ô A1 trong sheet Lookup

=HYPERLINK("D:\DATA\excel.xls","click to open excel.xls") excel sẽ mở file

excel.xls trong ổ đĩa D

=HYPERLINK("[Date time lookup.xls]lookup!A"&MAX(1,2,3)," Go to A3") excel sẽ

đi đến ô A3 trong sheet Lookup

=HYPERLINK("http://www.giaiphapexcel.com") excel sẽ mở trang

Giaiphapexcel.com khi click vào đường dẫn

Trang 14

- Array: là một dãy ô hay một hằng mảng.

- Row_num: là số chỉ dòng của giá trị trong mảng cần trả về Nếu bỏ qua row_num thì

buộc phải có col_num

- Col_num: là số chỉ cột của giá trị trong mảng cần trả về Nếu bỏ qua col_num thì buộc

phải có row_num

Lưu ý:

ứng là tùy chọn

row_num hoặc là column_num được sử dụng, INDEX() sẽ trả về toàn bộ dòng hay cột của mảng

của ô là giao điểm của col_num và row_num

hoặc toàn bộ dòng tương ứng

lỗi #REF!

Ví dụ:

Trang 15

b Dạng Tham chiếu: INDEX(reference,row_num,col_num,area_num)

- Reference: là một tham chiếu đến một hoặc nhiều dãy ô liên tiếp.

- Row_num: là số chỉ dòng trong vùng tham chiếu được trả về.

- Col_num: là số chỉ cột trong vùng tham chiếu được trả về.

- Area_num: là số chỉ thứ tự của vùng trong tham chiếu được chọn Nếu để trống, hàm

mặc định chọn vùng 1

Lưu ý:

hoặc toàn bộ dòng tương ứng

không, INDEX() sẽ báo lỗi #REF!

được chỉ định bởi area_num

cột trong vùng tham chiếu được trả về

Ví dụ:

2.2.10 Hàm INDIRECT

Chức năng: Hàm INDIRECT trả về một tham chiếu từ một chuỗi ký tự Cũng có thể

dùng hàm INDIRECT để thay đổi tham chiếu tới một ô bên trong công thức mà không cần phải thay đổi công thức đó

Cú pháp: INDIRECT(ref_text,a1)

-Ref_text: là tham chiếu đến một ô (tham chiếu có dạng là A1 hay R1C1), là tên định

nghĩa của một tham chiếu hay là một tham chiếu đến ô dưới dạng chuỗi

Trang 16

• Nếu ref_text chứa tham chiếu đến một bảng tính khác thì bảng tính này phải được

mở, nếu không hàm sẽ trả về #REF!

- A1: là một giá trị logic để xác định dạng kiểu tham chiếu trong Ref_text.

- Lookup_value: là giá trị sẽ được tìm kiếm trong vùng Lookup_vector Lookup_value có

thể là một số, một chuỗi hay một tham chiếu

- Lookup_vector: là vùng dò tìm, vùng này có thể là một dòng hay một cột Giá trị chứa

trong vùng có thể là số, chuỗi

- Result_vector: là vùng chứa giá trị trả về (1cột hoặc 1dòng) Độ lớn của Result_vector

phải tương ứng với Lookup_vector

Lưu ý:

FALSE, TRUE Nếu không, kết quả trả về nhiều khi không chính xác

nhất có trong vùng dò tìm (Lookup_vector) mà có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị

dò tìm Lookup_vector

lookup_value thì hàm báo lỗi #N/A

Trang 17

Ví dụ:

2.2.11.2 Dạng Mảng: LOOKUP(lookup_value,array)

- Lookup_value: là giá trị sẽ được tìm kiếm trong mảng Array Lookup_value có thể là

một số, một chuỗi hay một tham chiếu

- Array: là vùng tìm kiếm, có thể là một vùng nhiều ô hay một mảng Giá trị chứa trong

array có thể là số, chuỗi, giá trị logic

Lưu ý:

nhất có trong vùng dò tìm (Lookup_vector) mà có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị

dò tìm Lookup_vector

array thì hàm sẽ báo lỗi #NA!

là hàm Vlookup hay hàm Hlookup tìm kiếm trên dòng (hoặc cột) đầu tiên, còn hàm Lookup thì tim kiếm tùy thuộc vào kích thước của mảng Nếu mảng (array)

có số cột nhiều hơn số dòng thì hàm sẽ tìm trên dòng đầu tiên của mảng, và ngược lại Nếu mảng có số cột bằng số dòng thì hàm sẽ tìm trên cột đầu tiên của mảng

dần, nếu không kết quả trả về nhiều khi không chính xác

Ví dụ:

Trang 18

2.2.12 Hàm MATCH

Chức năng: Hàm Match là hàm dò tìm, sẽ trả về vị trí của giá trị dò tìm trong vùng dò

tìm (một dòng hoặc một cột)

Cú pháp: MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)

- Lookup_value: là giá trị dùng để dò tìm, lookup_value có thể là một số, một chuỗi, một

giá trị logic hay một tham chiếu

- Lookup_array: là vùng dò tìm, có thể là một cột hoặc một dòng, hoặc một mảng các giá

trị

- Match_type: là tùy chọn để xác định kiểu dò tìm Có 3 tùy chọn là -1,0,1:

nếu không tìm thấy hàm sẽ báo lỗi #N/A

mà có giá trị <= giá trị của lookup_value Trường hợp này, các phấn tử trong lookup_array phải được sắp xếp từ nhỏ đến lớn ( -2,-1,0,1,2…A,B,C Z…False, True)

>= giá trị của lookup_value Trường hợp này, các phấn tử trong lookup_array phải được sắp xếp từ lớn đến nhỏ ( True, False, Z…A, 2,1,0,-1,-2 )

Lưu ý: Nếu match_type = 0, lookup_value là một chuỗi ký tự thì bạn có thể dùng ký tự *

hoặc ? Để đại diện cho một vài ký tự trong chuỗi dò tìm lookup_value ( * đại diện cho một vài ký tự, ? Đại diện cho 1 ký tự)

Ví dụ:

Trang 19

2.2.13 Hàm OFFSET

Chức năng: Hàm OFFSET sẽ trả về một tham chiếu đến một vùng nào đó, vị trí bắt đầu

của tham chiếu từ một ô hay một vùng nào đó cho trước với độ lớn của vùng được chỉ định

Cú pháp: OFFSET(reference,rows,cols,height,width)

- Reference: là vùng hay ô được chọn làm điểm xuất phát (điểm mốc) của vùng tham

chiếu sẽ trả về trong công thức

- Rows: là số chỉ số dòng lệch lên hay lệch xuống của vùng tham chiếu trả về so với vùng

được chọn làm mốc Rows có giá trị âm "-" thì vùng trả về sẽ lệch lên trên so với vùng chọn làm mốc và ngược lại

- Cols: là số chỉ số cột lệch qua trái hay qua phải của vùng tham chiếu trả về so với vùng

được chọn làm mốc Cols có giá trị âm "-" thì vùng trả về sẽ lệch sang trái so với vùng chọn làm mốc và ngược lại

- Height: là số chỉ số dòng (độ cao) có trong vùng tham chiếu sẽ trả về trong công thức.

- Width: là số chỉ số cột (độ rộng) có trong vùng tham chiếu sẽ trả về trong công thức.

Lưu ý: Nếu trong công thức không nhập giá trị của height và width thì xem như nó bằng

với độ lớn của Reference

Ví dụ:

Trang 20

2.2.14 Hàm ROW

Chức năng: Hàm ROW trả về số thứ tự dòng của ô đầu tiên góc trên bên trái của vùng

tham chiếu

Cú pháp: ROW(reference)

- Reference: là vùng tham chiếu, Reference có thể là một ô hay nhiều ô liên tiếp nhau

Nếu vùng tham chiếu để trống thì hàm trả về số thứ tự dòng của ô hiện hành chứa công thức

Trang 21

lớn tương ứng với vùng Array.

Trang 22

2.2.17 Hàm VLOOKUP

Chức năng: Hàm VLOOKUP là hàm dò tìm theo cột, sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên

một cột nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm

Cú pháp hàm: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,option_lookup)

- Lookup_value: là giá trị dùng để dò tìm, giá trị này sẽ được dò tìm trong cột đầu tiên

của bảng dữ liệu dò tìm Giá trị dò tìm có thể là một số, một chuỗi, một công thức trả về giá trị hay một tham chiếu đến một ô nào đó dùng làm giá trị dò tìm

- Table_array: là bảng dùng để dò tìm, bảng dò tìm có thể là tham chiếu đến một vùng

nào đó hay Name trả về vùng dò tìm Bảng dò tìm gồm có Rj hàng và Ci cột (I,j >=1), trong đó cột thứ nhất của bảng dò tìm sẽ được dùng để dò tìm

- Col_index_num: là số thứ tự của cột (tính từ trái qua phải) trong bảng dò tìm chứa giá

trị mà ta muốn trả về Col_index_num phải >=1 và <= số cột lớn nhất có trong bảng dò tìm, ngược lại hàm sẽ trả về #VALUE! hoặc #REF

- Option_lookup: là tùy chọn xác định kiểu dò tìm, có 2 kiểu dò tìm:

nó tìm được trên cột đầu tiên trong bảng dò tìm Trong trường hợp tìm không thấy,

nó sẽ lấy giá trị lớn nhất mà có giá trị nhỏ hơn giá trị dò tìm

trên cột đầu tiên trong bảng dò tìm Trong trường hợp tìm không thấy, hàm sẽ trả

về #N/A

Ví dụ:

Ngày đăng: 15/07/2014, 12:44

TỪ KHÓA LIÊN QUAN

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN

w