THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÓNG TẦU HÀ NỘI

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÓNG TẦU HÀ NỘI 2.1. Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội. 2.1.1.Đặc điểm, tình hình quản lý, cung cấp, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động thiết yếu để tiến hành sản xuất được thể hiện dưới dạng vật hoá. Trong Công ty Cổ phần Đóng tàu Hà Nội với ngành nghề kinh doanh chính là đóng mới và sửa chữa các loại tàu biển nên nguyên vật liệu chủ yếu là tôn và thép hình. Đây là loại nguyên vật liệu thuộc kim loại nên rất dễ bị ăn mòn bởi điều kiện khí hậu nóng ẩm như Việt Nam chúng ta. Do dặc thù nguyên vật liệu của công ty nên để bảo quản tốt nguyên vật liệu công ty đã xây dựng 2 bãi, 4 kho và 5 phân xưởng. +2 bãi công ty dùng để tôn vì tôn thường mỗi lần nhập rất nhiều lại cồng kềnh nên khó vận chuyển vào phân xưởng. +4 kho dùng để chứa thép ,sắt, gỗ, máy móc thiết bị, xăng …… +5 phân xưởng dùng để gia công làm nên sản phẩm của công ty . Quy chế nội dung bảo quản sử dụng : mỗi kho được bố trí thủ kho, thủ kho có trách nhiệm bảo quản về số lượng, chất lượng từng loại nguyên vật liệu. Công ty gắn trách nhiệm vật chất cho từng thủ kho nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, đảm bảo kịp thời trong công tác nhập – xuất nguyên vật liệu. Công tác kiểm kê kho được tiến hành 2 kỳ trong năm (đầu năm và cuối năm) có sự phối hợp giữa các phòng chức năng : Phòng kế toán, Phòng KCS, Phòng Vật tư nhằm phát hiện những hư hao, thiếu hụt kém phẩm chất của từng nguyên vật liệu để trình Giám đốc cho ý kiến chỉ đạo kịp thời. Do đặc thù sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng nên để quá trình sản xuất được diễn ra theo đúng tiến độ công ty luôn phải dự trữ nguyên vật liệu ở mức dộ hợp lý so với trọng tải con tàu cần đóng. Trong quá trìng làm sản phẩm thì thông tin về nguyên vật liệu luôn phải đầy đủ kịp thời và chính xác muốn vậy thì kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện: + Ghi chép đầy đủ, tính toán phản ánh chính xác trung thực kịp thời về số lượng, chất lượng và giá thành thực tế nguyên vật liệu nhập kho . + Tập hợp và phản ánh đầy đủ chính xác kịp thời số lượng giá thành nguyên vật liệu xuất kho và chấp hành tốt định mức tiêu hao. + Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh . + Tính toán và phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu thừa, kém phẩm chất để công ty có biện pháp sử lý. 2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu Với đặc điểm như trên thì việc sử dụng sao cho hiệu quả ,hợp lý là một vấn đề khó khăn,Vì vậy việc phân loại là biện pháp tốt nhất góp phần giải quyết vấn đề này.Trên cơ sở đặc điểm nguyên vật liệu cùng yêu cầu quản lý chung và công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh công ty đã phân loại nguyên vật liệu thành những loại sau: *Nguyên vật liệu chính:Là đối tượng chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm góp phần cấu thành cấu thành nên thực thể con tầu. nguyên vật liệu chính bao gồm:tôn và thép hình chiếm khoảng 90%. *Nguyên vật liệu phụ:Tuy không cấu thành nên thực thể con tàunhưng có tác dụng hoàn thiện hơn về hình dáng bề ngoài của con tầu.Nguyên vật liệu phụ bao gồm:các loại sơn , ô xy, gas, que hàn. *Nhiên liệu:Công ty thường dùng các loại nhiên liệu như:xăng A92, A76, dầu nhờn A90, dầu diezen, các loại mỡ. *Phụ tùng thay thế:Là các chi tiết máy móc dùng thay thế cho các máy móc mà công ty đang sử dụng. *Phế liệu thu hồi:Là các loại tôn, thép hình, sắt còn lại sau quá trình sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở phân loại nguyên vật liệu Công ty đã lập bảng danh điểm nguyên vật liệu như sau: Bảng 2: Đơn vị:Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội Địa chỉ: Thanh trì - Hà Nội. Sổ danh điểm vật tư Danh điểm Tên quy cách, chất lượng VL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú nhóm Danh điểm ……… TK152 TK1521 TK 1522 TK 1523 ……… ……………………. 1521.01 1521.02 1521.03 1521.04 1522.01 1522.02 1522.03 1522.04 1523.01 1523.02 1523.03 1523.04 …………………… …………………… Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu chính Tôn tấm CT3 5 ly Nga Tôn tấm CT3 7 ly Nga Thép tròn φ 28 VN Thép L50x50VN Nguyên vật liệu phụ Sơn Ô xy gas que hàn Nhiên liệu Xăng A92, A76 Dầu nhờn A90 Dầu diezen các loại mỡ ………………………. ……. kg kg kg kg kg kg kg kg lít lít lít lít lít ……… ………… 4.000 4.000 4.000 4.000 ………… … …… 2.1.3-Đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà nội. Do doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thường xuyên nên việc hạch toán giá thực tế trở nên phức tạp tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó việc hạch toán hàng ngày công ty sử dụng giá hạch toán. Với đặc điểm hoạt động nhập xuất không nhất quán về mặt thời gian nên công ty tính giá nguyên vật liệu như sau: *Với giá nguyên vật liệu nhập kho: Trường hợp mua ngoài bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn gồm cả thuế nhập khẩu nếu có cộng (+) với các chi phí thu mua thực tế như vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí thuê kho thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường,… (không kể thuế GTGT) *Với giá nguyên vật liệu xuất kho: Công ty sử dụng giá hạch toán: + Đối với nguyên vật liệu nhập kho ghi theo 2 loại giá là giá hạch toán và giá thực tế. + Nguyên vật liệu xuất trong kỳ chỉ ghi theo giá hạch toán(bảng 1). + Cuối kỳ sau khi tính được giá hạch toán thì kế toán nguyên vật liệu tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế dựa trên cơ sở hệ số giá thực tế và giá hạch toán. Giá hạch số lượng Đơn giá toán nguyên = nguyên vật liệu * hạch vật liệu xuất kho xuất toán Giá thực Giá hạch toán Hệ số tế nguyên vật = nguyên vật * giá nguyên vật liệu xuất kho xuất liệu Trong đó: + Công thức xác định hệ số giá: VD: Trong tháng 1/2006 có chứng từ nhập – xuất tôn tấm như sau: + Tồn đầu kỳ:5000 kg + Phiếu nhập kho số 01 ngày 2/1/2006, công ty nhập kho 10.000 kg tôn tấm Ct3 5 ly nga, đơn giá 4200đ. + Phiếu xuất kho số 01 ngày 3/1/2006, công ty xuất kho 5000 kg. Căn cứ vào các phiếu này kế toán ghi: Giá hạch toán nguyên vật liệu xuất=5000*4000=20.000.000 đ , Nguyên vật liệu xuất kho theo giá thực tế 2.2. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY Để hạch toán chi tiết vật liệu, Công ty áp dụng phương pháp sổ số dư. Đầu năm phòng kế toán căn cứ vào số tồn kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cuối năm trước để mở thẻ kho theo từng danh điểm vật liệu và giao cho thủ kho. * Về nguyên tắc: Hệ số Chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán NVL, + Giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ Giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ = Giá hạch toán của NVL nhập kho trong kỳ Giá hạch toán của NVL tồn đầu kỳ + 10.000*42005000*4200 + Hệ số lệch giữa thực tế và giá hạch toán NVL 1,05= = + 10.000*40005000*4000 21.000.000=20.000.000*1.05= Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Phiếu nhập kho Sổ tổng hợp Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất - Ở kho chỉ hạch toán số lượng - Kế toán chi tiết vật liệu chỉ theo dõi tình hình xuất- tồn của từng nhóm vật tư về giá trị. *Trình tự phương pháp sổ số dư: Ghi chú:Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu: * Hạch toán ở kho: Hàng ngày khi nhận được các chứngtừ nhập – xuất, thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất hợp lệ hợp pháp để ghi số lượng vật tư thực nhập thực xuất vào thẻ kho. Định kỳ 5 ngày thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập- xuất kho phát sinh theo từng vật liệu, công cụ dụng cụ quy định sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho Kế toán kèm theo các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu. Cuối tháng thủ kho phải ghi số lượng vật liệu tồn kho theo từng danh điểm vật liệu vào số dư. Số dư được Kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng khi ghi sổ xong thủ kho phải gửi về phòng Kế toán để kiểm tra và tính tiền. * Tại phòng Kế toán Định kỳ 5 ngày nhân viên Kế toán xuống kho kiểm tra hướng dẫn việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, Kế toán kiểm tra và tính giá (giá hạch toán) theo từng chứng từ, tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho mỗi kho một tờ được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập - xuất vật liệu. Tiếp đó cộng số tiền nhập – xuất trong tháng đưa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư (trên sổ số dư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho (x) theo giá hạch toán. * Trình tự ghi sổ kế toán tháng 1/2006 như sau: Đầu năm Kế toán mở thẻ kho và giao cho các kho: (số dư đầu năm căn cứ vào số dư cuối năm trước). Các lần nhập xuất được lấy số liệu ở trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Thẻ kho là chứng từ để thủ kho đối chiếu nới số liệi trên sổ chi tiết 2.2.1.Các chứng từ cần ở công ty là: -Hóa đơn mua hàng -Phiếu nhập kho -Sổ đề nghị lĩnh vật tư -Phiếu xuất kho -Thẻ kho -Phiếu giao nhân chứng từ nhập – xuất Mọi trường hợp nhập-xuất vật liệu, công cụ dụng cụ đều phải tuân thủ theo những quy định riêng của doanh nghiệp. +Thủ tục nhập kho: Căn cứ vào “hoá đơn bán hàng” của bên bán có xác nhận nhập đủ hàng của thủ kho Công ty và đã được phòng KCS kiểm tra ký xác nhận chất lượng. Kế toán vật liệu làm phiếu nhập kho (3 liên). Hoá đơn được đính kèm theo phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho hợp lệ được chuyển cho thủ kho một bản, kế toán thanh toán 1 bản kèm theo hoá đơn, 1 bản lưu lại cuống. +Thủ kho xuất kho: Hàng ngày kế toán vật liệu căn cứ vào sổ đề nghị lĩnh vật tư của các phân xưởng sản xuất đã được phòng Kỹ thuật ký duyệt để làm phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được viết 3 liên: 1 liên lưu tại cuống, 1 liên giao cho thủ kho. Sau khi thủ kho phát hàng xong sẽ chuyển 1 liên phòng kế toán. 2.2.2. Cụ thể trình tự nhập kho tại Công ty cổ phần Đóng tầu Hà Nội: *Đối với vật liệu mua ngoài: Nguyên vật liệu của công ty nhập từ nhiều nguồn khác nhau trong đó chủ yếu là mua ngoài. Việc cung ứng vật tưcho sản xuất, cho các đối tượng khác trong công ty do Phòng Vật tư thực hiện. Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ của toàn công ty phòng Vật tư thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Khi nhận được hoá đơn của người bán gửi đến hay do nhân viên cung tiêu của công ty mang về, phòng Vật tư đối chiếu với hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa hai bên rồi tiến hành nhập kho. Mẫu số:01 GTKT- 3LL Bảng 3. LU/2006B HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2: (Giao cho khách hàng) Ngày 2 tháng 1 năm 2006 Số 0099285 Đơn vị bán hàng: Công ty 189 Bộ Quốc Phòng Địa chỉ: Hải Phòng Họ tên người mua hàng: Nguyễn Viết Tiến Đơn vị: Công ty Cổ Phần Đóng Tầu Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển Khoản Đơn vị tính: đồng STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền … 1 …… …………………… Tôn tấm CT 3 5 ly Nga ……………………… …… Kg ……… ………. 10.000 ……… ……. 4200 ……… ………… 42.000.000 …………… Cộng tiền hàng 42.000.000 Thuế GTGT 10% 4.200.000 Tổng cộng tiền thanh toán 46.200.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu hai trăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) [...]... hợp Nguyên vật liệu nhập kho: Tại Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội nguyên vật liệu chủ yếu là mua ngoài Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho rồi ghi định khoản và vào sổ theo dõi thanh toán vật tư * Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn số 0099285, phiếu nhập kho số 01 Mua tôn tấm CT3 5 ly nga đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng theo giá thực. .. toán tổng hợp nguyên vật liệu xuất kho Tại Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội nghiệp vụ xuất vật tư được diễn ra thường xuyên liên tục nên để thuận tiện đơn giản cho thủ tục kế toán và nâng cao hiệu quả thì kế toán căn cứ: Từ số liệu ở bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu kế toán lập bảng phân bổ số 2: -Cơ sở để lập bảng phân bổ số 2 là bảng tổng hợp NVL xuất dùng trong tháng 1/2006 theo giá hạch toán và tỷ... lên phòng kế toán Bảng 14 Đơn vị : Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội Địa chỉ:thanh trì - Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP NVL NHẬP KHO Tháng 1 năm 2006 Đơn vị tính: 1000 đồng ĐV T SL TK 152 ĐG …… … …… …… Công Tôn tấm kg 10000 ty 189 CT3 5 ly BQP nga …… …… … …… TT Đơn vị bán …… …… 1 …… Tên vật tư cộng … Tổng cộng …… …… …… 4 40000 … 40000 …… …… …… …… TT 40000 40000 Bảng 15 Đơn vị: Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội Địa... liệu Do đó phế liệu trong công ty vẫn được gom lại để thanh lý, tạo ra một khoán kha khá góp phần nhỏ vào quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi của công ty 2.2.3 Trình tự xuất kho nguyên vật liệu Tại công ty nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, chứng từ sử dụng để xuất kho nguyên vật liệu là “phiếu xuât kho” Phiếu được lập cho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu tại cùng một... chiếc theo đơn đặt hàng nên để phù hợp với đặc điểm của công ty cũng như thuận tiện cho việc quản lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán, Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nguyên vật liệu và sử dụng hình thức ghi sổ là: Nhật ký- Chứng từ 2.3.1 Tài khoản sử dụng chủ yếu là: + TK 152: NVL + TK 311: Vay ngắn hạn TK1521: Nguyên vật liệu chính + TK 331:... Sản Ký duyệt phẩm …… Khung mạn tầu H 119 Trưởng phòng vật tư ……… …… … …………………… … …… …… Nguyên vật liệu được xuất kho theo mục đích sử dụng của các bộ phận trong công ty. Thủ kho tiến hành xuất kho căn cứ vào sổ đề nghị tạm lĩnh vật tư của phân xưởng đã được ký duyệt Kế toán làm phiếu xuất kho như sau: Bảng 6 Đơn vị : Công ty Cổ Phần Đóng Tầu Hà Nội Địa chỉ:Thanh trì - hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Số :01 ngày... trên đây kế toán làm phiếu nhập kho theo giá thực tế: +Nếu khi nhập kho phát hiện thiếu nguyên vật liệu so với hoá đơn thì kế toán ghi: Nợ TK 138(1381): Chờ sử lý Nợ TK 138(1388): yêu cầu bồi thường v.v……… Có TK : 111,112,331,311: Giá thanh toán của số nguyên vật liệu thiếu +Nếu nhập kho thấy nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn thì kế toán ghi số thừa vào TK002 vật tư hàng hoá giữ hộ”(nếu công ty không... 20.00 40.000 0 Cuối tháng thủ kho căn cứ vào thẻ kho để ghi vào số dư và chuyển cho phòng kế toán để tính thành tiền và đối chiếu với số dư cuối tháng trên bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu Bảng 11 Đơn vị: Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội Địa chỉ : Thanh Trì - Hà Nội SỔ SỐ DƯ Năm 2006 Kho: Nguyên vật liệu (TK 152) Đơn vị tính: 1000đ Nhóm TT Tên NVL Đơn giá Số dư đầu năm Số dư cuối tháng... tên) Sau khi tính được số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập, phiếu giao nhận chứng từ xuất theo (giá hạch toán) Kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập- xuất tồn kho vật liệu Bảng 10 Đơn vị: Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nộ Địa chỉ: Thanh trì - Hà Nội BẢNG LUỸ KẾ NHẬP – XUẤT – TỒN kho: Nguyên vật liệu Tháng 1 năm 2006 TK 152 Đơn vị tính: 1000đ Nhập Tồn kho đầu tháng Nhóm NVL ………………… … Tôn tấm CT3 5ly Nga... sản phẩm, phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: +1 Liên: Người xin lĩnh giữ +1 Liên: Gửi phòng vật tư +1 Liên: Thủ kho gửi lên phòng kế toán - Căn cứ sổ đề nghị lĩnh vật tư của phân xưởng đã được ký duyệt Sổ đề nghị lĩnh vật tư Bảng 5 Đơn vị: Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội Địa chỉ:Thnah trì - Hà Nội SỔ ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ Phân xưởng: gia công Ngày TT Tên quy cách vật tư Đ/vị tính Xin lĩnh …… … ……………………… . THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÓNG TẦU HÀ NỘI 2.1. Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đóng. giao cho kế toán vật tư ,khi đó kế toán vật tư sẽ kiểm tra và tính thành tiền theo giá hạch toán. Bảng 8. Đơn vị :Công ty Công ty Cổ phần Đóng tầu Hà Nội.