Tìm hiểu chức năng PivotTable, Consolidate trong Excel

Excel cung cấp cho người sử dụng khá nhiều giao diện làm việc. Excel là chương trình đầu tiên cho phép người sử dụng có thể thay đổi font, kiểu chữ hay hình dạng của bảng tính, excel cũng đồng thời gợi ý cho người sử dụng nhiều cách xử lý vấn đề thông minh hơn. Đặc biệt là khả năng biểu diễn đồ thị của Excel rất tốt. Có rất nhiều ứng dụng trong Excel nhưng do một vài đặc điểm cụ thể nên nhóm chúng em đã chon đề tài “ Ứng dụng PivotTable và Consolidate trong Excel” làm đề tài nghiên cứu vì đây là một ứng dụng được sử dụng nhiều và hiệu quả trong việc thống kê dữ liệu.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN  MÔN TIN HỌC ỨNG DỤNG Lớp :212701803 Nhóm thực hiện: 13 GVHD: Nguyễn Thanh Tùng 1. TP. Hồ Chí Minh, ngày 18 tháng 6 năm 2010 TIỂU LUẬN LỜI CẢM ƠN Để thực hiện thành công tiểu luận này, nhóm chúng tôi kính gửi lời cảm ơn đến: - Ban Giám Hiệu trường ĐH Công Nghiệp TP. HCM đã tạo điều kiện, cơ sở vật chất – kỹ thuật cho chúng em trong suốt quá trình nghiên cứu. - Khoa Kế toán – Kiểm toán đã cung cấp nhiều thông tin quý báu cho bài nghiên cứu. - Giảng viên: Nguyễn Thanh Tùng đã tận tình chỉ dạy, bảo ban, nhắc nhở, hướng dẫn cách làm bài, cách xây dựng dàn bài để chúng em hoàn thành tốt bài tiểu luận. - Thư viện và phòng đa phương tiện trường ĐH Công Nghiệp TP. HCM đã cung cấp kho tàng thông tin quý báu cho bài nghiên cứu. - Các bạn lớp học phần 212701803 đã không ngần ngại góp ý, giúp chúng tôi hoàn thiện bài tiểu luận. 2 MỤC LỤC MỤC LỤC 3 PHẦN A. MỞ ĐẦU 4 PHẦN B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 6 1. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG PIVOT TABLE TRONG EXCEL 6 1.1. Khái niệm về Pivot Table 6 1.2. Chức năng của Pivot Table. 6 1.2.1. Cách thực hiện 7 1.2.2. Cách tạo một báo cáo PivotTable đơn giản 8 1.3. Tạo một báo cáo PivotTable với nhiều cột 14 1.4. Tìm hiểu dữ liệu nguồn của PivotTable 20 1.4.1 Sử dụng dữ liệu của cùng một bảng tính Excel 21 1.4.2. Sử dụng dữ liệu nguồn từ một bảng tính Excel khác 23 1.4.3. Sử dụng nhiều dãy dữ liệu có cùng cấu trúc (Multiple Consolidation Ranges). .25 1.4.4. Tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu nguồn từ một báo cáo PivotTable đã có. 36 1.5. Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable 37 2. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG CONSOLIDATE TRONG EXCEL 41 2.1. Khái niệm về Consolidate 41 2.2. Cách sử dụng Consolidate 41 2.4. Các vấn đề cần lưu ý khi sử dụng lệnh Consolidate 42 PHẦN C. KẾT LUẬN 44 DANH SÁCH NHÓM 45 TÀI LIỆU THAM KHẢO 46 3 PHẦN A. MỞ ĐẦU 1. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI Excel cung cấp cho người sử dụng khá nhiều giao diện làm việc. Excel là chương trình đầu tiên cho phép người sử dụng có thể thay đổi font, kiểu chữ hay hình dạng của bảng tính, excel cũng đồng thời gợi ý cho người sử dụng nhiều cách xử lý vấn đề thông minh hơn. Đặc biệt là khả năng biểu diễn đồ thị của Excel rất tốt. Có rất nhiều ứng dụng trong Excel nhưng do một vài đặc điểm cụ thể nên nhóm chúng em đã chon đề tài “ Ứng dụng PivotTable và Consolidate trong Excel” làm đề tài nghiên cứu vì đây là một ứng dụng được sử dụng nhiều và hiệu quả trong việc thống kê dữ liệu. 2. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU 2.1. Mục đích Tìm hiểu tư ứng dụng PivotTable và Consoliudate nhằm trang bị những hiểu biết có tính hệ thống về ứng dụng trên, từ đó đề ra cho bản thân những phương pháp nhằm phát huy những mặt mạnh, khắc phục những hạn chế trong quá trình sử dụng các lệnh trên trong những điều kiện thực tế. 2.2. Yêu cầu. Để hoàn thành tốt bài tiểu luận, yêu cầu đặt ra cho nhóm là phải nắm vững những kiến thức cơ bản về ứng dụng PivotTable và Consolidate, biết phân tích, đánh giá và nhận xét các vấn đề đặt ra đồng thời phải tập hợp được một cách hiệu quả dữ liệu của tất cả các thành viên trên sự phân công rõ ràng của nhóm trưởng. 3. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Ứng dụng PivotTable và Consolidate trong thực hành Excel 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU - Phương pháp phân tích và so sánh. - Phương pháp logic. - Phương pháp nghiên cứu, đánh giá từ thực tế sử dụng. 5. PHẠM VI NGHIÊN CỨU Sử dụng trong hệ điều hành Microsoft Excel 4 6. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Sau khi nghiên cứu, nhóm chúng em đã nắm rõ được khái niệm và cách sử dụng ứng dụng PivotTable và Consolidate. Trên cơ sở kiến thức đã được học, nhóm chúng em biết cách vận dụng vào cuộc sống, công việc, đặc biệt là trong ngành nghề Kế toán – Kiểm toán mà chúng em đã chọn _ một công việc mà Excel được ứng dụng rất nhiều. 5 PHẦN B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 1. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG PIVOT TABLE TRONG EXCEL 1.1. Khái niệm về Pivot Table Pivot table: là công cụ báo cáo rất mạnh của Excell nó bao gồm cả chức năng subtotal và chức năng consolidate và lọc với các điều kiện. Đặc biệt sử dụng trong việc lấy dữ liệu từ các máy khác cũng như kết hợp đến 256 bảng tính lại thành 1 bảng tính chung. Vì thế pivot table được gọi là " bảng động" có nghĩa dễ sử dụng và rất linh hoạt, để thay đổi chỉ cần kéo, thả và làm mới dữ liệu. Cả subtotal và Pivot table đều phải bắt buộc có 1 trường để tính toán ( cộng, đếm ). Pivot Table cho phép bạn tổng hợp dữ liệu theo mảng tương ứng với các giá trị bạn định chọn. 1.2. Chức năng của Pivot Table. Đây là công cụ tổng hợp rất mạnh của Excel, khi cần tổng hợp nhanh thì không có hàm hay VBA nào sánh kịp. PivotTable giúp thống kê dữ liệu theo nhiều cấp độ khác nhau với nhiều hình thức đa dạng từ một bảng dữ liệu chính. Pivot table làm các việc như: - Lọc dữ liệu (lập một bảng chuyên nghiệp mà người dùng có thể lọc dữ liệu không phải thông qua Advance Filter) - Tổng hợp thông tin. - Tìm hiểu biến động thị trường, biến động của các yếu tố cần phân tích - Phân tích một bài toán kinh tế (cho yêu cầu phân tích kinh doanh) Mục đích của PivotTable là khả năng tổ chức tương tự như tạo một báo cáo dựa trên một CSDL được tạo từ các trường ( cột ) để có thể tạo có một cái nhìn tổng quát đến hay chi tiết khi cần trích xuất một đối tượng ( dữ liệu) với các trường ( cột ) kèm theo một số công thức mà excel đã định sẵn như tính tổng, phương sai ( Quy hoạch tuyến tính ), độ lệch chuẩn, 6 Hay đơn giản như sau: bạn có một danh sách các gồm các cột ( tên người, mã nhân viên, Chi/đ, Ngày chi, Lý do ). Khi tạo được PivotTable bạn dễ dàng xác định được mình chi bao nhiêu cho 1 người , hay nhiều người xác định , hay chi bao nhiêu trong ngày xác định trước, tương tự như Autofillter mà cao cấp hơn. Qua nó ta có thể VLookup, Hlookup, hay chọn dữ liệu thông qua các hàm kèm theo PivotTable mà chỉ có nó mới thực hiện được , Tuy nhiên điểm yếu của Privot Table là hơi khó sử dụng và trình bày xấu nên không được mọi người quan tâm. Đây là công cụ không thể thiếu với những ai làm kế toán tổng hợp. Nhưng cách sử dụng cũng không quá khó, xác định vùng dữ liệu, kéo thả các trường từ PrivotTable Field List vào các vùng Drop Column, Drop Row, Drop Data. Đơn giản nhất là thực hiện theo Winzard. Bạn có được một báo cáo tổng hợp chưa đầy 3 phút. 1.2.1. Cách thực hiện. Để tạo 1 Pivot Table đơn giản chỉ cần đặt con trỏ vào vùng dữ liệu ( có tiêu đề không trùng nhau và không để trắng tên tiêu đề) sau đó 1. Vào Data -> PivoTable and PivotChart Report với các lựa chọn đã được mặc định sẵn 2. Bấm next nó yêu cầu bạn chọn phạm cần lọc. 3. Khoanh vùng bên bảng dữ liệu bạn cần lọc (bao gồm cả tên trường và dữ liệu bảng cần lọc) 4. Click next nó hiện ra một cửa sổ, bạn chọn layout. 5. Xuất hiện cửa sổ có các Tool như: Row, Column, Page và Data ở khung giữa lớn nhất. 6. Bạn gán chỉ tiêu cần lọc thành hàng thì nhấp ở phía bên trái có các Tool định dạng, nếu thành dòng thì nhấp bỏ vào ô Row, hoặc thành cột thì nhắp bỏ vào ô Column, giá trị cần lọc cho các chỉ tiêu trên bạn nhấp bỏ 7 vào ô Data, click Finish sẽ cho bạn bảng tổng hợp các chỉ tiêu bạn cần tìm. 1.2.2. Cách tạo một báo cáo PivotTable đơn giản. PivotTable và PivotChart là những công cụ phân tích dữ liệu rất mạnh trong Excel. Chúng có thể biến những con số dường như vô nghĩa trong một khối dữ liệu khổng lồ thành những con số có nghĩa. PivotTable và PivotChart rất dễ sử dụng, nhưng chúng cũng có một số vấn đề phức tạp không thể tránh khỏi. Để tìm hiểu rõ hơn, chúng ta cùng đi vào một ví dụ cụ thể. - Giả sử chúng ta có bảng tính sau đây: Đây là một trong những loại bảng tính mà bạn có thể dùng để tạo ra một PivotTable. Dữ liệu thông kê doanh thu của 3 cửa hàng (store) bán dụng cụ thể thao, đại diện cho 3 miền (region) trong một tuần (từ ngày 06 đến ngày 12/6/2005). Cột D là 8 số khách hàng của từng loại dụng cụ thể thao, cột E là tổng doanh thu, và các cột còn lại là doanh thu chi tiết của từng mặt hàng. Đây là một số câu hỏi mà bạn có thể phải trả lời dựa vào bảng tính đó: o Doanh thu của dụng cụ cắm trại (Camping) tại mỗi miền ? o Tại mỗi cửa hàng, ngày nào trong tuần là ngày đông khách nhất? o Tại mỗi cửa hàng, mặt hàng nào bán được nhiều nhất? o Ngày nào trong tuần (nói chung) là ngày bán ế nhất? Để trả lời câu hỏi đầu tiên, chúng ta cùng tạo ra một PivotTable để thấy được tổng doanh thu mặt hàng Camping của mỗi miền. Để bắt đầu, bạn cần bảo đảm rằng bạn đang chọn môt ô (bất kỳ ô nào) nằm ở trong vùng chứa dữ liệu mà bạn muốn tạo PivotTable. Rồi, bạn nhấn nút PivotTable nằm trong nhóm Insert của thanh Ribbon: Excel sẽ hiển thị hộp thoại Create PivotTable như hình sau đây: 9 Trong hộp thoại này, bạn thấy rằng địa chỉ của dãy ô chứa dữ liệu (A2:K44) đã được nhập sẵn trong hộp Table/Range. Nếu như các nút tùy chọn được chọn giống hệt trong hình: Select a table or range và New Worksheet, bạn hãy nhấn OK để đóng hộp thoại này. Excel sẽ tạo một Sheet mới, và nó sẽ trông giống như hình sau đây: 10 [...]... có thể nằm trong cùng một bảng tính, hoặc nằm trong những bảng tính khác nhau Nhưng, chức năng Create PivotTable của Excel 2007 lại không hỗ trợ Multiple Consolidate Ranges, và không có tùy chọn này Để sử dụng được Multiple Consolidation Ranges, chúng ta phải cầu viện đến chức năng PivotTable and PivotChart Wizard, một chức năng có trong những version trước của Excel Trong Excel 2007, chức năng này vẫn... dùng hãy thử sử dụng các nút xổ xuống bên cạnh các nhãn, để xem chúng làm việc như thế nào Lọc là một trong chức năng quan trọng nhất của một PivotTable, người dùng cần hiểu rõ cách lọc của một PivotTable, để có thể dễ dàng tiếp cận với những chức năng cao cấp hơn Trong PivotTable mà chúng ta đã thực hành trong bài này, có cột Grand Total, là một mặc định của PivotTable Tuy nhiên, bởi vì các dữ liệu nguồn... nó ra, người dùng phải sử dụng những phím tắt dùng để gọi PivotTable and PivotChart Wizard trong Excel 2003, đó là: Alt+D+P Và nếu như thuộc tất cả các phím tắt để gọi lệnh trên menu của Excel 2003, thì người dùng có thể sử dụng chúng trong Excel 2007, cho dù Ribbon của Excel 2007 thì chẳng giống gì Menu Bar của Excel 2003 Để sử dụng được Multiple Consolidation Ranges, bắt buộc mỗi danh sách mà người... sang Step 2a, sẽ có 2 tùy chọn: 26 o Create a single page field for me — Để Excel tự động tạo ra một Page Field đơn, với mỗi vùng dữ liệu nguồn là môt mục (item) trong Page Field đó Page Field có thể tạm hiểu như là chức năng lọc "cấp 1" của PivotTable Trong cửa sổ PivotTable Field Lists, Page Field chính là những mục nằm trong khung Report Filter Nếu không có, xem như Page Field = All (xem tất cả... tính Excel trong cùng một Workbook o Sử dụng dữ liệu từ một bảng tính Excel trong một Workbook khác o Sử dụng dữ liệu kết hợp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng có cấu trúc giống nhau (consolidate ranges) o Sử dụng dữ liệu từ một báo cáo PivotTable khác 1.4.1 Sử dụng dữ liệu của cùng một bảng tính Excel Có lẽ cách dễ nhất và cũng được nhiều người sử dụng nhất là sử dụng dữ liệu của một bảng tính Excel. .. trên, và khi đang ở trong Step 2a, hãy đánh dấu vào tùy chọn Create a Single-Page Field, rồi nhấn Next để sang Step 2b, rồi theo các bước sau: 1 Nhấn vào nút Select ở bên phải hộp Range 2 Chọn dãy A3:B9 trong bảng tính 3 Nhấn lại vào nút Select để đưa dãy vừa chọn vào trong khung Range Nếu bạn bỏ qua bước 1, mà chỉ cần dùng chuột chọn trực tiếp dãy A3:B9 trong bảng tính, Excel sẽ tự hiểu là bạn đã nhấn... nhưng có thể có những ô trống Nếu có một ô nằm ở đâu đó trong vùng dữ liệu nguồn này được chọn khi bạn mở hộp thoại Create PivotTable, Excel sẽ tự động xác định địa chỉ của toàn bộ vùng dữ liệu và nhập nó vào trong mục Table/Range của hộp thoại Nếu muốn xác định chính xác địa chỉ của vùng dữ liệu nguồn, có thể chọn một trong 3 cách sau: • Chọn một ô trong vùng dữ liệu trước khi mở hộp thoại Địa chỉ của... được chọn vào trong báo cáo PivotTable sẽ được in đậm và có một dấu 13 kiểm ở ngay bên cạnh, đồng thời chúng cũng xuất hiện ở những vùng bên dưới của PivotTable Field List, cho chúng ta biết vai trò của chúng trong PivotTable Để kích hoạt một PivotTable, bạn nhấn vào một ô bất kỳ trong vùng báo cáo PivotTable Còn nếu không muốn kích hoạt nó, thì bạn chỉ việc nhấn ra ngoài, bất kỳ chỗ nào trong bảng tính... nhất là sử dụng dữ liệu của một bảng tính Excel để làm nguồn cho PivotTable Dữ liệu này có thể nằm trong cùng một bảng tính Mọi việc sẽ trở nên rất đơn giản khi bạn tạo một PivotTable trong cùng bảng tính chứa dữ liệu nguồn Dữ liệu này phải được thiết kế theo dạng một List (trong Excel 2003), một Table (Excel 2007), với những yêu cầu sau: o Hàng đầu tiên chứa tên các Field (hoặc tên của các cột) o Hàng... PivotTable Còn nếu không muốn kích hoạt nó, thì bạn chỉ việc nhấn ra ngoài, bất kỳ chỗ nào trong bảng tính Bạn sẽ thấy ở bên phải của tiêu đề Region trong vùng báo cáo (ô A3) có một nút mũi tên xổ xuống (drop-down arrow) Nút này có chức năng tương tự chức năng AutoFilter Nhấn vào đó, bạn có thể lựa chọn những mục muốn xem thuộc danh sách Region, mà mặc định của nó là Select All (xem tất cả) Ví dụ, bạn . dạng PivotTable 37 2. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG CONSOLIDATE TRONG EXCEL 41 2.1. Khái niệm về Consolidate 41 2.2. Cách sử dụng Consolidate 41 2.4. Các vấn đề cần lưu ý khi sử dụng lệnh Consolidate 42 PHẦN. 3 PHẦN A. MỞ ĐẦU 4 PHẦN B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 6 1. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG PIVOT TABLE TRONG EXCEL 6 1.1. Khái niệm về Pivot Table 6 1.2. Chức năng của Pivot Table. 6 1.2.1. Cách thực hiện 7 1.2.2 biệt là trong ngành nghề Kế toán – Kiểm toán mà chúng em đã chọn _ một công việc mà Excel được ứng dụng rất nhiều. 5 PHẦN B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 1. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG PIVOT TABLE TRONG EXCEL 1.1.