Tìm hiểu chức năng Insert Field và Insert Reference trong Word

Tìm hiểu chức năng Insert Field và Insert Reference trong Word Một mục lục là một danh sách gồm các tiêu đề chính trong một tài liệu. Bạn có thể sử dụng một mục lục để xem tổng quan các chủ đề được thảo luận trong một tài liệu. Nếu bạn tạo một tài liệu trong một trang web, bạn có thể đặt mục lục trong một khung web để bạn có thể dễ dàng định hướng qua tài liệu.

I Tìm hiểu lệnh Insert  Reference

để bạn có thể dễ dàng định hướng qua tài liệu

b Tạo một mục lục

Cách dễ dàng nhất để tạo một mục lục là sử dụng các dạng cấp độ phác thảo cài sẵn hoặc Heading Style Nếu bạn đã sử dụng các dạng cấp độ phác thảo hoặc Heading Style cài sẵn, hãy thực hiện những bước sau đây:

1 Nhấp vào nơi mà bạn muốn chèn mục lục

2 Trên menu Insert, trỏ vào Reference, và nhấp vào Index and Tables

3 Nhấp Tables of Contents

4 Để sử dụng một trong các thiết kế có sẵn , nhấp chọn một kiểu thiết kế có sẵn trong hộp Formats

5 Chọn bất kì các tùy chọn mục lục khác mà bạn muốn

Nếu bạn hiện không sử dụng các cấp độ phác thảo hoặc các style cài sẵn, hãy thực hiện những điều sau đây:

1 Tạo một mục lục từ các cấp độ phác thảo:

2 Trên menu View, trỏ vào Toolbars và nhấp vào Outlinings

3 Chọn tiêu đề chính đầu tiên mà bạn muốn xuất hiện trong bản mục lục

4 Trên thanh công cụ Outlining, chọn cấp độ phác thảo mà bạn muốn kết hợp với đoạn được chọn

5 Lặp lại bước 2 và 3 cho mỗi tiêu đề chính mà bạn muốn đưa vào mục lục

6 Nhấp vào nơi mà bạn muốn chèn mục lục

7 Nhấp Table of Contents

8 Để sử dụng một trong các kiểu thiết kế, nhấp một kiểu thiết kế trong hộp Formats

9 Chọn bất kì tùy chọn mục lục khác mà bạn muốn

Tạo một mục lục từ các Styles tùy ý

Nếu bạn đã áp dụng các Style tùy ý vào các tiêu đề chính, bạn có thể xác định các xác lập Style mà bạn muốn Microsoft sử dụng khi nó tạo mục lục

1 Nhấp vào một nơi mà bạn muốn chèn mục lục

2 Trên menu Insert, trỏ vào References, và nhấp Index and Tables

3 Nhấp Table of Contents

4 Nhấp Options

5 Bên dưới Avaitable styles, tìm một style mà bạn đã áp dụng các tiêu đề chính trong tài liệu của bạn

6 Bên dưới TOC level, nằm bên phải tên style, nhập một số từ 1 đến 9 để chỉ định cấp

độ mà bạn muốn Heading Style đó tượng trưng cho

Ghi chú:Nếu bạn muốn sử dụng chỉ các style tùy ý, hãy loại bỏ các số cấp độ TOC cho

các style cài sẵn, chẳng hạn như Heading 1

7 Lặp lại các bước 5 và 6 cho mỗi Heading Style mà bạn muốn đưa vào mục lục

Sử dụng hộp Mark Table of Contents để chèn các trường TOC vào các tài liệu của bạn

1 Chọn phần text đầu tiên mà bạn muốn đưa vào mục lục

2 Nhấn Alt + Shift +O

3 Trong hộp Level, chọn cấp độ và nhấn Mark

4 Để đánh dấu các mục nhập bổ sung, chọn Text, nhấp vào hộp Entry và nhấp Mark Khi bạn hoàn tất việc bổ sung các mục nhập, nhấp Close

5 Nhấp vào nơi mà bạn muốn chèn mục lục

6 Trên menu Insert, trỏ vào References, và nhấp Index and Tables

7 Nhấp Table of Contents

8 Nhấp Options

9 Trong hộp Table of Contents Options, chọn hộp kiểm Table entry fields

10 Hủy chọn các hộp kiểm Style và Outline Level

I.1.2 Xóa một mục lục

1 Trên menu View, trỏ vào Toolbars, và nhấp vào Outlining

2 Trên thanh công cụ Outlining, nhấp Go to TOC Mục lục được chọn

3 Nhấp Delete

 Bạn cũng có thể chọn mục lục bằng tay và nhấn Delete

 Để xóa một mục lục cho một khung Web, bạn phải đặt điểm chèn bên trong khung

có chứa một mục lục Để xóa toàn bộ khung, nhấp Delete Frame trên thanh công cụ Frames

I.1.3 Xử lý sự cố mục lục

Bạn có thể thực hiện thay đổi đối với tài liệu nhưng các thay đổi không xuất hiện trong các mục lục Nếu bạn thêm, xóa, di chuyển, hiệu chỉnh các tiêu đề chính hay text khác trong một tài liệu, nhấp Update TOC trên thanh công cụ Outlining để cập nhật một mục lục

VD: Bạn nên thực hiện điều này nếu bạn hiệu chỉnh một tiêu đề chính hoặc di chuyển

nó sang một trang khác

Để hiển thị thanh công cụ Outlining, nhấp phải kất kì thanh công cụ và sau đó nhấp Outlining

{TOC} xuất hiện thay vì mục lục

Một mục lục được chèn trong tài liệu của bạn dưới dạng các trường

Nếu bạn thấy một thứ gì đó tương tự như {TOC} thay vì mục lục, thì trường đang được hiển thị thay cho kết quả của trường Để xem kết quả của mục lục, chọn toàn bộ trường mục lục kể cả các dấu ngoặc{} và sau đó nhấn Shift +F9

Bạn thấy “Error! Bookmark not defined” thay vì số trang

Bạn cần cập nhật lại mục lục, nhấp Update TOC trên thanh công cụ Oulining

Ghi chú: Nếu bạn có nhiều mục lục trong tài liệu, hãy đặt điểm chèn bên trong mục lục trước khi bạn nhấp Update TOC

Bỏ qua các tiêu đề chính được định dạng bằng các heading style cụ thể.

Bạn cũng có thể loại bỏ một tiêu đề chính( ví dụ một tiêu đề sách) ra khỏi các mục lục

mà không thay đổi heading style của nó Trên menu Insert, trỏ vào Reference, nhấp Index and Table, và sau đó nhấp tab Table of Contents Nhấp Options, và sau đó xóa số của style thích hợp trong hộp TOC level Chú ý rằng tất cả các text được định dạng bằng heading style này được bỏ qua khỏi mục lục

I.1.4 Thay đổi diện mạo của mục lục , Index

1 Insert  Reference  Index and Tables và sau đó nhấp tab mà bạn muốn

2 Trong hộp Formats, nhấp From template, và sau đó nhấp Modify

3 Trong hộp Style, nhấp Style mà

bạn muốn thay đổi, và sau đó

nhấp Modify

4 Để thêm định nghĩa style mới vào

template của bạn, chọn hộp Add

I.2 Tạo tài liệu với các Footnote và Endnote

I.2.1 Bàn về chèn ghi chú

Các Footnote và Endnote được sử dụng trong cac tài liệu để giải thích, bình chú hoặc cung cấp các tham khảo cho text trong một tài liệu, hay dùng để trích dẫn các nguồn thông tin…

Một Footnote hoặc Endnote gồm 2 phần liên kết:

 Dấu tham khảo ghi chú (một số, một kí tự, hoặc một tổ hợp kí tự…)

 Text ghi chú tương ứng

I.2.2 Tạo Footnote và Endnote

a Tạo Footnote và Endnote

Chuyển sang khung xem Normal, Print Layout hoặc Web Layout và theo các bước sau:

 Đặt điểm chèn ở vị trí mà bạn muốn dấu

tham khảo ghi chú xuất hiện

 Chọn Insert  Reference  Footnote Hộp

thoại Footnote And Endnote được minh họa

trong hình sau:

 Trong Location, chọn:

Footnote : tạo ghi chú ở cuối trang

Endnote:tạo ghi chú ở cuối tài liệu

 Chọn Bottom Of Page: để đặt các

footnote ngay trên lề đáy trên trang vốn bao gồm dấu tham khảo ghi chú

 Below Text : để đặt các footnote

ngay dưới khung viền text sau cùng trên một trang ngắn của text

 Trong khung Format:

Number Format: kiểu đánh số

Custom Mark hoặc nhấp Symbol: chọn các ký hiệu đánh dấu tùy ý

Start at: bắt đầu từ số mấy

Numbering:

 Countinous: Chèn các số liên tiếp hoặc các kí hiệu trong định dạng đánh số được chọn

 Restart Each Section : khởi động lại hoạt động đánh số footnote , sử dụng số Start At

mà bạn đã chỉ định tại mỗi phần nhấp

 Restart Each Page : Khởi động lại hoạt động đánh số, sử dụng số Start At mà bạn đã chỉ định, tại mỗi nhấp trang

Chọn một tùy chọn Apply Changes To

Nhấp Insert để đóng hộp thoại Footnote And Endnote

Khi bạn chèn một ghi chú trong một tài liệu , Word chèn dấu tham khảo ghi chú mà bạn

đã chỉ định và sau đó:

Trong các khung xem Normal và web Layout, Note Pane mở Gõ nhập text của ghi chú bên cạnh dấu tham khảo ghi chú Sau đó bạn có thể nhấn F6 để di chuyển điểm chèn vào cửa sổ tài liệu ở vị trí mà ơ đó bạn đã chèn ghi chú theo cách này , cả Note Pane và cửa

sổ tài liệu xuât hiện trên màn hình cùng thời điểm , như vậy bạn có thể nhìn thấy trong hình 10.2 Bạn có thể làm việc trong khung này bằng cách đặt lại điểm chèn hoặc với chuột hoặc bằng cách nhấn phím F6 Bạn cũng có thể nhấp Close để ẩn Note Pane và trở về tài liệu Chèn một ghi chú khác hoặc chọn Viewfootnote để hiển thị lại Note Pane

Trong khung xem Print Layout , điểm chèn di chuyển đến vị trí thực mà ở đó ghi chú này sẽ xuất hiện trong tài liệu Gõ nhập text của ghi chú và sau đó nhấn Shift + F5 hoặc nhấp đôi số tham khảo của ghi chú để trở về vị trí mà bạn chèn dấu tham khảo ghi chú trong tài liệu

di chuyển trỏ chuột và ghi chú này biến mất Nếu bạn không hài lòng với vị trí các ghi chú, các tham khảo ghi chú và cách mà các tham khảo này được đánh số, bạn có thể thực hiện những thay đổi

VD: Bạn có thể thay đổi định dạng của các ghi chú được đánh số tự động để viết hoa hoặc viết thường các ký tự, các chữ số La Mã hoặc một danh sách các ký hiệu, Word sử dụng trong một mẫu tập hợp Bạn cũng có thể chỉ định một vị trí cho vị trí của các ghi

chú trong tài liệu Những thay đổi bất kì mà bạn thực hiện để các ghi chú xuất hiện được

áp dụng cho tất cả các footnote hoặc endnote trong tài liệu

b Để thay đổi cách mà các footnote và endnote xuất hiện, sử dụng các bước sau:

Chọn số tham khảo ghi chú, toàn bộ tài liệu hoặc phần đặc biệt mà bạn muốn thay đổi Chọn Insert  Reference  Footnote để hiển thị hộp thoại Footnote And Endnote được minh họa trong hình 10.1

Chọn một số Number Format, Custom Mark, Start At khác hoặc kiểu Numbering

c Nếu bạn muốn chuyển đổi một Footnote thành Endnote hoặc ngược lại

Chọn một tùy chọn khác trong vùng Location của hộp thoại này Bạn có thể chuyển đổi trường hợp này, hoặc bạn có thể chuyển đồi toàn bộ chúng Nếu bạn muốn thay đổi tất

cả chúng , nhấp Convert để mở hộp thoại Convert Notes Chọn các tùy chọn sau:

 Convert All Footnote To Endnote : Thay đổi tất cả các footnote thành endnote

 Convert All Endnotes To Footnotes: Thay đổi tất cả các Endnote thành Footnote

 Swap Footnotes And Endnotes dồng thời thay đổi tất cả Footnote thành Endnote và tất cả các endnote thành footnote

 Nhấp OK trong hộp thoại Convert Notes và sau đó nhấp Insert trong hộp thoại Footnote And Endnote để cả hai chèn một ghi chú trong định dạng mới và thay đổi tất cả các ghi chú có sẵn cho định dạng mới này

I.2.3 Chỉnh sửa các Footnote và Endnote

Lúc này bạn có các footnote và endnote được tán xạ suốt text, bạn có thể cần hiệu chỉnh một trong các ghi chú Có nhiều cách để kích hoạt một ghi chú để bạn có thể hiệu chỉnh nó:

 Nhấp đôi dấu tham khảo bất kì trong khung xem Normal để mở Note Pane tại đáy của màn hình Tất cả các ghi chú của cùng loại xuất hiện trong khung này – chỉ cuộn đến một khung mà bạn hiệu chỉnh, thực hiện những thay đổi và nhấp Close

 Nếu bạn đang tìm kiếm một ghi chú chuyên biệt trong khung xem Normal, nhấp nút Select Browse Object trên thanh cuộn thẳng đứng, chọn Go To, chọn Footnote hoặc Endnote, gõ nhập số dấu tham khảo mà bạn đang tìm kiếm và chọn Go To Điểm chèn tự động di chuyển tới ghi chú trong Note Pane

 Di chuyển điểm chèn vào vùng ghi chú trong khung xem Print Layout và chọn text

mà bạn muốn hiệu chỉnh Gõ nhập text mới để thay thế text được chọn

 Để thay đổi hoạt động đánh số hoặc kí hiệu dấu tùy ý, nhấp đôi dấu tham khảo bất

kỳ trong xem Normal để mở Note Pane tại đáy của màn hình Sau đó chọn Insert 

Reference  Footnote để bạn có thể thay đổi việc đánh số hoặc ký hiệu dấu tùy ý Nhấp Apply để áp dụng thay đổi và đóng hộp thoại.

Thủ thuật:

Nếu bạn đang thay đổi một dấu tham khảo ghi chú và biết bạn phải gõ nhập lại text ghi chú, tại sao không chọn text và sao chép nó vào Clipboard trước? Khi bạn đã chỉnh sửa dấu tham khảo, bạn có thể chỉ dán text này ngược về vào Note Pane

I.2.4 Xóa các ghi chú

Khi bạn muốn xóa các ghi chú hoàn toàn, nhấp trước hoặc sau dấu tham khảo và nhấn Backspace hoặc Delete hai lần – lần thứ nhất chọn dấu tham khảo và lần thứ hai chọn cả hai dấu và ghi chú Xóa text bên trong Note Pane hoặc tại đáy hoặc phần cuối của tài liệu không xóa dấu tham khảo trong tài liệu này

I.3 Tạo các tham khảo chéo

I.3.1 Bàn về việc tạo các tham khảo chéo

Sử dụng các tham khảo chéo để tham khảo để tham khảo text hoặc các đối tượng ở vị trí khác trong tài liệu Các tham khảo chéo được sử dụng để tự động duy trì các tham chiếu trong một tài liệu cập nhất qua hiệu chỉnh

VD: Bạn có thể hướng dẫn một độc giả xem một đoạn trong một phần khác: “xem “ Employee Benefits” trong phần 5 để có thêm thông tin” nếu Employee Benefits được di chuyển đến phần 4 sau đó, bạn có thể bảo đảm rằng độc giả này sẽ vẫn nhìn vào đúng vị trí, vì tham khảo chéo sẽ được cập nhật khi Employee Benefits được di chuyển

Các tham khảo chéo có thể được liên kết với các Bookmark , các tiêu đề, các hạng mục

số, các endnote ,các footnote , các phương trình, các số , các bảng…và bạn có thể chọn cách mà tham chiếu này xuất hiện trong tài liệu Nếu bạn muốn tham khảo một tiêu đề, bạn có thể nhờ tham khảo chéo này chỉ định text thực của tiêu đề, số trang ở vị trí mà text này được tìm thấy hoặc chỉ từ “ bên trên” hoặc “bên dưới”

I.3.2 Để chèn một tham khảo chéo trong một tài liệu, sử dụng các bước sau:

1 Đối với một tham khảo chéo text, gõ nhập text thích hợp trước khi đặt ở vị trí mà bạn muốn chèn tham khảo chéo này Ví dụ, gõ nhập See page và sau đó nhấn spacebar để chèn một khoảng trống

2 Chọn Insert > Reference > Reference để hiển thị hộp thoại Reference

Cross-3 Chọn kiểu hạng mục mà tham chiếu này sẽ tham khảo trong danh sách xổ xuống Reference Type Trong hình, Bookmark được là kiểu tham chiếu được chọn, một

danh sách các hạng mục vốn gõ nhập trong tài liệu này xuất hiện trong hộp danh sách.

4 Chọn hạng mục trong hộp danh sách For Whích mà tham khảo chéo này sẽ tham khảo

5 Chọn những gì bạn muốn bao gồm trong tham chiếu trong danh sách xổ xuống Insert Reference To Hạng mục này sẽ được chèn ở vị trí điểm chèn trong tài liệu

Ví dụ, chọn Page Number để có số trang của hạng mục được chọn trong bước 4 xuất hiện bên cạnh text tùy biến

6 Chọn Insert để chèn tham khảo chéo này

7 Lặp lại các bước trên để chèn nhiều tham khảo chéo như cần thiết và sau đó nhấp Close để trở về tài liệu

Các tham khảo chéo được chèn dưới dạng các trường trong tài liệu Theo mặc định, các kết quả của các mã trường xuất hiện Nếu bạn muốn xem mã trường thực, nhấp phải trường này chọn Toggle Filed Codes Để hiển thị tất cả các kết quả của mã trường, nhấp phải lại trường này và chọn Toggle Field Codes

Ghi chú

Các lệnh Field Code không xuất hiện trên menu tắt nếu các mã trường này chứa một lỗi ngữ pháp, chẳng hạn như không có khoảng trắng giữa mã trường và dấu chấm của câu trước Bạn phải sửa lỗi ngữ pháp trước khi Word hiển thị menu tắt với các lệnh Field Code

I.4 Lệnh Insert  Caption

Bạn có thể thay đổi nhãn chú thích và dạng số cho các loại thành phần khác nhau

VD: Table II, Equation 1-A

Hoặc bạn có thể thay đổi nhãn cho một hoặc nhiều chú thích

VD: Thay đổi “ table 6” thành “Figure 6”

Bạn cũng có thể tạo một nhãn chú thích mới chẳng hạn “Photo” Nếu sau đó bạn bổ sung, xóa hoặc di chuyển các chú thích, bạn có thể dễ dàng cập nhật tất cả số chú thích cùng một lúc.

I.4.2 Thêm chú thích

Thực hiện một trong những điều sau đây:

a Tự động thêm các chú thích khi bạn chèn các table, hình, phương trình hoặc các đối tượng khác.

Trên menu Insert, trỏ Reference, và sau đó nhấp Caption

Nếu bạn muốn thêm nhiều text hơn vào chú thích, nhấp sau chú thích và nhập text mà bạn muốn

b Tự động thêm các table, hình, phương trình hoặc các đối tượng khác hiện có.

 Chọn thành phần mà bạn muốn thêm một chú thích vào đó

 Trên menu Insert, trỏ Reference , và sau đó nhấp Caption

 Trong danh sách Label, chọn nhãn vốn mô tả đối tượng một cách tốt nhất chẳng hạn như một hình hoặc một phương trình Nếu danh sách không cung cấp nhãn chính xác, nhấp New label, gõ nhập nhãn mới trong hộp Label, sau đó nhấp OK

 Chọn bất kì tùy chọn khác mà bạn muốn

Ghi chú : Microsoft Word chèn các chú thích dưới dạng text, nhưng nó chèn số chú

thích trình tự dưới dạng một trường.Nếu chú thích của bạn tương tự như {SEQ Table\* ARABIC, Word} hiển thị các mã trường thay vì các kết quả trường Để xem các kết quả trường, nhấp ALT + F9, hoặc nhấp phải mã trường và sau đó nhấp Toggle Field Codes