Tìm hiều chức năng đặt tên khối động (Dynamic Range) và ứng dụng

Đặt tên các phạm vi (đặt tên cho khối) nằm trong số các tính năng mạnh mẽ nhất của Excel, đặc biệt là khi được sử dụng như là nguồn gốc phạm vi cho các điều khiển danh sách, PivotTables, hoặc biểu đồ. Vấn đề phát sinh ở đây là khi các nội dung của một danh sách thay đổi thường xuyên sẽ là một vấn đề để xác định lại tên các phạm vi của bạn mọi lúc khi có thông tin được ghi thêm vào hoặc gỡ bỏ. Giải pháp là tạo ra một phạm vi sẽ tự động điều chỉnh dựa trên số lượng của các mục trong danh sách.

LỜI NÓI ĐẦU

Đặt tên các phạm vi (đặt tên cho khối) nằm trong số các tính năng mạnh mẽ nhất của Excel, đặc biệt là khi được sử dụng như là nguồn gốc phạm vi cho các điều khiển danh sách, PivotTables, hoặc biểu đồ Vấn đề phát sinh ở đây

là khi các nội dung của một danh sách thay đổi thường xuyên sẽ là một vấn

đề để xác định lại tên các phạm vi của bạn mọi lúc khi có thông tin được ghi

thêm vào hoặc gỡ bỏ Giải pháp là tạo ra một phạm vi sẽ tự động điều chỉnh

dựa trên số lượng của các mục trong danh sách.

Bạn có thể tạo ra các phạm vi năng động, có tên, tự động mở rộng để bao gồm các thông tin mới hoặc hợp đồng tùy theo số lượng các hạng mục.Khi các mục mới được thêm vào phạm vi sẽ tự động được mở rộng.Đó chính là chức năng đặt tên khối động (dynamic range) trong excel.Để thực hiện được chức năng này chúng ta cần tìm hiểu về cách đặt tên khối cũng như ứng dụng của các hàm offset và counta trong excel.

ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN 14

CHƯƠNG 1.GIỚI THIỆU VỀ HÀM OFFSET TRONG EXCEL

1)CÔNG DỤNG

Trả về tham chiếu đến một vùng nào đó, cách một ô hoặc một dãy ô một khoảng cáchvới số dòng hoặc số cột được chỉ định trước Chúng ta có thể chỉ định số dòng, số cộtcủa vùng tham chiếu trả về

2)CÚ PHÁP

o =OFFSET(reference, rows, cols, height, width)

Trong đó:

o reference : là vùng tham chiếu làm cơ sở cho hàm (làm điểm xuất phát) để

tạo vùng tham chiếu mới reference phải chỉ đến một ô hoặc một dãy ô liêntục, nếu không hàm sẽ trả về lỗi #VALUE!

o rows : là số dòng bên trên hoặc bên dưới reference, tính từ ô đầu tiên (ô ở góc

trên bên trái) của reference Ví dụ nếu rows là 3, sẽ có 3 dòng trả về và nằmbên dưới reference Khi rows là số dương thì các dòng trả về nằm bên dướireference, khi rows là số âm thì các dòng trả về nằm bên trên reference

o cols : là số cột bên trái hoặc bên phải reference, tính từ ô đầu tiên (ô ở góc

trên bên trái) của reference Ví dụ nếu cols là 4 sẽ có 4 cột trả về và nằm bênphải của reference Khi cols là số dương thì các cột trả về nằm bên phảireference, khi cols là số âm thì các cột trả về nằm bên trái reference

o height : là số dòng của vùng tham chiếu cần trả về Height phải là số dương

o width : là số cột của vùng tham chiếu cần trả về Width phải là số dương

3) MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ HÀM OFFSET

Làm ví dụ trong hình 2

Trong ô C16 ta điền công thức:=sum(offset(C10,3,2,3,1)

CHƯƠNG 2.GIỚI THIỆU VỀ HÀM COUNTA TRONG EXCEL

 Cho bảng tính excel như sau:

Trong ô A6 ta ghi : =counta(A2:B5) sẽ cho ra kết quả là 6 vì trong vùng (A2:B5)

có 6 ô chứa dữ liệu.

Trong ô A7 ta ghi :=counta(A2:A6).Sau khi nhấn phím Enter sẽ cho ra kết quả là

4 vì từ ô A2 đến A6 có 4 ô chứa dữ liệu.

CHƯƠNG 3.TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG ĐẶT TÊN KHỐI

ĐỘNG(DYNAMIC RANGE) TRONG EXCEL

1)Tìm hiểu về cách đặt tên khối trong excel

Trong quá trình làm việc với excel,nhiều khi chúng ta cần chọn và đặt tên cho một khối trong trang bảng tính để thuận tiện cho việc tính toán ,dễ dàng lập các công thức giữa các trang bảng tính(hay còn gọi là các sheet),đặt biệt là sử dụng trong các hàm tìm kiếm.

LƯU Ý:

Tên của một khối mang tính chất duy nhất trong workbook ,không thể có hai khối khác nhau trong cùng một workbook mà có tên giống nhau.

a) Cách đặt tên khối trong excel

Để đặt tên cho khối ta có thể thực hiện theo hai cách:

Cách 1:

-Chọn khối cần đặt tên

-Kích vào kí hiệu mũi tên trong ô name box

-Đánh tên muốn đặt cho khối đã chọn

-Nhấn phím Enter để xác nhận.

Cách 2:

-Chọn khối cần đặt tên

-Vào Ínert / name /define

-Đánh tên muốn đặt cho khối đã chọn trong ô Names in workbook tương ứng với Vùng đã chọn trong ô Refers to

-Sau đó chọn OK

b) MỘT SỐ VÍ DỤ ĐẶT TÊN KHỐI TRONG EXCEL

2)TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG ĐẶT TÊN KHỐI ĐỘNG TRONG EXCEL

Khi đã đặt tên cho một khối trong một Sheet thì ta có thể sử dụng tên của khối đó trong các công thức hàm trên cả workbook.Nhưng trường hợp đặt ra ở đây là khi

các dữ liệu của khối đó có thể thay đổi thì tên khối chỉ đúng cho khối đã chọn trước đó chứ không có ý nghĩa với các thông tin thêm vào hay lấy ra trong khối Vì vậy chúng ta cần phải thực hiện chức năng đặt tên cho khối động để cho khi cá mục mới được thêm vào thì phạm vi của khối được chọn đặt tên trước đó sẽ tự động được mở rộng theo.

a) Các bước thực hiện đặt tên khối động

B1:Chọn dòng đầu tiên của khối cần đặt tên

B2: Vào Insert/name/define

B3: Gõ tên khối vào ô Names in workbook

B4: Sử dụng kết hợp hàm OFFSET và COUNTA để chỉ ra phạm vi đặt tên cho khối động trong ô Refers to.

Chọn> Insert Name> Define

1 Nhập tên cho phạm vi, ví dụ như NameList

2 Trong hộp Refers to, hãy nhập một công thức Offset định nghĩa kích thước phạm vi, dựa trên

số lượng các hạng mục trong cột, ví dụ như:

= OFFSET (Sheet1! $ A 1,0,0, COUNTA $ (Sheet1! $ A: $ A), 1)

Trong ví dụ này, danh sách là trên Sheet1, bắt đầu từ ô A1

Những lập luận được sử dụng trong chức năng Offset này là:

1 Tham chiếu ô: Sheet1! $ A $ 1

Ví dụ 2: Giả định rằng có không quá 101 dòng dữ liệu trong bảng tính

Để đặt tên khối động gồm 4 cột :STT,MÃ HÀNG,TÊN HÀNG,ĐVT ta thực hiện như sau:

Trên thực tế trong 1 sheet có đến 65536 dòng ,vì vậy khi điền dữ liệu cho hàm

COUNTA ta chỉ cần nhấp chuột chọn hết tất cả các dòng có trong 1 Sheet

Ví dụ 3:

Hinh2Hinh1

Để đặt tên động cho khối được chon như ở Hinh1 ta cũng thực hiện tương tự các bước như ví dụ ở trên Công thức trong ô Refers to là:

=OFFSET(Sheet1!$A$15:$D$15,0,0,COUNTA(Sheet1!$A$15:$d$65536))

Ví dụ 4

1 Tháng Bán hàng

2 Jan 10

3 Tháng hai 20

4 Làm hư 30

1. Nhấp vào tab Formulas

2. Trong nhóm Tên Defined, nhấp vào Tên Manager

3. Click vào New

4. Trong hộp Name, gõ Ngày.

5. Trong Đề cập đến hộp, loại văn bản sau, và sau đó kích OK:

CHƯƠNG 4.ỨNG DỤNG CỦA CHỨC NĂNG ĐẶT TÊN KHỐI ĐỘNG TRONG EXCEL

1)Bạn có thể tạo ra các phạm vi năng động,có tên,tự động mở tùy theo số lượng các hạng mục.

Dynamic được đặt tên các phạm vi không được liệt kê trong hộp Name,nhưng bạn có thể gõ tên trực tiếp và nhấn Enter để nhanh chóng lựa chọn các tế bào.

Có rất nhiều ứng dụng cho phạm vi năng động đặt tên và dưới đây là một số thông thường nhất:

Xác định tất cả dữ liệu trong 1 cột cụ thể

Xác định chỉ có dữ liệu số trong 1 cột cụ thể

Xác định toàn bộ bảng (thống nhất)

Ví dụ 1 - Xác định tất cả dữ liệu trong một cột cụ thể

Sử dụng một loạt các tên để xác định nguồn dữ liệu cho một biểu đồ cho

phép bạn nhanh chóng thêm nhiều dữ liệu hơn

Ví dụ này cho thấy bạn làm thế nào để tạo ra một loạt tên sẽ chứa một khối

liên tục của các tế bào không trống trong một cột cụ thể

Cho phép giả sử rằng bạn muốn tạo ra một biểu đồ cho các dữ liệu sau đây

Trong ví dụ này chúng tôi muốn để có thể xác định tất cả các tế bào có chứa

dữ liệu (tức là không được để trống)

Các COUNTA () trả về số lượng các tế bào không trống trong một loạt các

tế bào

Chức năng này cũng sẽ tính bất kỳ tế bào có chứa một chuỗi rỗng ""

Chọn (Insert> Name> Define) và gõ tên "ChartLabels" trong hộp văn bản

Tên Workbook

Nhập sau đây vào Đề cập Để hộp:

= OFFSET (Sheet1! $ B $ 2,0,0, COUNTA (Sheet1 B! $ $ 1: $ B $ 100),

Bấm OK để tạo ra nhiều tên

Bạn có thể kiểm tra xem những phạm vi có tên là tạo ra bằng cách gõ

"ChartLabels" trong tên của Box và nhấn Enter

Để kiểm tra rằng điều này có tên là phạm vi là trong thực tế năng động, loại

thành phố khác trong tế bào "B9" và kiểm tra các dải đặt tên một lần nữa

Ví dụ 2 - Xác định chỉ có các dữ liệu số trong một cột cụ thể

Các COUNT () chức năng trả về số giá trị số trong một loạt các tế bào Nếu bạn muốn tạo ra một loạt tên là năng động, bao gồm một khối liên tục

của chỉ số tế bào (không bao gồm bất kỳ văn bản sau khi các số), bạn

có thể sử dụng COUNT () chức năng thay cho COUNTA () chức năng Trong trường hợp này các ngày trong cột "B" là con số infact vì vậy nó sẽ là

thích hợp để sử dụng COUNT () chức năng

Chọn (Insert> Name> Define) và gõ tên "ngày" trong hộp văn bản Tên

Workbook

Nhập sau đây vào Đề cập Để hộp:

= OFFSET (Sheet1! $ B $ 3,0,0, COUNT (Sheet1 B! $ $ 1: $ B $ 100),

Bạn có thể kiểm tra xem những phạm vi có tên là tạo ra bằng cách gõ

"ngày" trong tên của Box và nhấn Enter

Để kiểm tra này có tên là phạm vi chèn một hàng dưới đây và nhập vào

dòng 8 ngày 2007/07/07

Ví dụ 3 - Xác định một toàn bộ bảng

Các ví dụ trước đây hai đã xác định số lượng các cột được truyền cho các

OFFSET () chức năng để được 1

Trong ví dụ này, chúng tôi muốn bao gồm toàn bộ bảng nên thay vì đi qua

trong 1, chúng ta cần phải bao gồm số lượng các cột trong bảng

Nếu bạn biết chính xác số lượng các cột trong bảng, bạn có thể nhập giá trị

này như là đối số cuối cùng

Nếu không bạn có thể dùng COUNTA () chức năng trong một cách tương tự

để trở về số lượng các cột trong bảng

Chọn (Insert> Name> Define) và gõ tên "WholeTable" trong hộp văn bản

Tên Workbook

Nhập sau đây vào Đề cập Để hộp:

= OFFSET (Sheet1! $ B $ 2,0,0, COUNTA (Sheet1 C! $ $ 1: $ C $ 100),

COUNTA (Sheet1! $ A $ 3: $ Z $ 3))

công thức này sử dụng cột "C" để có được chiều cao cần thiết và sử dụng

hàng 3 để có được chiều rộng cần thiết

Bạn có thể kiểm tra xem những phạm vi có tên là tạo ra bằng cách gõ

"WholeTable" trong Name Box và nhấn Enter

Để kiểm tra này được đặt tên mở rộng phạm vi các bảng xuống để bao gồm

một người khác và trên toàn để bao gồm tháng

Những điều cần nhớ



Khi chỉnh sửa các công thức trong một phạm vi có tên là không sử dụng

các phím mũi tên để điều động xung quanh Chỉ sử dụng con chuột

Nếu bạn không sử dụng các dấu hiệu đồng đô la để đại diện tham chiếu ô

tuyệt đối các chữ cái cột và số hàng này thường thay đổi ngẫu nhiên

để tham khảo tế bào khác

Lấy dữ liệu mẫu sau đây và tạo ra một biểu đồ cột Mặc dù không có dữ liệu cho tuần 5 và 6, các nhãn được bao gồm trong bảng xếp hạng của x-trục, bởi vì biểu đồ của nhiều nguồn dữ liệu là $ A $ 1: $ B $ 7

Từ menu Insert, chọn tên, sau đó chọn Define Hộp thoại này sẽ bật lên:

Trong hộp Tên Workbook, gõ một từ tên một cho phạm vi, bắt đầu với các tên

này, ví dụ như Sheet1! ChartValues

Lưu ý cho người sử dụng Excel 2007: Kỹ thuật này sẽ thất bại nếu Tên của

bạn bắt đầu bằng chữ "Bảng xếp hạng" Sử dụng một tên như ChtValues thay

thế

Trong Đề cập đến hộp, sử dụng chức năng OFFSET để tạo ra một phạm vi đó là

một trong những cột rộng, và chứa hàng số lượng bằng số các mục trong cột B, trừ đi 1 (đối với cột Nhóm)

Trong ví dụ này, công thức là:

= OFFSET (Sheet1! $ B $ 1,1,0, COUNTA (Sheet1! $ B: $ B) -1,1) Tiếp theo, tạo một tên năng động cho các nhãn

Từ menu Insert, chọn tên, sau đó chọn Define Trong hộp Tên Workbook, gõ

một từ tên một cho phạm vi, bắt đầu với các tên này, ví dụ như Sheet1!

ChartLabels

Lưu ý cho người sử dụng Excel 2007: Kỹ thuật này sẽ thất bại nếu Tên của

bạn bắt đầu bằng chữ "Bảng xếp hạng" Sử dụng một tên như ChtLabels thay

thế

Trong Đề cập đến hộp, sử dụng chức năng OFFSET để tạo ra một phạm vi đó là

một trong những cột bên trái của dãy ChartValues:

= OFFSET (ChartValues, 0, -1)

Cuối cùng, thay đổi nguồn dữ liệu của biểu đồ

Nhắp chuột vào dòng cột để chọn nó

Trong Bar thức, thay đổi các tham chiếu ô với các dãy đặt tên

Công thức mới trong ví dụ này là:

= SERIES (Sheet1! $ B $ 1, Sheet1 ChartLabels,! Sheet1!

ChartValues, 1)

Các biểu đồ sẽ tự động điều chỉnh để hiển thị các dữ liệu hiện có, và nhãn phù hợp với họ

Ví dụ 2

Ví dụ về một trang tính

Tạo hai tên dãy

1 Tới ribbon "công thức"

2 Click "Xác định tên"

Chỉnh sửa hàng loạt công thức

1 Nhắp chuột vào thanh biểu đồ

2 Hiệu chỉnh công thức này: "= SERIES (, Book3.xlsx! Tháng, Book3.xlsx Số,! 1)"

Chỉ cần tháng và số sẽ không làm việc ở đây, bạn cần phải loại excelfile đầu tiên, sau đó tên xác định (Nhìn vào công thức trên)

3 Nhấn Enter

Bây giờ, hãy thử gõ một tháng mới và một số Nhìn vào biểu đồ, nó sẽ tự động mở rộng

Ví dụ 4

Đặt tên động cho khối gồm 2 cột:THÁNG ,THU là “THÁNG”.Sau đó vẽ biểu đồ cột tương ứng.Chọn Insert/Chart.Trong ô Data Range ta ghi “THÁNG”.Sau đó thực hiện các bước tiếp theo như vẽ biểu đồ bình thường.

3) Sử dụng trong các công thức hàm giữa các Sheet

Ta đã đặt tên động cho khối gồm 4 cột là LOẠI PHÒNG,CỘT TRỐNG,ĐGT,ĐGN

là “LOẠI _PHÒNG”.Khi đó công thức ghi ở ô J7 là:

=VLOOKUP(LEFT(E7,3),LOẠI_PHÒNG,3,0)

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1.GIỚI THIỆU VỀ HÀM OFFSET TRONG EXCEL 2

1)CÔNG DỤNG 2

2)CÚ PHÁP 2

3) MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ HÀM OFFSET 3

CHƯƠNG 2.GIỚI THIỆU VỀ HÀM COUNTA TRONG EXCEL 5

1.CÔNG DỤNG 5

2 CÚ PHÁP 5

3 MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ HÀM COUNTA 5

CHƯƠNG 3.TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG ĐẶT TÊN KHỐI ĐỘNG(DYNAMIC RANGE) TRONG EXCEL 6

1)Tìm hiểu về cách đặt tên khối trong excel 6

a) Cách đặt tên khối trong excel 6

b) MỘT SỐ VÍ DỤ ĐẶT TÊN KHỐI TRONG EXCEL 7

2)TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG ĐẶT TÊN KHỐI ĐỘNG TRONG EXCEL 7

a) Các bước thực hiện đặt tên khối động 8

b)Một số ví dụ đặt tên khối động trong excel 8

CHƯƠNG 4.ỨNG DỤNG CỦA CHỨC NĂNG ĐẶT TÊN KHỐI ĐỘNG TRONG EXCEL 11

1)Bạn có thể tạo ra các phạm vi năng động,có tên,tự động mở tùy theo số lượng các hạng mục 11

2) Vẽ biểu đồ động 14

3) Sử dụng trong các công thức hàm giữa các Sheet 20