Tổng quan về công ty TNHH dược phẩm Việt Anh.DOC

Tổng quan về công ty TNHH dược phẩm Việt Anh

LỜI NÓI ĐẦU

Với sự phát triển của nền kinh tế, nước ta hiện nay tồn tại nhiều loại hìnhdoanh nghiệp mỗi loại hình bao gồm một lượng lớn các công ty, doanhnghiệp made in Việt Nam theo đúng nghĩa và một lượng không nhỏ đến từcác nước bên ngoài.Có được những điều này là nhờ vào chính sách đổi mới,

mở cửa của Đảng, Chính phủ và nhà nước ta Bên cạnh mặt tích cực khó khăn

và thách thức chờ đợi ở phía trước: trình độ quản lý của chúng ta chưa cao,nhân lực chưa đồng đều về trình độ, những nề nếp cũ của nền kinh tế bao cấpvẫn đang tồn tạI, sự cạnh tranh từ các doanh nghiệp liên doanh/100% vốnnước ngoài với những lợi thế không thể phủ nhận Vì vậy,muốn đạt được 1 vịthế vững chắc trên trường trong nước và cao hơn nữa-trường quốc tế- để cóthể mang lại lợi nhuận cao nhất, mỗi doanh nghiệp phải phát huy hết tiềmnăng, tận dụng tối đa nguồn lực của chính mình Công tác hạch toán kế toánkhông ngoài mục đích này Nó giúp cho doanh nghiệp quản lý một cách tốtnhất về tình hình tài chính, hỗ trợ cho việc ra quyết định vi hay vĩ mô của cácnhà quản lý Đồng thời nó cung cấp cho nhà nước những thông tin chính xác,trung thực, giúp nhà nước điều hành, quản lý nền kinh tế.Nhìn chung, việcnhận thức tầm quan trọng của hạch toán kế toán nếu chuẩn xác và đúng đắn,

từ nhận thức biến thành bộ máy kế toán hợp lý sẽ mang lại thành công cho 1doanh nghiệp

Trong những năm học tập nghiên cứu rồi hình thành những kiến thứcnền tảng ban đầu về kế toán, em đã thấy được sự cần thiết của nó đối với sựtồn tại và phát triển của một doanh nghiệp Nhưng tất cả mới chỉ trên lýthuyết là phần lớn Rất may mắn là trong năm thứ 3 này, nhà trường cũng nhưkhoa kế toán-kiểm toán đã tạo cơ hội nên em đã có dịp kiến tập phần hành kế

toán tại 1 doanh nghiệp thương mại- công ty TNHH dược phẩm Việt Anh.Nhờ sự giúp đỡ của cô giáo hướng dẫn, thêm vào đó là sự tận tình của cácbác, cô chú và anh chị tại công ty, đặc biệt là tại phòng kế toán, em đã cóđược những kiến thức đầy tính thực tế và hiểu thêm rất nhiều về quy trình kếtoán cũng như cách làm,cách ghi chép vào sổ Không có tất cả những sự giúp

đỡ đó, có lẽ báo cáo kiến tập kế toán tại công ty TNHH dược phẩm Việt Anhnày đã không thể hoàn thành Em xin chân thành cảm ơn!

* Báo cáo này sẽ gồm 3 phần chính:

- Phần 1: Tổng quan về công ty TNHH dược phẩm Việt Anh

- Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty

- Phần 3: Đánh giá và nhận xét cũng như một vài ý kiến đóng góp của

em về bộ máy kế toán tại công ty

2

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

I, Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

1, Thông tin chung:

-Công ty TNHH dược phẩm Việt Anh là tên đầy đủ của công ty Trụ sởchính tại ngõ 64/49 Nguyễn Lương Bằng- Đống Đa- Hà Nội

-Mã số thuế: 0100374993

-Chủ tịch hội đồng thành viên: Bà Nguyễn Thị Ngọc

-Công ty có 3 thành viên góp vốn Thành viên góp nhiều nhất chiếm85% tổng số vốn điều lệ,góp ít nhất là 5% Còn lại 10% thuộc về thành viêncòn lại Tổng số vốn điều lệ hiện nay là 5 tỷ đồng

2, Quá trình thành lập và phát triển:

2.1,Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề và tình hình kinh doanh:

Công ty TNHH dược phẩm Việt Anh được thành lập theo Quyết định số530/QĐ-UB ngày 30/01/1993 của Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà nội vớichức năng chính là mua bán thuốc chữa bệnh, dụng cụ y tế và nguyên liệu sảnxuất thuốc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 040641 ký ngày02/02/1993

Tính cho đến nay, công ty đã hoàn thành đúng chức năng nhiệm vụ củamình Mạng lưới phân phối mua bán thuốc của công ty ngày càng mở rộng,không chỉ riêng các tỉnh miền Bắc mà còn vươn tới các tỉnh thành phía Nam Công ty TNHH Dược phẩm Việt Anh là nhà phân phối cho rất nhiều xínghiệp, công ty, hãng sản xuất dược phẩm trong và ngoài nước như: Viện

Công nghiệp Dược TP HCM, Công ty Cổ phần Dược phẩm Imexpharm, Xínghiệp Dược phẩm TW 1, Công ty Dược liệu TW 1, Xí nghiệp Dược phẩm

TW 2, Hãng Polfa Tarchomin S.A (Ba Lan), Nida Pharma Incorporation (tháilan), inBioNet Corporation (Hàn Quốc), Bioton SA (Ba Lan)

Đặc biệt Công ty TNHH Dược phẩm Việt Anh còn phân phối nhiều sảnphẩm vào hầu hết các Bệnh viện trên địa bàn Hà nội và các Bệnh viện tỉnhnhư: Bệnh viện Bạch Mai, Viện Lao và bệnh phổiTW, Bệnh viện Quân y 103,Bệnh viện E, Bệnh viện Việt Đức, Bệnh viện Thanh nhàn, BV Việt NamCuBa, Bệnh viện Đống Đa, BV Đa khoa Đức Giang, Bệnh viện Mắt TW,Bệnh viện ĐK TW Uông Bí, Bệnh viện ĐK tỉnh Nam Định, Bệnh viện ViệtTiệp (hải phòng), BV tỉnh Phú Thọ, BV nhi tư

Số lượng, chủng loại các sản phẩm kinh doanh chính trong 5 năm gầnđây:

+ Số lượng: 4.000 mặt hàng

+ Chủng loại: nhiều chủng loại gồm thuốc kháng sinh, thuốc thường,thuốc độc…

Lĩnh vực kinh doanh thuốc không phải là dễ dàng đối với 1 công ty quy

mô nhỏ và thành lập chưa lâu như Việt Anh.Sự mở cửa của việc gia nhậpWTO đã khiến rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn.cái phải đối mặt bây giờkhông chỉ là các công ty trong nước mà cả các công ty nước ngoài Cạnhtranh diễn ra gay gắt và khốc liệt trên cả phương diện thị trường phân phối vàmặt hàng thuốc nội và thuốc ngoại.người tiêu dung Việt Nam nhìn chung ưachuộng hàng thuốc ngoại hơn là thuốc của các công ty trong nước sản xuất.Chính vì vậy, việc xem xét, cân nhắc, quyết định xem cơ cấu thuốc mua, bánrất quan trọng Quy luật đào thải khiến cho mọi công ty, muốn tồn tại và phát

4

triển, phải nỗ lực rất lớn.Và Việt Anh, với những gì đạt được, đang dần dầnkhẳng định vị thế và chiếm lĩnh thị trường một cách đầy vững chắc và ổnđịnh

2.2,Một vài kết quả đạt được:

Sau đây là một vài kết quả mà công ty đạt được trong quãng thời gianhoạt động:

+ Số lượng lao động ban đầu của công ty lúc ban đầu chỉ vỏn vẹn 12ngườI, đến nay đã tăng lên đến 70 người Trong đó dược sĩ đại học 8 ngườI,trung cấp 6 người và dược tá là 50 người

+ Về vốn điều lệ: Trong năm ban đầu thành lập, số vốn điều lệ của công

ty mới chỉ vỏn vẹn 200 triệu đồng Đến thời điểm hiện tại, số vốn này đã tănglên 5 tỷ, tức tăng 25 lần trong vòng 15 năm Điều này chứng tỏ công ty đãkhông ngừng mở rộng về quy mô và tình hình kinh doanh phát triển tốt

+ Về doanh số thực hiện, từ 1 tỷ/ năm tại thời điểm mới đi vào hoạt độngđến nay đã là 150 tỉ đồng, tăng gấp 150 lần chỉ trong vòng 15 năm ( 1993 -2008) Số lượng khách hàng đã tăng lên vô cùng lớn Số thuế phải nộp tăng

từ 10 đến 15 triệu đồng/tháng nay đã tăng lên 150 đến 180 triệu đồng/ năm + Về chế độ đối với người lao động, doanh nghiệp thực hiện khá tốt BH

y tế, BHXH đóng đầy đủ Hiện tại khoảng 30 nhân viên có thẻ khám chữabệnh Thực hiện đúng ngày làm 8h, có chế độ nghỉ phép Tổ chức tham quan

du lịch cho cán bộ công nhân viên hàng năm trích từ quỹ phúc lợi thu nhậpngười lao động bình quân tăng từ 300.000đ lên đến 2,2 triệu đồng/người đờisống của họ được cải thiện đáng kể

Ta lấy ví dụ về doanh thu thực hiện trong vòng 3 năm gần đây:

Báo cáo kết quả kinh doanh trong vòng 3 năm trở lại đây

Dv:triệu đồng

Nhìn vào những số liệu trên ta có thể thấy doanh thu thực hiện khôngngừng tăng lên Năm sau hơn năm trước khoảng 10 tỷ đồng lãi sau thuế cácnăm năm 2005 đến 2006 tăng 4 triệu đồng, nhưng đến năm 2007 tăng lên 20triệu so với năm 06 Nguyên do có thể trong năm này nền kinh tế nước ta tăngtrưởng cao với những sự kiện lớn như gia nhập WTO, sự bùng nổ của thịtrường chứng khoán tình hình kinh doanh như vậy là khá khả quan Trước hết

là lãi, và lãi không ngừng tăng Mong là công ty tiếp tục duy trì tốt trong năm

2008 này

6

II, Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh:

1, Quy trình mua, bán hàng hoá:

*Kênh phân phối trực tiếp (từ công ty trực tiếp đến khách hàng)

Khách hàng của công ty không chỉ là những bệnh viện, những công tydược phẩm, những nhà thuốc, quầy thuốc ở khu vực trong nội thành Hà NộI,nơi trụ sở công ty toạ lạc mà còn rất nhiều từ các tỉnh miền Bắc thậm chí cảmiền Trung và miền Nam Do đó việc có một quy trình đảm bảo nhanh, gọn,kịp thờIđồng thời đảm bảo phân phối rộng khắp là rất cần thiết Dù kháchhàng ở xa hay gần thì quy trình mua bán hàng hoá của công ty có thể tóm gọnqua sơ đồ sau đây:

Khách hàng

Bộ phận kho

BP kế toán bán hàng Phòng kinh doanh Giám đốc

Hàng hoá Nhà cung cấp

Quy trình thực hiện việc mua bán hàng hoá (ở đây là thuốc) diễn ra khépkín Sau khi khách hàng ký kết hợp đồng mua bán thuốc, với những thoảthuận được 2 bên cùng chấp nhận, giám đốc hoặc phòng kinh doanh sẽ tiếpnhận đơn đặt hàng của khách hàng Giám đốc sẽ trao đổi mọi thông tin vớiphòng kinh doanh và ngược lại nếu có bất kỳ vấn đề gì phòng kinh doanh sẽbáo cáo lại với giám đốc Thông tin luôn luôn diễn ra theo 2 chiều, đảm bảokhông có gì khúc mắc.Từ yêu cầu khách hàng, phòng kinh doanh sẽ trao đổivới bộ phận kho về lượng hàng hóa tồn kho Nếu không đủ với đơn đặt hàng,phòng kinh doanh sẽ đặt hàng với nhà cung cấp và mua hàng nhập kho hoặcchuyển luôn cho khách hàng Số lượng, tên thuốc khách hàng cần sau đó sẽ đcphòng kinh doanh chuyển xuống bộ phận kế toán bán hàng Kế toán bán hàngtập hợp các đơn đặt hàng do phòng kinh doanh chuyển xuống, có thắc mắctrao đổi lại với phòng này, sau đó sẽ viết phiếu xuất kho chuyển cho kế toánbán hàng trên máy xuất hoá đơn Hoá đơn này được đưa xuống bộ phận kho.

Bộ phận kho xuất kho hàng hoá sau khi đã có và không vướng mắc gì về hoáđơn Hàng hoá được chuyển đến tay khách hàng đối với khách hàng ở xa thìcông ty có đội xe gồm 6 chiếc xe chở hàng đưa đến tận nơi Đến đây kết thúcmột quy trình mua,bán hàng.Việc thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp

sẽ do thủ quỹ phụ trách

Có thể thấy rằng quy trình này diễn ra khá hoàn hảo Có được sự trao đổithông tin giữa tất cả các bộ phận có liên quan Giám đốc điều hành và giámsát Việc đáp ứng yêu cầu khách hàng, phục vụ nhanh chóng, kịp thời kể cảcác khách hàng ở tỉnh xa đã khiến công ty chiếm được thiện cảm, lòng tin củakhách hàng Chính vì vậy, tình hình kinh doanh của công ty không ngừngphát triển Mạng lưới phân phối ngày càng rộng Khách hàng đến với công tyngày càng nhiều hơn Tuy nhiên, có thể thấy rằng quy trình này qua nhiều

8

khâu trung gian, sẽ mất thời gian và chi phí nhiều hơn Đặc biệt sẽ chậm tiến

độ nếu khách hàng ở xa cần hàng ngay Do đó công ty cần tìm biện pháp hợp

lý điều chỉnh cho phù hợp

Kênh phân phối qua hệ thống cửa hàng, quầy thuốc:

ngoài kênh phân phối trực tiếp như đã trình bày ở trên, công ty có nhữngcửa hàng thuốc, quầy thuốc phân phối đến người tiêu dùng Mô hình như sau:

Côngty

Công ty sẽ gửi thuốc cho các cửa hàng,quầy thuốc treo biển công ty Đây

có thể gọi như là đại lý cấp 1 cho công ty Các đại lý này sẽ được hưởng chiếtkhấu, giá ưu đãi hơn Hàng tháng sẽ khoán cho các đại lý này bán 1 lượnghàng nhất định Tiền bán hàng thu được sẽ nộp cho công ty theo giá như trên.lãi các cửa hàng, quầy thuốc sẽ được hưởng Đầy là một kênh phân phối màtiếp cận dễ dàng với những khách hàng nhỏ, lẻ hơn Tuy nhiên, do qua khâutrung gian nên giá cả có thể cao hơn và công tác kế toán phức tạp hơn

Kết hợp cả 2 kênh phân phối trên, công ty ngày càng phát triển thịtrường của mình Kênh này bổ trợ, bù đắp thiếu sót cho kênh kia Nhưngnhững cửa hàng thuốc này mới chỉ ở Hà Nội Hy vọng trong tương lai sẽ pháthuy hệ thông kênh phân phối cấp 2,3 … và trên nhiều tỉnh thành trên cả nước

Cửa hàng, quầythuốc

2, Bảng cân đối kế toán công ty 3 năm gần đây:

D/vị: triệu đồng

lệch 05 với06

Qua bảng cân đối kế toán trong vòng 3 năm trở lại đây, ta rút ra vài nhận xétnhư sau:

 Về tài sản của doanh nghiệp : Tổng tài sản tăng lên trong giai đoạn

05-06 là 7.750 triệu đồng Nhưng đến năm 07 tổng tài sản lại giảm đi 230triệu Ta lần lượt xem xét các nhân tố ảnh hưởng đến tổng tài sản để thấyđược nguyên nhân của những sự thay đổi này:

Xét 2 năm 2005 và 2006:

- tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn tăng lên trong năm 06 so vớinăm 05 là 6.700 tr đồng tương ứng tốc độ tăng lên là 37,64% Quỹ tiền mặttăng lên 1 lượng nhỏ là 92 triệu trong khi tiền gửi ngân hàng và phải thukhách hàng lại giảm lần lượt là 714 và 1.200 triệu đồng Khoản phải thu giảm

đi đáng kể có thể hiểu được qua số liệu của hàng tồn kho Hàng tồn kho tănglên 8.800 triệu đồng tương ứng tốc độ tăng 73,33% Đây chính là nhân tố tácđộng mạnh nhất đến sự tăng lên của tài sản lưu động Có thể thấy rằng doanhnghiệp mua hàng hoá có nhiều lên (qua số VAT được khấu trừ tăng lên là 182triệu đồng) nhưng tình hình tiêu thụ không được tốt Chính vì vậy, số tiền gửingân hàng và phải thu khách hàng đều giảm đi Nguyên nhân của vấn đề này

có thể do tác động của thị trường chứng khoán mọi người đổ nhiều tiền hơnvào chứng khoán Thêm vào đó là việc tăng lên của giá thuốc mà dư luận vẫntiếp tục nhắc đến trong năm nay Việc tăng giá này do nguyên liệu đầu vàotăng lên Thuốc của chúng ta phần lớn nhập nguyên liệu từ châu Âu Đầu vàotăng dẫn đến giá tăng để bù vào chi phí là điều tất yếu Sự tăng lên này ảnhhưởng không nhỏ đến việc kinh doanh Các quầy thuốc khó bán hơn Tuynhiên, mặt hàng thuốc có những đặc thù riêng của nó.Giá bán thuốc đượcniêm yết và nhà nước hầu như không can thiệp vào giá cả mà giá do các công

ty dược phẩm quyết định Do vậy chúng ta có thể thấy doanh thu vẫn tăng lên

qua bảng doanh thu phía trên

- tài sản dài hạn và đầu tư dài hạn: Công ty dược phẩm Việt Anh làdoanh nghiệp thương mại Do đó, tài sản cố định biến động rất ít Sự tăng lêncủa TS dài hạn và đầu tư dài hạn chủ yếu là từ khoản đầu tư tài chính dàihạn: tăng lên 1.050 triệu đồng Nguyên nhân cũng có thể doanh nghiệp thamgia vào thị trường chứng khoán hoặc đầu tư liên kết với các công ty kháctrong việc phân phối các loại thuốc mới…

Về nguồn vốn của doanh nghiệp:

- Vốn CSH: Nguồn vốn dành cho kinh doanh không có gì thay đổitrong năm 06 so với năm 05 Sự tăng lên của nguồn vốn chủ sở hữu do tácđộng mạnh nhất của lợi nhuận chưa phân phối lợi nhuận tăng lên 140 triệuđồng Đây là tín hiệu đáng mừng cho doanh nghiệp

- Nợ phải trả: Nợ phải trả tăng 7.600 triệu đồng do tác động của 2 yếutố: vay ngắn hạn và phải trả người bán, trong đó khoản phải trả người bán tácđộng chính Doanh nghiệp mua nhiều hàng hoá hơn và chưa thanh toán chongười bán 1 lượng lớn( hàng tồn kho tăng 8.800 triệu đồng trong khi phải trảcho người bán 6.900 triệu đồng) Khoản phải thu, và tài khoản tương đươngtiền không đủ để thanh toán nợ phải trả Từ đó ta thấy khả năng thanh toán nợngắn hạn của doanh nghiệp là tương đối thấp Tiền của doanh nghiệp phầnnhiều trong hàng tồn kho Doanh nghiệp cần xem xét việc quảng cáo,marketing tốt hơn để tiêu thụ được nhiều hơn, tránh tồn đọng hàng quá nhiều.Các khoản vay ngắn hạn cũng tăng lên đáng kể: 700 triệu đồng Cần thấythêm rằng số tiền vay này lớn hơn gần gấp 3 lần số vốn kinh doanh của doanhnghiệpKhả năng tự trang trải của doanh nghiệp còn thấp, phụ thuộc nhiềuvào nguồn vay từ bên ngoài.Bên cạnh đó, ta cũng thấy được rằng uy tín của

12

doanh nghiệp là rất tốt khi vay được lượng tiền lớn Tình hình kinh doanhphải như thế nào mới có thể vay được như vậy? Có thể nói công ty dược ViệtAnh đã đạt được chỗ đứng nhất định trên thị trường.

Xét 2 năm 06 và 07:

- tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn:Ngắn gọn là giảm

Ta có thể thấy xu hướng biến động ngược lại so với giai đoạn 05-06.Hàng tồn kho và phải thu khách hàng giảm, trong khi tiền mặt và các khoảntương đương tiền lại tăng lên.Doanh nghiệp dường như không mua thêm hànghoá nhập kho và tiêu thụ tăng Nhưng khách hàng thanh toán nhanh, khôngghi nợ Điều này là tín hiệu đáng mừng Tiền thu từ bán hàng hoá có thểnhanh chóng chuyển sang các trạng thái khác, mang lại nhiều lợi nhuận hơncho doanh nghiệp

-tài sản cố định và đầu tư dài hạn: tăng Chủ yếu là tăng ở tài sản cốđịnh Có thể doanh nghiệp thay những tài sản cũ đã sử dụng lâu nay bằngnhững tài sản mới hơn tài sản cố định của doanh nghiệp chủ yếu là xe vậnchuyển Việc thay đổi này nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng nhanhchóng hơn, kịp thời hơn

Về nguồn vốn: giảm

- Vốn chủ sở hữu: Nguồn vốn kinh doanh tăng lên 5000 triệu đồng Quy

mô công ty được mở rộng và việc kinh doanh phát triển tốt nên sự đầu tư lớnhơn là tất yếu Cũng phải kể đến sự tăng lên của lợi nhuận chưa phân phối.Qua 3 năm nhân tố này vẫn tăng đều đặn Doanh nghiệp nên tiếp tục pháthuy

- Nợ phải trả: Giảm do tác động lớn của nhân tố phải trả người bán.Nhân

tố này giảm đi 10.150 triệu đồng Trong khi đó, vay ngắn hạn lại tăng lên

6.600 triệu đồng Có thể doanh nghiệp vay ngắn hạn để thanh toán cho ngườibán Điều này cũng hợp lý nhưng doanh nghiệp nên xem xét tìm biện pháp tốthơn để cân đối giữa vay và khả năng tự trang trảI( nguồn vốn kinh doanh).Vay vẫn lớn gấp 2 lần nguồn vốn kinh doanh Từ đó, doanh nghiệp có thể chủđộng hơn trong việc ra quyết định đầu tư, kinh doanh Chưa kể vay sẽ kèmtheo phải trả lãi Và bất kỳ nhà cung cấp nào cũng sẽ muốn mua bán vớidoanh nghiệp mà khả năng tự trang trải tốt, vững vàng.

Qua bảng cân đối kế toán 3 năm gần đây nhất, chúng ta có thể thấy đượcphần nào sự nỗ lực phát triển của công ty dược phẩm Việt Anh Công ty đãtrải qua 5 đợt kiểm toán và kết luận của các kiểm toán viên đều là công ty cótình hình tài chính minh bạch và thực hiện tốt các chế độ nghĩa vụ với nhànước và người lao động Tuy vẫn còn những điều cần phải thay đổI, điềuchỉnh nhưng với 1 công ty đang gần như có doanh thu cao nhất miền Bắc thìđáng là tấm gương tiêu biểu cho các doanh nghiệp cùng ngành học tập Mong

là công ty tiếp tục duy trì và phát huy hơn nữa những gì đã đạt được trong 3năm vừa qua

III, Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý:

Công ty hiện nay có tất cả khoảng 70 nhân viên Bộ máy quản lý rất gọnnhẹ

Sơ đồ bộ máy quản lý công ty TNHH dược phẩm Việt Anh

14

Ban giám đốc

Phòng Kinh doanh Phòng Marketing

Phòng Kế toán

Ban giỏm đ ốc bao g ồm : Giỏm đ ốc v à ph ú giỏm đ ốc

- Giỏm đốc: Giỏm đốc cụng ty là ụng Nguyễn Văn Lam ễng được bàNguyễn Thị Ngọc, thành viờn gúp vốn chớnh của cụng ty thuờ giữ chức vụgiỏm đ ốc.V ị trớ này đũi hỏi người giỏm đốc chịu trỏch nhiệm về tất cả nhữnghoạt động diễn ra trong cụng ty trước chủ tịch hội đồng thành viờn Đồng thờiđiều hành quản lý việc kinh doanh của cụng ty sao cho diễn ra một cỏch liờntục v à bỡnh thường Thường niờn bỏo cỏo cho hội đồng thành viờn của cụng

ty về kết quả hoạt động kinh doanh ngo i ra giám đốc có thể uỷ quyền choài ra giám đốc có thể uỷ quyền chophó giám đốc khi gặp những công việc đột xuất

- Phú giỏm đốc: Phú giỏm đốc là người giỳp việc cho Giỏm đốc điềuhành Cụng ty theo phõn cụng và uỷ quyền của Giỏm đốc, chịu trỏch nhiệmtrước Giỏm đốc về cỏc nhiệm vụ được phõn cụng và giao quyền

- Cỏc phũng chức năng:

C ụng ty cú 3 phũng ban:

+ Phũng Marketing + Phũng kinh doanh

+ Phũng k ế to ỏn, nhõn s ự, tiền lương

+ Phũng Marketing: Chức năng của phũng Marketing là quảng bỏ chotờn tuổi cụng ty, cỏc loại mặt hàng cụng ty phõn phối và khuếch trương uy tớn,danh tiếng của cụng ty Phũng Marketing cũng phụ trỏch việc tỡm thờm cỏcmối làm ăn, khỏch hàng mới cho cụng ty, nếu thuận lợi sẽ ký kết hợp đồngluụn với khỏch hàng Gần đõy, phũng xin hạch toỏn riờng những nghiệp vụ

mua bán Tuy vậy, việc này có thể gây khó khăn trong sổ sách kế toán và dễnhầm lẫn Công ty vẫn đang xem xét để tìm hướng giải quyết tốt hơn Nhìnchung Marketing là 1 phòng mà chức năng, nhiệm vụ rất linh hoạt, hỗ trợ chocác phòng ban khác một cách tích cực Cho đến hiện nay thì phòng này đã vàđang hoàn thành tốt các chức năng của mình.

+ Phòng kinh doanh: Nhiệm vụ của phòng này có thể thấy qua đặc điểm

tổ chức sản xuất kinh doanh Phòng chịu trách nhiệm liên hệ khách hàng,nhận đơn đặt hàng, liên hệ nhà cung cấp, trao đổi với kế toán bán hàng và bộphận kho, tìm hiểu sự lên xuống của giá cả, sự thay đổi của thị trường đến cácmặt hàng… Tóm lại, phòng kinh doanh phụ trách toàn bộ việc mua, bán hànghoá của công ty

+ Phòng kế toán: là phòng nghiệp vụ có chức năng giúp Giám đốc Công

ty thực hiện công tác Tài chính-kế toán nhằm quản lý nguồn vốn của Côngty.Lập báo cáo Kế toán định kỳ và phân tích các hoạt động kinh tế của Công

ty như:giá thành, hiệu quả, lợi nhuận đảm bảo chế độ thu nộp ngân sách, bảotoàn và phát triển vốn Phòng Kế toán còn có chức năng tổ chức, thu thập, xử

lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý Qua đó, kiểmtra tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản, vật

tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh và chủ động vềtài chính của công ty

Phòng kế toán đồng thời phụ trách mảng nhân sự, tiền lương của nhânviên trong công ty Có thể coi đây là phòng có vị thế cao nhất trong công ty,quyền hành chỉ sau giám đốc Việc phụ trách, ôm đồm nhiều chức năng củaphòng kế toán giúp cho bộ máy bớt cồng kềnh nhưng khiến cho nhân viênphòng kế tải dễ bị stress và áp lực công việc lớn Nếu trong tương lai, công tytiếp tục mở rộng về quy mô, số người lao động không phải là 70 người mà là

16

mấy trăm người thì công ty nên xem xét tổ chức lại phòng ban Hiện tại vẫn

có thể chấp nhận được

PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ

TOÁN TẠI CÔNG TY

I, Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty:

1,Nhiệm vụ của bộ máy kế toán:

Bất kỳ 1 doanh nghiệp nào, dù quy mô to hay nhỏ,khi thành lập và đivào hoạt động đều cần có 1 bộ máy kế toán cho riêng mình Kế toán ra đời từrất lâu do yêu cầu quản lý bảo vệ tài sản và quản lý nguồn vốn cũng như tìnhhình biến động của chúng.Qua các thời kỳ phát triển của sản xuất, trao đổi,lưu thông hay nói cách khác là sự phát triển của hình thái kinh tế xã hội, kếtoán ngày càng hoàn thiện về tổ chức, về con người Vai trò của kế toán trongcác doanh nghiệp ngày càng trở nên quan trọng và trở nên không thể thiếu.Các chủ doanh nghiệp muốn nắm được tình hình tài sản và nguồn vốn củamình phải thông qua bộ máy kế toán.Cũng như tất cả những doanh nghiệpkhác, công ty dược phẩm Việt Anh có 1 bộ máy kế toán khá vững vàng vềchuyên môn nghiệp vụ Nó thực hiện chức năng xử lý,thu nhận và cung cấpthông tin kinh tế tài chính cho các bộ phận, đối tượng có liên quan

Bộ máy kế toán của công ty đồng thời giúp cho ban giám đốc đưa ra cácquyết định kinh doanh Nó giống như nhà tham mưu chiến lược, cánh tay phảiđắc lực của ban giám đốc Nhìn chung, chức năng cụ thể của nó có thể tómgọn như sau:

- Tổ chức hạch toán kế toán, phản ánh đầy đủ chính xác tình hình biếnđộng tài sản với nguồn vốn của công ty

18

- Lập và trình bày các báo cáo tài chính cần thiết theo quy định của nhànước.

- Tổ chức công tác phân tích tài chính của công ty để đề xuất những biệnpháp kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý

- Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định của phápluật

- Tổ chức phổ biến kịp thời các chế độ thể lệ, các quy chế tài chính mớiđược ban hành

- Hướng dẫn bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán

2, Mô hình bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:

a, Mô hình bộ máy kế toán:

Bộ máy kế toán được thiết kế khá khoa học và gọn nhẹ.Thực tế quy môcông ty không lớn, chỉ gồm 70 người nên việc tổ chức bộ máy như vậy giúpchi phí giảm đi rất nhiều Bộ máy gồm:

Sơ đồ bộ máy kế toán:

* Kế toán trưởng: Đây là vị trí cao nhất và nhiều trách nhiệm nhất bộ

máy kế toán Kế toán trưởng đảm nhận những chức năng sau:

- Giám đốc về tài chính của doanh nghiệp, đồng thời là kiểm soát viêncủa nhà nước tại doanh nghiệp Nóinhư vậy vì người kế toán trưởng phải nắm

và hiểu được các luật thuế, luật doanh nghiệp, luật sản xuất kinh doanh, luật

Kế toán

Thủ quỹ kiêm

Kế toán tiền lương

20

ngân hàng, luật lao động để từ đó áp dụng cho doanh nghiệp, đảm bảo tuântheo đúng luật định, tránh vi phạm và làm sai, có thể gây ảnh hưởng lớn đếncông ty Đơn cử như luật lao động Nếu không hiểu đúng, hiểu sâu mà ápdụng sai, gây thiệt hại đến lợi ích người lao động thì sự tin tưởng và tinh thầnlàm việc của họ đối với công việc sẽ không được bảo đảm Trong khi họ làlực lượng chính, trực tiếp làm ra lợi nhuận của doanh nghiệp.

- Kế toán trưởng tổ chức sắp xếp bộ máy kế toán Đây là người đứngđầu, ra mệnh lệnh và chỉ huy công việc chung

- Chịu trách nhiệm về tổ chức thực hiện các quá trình kinh doanh: mua,bán, tính toán chi phí sao cho hợp lý và hợp chế độ

- Mở sổ sách theo dõi quá trình kinh doanh của doanh nghiệp theo đúngluật kế toán thống kê hiện hành

- Hàng tháng, quý, năm làm báo cáo kịp thời, chính xác

- Tổng hợp toàn bộ các phát sinh về tài chính, kế toán, trong tháng,quý,năm để cùng kế toán trưởng thực hiện đúng với chế độ hiện hành

- ghi chép, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: ghi chép vào sổchi tiết theo từng nội dung kinh tế phát sinh Tổng hợp các số liệu ghi vào sổ

Cái đối chiếu các chỉ tiêu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp để tránh sai sót doviệc chuyển sổ.

- Theo dõi tình hình thực hiện chế độ Bảo hiểm xã hội Quyết toán thu,chi theo chế độ quy định của ngành, Bộ lao động thương binh và xã hội

- Chuyển chứng từ lưu cho kế toán theo dõi công nợ

*Kế toán mua hàng:

- Cập nhật giá cả thường xuyên, lệnh,chỉ đạo của giám đốc điều hành.Đối chiếu hàng tồn kho để đặt hàng với người bán theo giá cả mà công ty đãchỉ đạo

- Tiếp nhận hóa đơn Cùng thủ kho đối chiếu hàng nhận giữa thực tế vớihóa đơn Nếu có thiếu sót, kế toán mua hàng sẽ lập biên bản và thông báo chocác bên liên quan

- Chuyển chứng từ lưu cho kế toán theo dõi công nợ

hàng lớn sẽ được chi tiết riêng trên sổ Từ các sổ chi tiết, kế toán công nợ sẽvào Sổ Cái.

- Nhận hóa đơn, chứng từ của các cửa hàng, quầy thuốc để vào sổ chitiết

- Tổng hợp phiếu Thu, phiếu Chi

- Theo dõi tình hình thu nợ, trả nợ của công ty

*Thủ quỹ:

- Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi( theo quy định của công ty) thủ quỹthu tiền và xuất tiền Lưu giữ chứng từ vào sổ quỹ cẩn thận, cập nhật nhanhchóng, kịp thời

- Kiểm tra giữa tồn quỹ trên sổ sách và trên thực tế số tiền trong két.Kiểm tra chữ k ý của thủ quỹ và kế toán trên kế toán đối chiếu số dư

- Lấy chứng từ ở ngân hàng thông qua nộp, rút tiền mặt tại ngân hàng

- Phát lương cho cán bộ nhân viên đồng thời hạch toán lương

*Thủ kho:

Ngườigiữ vị trí thủ kho có trình độ chuyên môn cao, hiểu rõ về các loạithuốc Căn cứ vào hóa đơn hợp lệ nhận được, thủ kho kiểm tra lượng hàngnhập, xuất ra khỏi kho Kiểm tra số lượng, chất lượng, bao bì, mẫu mã đểphân loại theo mặt hàng, nhóm hàng, ngành hàng Tránh việc sắp xếp lẫn lộn,

va không khoa học, dễ gây nhầm lẫn khi xuất

- Sắp xếp hàng hóa sao cho thoáng, khoa học, dễ thấy, dễ lấy cuối ngàyvào sổ, thẻ kho kịp thời

- cuối tháng tổ chức các tổ đi kiểm kê thực tế hàng hóa Thủ kho thựchiện đối chiếu kết quả kiểm kê số hàng hóa tồn kho thực tế với số trên sổ

sách Nếu có chênh lệch lập biên bản và tìm nguyên nhân, báo cáo với cấptrên đối với hàng hỏng, hàng kém phầm chất cũng lập biên bản đề xuất xử lý.

- Năm tài chính: năm tài chính công ty bắt đầu từ ngày 1/1 hàng năm chođến 31/12 Hầu hết các công ty Việt Nam đều theo năm tài chính này

- Đơn vị tiền tệ công ty áp dụng là đồng tiền Việt Nam: Việt Nam đồng

Vì phạm vi thị trường công ty chỉ trong nước là chủ yếu và công ty khôngnhập khẩu mặt hàng từ nước ngoài nên ngoại tệ là không có

- Phương pháp kế toán áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên

- Hàng tồn kho được kiểm tra theo phương pháp kiểm kê định kỳ.Phương pháp tính giá hàng tồn kho là fifo- nhập trước xuất trước Giá trị khimua về nhập kho là giá bao gồm cả chi phí thu mua và các chi phí khác Giátrị hàng tồn kho trong kỳ và cuối kỳ là giá thực tế đích danh

- tài sản cố định khấu hao theo phương pháp đường thẳng

- Thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ Thuế cho mặthàng thuốc chủ yếu là 5%

24

- Thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng là 28%.

2 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng:

Công ty Việt Anh áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số15/2006/QĐ-BTC Cụ thể như sau:

*Các tài sản nội bảng

+ TK 111 (TK 1111, TK 1112) - Tiền mặt tại quỹ

+ TK 112 (TK 1121, TK 1122) -Tiền gửi ngân hàng

+ TK 2141 _ Khấu hao TSCĐ hữu hình

+ TK 2143 _ Khấu hao TSCĐ vô hình

+ TK 242 _ chi phí trả trước dài hạn

+ TK 331 _ phải trả người bán

+ TK 333 _ Các khoản nộp Nhà nước

+ TK 334 _ phải trả công nhân viên

+ TK 338 _ phải trả phải nộp khác