Mỗi nhà tuyển dụng có những công cụ sàng lọc ứng viên khác nhau. Các công cụ sàng lọc thông thường đó là:
Ø Quan điểm điểm dụng (thường xuất phát từ triết lý kinh doanh của công ty và quan điểm cá nhân của nhà tuyển dụng)
Ø Thông báo tuyển dụng: các yêu cầu cụ thể cho vị trí tuyển dụng Ø Phỏng vấn qua điện thoại
Một số tiêu chí sàng lọc hồ sơ cụ thể:
Ø Quan điểm tuyển dụng
- Hồ sơ “dũng cảm”, dám đặt thẳng vấn đề, dám ứng tuyển vào các vị trí cao, khó khăn
- Tuyển những người có năng lực, ý chí mà không quan trọng bằng cấp
- Ứng viên ít thay đổi nơi làm việc
- Ứng viên dù thay đổi nơi làm việc nhưng vị trí sau ngày càng cao hơn vị trí trước
- Ứng viên có nhiều thành tích
- Ứng viên mới tốt nghiệp, trẻ tuổi (tuyển dụng để huấn luyện)
- Ứng viên đã có kinh nghiệm, được đào tạo bài bản (tuyển dụng để làm được việc ngay)
- Hợp tuổi
- Nhân thân tốt
- Tướng mạo phù hợp
- Lương thấp/phù hợp đặc thù công ty
Ø Thông báo tuyển dụng:
- Bạn là người luôn có giải pháp trước mọi vấn đề?
- Bạn là người thích ra quyết định và chịu trách nhiệm với quyết định của mình?
- Bạn sẵn sàng đi công tác xa?
- Bạn đã thành công ở một nhãn hiệu mạnh?
- Các điều kiện khác: tuổi, bằng cấp, số năm kinh nghiệm …
Ø Sàng lọc qua điện thoại:
- Xác định rõ hơn thông tin về lý lịch
- Kiểm tra vài kỹ năng quan trọng
- Đánh giá khả năng giao tiếp qua điện thoại
Chỉ khi nào ứng viên đạt một số yêu cầu tối thiểu mới được nhà tuyển dụng mời tham dự phỏng vấn chính thức. Tùy thuộc vào quy trình tuyển dụng, số lượng ứng viên đạt yêu cầu, tính chất quan trọng của vị trí tuyển dụng hay các điều kiện về thời gian, không gian mà nhà tuyển dụng lựa chọn các hình thức phỏng vấn phù hợp.
Một số hình thức phỏng vấn phổ biến:
a. Phỏng vấn trực tiếp:
Nhà tuyển dụng trao đổi trực tiếp với ứng viên về các thông tin liên quan đến vị trí tuyển dụng. Tùy theo số lượng ứng viên được phỏng vấn trong một lần mà có thể phân chia thành 2 hình thức phỏng vấn trực tiếp sau:
Ø Phỏng vấn cá nhân:
Một người phỏng vấn 1 ứng viên
Nhiều người phỏng vấn 1 ứng viên (còn gọi là phỏng vấn hội đồng)
Với các vị trí quan trọng, nhà tuyển dụng thường sử dụng hình thức phỏng vấn hội đồng để có nhiều ý kiến đánh giá về ứng viên tại một thời điểm. Thông thường sẽ có một người điều khiển chính cuộc phỏng vấn, đó là người đặt câu hỏi cho bạn nhiều nhất. Tuy nhiên đôi khi người có ảnh hưởng nhiều hơn có thể chính là người chỉ quan sát và lắng nghe câu trả lời của bạn. Điều bạn nên làm trong cuộc phỏng vấn này là làm chủ được cảm xúc của mình, giữ thái độ bình tĩnh. Khi trả lời câu hỏi, bạn hãy nhìn vào người trả lời và đưa ra các câu trả lời ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc nhưng không quên quan sát thái độ của những người còn lại.
Ø Phỏng vấn nhóm:
Một người phỏng vấn nhóm ứng viên Nhiều người phỏng vấn nhóm ứng viên
Hình thức phỏng vấn này giúp cho nhà tuyển dụng có sự so sánh trực tiếp về kiến thức, kỹ năng và thái độ giữa các ứng viên với nhau. Trên hồ sơ, những ứng viên cùng tham gia phỏng vấn có các điều kiện gần như tương đồng với bạn. Không cướp lời ứng viên khác, không trả lời khi chưa được mời, không chê bai ý kiến của ứng viên khác là điều cơ bản bạn phải tuân thủ. Nhưng điều quan trọng hơn hết là bạn phải gây ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng bằng sự khác biệt, độc đáo của mình.
b. Phỏng vấn gián tiếp
Khi việc gặp gỡ ứng viên trực tiếp để phỏng vấn không thuận lợi do yếu tố thời gian, khoảng cách địa lý thì nhà tuyển dụng có thể đề nghị phỏng vấn thông qua các phương tiện thông tin liên lạc.
Ø Phỏng vấn qua điện thoại
Ø Phỏng vấn qua phần mềm ứng dụng như Skype, Zalo, Viber …
Một số cuộc phỏng vấn gián tiếp được báo trước, khi đó bạn có nhiều thời gian để chuẩn bị nội dung cũng như hồ sơ cần thiết. Đôi khi những cuộc phỏng vấn qua điện thoại bất ngờ đến với bạn. Nếu thời điểm trả lời không phù hợp, bạn hãy cho người gọi biết và đề nghị một thời điểm khác. Khi trả lời phỏng vấn qua điện thoại, bạn cần chọn nơi không có tiếng ồn để có thể nghe đầy đủ các thông tin. Nhớ tên người gọi sẽ giúp cho khoảng cách giữa hai bên thu hẹp lại. Câu trả lời của bạn cần ngắn gọn, rõ ràng và lịch sự. Bạn cần ghi chép lại những thông tin quan trọng, nhất là thông tin về cuộc hẹn phỏng vấn trực tiếp với nhà tuyển dụng.
c. Phỏng vấn tạo áp lực (gây sốc)
Trong hình thức phỏng vấn này, nhà tuyển dụng sẽ đưa ứng viên vào các tình huống khó khăn, bất ngờ để đánh giá phản ứng của họ. Các tình huống có tính chất gây sốc từ nhẹ đến nặng. Các câu hỏi gây sốc có mục đích thử phản xạ, quan điểm, cách hành xử, kiểu thần kinh và nhận dạng điểm yếu của ứng viên. Một số tình huống gây sốc nhà tuyển dụng có thể tạo ra trong kiểu phỏng vấn này bao gồm:
Ø Sơ ý đổ ly nước vào người ứng viên Ø Đột nhiên quát tháo
Ø Để ứng viên ngồi trên ghế sắp gãy Ø Tạo tiếng ồn để ứng viên mất tập trung Ø Cố tình để ứng viên chờ lâu
Ø Hỏi nhiều vấn đề không liên quan rồi yêu cầu ứng viên tổng hợp Ø Tỏ vẻ không hiểu, yêu cầu ứng viên nhắc lại nhiều lần
Cách ứng xử phù hợp trong kiểu phỏng vấn này là giữ được bình tĩnh, không nóng vội hay tỏ ra bối rối, lúng túng. Nhà tuyển dụng cố tình đưa bạn vào tình thế khó khăn theo kịch bản đã được chuẩn bị để thử thách bạn. Vì thế bạn phải chứng tỏ cho họ thấy bản lĩnh của mình khi đối diện các vấn đề. Sự điềm tĩnh, tự tin sẽ giúp bạn sáng suốt đưa ra câu trả lời thích hợp. Đôi khi bạn cũng có thể tranh luận với nhà tuyển dụng để bảo vệ quan điểm của mình nhưng tránh cướp lời họ hay nóng giận.
d. Phỏng vấn hành vi
Trong hình thức phỏng vấn này, nhà tuyển dụng quan tâm nhiều đến cách xử lý các vấn đề trong quá trình làm việc trước đó của ứng viên. Thông qua đó, họ có thể dự đoán cách thức và kết quả công việc trong tương lai của ứng viên khi đảm nhận vị trí tuyển dụng. Nhà tuyển dụng sẽ hỏi bằng nhiều cách để biết rõ cách thức ứng viên đã thực hiện công việc trước đây như thế nào. Do đó, khi trả lời câu hỏi kiểu này, bạn cần cung cấp thông tin chi tiết về sự việc đã xảy ra, cách thức cụ thể bạn đã làm, những kỹ năng đã sử dụng để giải quyết vấn đề và kết quả đạt được.
3.3.2.Các vòng phỏng vấn
Số vòng phỏng vấn mà ứng viên sẽ phải trải qua tùy thuộc vào Quy trình tuyển dụng của mỗi công ty. Thông thường trước khi bước vào vòng phỏng vấn chính thức, các ứng viên phải vượt qua vòng sơ tuyển hồ sơ. Các ứng viên có hồ sơ dự tuyển đạt yêu cầu sẽ được nhà tuyển dụng liên hệ qua điện thoại để xác lập một cuộc phỏng vấn chính thức. Cơ bản mỗi ứng viên sẽ trải qua 2 vòng phỏng vấn trực tiếp với nhà tuyển dụng. Mỗi vòng phỏng vấn sẽ được thực hiện bởi những người khác nhau, với các mục đích và tiêu chí đánh giá khác nhau. Ứng viên cần biết rõ điều này để có sự chuẩn bị về mặt tâm lý lẫn nội dung trao đổi.
a. Phỏng vấn vòng 1
Đây là lần tiếp xúc chính thức đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Người phỏng vấn ở vòng này thông thường thuộc phòng Nhân sự, họ có thể là các nhân viên Tuyển dụng hoặc Trưởng phòng Nhân sự - tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng. Mục đích của cuộc gặp gỡ này chính là xác định mức độ phù hợp của ứng viên với công việc dự tuyển cũng như văn hóa công ty. Chính vì vậy, nội dung buổi phỏng vấn sẽ trao đổi tập trung vào Thái độ - Kỹ năng và Kiến thức của ứng viên. Những thông tin ứng
viên trình bày trong hồ sơ dự tuyển sẽ được đối chiếu với nội dung trả lời của ứng viên tương ứng với từng câu hỏi của nhà tuyển dụng. Do đó, mục tiêu quan trọng cần phải đạt được của ứng viên là tạo dựng một ấn tượng ban đầu tốt đẹp trong đánh giá của nhà tuyển dụng. Việc tạo ấn tượng đẹp ngay từ đầu sẽ giúp cho ứng viên có nhiều lợi thế khi gây được thiện cảm ở người phỏng vấn. Để làm được điều này, người tham dự phỏng vấn cần lưu ý những vấn đề sau:
Ø Đúng giờ: đến sớm ít nhất 15 phút so với giờ được hẹn. Trong lúc chờ đợi, ứng viên có thời gian nghỉ ngơi, quan sát và ghi nhận nhiều thông tin thực tế về công ty dự tuyển.
Ø Trang phục: hình ảnh ứng viên trong trang phục công sở lịch sự, ngay thẳng sẽ luôn được đánh giá tốt. Riêng trong lĩnh vực nghệ thuật hay thời trang thì yếu tố sáng tạo, cá tính trong trang phục của ứng viên lại được đánh giá cao. Đi kèm với trang phục là phụ kiện, trang sức, trang điểm, nước hoa, giày dép …Người tham dự phỏng vấn cần chú ý những yếu tố trên để củng cố hình ảnh, tác phong của một ứng viên chuyên nghiệp.
Ø Hồ sơ: hồ sơ là hình ảnh đại diện của ứng viên, vì thế cần được chuẩn bị đầy đủ, sạch đẹp. Các loại giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ cần được giữ ngay thẳng, sắp xếp theo thứ tự thời gian. Lỗi chính tả, góc giấy cong, nhàu nhĩ là những điểm trừ mà ứng viên có thể tránh được nếu có sự chuẩn bị tốt về hồ sơ. Ø Kỹ năng giao tiếp: cách trình bày nội dung câu trả lời có ảnh hưởng lớn đến
đánh giá của nhà tuyển dụng tương đương như nội dung. Chính vì vậy, người tham dự phỏng vấn cần có kỹ năng trình bày lưu loát, mạch lạc, logic cùng thái độ tự tin. Thái độ ngập ngừng, rụt rè, hay tự cao trong cách trả lời câu hỏi, xử lý tình huống đều mang lại điểm trừ. Bên cạnh sự chuẩn bị về nội dung trao đổi, ứng viên cần chú ý về tư thế, cử chỉ trong quá trình giao tiếp. Thông qua những yếu tố này, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên về thái độ, tính cách cũng như sự phù hợp với văn hóa riêng của công ty.
Ø Kinh nghiệm: có nhiều kinh nghiệm liên quan đến công việc dự tuyển là một lợi thế rất lớn của ứng viên. Tuy nhiên, nếu chưa có kinh nghiệm làm việc trực tiếp trong lĩnh vực ứng tuyển, ứng viên có thể đề cập đến những kinh nghiệm,
kỹ năng đã tích lũy trong các công việc bán thời gian, công tác xã hội, hoạt động đoàn thể …Điều cần lưu ý là khi trình bày, ứng viên phải chứng minh cho nhà tuyển dụng nhận thấy sự cần thiết và hữu ích của những kinh nghiệm, kỹ năng đó cho công việc dự tuyển.
Ø Kiến thức, kỹ năng chuyên môn: sự am hiểu về kiến thức và giỏi về kỹ năng chuyên môn cũng là thế mạnh của ứng viên trong phỏng vấn. Nếu có cơ hội, ứng viên phải thể hiện được thế mạnh của mình. Thông thường người nghe của ứng viên trong vòng phỏng vấn này không phải bao giờ cũng hiểu hết các thuật ngữ chuyên môn của tất cả các lĩnh vực. Vì thế ứng viên cần lưu ý cách dùng từ, diễn giải sao cho phù hợp với người nghe. Mặt khác, thiếu sự chân thật trong nội dung trả lời là con đường nhanh nhất để ứng viên tự đưa mình đến sự thất bại. Nhà tuyển dụng có nhiều cách để kiểm tra tính chân thật, sự chính xác trong nội dung ứng viên trình bày.
Ở vòng này, ứng viên phải cạnh tranh với khá nhiều đối thủ, vì vậy việc tận dụng cơ hội để lại ấn tượng tốt đẹp với người phỏng vấn là việc rất quan trọng. Những vấn đề nhà tuyển dụng đề cập đến thoạt nghe có vẻ không liên quan đến công việc, nhưng bạn phải luôn ý thức trả lời rõ ràng, mạch lạc. Bên cạnh sự phù hợp về năng lực chuyên môn của ứng viên với yêu cầu công việc, nhà tuyển dụng còn tìm kiếm sự phù hợp với văn hóa công ty. Quan điểm nghề nghiệp, các giá trị, đạo đức nghề nghiệp cũng là yếu tố quan trọng được xem xét trong vòng phỏng vấn này.
Kết thúc buổi phỏng vấn, ứng viên cần gửi đến nhà tuyển dụng lời cảm ơn
chân thành vì đã dành thời gian phỏng vấn. Ứng viên cũng có thể chủ động hỏi nhà tuyển dụng về thời gian nhận được kết quả phỏng vấn nếu điều này chưa được đề cập trong buổi trao đổi. Nếu thật sự quan tâm đến vị trí này, ứng viên nên gửi email (thư điện tử) cảm ơn nhà tuyển dụng một lần nữa để tạo ấn tượng tốt.
Thông thường từ 3 - 7 ngày sau khi phỏng vấn vòng 1 ứng viên sẽ nhanh chóng nhận được kết quả (có thể sớm hơn nếu công ty đang cần người gấp). Khi nhận được kết quả, ứng viên không nên quên gửi đến nhà tuyển dụng lời cảm ơn chân thành một lần nữa, cho dù kết quả đạt hay không. Nếu được mời phỏng vấn lần hai, ứng viên cần hỏi rõ các thông tin liên quan như: người phỏng vấn, nội dung trao đổi, hồ sơ, thời gian, địa điểm …Nếu nhận được lời từ chối, ứng viên có thể đề nghị nhà tuyển
dụng cho biết những điểm chưa phù hợp để rút kinh nghiệm, khắc phục để làm tốt hơn ở lần phỏng vấn sau.
b. Phỏng vấn vòng 2
Người phỏng vấn ở vòng này thông thường là người quản lý trực tiếp của vị trí tuyển dụng. Nội dung trao đổi trong vòng này liên quan đến các công việc cụ thể mà ứng viên sẽ làm nếu như trúng tuyển. Trong vòng phỏng vấn này, người phỏng vấn tập trung xem xét, đánh giá về sự thành thạo kỹ năng, sự am hiểu chuyên môn nghiệp vụ cũng như khả năng phát triển trong ngành nghề của ứng viên. Chính vì thế, ứng viên cần thể hiện một cách thuyết phục sự phù hợp của bản thân với yêu cầu công việc. Với những yêu cầu công việc cao hơn khả năng hiện tại của bản thân, ứng viên không nên chủ quan cho rằng chỉ cần cố gắng sẽ hoàn thành tốt. Điều nhà tuyển dụng đánh giá cao là sự tự nhận thức đúng đắn của ứng viên về năng lực của họ cũng như sự cầu thị và dám chấp nhận thử thách. Nếu yêu cầu công việc vượt quá khả năng, lời từ chối đôi khi được đánh giá cao hơn sự ngộ nhận, ảo tưởng về khả năng thực tế của bản thân.
Tùy theo Quy trình tuyển dụng của công ty, việc thực hiện các bài kiểm tra chuyên môn (test) có thể tiến hành trong vòng phỏng vấn lần 1 hoặc 2. Và cũng tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng mà việc thực hiện bài kiểm tra chuyên môn có được đưa ra hay không. Thông thường ở các vị trí tuyển dụng là Nhân viên, Chuyên viên sẽ có bài kiểm tra chuyên môn được xây dựng bởi bộ phận quản lý công việc của vị trí đó. Ở các vị trí tuyển dụng cao hơn, đặc biệt ở các vị trí quản lý cấp cao, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên viết kế hoạch làm việc cụ thể (working plan).
Ở vòng phỏng vấn này, ứng viên thu hẹp lại về số lượng, tuy nhiên chất lượng