Hoạch định nguồn nhân lực bao gồm : Cầu nhân lực: là quá trình ước tính xem có bao nhiêu người có trình độ lành nghề đủ đáp ứng các nhiệm vụ đề ra Cung nhân lực: ước tính có bao nhiêu ng
Trang 1BÀI THUYẾT TRÌNH
MÔN: QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
ĐỀ TÀI: HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ
I Khái Niệm, Vai trò của Hoạch định nguồn nhân lực
1.Khái niệm
Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về nguồn nhân lực để vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu "đúng người, đúng việc, đúng nó, đúng lúc "
a Hoạch định nguồn nhân lực bao gồm :
Cầu nhân lực: là quá trình ước tính xem có bao nhiêu người có trình độ lành nghề đủ đáp ứng các nhiệm vụ đề ra
Cung nhân lực: ước tính có bao nhiêu người sẽ làm việc cho công ty, cho tồ chức
à Lựa chọn các giải pháp thích hợp sao cho cung cầu nguồn nhân lực được cân đối tại một thời điểm nhất định trong tương lai
b.Hoạch định nguồn nhân lực sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi sau:
- Doanh nghiệp cần những nhân viên như thế nào?
- Khi nào doanh nghiệp cần họ?
- Họ cần phải có những kỹ năng, kỹ xảo như thế nào?
- Doanh nghiệp đã có sẵn những người thích hợp chưa? Và họ đã có tất cả những kiến thức, thái độ và kỹ năng cần thiết hay không? Doanh nghiệp sẽ tuyển dụng họ từ bên ngoài hay lựa chọn từ những nhân viên hiện có?
Nhiều người hiện nay nhiều người cho rằng hoạch định nguồn nhân lực chỉ mang và đưa
ra những con số cứng nhắc trong khi nguồn nhân lực ngày nay ngày càng biến động Nhưng trên thực tế không phải vậy ( mà tầm quan trọng của nó sẽ được đề cập cụ thể ở phần sau ) mà trên thực tế các kế hoạch nguồn nhân lực dài hạn thường được cụ thể hóa bằng nhiều kế hoạch ngắn hạn và các kế hoạch này sẽ được điều chỉnh linh hoạt tùy vào từng thời điểm nhất định phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp
2 Vai trò
2.1.Kế hoạch hóa nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản lý chiến lược nguồn nhân lực
Trang 2Như ta biết lực lượng lao động tay nghề có kỹ năng, kỹ xảo tốt đã đang và sẽ trở thành lợi thế cạnh tranh chính của tổ chức của doanh nghiệp
Hoạch định nguồn nhân lực của doanh nghiệp có vai trò quan trọng như kế hoạch hóa về vốn và các nguồn tài chính của tổ chức Nhưng từ lâu các nhà quản lý rất quan tâm đến kế hoạch hóa vốn và các nhu cầu nguồn tài chính của tổ chức nhưng chỉ đến thời gian gần đây mới nhận thấy rõ những lợi thế cạnh tranh của một tổ chức có lực lượng lao động với kỹ năng, trình
độ lành nghề cao
Bất kỳ tổ chức nào muốn tồn tại và đứng vững trong cạnh tranh cần thiết phải tiến hành hoạch định nguồn nhân lực phù hợp
Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình xây dựng các chiến lược nguồn nhân lực và thiết lập các chương trình hoặc các chiến thuật để thực hiện các chiến lược nguồn nhân lực đó
Do đó, vai trò của kế hoạch hóa nguồn nhân lực là giúp cho tổ chức đạt được mục tiêu công việc Kế hoạch chiến lược nguồn nhân lực của tổ chức một khi được xây dựng đúng sẽ mang lại nhiều lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp cho tổ chức
Cụ thể, hoạch định nhân sự giúp cho tổ chức :
+Chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm biện pháp khắc phục;
+Xác định rõ khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và định hướng tương lai của tổ chức
+Tăng cường sự tham gia của những người quản lý trực tuyến vào quá trình kế hoạch hóa chiến lược; nhận rõ các hạn chế và cơ hội của nguồn nhân lực trong tổ chức
Sự thành công của chiến lược nguồn nhân lực tuỳ thuộc vào tình hình và khung cảnh cụ thể
mà các chiến lược đó được sử dụng Nói cách khác, chiến lược nguồn nhân lực có ảnh hưởng rất quan trọng đến sự hoàn thiện tổ chức và hiệu quả của nó tuỳ thuộc vào mức độ phù hợp của chiến lược nguồn nhân lực với chiến lược tổng thể của tổ chức; đặc trưng của tổ chức; năng lực của tổ chức; và sự thay đổi của môi trường Do đó, khi ra các quyết định nguồn nhân lực phải quan tâm
đến các chiến lược khác của tổ chức như: chiến lược tài chính, thị trường, sản phẩm cũng như
các thay đổi của môi trường kinh doanh
2.2.Hoạch định nguồn nhân lực có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của tổ chức.
Một doanh nghiệp để có thể hoạt động có hiệu quả cao nhất thiết đầu tiên phải có chiến lược sản xuất kinh doanh thật tốt và linh hoạt trước tình hình cạnh tranh gay gắt và đầy biến động và rủi ro như hiện nay Mà một trong những chiến lược quan trọng và không thể thiếu đó
là chiến lược nguồn nhân lực ( nó được cụ thể hóa bằng việc hoạch định nguồn nhân lực )
Cụ thể để đạt được các mục tiêu trong thời gian dài, mỗi tổ chức phải có một tập hợp hợp lý những người lao động với kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết
2.3.Hoạch định nguồn nhân lực là cơ sở cho các hoạt động biên chế nguồn nhân lực, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Trang 3Ví dụ, để tuyển mộ những người lao động mới, tổ chức cần làm rõ: loại lao động nào
cần tuyển? Bao nhiêu người? Khi nào? trả lời câu hỏi này có liên quan chặt chẽ với các kế
hoạch chiến lược kinh doanh của tổ chức
2.4.Hoạch định nguồn nhân lực nhằm điều hoà các hoạt động nguồn nhân lực.
Với kế hoạch hoạch định nguồn nhân lực tốt thì Doanh nghiệp sẽ chủ động và điều tiết nguồn nhân lực của mình sẽ không phải rơi vào tình thế bị động trong khâu tuyển dụng
2.5 Hiểu thế nào về hoạch định nguồn nhân lực?
Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình xem xét các nhu cầu về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, để từ đó vạch ra kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực hợp lý, hiệu quả cho doanh nghiệp
Hoạch định nguồn nhân lực thường được cụ thể hóa bằng các kế hoạch ngắn hạn về nhân lực Các kế hoạch ngắn hạn này có thể điều chỉnh linh hoạt, phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp Hiệu quả của quá trình hoạch định nguồn nhân lực phụ thuộc vào mức độ phù hợp của chiến lược nguồn nhân lực với các chiến lược tổng thể khác của doanh nghiệp, với đặc trưng, năng lực của doanh nghiệp Vì vậy, khi thực hiện hoạch định nguồn nhân lực phải quan tâm tới các chiến lược khác của doanh nghiệp như chiến lược thị trường, chiến lược sản phẩm mới…
II.Tiến trình hoạch định tài nguyên nhân sự
Trước khi hoạch định TNNS, nhà quản trị phải nghiên cứu kỹ các kế hoạch chiến lược của tổ chức mình
Dựa theo kế hoạch chiến lược của toàn công ty, mỗi nhà quản trị sẽ hoạch định tài nguyên nhân sự cho bộ phận mình, và giám đốc/trưởng phòng nhân sự sẽ từ đó hoạch định chiến lược nhân sự cho toàn cơ quan
Trong tiến trình hoạch định nhân sự có 4 bước:
Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu
Bước 2: Đề ra các chính sách và kế hoạch
Bước 3: Thực hiện các kế hoạch và chương trình
Bước 4: Kiểm tra và đánh gía chương trình
Trong 4 bước thì bước 1 là quan trọng nhất
1.Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu
Nhìn chung, khi dự báo TNNS, nhà quản trị phải suy xét kĩ nhiều yếu tố khác nhau Theo quan điểm thực tế, suy xét kỹ nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ của công ty là việc quan trọng và trên hết Trong 1 cơ quan thì doanh thu cần phải dự phòng trước tiên Sau đó chúng ta nghiên cứu khối lượng sản phẩm đáp ứng vơi khối lượng doanh thu này Sau cùng chúng ta
Trang 4mới ước tính lực lượng lao động cần thiết đáp ứng với nhu cầu sản xuất Ngoài ra, nhà quản trị phải suy tính đến những yếu tố khác sau đây:
- Số người thay thế dự kiến
- Chất lượng và nhân cách của người nhân viên
- Những quyết định nâng cấp chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc xâm nhập vào những thị trường mới
- Những thay đổi về khoa học kỹ thuật và quản trị đưa đến gia tăng năng suất
- Nguồn tài chánh có sẵn
1.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu nhân lực:
Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu nhân lực của tổ chức.Tuy nhiên ta có thể chia làm 2 nhóm yếu tố chính
Yếu tố bên trong
Yếu tố bên ngoài
1.1.1 Yếu tố thuộc về môi trường bên ngoài:
a Các thay đổi về mặt kỹ thuật và công nghệ
Khi công nghệ và kỹ thuật ngày càng tiến bộ, bản chất của công việc trở nên phức tạp hơn, thì nhu cầu về công nhân trình độ cao ngày càng tăng Do đó sẽ không tránh khỏi việc đào thải những công nhân không thích ứng được với sự tiến bộ này
b Các bước ngoặc của nền kinh tế ảnh hưởng đến nhu cầu nhân lực
Trong giai đoạn phát triển nhu cầu về nhân lực có thể tăng lên
Trong giai đoạn suy thoái của nên kinh tế thì nhu cầu này thường có xu hướng giảm bớt
c Sức ép của việc cạnh tranh với các đối thủ
Đối với một số tổ chức, để nâng cao khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường các tổ chức thường giảm quy mô và thiết kế lại công việc sao cho chi phí sản xuất sản phẩm được giảm bớt, qua đó sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu về nhân lực của tố chức trong tương lai
1.1.2Yếu tố thuộc về môi trường bên trong
a Mục tiêu kinh doanh chiến lược của tổ chức
Tùy thuộc vào mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn trong sản xuất kinh doanh, mà mỗi tổ chức có nhu cầu về nhân sự khác nhau Điều này cho thấy nếu một tổ chức muồn tăng mục tiêu của mình lên thì nhu cầu về nhân sự cũng sẽ tăng lên và ngược lại
Trang 5b Áp dụng công nghệ mới và kỹ thuật mới vào quá trình kinh doanh là xu hướng tất yếu của sự phát triển và điều này đưa đến nhưng thay đổi trong cơ cấu lao động và số lượng nhân công
Những nhu cầu công nhân chất lượng cao sẽ tăng lên và tổng số lao động có thể sẽ giảm
đi Yếu tố công nghệ và kỹ thuật vừa mang tính chất bên ngoài lẫn tính chất bên trong
c Chu kỳ tồn tài của sản phẩm
Khi sản phẩm trong chu kỳ phát triển và bão hòa thì nhu cầu về nhân lực sẽ tăng lên,còn nếu chu kỳ của sản phẩm trong trong giai đoạn suy thoái thì sẽ kéo theo sự giảm bớt về nhu cầu nhân lực
d Tái cấu trúc tổ chức (cân phải cẩn thận)
Khi một doanh nghiệp hay tổ chức thực hiên tái tổ chức thì sẽ có sự thay đổi rất lớn về nhân công hiện tại cũng như là tương lai cho nên nó có ảnh hưởng toàn diện đến nhu cầu về nhân lực của một tổ chức hay doanh nghiệp
Ngoài ra còn có một số yếu tố khác như: Sự thay đổi về lực lượng lao động, sự thay đổi tính chất công việc…Và có một số yếu tố khó dự đoán như: Sự vắng mặt, chết…
1.2 Đề ra và dự báo nhu cầu
Ngoài nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ, doanh thu, khối lượng sản phẩm, lực lượng lao động cần thiết thì nhà quản trị phải suy tính đến những yếu tố khác sau đây:
Số người thay thế dự kiến
Chất lượng và nhân cách của nhân viên
Những quyết định nâng cấp chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc xâm nhập vào những thị trường mới
Những thay đổi về khoa học kỹ thuật và quản trị đưa đến gia tăng năng suất
Nguồn tài chính có sẵn
Dự báo nhu cầu tài nguyên nhân sự
Sau khi dự báo về sản xuât kinh doanh, nhà quản trị sẽ dựa vào đó mà dự báo nhu cầu về tài nguyên nhân sự một cách cụ thể
Dự báo khả năng sẵn có về TNNS
Dự báo nhu cầu TNNS cung cấp cho cấp quản trị các phương tiện ước tính phải cần bao nhiêu công nhân viên và loại công nhân nào, nguồn cung cấp nhân sự sẽ lấy từ đâu
Công ty nhỏ thì biết khả năng của nhân viên, công ty lơn thì biết rõ một nhân viên không phải là vấn đề đơn giản.Sau đây là một số phương pháp lưu trữ hồ sơ nhân viên
Trang 6Hệ thống hồ sơ thường và sơ đồ thuyên chuyển
Ngày tháng:……….
Bộ phận: Phòng ban Ngành nhóm Địa điểm
Ngày
tháng
phục vụ
công ty
Ngày sinh: Tình trạng
gia đình
Tên chức danh công việc:
Trình độ
học vấn
Văn bằng, năm học, tên trường và lĩnh vực chuyên môn
Trung
hoc, đại
học
1… 2… 3…
Các khóa học do công ty đào tạo, hỗ trợ Tên loại
khóa học
học
…
…
…
…
…
Sở thich nghề nghiệp và sở thích phát triển
Bạn có
quan
tâm đến
việc làm
khác
không
Có
Không
Bạn có chấp nhận thuyên chuyển không
Có
Không
Bạn có muốn thuyên chuyển để thăng tiến không
Có
Không
Hình
Nếu có hãy kể ra
loại gì?
Diển giải bất cứ điều kiện nào Tên ho
Tên chính Tên lót
Mã số Loại đào tạo mà
nào mà bạn tin răng
A- Trao đổi kỹ năng của ban để thành
công
Trang 7bạn có thể thủ đắc
được?
B- Trao đổi kinh nghiệm và khả năng để
thăng tiến
Kể ra loại công tác mà bạn tin rằng mình có khả năng hoàn thành trong lúc
này?
1
2
….
….
.…
….
Các sing hoạt hội đoàn, đoàn thể Bạn có là hội viên các tổ chức, hội đoan
trong 5 năm qua không và kể tên
……….
Các kỹ năng
Kinh nghiêm Địa điểm Từ năm Đến năm Diễn giải Bạn hãy diễn giải kinh nghiệm công việc khác, các hoạt động giải
trí khác, các sở thích hoặc dữ kiện cá nhân
Hệ thống thông tin băng máy vi tính
Theo các chuyên viên, các yếu tố cơ bản trong hồ sơ lý lịch, kỹ năng, chuyện môn của TNNS muốn đưa vào máy vi tính nền gồm có các dữ kiện sau đây:
Mã số kinh nghiệm trong công việc
Kiến thức sản xuất
Trình độ học vấn
Các khóa đào tạo
Khả năng ngoại ngữ
Sở thích nghề nghiệp
Thành tích công tác
1 Các phương pháp dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Trang 81.1 Phương pháp dự báo ngắn hạn
• Tính theo lượng lao động hao phí
cẩu lao động =∑(lượng lđ hao phí/đvsp*tổng sp)/ Quỹ tg làm việc bình quân/lđ *hệ số tăng năng suất lđ
• Tính theo năng suất lao động
Cầu lao động = tổng sản lượng/năng suất lao động bình quân của 1 lđ
• Tính theo tiêu chuẩn định biên
+ Khối lượng công việc, nhiệm vụ mà 1 người phải đảm nhiệm
+ Thích hợp để dự báo trong các ngành y tế, giáo dục, phục vụ,…
+Phương pháp dự báo trung dài hạn
Phương pháp dự báo ngắn hạn: Bao gồm việc phát họa hiện trạng nhân lực của tổ chức
và phương pháp phân tích truyền thống
1 Phác họa hiện trạng nhân lực của tổ chức: Phải giả sử rằng nguồn và thanh phần nhân công hiện tại là hoàn hảo cho nhu cầu tương lai gần Nhu cầu duy nhất là thay thế những người rời bỏ tổ chức hoặc di chuyển đi ngay trong tổ chức Ví dụ; Những người về hưu, đi học, chuyển sang bộ phận khác…
2 Phương pháp phân tích truyền thống: Bao gồm các phương pháp sau
+ Phương pháp phân tích xu hướng: Đây là phương pháp mang tính định hướng Nó dựa vào xu hướng phát triển trong tương lai Phương pháp này giúp cho việc dự đoán những thay đổi về nhu cầu nhân lực dựa trên những thay đổi được dự đoán trước trong kinh doanh
Phương pháp này được sử dụng trông môi trường kinh doanh tương đối ổn định
Hạn chế: Ít chính xác vì nó phải dựa vào yếu tố thời gian và xu hướng phát triển chung cũng như phải giả định mối quan hệ cũ có thể áp dụng được cho tương lai
+ Phương pháp phân tích hệ số: Thực chất phương pháp này là xác định nhu cầu nhân viên dựa vào khối lượng, qui mô sản xuất kinh doanh, dịch vụ và năng suất của một nhân viên
Hạn chế: ít chính xác vì nó tùy thuộc rất nhiều vào dự bán khối lượng sản xuất kinh doanh và được xây dựng trong giả định năng suất của một nhân viên không thay đổi trong tương lai
Trang 9+ Phương pháp dự báo đơn vị: các nhà quản trị cấp thấp phân tích tình hình của đơn vị mình sau đó dự báo nhu cầu của nhân lực mình Dự báo đơn vị sau đó được được tập hợp lại để
dự báo toàn thể về nhân lực của tổ chức Dự báo đơn vị là kỹ thuật là dự báo ngược vì công tác
dự báo được làm từ cấp thấp sau đó được các cấp quản lý bên trên tập hợp lại
+ Kỹ thuật Delphi: (còn gọi là phương pháp chuyên gia)Phương pháp này người ta sử dụng các nhà quản trị cấp trên và các chuyên gia trong lĩnh vực dự báo để bàn thảo lặp đi lặp lại cho đến khi đạt được sự thông nhất Kỹ thuật Delphi là kỹ thuật dự báo “từ trên xuống” vì
dự báo được thực hiện từ cấp lãnh đạo từ lệnh xuống cấp dưới
Phương pháp này đóng vai trò quan trọng trong dự báo nhu cầu nhân lực, vì dù cho chúng ta có áp dụng kỹ thuật hay phương pháp dự báo nào đ chăng nữa thì cũng không thể lường hết những biến đổi trong tương lai, vì vậy bằng óc phán đoán của mình các nhà quản trị phân tích ảnh hưởng của các yếu tố môi trương đến hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức
và họ sẽ quyết định nhu cầu nhân lực
Các phương pháp dự báo dài hạn và trung hạn: Bao gồm phân tích toàn cảnh và dựa vào máy vi tính
+ Phân tích toàn cảnh: là việc phân tích những hoàn cảnh khác nhau cho phép các nhà lập kế hoạch đánh giá nhiều yếu tố ảnh hưởng tương tác lẫn nhau( ví dụ: sự thay đổi các bước ngoặc kinh tế, xuất hiện các nhà cạnh tranh mới…) Việc dự báo có nhu cầu nhân lực tương lai của tổ chức có thể thực hiện cho mỗi hoàn cảnh khác nhau Tuy nhiên trong thời điểm cụ thể các nhà hoạch định cũng cần đưa ra các dự báo ngắn hạn cụ thể (tức là hoạch định dài hạn phải được cụ thể hóa bằng các hoạch định ngắn hạn).Dự báo dài hạn chắc chắn có độ lệch lớn hơn
so với dự báo ngắn hạn Dù sao, lợi thế của phân tích toàn cảnh là ở chỗ có khả năng cung cấp một cách nhanh chóng những kế hoạch
+ Mô phỏng bằng máy vi tính: là một trong những phương pháp hiện đại để dự đoán nhân sự tương lai của tổ chức Mô phỏng bằng máy tính là sự trình bày bằng toán học quá trình
và chính sách chính của tổ chức cũng như những diễn biến nhân lực trong tổ chức Sự mô phỏng bằng máy tính nhanh chóng giúp ta nhanh chóng đưa ra các kế hoạch nhân lực trong một môi trường biến đổi
2 Dự báo cung nhân lực
2.1Dự đoán cung nhân lực trong nội bộ tổ chức (Phân tích nhân lực hiện có của tổ chức)
Dự đoán cung nhân lực trong nội bổ tổ chức là quá trình đánh giá, phân tích và dự đoán khả năng có bao nhiêu người sẵn sàng làm việc cho tổ chức trong thời kỳ kế hoạch để từ đó có biện pháp thu hút, sử dụng, khai thác tiềm năng của người lao động Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức
Trang 10Để dự đoán chính xác cần đặt câu hỏi:
Tại doanh nghiệp hiện có bao nhiêu người trong mỗi công việc?
Trong thời gian tới đối với mỗi công việc, ước tính bao nhiêu người sẽ ở lại, bao nhiêu người sẽ chuyển sang những công việc khác, và bao nhiêu người sẽ rời khỏi công việc của mình và tổ chức đó?
Để trả lời câu hỏi trên cần tiến hành hai bước sau:
Bước 1:Thực hiện thống kê, báo cáo về tình hình nhân lực trong tổ chức
Thống kê:
- Thông tin lý lịch nhân viên: cơ cấu giới tính, tình trạng hôn nhân, thành phần dân tộc, thành phần tôn giáo
- Trình độ lao động: trình độ học vấn, trình độ chuyên môn nghiệp vụ
- Cơ cấu độ tuổi lao động, độ tuổi - giới tính
- Biến động tổng quỹ lương và mức lương bình quân
- Biến động lao động: biến động tổng số lao động, biến động tăng, giảm lao động
- Cơ cấu tổ chức: số lượng, cơ cấu tỷ trọng nhân sự tại các bộ phận, tại các vị trí
Báo cáo:
- Các loại danh sách nhân viên theo đơn vị - phòng ban, chức vụ, trình độ học vấn, trình độ chuyên môn
- Danh sách nhân viên theo thông tin cá nhân: dân tộc, tôn giáo, lý lịch cá nhân
- Danh sách các đơn vị - phòng ban
- Danh sách khen thưởng, kỷ luật, nhân viên đi công tác trong nước, nước ngoài, nhân viên nghỉ việc, thuyên chuyển công tác,
- Bảng đánh giá của từng nhân viên theo các chỉ tiêu đánh giá
- Các báo cáo tuyển dụng
- Các báo cáo về chấm công, tiền lương
- Các báo cáo về hợp đồng lao động