2.2.1 Khái niệm
Sơ yếu lý lịch là một văn bản tóm tắt và liệt kê quá trình học tập, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc và các thông tin liên quan của một cá nhân có thể được xem như một phần quan trọng nhất trong hồ sơ tìm việc làm. Sơ yếu lý lịch là thuật ngữ được sử dụng trong các văn bản hành chính về quản lý cán bộ công chức. Theo Khoản 2, Điều 7, của Nghị định Số: 03/2014/NĐ –CP về danh mục Hồ sơ đăng ký dự tuyển của người lao động có định nghĩa bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu
quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân cán bộ, công chức và các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức. Sơ yếu lý lịch do cán bộ, công chức quy định tại khoản 1 Điều này và các tài liệu bổ sung khác của cán bộ, công chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xác minh, chứng nhận.
Sơ yếu lý lịch thường được xem xét đầu tiên bởi nhà tuyển dụng khi nhận hồ sơ của một ứng viên; nó đóng vai trò cung cấp thông tin quan trọng cho nhà tuyển dụng trong việc đánh giá năng lực và chọn lựa ứng viên.
Sơ yếu lý lịch thường được gọi tắt là CV (CV thực chất là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Curriculum Vitae”) hay Resume. Với các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp nước ngoài thì CV là thuật ngữ được dùng nhiều hơn. Trong các cơ quan nhà nước, mẫu lý lịch được quy định thống nhất theo mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, là mẫu sơ yếu lý lịch dành cho cán bộ công chức. Còn với doanh nghiệp hay các tổ chức khác, mẫu lý lịch sẽ do doanh nghiệp quy định hay tự ứng viên làm thực hiện, có thể có hoặc không yêu cầu phần thông tin về gia đình của ứng viên, cũng như có thể không yêu cầu xác nhận của các cơ quan quản lý địa phương.
2.2.2. Các kiểu Sơ yếu lý lịch
Căn cứ vào mục đích và đối tượng áp dụng, Sơ yếu lý lịch được chia thành nhiều nhóm khác nhau. Hai nhóm được chấp nhận rộng rãi đó là Lý lịch kiểu Mỹ (Resumé) và Lý lịch kiểu quốc tế (CV)
Lý lịch kiểu Mỹ (Resume): Là văn bản ngắn gọn từ một đến hai trang (thường gói gọn trong một trang), thích hợp với tuyển dụng kinh doanh thông thường. Resumé mô tả ngắn gọn, cô đọng và nhấn mạnh về thành tích đạt được của ứng viên. Khi gửi Resume thì không cần gửi kèm thư ứng tuyển (Cover Leter)
Lý lịch kiểu quốc tế (CV): CV là văn bản chi tiết hơn Resumé bao gồm quá trình học tập và làm việc của ứng viên được trình bày chi tiết có thể dài hơn vài trang; ngoài chứa thông tin về kinh nghiệm làm việc, quá trình giáo dục, các ấn bản, các giải thưởng đạt được,… nó còn có thể chứa thêm ví dụ về các công trình khoa học được thực hiện bởi ứng viên. CV kiểu này hay được các nhà tuyển dụng về nghiên cứu khoa học hay y khoa yêu cầu. Khi gửi CV, ứng viên nhất thiết phải gửi kèm theo
một thư ứng tuyển. Tùy mỗi quốc gia lại có các quy định khác nhau khi viết CV. Ở Mỹ CV có một số đặc điểm như: Không khuyến khích kèm ảnh chụp cá nhân trong CV, trừ ngành nghệ thuật biểu diễn hay các CV cho vị trí nghiên cứu khoa học thì liệt kê các sự kiện cũ nhất trước còn CV cho ngành khác thì liệt kê sự kiện mới nhất trước. CV thường được dùng chủ yếu khi bạn nộp hồ sơ tìm việc cho các vị trí liên quan đến học thuật, giáo dục, khoa học và nghiên cứu. Ngoài ra, bạn cũng có thể áp dụng CV trong hồ sơ xin học bổng tại Mỹ. Nếu bạn nộp hồ sơ tìm việc ở các nước Châu Âu, Trung Đông, Châu Phi, Châu Á, CV bao giờ cũng được yêu cầu nhiều hơn so với Resumé. Tại các nước nói tiếng Đức, CV luôn phải kèm theo hình ảnh chân dung của người viết…Những trường hợp ngoại lệ khi thực hiện CV như: Các nghệ sĩ có thể viết CV khá dài và có thể theo các định dạng sáng tạo không theo khuôn mẫu, và thêm thông tin về các biểu diễn hay trưng bày cá nhân hoặc theo nhóm.
Nhìn chung trên thế giới có sự phân biệt giữa CV và Resumé. Còn ở Việt Nam, chỉ có một hình thức là CV. Khi nộp đơn dự tuyển, ứng viên cần quyết định là sẽ làm hồ sơ tìm việc theo kiểu Resume hay CV. Điều này tùy thuộc vào mục đích tuyển dụng của doanh nghiệp và quan điểm, phong cách của người làm nhân sự tại doanh nghiệp đó. Điều quan trọng nhất là ứng viên nên làm đúng theo yêu cầu của nhà tuyển dụng trong việc chuẩn bị sơ yếu lý lịch. Mỗi vị trí ứng tuyển cần một cách trình bày khác nhau để liệt kê kinh nghiệm chuyên môn, bằng cấp và các hoạt động khác. Vì vậy bạn nên thiết kế theo cách riêng của bạn và với công ty mà bạn đang ứng tuyển. Ngoài ra, căn cứ theo kiểu viết lý lịch, người ta chia sơ yếu lý lịch thành bốn nhóm sau:
- Lý lịch kiểu kỹ năng: Kiểu lý lịch này thích hợp với những người có được kinh nghiệm quý báu qua nhiều công việc và khoá học không liên quan đến nhau. Nó đặc biệt phù hợp với sinh viên mới tốt nghiệp hoặc một người đang muốn thay đổi công việc. Lý lịch kiểu này tập trung vào khả năng hơn là công việc trước đây.
- Lý lịch theo trình tự thời gian: Kiểu lý lịch thẳng thắn này hữu ích với những người có kinh nghiệm làm việc ở những vị trí nói chung liên quan đến công việc họ muốn và không có sự ngắt quãng lớn về thời gian giữa các công việc. Nó bắt đầu bằng công việc gần đây nhất và tiếp tục đi ngược lại thời gian.
- Lý lịch kiểu chức năng: Làm nổi bật kinh nghiệm làm việc trước đây (không nhất thiết phải theo thời gian), trực tiếp cho thấy bạn đáp ứng được công việc đang ứng tuyển.
- Lý lịch kiểu hình tượng: Đôi khi được những người tìm việc trong lĩnh vực nghệ thuật như thiết kế và quảng cáo sử dụng. Kiểu này sử dụng các phông chữ, hình vẽ, màu sắc và cách bố trí để thể hiện tính sáng tạo cá nhân của người ứng tuyển.
Để có hình thức cho một CV ấn tượng với nhà tuyển dụng, ứng viên cần chú ý những vấn đề sau:
- Dùng nhiều từ chuyên ngành liên quan đến công việc trong CV
- Câu chữ trình bày rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu, các mục quan trọng bạn nên để chữ đứng, gạch chân hoặc in nghiêng để gây sự chú ý.
- Cỡ chữ để viết CV là 12, bạn có thể dùng font chữ Time New Roman hoặc Arial
- Trình bày hồ sơ trên hai trang giấy. Thông thường một hồ sơ không nên dài hơn hai trang giấy, trừ phi bạn có nhiều ưu thế và kinh nghiệm thật sự nổi bật.
- Sự khác biệt giữa CV – Sơ yếu lý lịch – Resume chính là mức độ chi tiết thông tin cá nhân của bạn
-
2.2.3 Các nội dung cơ bản của một sơ yếu lý lịch
Nắm được bố cục cơ bản của một CV, hiểu rõ nội dung từng phần thể hiện sẽ giúp bạn sở hữu CV ấn tượng, phù hợp yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Các nhà tuyển dụng có thể đưa ra các yêu cầu khác nhau về những nội dung cần có của một bản sơ yếu lý lịch nhưng thông thường, nội dung trong bản sơ yếu lý lịch đều có những mục sau đây:
v Thông tin cá nhân
Đây là các thông tin liên hệ của ứng viên bao gồm: họ và tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, chỗ ở hiện nay, điện thoại và email liên hệ… Email sử dụng phải
trung tính, trang trọng, thường chọn email là chính tên họ của ứng viên khi dùng để tìm việc. Hình ảnh đưa vào phải rõ ràng, trang phục lịch sự và chuyên nghiệp.
v Mục tiêu nghề nghiệp
Mục tiêu nghề nghiệp cần viết cụ thể rõ ràng, không viết mục tiêu chung chung như “Tìm kiếm vị trí phù hợp với bản thân để phát huy hết tất cả những kinh nghiệm, kỹ năng của bản thân; từ đó hoàn thiện, trau dồi vốn sống cho bản thân”. Mục tiêu nghề nghiệp cần đề cập đến vị trí ứng tuyển, hướng đến công việc như:
“Là một nhân viên có trách nhiệm, sử dụng những kiến thức đã có về Marketing và chịu khó học hỏi tích lũy thêm để trở thành một nhân viên Marketing xuất sắc, góp phần đưa thương hiệu Công ty lên Top đầu của ngành du lịch”.
Khi đọc mục tiêu nghề nghiệp của ứng viên, thông thường nhà tuyển dụng quan tâm tới hai điều. Thứ nhất là mục tiêu phải phù hợp với vị trí và công việc đang tuyển dụng để xem xét đến khả năng làm việc và gắn bó lâu dài với công ty, thứ hai là mục tiêu phải phù hợp với kinh nghiệm, khả năng thực tế của ứng viên, ví dụ một sinh viên mới ra trường mà đặt mục tiêu là trở thành quản lý sau một năm sẽ rất khó khả thi.
v Trình độ học vấn và quá trình đào tạo
Phần này nêu rõ tên trường, khóa học, bằng cấp đạt được. Nếu đã tốt nghiệp đại học thì không cần nêu tên trường cấp 1, 2. Các khóa học nghiệp vụ, kỹ năng có liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ hoặc bổ trợ cho công việc (nếu có). Nếu trong quá trình học tập được khen thưởng về thành tích nổi bật, ứng viên cũng nên ghi vào. Không nên đưa vào những khóa học không liên quan đến công việc dù bạn có tham gia.
v Kinh nghiệm làm việc
Những nội dung cần đề cập như ngày tháng bắt đầu và kết thúc công việc, tên công việc đảm nhận, thông tin về công ty như địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, mô tả công việc, thành tích đạt được… Khi trình bày kinh nghiệm, không nên đưa những công việc có khoảng thời gian làm quá ngắn (ngoại trừ khoảng thời gian thực tập hay làm thời vụ…) như từ 2/2016 đến 4/2016: Nhân viên Sales-Marketing, Công ty ABC. Nếu nhà tuyển dụng thấy bạn có quá nhiều công việc trong một khoảng thời gian
ngắn, nghĩa là trong mắt họ bạn là người thường xuyên nhảy việc và có thể sẽ không gắn bó với họ lâu dài nếu bạn được tuyển dụng. Trong trường hợp có những khoảng trống trong quá trình làm việc, tức là thời gian đó bạn không làm việc thì cũng cần trình bày vắn tắt lý do sự gián đoạn đó.
Về nội dung mô tả công việc: ứng viên nên mô tả chi tiết hơn, không nêu trách nhiệm công việc phải làm một cách chung chung. Thay vào đó, nên nhấn mạnh thêm kết quả công việc như đưa vào những kỹ năng và thành tựu đạt được để nhà tuyển dụng thấy được bạn đã mang đến những giá trị cho chính bản thân bạn và công ty.Bạn cần cung cấp dẫn chứng cụ thể bằng các con số, tên chương trình, sản phẩm…Các chuyên gia cho rằng khi mô tả những công việc bạn từng làm, hãy đính kèm cả những thành công đạt được.
Ví dụ, nếu bạn từng làm quản lí văn phòng, đừng chỉ đơn giản viết rằng “quản lý nhân viên” mà hãy liệt kê cả kết quả thực tế như “giúp làm giảm một phần ba chi phí quản lý của văn phòng”. Leslie Sokol (2009) đồng tác giả cuốn sách: “Suy nghĩ tự tin, ứng xử tự tin” cho rằng: “Đã qua rồi cái thời chỉ cần liệt kê công việc và trách nhiệm”.
Ví dụ: không nên viết như sau:
Thiết kế - Công ty ABC (2012-2013)
Thiết kế website công ty, Thiết kế các hình ảnh.
Thay vào đó nên viết:
Thiết kế | Công ty ABC (7/2012-10/2013) Thiết kế Website Công ty: [link website]
Thiết kế banner cho các sự kiện A, B, C của Công ty Sự công nhận: Nhân viên xuất sắc nhất tháng 5/2013
Trong phần trình bày kinh nghiệm làm việc, chỉ nên đưa vào những công việc có liên quan đến vị trí đang được tuyển dụng hay những công việc giúp bạn học được các kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết cho công việc đang ứng tuyển. Nhiều ứng viên đưa vào những công việc không liên quan và không chỉ ra các điều học hỏi được cần có cho vị trí ứng tuyển mới. Nếu đã từng làm nhiều công việc thì bạn chỉ nên đưa vào những công việc liên quan nhiều nhất đến vị trí ứng tuyển. Nếu chưa có kinh nghiệm
nhiều thì có thể đề cập đến những việc không liên quan nhưng nên đưa vào những điều bạn đạt được và học hỏi được từ công việc mà điều này cần có cho vị trí ứng tuyển.
Ví dụ, nếu ứng tuyển vị trí nhân viên bán hàng, không nên viết như sau:
- 2012-2013: Phát tờ rơi cho Công ty ABC
- Phân phát các tờ quảng cáo về…tới mọi người ở các khu vực…
Thay vào đó nên viết:
- 2012-2013: Phát tờ rơi cho Công ty ABC
- Phân phát các tờ quảng cáo về…tới mọi người ở các khu vực… - Học được sự kiên nhẫn, giữ thái độ tích cực khi bị từ chối nhận tờ
quảng cáo
Những sinh viên mới tốt nghiệp, chưa có nhiều kinh nghiệm thường cảm thấy khó khăn khi viết nội dung này. Tuy nhiên, bạn đừng lo lắng, thực tế mọi người ai cũng từng là sinh viên mới tốt nghiệp. Bạn có thể thể hiện kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm có liên quan đến công việc qua một bài tập tình huống, giải quyết vấn đề trong một khóa học hoặc bạn đã tham gia một khóa đào tạo thêm. Kinh nghiệm của bạn trong khoảng thời gian thực tập, khóa luận tốt nghiệp/ nghiên cứu khoa học hoặc những công việc tình nguyện… bạn cũng có thể đề cập vào CV. Bạn hãy chú ý nêu bật thêm phần thành tích, sự đạt được của bạn khi tham gia các chương trình, công việc đó và đặc biệt nhấn mạnh những kỹ năng, kinh nghiệm đạt được có liên quan đến công việc ứng tuyển.
Ví dụ, một công ty đang cần tuyển vị trí trợ lý marketing, đòi hỏi có kiến thức
chuyên ngành, kĩ năng giao tiếp, lãnh đạo và làm việc nhóm. Bạn có thể liệt kê trong kinh nghiệm của mình về sự tham gia của bạn trong nhóm Marketing, của một tổ chức tình nguyện ABC, nhiệm vụ của bạn là làm việc với một nhóm để nghĩ ra các ý tưởng, v.v. Việc liệt kê các hoạt động tình nguyện và bài tập ở trường như kinh nghiệm sẽ có hiệu quả, nếu những hoạt động đó thực sự liên quan và nhà tuyển dụng thấy được bạn đã làm gì trong các hoạt động đó. Vì vậy, khi liệt kê bạn hãy:
• Thật cụ thể, chi tiết vai trò bạn đã làm trong công việc đó. • Sử dụng các số liệu cụ thể để chứng minh.
• Bắt đầu mỗi gạch đầu dòng với các động từ mạnh để gây ấn tượng. Dưới đây là một ví dụ:
Tình nguyện viên nhóm Truyền thông – Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam
• Quản lý nhóm 20 bạn tình nguyện viên phụ trách các hoạt động khác nhau bao gồm;
• Liên hệ, làm việc trực tiếp với báo đài như VTV1, Vnexpress, etc.
• Quản lý, quảng bá sự kiện trên Website và Facebook. Trong sự kiện năm 2013, trang Facebook của Bảo tàng đã tăng từ 7,000 đến 12,000 likes nhờ các sự kiện quảng bá.
• Biên tập ảnh, video clip phục vụ cho quảng bá sự kiện của Bảo tàng.
Kết quả, đã có 22,000 lượt khách tham quan Bảo tàng dân tộc học trong 3 ngày Tết 2015, vượt chỉ tiêu đề ra
Hoặc bạn cũng có thể viết ở CV mô tả công việc bạn thực tập như sau:
Thực tập tại phòng xuất nhập khẩu ở công ty XYZ
- Tìm hiểu về quy trình nghiệp vụ xuất, nhập khẩu hàng hóa - Học cách thức tìm kiếm, đánh giá nhà cung cấp
- Thực hành tìm nguồn cung cấp hàng hóa
- Tìm hiểu các hợp đồng ngoại thương và đàm phán về hợp đồng