Tìm hiểu chức năng Compare and Merge Documents và tùy chỉnh thiết lập trong Word TRONG MỤC TOOLSOPTIONS GỒM CÁC THẺ: GENERAL, VIEW, EDIT, PRINT, SAVE, SECURITY, SPELLING GRAMMAR, TRACK CHANGES, USER INFORMATION, COMPATIBILITY, FILE LOCATIONS
BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN oOo TIỂU LUẬN MÔN: TIN HỌC ỨNG DỤNG ĐỀ TÀI: Tìm hiểu chức năng Compare and Merge Documents và tùy chỉnh thiết lập trong Word (Tools/Options) GVHD: NGUYỄN THANH TÙNG Lớp HP:212701803 NHÓM THỰC HIỆN: Nguyễn Thanh Toàn ( NT) 09076371 Trần Ngọc Thiện 09079271 Phan Duy Khanh 09073761 Phan Tấn Cảnh 09076351 Lưong Văn Minh 09077061 TP. Hồ Chí Minh, tháng 6 năm 2010 BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HCM oOo TIỂU LUẬN MÔN: TIN HỌC ỨNG DỤNG ĐỀ TÀI: Tìm hiểu chức năng Compare and Merge Documents và tùy chỉnh thiết lập trong Word (Tools/Options) GVHD: NGUYỄN THANH TÙNG Lớp HP: 212701803 TP. Hồ Chí Minh, tháng 6 năm 2010 PHẦN 1 Chức năng tuỳ chỉnh thiết lập trong Word (Tool/Option) TRONG MỤC TOOLS/OPTIONS GỒM CÁC THẺ: GENERAL, VIEW, EDIT, PRINT, SAVE, SECURITY, SPELLING & GRAMMAR, TRACK CHANGES, USER INFORMATION, COMPATIBILITY, FILE LOCATIONS I. THẺ GENERAL Để thiết lập một số thông tin mang tính chung trên môi trường làm việc: 1.Vào Tool/ option: 2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ General: Chúng tôi xin giới thiệu 3 thuộc tính bạn có thể quan tâm nhất: -Recently used file list: hãy nhập vào ô số tệp Word được sử dụng gần đây nhất lên mục chọn file của Word. Điều này rất thuận tiện cho việc mở một tệp văn bản mà bạn mới sử dụng gần đây chỉ bằng cách nhấp chuột. Ngầm định số tệp là 4, bạn nên thiết lập con số này nhiều hơn. - Measurement units: để thay đổi đơn vị đo chiều dài trên Word cho phù hợp với bạn. Có 2 kiểu đo chiều dài được sử dụng ở đây là Inch và Centimeter. Cái này là đơn vị đo trong Microsoft Word. Bạn nên chuyển sang Centimeters cho quen. Mặc định Word chọn đơn vị Inches. Cái này bạn sẽ thấy có nhiều lợi ít khi bạn chọn Margin cho trang. - Bỏ chọn nút Automatically creates canvas when inserting AutoShapes: Đây là cái khung mà cứ xuất hiện mỗi khi bản Insert một Text box. Cái Canvas này có lợi khi bạn làm việc với 1 vài ảnh cùng nhóm. Bạn có thể gom nhiều ảnh cùng nhóm vào khung Canvas. Tuy nhiên, khi bạn làm việc với 1 hình đơn lẻ, nó trở nên thừa thải. II. THẺ EDIT Trong thẻ này bạn cũng thay đổi 2 thuộc tính: - Insert/Past Pictures: Chổ này qui định cách thức mặc định của hình ảnh xuất hiện trên văn bản của bạn như thế nào. Mặc định hình ảnh sẻ được xem như 1 ký tự (In the line with text), nhưng thông thường chúng ta chọn cách Square để text bao quanh hình nhiều hơn. Bạn thay đổi cách thể hiện nào bạn thường dùng nhất. - Bỏ chọn Smart cut and past: Tùy chọn này là nguyên nhân gây ra lỗi cách khoản trong khi soạn thảo. Khi bị lỗi này, chữ sẽ bị cách bở 1 khoản trắng. Bỏ tùy chọn này, bạn sẽ không bao giờ gặp lỗi này. Ngoài ra ta còn có một số thuộc tính khác như sau: -Đánh dấu chọn ở ô Drag and Drop text editing/ OK thì khi soạn thảo văn bản, để di chuyển một đoạn văn bản từ chỗ này đến chỗ khác, người ta chỉ cần bôi đen (đánh dấu - chọn) đoạn văn bản đó, tiếp theo đưa con trỏ vào chỗ bôi đen nhấn chuột, giữ nguyên và rê tới nơi cần để , con trỏ sẽ xuất hiện ở dạng chữ I mờ màu xám, khi đến vị trí thì nhả chuột . Nếu bạn hủy bỏ dấu trong ô Drag and Drop Text editing (kéo và thả văn bản) thì bạn sẽ không dùng được chức năng kéo và thả. -Bỏ dấu trong ô Use the INS key For Paste/ OK điều gì sẽ sảy ra? Đây là chức năng dùng phím Insert để dán cái đã cắt vào một vị trí bất kỳ. Thí dụ: Bôi đen 1 đoạn văn bản, nháy vào nút cắt để cắt bỏ, đặt con trỏ vào 1 chỗ nào đó, ấn phím Insert để dán cái đã cắt vào vị trí con trỏ. -Đánh dấu vào ô Show Paste Options buttons\OK thì khi bạn cắt một đoạn văn bản hay một hình (object-đối tượng) và dán vào một chỗ nào đó ta sẽ thấy 1 nút Paste Options luôn xuất hiện vào chữ cuối cùng của chỗ vừa dán. Nếu không muốn nút Paster options xuất hiện khi dán văn bản, bạn vào Tool /Options/Edit và hủy dấu ở ô Show Paste options button/OK. -Đánh dấu vào ô Use CTRL +Click to follow hyperlink\OK thì khi ta tiến hành tạo siêu liên kết, nếu muốn tới mục nào đó bạn phải ấn CTRL và nháy vào mục cần liên kết. Bạn nên hủy bỏ dấu kiểm ở mục này để sử dụng siêu liên kết cho tiện lợi. III. THẺ PRINT Để kiểm soát chế độ in văn bản: -Đánh dấu vào ô Draft out put \OK: Nếu ta làm như trên chất lượng in sẽ kém. Vì đây là chức năng in thô, in nháp. Vì vậy ta không nên đánh dấu vào ô này. -Đánh dấu vào ô Allow A4 / Letter Paper resizing\OK: Trong 1 số trường hợp khi bạn đánh số trang cho văn bản, khi nhìn thấy thì rất rõ, khi in lại không ra số trang, bạn hãy vào Tool\ Options\Print và đánh dấu ở ô Allow A4 / Letter Paper resizing\OK. -Đánh dấu vào ô Documents Properties\OK: Khi in hết tài liệu máy sẽ đùn thêm 1 trang nữa trong đó có các thông tin tóm tắt về tài liệu, người cài máy tính rất tốn giấy và mực. Huỷ dấu chọn trong ô Documents Properties\OK ta sẽ tiết kiệm hơn về kinh tế. -Đánh dấu vào ô Print Data only forms\OK: Đây là một cách hay nếu ta không cho người khác in trên máy tính của mình, để đỡ mất lòng, ta đánh dấu vào mục này và người khác in chỉ ra tờ giấy trắng.Cách khắc phục: Tool\ Options\Print hủy dấu ở ô Print Data only forms\OK. In lại bình thường. -Đánh dấu vào ô Reverser print order\OK: Nếu ta làm như trên có nghĩa là ta đã thiết lập chức năng in ngược. Thí dụ nếu văn bản của tôi có 10 trang, bình thường khi in sẽ cho bạn kết quả in từ trang 1 đến trang 10 nay từ trang 10 đến 1. IV. THẺ SAVE Để sao lưu văn bản: Trong thẻ này bạn lại phải chọn thêm 2 tùy chọn: - Chọn Always create backup copy: Đây là một tính năng hấp dẫn của MS Word 2003. Nó cho phép bạn tạo ra nhiều bạn dự phòng mỗi lần bạn đóng cửa sổ làm việc Word. Cái này khác với chức năng save Version trong Word. - Chọn Save Autorecover info every: đặt thời gian tự động lưu dữ liệu. Bạn chọn tùy chọn này và xác định thời gian cho chương trình tự Save lại thay đổi khi bạn làm việc. Cái này cứu được rất nhiều người khi họ gặp sự cố cúp điện. Tôi chọn 5 phút là lưu 1 lần! Chắc ăn. Ta có một số thuộc tính khác của thẻ: -Đánh dấu vào ô Always create backup copy/ OK: Đây là chức năng sao lưu dữ liệu, khi ta đánh một văn bản máy sẽ tự động tạo một bản sao thứ 2 phòng khi ta mất bản gốc vẫn có thể khôi phục lại được. - Đánh dấu vào ô Allow Fast save/ OK: Đây là chức năng lưu nhanh, nếu văn bản thường xuyên sửa chữa sẽ tốn nhiều dung lượng mặc dù văn bản chỉ có vài trang và không thể copy vào đĩa mềm. Ta nên tắt bỏ chức năng này. - Đánh dấu vào ô Allow background saves/ OK: chức năng tạo bản sao lưu. - Đánh dấu vào ô Save word files: Đây là tuỳ chọn cho phép ta ghi văn bảnở dạng nào để phù hợp với các máy khác cài đặt word cũ hoặc ghi các định dạng khác nhau. [...]... thay đổi vào trong văn bản của bạn Khi hộp thoại Compare and Merge Documents xuất hiện, bạn chọn file Word thứ 2 muốn so sánh, sau đó ấn vào nút Merge Chú ý rằng Nút Merge có 3 lựa chọn: -Merge: Trộn vào văn bản thứ 2 -Merge into current document: Trộn vào văn bản thứ 1 -Merge into new document: Trộn 2 văn bản vào một văn bản mới Sử dụng chức năng Compare and Merge Documents trong Microsoft Word để... bản quá dài thì việc tìm được sự khác nhau giữa văn bản cũ và mới sẽ là điều thực sự khó khăn Thực tế trong Word có một công cụ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc tìm ra điểm khác nhau giữa 2 văn bản Trong Word 2003, sau khi mở văn bản cũ, chọn Compare and Merge Documents từ menu Tools và chọn văn bản mới Chúng ta có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm... sánh 2 văn bản: Trong 2003, bạn vào Tools | Compare and Merge Documents Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản Quá trình còn lại là giống với Word 2000 Khi hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn Word sẽ giúp bạn... Compare and Merge Documents trong Microsoft Word để so sánh hai sáng kiến kinh nghiệm này Sau khi có được kết quả cụ thể thì việc góp ý với giáo viên B sẽ thuận lợi hơn rất nhiều Nhóm em xin trình bày các buớc sau: Bước 1 : Mở một trong hai tài liệu muốn so sánh nội dung Ví dụ : Mở tài liệu có tên là File goc, như sau : Bước 2 : Vào menu Tools \ Compare and Merge Documents : - Xuất hiện hộp thoại Compare. .. cho nhấp nháy Nháy vào Format\Font\Text Effects chọn 1 trong các mục dưới ô Animations\Default\ Yes Nếu chưa thấy có tác dụng bạn vào Tool\ Options\View đánh dấu vào ô Animated text bấm OK Muốn bỏ chức năng chữ nhấp nháy khó chịu bạn vào Tool\ Options\View hủy dấu ở ô Animated text bấm OK Muốn hủy triệt để bạn vào Format\Font\Text\ Effectt chọn None trong ô Animation\Defautt\Yes Chức năng hoạt cảnh sẽ... SECURITY Nhãn này có chức năng bảo vệ văn bản như thiết lập mật khẩu, không cho đọc, chống sửa,… VIII THẺ SPELLINGS& GRAMMAR Để thiết lập những thông tin về kiểm tra lỗi chính tả văn bản: Những ai thường xuyên soạn thảo văn bản bằng tiếng Anh ắt hẳn sẽ rất thích với tính năng tự động kiểm tra lỗi chính tả mà Word hỗ trợ, thế nhưng tính năng này lại vô dụng khi bạn nhập liệu bằng tiếng Việt, và như thế tất... nên bỏ mục này.Đây là chức năng kiểm tra lỗi tiếng anh Nếu đánh tiếng việt sẽ có đường gợn sóng màu đỏ răng cưa dưới chữ Ta nên huỷ bỏ dấu chọn ở mục này và mục Check grammar as you type IX THẺ USER INFORMATION Dùng để chỉnh thông tin người sử dụng: Để hiệu chỉnh tính năng này bạn vào chọn Tools > Options, chọn thẻ User Information, tại đây bạn nhập tên và các thông tin khác vào các ô tương ứng Nhấp... ở ghi chú trong quá trình thao tác văn bản -Never: không muốn xuất hiện ở ô ghi chú trong suốt quá trình thao tác văn bản -Only for comments/ Formatting: xuất hiên ô ghi chú đối với những lời chú giải và thao tác thay đổi trong văn bản, còn nhưng dong văn bản bị xóa đi sẽ hiển thị với đường kẻ gạch ngang qua Phần 2: Compare and merge document Một người dùng nào đó đã mở văn bản của bạn và chỉnh sửa... phục: Muốn cho xuất hiện thanh cuốn dọc ta vào Tool\ Options\View đánh dấu vào ô Vertical Scrol bar\OK -Đánh dấu vào ô Picture Placeholders\OK: Khi ta chèn tranh trong Word 2003 ta phải làm như sau: Insert\Picture\ClipArt Thanh công cụ ClipArt hiện ra ở bên phải màn hình Ta nháy vào nút có chữ Go các bức tranh sẽ hiện ra Nháy vào một bức tranh mà ta muốn để chèn vào văn bản, nhưng ta chỉ thấy một khung... chữ bạn nhập vào đều bị hiểu lầm là sai chính tả, biểu thị bằng đường răng cưa ở dưới chữ trông thật mất thẩm mỹ -Check Spellings as you type: Để kích hoạt tính năng kiểm tra lỗi chính tả Bạn nên chọn mục này, bởi lẽ nếu nó được chọn thì những từ viết tắt và những thiết lập kiểm tra lỗi chính tả trên hộp thoại AutoCorrect mới có tác dụng -Check grammar as you type: để kích hoạt tính năng kiểm tra . TÀI: Tìm hiểu chức năng Compare and Merge Documents và tùy chỉnh thiết lập trong Word (Tools/Options) GVHD: NGUYỄN THANH TÙNG Lớp HP: 212701803 TP. Hồ Chí Minh, tháng 6 năm 2010 PHẦN 1 Chức năng. NGHỆ THÔNG TIN oOo TIỂU LUẬN MÔN: TIN HỌC ỨNG DỤNG ĐỀ TÀI: Tìm hiểu chức năng Compare and Merge Documents và tùy chỉnh thiết lập trong Word (Tools/Options) GVHD: NGUYỄN THANH TÙNG Lớp HP:212701803. (kéo và thả văn bản) thì bạn sẽ không dùng được chức năng kéo và thả. -Bỏ dấu trong ô Use the INS key For Paste/ OK điều gì sẽ sảy ra? Đây là chức năng dùng phím Insert để dán cái đã cắt vào