THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ BẮC

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ BẮC I.ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ, TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1.Đặc điểm tổ chức quản lý: 1.1.Quá trình hình thành và phát triển: Tên công ty: công ty cổ phần Hà Bắc Địa chỉ : 27 khu ga thị trấn Văn Điển Công ty cổ phần Hà Bắc tiền thân là một xí nghiệp may do cơ chế thị trường cùng với sự đòi hỏi ngày càng mở rôngj và nâng cao của nghành may mặc. Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, thích ứng với nền kinh tế thị trường hiện nay. Ngày 26 tháng 10 năm 1998, Tổng giám đốc liên hiệp hội may mặc đã ký quyết định số 631/QĐ/TCCB cho phép xí nghiệp cổ phần hóa xí nghiệp may thành công ty cổ phần Hà Bắc. Đến ngày 16/12/1998, Bộ trưởng Bộ công nghiệp nhẹ phê duyệt phương án cổ phần hoá nhằm mở rộng quy mô sản xuất. Thời gian hoạt động của công ty là 20 năm kể từ ngày ghi trong quyết định chuyển thể từ xí nghiệp may thành công ty cổ phần Hà Bắc QĐ3404/1998/QĐ- BCNN ngày 16/12/1998. Ngày 20/6/1998 đại hội đồng cổ đông thành lập và bầu ra hội đồng quản trị và ban kiểm soát. Công ty chính thức đi vào thực hiện theo luật công ty(nay là luật doanh nghiệp) từ 1/1/1999 như quy định tại điều 19 của nghị định 44/4998/NG-CP. Ngày 20/6/1999 của chính phủ. Trong suốt thời gian qua mặc dù mới thành lập trong thời gian ngắn, nhưng được sự chỉ đạo trực tiếp của xí nghiệp. Công ty đã sớm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý cũng như các chi nhánh. Theo điều lệ quy định, vốn điều lệ của công ty khi thành lập là 3 tỷ. Trong đó 40% là tỷ lệ cổ phần nhà nước. 10,6% là tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động trong công ty, 49,4% là tỷ lệ cổ phần bán cho đối tượng khác. Trong vòng 4 năm đầu hoạt động mặc dù gặp không ít khó khăn nhưng công ty luôn cố gắng hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch, đồng thời không ngừng củng cố năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm. Nhờ không ngừng cải tiến chất lượng, mẫu mã sản phẩm của công ty không chỉ tiêu thụ được trong nước mà còn được xuất khẩu sang Liên Xô và một số nước khác. Cho đến nay công ty đã có được thị trường ổn định và đã tạo ra được hàng với nhiều mẫu mã đẹp, mới lạ để xuất khẩu và bán trong thị trường nội địa. Điều đó đã khẳng định được tên tuổi và chỗ đứng của công ty trên thị trường. 1.2. Chức năng nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty: Với nhiệm vụ vừa nghiên cứu, vừa thiết kế mẫu, vừa tiến hành sản xuất và tiêu thụ. Công ty đã đáp ứng được nhu cầu trong và ngoài nước, mang lại cho ngân sách quốc gia một lượng ngoại tệ không nhỏ nhờ xuất khấu các mặt hàng sản xuất. Hiện nay công ty sản xuất và kinh doanh các mặt hàng chủ yếu sau: - Quần áo bò - Quần áo sơ mi bò mài - Áo sơ mi cao cấp - Áo khoác các loại - Quần áo trẻ em - Thị trường tiêu thụ sản phẩm: Sản phẩm của công ty được thiết kế đẹp, hợp kiểu dáng và thị hiếu người tiêu dùng nên thị trường tiêu thụ của nó rất rộng. Có thể chia ra làm hai khu vực sau: + Thị trường nội địa: Những sản phẩm tiêu thụ chủ yếu là quần âu, áo sơ mi cao cấp, quần áo bò, quần áo trẻ em, áo Jackét…với kiểu dáng và kích thước phù hợp nên được người tiêu dùng ưa chuộng. Công ty cũng chú trọng đặt đại lý ở các nơi trên toàn quốc nhưng chủ yếu là các khu vực thành thị, đông dân cư vì đa số hàng của công ty đều ở mức trung bình và cao cấp. + Thị trường xuất khẩu: sản phẩm xuất khẩu của công ty chiếm một tỷ trọng khá cao khoảng 40% tổng giá trị sản xuất. 2.Tổ chức bộ máy công ty cổ phần Hà Bắc : Công ty cổ phần Hà Bắc đi theo loại hình tổ chức kinh doanh, mua bán hàng hoá với các đối tác trong nước và nước ngoài. Thực hiện việc nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch mua hàng, bán hàng, xuất hàng, ký kết hợp đồng thương mại, trực tiếp quản lý các mặt hàng thiết yếu của doanh nghiệp, hướng dẫn, kiểm tra và quản lý kho đồng thời cùng phòng tài vụ nghiên cứu, xúc tiến bán hàng, giải quyết tồn kho đặc biệt là trong lĩnh vực xuất khẩu văn phòng công ty cũng là trung tâm thương mại thực hiện mọi giao dịch của công ty. - Phòng tài vụ:là phòng quản lý, chỉ đạo các nghiệp vụ về công tác tài chính kế toán, thống kê của công công ty, phân phối và điều hoà vay vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty, theo dõi việc thực hiện quy chế quản lý kinh tế-tài chính, quyết toán và phân tích kết qủ kinh doanh, xử lý các tồn đọng ttong sản xuất kinh doanh về mặt tài chính, lập kế hoạch và hướng dẫn thực hiện kế hạch thu, vhi tài chính của các đơn vị trực thuộc. - Phòng tổ chức cán bộ: là nơi quản lý các mặt công tác tổ chức cán bộ như lưu chuyển nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp, quy định mức lương hợp lý cho mỗi người, quyết định lựa chọn, sa thải, đào tạo lại lao động, xây dựng chế độ đãi ngộ cho nhân viên. 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty: 3.1.Tổ chức bộ máy kế toán: có thế nói bộ máy tổ chức kế toán công ty có nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cuối kỳ có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ công táckts giúp cho ban giám đốc có căn cứ tin cậy để phân tích, đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong tổ chức bộ máy kế toán công ty gồm năm thành viên: - Kế toán trưởng: là người phụ trách việc vào sổ cái và lập báo cáo quyết toán, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phát hiện kịp thời những bấy hợp lý trong kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về mặt quản lý tài chính, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán trưởng chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước và của công ty. - Phó phòng kế toán: là người thực hiện kế toán tổng hợp, theo dõi kiểm tra, xét duyệt các kết quả kinh doanh của công ty, theo dõi chi tiết công nợ, theo dõi hoạt động của chi nhánh. - Thủ quỹ: làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý thu chi, lập báo cáo quỹ thực hiện đầy đủ quy định và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việc cuả mình. - Hai kế toán viên còn lại kế toán hạch toán thanh toán, kế toán tài sản cố định, chi phí, công cụ dụng cụ, lương, thuế, công nợ nội bộ, mua bán , thống kê. 3.2.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: Kế toán TSCĐ v chià phí công cụ lao động Kế toán các khoản tiền, vốn, Kế toán mua bán v thà ống kê Kế toán theo dõi các chi nhánh Thủ quỹ Phó phòng kế toán Kế toán trưởng 3.3.Hình thức kế toán vận dụng: Đối với hình thức tổ chức bộ máy kế toán nêu trên công ty áp dụng hình thức sổ kinh tế kế toán theo hình thức nhật ký chung có thể cho rằng đây là hình thức kế toán được áp dụng rộng rãi, đơn giản lại dễ làm rất phù hợp với việc sử dụng công tác kế toán bằng máy tại công ty. 3.3.1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung: để quản lý tốt hạch toán nguyên vật liệu trong ký kế toán căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, các chế độ thể lệ kiểm toán của nhà nướ, căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ nhân viên kế toán của mình đã thực hiện hình thức sổ kế toán nhật ký chung. Hình thức nàyđược áp dụng theo quy định QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính theo hình thức này kế toán mở các sổ theo dõi sau: Sổ nhật ký chung: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, bên cạnh đó để phản ánh chi tiết các loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu kế toán tiến hành mở sổ : + Sổ chi tiết nguyên vật liệu + Báo cáo sổ phát sinh các tài khoản + Bảng kê phát sinh Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu, khoá sổ, bản kê chi tiết. Căn cứ vào các sổ, bản kê kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết. Công ty áp dụng hệ thống kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ số 1177TC/CĐKT ngày 23/12/1996 với niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12. Nguyên tắc đánh giá vật tư, tài sản công ty theo phương pháp đích danh nghĩa là vật thị trườngư được xếp theo từng lô, khi nhập giá thực tế như thế nào thì xuất cũng theo giá đó. Công ty cũng sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên: mỗi khi vật tư, hàng hoá, thành phẩm đều phải lập chứng từ xuất tính giá vật tư, hàng hoá, thành phẩm đều phải lập chứng từ xuất tính giá vật tư xuất vào các tài khoản liên quan. Sau đó cuối kỳ tính giá thực tế hàng tồn kho. Giá thực tế hàng tồn kho = Nhập trong kỳ + Tồn đầu kỳ - Xuất trong kỳ -Công ty nốp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, công ty sử dụng tỷ giá thực tế dể hạch toán ngoại tệ. 3.3.2.Sơ đồ hình thức nhật ký chung: Quy trình tổ chức của hình thức này như sau: Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi hàng kỳ: Đối chiếu: II. TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ BẮC: 1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu ở công ty: Sổ quỹ Bảng tổng hợp Các báo cáo kế toán Bảng cân đối t ià khoản Sổ cái Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết - Đặc điểm : Công ty cổ phần Hà Bắc sản xuất hàng may mặc nguồn nguyên vật liệu của công ty chủ yếu nhập kho theo từng lô hàng, cây hàng. - Phân loại nguyên vật liệu ở công ty : vật liệu của công ty bao gồm nhiều loại có nội dung khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp cũng hạch toán chi tiết tới từng loaị, từng thứ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất nên kế toán cần phải phân loại. Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa trên nội dungkt và vai trò của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu cụ thể là: + Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm như vải, mex… + Nguyên vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động nó không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng nó có tác dụng làm tăng chất lượng như chỉ, cúc, khoá… + Nhiên liệu: bao gồm dầu phu, xăng, dầu diezel… dùng để cung cấp cho đội xe cơ giới vận chuyển hay chở cán bộ lãnh đạo của công ty hay các phòng ban đi liên hệ công tác. + Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị như là vòng bi, mô tơ… Để phục vụ cho nhu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu công ty đã phân loại một cách khoa học và được thể hiện trên sổ chi tiết nguyên vật liệu. 2.Tổ chức chứng từ và tài khoản sử dụng của công ty 2.1.Tổ chức chứng từ: 2.1.1.Khi nhập kho vật liệu: Đối với hầu hết các loại nguyên vật liệu thì thường là do công ty tự thu mua. Giá vật liệu = Giá mua trên hoá đơn + Chi phí vật chuyển, - Thuế nhập bốc dỡ khẩu( nếu có) Khi thu mua nguyên vật liệu nhập kho thủ tục chứng từ được tiến hành như sau: - Khi vật liệu về đến kho trên cơ sở hoá đơn, và “ bản kê nhận hàng”( biểu 1) có xác nhận của hai bên. Trong trường hợp nếu phát hiện thừa, thiếu, không đúng phẩm chất ghi trên chứng từ thống kê thủ kho sẽ báo cáo cho phòng kế hoạch đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản kiểm kê để làm căn cứ giải quyết với bên cung cấp thủ kho không được tự ý nhập vật liệu nếu chưa có ý kiến của phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch căn cứ vào “bản kê nhận hàng” có xác nhận của hai bên và căn cứ vào “ hoá đơn GTGT” để làm thủ tục nhập vạt liệu “ phiếu nhập kho” (biểu 2), phiếu phập kho được lập thành ba liên: + Liên 1: lưu ở phòng kế hoạch + Liên 2: đưa cho kế toán ghi sổ + Liên 3: cán bộ cung tiêu( người đi mua vật tư) kèm theo hoá đơn thanh toán. BIỂU 1: BẢN KÊ NHẬN HÀNG Đơn vị bán: cửa hàng 10 Hoàng Hoa Thám Ngày…tháng….năm…… STT Tên hàng Số lượngHĐ (m) Số lượng thực tế (m) 1 2 3 4 5 Vải ngoài Vải lót thân phin Xốp Vải phối 210T Lót 190T 1200 120 200 210 200 1200 120 200 210 200 Bên giao hàng (ký và ghi rõ họ tên) Bên nhận hàng (ký và ghi rõ họ tên) BIỂU 2: Đơn vị: công ty CPHB Địa chỉ: 27 khu ga Văn Điển Số: 40 Nợ: 152 Có: 331 Mẫu số: 01-VTQĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày 14 tháng 9 năm 2000 Họ tên người giao hàng: cửa hàng 10 Hoàng Hoa Thám Theo hoá đơn số : 034009 ngày 3/9/2000 Nhập tại kho : công ty STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 5 Vải ngoài Vải lót thân phin Xốp Vải phối 210T Lót 190T UF340 UF 340 2003 2003 BM2002 m m m m m 1200 120 200 210 200 1200 120 200 210 200 30.000 10.000 5.000 15.000 12.000 36.000.000 1.200.000 1.000.000 3.150.000 2.400.000 Cộng 43.750.000 Nhập ngày 11 tháng 9 năm 2000 Phụ trách cung tiêu (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) 2.1.2.Khi xuất vật liệu: [...]... cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị dụng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.2.Tài khoản sử dụng chủ yếu tại công ty cổ phần Hà Bắc: Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu kế toán thường sử dụng tỷ giá thực tế để tính giá thực tế cho nguyên vật liệu nhập kho Ngoài ra trong công tác hạch toán biến động nguyên vật liệu kế toán công ty sử dụng phương pháp... sinh mà kế toán ghi sổ sao cho phù hợp 2.3.Kế toán chi tiết quá trình nhập-xuất vật liệu của công ty cổ phần Hà Bắc: Tại công ty cổ phần Hà Bắc việc thanh toán chi tiết được tiến hành theo phương pháp “báo sổ” có nghĩa là mọi công việc kế toán đều được tiến hành trên phòng kế toán của công ty Tại phòng kế toán khi nhận được “phiếu nhập kho”, “phiếu xuất kho” do phòng kế hoạch chuyển lên kế toán vật tư... xuyên để hạch toán cho nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho hay tồn kho cuối kỳ Theo đúng quy định của hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ công ty áp dụng hệ số tài khoản theo đúng quy định ban hành Để phản ánh nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho công ty sử dụng tài khoản 152-NVL tài khoản này trong công tác hạch toán nguyên vật liệu của công ty nhằm phản ánh các nguyên vật liệu nhập... trong các nghiệp vụ hạch toán tập hợp chi phí quản lý, phục vụ sản xuất ở phân xưởng bộ phận sản xuất kinh doanh và phân bổ chi phí này vào các đối tượng hạch toán chi phí hoặc các đối tượng tính giá thành kế toán công ty thường sử dụng tài khoản 627 để hạch toán chung bao gồm cả chi phí nguyên vật liệu nằm trong đó Nói chung, trong công tác hạch toán nguyên vật liệu kế toán công ty sử dụng số hiệu.. .Công ty cổ phần Hà Bắc là một công ty sản xuất may mặc nên nguyên vật liệu chủ yếu sử dụng cho mục đích cắt may Giá vật liệu xuất kho được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước Việc xuất kho vật liệu được tiến hành như sau: Căn cứ vào nhu cầu sản xuất của công ty, phòng kế hoạch sẽ viết phiếu xuất kho( biểu 03) cho phân xưởng yêu cầu Vật liệu được định sẵn cho từng lô sản phẩm nên công ty. .. Cuối kỳ tiến hành hạch toán thuế đầu vào Cuối kỳ nhằm tiến hành khấu trừ thuế đầu vào cho công ty Tất cả trường hợp mua nguyên vật liệu, nhập kho nguyên vật liệu đều phản ánh trên hoá đơn chứng từ đầy đủ bao gồm hoá đơn GTGT và khi doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì giá trị thực tế vật liệu không bao gồm thuế GTGT Khi doanh nghiệp tiến hành mua hàng hoá, nguyên vật liệu nhập... toán tổng hợp nhập- xuất vật liệu tại công ty 3.1 Kế toán tổng hợp qúa trình nhập vật liệu: Với các loại nguyên vật liệu tự mua ngoài thì cán bộ cung tiêu tự đi mua với sự đồng ý của giám đốc Sau khi mua nhập kho vật liệu có đầy đủ hoá đơn chứng từ hợp lệ gửi lên phòng kế toán, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký về thời hạn dư nợ và phương thức thanh toán kế toán sẽ chuyển trả theo hoá đơn Đối với vật. .. Ghi chú Cửa hàng 2 Mai Động CtyTNHH Mai Linh Cửa hàng 10 Cát Linh 200.000 3.500.000 2.800.000 10% 10% 10% Cửa hàng 10 Lãn Ông Công ty may Tiến Đạt 5.200.000 7.500.000 10% 10% Hà Nội, ngày 5 tháng 10 năm 2000 Kế toán trưởng (ký và đóng dấu) (ký và đóng dấu) 3.2 Kế toán tổng hợp quá trình xuất vật liệu: Vật liệu của công ty được xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh Khi xuất vật liệu kế toán theo... đối tượng 4 Tổ chức ghi sổ kế toán tổng hợp: Cuối mỗi tháng sau khi lên sổ chi tiết nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền kế toán vào sổ nhật ký chung(biểu 16) và sau đó vào sổ cái Ở sổ cái mỗi tài khoản được mở riêng cho một trang sổ: (xem biểu 17, 18,19,20) 5 Kiểm kê vật liệu tồn kho: Ở công ty cổ phần Hà Bắc công tác kiểm kê được tiến hành 6 tháng một lần Các nhân viên kế toán của công ty cùng với... từng đối tượng hạch toán Tài khoản 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp kết hợp với bảng kê phatsinh của tài khoản 5121,1522 phản ánh tình hình xuất dùng nguyên vật liệu. Tài khoản 621 có phát sinh bên nợ là giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản phẩm; phát sinh bên có: phản ánh trị giá nguyên vật liệu không sử dụng hết nhập lại kho và kết chuyển nguyên vật liệu trực tiếp . THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ BẮC I.ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ, TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1.Đặc điểm tổ chức quản. TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ BẮC: 1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu ở công ty: Sổ quỹ Bảng tổng hợp