THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY PHƯƠNG NAM

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY PHƯƠNG NAM I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY PHƯƠNG NAM 1.1.Quá trình hình thành và phát triển công ty Công ty Phương Nam thuộc Sở công nghiệp Hà nội là một doanh nghiệp Nhà nước.Trước đây là Xí nghiệp gia công dệt nhuộm Hà nội, được thành lập vào năm 1959 sau đổi tên là Công ty Phương Nam. Công ty Phương Nam được Sở Kế hoạch và đầu tư Hà nội cấp quyết định thành lập ngày 20/01/1997. Công ty có tên giao dịch là Phương Nam company. Trụ sở chính của công ty: số 352 đường Giải Phóng - quận Thanh Xuân - Hà nội. Diện tích mặt bằng hiện nay: 2700 m 2 , trong đó diện tích: - Nhà xưởng là 1300 m 2 , -Văn phòng: 400 m 2 , -Kho bãi: 1000 m 2 . 1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. 1.2.1 Mô hình bộ máy quản lý của công ty Phương nam. Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Kế Toán trưởng Phòng kế hoạch vật tư Phòng tài vụ Ban bảo vệ Phòng tổ chức hành chínhBan kinh tế cơ bảnPhòng kỹ thuật Phân xưởng dệt Phân xưởng may Phân xưởng in lưới Tổ cơ điện Biểu số 1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY PHƯƠNG NAM Công ty có bộ máy tổ chức rất chặt chẽ và hiệu quả, phù hợp với chuyên ngành sản xuất kinh doanh của mình. Tổng số công nhân của công ty có 500 người, trong đó: số cán bộ đại học , cao đẳng là 51 người, số công nhân kỹ thuật là 449 người. Cấu trúc quản lí của công ty theo hướng trực tuyến được thể hiện ở sơ đồ trên. Trong qúa trình hoạt động các phòng ban phối hợp với nhau thực hiện các chức năng nhiệm vụ một cách hiệu quả. Về nhân sự : + Ban giám đốc có 3 người (giám đốc và phó giám đốc). +Phòng tổ chức hành chính có 9 người. +Đội bảo vệ có 8 người. +Phòng kế hoạch có 10 người. +Phòng kĩ thuật có 10 người. +Phòng kế toán tài vụ có 12 người. +Phòng kinh tế cơ bản có 7 người. 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban. a.Ban giám đốc: -Giám đốc: phụ trách chung và phụ trách các mặt công tác cụ thể sau: Công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương…( Phòng tổ chức lao động ) Công tác kế hoạch, vật tư và tiêu thụ ( Phòng kế hoạch vật tư ) Công tác tài chính thống kê kế toán (Phòng tài vụ ) Tiến bộ kỹ thuật đầu tư xây dựng cơ bản (Phòng kỹ thuật và ban XDCB) -Phó giám đốc kỹ thuật giúp cho giám đốc phụ trách các công tác: Công tác kỹ thuật ( Phòng kỹ thuật ) Công tác bồi dưỡng và nâng cao trình độ công nhân, công tác bảo hiểm lao động ( Phòng tổ chức ). Điều hành kế hoạch tác nghiệp của các phân xưởng. -Phó giám đốc kinh doanh: giúp việc cho giám đốc phụ trách các công việc. Công tác kinh doanh tiêu thụ sản phẩm (Phòng kế hoặc vật tư ) Công tác quản trị và bảo vệ ( Phòng hành chính và ban XDCB ) b.Các phòng ban: * Phòng kế hoạch : với chức năng tham mưu giúp giám đốc lập kế hoạch sản xuất, giao kế hoạch sản xuất cho các đơn vị . Giúp giám đốc tổng hợp kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch nhiệm vụ của các đơn vị. Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ cung ứng vật tư xuất nhập khẩu, quản lý kho thành phẩm và nguyên liệu của công ty . Tham mưu cho giám đốc các mặt công tác: Các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn (1 năm) hoặc dài hạn và các kế hoạch tác nghiệp -Kế hoạch giá thành. -Điều độ sản xuất hàng ngày ( kế hoạch tác nghiệp ) -Cung ứng vật tư, nguyên vật liệu. -Tiêu thụ sản phẩm. * Phòng kỹ thuật : Phòng Kỹ thuật quản lý, kiểm tra hướng dẫn các đơn vị thực hiện mặt hàng sản phẩm đúng thiết kế mẫu mã, quy trình kỹ thuật theo hợp đồng kinh tế đã đăng ký với khách hàng. Nghiên cứu cải tiến các mặt hàng, chế tác mẫu mã và sản phẩm mới vv .Tham mưu cho giám đốc về các công tác: -Công tác tiến bộ kỹ thuật. -Quản lý quy trình kỹ thuật và quy trình công nghệ sản xuất -Nghiên cứu các mặt hàng mới, mẫu mã bao bì. -Quản lý và xây dựng kế hoạch, tu sửa thiết bị. -Giải quyết các sự cố máy móc, công nghệ của sản xuất. -Tham gia đào tạo công nhân về mặt kỹ thuật. Nhiệm vụ của phòng là theo dõi thực hiện các quy trình công nghệ đảm bảo chất lượng sản phẩm, đồng thời đưa ra dự án mua sắm thiết bị mới. * Phòng kế toán tài vụ : có chức năng tham mưu cho giấm đốc về công tác tài chính ( chi tiết ở phần sau ). Phòng Kế toán - tài vụ thực hiện công tác tài chính theo các chế độ tài chính, chính sách của nhà nước. Đặc biệt theo Nghị định 56 và Nghị định 59 CP ngày 3/10/1996 thực hiện hoạt động giám sát hoạt động tài chính. * Phòng tổ chức hành chính : với chức năng tham mưu cho giám đốc về mặt qui hoạch cán bộ, đề bạt , phân công cán bộ lãnh đạo và quản lí trong công ty. Quản lí lao động tiền lương, quản lí hồ sơ lí lịch cán bộ công nhân viên. Giải quyết thủ tục về chế độ. Ngoài ra phòng còn quản lí toàn bộ về nhà cửa, đất đai , xây dựng và các công việc hành chính khác. Nhiệm vụ của phòng tổ chức là điều độ tiến độ sản xuất, điều hoà bố trí tuyển dụng lao động cho phù hợp với tiến độ sản xuất, soạn thảo ra nội quy, quy chế quản lý các công văn, chỉ thị và giải quyết các vấn đề về tiền lưong, BHXH, BHYT sau đó chuyển lên phòng kế toán tính lương và các khoản có tính chất lương. -Công tác hành chính quản trị -Công tác đời sống ( nhà ăn ) -Công tác y tế, sức khoẻ, công tác nhà trẻ mẫu giáo. -Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương. -Soạn thảo các nội quy, quy chế quản lý, các quyết định, công văn, chỉ thị -Điều động, tuyển dụng lao động. Giải quyết các chính sách cho người lao động. *Ban bảo vệ: tham mưu cho giám đốc các mặt công tác như bảo vệ, tự vệ, thực hiện nghĩa vụ quân sự. Đội bảo vệ với chức năng đảm bảo trật tự an ninh an toàn trong công ty và xã hội. Bảo vệ tài sản của công ty cũng như của công dân. *Ban xây dựng cơ bản: tham mưu cho giám đốc các mặt công tác kế hoạch xây dựng, sửa chữa nhỏ trong công ty c.Các phân xưởng: Các phân xưởng với chức năng tổ chức, quản lý sản xuất thực hiện kế hoạch trên giao. Nhiệm vụ của các phân xưởng: -Quản lý thiết bị, công nghệ sản xuất. -Quản lý công nhân. -Thực hiện các kế hoạch tác nghiệp. -Ghi chép và thống kê các số liệu ban đầu ( ghi lại những sản phẩm làm ra từ công nhân), đồng thời ghi phiếu nhập kho. Ngoài ra thống kê phân xưởng phải Nguyên vật liệu Cắt In lưới May Dệt (dệt dây quai) Sản Phẩm Nhập kho chấm công và tính lương cho công nhân ở phân xưởng mình từ đó chuyển lên giám đốc duyệt sau đó chuyển lên phòng tài vụ để nhận lương cho công nhân ở phân xưởng mình. -Phân xưởng may: chuyên gia công các loại cặp da, túi sách, va ly. -Phân xưởng dệt: có nhiệm vụ gia công các sản phẩm phục vụ sản xuất sản phẩm da. -Phân xưởng in lưới: in lưới trên các sản phẩm túi xách ví da theo yêu cầu -Tổ cơ điện: phụ trách sửa chữa và bảo quản sử dụng máy móc của các phân xưởng và các phòng ban. 1.3. Quy trình tổ chức sản xuất tại công ty Phương Nam 1.3.1. Quy trình công nghệ: Công ty Phương nam là công ty sản xuất, chính vì vậy việc nắm chắc quy trình công nghệ của công ty sẽ giúp cho việc tổ chức quản lí và hạch toán các yếu tố đầu vào hợp lí, tiết kiệm chi phí, theo dõi từng bước tập hợp chi phí sản xuất khi khởi động đến giai đoạn cuối cùng, từ đó góp phần làm giảm giá thành một cách đáng kể, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Mỗi sản phẩm hoàn thành đều phải tiến hành theo các bước sau: Biểu số 2 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY PHƯƠNG NAM Do công ty sản xuất chuyên làm theo đơn đặt hàng hoặc nhận gia công là chủ yếu. Chính vì vậy khi có nhu cầu sản xuất thì NVL mua ngoài hoặc do đơn vị thuê gia công gửi sang. Nguồn NVL chính chủ yếu ở đây là: Vải ( da, giả da, vải pvc… ), sợi. Sau khi nhận được đơn đặt hàng NVL được xuất vào từng phân xưởng: Sợi được xuất vào phân xưởng Dệt, dệt dây quai làm dây đeo túi. Sau khi dây quai dệt xong chuyển sang cho phân xưởng May. Da, giả da được cắt, in lưới theo yêu cầu của đơn đặt hàng. Phân xưởng May tiếp nhận dây quai và sản phẩm cắt, in thực hiện bước cuối cùng may hoàn thiện một chiếc túi xách, ví, ba lô. 1.3.2. Tổ chức các yếu tố sản xuất Nhân lực: Sau khi ký hợp đồng hoặc nhận đơn đặt hàng của khách hàng . Công ty giao nhiệm vụ cho từng phân xưởng, các quản đốc có nhiệm vụ điều động nhắc nhở nhân công để tiến hành sản xuất cho kịp tiến độ sản xuất, hoàn thành tốt hợp đồng ký kết. Nguyên vật liệu: Thông thường khi có nhu cầu vật liệu cho sản xuất phát sinh, thì các quản đốc có nhiệm vụ báo cáo tình hình với giám đốc công ty và phòng kế hoạch. Trên cơ sở đó để có kế hoạnh cung ứng kịp thời cho sản xuất tránh tình trạng thiệt hại do ngừng sản xuất tạo ra. Máy móc thiết bị: Kể từ khi thành lập, công ty đã có đầy đủ trang thiết bị hiện đại nhập khẩu của nước ngoài. Ngoài ra, hàng năm công ty đầu tư mua sắm các trang thiết bị mới nhằm nâng cao năng suất lao động, cải tiến công nghệ sản xuất , hạ giá thành sản phẩm. II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY PHƯƠNG NAM Kế toán tiền mặt Kế toán trưởngKiêm kế toán tổng hợp Phó phòng tài vụKế toán giá thành Kế toán công nợ Kế toán TL & BHXHKế toán vật liệuKế toán TSCĐ Kế toán tiêu thụ Kế toán TGNH Thủ quỹ 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Biểu số 3 SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở CÔNG TY PHƯƠNG NAM Phòng tài vụ của công ty gồm 10 người. Trong đó có: - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp. - Phó phòng kiêm kế toán giá thành. - Cán bộ kế toán phụ trách các phần kế toán khác. - Thủ quỹ. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Mọi công việc liên quan đến tài chính đều được thực hiện ở phòng kế toán. mô hình kế toán tập trung rất phù hợp với công việc kế toán ở công ty Phương Nam vì công ty Phương Nam là doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Nhiệm vụ của phòng kế toán : + Giám sát tình hình hoạt động tài chính của công ty. + Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập cho riêng doanh nghiệp. + Tổng hợp lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi chu kỳ kinh doanh theo chế độ quy định của ngành chủ quản . + Lập kế hoạch tài chính cho kỳ kinh doanh tiếp theo. 1.4.2 Nhiệm vụ và chức năng của cán bộ nhân viên phòng tài vụ: -Kế toán trưởng ( trưởng phòng tài vụ ): là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động tài chính và là người điều hành bộ máy kế toán của công ty. Đồng thời kế toán trưởng phải kiểm tra đối chiếu việc thực hiện luân chuyển chứng từ có đúng không. Ngoài ra kế toán trưởng còn hướng dẫn chỉ đạo việc lưu giữ tài liệu, sổ sách kế toán, lựa chọn các hình thức kế toán thích hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Chức năng quan trọng nhất của kế toán trưởng là tham mưu cho giám đốc nhằm giúp cho giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh của đơn vị đặc biệt về vấn đề tài chính của công ty. -Phó phòng tài vụ ( kế toán giá thành sản phẩm ): là người thay kế toán trưởng giải quyết công việc có tính tạm thời trong lúc kế toán trưởng vắng trong thời gian ngắn. Đồng thời là người theo dõi và tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong doanh nghiệp để từ đó tính giá thành sản phẩm và quyết định giá bán cho sản phẩm. -Kế toán ngân hàng: Quản lý các loại vốn ngân hàng, phụ trách việc vay, trả, giao dịch với ngân hàng. -Kế toán công nợ: theo dõi hạch toán các khoản công nợ của công ty khi mua hàng hoá của các cơ quan khác, hoặc công ty bán chịu cho khác hàng những sản phẩm mà công ty sản xuất ra để tiêu thụ (Hay gọi là hình thức thanh toán sau ). - Kế toán vật liệu: Phụ trách theo dõi quá trình nhập xuất tồn vật tư trên sổ sách. [...]... từng loại vật liệu Với phương pháp này, kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi một cách chính xác cả về số lượng lẫn giá trị vật liệu xuất kho, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật, tuy nhiên không tránh khỏi nhược điểm là phải mất nhiều công sức III TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY PHƯƠNG NAM 3.1 Tình hình vật liệu của công ty Phương nam 3.1.1... nhập xuất tồn kho vật liệu vật liệu Thẻ kho Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 5 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Phương Nam Công ty Phương Nam là một doanh nghiệp sản xuất với chủng loại vật liệu sử dụng đa dạng, để phù hợp với đặc điểm riêng của mình và nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong công ty, công ty áp dụng phương pháp kê... thành theo hợp đồng 3.1.2 Phân loại nguyên vật liệu cuả công ty Để đáp ứng nhu cầu hạch toán chi phí nguyên vật liệu qua đó tính giá thành sản phẩm Công ty đã sử dụng phương pháp phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế vầ yêu cầu quản trị trong công ty nguyên vật liệu chính bao gồm: +Nguyên vật liệu chính: Các loại vải như: Vải da, vải giả da và sợi + Nguyên vật liệu phụ gồm: Mút, khuy bấm, dây... phòng Kế hoạch vật tư Phòng Kế hoạch vật tư sau khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu của phân xưởng đó, nếu thấy hợp lý sẽ lập "Phiếu xuất kho" 4 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty: Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm về sản phẩm của Công ty, theo yêu cầu quản lý kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Về mặt lý tưởng phương. .. nhập chủ yếu ở các hộ gia đình 3.1.4- Đánh giá nguyên vật liệu 3.1.4.1 Giá nguyên vật liệu nhập kho Công ty áp dụng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu được mua từ nhiều nguồn khác nhau và theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từng trường hợp cũng khác nhau Vì vậy giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho... ghi sổ cái ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên ) Ngày… tháng ….năm… (Ký, họ tên Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Tại Công ty nghiệp vụ xuất vật liệu được diễn ra thường xuyên liên tục, vật liệu sau khi xuất phải vài ngày sau mới có chứng từ gửi lên phòng Kế toán do đó làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán Vì vậy Công ty đã thống nhất quy định... Công ty hiện nay Phương pháp này được sử dụng đòi hỏi Công ty xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu hoàn thiện Thực tế công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòng Kế toán được tiến hành như sau: 1 Tại kho: Khi nhận được chứng từ về nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ Sau khi nhập kho hoặc xuất kho nguyên vật liệu. .. bảo nguyên vật liệu là hết sức quan trọng, nó quyết định đến chất lượng sản phẩm của công ty Do tính chất vật liệu như vậy nên công ty rất chú trọng đến khâu phân loại, bảo quản, kho tàng Công ty gồm có 3 kho lưu trữ chính: • Kho nguyên vật liệu chính: là kho bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu chính như: vải da, vải giả da, vải pvc, vải xoa, sợi… • Kho nguyên vật liệu phụ và dụng cụ: Bao gồm các vật liệu. .. nghiệp vụ xuất vật liệu trực tiếp cho sản xuất diễn ra hàng ngày trong tháng sẽ nhập chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán phù hợp với việc tính giá xuất Kế toán không sử dụng bảng kê số 3 để tính giá nguyên vật liệu xuất mà kế toán mà kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp nhập vật tư trong tháng áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ tính ra giá thực tế vật liệu xuất kho Kế toán dựa vào... chủ yếu Việc cung ứng vật tư cho sản xuất, cho các đối tượng khác trong Công ty do phòng Kế hoạch vật tư thực hiện Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu của toàn Công ty, phòng Kế hoạch vật tư lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu Khi nhận được hoá đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán gửi đến nay do nhân viên cung tiêu của Công ty mang về, phòng Kế hoạch vật tư phải đối chiếu . trưởngKiêm kế toán tổng hợp Phó phòng tài v Kế toán giá thành Kế toán công nợ Kế toán TL & BHXHKế toán vật liệuKế toán TSCĐ Kế toán tiêu thụ Kế toán. nhiều công sức III. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY PHƯƠNG NAM 3.1. Tình hình vật liệu của công ty Phương nam 3.1.1. Đặc điểm vật