Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty xây dựng Đông Hưng.DOC

Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty xây dựng Đông Hưng

Mục lục

Trang

ChơngI: đặc điểm tình hình chung tại công xây dựng Đông Hng 6

I Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xây dựng Đông Hng 6II Đặc điểm tổ chức sản xuất và đặc điểm quy trình công nghệ của Công ty 8III Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty xây dng Đông Hng 10

Chơng II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng

I Công tác quản lý, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 18

3 Đánh giá nguyên vật liệu 19 3.1- Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho 19

1.2- Trình tự luân chuyển chứng từ đợc luân chuyển 20

2.2- Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 36 2.2.1- Hạch toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu 36 2.2.2- Hạch toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu 48 3 Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng Đông Hng 56

Chơng III: Nhận xét và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế

I Nhận xét chung về công tác kế toán của công ty xây dựng Đông Hng 58II Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty xây dựng Đông

1.2- Lập phiếu giao nhận chứng từ nhập – xuất 64 1.3- Lập bảng kê chứng từ nhập, bảng kê chứng từ xuất nguyên vật liệu 65 1.4- áp dụng kỹ thuật tiên tiến vào công tác quản lý nguyên vật liêu 67

2.2- Công tác hạch toán “hàng đang đi đờng” 68 2.3- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 68 2.4- Phân tích tình hình cung ứng, sử dụng nguyên vật liệu 69

Lời mở đầu

Hiện nay, trong nền kinh tế thị trờng tự do trao đổi mua bán hàng hóa cùng với chính sách mở cửa và phấn đấu tiến tới hội nhập của Đảng và Nhà nớc ta, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh là một trong những thành phần kinh tế chủ chốt góp phần quan trọng trong việc thiết lập nền kinh tế thị trờng và đẩy mạnh nền kinh tế hàng hóa trên đà ổn định và phát triển Trong điều kiện thực tế khách quan đó đã đặt ra một yêu cầu cấp bách đối với các doanh nghiệp đó là phải có đợc một đội ngũ cán bộ quản lý nhạy bén, có trình độ cùng với công cụ quản lý hữu hiệu mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp, trong đó biện pháp hàng đầu không thể thiếu đợc là thực hiện quản lý kinh tế trong mọi hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

Trong việc sử dụng tổng hòa các biện pháp của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì hạch toán là một trong những công cụ có hiệu quả nhất để phản ánh khách quan và giám đốc có hiệu lực quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.

Khi các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tiến hành hoạt động nhất là các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong những yếu tố đầu vào cơ bản nhất và quan trọng nhất vì chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng cao nhất trong giá trị mỗi sản phẩm Vì vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là công tác quản lý có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp Thông qua công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ giúp các doanh nghiệp tìm ra đợc con đờng ngắn nhất để đạt đợc mục tiêu cuối cùng của mình đó là lợi nhuận vì trong cơ chế thị trờng để cạnh tranh và đứng vững đợc trên thơng trờng các doanh nghiệp thờng chọn cho mình con đờng an toàn mà lại hiệu quả là hạ giá thành sản phẩm Mà muốn hạ đợc giá thành nhng vẫn đảm bảo đợc chất lợng sản phẩm thì buộc các doanh nghiệp phải tiết kiệm chi phí một cách tối đa trong giới hạn cho phép và thông thờng các doanh nghiệp hay tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tiêu hao trên một đơn vị sản phẩm Bởi vậy, muốn tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ các doanh nghiệp phải làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để tránh thất thoát và sử dụng lãng phí là một trong những nguyên tố quyết định giúp doanh nghiệp hạ thấp giá thành và tăng thu nhập Đó là một yêu cầu thực tế đặt ra đang đợc quan tâm nhiều trong quá trình sản xuất của các doanh nghiệp hiện nay.

Trong thời gian thực tập và tìm hiểu tình hình thực tế tại Công ty xây dựng Đông Hng, em thực sự thấy tầm quan trọng của kế toán đối với việc quản lý của công ty Nếu hạch toán nói chung là công cụ quản lý kinh tế thì hạch toán vật liệu là công cụ đắc lực phục vụ cho quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có đầy đủ chính xác, kịp thời hay không có tác dụng rất lớn đến chất lợng quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của doanh nghiệp

Toàn bộ đề tài đợc trình bày với kết cấu gồm 3 phần chính:

- Chơng I: Đặc điểm tình hình chung của Công ty xây dựng Đông Hng.

- Chơng II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty xây dựng Đông Hng.

- Chơng III: Nhận xét và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty xây dựng Đông Hng.

Chơng I: đặc điểm tình hình chung tại công ty xây dựngđông hng

I Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xây dựng Đông Hng.

Công ty xây dựng Đông Hng là một tổ chức xây lắp, sản xuất và kinh doanh các loại vật t, vật liệu xây dựng Trong đó nhiệm vụ chính là nhận thầu xây lắp các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp vừa và nhỏ; thiết kế nội, ngoại thất; kinh doanh vật liệu xây dựng, kinh doanh phát triển nhà,…

Công ty xây dựng Đông Hng đợc thành lập tháng 3 năm 2000 Giấy phép kinh doanh do sở Kế hoạch Đầu t Thái Bình cấp số: 082000007.

Trụ sở công ty đặt tại: Cụm công nghiệp xã Đông La – Đông Hng – Thái Bình Điện thoại: 036.851.580 Di động: 0913.095.335

Đơn vị có đội ngũ cán bộ và công nhân có tay nghề cao, mở rộng quy mô sản xuất đi các tỉnh lân cận và tỉnh nhà Trực tiếp nhận bao thầu và thi công nhiều công trình có kỹ thuật và mỹ thuật, chất lợng tốt Đợc cơ quan chủ quản và ngời sử dụng đánh giá cao.

Trong những năm qua cùng với sự đổi mới của đất nớc, Công ty dần dần chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế cho phù hợp với điều kiện hiện tại từng bớc đa Công ty đứng vững trên thị trờng, ngành nghề kinh doanh đợc mở rộng, nguồn vốn kinh doanh không ngừng đợc bổ sung, đời sống cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty đợc nâng cao Với sự cố gắng trên Công ty đã đạt đợc những chỉ tiêu chủ yếu qua các năm gần đây:

Tóm tắt tài sản có và tài sản nợ trên cơ sở báo cáo tài chính đã kiểm tra trong 3 năm (2004 – 2006):

5 Lợi nhuận trớc thuế 42.972.757 52.544.995 61.992.961 6 Lợi nhuận sau thuế 30940385,04 37.832.396,4 44.634.931,92

II Đặc điểm tổ chức sản xuất và đặc điểm quy trình công nghệ của Công ty.

Với đặc thù là một doanh nghiệp xây lắp nên Công ty xây dựng Đông Hng có những quy trình sản xuất đặc biệt hơn so với những ngành khác Công nghệ kỹ máy móc kỹ thuật hiện đại đợc Công ty áp dụng vào quá trình sản xuất tại các công tr-ờng Đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ tổ chức tại công trờng.

(Sơ đồ số : 01)

Cùng với trang thiết bị tiên tiến Công ty có cả một đội ngũ công nhân lành nghề trực tiếp thi công các công trình đảm bảo chất lợng kỹ thuật và tính mỹ thuật cao.

Mọi hoạt động của công trờng đều do sự chỉ đạo của Công ty Phải thờng xuyên phản ánh về Công ty những việc làm của mình, báo cáo tiến độ và kết quả thi công, có kế hoạch cụ thể để Công ty cung ứng vật t, thiết bị lao động.

Bộ phận kỹ thuật và Phó Giám đốc thông qua nhau và trực tiếp quản lý các tổ

Trên cơ sở định mức lao động hoặc khoán công cho ngời lao động công trờng theo dõi kết quả và báo về Công ty để Công ty cho ứng và thanh toán khối l ợng đã hoàn thành.

III Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty xây dng Đông Hng.1 Bộ máy tổ chức của Công ty

Công ty xây dựng Đông Hng có bộ máy quản lý gọn nhẹ với đội ngũ cán bộ, công nhân viên trẻ, khỏe, có tri thức, có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực sản xuất xây lắp Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây dựng Đông H ng có thể khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty (Sơ đồ số : 02)

2 Thuyết minh.

- Giám đốc: Là ngời đứng đầu, có cổ phần lớn nhất trong Công ty, là đại diện cho cán bộ công nhân viên của toàn Công ty Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả hoạt động của sản xuất, kinh doanh, giao nộp nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc, bảo toàn và phát triển vốn cũng nh đời sống của cán bộ, công nhân viên trong toàn Công ty.

- Phó Giám đốc: Phối hợp với Kế toán trởng giúp việc trực tiếp cho Giám đốc trong công tác quản lý, đồng thời phụ trách khâu kỹ thuật ở các công trờng.

- Kế toán trởng: Giúp việc Giám đốc thực hiện pháp luật kế toán thống kê, điều lệ sản xuất kinh doanh của Công ty Đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế tài chính tại đơn vị.

- Bộ phận kế toán - tài vụ: Thu thập tài liệu và các thông tin ở đơn vị theo điều lệ kế toán, giúp Giám đốc và Kế toán trởng xử lý các thông tin để điều hành sản xuất, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, chế độ tiền lơng,

- Bộ phận văn th - hành chính: Giúp Giám đốc lu trữ tài liệu, phân phát tài liệu và giải quyết các công việc tạp vụ khác.

- Bộ phận kỹ thuật: Theo dõi và điều hành mọi công tác xây lắp của Công ty theo sự chỉ đạo của Giám đốc Bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm theo dõi điều hành kế hoạch sản xuất ở các đội sản xuất, các tổ sản xuất trên các công trờng mà đơn vị đang thi công.

+ Đội xây dựng số 1: Chịu trách nhiệm thi công phần thô nh nền, móng, + Đội xây dựng số 2: Chịu trách nhiệm thi công chi tiết xây tờng, đổ trần mái

+ Đội hoàn thiện công trình: Là đội chịu trách nhiệm chính về mặt thẩm mỹ của từng công trình nh quét vôi, sơn tờng

IV Công tác tổ chức công tác kế toán tại Công ty xây dựng Đông Hng.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán

Hệ thống kế toán đợc xây dựng thích ứng phù hợp với đặc điểm kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của Công ty.

Công ty xây dựng Đông Hng áp dụng hình thức kế toán hiện hành phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý kinh tế Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ, hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chứng từ (Sơ đồ số: 03)

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán.

Chi tiết thanh toán với ng ời

- Công tác tổ chức kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả công tác kế toán, phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng nguyên tắc tài chính kế toán Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty xây dựng

Đông Hng đợc thể hiện qua sơ đồ sau: (Sơ đồ số: 04)

- Kế toán trởng: Giúp việc Giám đốc thực hiện pháp lệnh kế toán- thống kê, điều lệ sản xuất kinh doanh của Công ty… Đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế tài chính của Nhà nớc tại đơn vị Là ngời chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và Công ty về công tác hạch toán tại Công ty.

- Kế toán vật t: Theo dõi tình hình vật t nhập – xuất – tồn kho ở các công trờng, có trách nhiệm thông tin kịp thời cho kế toán Công ty để cung Giám đốc có biện pháp giải quyết tránh tình trạng ứ đọng vật t, vật t kém phẩm chất hoặc khan hiếm vật t làm ảnh hởng đến tiến độ thi công ở công trờng.

- Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản công nợ giữa Công ty với chủ đầu t, giữa Công ty với ngời cung cấp, giữa các công trờng, các đội với Công ty và tình hình thực hiện kế hoạc tiền lơng với từng cán bộ công nhân viên, tình hình thanh toán nội bộ.

- Nhân viên kế toán ở các công trờng: Theo dõi và tập hợp tài liệu ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công trờng, chuyển về bộ phận kế toán Công ty

- Kế toán tổng hợp và tính giá thành: Thu thập thông tin tài liệu ở các công trờng, giúp Kế toán trởng và Giám đốc Công ty xử lý các thông tin về vật t, nhân công, giá thành xây lắp,… để điều hành sản xuất.

3 Hình thức kế toán.

3.1- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng.

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết đinh số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006)

3.2- Các sổ kế toán mà Công ty sử dụng.

- Sổ kế toán tổng hợp gồm:

+ Các nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản, các bảng kê, bảng phân bổ - Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết các tài khoản 131, 133, 141, 331, 311, 333, 335, 336, 138, 338, 642, 621, 622, 627…

+ Sổ giá thành sản phẩm xây lắp (TK 155)

3.3- Phơng pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Kế toán sử dụng TK 159 “ dự phòng giảm giá hàng tồn kho” và TK 632 “giá vốn hàng bán” để theo dõi tình hình trích lập, hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

TK 159 có kế cấu nh sau:

- Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá - Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá

- D Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn.

Việc trích lập đợc tiến hành vào cuối kỳ kế toán, và khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc thì phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng.

ờng hợp 1 : Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm

nay lớn hơn dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch lớn hơn đó đợc định khoản nh sau:

Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

ờng hợp 2 : Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm

nay nhỏ hơn dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm tr ớc thì số chênh lệch nhỏ hơn đó đợc định khoản nh sau:

Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 632- Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có thể khái quát nội dung hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho qua sơ đồ sau:

Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nếu số phải lập cuối kỳ năm nay

kế toán năm nay nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ kế toán năm trớc)

3.4- Phơng pháp tính thuế GTGT.

Công ty sử dụng kế toán thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ: Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào

Trong đó:

- Thuế GTGT đầu vào = tất cả số tiền thuế GTGT trên hóa đơn GTGT của vật t, hàng hóa, dịch vụ mua vào.

- Thuế GTGT đầu ra = trị giá cha thuế của hàng hóa dịch vụ bán ra x thuế suất GTGT của hàng hóa dịch vụ bán ra.

3.5- Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán (Sơ đồ số:06)

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Chơng II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ của Công ty xây dựng Đông Hng.I Công tác quản lý, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu

1 Công tác quản lý nguyên vật liệu.

Khác với các doanh nghiệp sản xuất khác, sản phẩm của Công ty xây dựng Đông Hng có những nét rất riêng biệt, là doanh nghiệp mà ngành hàng chủ yếu là

Báo cáo kế toán

Báo cáo quỹ

phục vụ xây dựng cơ bản nên sản phẩm chủ yếu của Công ty là các công trình xây dựng cơ bản vừa và nhỏ…

Các loại nguyên vật liệu của Công ty có rất nhiều, đa dạng về chủng loại Điều này đòi hỏi Công ty phải tính toán một cách chi tiết, chính xác nhu cầu về nguyên vật liệu để tổ chức thu mua kịp thời đảm bảo cung ứng đầy đủ cho sản xuất.

Trong giá thành sản phẩm của Công ty, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng khá lớn (khoảng 70- 75%), vì thế nên chỉ một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm Do vậy phải tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu, xây dựng định mức tiêu hao cho từng chi tiết sản phẩm để sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả.

Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu đợc mua từ các nguồn hàng trong nớc với các bạn hàng ổn định, thờng xuyên, có uy tín nh công ty Thép Thái Nguyên, công ty Xi măng Hải Phòng…Đây là một thuận lợi cho Công ty trong việc thu mua, cung ứng nguyên vật liệu.

2 Phân loại nguyên vật liệu.

ở công ty xây dựng Đông Hng nguyên vật liệu phân loại căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh Theo cách phân loại này nguyên vật liệu của Công ty đợc chia thành:

- Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng chủ yếu của Công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm Bao gồm các nguyên vật liệu sau: Sắt, thép, xi măng, cát, sỏi…Trong mỗi loại chia thành nhiều thứ khác nhau nh: Thép tròn phi 6, phi 8.

- Nguyên vật liệu phụ: Bao gồm nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất định rất cần thiết cho quá trình sản xuất nh: ốc vít, que hàn, phông bạt,…

- Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu, phục vụ cho máy thi công

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy móc nh galê, vòng bi, dây côroa,…

Việc phân loại trên giúp cho Công ty quản lý vật liệu dễ dàng, và từ đó đa ra hình thức hạch toán phù hợp.

3 Đánh giá nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu mua ngoài đợc doanh nghiệp đánh giá theo giá thực tế.

3.1- Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho.

Trị giá vật liệu nhập kho =Giá mua cha thuế+ Chi phí thu mua

Trong đó:

- Giá mua cha thuế không bao gồm thuế suất thuế GTGT.

- Chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho, bãi.

Ví dụ: Ngày 20/1/2007 Công ty nhâp kho gạch Tuylen trị giá cha thuế GTGT

21.600.000, chi phí vận chuyển bốc dỡ 5%.

21.600.000+ 1.080.000 = 22.680.000

3.2- Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho.

Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân gia quyền Trị giá vật liệu xuất kho = Số lợng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân =

Gia quyền Số lợng VL tồn đầu kỳ + Số lợng VL nhập trong kỳ

Ví dụ: Ngày 25/1/2007 xuất kho gạch Tuylen 50.000viên,

Giá thực tế vật liệu tồn đầu tháng : 355đ/1viên Giá thực tế vật liệu nhập trong tháng: 360đ/1viên

- Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT).

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số 04-VT) - Phiếu nhập kho thuê ngoài gia công chế biến.

- Phiếu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến - Biên bản kiểm nghiệm vật t.

- Hóa đơn giá trị gia tăng.

1.2- Trình tự luân chuyển chứng từ đợc luân chuyển nh sau:

*.Trờng hợp nhập kho nguyên vật liệu:

Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho.

Nguyên liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua nguyên vật liệu về để sản xuất ra sản phẩm thì trớc khi nhập kho cần phải đợc kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lợng, chất lợng và qui cách thực tế của vật liệu.

Công tác kiểm nghiệm đợc tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kỹ thuật và thủ kho vật t Cơ sở để kiểm nghiệm là hóa đơn của ngời cung cấp và hợp đồng mua hàng (trờng hợp cha có hóa đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng để kiểm nhận) Trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai qui cách, kém phẩm chất ghi trong hợp đồng phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân Nếu đã xác định rõ nguyên nhân do ngời cung cấp thì công ty có thể yêu cầu ngời cung cấp giảm giá hoặc có thể từ chối không nhận số nguyên vật liệu đó Sau khi kiểm nhận các thành viên của ban kiểm nhận phải lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật t” Trên cơ sở biên bản kiểm nghiệm vật t, hóa đơn bán hàng của ngời cung cấp, phòng kế hoạch vật t sẽ lập phiếu nhập kho vật t Phiếu nhập kho vật t lập thành 3 liên:

Liên 1: Lu tại phòng kế hoạch vật t.

Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng và chuyển lên cho phòng kế toán.

Liên 3: Dùng để thanh toán (giao cho ngời cung cấp).

Trên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan, các loại vật liệu mua về nhập kho theo đúng kho đã quy định.

Ví dụ 1: Ngày 4/1/2006 Công ty mua vật liệu của Công ty XD Thành Đạt và nhận

Số tiền mặt bằng chữ: (Hai mơi ba triệu không trăm bảy hai ngàn bảy trăm bốn hai đồng).

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2:

Công ty TNHH & xây dựng Đông Hng Mẫu số 05- VT

Theo QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKTNgày 1/5/1995 của Bộ Tài Chính

Biên bản kiểm nghiệm vật t

Ngày 4 tháng 1 năm 2006

Căn cứ vào Hóa đơn số 096196 ngày 4/1/2006 của công ty TNHH XD Thành Đạt Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông: Đỗ Hữu Quân - Phòng kỹ thuật - Trởng ban Bà: Hoàng thị Liên - Phòng kỹ thuật - ủy viên Ông: Nguyễn văn Hùng - Thủ kho - ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại vật t sau:

Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Theo biên bản kiểm nghiệm số 20 ngày 4 tháng 1 năm 2006.

Nhập tại kho: Vật t kim khí.

Cộng 21.974.040 Số tiền bằng chữ:(Hai mơi mốt triệu chín trăm bảy mơi t ngàn không trăm bốn mơi đồng).

Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Thủ trởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

*.Trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu.

Xuất kho cho sản xuất sản phẩm.

Với đặc thù là một doanh nghiệp sản xuất theo hợp đồng nên sau khi đã ký kết với khách hàng, phòng Kế hoạch vật t tính toán lập kế hoạch sản xuất để đảm bảo tiến độ giao hàng Sau đó giao kế hoạch sản xuất cho quản đốc phân xởng cùng với cán bộ kỹ thuật sẽ dựa vào kế hoạch sản xuất, bản vẽ và định mức vật t để ghi các danh mục vật t cần sử dụng, cụ thể nh: số lợng, chủng loại, phẩm cấp Sau đó đa danh mục lên phòng kế hoạch vật t và làm giấy đề nghị xuất kho vật liệu Căn cứ vào định mức vật t và tình hình sản xuất thực tế phòng kế hoạch vật t duyệt số lợng vật liệu cần thiết đồng thời lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho lập thành 3 liên: Liên 1: Lu tại phòng kế hoạch vật t.

Liên 2 và liên 3: Đơn vị lĩnh vật liệu mang xuống kho yêu cầu thủ kho xuất vật liệu, khi xuất kho thủ kho sẽ ghi số lợng thực vật liệu thực xuất vào phiếu xuất kho sau đó giữ lại một liên để chuyển lên phòng kế toán còn một liên giao cho đơn vị lĩnh vật t giữ.

Ví dụ: Ngày 16/1/2007 tổ sản xuất số 2 thuộc phân xởng sản xuất chính có nhu cầu sử dụng Thép cuộn USU 0,4 để cắt và uốn 20 bộ cho đổ sà dầm Quản đốc phân x-ởng đề nghị làm giấy xuất kho.

Biểu 4:

Cộng hòa x hội chủ nghĩa Việt Namã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Giấy đề nghị xuất kho

Kính gửi: Phòng kế hoạch vật t Công ty xây dựng Đông Hng.

Tên tôi là: Nguyễn Mạnh Tờng - Đội trởng đội sản xuất số 2 Đội của chúng tôi có nhiệm vụ phải hoàn thành 20 sà dầm.

Biểu 5:

Công ty TNHH & xây dựng Đông Hng Mẫu số 02- VT

Phiếu xuất kho

1.3- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

Công ty sử dụng kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ songsong.

Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.

(Sơ đồ số: 07)

Phiếu nhập kho

*Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày về tình hình nhập xuất NVL theo chỉ tiêu số lợng Mỗi loại vật liệu đợc ghi trên một tờ thẻ kho, thẻ kho đợc đóng thành quyển dùng cho cả năm.

Khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ Sau khi tiến hành nhập xuất vật liệu thủ kho phải tiến hành ghi số lợng thực nhập và thực xuất trên thẻ kho, các loại phiếu nhập và phiếu xuất đợc thủ kho phân loại để định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán xuống kho lấy về phòng kế toán Cuối tháng thủ kho phải tính số lợng tồn kho trên thẻ kho để đối chiếu số lợng với kế toán.

Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2007 thủ kho nhận đợc các phiếu nhập và phiếu xuất nh sau:

Biểu 6:

Công ty TNHH & xây dựng Đông Hng Mẫu số 06- VT

Kho: VTKK Ban hành theo QĐ số 1141 ngày 1/11/1995

*Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết tơng ứng với thẻ kho Định kỳ cứ 5 ngày một lần Kế toán xuông kho lấy các chứng từ nhập, xuất đã đợc thủ kho phân loại theo từng tập Khi nhận đợc các chứng từ này Kế toán phải kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chúng, kiểm tra lại cách phân loại chứng từ của thủ kho đã hợp lý cha Nếu nh các chứng từ đã hợp lý, hợp pháp thì Kế toán ký xác nhận vào thẻ kho và mang chứng từ về phòng kế toán Kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ khác, ghi đơn giá và tính thành tiền cho từng chứng từ tại thời điểm cuối tháng Căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi sổ chi tiết.

Giá bình quân đ ợc tính nh sau:

Ví dụ tính giá bình quân của Thép cuộn USU 0,4 (số liệu kế toán đợc lấy trong sổ kế toán chi tiết).

Căn cứ vào số liệu tính toán trên kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền cho các chứng từ xuất kho.

Ví dụ: Phiếu xuất kho số 21 ( Biểu 5), xuất kho 502kg thép cuộn USU 0,4 đợc hoàn

thiện chứng từ nh sau:

Biểu 7:

Công ty TNHH & xây dựng Đông Hng Mẫu số 02- VT

Phiếu xuất kho

Với phơng pháp ghi sổ này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhng phơng pháp này còn trùng lặp giữa kho và kế toán về mặt số lợng Mặt khác việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên kế toán rất khó kiểm tra.

* Cuối tháng sau khi tổng hợp tất cả các chứng từ và đối chiếu với thẻ kho, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu làm căn cứ để đối chiếu với phần kế toán tổng hợp Tất cả mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải đợc kiểm tra, xác minh và điều chỉnh kịp thời.

………