1. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG PIVOT TABLE TRONG EXCEL
1.5. Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable
Excel có một số công cụ được thiết kế đặc biệt cho các báo cáo PivotTable. Bạn sẽ thấy những công cụ này trên Ribbon Options và Design, xuất hiện khi có một PivotTable được kích hoạt.
Hình 1 - Khi kích hoạt một PivotTable, bạn sẽ thấy có thêm Ribbon Options và
Design
Tìm hiểu PivotTable Field List
Có lẽ công cụ mà bạn sẽ phải đụng đến thường xuyên nhất khi làm việc với PivotTable là Field List. Bạn dùng Field List để chỉ ra loại dữ liệu nào sẽ được đưa vào báo cáo PivotTable, và sắp xếp chúng trong báo cáo.
Khi vừa ra lệnh tạo mới một PivotTable, người dùng sẽ có một báo cáo rỗng. Khi đó, PivotTable Field List hiển thị tất cả những Field có trong dữ liệu nguồn. Đây là một ví dụ:
Hình 2 - Một PivotTable mới tinh, phía bên phải là PivotTable Field List, chưa có field nào được chọn
Để thêm một field nào vào trong báo cáo PivotTable, bạn chỉ cần đánh dấu vào hộp kiểm ngay bên cạnh tên field. Excel sẽ thêm field đó vào một trong 4 vùng nằm ở phần dưới của PivotTable Field List.
Bốn vùng này là:
1. Report Filter: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được dùng để lọc toàn bộ dữ liệu nguồn. Nói cách khác, PivotTable chỉ hiển thị những dữ liệu nào thỏa mãn điều kiện của Report Filter.
2. Columns Label: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được dùng làm tiêu đề cột cho báo cáo PivotTable.
4. Values: Những Field nào được thêm vào trong vùng này sẽ được tính tổng theo mặc định và hiển thị trên vùng nội dung chính (main body) của PivotTable, nói cách khác, đây chính là những thống kê từ dữ liệu nguồn, mà bạn muốn có khi sử dụng PivotTable.
Khi người dùng đánh dấu kiểm vào một field nào đó, làm sao Excel biết người dùng muốn đem field đó vào vùng nào ? Đơn giản chỉ là: nếu field chỉ chứa những dữ liệu là số, thì nó sẽ được đem vào trong vùng Values, còn nếu field có chứa những loại dữ liệu khác (text, ngày tháng...) thì nó sẽ được đem vào trong vùng Row Labels. Tuy nhiên, việc Excel đem field vào trong vùng nào thì không quan trọng. Bởi vì bạn có thể di chuyển các field từ vùng này sang vùng khác, nếu thấy cần thiết.
Xem ví dụ sau đây: Hình 2 minh họa một PivotTable cùng với Field List của nó. Hãy lướt qua các vùng đã đánh số trong hình, tương ứng với 4 vùng của Field List vừa trình bày ở trên.
1. Region được đặt trong vùng Report Filter, và nó nằm trong vùng Filter của báo cáo (ở trên cao, góc trái), có chức năng lọc toàn bộ dữ liệu nguồn.
2. Date được đặt trong vùng Row Labels, và nó là các tiêu đề hàng của báo cáo PivotTable.
3. Store được đặt trong vùng Column Labels, và nó là các tiêu đề cột của báo cáo PivotTable.
4. Camping (chính xác hơn, là Sum of Camping) được đặt trong vùng Values, và nó là các dữ liệu đã được lọc ra trong báo cáo PivotTable.
...
