Tùy vào cách thức gửi hồ sơ của ứng viên tới nhà tuyển dụng mà có thể chọn cách sắp xếp trình bày cho phù hợp. Ứng viên phải đọc kỹ yêu cầu của nhà tuyển dụng trong việc nhận hồ sơ cũng như các yêu cầu về loại giấy tờ và hướng dẫn về cách sắp xếp giấy tờ để thực hiện cho đúng.
Với cách gửi trực tiếp hay qua đường bưu điện, khi hoàn chỉnh xong các loại giấy tờ theo yêu cầu, tất cả các giấy tờ trên được đựng trong một túi hồ sơ. Túi hồ sơ bạn có thể mua sẵn hoặc tự làm nhưng phải đảm bảo đủ lớn để không phải gấp các giấy tờ, điều này tránh cho giấy tờ bị nhàu nát hay bị rách. Bên ngoài túi có ghi đầy đủ thông tin ứng viên và tên các loại giấy tờ có bên trong.
Hồ sơ bên trong được sắp theo thứ tự giấy tờ ghi ngoài hồ sơ. Không có quy tắc chung cho việc sắp xếp thứ tự các loại giấy tờ nhưng cách liệt kê và sắp xếp thông thường theo thứ tự ưu tiên từ cao xuống thấp. Thứ tự thông thường là: Thư ứng tuyển, Lý lịch (CV), Thư giới thiệu (nếu có), Bằng cấp…Thông tin ứng viên ghi bên ngoài hồ sơ bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại và địa chỉ liên lạc. Đặc biệt nên ghi rõ vị trí mà bạn muốn ứng tuyển. VD: Nguyễn Thu Hiền - Ứng tuyển Nhân viên kinh doanh Bất động sản. Điều này giúp việc phân loại nhanh hơn, nghĩa là hồ sơ sẽ đến được gần hơn với vị trí cần tuyển người.
Trường hợp hồ sơ được gửi qua email, ứng viên cần đặt tên tập tin đính kèm rõ ràng, có thể đặt tên tập tin là CV kèm theo tên của ứng viên, ví dụ CV-ThuHien thay vì CV. Ngoài ra, do đặc thù của việc gửi hồ sơ tìm việc qua email bạn có thể scan và ghép các loại giấy tờ như thư ứng tuyển, sơ yếu lý lịch, ảnh chụp các bằng cấp, chứng minh nhân dân và các giấy tờ liên quan vào một tập tin duy nhất, sau đó lưu file này dưới dạng file PDF để cố định form các văn bản của mình, tránh tình trạng chạy chữ. Lưu ý, cần trình bày sao cho đẹp mắt vì đó chính là một minh chứng cho ưu điểm “Kỹ năng soạn thảo văn bản tốt” mà bạn có thể đã ghi trong CV.
Ngoài ra, trong một số trường hợp khác, ứng viên có thể nộp hồ sơ dự tuyển dưới dạng các tập tin riêng lẻ, nhưng phải nén trong một tập tin *.zip hoặc *.rar. Tốt nhất là *.zip vì định dạng này mặc định đã được Windows hỗ trợ, chứ không cần cài đặt chương trình giải nén khác, do đó sẽ tiện hơn cho nhà tuyển dụng. Lưu ý, nếu chọn cách này, bạn phải đặt tất cả các tập tin vào một thư mục đã đặt tên cụ thể, như
HoSoUngTuyen-ThuHien, rồi sau đó mới nén thư mục này. Tất nhiên, bạn phải đặt số thứ tự cho các tập tin như yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Chẳng hạn: 1.ThuUngTuyen-ThuHien.doc, 2.CV-ThuHien.doc, 3.CMND-ThuHien.jpg, 4.Anh3x4-ThuHien.jpg, 5.BangDaiHoc-ThuHien.jpg...vv.
Một bộ hồ sơ đầy đủ được trình bày cẩn thận về cả hình thức và nội dung sẽ gây ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng. Điều này chứng tỏ ứng viên là người cẩn thận, có trách nhiệm và nghiêm túc trong quá trình tìm kiếm việc làm.