Bài giảng Quản trị doanh nghiệp - Chương 4

Bài giảng Quản trị doanh nghiệp - Chương 4

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu 2

I TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ KINH DOANH.

Xây dựng một cơ

cấu tổ chức hợp

lý là một yêu

cầu quan trọng

của quản trị,

giúp cho việc

thực thi các

nhiệm vụ quản

trị có hiệu quả.

1 KHÁI NIÊM:

Cơ cấu tổ chức của quản trị bao gồm các cấp quản trị (theo chiều dọc) và các khâu quản trị khác nhau (theo chiều ngang) được trao những quyền hạn, trách nhiệm nhất định để thực hiện các công việc và các chức năng quản trị xác định, nhằm đạt các mục tiêu của hệ thống.

2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

xây dựng trên cơ sở cơ cấu sản xuất, phản ánh sự cấu tạo và hình thức bên trong của hệ thống doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức bộ máy tác động khá lâu dài đến hiệu quả hoạt động của bộ máy quản trị doanh nghiệp.

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu

hanh trong QTKD

4

2.1 Các yêu cầu chủ yếu của

bộ máy tổ chức.

môn.

hoá.

nhịp nhàng giữa các bộ

phận.

nhất quyền lực trong hoạt

động quản trị và điều

hành.

TỔÛ CHỨC NHÂN SỰ CÔNG TY

2.2 Các hệ thống tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp.

2.2.1.Kiểu trực tuyến của Fayol:

Công nhân Tổ trưởng ĐỐC CÔNG

QUẢN ĐỐC PHÂN XƯỞNG

HỆ THỐNG QUẢN TRỊ KIỂU TRỰC TUYẾN

–Hình thành đường

thẳng quản trị từ

trên xuống dưới

–Một cấp quản trị

nào đó chỉ nhận lệnh

từ một cấp trên trực

tiếp

–Hai bộ phận quản

trị cùng cấp không

liên hệ trực tiếp với

nhau mà phải thông

qua cấp trên chung

của hai bộ phận đó.

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu 6

Ưu, nhược điểm của hệ thống

quản trị trực tuyến.

 Ưu điểm :

 - Đảm bảo tính thống nh nhất trong hoật động quản trị : xóa bỏ việc một cấp (bộ phận) quản trị phải nhận nhiều mệnh lệnh quản trị khác

nhau

 Nhược điểm:

 Hệ thống này đòi hỏi trưởng các cấp (bộ phận) phải có trình độ tổng hợp vì không sử dụng các chuyên gia trong hoạt động quản trị : đường ra quyết định quản trị dài và phức tạp nên hao phí lao động lớn.

2.2.2 Sơ đồ hệ thống quản trị kiểu chức năng - Theo cơ sở lý thuyết của Talor.

ĐỐC CÔNG Hoạch định kế hoạch

ĐỐC CÔNG Điều độ sản xuất

ĐỐC CÔNG Tổ chức lao động, tiền lương

ĐỐC CÔNG Kỹ thuật

ĐỐC CÔNG Cung ứng nguyên liệu

CÔNG NHÂN

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu 8

2.2.2 Sơ đồ hệ thống quản trị kiểu

chức năng (t.t).

được xây dựng trên cơ sở lý thuyết của Taylor Hệ thống này còn được gọi là hệâ thống nhiều tuyến Như thế, việc giao nhiệm vụ, ra mệnh lệnh được thực hiện theo hình thức của từng nhiệâm vụ cụ thể.

Phòng Kế họach Phòng Marketing Phòng Kinh Doanh

Ghi chú: Qhệ trực tuyến

- - - Qhệ tư vấn.

2.2.3 Sơ đồ hệ thống kiểu trực

tuyến-tư vấn

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu 10

2.2.3 Sơ đồ hệ thống kiểu trực

tuyến-tư vấn (t.t)

– Hệ thống quản trị kiểu trực tuyến – tư vấn mang đặc trưng cơ bản là duy trì hệ thống trực tuyến kết hợp với việc tổ chức các điểm tư vấn khi thấy cần thiết Các nhà quản trị trực tuyến có quyền ra các mệnh lệnh, các điểm tư vấn chỉ có nhiệm vụ tư vấn cho cấp quản trị trực tiếp Tư vấn chỉ chuẩn bị quyết định cho thủ trưởng trực tiếp mà không có quyền ra mệnh lệnh quản trị.

2.2.3 Sơ đồ hệ thống kiểu

trực tuyến- tư vấn (t.t)

giảm nhẹ công việc cho các nhà quản trị trực tuyến, đảm bảo tính thống nhất của hoạt động quản trị, sử dụng được đội ngũ chuyên gia trong hoạt động chuẩn bị các quyết định quản trị

tuyến – tư vấn là đã làm tách biệt một cách cứng nhắc giữa người chuẩn bị quyết định và người ra quyết định.

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu 12

2.2.4 Hệ thống quản lý

kiểu trực tuyến - chức năng.

TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ TRƯỞNG PHÒNG KỸ THUẬT

GIÁM ĐỐC DOANH NGHIỆP

Ghi chú: Qhệ trực tuyến

- - - Qhệ chức năng.

2.2.4 Hệ thống quản lý

kiểu trực tuyến - chức năng (t.t).

Cách tổ chức này có ưu điểm lớn là gắn việc sử dụng chuyên gia ở các bộ phận chức năng với hệ thống trực tuyến mà vẫn giữ được tính thống nhất quản trị ở mức độ nhất định Tuy nhiên, để đạt được điều đó đòi hỏi phải có sự phối hợp nhất định giữ hệ thống trực tuyến và các bộ phận hoạt động chức năng Mặt khác chi phí kinh doanh cho hoạt động

ra quyết định quản trị lớn.

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu 14

Tạo nguồn Tiêu thụ Sản xuất

NHÓM A CÁC PHÒNG TRUNG TÂM

Tạo nguồn Tiêu thụ Sản xuất

2.3.5 Hệ thống quản trị theo nhóm (t.t).

Hệ thống quản trị theo nhóm có ưu điểm

cơ bản là biến tổ chức từ một hệ thống lớn, phức tạp thành các hệ thống con đơn giản hơn Hơn nữa, sự thay đổi của các nhóm cũng không dẫn đến sự thay đổi của tòan hệ thống Trong hệ thống này giới hạn trách nhiệm của từng nhóm được xác định rõ ràng.

Hạn chế của hệ thống quản trị này là đòi hỏi sự phối hợp hoạt động chặt chẽ giữa phòng trung tâm và các nhóm Mặt khác chi phí kinh doanh cho hoạt động ra quyết định quản trị lớn.

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu 16

2.3.6 Hệ thống quản trị kiểu ma trận.

Thiết kế Sản xuất Phát triển

Kế Hoạch Kế toán - Tài chính

Nhân sự

GIÁM ĐỐC DOANH NGHIỆP

2.3.6 Hệ thống quản trị kiểu ma trận.

Thiết kế Sản xuất Phát triển

Dự án A Dự án B Dự án C

GIÁM ĐỐC DOANH NGHIỆP

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu 18

2.3.6 Hệ thống quản trị kiểu ma trận

(t.t).

Hệ thống quản trị kiểu ma trận kết hợp 2 hệ thống quản trị theo đối tượng và theo chức năng Hệ thống này cho chức năng đều có quyền ra mệnh lệnh về các vấn đề có liên quan đến cả 2 bộ phận.

Hệ thống này đã đơn giản hóa cơ cấu tổ chức và rất thích nghi với điều kiện môi trường kinh doanh không ổn định

HaÏn chế cơ bản là hệ thống này đòi hỏi phải có sự hợp tốt giữa các bộ phận cũng như đòi hỏi phải có tổ chức tốt hệ thống thông tin.

3 Cán bộ quản trị kinh doanh.

– Nhà Quản trị kinh doanh giỏi đòi

hỏi phải thực hiện 5 khâu liên

hoàn:

 ) Có đường lối kinh doanh đúng.

 ) Có bộ máy quản trị kinh doanh gọn

nhẹ, năng động, hiệu quả.

 ) Có đội ngũ cán bộ quản trị kinh

doanh tương ứng.

 ) Biết tận dụng khai khác và tạo ra các

thời cơ kinh doanh có lợi.

 ) Có phương pháp nghệ thuật quản trị

kinh doanh thích hợp

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu 20

Những kỹ năng và đặc điểm cá nhân quan trọng đối với nhà quản

trị.

 Tư duy phân tích : khả năng xác định những chủ điểm, quan

điểm then chốt để hiểu rõ và giải thích được các loại thông tin và dữ kiện.

 Mền dẻo trong hành vi : Khả năng điều chỉnh hành vi cốt để

đạt được mục tiêu : hành vi cá nhân phải giải thích ứng được với những thay đổi ngoài môi trường.

 Ra quyết định : khả năng sử dụng thông tin để ra quyết định ,

chọn phương án hành động một cách lô gích: biết cách lập luật và đưa ra các cam kết trong những tình huống phức tạp.

 Lãnh đạo : khả năng lôi cuốn và hướng dẫn các cá nhân và

nhóm đạt được mục tiêu, hoàn thành nhiệm vụ.

 Gây ảnh hưởng cá nhân : khả năng tạo được ấn tượng tốt

ngay từ đầu, gây chú ý và kính trọng, tỏ ra tự tin trong cả hành động và lời nói.

Những kỹ năng và đặc điểm cá nhân quan trọng đối với nhà quản

trị (t.t).

 Lập kế hoạch và tổ chức : khả năng lên kế hoạch hành

động để đạt được các mục tiêu cụ thể, phan công công việc và phân bổ các nguồn lực hổ trợ một các h hợp lý.

 Chịu được căng thẳng : khả năng duy trì công việc ngay

cả khi phải chịu những căng thẳng cá nhân nặng nề.

 Hiểu con người : khả năng hiểu sức mạnh và điểm của

con người một cách đúng đắn, hiểu sâu được các động

cơ, kỹ năng và khả năng của con người trong công việc.

 Chấp nhận rủi ro : khả năng duy trì công việc với các

điều kiện không chắc chắn hoặc không rõ ràng.

 Kỹ năng viết : khả năng trình bày một cách sáng sủa

các ý tưởng trong bài viết, văn chương lưu loát)

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu 22

Phong cách làm việc của nhà quản trị

Một số phong cách làm việc cơ bản:

- Phong cách cưởng bức

- Phong cách dân chủ

- Phong cách tự do

- Phong cách phát hiện vấn đề

Phong cách làm việc của nhà quản

trị(t.t).

Một số phong cách (thói

quen) làm việc xấu:

- Phong cách tiểu nhân

- Phong cách “sản xuất nhỏ”

- Phong cách quân phiệt, gia

trưởng

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu 24

II.ĐIỀU HÀNH TRONG QTKD :

1 Vai trò của điều hành:

khởi động và duy trì sự hoạt độngcủa DN theo kế hoạch đề ra bằngcách tác động lên động cơ và hành

vi của con người trong DN và phốihợp hoạt động của họ sao cho họ cốgắng một cách tự giác để hoàn

thành các nhiệm vụ của mình vìmục tiêu chung của DN

II.ĐIỀU HÀNH TRONG QTKD :

 2 Các phương pháp tác động lên động

cơ hoạt động của con người:

 - Lợi ích vật chất.

 - Thưởng, phạt, khen, chê cấp dưới đúng

lúc, đúng chỗ.

 - Bảo đảm điều kiện làm việc và sự an

toàn cho người lao động.

 - Làm cho công việc thú vị hơn, có ý nghĩa

cao hơn

 - Tạo bầu không khí vui tươi lành mạnh,

tinh thần làm việc tích cực của mọi người

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu 26

II.ĐIỀU HÀNH TRONG QTKD :

 3 Phối hợïp hoạt động:

 - Phối hợp giữûa các cấp quản trị.

 - Phối hợp giữa các khâu quản trị.

 - Phối hợp giữa lãnh đạo chuyên môn với

lãnh đạo chính trị của tổ chức chính trị xã

hội.

 - Phối hợp giữa DN với các tổ chức có liên

quan ở ngoài doanh nghiệp.

II.ĐIỀU HÀNH TRONG QTKD :

 4 Hoạt động tập thể trong doanh

nghiệp:

 Tập thể là những nhóm người có tổ chức

chính thức hoặc không chính thức,có mục

tiêu hoạt động đem lại lợi ích cho xã hội.

 Khi tác động lên tập thể cần chú ý:

 + Đặc tính tâm lý của tập thể.

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu 28

Đặc tính tâm lý của tập thể.

- Tính lây lan tâm lý ( từ từ hoặc bùng nổ)

- Bầu không khí tâm lý trong tập thể

- Dư luận xã hội trong tập thể

- Truyền thống của tập thể

Bảy cách gây thiện cãm:

 1 Thành thật chú ý đến người khác.

 2 Giữ nụ cười trên môi.

 3 Xin nhớ rằng người ta cho cái tên của người ta là một âm thanh êm đềm nhất, quan trọng nhất trong các âm thanh.

 4 Biết nghe người khác nói chuyện Khuyến khích họ nói về họ.

 5 Họ thích cái gì thì bạn nói chuyện với họ về cái đó.

 6 Thành thật làm cho họ thấy sự quan trọng của họ.

 7 Tìm thấy ưu điểm của họ và khen họ một cách thành thật.

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu 30

Mười hai cách dẫn dụ người khác cho họ nghĩ theo mình.

1 Chỉ có một cách thắng trong

cuộc tranh luận là tránh nó đi

2 Trọng ý kiến người, đừng bao

giờ nói thẳng như tát nước vào

mặt rằng họ sai lầm

3 Nếu bạn lầm thì bạn nên vui

vẽ nhận ngay đi

4 Nên ôn tồn, bình tỉnh, ngọt

ngào, không nói xẳng

Mười hai cách dẫn dụ người khác cho họ nghĩ theo mình (t.t).

5 Đặt những câu văn làm sao cho

tự nhiên người ta đáp có

6 Để cho họ nói cho thoả thích

đi

7 Để cho họ tin rằng, chính họ

phát khởi ra ý kiến mà chính bạn

đã dẫn khởi ra cho họ

8 Thành thật gắng sức xem xét

theo quan điểm của người

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu 32

Mười hai cách dẫn dụ người khác cho

họ nghĩ theo mình (t.t).

9 Ai cũng thèm khát được người khácquý mến, hiểu biết và thương hại mình, vậy bạn hãy tặng cho họ những thứ đó

đi

10 Gợi tới tình cãm cao thượng của họ

11 Kích thích thị giác và óc tưởng

tượng

12 Thách đố, khiêu gợi tức khí nhữngngười có tâm huyết

Chín cách sửa đổi người mà không

làm cho họ phật ý, giận dữ.

1 Trước hết thành thật khen họ vài lời

2 Lấy ý mà làm cho họ nhận thấy lỗi lầm

3 Trước khi chỉ trích, phải tự thú nhận lỗi

của bạn đã

4 Đừng ra lệnh đặt câu hỏi để ám thị họ

5 Giữ thể diện cho họ

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu 34

Chín cách sửa đổi người mà không

làm cho họ phật ý, giận dữ (t.t).

6 Công bằng ghi nhận những sự gắng

sức của họ, dù họ mới tiến bộ một ít

cũng khen họ

7 Tán dương họ để họ cố gắng sức được

xứng đáng với lời khen

8 Khuyến khích họ cho họ thấy dễ dàng

sửa chữa lỗi lầm và thấy công việc nhẹ

nhàng đi

9 Xử trí ra sao cho họ còn thấy sung

sướng làm công việc mà bạn đề nghị

III KIỂM TRA:

Kiểm tra là quá trình xem xét, đánh giávà chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảmbảo cho các mục tiêu, kế hoạch của

doanh nghiệp được hoàn thành một

cách có hiệu quả

6/3/2010 Chuong 4 - To chuc bo may va dieu 36

2.Một số điểm kiểm tra thiết yếu trong các

lĩnh vực quan trọng của DN.

Sản xuất Marketing Quản trị nhân

sự

Tài chính – kế toán

- Chủng loại sản

thành của cá

nhân trên dây

- Sự thoả mãn đối

với người tiêu dùng.

- Năng suất lao

động.

- Mối quan hệ

giữa những người lao động.

- Tài sản của

doanh nghiệp.

- Kết quả sản

xuất kinh doanh.

- Dự trữ.

- Lưu chuyển

tiền tệ.