Phỏng vấn là hình thức đàm phán giữa một bên cần người và một bên cần việc. Cả hai đều có nhu cầu mà bên kia có các điều kiện có thể đáp ứng nhu cầu đó. Đàm phán chỉ đạt được thỏa thuận khi nhà tuyển dụng tìm được ứng viên phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng, đồng thời ứng viên tìm được công việc và môi trường làm việc phù hợp với đam mê, khả năng. Để đảm bảo sự thành công trong phỏng vấn, ứng viên cần lưu ý những vấn đề quan trọng trong quy trình đàm phán khi tham dự phỏng vấn như sau:
“Biết người biết ta Trăm trận trăm thắng”
Trong tất cả các hoạt động, sự chuẩn bị tốt bao giờ cũng là yếu tố giúp chúng ta chủ động trong việc thực hiện công việc cũng như xử lý tốt các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch. Việc chuẩn bị của ứng viên cần đạt được những kết quả sau:
Ø Hiểu biết rõ về công việc dự tuyển, bao gồm: trách nhiệm chính của vị trí, yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ.
Ø Hiểu biết rõ về công ty dự tuyển: lĩnh vực hoạt động, vị trí của công ty trong thị trường, đối thủ cạnh tranh, môi trường văn hóa, hoạt động xã hội nếu có … Ø Hiểu biết về bản thân: mức độ đam mê lĩnh vực nghề nghiệp, khả năng của bản thân, sự phù hợp của bản thân với yêu cầu công việc, thế mạnh của bản thân so với các ứng viên khác, các mong đợi của bản thân, thời điểm nhận việc …
Kể từ khi nộp hồ sơ dự tuyển, ứng viên cần chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng để có thể nhận lời mời phỏng vấn qua điện thoại bất kỳ lúc nào. Cách thức giao tiếp qua điện thoại của ứng viên là căn cứ để nhà tuyển dụng đưa ra quyết định về việc tiếp xúc chính thức.
b. Tiếp xúc – phỏng vấn vòng 1:
Ở giai đoạn này của cuộc đàm phán, mục tiêu ứng viên cần đạt được đó là tạo ấn tượng ban đầu tích cực trong đánh giá của nhà tuyển dụng. Sự chuyên nghiệp từ hình thức bên ngoài đến phong thái tự tin, cách thức giao tiếp cởi mở, chân thật là điều ứng viên cần thể hiện. Bên cạnh việc cung cấp thông tin cụ thể, rõ ràng về bản thân cho nhà tuyển dụng, ứng viên cũng cần thu thập đầy đủ thông tin về phía công ty và công việc để có sự chuẩn bị phù hợp cho vòng phỏng vấn thứ 2. Do đó, ứng viên cần có kỹ năng lắng nghe tốt để hiểu được thông điệp bằng lời lẫn không lời của nhà tuyển dụng.
c. Phỏng vấn vòng 2:
Vòng phỏng vấn này sẽ là thời điểm quan trọng ảnh hưởng đến thỏa thuận của đàm phán. Khi thương lượng, ứng viên cần lắng nghe các yêu cầu của người phỏng vấn để có sự phản hồi phù hợp. Trong nội dung trả lời, ứng viên cần thể hiện cho người phỏng vấn thấy sự phù hợp của bản thân với yêu cầu công việc. Thái độ tự tin, chắc chắn trong khi trả lời của ứng viên sẽ mang lại hiệu quả thuyết phục cao.
Để không rơi vào tình thế bị động, ứng viên cần chuẩn bị đầy đủ các căn cứ thuyết phục làm cơ sở cho việc đưa ra những đề nghị về mức lương, chế độ, chính sách đãi ngộ trong trường hợp hai bên hợp tác chính thức. Căn cứ mạnh nhất để thuyết phục nhà tuyển dụng chính là năng lực của bản thân so với yêu cầu công việc, những lợi ích mà chúng ta có thể mang lại cho công ty. Bên cạnh đó, việc tham khảo thông tin trong thị trường về các vấn đề này cũng sẽ giúp cho chúng ta đưa ra các đề nghị phù hợp, tránh những lỗi sau đây:
Ø Đưa ra một con số “chết” khi được hỏi về mức lương mong muốn. Thay vì
vậy, ứng viên hãy đưa ra một khoảng dao động. Ví dụ, thay vì khẳng định mức lương mong muốn là 6 triệu/tháng, thì mức lương từ 6 đến 8 triệu/tháng sẽ dễ thương lượng hơn.
Ø Chấp nhận ngay lập tức các yêu cầu của nhà tuyển dụng mà không có bất kỳ câu hỏi hay sự thương lượng nào.
Ø Từ chối ngay lập tức các đề nghị của nhà tuyển dụng khi họ không đáp ứng các yêu cầu của mình mà không có sự điều chỉnh nào để bày tỏ thiện ý.
Ø Đưa ra các đề nghị thật cao để nhà tuyển dụng “hạ giá” là vừa. Điều này chỉ cho nhà tuyển dụng thấy ứng viên thiếu khả năng tự đánh giá.
Ø Không đưa ra các mong muốn cụ thể, tùy thuộc hoàn toàn vào “chính sách của công ty”. Điều này chứng minh rằng ứng viên chưa có sự chuẩn bị cũng như thiếu tự tin.
Trong quá trình thương lượng, ứng viên cần điều chỉnh các yêu cầu cho phù hợp với công việc cụ thể đang dự tuyển. Cùng một vị trí công việc, nhưng mỗi công ty khác nhau về lĩnh vực hoạt động, quy mô. Do đó, trách nhiệm và quyền lợi của vị trí đó ở mỗi công ty là khác nhau. Nhân viên bán hàng tiêu dùng sẽ có yêu cầu công việc khác với nhân viên bán hàng kỹ thuật, trách nhiệm của nhân viên kế toán ở công ty tư nhân quy mô nhỏ khác với trách nhiệm của nhân viên kế toán ở các tập đoàn lớn…Khi thương lượng, ứng viên cần dựa vào nhu cầu quan trọng mà phía công ty có thể đáp ứng cho mình cũng như mức độ đáp ứng của bản thân với yêu cầu công việc và công ty để ra quyết định. Nhiều trường hợp việc đi đến thỏa thuận hợp tác còn cần đến vòng phỏng vấn thứ 3, 4 dưới hình thức trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại. Vì thế, ứng viên phải kiên nhẫn, bình tĩnh để tránh đưa ra quyết định quá sớm và vội vàng. Việc xác định đúng thời điểm kết thúc cuộc đàm phán cũng rất quan trọng. Ứng viên không nên đòi hỏi thêm quyền lợi khi đã đạt được những điều mình yêu cầu. Đôi khi, việc từ chối những lời đề nghị không phù hợp với thái độ trân trọng vì đã được nhà tuyển dụng xem xét cũng là cách gây thiện cảm với họ. Cho dù cuộc thương lượng không thành công, ứng viên cũng cần lịch sự cảm ơn nhà tuyển dụng.
3.4.. Những công việc cần làm SAU phỏng vấn
Kết thúc các vòng phỏng vấn, ứng viên cần lưu ý các vấn đề sau:
- Ghi chú các thông tin quan trọng: những thông tin liên quan đến công việc ứng tuyển, công ty được thu thập trong quá trình phỏng vấn cần được ứng viên ghi chú lại cẩn thận. Điều này sẽ giúp ích cho các vòng phỏng vấn tiếp theo
- Lời cảm ơn: một lá thư cảm ơn vừa thể hiện sự trân trọng với cơ hội phỏng vấn, vừa là cách giúp nhà tuyển dụng ấn tượng về ứng viên nhiều hơn.
- Tự đánh giá: tham dự phỏng vấn là một quá trình đòi hỏi thái độ nghiêm túc từ trước khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Kết thúc mỗi vòng phỏng vấn, ngoài thư cảm
ơn gửi đến nhà tuyển dụng, ứng viên cần xem xét, đánh giá lại những thể hiện của mình với nhà tuyển dụng. Tự đánh giá chính xác sẽ giúp ứng viên có những điều chỉnh phù hợp, hiệu quả cho những lần phỏng vấn tiếp theo.
- Kế hoạch hành động: một số vị trí tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên thực hiện kế hoạch hành động nếu như nhận việc. Ứng viên cần lưu ý thu thập đầy đủ thông tin cần thiết để có thể xây dựng một kế hoạch chi tiết, hợp lý. Trong xây dựng mục tiêu, ứng viên cần cân nhắc mức độ và thời điểm hoàn thành. Ứng viên luôn có nhiều hoài bão, nhiệt huyết với các thử thách mới. Tuy nhiên, thực tế trong công việc có rất nhiều khó khăn, thử thách. Vì vậy, ứng viên không nên chủ quan đưa ra những mục tiêu quá lớn với những mốc thời gian hạn hẹp để chứng tỏ khả năng. Mục tiêu phải khả thi, cụ thể và trong khả năng thực hiện.
Xem xét lại toàn bộ quá trình phỏng vấn: trước khi đưa ra quyết định cuối cùng về lời mời nhận việc của nhà tuyển dụng, ứng viên cần có sự đánh giá lại toàn bộ vấn đề liên quan bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
Đánh giá công việc: Anh/chị phải chắc chắn vị trí tuyển dụng đó đúng là công việc Anh/chị đam mê, yêu thích.
Cơ hội đào tạo, phát triển năng lực: thực hiện công việc có giúp Anh/chị phát triển chuyên môn nghiệp vụ? Công ty có tạo cơ hội cho Anh/chị được huấn luyện nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng?
Môi trường văn hóa công ty: đặc trưng văn hóa của công ty có phù hợp với Anh/chị? Khả năng Anh/chị có thể hòa hợp và thích nghi với những nét văn hóa của công ty là bao nhiều phần trăm?
Lương và chế độ phúc lợi: mức lương Anh/chị được nhận có tương xứng với phạm vi trách nhiệm công việc và năng lực của Anh/chị? Chính sách phúc lợi của công ty có đáp ứng các mong đợi và làm cho Anh/chị an tâm cống hiến?
Cấp trên và đồng nghiệp: những người sẽ cùng làm việc với Anh/chị trong tương lai có phải là những người mà Anh/chị có thể hợp tác, học hỏi để cùng nhau đạt được mục tiêu công việc tốt nhất?
Nếu phần lớn câu trả lời là không thì ứng viên cần cân nhắc lại quyết định nhận việc của mình. Nếu chọn lựa một công việc không phù hợp sẽ làm mất thời gian của cả hai phía cũng như bỏ lỡ những cơ hội khác phù hợp hơn cho chính mình.
Nếu phần lớn câu trả lời là có, đó chính là công việc mơ ước của bất kỳ ứng viên nào. Khi đã quyết định nhận việc, ứng viên cần thực hiện đầy đủ, chính xác những thỏa thuận với công ty mới. Bàn giao công việc ở công ty cũ là điều ứng viên cũng phải hoàn thành trước khi nhận việc mới. Điều này sẽ thể hiện tinh thần trách nhiệm cao của ứng viên. Ngược lại nếu chưa đạt được vị trí mong muốn, ứng viên cần tìm hiểu nguyên nhân cụ thể để có sự chuẩn bị tốt hơn cho đợt phỏng vấn ở công ty khác.
Những việc cần làm nếu kết quả phỏng vấn là thất bại:
Thất bại trong phỏng vấn là kết quả không ai mong muốn, nhưng hoàn toàn có thể xảy ra với bất kỳ ứng viên nào – từ ứng viên mới ra trường cho đến những ứng viên nhiều kinh nghiệm. Việc xác định nguyên nhân thất bại một cách nghiêm túc sẽ giúp cho ứng viên có những kinh nghiệm làm cơ sở cho thành công của cuộc phỏng vấn tiếp theo. Điều ứng viên cần làm để tìm ra những giá trị cho lần phỏng vấn thất bại này là trả lời các câu hỏi sau:
- Những lý do nhà tuyển dụng trả lời cho việc từ chối hợp tác với Anh/chị là gì? Lý do đó có hợp lý không?
- Có điều gì liên quan đến nội dung trả lời hay cách ứng xử của Anh/chị khiến cho nhà tuyển dụng thay đổi ý định hợp tác của họ đối với Anh/chị?
- Thư dự tuyển và thông tin ứng viên mà Anh/chị cung cấp có phải được trình bày chuyên nghiệp, hướng vào một công việc cụ thể không? Thư dự tuyển có thể hiện được Anh/chị là ứng viên phù hợp với vị trí đó không?
- Anh/chị có những kiến thức, kỹ năng phù hợp với công việc dự tuyển không? - Anh/chị có thành thật trong những thông tin chia sẽ về quá trình làm việc trước đây không? Những người tham khảo Anh/chị cung cấp có phản hồi những thông tin tích cực về Anh/chị cho nhà tuyển dụng không?
- Anh/chị có thể hiện được sự cam kết, gắn bó cao trong lĩnh vực công việc Anh/chị dự tuyển không?
- Anh/chị có tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng bằng sự tự tin, khả năng giao tiếp tốt và cầu thị không?
Đôi khi vấn đề có thể không nằm ở ứng viên, mà nguyên nhân có thể do công việc và công ty không phù hợp. Vì vậy việc lượng giá lại toàn bộ quá trình tham gia phỏng vấn sẽ cho ứng viên những câu trả lời chính xác về những gì ứng viên đã làm được và những gì chưa tốt. Thành công trong phỏng vấn đòi hỏi ở người tham dự quá trình chuẩn bị cẩn thận, sự tập luyện nghiêm túc và tinh thần lạc quan, tích cực sau mỗi đợt tham dự phỏng vấn.
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 3
Câu 1: Có những dạng bài kiểm tra nào thường được sử dụng trong phỏng vấn tuyển dụng?
Câu 2: Ứng viên cần phải chuẩn bị những gì trước khi tham dự một cuộc phỏng vấn tìm việc?
Câu 3: Làm thế nào để xây dựng hình ảnh của một ứng viên chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng?
Câu 4: Theo Anh/chị có những hình thức phỏng vấn tuyển dụng nào?
Câu 5: Để trả lời tốt các câu hỏi trong buổi phỏng vấn, ứng viên cần có các kỹ năng nào?
Câu 6: Ứng viên cầu chú ý những gì khi đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng?
Câu 7: Đàm phán trong phỏng vấn tìm việc bao gồm những bước nào?
Câu 8: Ứng viên cần chú ý thực hiện những gì sau khi kết thúc cuộc phỏng vấn?
BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 3
Anh/chị hãy thực hiện những công việc cần thiết để dự tuyển vào vị trí cụ thể tại một doanh nghiệp phù hợp với khả năng hiện tại. Yêu cầu:
1. Xác định vị trí dự tuyển phù hợp 2. Phân tích yêu cầu tuyển dụng
3. Chuẩn bị hồ sơ dự tuyển: Thông tin ứng viên, Thư dự tuyển, bằng cấp, chứng chỉ liên quan
4. Gửi hồ sơ bằng email cho nhà tuyển dụng (Giảng viên) 5. Tham dự phỏng vấn với nhà tuyển dụng (Giảng viên) 6. Gửi email cảm ơn nhà tuyển dụng (Giảng viên)
TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 3
[1] Alpha Books (Biên soạn), Vượt qua thử thách trong phỏng vấn tuyển dụng, NXB Lao động – Xã hội, 2015
[2] Lynn Williams, Cuốn sách số 1 về tìm việc, NXB Lao động – Xã hội; ThaiHabooks 2015
[3] Ros Jay, Thật đơn giản - Phỏng vấn tuyển dụng, Alphabooks, NXB Lao động
PHỤ LỤC
Bài đọc thêm số 1:
PHỎNG VẤN XIN VIỆC
Rất đông sinh viên bây giờ có 2 cái nghiệp là tốt nghiệp và thất nghiệp. Nghịch lý là doanh nghiệp nào cũng than thở là tìm không ra nhân viên giỏi. Cung và cầu đều rất lớn, nhưng sao không gặp nhau?
Các bạn sinh viên nên coi lại mình. Sức lao động là một loại hàng hóa đặc biệt, và lương chính là giá cả của hàng hóa đó. Nên hàng tốt giá cao và ngược lại. Có hàng bán chạy cũng có hàng tồn kho. Nên mỗi bạn phải tự thay đổi, để chất lượng tốt, mẫu mã đẹp mới dễ bán. Vì sức hàng hóa là sản phẩm có thể thay đổi theo quyết tâm của mỗi cá nhân. Tập thể dục thể thao cho cơ thể tráng kiện. Hớt tóc gọn gàng, ăn mặc sạch sẽ thơm tho để ngoại quan dễ coi một chút. Rồi chăm chỉ đọc sách, học ngoại ngữ, đọc báo tin tức kinh tế xã hội, tăng cường kỹ năng giao tiếp. Cần gì phải lên trung tâm, không có tiền thì học kiểu không có tiền. Mở internet ra, gì không có. Vô youtube.com, tha hồ giọng Anh giọng Mỹ. Lên các nhà văn hóa thanh niên tham gia câu lạc bộ tiếng Anh, các nhóm này nhóm kia, chạy bộ ở công viên, chạy trước nhà trọ, chạy trong phòng cũng được. Làm thêm chẳng từ việc gì để cọ xát thực tế.
Ngày xưa, từ năm 2 năm 3 là Tony và các bạn cùng trang lứa đã làm thêm đủ nghề, từ phục vụ bàn, mở cửa ở khách sạn, tiếp thị, điều tra thị trường, bán hàng… vừa có tiền vừa có kinh nghiệm. Và bữa phỏng vấn chính là bữa GIỚI THIỆU và ĐÀM PHÁN BÁN HÀNG HÓA SỨC LAO ĐỘNG, nên phải chuẩn bị chu đáo.
Có hàng hóa tốt rồi tổ chức rao bán khắp nơi, ở Hà Nội hết việc thì đi Đắc Lắc. Tụi Tây tụi Nhật, nhà giàu gấp mấy lần mình mà vẫn đi châu Phi làm việc có sao đâu.