2.1. Khái niệm về Consolidate.
Có nhiều người cho rằng Consolidate là Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn giống nhau, nhưng không hẳn là như vậy, chính xác hơn Consolidate là tính năng kết hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, với các phép tính khác nhau ( cộng, đếm ... ). Vì nếu ta kết hợp theo hàng và cột cố định thì quả thật Consolidate là " Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn giống nhau", nhưng nếu kết hợp theo nhãn mác thì nó lại là tổng hợp và kết hợp thông tin của nhiều nguồn khác nhau.
Vậy, có thể nói lệnh Data/Consolidation cho phép chúng ta tổng hợp một hoặc nhiều vùng dữ liệu khác nhau có cùng thiết kế cơ sở dữ liệu
2.2. Cách sử dụng Consolidate.
Hiện nay có nhiều phần mềm dùng cho công tác tổng hợp kế toán, giúp cho công việc kế toán tổng hợp được nhanh, gọn. Tuy vậy cũng có không ít Doanh nghiệp còn tổng hợp kế toán bằng thủ công (không dùng phần mềm) nên công việc kế toán tổng hợp cuối kỳ rất tốn nhiều thời gian, công sức. Lệnh Data - Consolidate trong Excel là công cụ tổng hợp số phát sinh thật nhanh, chính xác, áp dụng thích hợp cho các Doanh nghiệp nhỏ.
Giả sử trong kỳ báo cáo, các bút toán phát sinh được nhập trong một Sheet có sẵn nào đó. Cuối kỳ kế toán phải tổng hợp số phát sinh các bút toán trên để lập thành Bảng tổng hợp số phát sinh để trên cơ sở bảng này lên Bảng cân đối tài khoản. Để lên Bảng tổng hợp số phát sinh ta dùng lệnh Data – Consolidate, lệnh này sẽ tổng hợp số phát sinh từng tài khoản phát sinh nợ, phát sinh có của từng tài khoản tại Bảng nhật ký chung (khối nguồn) và cho kết quả tại Bảng tổng hợp số phát sinh (khối đích).
2.3. Cách thực hiện lệnh Consolidate trong Excel.
1. Tạo bảng thống kê, bảng thống kê là một khung gồm Row header hoặc Column header, hoặc cả hai.
• Column header: chứa tên các field muốn thống kê, trong đó cột đầu tiên là cột làm điều kiện thống kê.
• Row header: chứa giá trị muốn thống kê
2. Đánh dấu chon bảng thống kê
3. Chọn lệnh Data -> Consolidate -> Xuất hiện hộp thoại Consolidate
• Function: chọn phép thống kê.
• Reference: địa chỉ của bảng cơ sở dữ liệu muốn thống kê, click nut Add. Nếu có nhiều bảng dữ liệu thì click nút Add để thêm vào khung All references.
• Click nút Browse để chọn dữ liệu ở tập tin khác
• Use labels in: chọn column header và row header theo mẫu của bảng thống kê.
• Create links to source data: bảng dữ liệu thống kê liên kết với dữ liệu nguồn nếu mục này được check, khi dữ liệu nguồn thay đổi thì dữ liệu trong bảng thống kê cũng thay đổi theo.
Lưu ý: Khi chọn địa chỉ của bảng dữ liệu ta đánh dấu từ cột chứa giá trị làm Row header.
2.4. Các vấn đề cần lưu ý khi sử dụng lệnh Consolidate.
1. Consolidation tổng hợp dữ liệu theo tiêu đề cột đầu tiên và tiêu đề dòng đầu tiên. Điều này thích hợp cho các bạn theo dõi công nợ, hàng hóa, ... theo từng sheet khác nhau nhưng cấu trúc CSDL lại giống nhau. Ví dụ, chúng ta thiết kế như sau: Khách hàng A bao gồm: Cột A: Ngày, Cột B: Mặt hàng, cột C: Số lượng, cột D: tiền, Cột E: nợ, Cột F: Còn lại, Các Khách hàng B, C, D ... chúng ta cũng thiết kế giống như thế: ngày, mặt hàng, số lượng, tiền, nợ, còn lại... phải giống từng chút một. Chúng ta
2. Các vùng dữ liệu phải bằng nhau số cột và giống y chang dòng tiêu đề.
3. Khi chọn Fuction thông thường chúng ta chọn là hàm Sum. Tuy nhiên, consolidation còn có những hàm cơ bản khác như count, max, min... Do vậy, nếu cơ sở dữ liệu không phải là number thì chúng ta không nhất thiết phải chọn hàm Sum. Còn nếu cơ sở dữ liệu bao gồm cả kiểu text và number, tốt nhất là bạn nên chọn hàm count, sau đó cột nào là số bạn thay thế toàn bộ bằng hàm Sum. Sau đó, bạn có thể dùng chức năng Format\Autoformat để bảng báo cáo chúng ta đẹp hơn.
4. Có một điểm cần lưu ý khi dùng chức năng này xong thì trên bảng báo cáo có thể có vài điểm chỉ định không đúng địa chỉ. Do ở dữ liệu nguồn có vài ô trống không có dữ liệu. Và khi thực hiện, mặc dù, số tổng vẫn đúng, nhưng chi tiết có thể sai. Muốn cho chính xác, các ô trống ở các sheet nguồn các chúng ta nên có dữ liệu (thực tế thì không), chẳng hạn cột tiền nợ, có Khách hàng thì có nợ, Khách hàng khác thì không. Xin đề xuất trước khi báo cáo, bạn Replace tất cả các ô trống bằng dấu "-" chẳng hạn. Thì trên báo cáo dòng nào của Khách hàng đó sẽ đúng.
Nếu chỉ tổng hợp trên một vùng dữ liệu, thì không nhất thiết phải dùng chức năng này. Nếu thiết kế nhiều vùng (sheet) cho từng đối tượng, thì Consolidation quả là sự lựa chon tốt nhất.
PHẦN C. KẾT LUẬN
Qua quá trình nghiên cứu cho bài tiểu luân này, nhóm em với mục đích là làm rõ một số khía cạnh về bản chất và cách sử dụng hiệu quả hơn về các ứng dụng PivotTable và Consolidate trong Excel. Hy vọng với đề tài này sẽ giúp các bạn dễ dàng hơn trong việc tiếp cận với môi trường làm việc Microsoft Excel cũng như các ứng dụng trong việc thống kê dữ liệu trong hoc tập, công việc,…được hoàn thành một cách nhanh chóng và tốt nhất.
Trong quá trình nghiên cứu tiểu luận ắt hẳn không thể tránh khỏi những thiếu sót, sai lầm nhất định. Mong thầy và các bạn bỏ qua đồng thời bổ sung, góp ý để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn!
DANH SÁCH NHÓM
STT HỌ VÀ TÊN MSSV LỚP
1 Phan Thị Kiều Trang 09073321 ĐHKT5A 2 Trần Hương Thảo Nguyên 09081591 ĐHKT5A
TÀI LIỆU THAM KHẢO
* Một số giáo trình:
- Giáo trình Tin Học Ứng Dụng; tác giả: Th.S Trần Duy Vũ, Ngọc Lan; NXB: ĐH Công Nghiệp TP HCM – khoa Kế toán – Kiểm toán; xuất bản năm 2009.
- Giáo trình Tin Học Văn Phòng, Nguyễn Tiến – Nguyễn Văn Hoài – NXB Giáo Dục.
- Giáo trình Tin Học Văn Phòng, Trung tâm Công Nghệ Thông Tin, trường ĐH Công Nghiệp TP HCM.
* Một số tài liệu từ các trang Web:
- http://www.webketoan.vn/
-http://www.google.com.vn/