Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại XN thép và vật liệu XD HN

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại XN thép và vật liệu XD HN

l-Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loai sản phẩm khácnhau và có xu thế ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình Để sảnxuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi một số lợng các chi tiết, bộ phận vànguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau Hơn nữa lợngnguyên vật liệu cần sử dụng vào nhngc thời điểm khác nhau thờng xuyênthay đổi.

Vì thế nên việc quản lý tốt nguồn vật t đảm bảo cho quá trình sản xuấtdiễn ra nhịp nhàng, thoả mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm

Tổ chức hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tốt sẽ cung cấp kịp thời, chínhxác cho các nhà quản lý và các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp Để từ

đó có thể đa ra phơng án sản xuất kinh doanh có hiệu quả Nội dung của quátrình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là vấn đề có tính chất chiến lợc,

đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình sản xuất kinh doanhcủa mình

Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội là một đơn vị kinh doanh,sản xuất lớn, chủng loại đa dạng Chính vì vậy mà việc hoạch định nhu cầunguyên vật liệu taị Xí nghiệp rất đợc chú trọng, và là một bộ phận không thểthiếu trong toàn thể công tác quản lý của Xí nghiệp

Với nguồn vốn do ngân sách nhà nớc cấp cho Xí nghiệp còn hạn chếnên việc hoạch định chiến lợc hoạt động sản xuất kinh doanh là rất quantrọng và cần thiết

Bởi vì chiến lợc hoạt động tối u là chiến lợc làm cho tổng chi phí nhỏnhất, khả năng quay vòng vốn nhanh nhất và lợi nhuận cao nhất

Do vậy, hoạch định tốt chiến lợc sẽ góp phần quan trọng thực hiệnviệc nâng cao khả năng hoạt động, hiệu quả sử dụng vốn của Xí nghiệp mộtcách tối u nhất

1

Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp, nhận thấy đợc tầm quantrọng của công tác hoạch định chiến lợc, em đi sâu vào nghiên cứu đề tài:

“Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội" Với mục đích là nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng của

nguyên vật liệu đối với một doanh nghiệp sản xuất

Nội dung cuả chuyên đề ngoài phần mở đầu, đợc chia làm 3 phần:

Phần I : Những vấn dề lý luận cơ bản về hoạch định nhu cầu nguyên

vật liệu trong doanh nghiệp

Phần II : Thực trạng công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại

Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội

Phần III : Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu tại Xí nghiệp.

Những giải pháp chiến lợc trong thời gian tới

Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề, em đã nhận đợc sự giúp đỡ ờng xuyên, tận tình của thầy Phan Huy Đờng và của các cô chú trong phòng

th-kế toán cũng nh các phòng nghiệp vụ khác

Tuy nhiên do trình độ và thời gian có hạn nên bản chuyên đề nàykhông tránh khỏi những thiếu xót Em mong nhận đợc sự giúp đỡ của thầy

Đờng cùng toàn thể các cô chú trong phòng kế toán để bản chuyên đề thêmphong phú về lý luận và thiết thực hơn với thực tiễn

Phần I

Những vấn đề lý luận cơ bản về hoạch định

nhu cầu nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

I Thực chất và yêu cầu của hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (NVL)

1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu

cơ sở để hình thành nên sản phẩm mới Quá trình sản xuất tạo ra sản phẩmmới nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi về hình thái chất ban đầu

để cấu thành thực thể sản phẩm, chúng chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất

Về mặt giá trị NVL chuyển dịch toàn bộ 1 lần vào giá trị sản phẩm mới tạora

2 ý nghĩa và yêu cầu quản lý NVL.

2.1 ý nghĩa

Nh ta đã biết, chi phí NVL và ĐTLĐ sử dụng trong sản xuất NVL ờng chiếm một tỷ lệ lớn (60 - 80%) trong chi phí sản xuất và giá thành sảnphẩm

th-Thực hiện giảm chi phí NVL sẽ làm tốc độ vốn lu động quay nhanhhơn và tạo điều kiện quan trọng để hạ giá thành sản phẩm Do vậy, mỗi công

đoạn từ việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sửdụng NVL đều trực tiếp tác động đến chu trình luôn chuyển vốn lu động củadoanh nghiệp

Tổ chức tốt công tác hoạch định, nhiệm vụ và kế hoạch cung ứng NVL

là điều kiện không thể thiếu, cung cấp kịp thời, đồng bộ NVL cho quá trìnhsản xuất, là cơ sở để sử dụng và dự trữ NVL hợp lý Tiết kiệm ngăn ngừahiện tợng tiêu hao, mất mát, lãng phí NVL Trong tất cả các khâu của quátrình sản xuất kinh doanh

Trong quá trình kinh doanh chiến lợc NVL thì việc tồn tại NVL dự trữ

là những bớc đệm cần thiết đảm bảo cho quá trình hoạt động liên tục củadoanh nghiệp, các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng không thể tiếnhành sản xuất kinh doanh đến đâu thì mua NVL đến đó mà cần phải có NVL

dự trữ NVL dự trữ không trực tiếp tạo ta lợi nhuận nhng lại có vai trò rất lớn

để cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục Do vậy nếu doanhnghiệp dự trữ quá lớn sẽ tốn kém chi phí, ứ đọng vốn Nếu dự trữ quá ít sẽlàm cho quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn, gây ra hàng loạt các hậuquả tiếp theo

Nguyên vật liệu là một trong những tài sản lu động của doanh nghiệp,thờng xuyên luân chuyển trong quá trình kinh doanh

Quản trị và sử dụng hợp lý chúng có ảnh hởng rất quan trọng đến việchoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp

3

Mặc dù hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh đều là hệ quả củanhiều yếu tố chứ không phải chỉ do quản trị, hoạch định NVL Nhng cũngcần thấy rằng sự bất lực của một số doanh nghiệp trong việc hoạch định vàkiểm soát chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu là một nguyên nhân dẫn đếnthiệt hại cuối cùng của họ.

2.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.

Do đặc điểm, ý nghĩa của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh

đòi hỏi công tác quản lý cần phải thực hiện chặt chẽ ở các khâu sau:

a Khâu thu mua: Quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủngloại, giá mua và chi phí mua cũng nh kế hoạch mua theo đúng tiến độ thờigian phù hợp với kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

b Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ cácphơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật t,tránh h hỏng mất mát, hao hụt, bảo đảm an toàn

c Khâu sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở xác định mức dựtoán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm, tăngthu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp Tổ chức tốt công tác hoạch định, phản

ánh tình hình xuất dùng và sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh

d Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tốithiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bìnhthờng không bị ngừng trệ do việc cung cấp hoặc mua NVL không kịp thờihoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ NVL quá nhiều Kết hợp hài hoàcông tác hoạch định với kiểm tra, kiểm kê thờng xuyên, đối chiếu nhập -xuất - tồn

Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải sửdụng nhiều loại NVL khác nhau Chúng có vai trò, công dụng, tính chất lýhoá rất khác nhau, và biến động liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán NVL, đảm bảo sử dụng có hiệuquả NVL trong sản xuất kinh doanh, cần phải phân loại NVL Tuỳ theo nộidung kinh tế và chức năng của NVL mà chúng đợc phân chia thành các loạikhác nhau Nhìn chung trong doanh nghiệp NVL đợc chia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu trong doanhnghiệp và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sảm phẩmmới

VD: Sắt, thép trong công nghiệp cơ khí Gạch ngói xi măng trong xâydựng cơ bản Hạt giống, phân bón trong nông nghiệp

Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào NVL chính nh: bàn

đạp, khung xe đạp … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xâydựng cơ bản

+ Nguyên vật liệu phụ: Là đối tợng lao động nhng không phải là cơ sởvật chất chủ yếu hình thành nê thực thể sảm phẩm, mà chỉ có tác dụng phụtrong quá trình sản xuất, chế tạo sảm phẩm nh: làm tăng chất lợng NVLchính, tăng chất lợng sảm phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụsản xuất

VD: Dầu mỏ bôi trơn máy trong sản xuất … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây

+ Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất,kinh doanh nh: xăng, dầu, hơi đốt, chất khí, than củi … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây

+ Phụ tùng thay thế, sửa chữa nh: Những chi tiết, phụ tùng, máy móc,thiết bị phục vụ cho quá trình sửa chữa hoặc thay thế những bộ phận, chi tiếtmáy móc thiết bị

VD: Vòng bi, vòng đệm, xăm lốp

+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Các loại thiết bị, phơng tiện sử dụng trongxây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp và không cần lắp nh: công cụ, khí cụ vàvật liệu kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản: thông gió,chiếu sáng, toả nhiệt … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây)

+ Nguyên vật liệu khác: Là các loại NVL loại ra khỏi quá trình sảnxuất, chế tạo sản phẩm hoặc là phế liệu thu nhập thu hồi trong quá trìnhthanh lý TSCĐ và các loại NVL khác cha đề cập đến trong các loại kể trên

5

Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ NVL cần phải biết cụ thể

và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của từng thứ NVL Trong hoạt

động sản xuất kinh doanh Do vậy, doanh nghiệp cần phải phân chia mộtcách chi tiết hơn theo tính năng lý hoá học, theo quy cách, phẩm chất NVL.Doanh nghiệp phân chia NVL trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm NVL.Tuỳ theo số liệu của từng thứ, từng nhóm, từng loại NVL mà xây dựng mã sốcho nó, có thể gồm 1, 2, 3 hoặc 4 thứ số … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây

Đơn giáhạch toán

GhichúNhóm Danh điểm NVL

… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây 1521-02-01

… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây

1521-02-99

… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây

… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây

1521-99 1521-99-01

1521-99-99 … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây

Các “chữ số” dùng để chỉ loại NVL thờng sử dụng là số hiệu của TKcấp 1 hoặc cấp 2 … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây dùng để hạch toán NVL đó các chứ số dùng để chỉ nhómNVL là số thứ tự liên tục

3.2 Đánh giá NVL

Đánh giá chi tiết, cụ thể NVL là nhiệm vụ cơ bản của công tác kếtoán Trong phạm vi chuyên đề này ngời viết chỉ đánh giá NVL một cáchtổng quát

- Đánh giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nótheo những nguyên tắc nhất định: (nguyên tắc giá phí thực tế, nhất quán,công khai, thận trọng … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây)

7

a Đánh giá NVL theo giá thực tế

* Giá thực tế NVL nhập kho:

- Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế

- Tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

+ Với NVL mua ngoài

+ Với NVL tự sản xuất

+ Với NVL thuê ngoài gia công chế biến

+ Với NVL nhận đóng góp từ các đơn vị, cá nhân tham gia liên doanh.+ Với phế liệu

+ Với NVL đợc tặng, thởng

* Giá thực tế NVL xuất kho

Căn cứ vào việc tính giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất

Giá thực tếNVL xuất

Giá thực tếNVL tồncuối kỳ

Đơn giá

hạch toán

Từ đó mà kế toán có thể tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, tổ chứcghi chép phản ánh, vận chuyển, tình hình nhập - xuất - tồn Tính giá thànhNVL thực tế đã thu mua về các mặt hàng: số lợng, chủng loại, giá cũ, thờihạn … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại NVL

áp dụng đúng các phơng pháp và kỹ thuật hạch toán NVL, mở sổ thẻkho kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán NVL đúng chế độ, đúng phơng phápquy định kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL

Tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị NVL đã tiêu hao và sử dụngtrong quá trình sản xuất kinh doanh.

Tham gia kiểm kê, đánh giá lại NVL theo đúng chế độ Nhà nớc quy

đáp ứng sẵn sàng vào những thời điểm khác nhau Cách quản lý này thờnglàm tăng chi phí Để đảm bảo yêu cầu nâng cao hiệu quả của hiệu quả sảnxuất kinh doanh, giảm thiểu chi phí dự trữ trong quá trình sản xuất, cung cấpnhững loại nguyên vật liệu, linh kiện đúng thời điểm khi có nhu cầu ngời ta

đa ra phơng pháp hoạch định nhu cầu NVL Hoạch định nhu cầu NVL là mộtnội dung cơ bản của quản trị sản xuất, đợc xây dựng trên cơ sở trợ giúp của

kỹ thuật máy tính đợc phát hiện và đa vào sử dụng lần đầu tiên ở Mỹ vàonhững năm 70 Cách tiếp cận MRP là xác định lợng dự trữ nguyên vật liệu,chi tiết bộ phận là nhỏ nhất, không cần dự trữ nhiều nhng khi cần sản xuất là

có ngay Điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ đốivới từng loại vật t, đối với từng chi tiết và từng nguyên liệu Ngời ra sử dụng

kỹ thuật máy tính để duy trì đơn đặt hàng hoặc lịch sản xuất nguyên vật liệu

dự trữ sao cho đúng thời điểm cần thiết Nhờ sự mở rộng ứng dụng máy tínhvào hoạt động quản lý sản xuất, phơng pháp MRP đã giúp cho các doanh

9

nghiệp thực hiện đợc công tác lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ vàtheo dõi các loại vật t, nguyên vật liệu chính xác, nhanh chóng và thuận tiệnhơn, giảm nhẹ các công việc tính toán hàng ngày và cập nhật thông tin thờngxuyên, đảm bảo cung cấp đúng số lợng và thời điểm cần đáp ứng Phơngpháp hoạch định nhu cầu vật t tỏ ra rất có hiệu quả, vì vậy nó không ngừng

đợc hoàn thiện và mở rộng ứng dụng sang các lĩnh vực khác của doanhnghiệp

Lúc đầu nó đợc gọi là MRP1 vì chủ yếu ứng dụng trong việc xác địnhlợng dự trữ nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, nhng ngày nay nó đợc

mở rộng sang các lĩnh vực tài chính, marketing và gọi là hệ thống hoạch địnhnhu cầu các nguồn lực (MRP II)

MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầunguyên liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trênviệc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụthuộc

Nó đợc thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi:

- Doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu, chi tiết, bộ phận gì?

- Cần bao nhiêu?

- Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?

- Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất?

2 Mục tiêu của MRP (Modular Resources and Process – Hệ thống Hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về nhu cầu các nguồn lực)

Sự phát triển và đa vào ứng dụng rộng rãi phơng pháp hoạch định cácnguồn lực trong doanh nghiệp thể hiện ý nghĩa quan trọng của nó trong thực

tế Vai trò của MRP thể hiện trong những mục tiêu mà hệ thống MRP nhằm

đạt tới Những mục tiêu chủ yếu của hoạch định nhu cầu các nguồn lực đặt ralà:

- Giảm thiểu lợng dự trữ nguyên vật liệu

- Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng MRP xác định mức

dự trữ hợp lý, đúng thời điểm, giảm thời gian chờ đợi và những trở ngại cho

sản xuất

- Tạo sự thoả mãn và niềm tin tởng cho khách hàng

- Tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ thống nhất vớinhau, phát huy tổng hợp khả năng sản xuất của doanh nghiệp

- Tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh

3 Các yêu cầu trong ứng dụng MRP

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, đem lại lợi ích rất lớn trong việcgiảm mức dự trữ trong quá trình chế biến mà vẫn duy trì, đảm bảo đầy đủ

nhu cầu vật t tại mọi thời điểm khi cần và là phơng tiện để phân bổ thời gian

sản xuất hoặc đặt hàng Những lợi ích này của MRP phục vụ rất lớn vào việc

khai thác sử dụng máy tính trong quá trình lu trữ, thu thập, xử lý và cập nhật

thờng xuyên các dữ liệu về nguyên vật liệu Để MRP có hiệu quả, cần thực

hiện những yêu cầu sau:

- Có đủ hệ thống máy tính và chơng trình phần mềm để tính toán và lutrữ thông tin

- Chuẩn bị đội ngũ cán bộ, quản lý có khả năng và trình độ về sử dụngmáy tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng MRP

- Đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật thông tin mới trong:

+ Lịch trình sản xuất + Hoá đơn nguyên vật liệu + Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu

- Đảm bảo đầy đủ và lu giữ hồ sơ dữ liệu cần thiết

B Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Lịch trình sản xuất

Xoá bỏ đơn hàng

Báo cáo nhu cầu NVL hàng ngày

Báo cáo về kế hoạch

Báo cáo đơn hàng thực hiện

1.2 Để thực hiện những quá trình đó cần biết một loạt các yếu tố đầu vào chủ yếu nh:

- Số lợng, nhu cầu sản phẩm dự báo

- Số lợng đơn đặt hàng

- Mức sản xuất và dự trữ

- Cấu trúc của sản phẩm

- Danh mục nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận

- Thời điểm sản xuất

- Thời hạn cung ứng hoặc thời gian thi công

- Bảng danh mục nguyên vật liệu.

- Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu

Lịch trình sản xuất chỉ rõ nhu cầu sản phẩm cần sản xuất và thời gianphải có Đây là những nhu cầu độc lập Số lợng cần thiết đợc lấy ra từ nhữngngời khác nhau Nh đơn đặt hàng của khách, số liệu dự báo thời gian thờnglấy là đơn vị tuần Hợp lý nhất là lấy lịch trình sản xuất bằng tổng thời gian

để sản xuất ra sảm phẩm cuối cùng

Đó là tổng số thời gian cần thiết trong quá trình lắp ráp sản phẩm Vấn

đề đặc biệt quan trọng trong MRP là sự ổn định trong kế hoạch sản xuấtngắn hạn Rất nhiều Công ty quy định khoảng thời gian của lịch trình sảnxuất trong khoảng 8 tuần

Khi xác định bảng danh mục NVL của các loại sản phẩm ngời ta ờng thiết kế các loại hoá đơn NVL Trong doanh nghiệp thờng dùng 3 loạihoá đơn NVL là hoá đơn theo nhóm bộ phận, chi tiết sản phẩm, hoá đơn sảnphẩm điển hình và hoá đơn cho những NVL bổ sung

th Hoá đơn theo nhóm bộ phận, nhóm chi tiết của sảm phẩm (Modularbills)

- Hoá đơn theo sản phẩm điển hình Để bớt khối lợng công việc trongxây dựng lịch trình sản xuất, ngời ta phác hoạ một sản phẩm điển hình Đây

là sản phẩm không có thật nhng rất cần thiét để lập hoá đơn NVL cho nhữngloại hàng phát sinh có liên hệ mật thiết với sản phẩm điển hình gốc này Lậphoá đơn theo sản phẩm điển hình có lợi rất lớn: tiết kiệm đợc thời gian, côngsức và các chi phí có liên quan Trong một số trờng hợp, ngời ta còn lập hoá

đơn cho các loại hàng lắp ráp bổ sung Các chi tiết này chỉ cần thiết trongtừng trờng hợp cụ thể có tính chất cá biệt đối với từng loại sản phẩm chứkhông phải sản phẩm nào cũng có

Vì vậy loại chi tiết đợc ký hiệu và quản lý riêng biệt, thờng không dựtrữ chúng

Hồ sơ dự trữ cho biết lợng dự trữ nguyên vật liệu, bộ phận hiện có Nódùng đê ghi chép, báo cáo tình trạng của từng loại nguyên vật liệu, chi tiết bộphận trong từng thời gian cụ thể Hồ sơ dự trữ cho biết trong nhu cầu, đơnhàng sẽ tiếp nhận và những thông tin chi tiết khác nh ngời cung ứng, độ dàithời gian cung ứng và độ lớn lô cung ứng Hồ sơ dự trự NVL, bộ phận cầnphải chính xác, do đó đòi hỏi công tác theo dõi, ghi chép thận trọng cụ thể

13

chi tiết Những sai sót trong hồ sơ dự trữ sẽ dẫn đến những sai sót lớn trongMRP.

Những yếu tố đầu ra chính là kết quả của MRP cần trả lời đợc các vấn

đề cơ bản sau:

- Cần đặt ra hàng hoá sản xuất những loại linh kiện phụ tùng nào?

- Số lợng bao nhiêu?

- Thời gian khi nào?

Những thông tin này đợc thể hiện trong các văn bản, tài liệu nh lệnhphát đơn đặt hàng kế hoạch, lệnh sản xuất nếu tự gia công, báo cáo về dự trữ

Có nhiều loại tài liệu báo cáo hồ sơ NVL, chi tiết bộ phận dự trữ

Các báo cáo này gồm có báo cáo sơ bộ và báo cáo thứ cấp Báo cáo sơ

bộ liên quan đến hoạch định và kiểm soát sản xuất và dự trữ NVL Nhữngbáo cáo chủ yếu là:

- Lệnh phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất nếu tự gia công đối với từngloại NVL, linh kiện

- Đơn hàng phát đi

- Những thay đổi của đơn hàng kế hoạch

* Báo cáo thứ cấp liên quan đến việc kiểm soát và hoạch định kết quảthực hiện trong quá trình sản xuất

- Báo cáo kiểm soát, đánh giá hoạt động của hệ thống dự trữ

- Báo cáo về kế hoạch những trục trặc về chất lợng chậm đơn hànghoặc cung cấp những bộ phận không đúng yêu cầu

2 Trình tự hoạch định nhu cầu NVL

Xây dựng MRP bắt đầu đi từ lịnh trình sản xuất sản phẩm cuối cùng,sau đó chuyển đổi thành nhu cầu về các bộ phận chi tiết và nguyên liệu cầnthiết Trong những giai đoạn khác nhau

Từ sản phẩm cuối cùng xác định nhu cầu dự kiến về các chi tiết, bộphận ở cấp thấp hơn tuỳ theo cấu trúc của sản phẩm

MRP tính số lợng chi tiết, bộ phận trong từng giai đoạn cho từng loạisản phẩm dự trữ hiện có Và xác định chính xác thời điểm cần phát đơn hànghoặc lệnh sản xuất đối với từng loại chi tiết, bộ phận đó

MRP tìm cách xác định mối liên hệ giữa lịch trình sản xuất, đơn đặthàng, lợng tiếp nhận và nhu cầu sản phẩm Mối quan hệ này đợc phân tíchtrong khoảng thời gian từ khi một sản phẩm đợc đa vào phân xởng cho tới

khi rời phân xởng đó để chuyển sang bộ phận khác Để xuất xởng một sảnphẩm trong một vài ngày ấn định nào đó, cần phải sản xuất các chi tiết, bộphận hoặc đặt mua NVL, linh kiệm bên ngoài trớc một thời hạn nhất định.Quá trình xác định MRP đợc tiến hành theo các bớc sau:

Sơ đồ 1: Phân tích kết cấu sảm phẩm.

Nh trên đã đề cập, phơng pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

đ-ợc tiến hành dựa trên việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhucầu phụ thuộc

Nhu cầu độc lập là nhu cầu sản phẩm cuối cùng và các chi tiết bộ phậnkhách hàng đặt hoặc dùng để thay thế Nhu cầu độc lập đợc xác định thôngqua công tác dự báo hoặc đơn hàng Chất lợng của công tác dự báo kể cả dàihạn, trung hạn và ngắn hạn sẽ ảnh hởng rất lớn đến tính chính xác của MRP

Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu thứ sinh chúng là những bộ phận,chi tiết, nguyên vật liệu dùng trong quá trình sản xuất nhằm tạo ra sản phẩmcuối cùng, nhu cầu dự báo, đơn đặt hàng, kế hoạch, dự trữ và lịch trình sảnxuất

Để tính tổng nhu cầu phụ thuộc, cần tiến hành phân tích cấu trúc củasảm phẩm Cách phân tích dùng trong MRP là sử dụng kết cấu hình cây củasảm phẩm Mã hàng mục trong kết cấu hình cây tơng ứng với từng chi tiết,

bộ phận cấu thành sảm phẩm Chúng đợc biểu hiện dới dạng cấp bậc từ trênxuống dới theo trình tự sản xuất và lắp ráp sảm phẩm Sử dụng kết cấu hìnhcây có những đặc điểm sau:

- Cấp trong sơ đồ kết cấu: Nguyên tắc chung cấp 0 là cấp ứng với sảmphẩm cuối cùng Cứ mỗi lần phân tích thành phần cấu tạo của bộ phận ta lạichuyển sang một cấp

- Mối liên hệ trong sơ đồ kết cấu: Đó là những đờng liên hệ giữa 2 bộphận trong sơ đồ kết cấu hình cây Bộ phận trên gọi là bộ phận hợp thành và

bộ phận dới là bộ phận thành phần Mối liên hệ có ghi kèm theo khoảng thờigian (chu kỳ sản xuất, mua sắm … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây) và hệ số nhân Số lợng các loại chi tiết

và mối liên hệ trong sơ đồ thể hiện tính phức tạp của cấu trúc sản phẩm Sảnphẩm càng phức tạp thì sổ chi tiết, bộ phận càng nhiều và mối quan hệ giữachúng càng lớn Để quản lý theo dõi và tính toán chính xác từng loại NVL,cần phải sử dụng máy tính để hệ thống hoá, mã hoá chúng theo sơ đồ cấutrúc thiết kế sản phẩm

15

Kết quả của phân tích sơ đồ kết cấu sản phẩm cần phản ánh đợc số ợng các chi tiết và thời gian thực hiện.

l-Ví dụ: Sản phẩm hoàn chỉnh đợc ghi ở cấp 0 trên đỉnh cây Sau đó là

những bộ phận cần thiết để lắp ráp thành sản phẩm hoàn chỉnh ở cấp 1 Sau

đó mỗi bộ phận này lại đợc cấu tạo từ những chi tiết khác và các chi tiết này

đợc biểu diễn ở bậc cấp 2 Cứ nh vậy tiếp diễn để hình thành cây cấu trúc sảnphẩm

Khi phân tích có thể gặp trờng hợp một bộ phận, chi tiết có mặt ởnhiều cấp trong kết cấu của sản phẩm Trong trờng hợp nh vậy ta áp dụngnguyên tắc học cấp thấp nhất

X Cấp 0

B

(2)Cấp 1

Theo nguyên tắc này tất cả các bộ phận, chi tiết, đó đợc chuyển về cấpthấp nhấy Nhờ đó tiết kiệm đợc thời gian và tạo ra sự dễ dàng trong tínhtoán Nó cho phép chỉ cần tính nhu cầu của bộ phận, chi tiết đó một lần vàxác định mức dự trữ đối với chi tiết, bộ phận cần sớm nhất chứ không phảivới sảm phẩm cuối cùng ở cấp cao nhất.

Ví dụ: Sản phẩm cánh cửa thép của Xí nghiệp thép và vật liệu xây

dựng Hà Nội đợc phân cấp nh sau :

Cấp

Từ nguyên tắc này, Xí nghiệp có thể lên kế hoạch tổng quát với nhiềuphơng án vật t, sản xuất Khi có đơn hàg cụ thể, dựa trên các nghiệp vụ đãthực hiện, Xí nghiệp dễ dàng cho ra một lịch trình sản xuất hoàn chỉnh, cóthể tiết kiệm chi phí một cách tối đa Cụ thể đợc phản ánh ở ví dụ trong phần

Đó là nhu cầu phát sinh do nhu cầu thực tế về một bộ phận hợp thànhnào đó đòi hỏi tổng nhu cầu của các bộ phận, chi tiết bằng số lợng đặt hàngtheo kế hoạch của các bộ phận trung gian trớc nó nhân với hệ số nhân nếucó.

2.3 Bớc 3: Tính nhu cầu thực

Nhu cầu thực là tổng số lợng nguyên liệu, chi tiết cần thiết bổ sungtrong từng giai đoạn Đại lợng này đợc tính nh sau:

Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu - Dự trữ hiện có + Dự trữ an toàn

Trong trờng hợp doanh nghiệp chấp nhận một tỷ lệ phế phẩm theo kếhoạch thì nhu cầu thực cần cộng thêm phần phế phẩm cho phép đó Nhng để

đơn giản, chúng ta không tính đến yếu tố này

Dự trữ sẵn có là tổng dự trữ đang có ở thời điểm bắt đầu của từng thời

kỳ Dự trữ sẵn có theo kế hoạch là số lợng dự trữ dự kiến có thể sử dụng đểthoả mãn nhu cầu của sản xuất … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây Đó là tổng của dự trữ còn lại từ giai đoạntrớc cộng với số lợng sẽ tiếp nhận

Lợng tiếp nhận là tổng số bộ phận, chi tiết đủ đa vào sản xuất nhngcha hoàn thành hoặc là số lợng đặt hàng mong đợi sẽ nhận đợc tại điểm bắt

đầu của mỗi giai đoạn

Đơn hàng phát ra theo kế hoạch là tổng khối lợng dự kiến kế hoạch đặthàng trong từng giai đoạn Lệnh đề nghị phản ánh số lợng cần cung cấp haysản xuất để thoả mãn nhu cầu thực Lệnh đề nghị có thể là đơn đặt hàng đốivới các chi tiết bộ phận ngoài và là lệnh sản xuất nếu chúng đợc sản xuất tạidoanh nghiệp Khối lợng hàng hoá và thời gian của lệnh đề nghị đợc xác

định trong đơn hàng kế hoạch Tuỳ theo chính sách đặt hàng có thể đặt theolô hoặc theo kích cỡ

Đặt hàng theo lô là số lợng hàng đặt bằng với nhu cầu thực Đặt hàngtheo kích cỡ là số lợng hàng đặt có thể vợt nhu cầu thực bằng cách nhân với

1 lợng cụ thể hoặc bằng đúng lợng yêu cầu trong thời điểm đó Bất kỳ lợngvợt nào đều đợc bổ sung vào dự trữ hiện có của giai đoạn tiếp theo.

2.4 Bớc 4: Xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất.

Để cung cấp hoặc sản xuất NVL, chi tiết cần tốn thời gian cho chờ

đợi, chuẩn bị, bỗc dỡ, vận chuyển, sắp xếp hoặc sản xuất Đó là thời gianphân phối hay thời gian cung cấp, sản xuất của mỗi bộ phận

Do đó từ thời điểm cần có sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng

sẽ phải tính ngợc lại để xác định khoảng thời gian cần thiết cho từng chi tiết,

bộ phận Thời gian phải đặt hàng hoặc tự sản xuất đợc tính bằng cách lấythời điểm cần có trừ đi khoảng thời gian cung ứng hoặc sản xuất cần thiết đủ

để cung cấp đúng lợng hàng yêu cầu Theo ví dụ trên, thời gian cần thiết đểcung cấp hoặc sản xuất các chi tiết bộ phận:

Ta có sơ đồ cấu trúc sảm phẩm theo thời gian:

Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Tuần 6 Tuần 7 Tuần 8Mua H

Mua G

Lắp ráp CSản xuất F

Kết quả của quá trình hoạch định nhu cầu NVL linh kiện đợc thể hiệntrong biểu kế hoạch có dạng:

19

Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8Hạng mục

Thực tế cho thấy không có một cách nào có u điểm nổi trội hơn tất cảcác cách khác, vì vậy tuỳ từng trờng hợp cụ thể mỗi doanh nghiệp có thể liệuchọn cho mình một chính sách hợp lý Một số cách chủ yếu thờng đợc sửdụng là mua theo lô, cỡ hoặc mua theo mô hình EOQ hoặc mua theo phơngpháp cân đối giai đoạn bộ phận Việc lựa chọn phơng pháp xác định cỡ lôphải căn cứ vào bản chất của nhu cầu về các loại NVL chi tiết, bộ phận mốiquan hệ tơng hỗ giữa chi phí đặt hàng và chi phí lu kho, số loại NVL

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sảm phẩmhoặc sảm phẩm có cấu túc phức tạp gồm rất nhiều chi tiết bộ phận thì cầnquá nhiều lô đặt hàng khác nhau sẽ mất nhiều chi phí đặt hàng và khôngthích hợp với những phơng tiên chuyên chở đã đợc tiêu chuẩn hoá.

2 Phơng pháp đặt hàng cố định theo một số giai đoạn.

Để giảm số lần đặt hàng và đơn giản hơn trong theo dõi, ghi chépnguyên vật liệu dự trữ, ngời ta có thể dùng phơng pháp ghép nhóm các nhucầu thực tế của một số cố định các giai đoạn và một đơn hàng hình thànhmột chu kỳ đặt hàng

Chẳng hạn muốn cung cấp 2 giai đoạn một lần thì lấy tổng nhu cầuthực hiện của 2 tuần liên tiếp

Thời điểm cần có hàng sẽ bằng thời điểm cần có hàng của thời kỳ đầutiên trừ đi chu kỳ sản xuất hoặc cung ứng Phơng pháp này tiện lợi, đơn giản,nhng lại khó khăn là đối tợng của đơn hàng rất khác biệt nhau Bởi vậy, để

có cỡ lô hợp lý hơn, ngời ta áp dụng biến dạng của nó theo nhóm các giai

đoạn không cố định theo phơng pháp thử “đúng sai”

21

3 Phơng pháp cân đối các giai đoạn bộ phận

Thực chất cũng là phơng pháp ghép lô, nhng với chu kỳ không cố địnhcác giai đoạn Các lô đợc ghép với nhau trên cơ sở xem xét tổng chi phí dựtrữ đạt tới mức thấp nhất có thể đợc Đây là chính sách cơ lô nếu trong đó l-ợng đặt hàng và chi phí lu kho Phơng pháp này không cho phép xác định cỡlô tối u nhng lại là phơng pháp có chi phí thấp, do đó nó là cách tiếp cận đợc

sử dụng phổ biến Phơng pháp này cố gắng cân đối giữa chi phí đặt hàng vàchi phí lu kho Thuật thực hiện là lấy tổng nhu cầu về NVL hoặc chi tiết, bộphận trong các giai đoạn liên tiếp cho đến khi có chi phí đặt hàng gần nhấtvới chi phí lu kho thành một đơn hàng

Về mặt kinh tế, cỡ lô tối u đợc tính theo công thức sau:

EPP = Chi phí đặt hàng

Chi phí lu kho 1 đơn vị hàng trong 1 giai đoạnThực tế cỡ lô tìm đợc sau khi ghép các giai đoạn theo nguyên tắc cộngdồn sẽ đợc lựa chọn khi tổng lợng nhu cầu gần nhất với cỡ tối u vừa tính đợcphơng pháp nào tạo ra sự linh hoạt trong hình thành các đơn đặt hàng mà vẫnquan tâm đảm bảo giảm thiểu đợc chi phí dự trữ Nó cũng làm khoảng cáchchênh lệch giữa các cơ lô trong các đơn đặt hàng Tuy nhiên cũng cần nhắclại là nó không phải là giải pháp tối u

4 Phơng pháp xác định cỡ lô theo mô hình EOQ

Trong một số trờng hợp có thể xác định cỡ lô hàng theo mô hình kinh

điển là lợng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ) Phơng pháp này cho chi phí tối

u nếu nh NVL tơng đối đồng nhất Tuy nhiên, trong những trờng hợp nhucầu phụ thuộc ở các cấp của cấu trúc sảm phẩm quá nhiều loại, lại chênhlệch nhau lơn thì áp dụng mô hình này sẽ bất lợi

Đây là phơng pháp có nhiều nhợc điểm không đợc áp dụng trong quátrình hoạt động của xí nghiệp

D Đảm bảo sự thích ứng của hệ thống MRP với những thay đổi của môi trờng

1 Sự cần thiết đảm bảo MRP thích ứng với môi trờng

Phơng pháp MRP giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp chủ độngtrong quản trị điều hành sản xuất nhằm đáp ứng đầy đủ, nhanh, kịp thời nhu

cầu trên cơ sở giảm thiểu chi phí sản xuất Để lập MRP cần nhiều thông tin

từ môi trờng bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp Hơn nữa MRP chỉ phát huytác dụng khi những thông tin đầu vào chính xác phản ánh đúng tình hìnhthực tế của môi trờng kinh doanh bên ngoài và bên trong doanh nghiệp Bất

kỳ một sự thay đổi sẽ dẫn đến MRP không còn chính xác Vì vậy, nó đòi hỏiphải thờng xuyên cập nhật thông tin

Những thay đổi chủ yếu của môi trờng dẫn đến thay đổi khả năng ứngdụng thực tế của MRP gồm:

- Nhu cầu thờng xuyên thay đổi làm cho những số liệu dự báo tơng laiphải đợc điều chỉnh và cập nhật

- Đơn đặt hàng từ phía khách hàng cũng thờng xuyên đợc bổ sunghoặc xóa bỏ

- Sự cải tiến, thay đổi của thiết kế sảm phẩm để thoả mãn nhu cầungày càng cao về chất lợng dẫn đến sự thay đổi về các chi tiết bộ phận sửdụng và lợng dự trữ

- Những trục trặc trong hệ thống sản xuất nh h hỏng máy móc, thiết bị,thay đổi tiến độ sản xuất và thời hạn giao hàng, cũng làm thay đổi kế hoạchnhu cầu NVL

- Bản thân hệ thống MRP có khả năng hoạch định lại một cách nhanhchóng, chính xác khi có những thay đổi xảy ra nhờ sử dụng hệ thống máytính và những kỹ thuật riêng biệt mang tính chuyên môn cao

Do đó, hệ thống MRP phải đợc cập nhật với những thông tin mới,

đồng thời, cũng phải bảo đảm sự ổn định tơng đối cho các hoạt động sảnxuất trong môi trờng luôn biến động

2 Các kỹ thuật đảm bảo MRP thích ứng với những thay đổi của môi trờng.

Các biện pháp và kỹ thuật cơ bản nhằm đảm bảo cho hệ thống MRPkhông bị lạc hậu, luôn luôn bám sát và phản ánh đúng tình hình hiện tại gồm

có phát hiện tìm hiểu nguyên nhân, hạch toán theo chu kỳ, cập nhật

3 Phát hiện, tìm hiểu nguyên nhân.

Kế hoạch NVL có thể bị phá vỡ do rất nhiều nguyên nhân khác nhau.Giữa các cấp trong cấu trúc của sảm phẩm có mối quan hệ đáp ứng thoả mãnnhu cầu về NVL, chi tiết rất chặt chẽ cả về mặt số lợng và thời gian cungcấp Sự thay đổi của một loạt NVL, bộ phận ở một cấp có thể dẫn tới phá vỡ

23

các hợp đồng cung cấp sảm phẩm Vì vậy việc tìm kiếm, phát hiện các bộphận gốc gây ra sự phá vỡ đó để điều chỉnh kịp thời là một trong những biệnpháp đảm bảo cho hệ thống MRP thích ứng với những thay đổi của môi tr-ờng Ngời ta nghiên cứu, xem xét mối quan hệ từng cấp giữa các bộ phận vàtình trạng về mặt thời gian trong cấu trúc sảm phẩm, phát hiện những bộphận nhạy cảm nhất, dễ xảy ra thay đổi để chủ động dự kiến trớc và cónhững biện pháp phòng ngừa, điều chỉnh, bổ sung làm cho hệ thống MRPluôn hoạt động tốt.

4 Hạch toán theo chu kỳ

Đó là việc tính toán lợng dự trc sẵn có trong những khoảng thời gianthờng kỳ để thấy đợc lợng dự trữ trong MRP Hạch toán theo chu kỳ đảmbảo rằng dự trữ sẵn có tơng ứng với lợng dự trữ ghi trong MRP Nhờ có hạchtoán chu kỳ, các bộ phận đợc hạch toán bao gồm việc loại trừ phể phẩm tạimỗi giai đoạn sản xuất và bảo quản trên cơ sở thờng kỳ, các bộ phận đợchạch toán bao gồm việc loại trừ phế phẩm hay mỗi giai đoạn sản xuất và bảoquản trên cơ sở thờng kỳ Do đó MRP đợc cập nhật hàng tuần hàng ngày,phản ánh đợc những tính toán dự trữ thực tế Thông tin cập nhật cho biết đợc

sự thiếu hụt hoặc d thừa của từng loại bộ phận, nhờ đó điều chỉnh đợc kếhoạch tiến độ sản xuất cho thích hợp Nhờ việc tính toán và nắm chính xác

hồ sơ dự trữ trong quá trình MRP sẽ góp phần đảm bảo thực hiện đúng tiến

độ sản xuất, phân phối và khai thác sử dụng có hiệu quả hơn máy móc thiết

bị và lao động

5 Cập nhật thông tin.

Khi có những công việc mới thì MRP phải đợc đổi mới Sự thay đổixảy ra trong lịch trình sản xuất, hồ sơ dự trữ hoặc kết cấu sảm phẩm Khi có

sự thay đổi về thiết kế sảm phẩm

Có hai cách tiếp cận là cập nhật thờng kỳ (hệ thóng tái tạo) và cập nhậtliên tục Chúng khác nhau ở tần số cập nhật, đổi mới thông tin

Cập nhật thờng kỳ phù hợp với hệ thống sản xuất theo loạt Phơngpháp cập nhật thờng kỳ xử lý lại toàn bộ các thông tin và tái tạo lại toàn bộMRP từ thời kỳ đầu cho đến thời kỳ cuối cùng Nó thu thập và xử lý tất cảnhững thay đổi xảy ra trong một khoảng thời gian và thờng xuyên đổi mới hệthống Sử dụng những thông tin đó để điều chỉnh kế hoạch sản xuất

Hệ thống cập nhật liên tục, chỉ xử lý lại những bộ phận của kế hoạch

đã lập trực tiếp bị ảnh hởng bởi những thay đổi về thông tin Phơng pháp này

chỉ chú ý đến những yếu tố làm thay đổi hoặc gây rối loạn cho hệ thốnghoạch định nhu cầu và sản xuất, còn những yếu tố khác đợc cho là thứ yếu.

Do đó cần tập hợp, đánh giá phân loại thông tin theo mức độ tác động và tínhphổ biến của chúng Kế hoạch sản xuất cơ sở đợc thay đổi để phù hợp vớinhững thay đổi đang xảy ra Khi có một thay đổi xảy ra, nó đợc thông báo và

sử dụng ngay để hoàn thiện hệ thống Hệ thống tái tạo rất phù hợp với nhữngdoanh nghiệp có kế hoạch sản xuất tơng đối ổn định, còn hệ thống đổi mớiliên tục phù hợp với những doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất thay đổi th-ờng xuyên

Nhợc điểm của hệ thống tái tạo là có nhiều thông tin bị lạc hậu nhngchi phí lại nhỏ và có thể những nguyên nhân gây ra sự thay đổi trong cùngmột thời kỳ tự triệt tiêu lẫn nhau, không mất sức lực và thời gian để thay đổi

hệ thống

Nhợc điểm của hệ thống thay đổi liên tục là chi phí cao và có rất nhiềunhững thay đổi nhỏ không dẫn đến làm thay đổi hệ thống Ưu điểm chủ yếu

là liên tục có đợc những thông tin để thay đổi hệ thống

6 Thiết lập khoảng thời gian bảo vệ

Thực chất đó là xác định một khoảng thời gian phải giữ ổn định không

có sự thay đổi MRP, nhằm ổn định hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vậtliệu Sự ổn định của hệ thống MRP thu đợc nhờ có khoảng thời gian bảo vệ.Chẳng hạn doanh nghiệp xác định trong khoảng thời gian 4 tuần, 8 tuầnkhông có sự thay đổi Đây có thể coi nh những hàng rào chắn về mặt thờigian để đảm bảo sản xuất ổn định Sau khoảng thời gian đó mới cho phép có

sự thay đổi trong hệ thống MRP Trong khoảng thời gian này, khi có sự thay

đổi một loại hàng nào đó sẽ dùng một bộ phận có sẵn và nhờ đó kế hoạchsản xuất không thay đổi

Trên đây là một số lý luận chung, cơ bản về hoạch định nhu cầu NVLtrong doanh nghiệp Tuy nhiên trong quá trình hoạt động sản xuất kinhdoanh, không phải doanh nghiệp nào cũng áp dụng một chuẩn mực cho việchoạch định nhu cầu NVL theo lý thuyết, mà nó biến đổi linh hoạt tuỳ từngdoanh nghiệp

Dựa vào quy mô doanh nghiệp, số lợng sảm phẩm, mức độ sản xuất,khả năng cung ứng … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây mà mỗi doanh nghiệp sẽ chọn lọc và áp dụng thựchiện những chiến lợc hoạch định phù hợp nhất, hiệu quả nhất và tạo tính

đồng bộ nhất

25

Do đó ta chuyển sang phần II để nghiên cứu một cách chi tiết, cụ thể

về một doanh nghiệp sản xuất đã khá thành công trong việc áp dụng lýthuyết vào thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh

Phần II

Thực trạng công tác hoạch định nhu cầu NVL tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội.

I.Đặc điểm tình hình chung về cơ quan thực tập

Tên cơ quan : Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội trực thuộcCông ty vật liệu xây dựng và lâm sản – Hệ thống Bộ thơng mại

1 Qúa trình hình thành và phát triển

Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội – Hệ thống Công ty vật liệu xâydựng và lâm sản – Hệ thống Bộ thơng mại là một trong những doanh nghiệpnằm trong hệ thống doanh nghiệp nhà nớc Đợc thành lập theo quyết

định số 0581 TM/TCCB ngày 11/12/1981 Trớc đây xí nghiệp mangtên là xí nghiệp vật liệu xây dựng III thuộc Công ty vật liệu xây dựng

và lâm sản Hà Nội

Xí nghiệp có nhiêm vụ chuyên kinh doanh các mặt hàng vật liệu nh :

xi măng, sắt thép, giấy dầu (đa chủng loại ), đồng thời còn làm đại lý

ký gửi cho tất cả các thành phần kinh tế

Cùng với sự phát triển của đất nớc, nhằm đáp ứng đợc nhu cầu của thịtrờng cũng nh sự tồn tại của xí nghiệp Năm 1999 Xí nghiệp thành lậpthêm xởng sản xuất lấy tên là xởng cán thép Quang Trung, đông thời

Xí nghiệp đợc đổi tên theo quyết định số 0582 TM/TCCB ngày08/02/1999 của Bộ thơng mại với tên gọi: X í nghiệp thép và vật liệuxây dựng Hà Nội (viết tắt là XN thép và VLXD)

Xí nghiệp nằm trong hệ thống của Công ty vật liệu xây dựng và lâmsản Vì vậy xí nghiệp xí nghiệp là đơn vị thực hiện chế độ hạch toánphụ thuộc trong tổng thể hạch toán của Công ty

Xí nghiệp đợc bổ sung con dấu riêng theo thể thức Nhà Nớc quy định

Xí nghiệp có tài khoản tại ngân hàng: Mã số 6640442

Trụ sở của Xí nghiệp : Số 463 phố Minh Khai – Hệ thống Phờng Vĩnh Tuy – Hệ thốngQuận Hai Bà Trng – Hệ thống Thành phố Hà Nội

Xởng cán thép Quang Trung đặt tại phờng Phơng Liệt – Hệ thống Quận Thanh

2 Bộ máy tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp

Quan hệ ngang hàng và phối hợp thực hiện

Mô hình bộ máy của xí nghiệp đợc hình thành gam có 3 phòng nghiệp

vụ tham mu cho giám đốc (nh sơ đồ)

Các phân xửơng chính boa gam 4 phân xởng và một khối gián tiếp nh:

Ban bảo vệ xí nghiệp, tổ điện nớc

Giám đốc: là ngời quyết định việc điều hành hoạt động sản xuất kinh

doanh của xí nghiệp theo đúng chế độ pháp luật mà Nhà Nớc quy định và đại

Phân x ởng cán thép II sửa chữa và Phân x ởng

cắt phôi

Phân x ởng cắt nấc đóng gói

Phân x ởng gián tiếp

hội công nhân viên chức, là ngời chịu trách nhiệm trớc Nhà Nớc và tập thểlao động về kết quả kinh doanh của Xí nghiệp

Trong mối quan hệ tổng thể toàn Xí nghiệp, giams đốc là ngời chỉ đạotrực tiếp các phòng ban, là ngời có quyết định cuối cùng đối với các vấn đề

có liên quan tới trách nhiệm, quyền hạn của toàn Xí nghiệp Đồng thời Giám

đốc có quyền điều hành, sắp xếp cán bộ dới sự phối hợp của các phòngnghiệp vụ

Phòng tổng hợp: Có trách nhiệm quản lý về mặt nhân sự và bảo vệ an

ninh cho toàn Xí nghiệp, tham mu cho lãnh đạo và định ra đờng lối xắp xếp,phân phối lao động một cách hợp lý Xây dựng kế hoạch cán bộ quản lý vàcán bộ khoa học kỹ thuật trong toàn bộ Xí nghiệp tại mọi thời điểm choGiám đốc xây dựng chế độ lơng thởng, bảo hiểm xã hội

Hoạch định một cách tổng thể các vấn đề liên quan tới Xí nghiệp, đa

ra các phơng án giải quyết có sự tham khảo của các phòng chức năng khác,.sau đó trình lên Giám đốc xin duyệt

Phòng kế hoạch: Có trách nhiệm theo dõi các công đoạn sản xuất tại

phân xởng và ra kế hoạch sản xuất trình lên Giám đốc Trớc hết là bám sáttừng công đoạn trong quá trình sản xuất, đó là trách nhiệm cuả bộ phậnchuyên trách sản xuất có nhiệm vụ kiểm tra giám sát, đôn đốc việc sản xuất

Bộ phận kế hoạch: chuyên về lập, đa ra các kế hoạch sản xuát, nh về

khả năng sản xuất, số sản phẩm cần đạt chỉ tiêu… trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây

Ghi chú : Quan hệ chỉ đaon trực tiếp

Quan hệ ngang hàng phối hợp thực hiện

Phòng vật t kỹ thuật: Phụ trách vấn đề trang thiết bị kỹ thuật,

hoạch , phối hợp với phòng kế hoạch đề xuất kiến nghị về kế hoạch thay thế,bảo dỡng máy móc thiết bị phụ tùng cho quá trình sản xuất

Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo trực tiếp

Quan hệ ngang hàng phối hợp thực hiện

Phòng kế toán: Dới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, có nhiệm vụ

hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh trong kế toán thống kê, lu trữ cungcấp các số liệu thông tin chính xác kịp thời, đầy đủ về tình hình sản xuấtkinh doanh của Xí nghiệp tại mọi thời điểm cho Giám đốc và các bộ phận cóliên quan Phòng kế toán gam 6 ngời, đứng đầu là kế toán trởng chỉ đạo hoạt

động của kế toán viên trong phòng kế toán

Kế toán trởng: có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trongphòng kế toán , hớng dẫn hạch toán chỉ đạo hoạt động của kế toán viên trongphòng kế toán , giúp Giám đốc công ty ký kết hợp đồng kinh tế, các chỉ thị

về kế toán đều do kế trởng thông qua Ngoài ra kế toán trởng còn có nhiệm

vụ báo cáo tài chính và thm mu chính sách Xí nghiệp cho Giám đốc

Công tác kế toán ở Xí nghiệp đợc thực hiện theo thể thức báo số vềCông ty Tại phòng kế toán, bộ máy kế toán thực hiện từ khâu nhập chứng từphân xởng , xử lý chứng từ đó cho đến khâu ghi sổ và lập báo cáo kế toántheo từng quý gửi về Công ty Hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng chế độ kếtoán mới ban hành theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của

Bộ tài chính

Về hình thức thanh toán, Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toánnhât ký chứng từ Đay là hình thức lãnh đạo Xí nghiệp đã thực hiện trongnhiều năm

Trong phần chuyên đề, ngời viết có đi sâu vào phần nguyên vật liệunên chúng ta cần xem xét sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu đang áp dụng tại

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối ngày

Đối chiếu kiểm tra

3 Nhiệm vụ sản xuất

Xí nghiệp có nhiệm vụ chính là sản xuất các loại thép đáp ứng cho nhucầu nội địa

31

Chứng từ gốc và bảngphân bổ vật liệu

Bảng kê tổng hợpnhập xuất tồn vật liệu

Với nhiệm vụ đó, Xí nghiệp có mạng lới tiêu thụ sản phẩm rộng khắpnớc Biểu hiện là Xí nghiệp đã liên hệ chào hàng (tiếp thị) và ký đợchợp đồng tiêu thụ sản phẩm, cung cấp vật t rộng khắp nớc.

Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nộiởng sản xuất của Xí nghiệp

có hơn 300 công nhân lao động (cả trực tiếp và gián tiếp ), cùng phốihợp sản xuất dới phân xởng cũng nh đợc chia ra làm 5 tổ sản xuất theotừng bớc công nghệ, ở mỗi bớc công nghệ lại có các quy trình nhỏ lẻkhác nhau tạo nên một mạng lới đặc trng của doanh nghiệp sản xuấtthép Các sản phảm cuối cùng có đợc đánh giá là tốt hay không còntuỳ thuộc vào ngời tiêu dùng và các điều kiện sử dụng , nhng một côngnghệ tốt là điều kiện đảm bảo cho sản xuất tốt

Các bớc công nghệ của Xí nghiệp đợc sắp xếp một cách hợp lý nên cóthể tận dụng một cách tối đa sức lao động cũng nh nguyên vật liệu

Đóng bó thép các loại

Nớc

4 Tình hình hoạt động sản xuất

Nhìn chung vài năm trớc đây , toàn bộ Công ty cũng nh Xí nghiệp gặpkhông ít khó khăn Một phần do cha có sự gắn kết hoàn toàn , đồng bộgiữa các phòng ban trong Xí nghiệp cũng nh công ty Nhng phần lớn

là do thị trờng vật liệu có sự biến động mạnh

Nhng gần đây với sự đoàn kết nhất trí của tập thể cán bộ công nhânviên toàn Xí nghiệp cùng với sự năng động, sáng tạo của lãnh đạo Xinghiệp kết hợp với những thử nghiệm trong công cuộc đổi mới từngphần của đất nớc đã tạo ra nhngx kinh nghiệm quý báu, khoa học côngnghệ gắn với nhu cầu phát triển kinh tế xã hội, thích nghi dần với cơchế thị trờng

Với tinh thần dám nghĩ dám làm, dám chiu trách nhiệm, lãnh đạo Xínghiệp đã từng bớc tháo gỡ những khó khăn Cán bộ công nhân viêntrong Xí nghiệp vừa học vừa làm kết hợp với kinh nghiệm Xí nghiệp

đã từng bớc trang bị thêm máy móc thiết bị, công nghệ, đàu t xâydựng kế hoạch phơng án tiêu thụ, mua nguyên vật liệu Đội ngũ côngnhân viên tay nghề dần đợc nâng cao và ngày càng hoàn thiện

Lãnh đạo Xí nghiệp luôn cố gắng tìm hiểuhu cầu tiêu dùnh của thị ờng và đa vào sản xuất những sản phẩm đợc thị trờng chấp nhận , kiêntrì củng cố thị trờng truyền thống, từng bớc mở rộng thị trờng mới, mở

tr-33